Chương 1: Hệ thống thông tin quản lý và vai trò của thông tin môn Hệ thống thông tin quản lý | Trường Đại học Kiến trúc Đà Nẵng

CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt ộng của con người. Thông tin và các
hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực ặc biệt quan trọng trong các tổ chức. Chương
này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trò của thông tin trong kinh tế - xã
hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liên quan ến HTTTQL nói riêng.
1.1. Thông tin
1.1.1.Thông tin và vai trò của thông tin
1.1.1.1. Khái niệm về thông tin
Thông tin là những dữ liệu ã ược xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa ối với người sử dụng.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán một lô hàng nào ó sẽ sinh ra rất nhiều dữ liệu về:
- Số lượng hàng hoá bán - Nơi bán hàng - Thời gian bán hàng - Địa iểm bán hàng
- Phương thức thanh toán ...
Thông tin ược coi như là một sản phẩm hoàn chỉnh thu ược sau quá trình xử lý dữ liệu.
Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta
về một ối tượng nào ó. Ở dạng chung nhất, thông tin luôn ược hiểu như các thông báo nhằm
mang lại một sự hiểu biết nào ó cho ối tượng nhận tin.
Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan ến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền tin) và
ối tượng nhận sự phản ánh ó (tiếp nhận thông tin). Để chuyển tải ược thông tin cần có “vật
mang thông tin”, ví dụ như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng
tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin. Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội dung
thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào ối tượng tiếp nhận thông tin. Có những thông tin
chỉ có ý nghĩa ối với một nhóm người nhưng có những thông tin có ý nghĩa với cả xã hội.
1.1.1.2. Vai trò của thông tin
Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt ộng của con người. Không có thông
tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt ộng của mình và hoàn toàn bất ịnh trong môi trường.
Thông tin là một loại nguồn lực ặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cần thông tin
ể hoạch ịnh và iều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát
triển trong môi trường hoạt ộng của nó. Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị
trường, ịnh hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt ộng sản xuất kinh doanh
của tổ chức. Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự ộng hóa xử lý công việc
dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền thông) ã
ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt ộng, từ các công việc
ơn giản lặp lại hàng ngày cho ến công việc phát hiện vấn ề và giải quyết vấn ề.
1.1.2. Các dạng thông tin trong các tổ chức
Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vô
cùng quan trọng ối với các tổ chức, ó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý.
Thông tin kinh tế là thông tin vận ộng trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp
(gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể ó.
Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng, chúng ta
có thể ánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn… của các tổ chức.
Ở ây, tổ chức ược hiểu theo nghĩa là một hệ thống ược tạo ra từ các cá thể nhằm ạt mục
tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao ộng. Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực
ược thiết lập cho các hoạt ộng vì một mục ích cụ thể. Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức
như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này ể phục vụ cho tổ chức ều là
ối tượng quản lý (hoạch ịnh, iều khiển, giám sát, o lường) của những người quản lý trong tổ chức.
Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực hiện các
giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế toán, nhân
viên kiểm kê, công nhân sản xuất...). Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức ều sử dụng và tạo
ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục ích quản
lý khác nhau, từ ó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau:
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào
việc ra quyết ịnh quản lý của mình.
Các quyết ịnh quản lý ược chia thành 3 loại: -
Quyết ịnh chiến lược là những quyết ịnh xác ịnh mục ích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ
chức; thiết lập các chính sách và những ường lối chung; xây dựng nguồn lực cho tổ chức…
Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì ỉnh chiến lược do Chủ tịch Hội ồng
quản trị hay Tổng Giám ốc phụ trách. -
Quyết ịnh chiến thuật là những quyết ịnh cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ, những
quyết ịnh kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực. Những người chịu trách nhiệm ban hành
các quyết ịnh chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ
thể ể thực hiện các mục tiêu chiến lược. Việc tìm kiếm ể có ược những nguồn lực cần thiết
cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinh doanh, tung ra các sản
phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý này.
Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòng Tài vụ, trưởng phòng Tổ
chức, phòng Cung ứng... nằm ở mức quản lý này. -
Quyết ịnh tác nghiệp là những quyết ịnh nhằm thực thi nhiệm vụ. Những người chịu
trách nhiệm ban hành các quyết ịnh tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả và
hiệu lực những phương tiện và nguồn lực ể tiến hành tốt các hoạt ộng của tổ chức nhưng phải
tuân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông coi kho dự
trữ, trưởng nhóm, ốc công của những ội sản xuất... thuộc mức quản lý này.
Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan ến việc ban hành ba nhóm quyết ịnh nêu trên, ó là: -
Thông tin chiến lược liên quan chính ến những chính sách lâu dài của tổ chức và là mối
quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh ạo cấp cao. Đó là những thông tin liên quan ến việc lập kế
hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc ưa ra những dự báo cho sự phát triển trong
tương lai. Đối với mỗi chính phủ, ó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quân ầu
người, số liệu thống kê về ầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp, nó
có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; cácchính sách
của Nhà nước có liên quan mới ược ban hành; các công nghệ mới… Phần lớn các thông tin
chiến lược không thu ược sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính. -
Thông tin chiến thuật là những thông tin ược sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn (như
một tháng, một quý, một năm), liên quan ến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mối quan tâm
của các phòng ban quản lý. Đó là các thông tin thu ược từ việc tổng hợp, phân tích số liệu bán
hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm… Dạng thông tin
này từ những dữ liệu của các hoạt ộng giao dịch hàng ngày, do ó nó òi hỏi một quá trình xử lý
thông tin hợp lý và chính xác. -
Thông tin tác nghiệp (thông tin iều hành) thường ược sử dụng cho những công việc cụ
thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức. Ví dụ như thông tin về số lượng từng loại mặt hàng
bán ược trong ngày, lượng ơn ặt hàng, tiến ộ thực hiện các hợp ồng… Thông tin này có thể
ược rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt ộng của tổ chức và thường òi hỏi thu thập dữ
liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời
Bảng 1.1. Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức Đặc trưng Thông tin tác
Thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược nghiệp Tần suất Đều ặn, lặp lại
Phần lớn là thường kỳ, Sau từng thời kỳ dài ều ặn hoặc trong trường hợp ặc biệt Tính ộc lập của kết Dự oán trước
Dự oán sơ bộ, một số Chủ yếu là không dự quả ược không dự oán ược oán trước ược Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp, khái quát Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Chủ yếu từ chức Tính cấu trúc Cấu trúc cao
Chủ yếu là có cấu trúc, Phi cấu trúc cao một số phi cấu trúc Độ chính xác Rất chính xác
Một số có tính chủ quan Tính chủ quan cao Thời iểm Quá khứ và hiện Hiện tại và tương lai Dự oán cho tương tại lai là chính
1.1.3. Các nguồn thông tin của tổ chức
Thông tin ược sử dụng trong các tổ chức ược thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin
bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức.
- Nguồn thông tin bên ngoài:
+ Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế. Mọi thông tin
như luật thuế, luật môi trường, các quy ịnh về tiền lương, quy chế về giáo dục và ào tạo,… là
những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên.
+ Khách hàng, ối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông tin về thị
trường. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này óng vai trò rất quan trọng
trong quá trình hoạch ịnh chính sách của các tổ chức.
Nguồn thông tin bên ngoài thường ược thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấp trên gửi ến
tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên nghiệp.
- Nguồn thông tin bên trong: ây chính là thông tin thu ược từ chính hệ thống tài liệu, sổ sách,
báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức.
1.2. Hệ thống và hệ thống thông tin
1.2.1. Hệ thống
Hệ thống có thể ịnh nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên hệ
với nhau ể tạo thành một tổng thể chung. Ngoài ra có thể dùng ịnh nghĩa hẹp hơn, phù hợp
hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin:
Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt ộng ể hướng
tới mục ích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình
xử lý có tổ chức.
Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:
- Các yếu tố ầu vào (Inputs)
- Xử lý, chế biến (Processing)
- Các yếu tố ầu ra (Outputs)
Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể ề cập ến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan ến hệ thống như:
- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);
- Hệ thống con của hệ thống;
- Hệ thống óng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu nó có
quan hệ với môi trường…
1.2.2. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền
thông tin ến các ối tượng cần sử dụng thông tin.
Hoạt ộng của một HTTT ược ánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với
những tiêu chuẩn chất lượng như sau: -
Độ tin cậy thể hiện các mặt về ộ xác thực và ộ chính xác. Thông tin ít ộ tin cậy dĩ nhiên
là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. -
Tính ầy ủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn ề áp ứng yêu cầu của nhà quản lý.
Nhà quản lý sử dụng một thông tin không ầy ủ có thể dẫn ến các quyết ịnh và hành ộng không
áp ứng với òi hỏi của tình hình thực tế. -
Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không
nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc a nghĩa... tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin
không dùng hoặc là ra quyết ịnh sai vì thiếu thông tin cần thiết. -
Tính ược bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức. Thông tin phải ược
bảo vệ và chỉ những người ược quyền mới ược phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn
về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. -
Tính kịp thời. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và ược bảo vệ an toàn
nhưng vẫn không có ích khi nó không ược gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.
Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán iện tử và các phương pháp chuyên dụng ể biến
ổi các dòng thông tin nguyên liệu ban ầu thành các dòng thông tin kết quả. Khi nghiên cứu
các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin. -
Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập ược chưa qua xử lý, chưa ược biến ổi
cho bất cứ một mục ích nào khác. Ví dụ, các cuộc iều tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về
số nhân khẩu của từng hộ gia ình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng thành viên
trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán ược một lô hàng nào ó sẽ sinh ra các dữ liệu về số
lượng hàng hoá ã bán, giá bán, ịa iểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh toán, giao
nhận hàng… Các dữ liệu này sẽ ược lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý củamột
chương trình máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục ích khác nhau. -
Khác với dữ liệu ược xem là nguyên liệu ban ầu, thông tin có dạng như sản phẩm hoàn
chỉnh thu ược sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu ã ược xử lý sao cho nó thực sự có
ý nghĩa ối với người sử dụng. Ví dụ như Bộ Lao ộng – Thương binh – Xã hội có thể dựa vào
dữ liệu iều tra dân số ể thống kê số người theo ộ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa
vào dữ liệu bán hàng ể tính tổng doanh thu, số lượng hàng ã bán trong một giai oạn nào ó (ngày, tuần, tháng, …).
Các HTTT có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Làm thế nào ể có một
HTTT hoạt ộng có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện ại nào.
1.2.3. Quy trình xử lý thông tin
Quy trình xử lý thông tin là quy trình biến ổi các dòng dữ liệu ầu vào thành các dòng
thông tin kết quả. Trong giai oạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quy trình này
gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán iện tử, từ ó việc xử lý khối
lượng thông tin khổng lồ, a dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả.
Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công oạn, ó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền ạt
thông tin. a/ Thu thập thông tin
- Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập ược ầy ủ các thông tin cần thiết mới ảm bảo cho ta
những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt ộng của tổ chức.
- Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng ( ơn ặt hàng, tiền thanh toán
hoá ơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)…
- Mục tiêu thu thập thông tin phải ược ặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêu cần thu thập,
bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lý…). Trên cơ sở ó người ta mới quyết ịnh nên thu thập các loại
thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thu thập (thủ công,
bán thủ công hay tự ộng hoá)…
b/ Xử lý thông tin
- Là công oạn trung tâm, có vai trò quyết ịnh, bao gồm tất cả các công việc như sắp xếp thông
tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu… Kết
quả cho ta các bảng số liệu, biểu ồ, các con số ánh giá hiện trạng và quá trình phát triển của
tổ chức. - Bao gồm 2 bộ phận:
+ Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý (nhận báo
cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến ộ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản lý ơn ặt
hàng cung cấp các ơn ặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho ể lập phiếu xuất kho). Các
thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết ịnh úng
+ Bộ phận xử lý: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm).
