Câu hỏi 6: Hãy nêu quy trình tổ chức cuộc họp và cho biết với vai trò của nhà tổchức chúng ta cần thực hiện các hoạt động gì để hoạt động tổ chức cuộc họp đạt hiệu quả môn Phát triển kĩ năng cá nhân 2 | Trường đại học Mở Hà Nội

lOMoAR cPSD| 59769538
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TẠI ĐÀ NẴNG
TIỂU LUẬN MÔN HỌC
HỌC PHẦN: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG CÁ NHÂN 2
Câu hỏi 6: Hãy nêu quy trình tổ chức cuộc họp và cho biết với vai trò của nhà tổ chức
chúng ta cần thực hiện các hoạt động gì để hoạt động tổ chức cuộc họp đạt hiệu quả. Sinh viên thực hiện: Ngày sinh: Lớp: Ngành đào tạo: Địa điểm học: Năm 2022 BÀI LÀM:
Để nêu được quy trình tổ chức cuộc họp, chúng ta phải hiểu thế nào là cuộc họp? 1 lOMoAR cPSD| 59769538
Họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc
nhiều địa điểm nhất định dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người để thông qua việc
bàn luận tìm ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc
phạm vi hoạt động, chức năng của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt
những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của tổ chức. Mục đích:
- Họp là một hoạt động không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức. Đây là hình thức để
thu thập, truyền đạt thông tin, cùng với các hình thức thu thập, truyền đạt thông tin khác đảm
bảo cho thông tin được truyền đạt một cách thông suốt.
- Cuộc họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người. Mọi người bày tỏ quan điểm,
bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Qua cuộc họp, một số
quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận. Hoặc triển
khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, phát hiện những lệch lạc
trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục
nhược điểm, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, thúc đẩy sự việc phát triển.
- Họp là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương,chính sách, pháp luật của Nhà nước.
- Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản trị của mình.
1. Quy trình tổ chức cuộc họp a) Chuẩn bị
- Xác định mục đích và tính chất cuộc họp: Cần xác định lý do và mục đích của việc
tổ chức họp là gì. Việc này rất quan quan trọng để tránh lãng phí thời gian vì mọi người thảo
luận vấn đề mà không biết rõ ràng mục tiêu chung là gì?
- Nội dung cuộc họp: Phác thảo rõ ràng cấu trúc nội dung. Những vấn đề được đưa ra
để thảo luận phải luôn hướng tới mục đích ban đầu, tránh lạc chủ đề. 2 lOMoAR cPSD| 59769538
- Đặt tên cuộc họp: Dựa vào mục đích và nội dung để đặt tên cho cuộc họp chính xác
- Số lượng và thành phần tham dự: Lên danh sách số người tham dự với đầy đủ thông
tin cá nhân phục vụ cho công tác gửi thư mời về sau. Mỗi người tham dự cần có một lý do
chính đáng nhất. Đảm bảo sự phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả
- Thời gian và địa điểm diễn ra: Nên cân nhắc thời gian thích hợp để mọi người có
khả năng tham gia dễ dàng nhất. Địa điểm được lựa chọn ở vị trí thuận tiện đi lại cho khách
mời với phòng họp đáp ứng đủ các các tiêu chí về sức chứa, trang thiết bị, bục phát biểu, máy chiếu…
- Thiết kế: Thư mời, banner, khánh tiết (backdrop)…
- Gửi thư mời: Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết của cuộc họp như mục đích, nội
dung, thành phần, thời gian, địa điểm…
- Tài liệu: In hoặc photo sẵn các tài liệu như biên bản cuộc họp, và cả slide trình chiếu nếu có.
- Bố trí nhân sự: Tùy vào quy mô, tính chất hội họp để phân công công việc cho nhân
viên nhưng với những sự kiện quan trọng như hội nghị thì nên thuê nhân sự chuyên nghiệp
bên ngoài để đảm bảo hiệu quả.
- Dự trù ngân sách: Ngân sách luôn có giới hạn nên đôi khi kế hoạch đưa ra sẽ phải có
sự điều chỉnh sao cho phù hợp với khả năng tài chính của đơn vị. Nên cắt giảm những hạng
mục không thực sự cần thiết để tiết kiệm chi phí
- Tổng duyệt chương trình: Đối với sự kiện có quy mô vừa và lớn cần phải tập duyệt
trước để kịp thời rút kinh nghiệm cho lần tổ chức hội họp chính thức. b) Tổ chức họp -
Tiếp đón khách mời vào khu vực chỗ ngồi đồng thời phát tài liệu cho họ -
Tuyên bố lý do và chính thức khai mạc 3 lOMoAR cPSD| 59769538 -
Giới thiệu đại biểu, khách mời -
Triển khai nội dung hội họp -
Giữa giờ có thể nghỉ giải lao thưởng thức tiết mục văn nghệ, gameshow hoặc tổ chức tiệc teabreak -
Bế mạc cuộc họp: báo cáo tổng kết và đưa ra kết luận -
Tặng quà và chụp ảnh lưu niệm - Tiễn khách ra về
c) Hoàn thiện và tổng kết sau cuộc họp
- Hoàn thiện biên bản cuộc họp
- Thu thập ý kiến đóng góp
- Đánh giá kết quả thu được - Đúc rút kinh nghiệm - Quyết toán chi phí
- Triển khai kế hoạch đã thông qua
2. Vai trò của nhà tổ chức cuộc họp
- Nhà tổ chức cuộc họp phải lập kế hoạch tố chức cuộc họp.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự trước khi tổ chức cuộc
họp; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý
công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống
nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận.
- Tổ chức cuộc họp phải có chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy
định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương. 4 lOMoAR cPSD| 59769538
- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc
họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
- Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù
hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
- Mỗi lần tổ chức họp, nhà tổ chức phải ghi rõ các nội dung: ngày giờ, thành phần tham
gia, nội dung triển khai, ý kiến của người tham gia, ký tên.
- Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.
- Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý.
- Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
- Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.
- Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết
quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. 5