CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH: Khái Niệm, Tác Dụng và Các Loại Kế Hoạch

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH I. KHÁI NIỆM
 Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn
lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó.
 Hoạch định là nghiên cứu quá khứ để làm quyết định trong hiện tại về
công việc phải làm trong tương lai,nhằm thực hiện các mục tiêu đã định
của tổ chức quản trị. Tất cả những nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp
đều làm công việc hoạch định.
 Theo Stephen P.Robbins – Management : Hoạch định là quá trình xác định
mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để thực hiện mục tiêu và phát triển
một hệ thống kế hoạch toàn diện để phối hợp và thống nhất các hoạt động với nhau.
II. TÁC DỤNG CỦA HOẠCH ĐỊNH
 Tăng độ linh hoạt, tiên liệu tình huống và thích nghi với những thay đổi
của môi trường bên ngoài.
 Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức
 Thiết lập hệ thống kiểm tra hiệu quả nhằm làm các hoạt động đó đúng mục tiêu
 Nhận diện các thời cơ hoặc nguy cơ, khó khăn kinh doanh trong tương lai
 Triển khai kịp thời các chương trình hành động.
Khi những lợi ích cơ bản này được tận dụng, tổ chức sẽ có cơ hội tốt hơn để
đạt được các mục tiêu đã định
III. CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH
Có rất nhiều loại hoạch định trong một tổ chức, cụ thể là
Căn cứ theo cấp độ và phạm vi của hoạch định :
Hoạch định chiến lược: Loại hoạch định liên quan đến việc xác định mục tiêu
tổng thể, và các biện pháp lớn có tính cơ bản để đạt đến mục tiêu trên cơ sở các
nguồn lực hiện có cũng như những nguồn lực có khả năng huy động được.
Loại hoạch định này thường gắn với cấp độ tổng thể tổ chức và mang tính dài
hạn. Hoạch định chiến lược phải hướng đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức.
Hoạch định chiến thuật: Loại hoạch định liên quan đến việc xác định mục tiêu
và các biện pháp của các đơn vị hoặc các bộ phận chức năng trong một tổ chức.
Loại hoạch định này gắn với cấp quản trị trung gian trong các tổ chức và
thường có tính trung hạn. Hoạch định chiến thuật phải dựa trên cơ sở của hoạch định chiến lược.
Hoạch định tác nghiệp: Loại hoạch định gắn trực tiếp với cấp thấp nhất, các tổ,
đội hoặc các cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm thực thi các nhiệm vụ cụ thể.
Loại hoạch định này mang tính chi tiết và ngắn hạn hơn so với các loại hoạch
định trên. Hoạch định tác nghiệp phải dựa trên cơ sở của hoạch định chiến thuật
Căn cứ theo mức độ sử dụng ta có:
1) Hoạch định đơn lẻ: Loại hoạch định dùng cho các hoạt động hoặc các tình huống
chỉ xảy ra một lần, không lặp lại trong tương lai. Sản phẩm của hoạch định đơn lẻ là
các kế hoạch đơn dụng. Các kế hoạch đơn dụng gồm : ngân sách, chương trình và dự án 1.a. Ngân sách
Là một biểu mẫu về các nguồn tài chánh được phân bổ cho những hoạt động đã
định, trong một khoảng thời gian dự kiến. Ngân sách là thành tố quan trọng của
chương trình và dự án là công cụ để kiểm soát hiệu quả hoạt động của đơn vị.
1.b. Chương trình
Chương trình là sự cụ thể hóa các chính sách, chiến lược, các nhiệm vụ được
giao, các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần được sử dụng . .để đạt được kết
quả nào đó. Có thể có qui mô lớn như chương trình đưa người lên mặt trăng,
chương trình xoá đói giảm nghèo hoặc đơn giản như chương trình nâng cao trình
độ ngoại ngữ của bộ phận tiếp tân của một khách sạn. Các bước xây dựng và
thực hiện chương trình gồm:
– Xác định những bước chính cần thiết để đạt mục tiêu.
– Các bộ phận hoặc thành viên chịu trách nhiệm cho mỗi bước.
– Thứ tự và thời gian dành cho mỗi bước. 1.c. Dự án
Qui mô nhỏ hơn và có thể là một bộ phận của chương trình, được giới hạn
nghiêm ngặt về các nguồn lực sử dụng và thời gian hoàn thành.
2) Hoạch định thường trực: Loại hoạch định dùng cho các hoạt động lặp lại. Sản
phẩm của loại hoạch định này là các kế hoạch thường trực. Các kế hoạch thường
trực bao gồm các chính sách, các nguyên tắc, các thủ tục hoặc các quy định
2.a. Chính sách
Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định. Nó thiết lập những
giới hạn, kể cả những điều có thể làm hoặc không thể làm của những quyết định.
Một vài chính sách có liên quan đến những vấn đề hết sức quan trọng như chính
sách đãi ngộ trí thức, chính sách khuyến khích đầu tư nước ngoài, chính sách về
an toàn vệ sinh thực phẩm, dược phẩm v.v… trong khi một số chính sách khác
chỉ liên quan đến những vấn đề thứ yếu như y phục của nhân viên, chính sách
tăng lương cho nhân viên có thêm bằng cấp ngoại ngữ hoặc chuyên môn …
Chính sách được thiết lập chính thức và cân nhắc cẩn thận bởi những nhà quản trị cấp cao vì:
– Họ cảm nhận được nó sẽ cải thiện hiệu quả hoạt động của đơn vị.
– Họ muốn ở vài góc độ, đơn vị sẽ mang dấu ấn phản ánh những giá trị cá nhân của họ.
– Họ cần xoá những xung đột hay làm sáng tỏ những điều còn tồn tại mơ hồ ở cấp dưới.
Chính sách cũng có thể coi như là mặc nhiên khi một vài sự kiện được lập đi lập
lại mà nhà quản trị cấp cao không phủ nhận chúng.
Chính sách cũng có thể trở thành đối sách khi bị áp lực từ bên ngoài. 2.b. Thủ tục
Là những hướng dẫn chi tiết để thực hiện chính sách trong một hoàn cảnh cụ thể. 2.c. Qui định
Là những tuyên bố về một số việc được phép hay không được phép làm.
Document Outline

• CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
• II.TÁC DỤNG CỦA HOẠCH ĐỊNH
• III.CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH
  • 1.a.Ngân sách
  • 1.b.Chương trình
  • 1.c.Dự án
  • 2.a.Chính sách
  • 2.b.Thủ tục
  • 2.c.Qui định