Các hoạt ộng xử lý ều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức.
c/ Lưu trữ thông tin
- Kết quả của quá trình xử lý thông tin ược lưu trữ ể sử dụng lâu dài.
- Các thông tin ược lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu.
- Nơi lưu trữ thông tin thường là ĩa từ, băng từ, trống từ, ĩa CD… Ngoài ra có thể lưu thông
tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn.
d/ Truyền ạt thông tin: Các kết quả xử lý thông tin ược truyền ạt ến các ối tượng có nhu cầu
sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài (thường ể báo cáo cấp trên hoặc thông báo).
Quy trình xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý và quản trị kinh
doanh. Nó cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh ạo và cán
bộ quản lý ể họ có thể ưa ra ược các quyết sách kinh tế hiệu quả.
Lịch sử phát triển của quy trình xử lý thông tin ã qua 6 giai oạn tương ứng với việc ứng dụng CNTT từ thấp ến cao.
Giai oạn I: Giai oạn khởi ầu
Trong giai oạn này máy tính ược ưa vào tổ chức. Công việc xử lý dữ liệu ược thực hiện bởi
cán bộ trông coi máy tính, cán bộ lập trình và nhân viên nhập dữ liệu. Xử lý dữ liệu thường
gắn liền với những nghiệp vụ ược xác ịnh rõ ràng, làm việc với một tập hợp các quy tắc nhất
ịnh, các lao ộng giản ơn, ơn iệu và lặp lại. Đây là tiền ề cho tự ộng hoá và những bài toán trong
kế toán tài chính thường ược áp dụng máy tính ầu tiên. Giai oạn này ã kết thúc.
Giai oạn II: Giai oạn lan rộng
Các thao tác ể xử lý dữ liệu ã dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn, người sử dụng ã thấy hứng thú
hơn với công nghệ mới. Yêu cầu ứng dụng của máy tính tăng nhanh. Giai oạn này cán bộ xử
lý dữ liệu tự ộng ánh giá các khả năng của máy tính. Các nhà quản lý chấp nhận sự phát triển
chung của ứng dụng CNTT trong quản lý. Tuy nhiên cũng có nhiều người sử dụng ngộ nhận
tính năng ưu việt tuyệt ối của hệ thống dẫn tới thời kỳ tăng trưởng không có kiểm soát những
ứng dụng trong xử lý dữ liệu tự ộng.
Giai oạn III: Giai oạn kiểm soát ứng dụng
Việc có quá nhiều yêu cầu tin học hoá, sự thiếu hiểu biết thấu áo về CNTT và thiếu kinh
nghiệm ã làm cho nhiều ứng dụng vượt chi phí cho phép và hệ thống xử lý làm việc không tốt.
Chúng không áp ứng ược sự mong ợi của các nhà quản lý cấp cao khi họ xem xét về lượng
tiền ã chi ra và lợi nhuận thu ược. Do ó các nhà quản lý dữ liệu tự ộng bắt ầu xem xét kỹ lưỡng
các yêu cầu về tự ộng hoá xử lý dữ liệu và bắt ầu suy nghĩ theo nghĩa kinh doanh. Trách nhiệm
của người sử dụng các nguồn lực thông tin ã ược ặt ra trong tổ chức.
Một loại nhân viên mới ra ời - cán bộ có khả năng về CNTT. Vì nhân viên xử lý dữ liệu và
người yêu cầu phải tiến hành phân tích chi phí/ lợi nhuận cho các ứng dụng, do ó cán bộ xử lý
dữ liệu tự ộng phải học về kinh doanh còn người sử dụng phải học thêm về CNTT. Điều này
có ảnh hưởng rất mạnh tới các hoạt ộng kinh doanh và các dự án mà họ ề xuất.
Giai oạn IV: Giai oạn tích hợp
Trong những năm 90, công nghệ máy tính tăng trưởng nhanh. Một số người cho rằng công
nghệ mới ưa vào có thể ủ thay thế cho 10 năm sử dụng có hiệu quả những gì ã có. Công nghệ
phần mềm mới và các ngôn ngữ thế hệ 4 ã cho phép tạo ra sự tích hợp chức năng quản lý kinh
doanh và xử lý dữ liệu tự ộng, kết quả trực tiếp là sự tập trung quản lý thông tin trong một cấu trúc ơn giản.
Trong giai oạn này người sử dụng không còn phải chờ ợi ể ề nghị ưu tiên cho vấn ề của họ.
Họ tự làm những công việc của chính họ trên máy tính. Giá cả của máy tính và phần mềm
giảm xuống thấp phù hợp với nguồn lực tài chính của người sử dụng. Bộ phận chuyên trách
về xử lý dữ liệu tự ộng tập trung những hoạt ộng của mình vào những công việc dịch vụ, cung
cấp các tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho những người sử dụng.
Giai oạn V: Giai oạn quản trị dữ liệu
Đây là giai oạn hiện nay của các HTTT. Bộ phận quản lý HTTT ã nhận ra rằng thông tin là
nguồn lực và mọi người phải ược sử dụng nguồn lực ấy dễ dàng. Chính vì thế thông tin phải
ược quản lý một cách thích hợp. Dữ liệu phải ược lưu trữ và duy trì sao cho mọi người sử dụng
có thể tiếp cận chúng như một tài nguyên dùng chung và vì vậy mô hình dữ liệu phải ược xây
dựng ộc lập với các ứng dụng. Tư tưởng này cho phép người sử dụng phát triển ứng dụng của
mình ể sử dụng dữ liệu chung ó.
Giai oạn này ặc trưng bằng uy lực của người sử dụng, người mà bây giờ có trách nhiệm chính
ối với sự tích hợp và sử dụng riêng tài nguyên thông tin của tổ chức.
Giai oạn VI: Giai oạn chín muồi
Ở giai oạn này có sự an kết hoàn toàn nguồn lực thông tin vào toàn bộ các hoạt ộng của tổ
chức từ cấp chiến lược trở xuống. Các bộ thông tin cấp cao là thành viên của ội ngũ quản lý
cao cấp, óng góp phần chính cho các quyết ịnh kinh doanh và khai thác CNTT cho việc dành
lợi thế cạnh tranh. 1.3. Hệ thống thông tin quản lý
1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu
trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các ối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý ể hỗ trợ ra
quyết ịnh, phối hợp hoạt ộng và iều khiển các tiến trình trong tổ chức.
Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tin nói riêng,
các tổ chức ngày càng ẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và chú trọng triển
khai ưa vào sử dụng các HTTTQL tin học hóa. Do ó, chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu các
HTTTQL có ứng dụng CNTT ể thực hiện các hoạt ộng quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp.
1.3.2. Phân loại các hệ thống thông tin quản lý
Do mục ích quản lý khác nhau, các ặc tính và cấp ộ quản lý khác nhau nên có rất nhiều
dạng HTTTQL tồn tại trong một tổ chức. Có ba cách phổ biến dùng ể phân loại các HTTTQL
trong các tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục ích phục vụ của thông tin ầu ra và
phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống.
1.3.2.1 Phân loại theo cấp ứng dụng
Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp.
Hình 1.1. Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng
HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản ốc,
các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt ộng
cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá ơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho… Mục ích chính
của các hệ thống này là ể trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của
tổ chức. Các hệ thống này òi hỏi thông tin phải ược cập nhật thường xuyên, ầy ủ, chính xác và
dễ sử dụng. Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ làm việc của công nhân;
HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự ộng ATM; HTTT tính lương của
CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên…
HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu
và các lao ộng dữ liệu trong một tổ chức. Mục ích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chức phát
triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày trong tổ chức.
HTTTQL cấp chiến thuật ược thiết kế hỗ trợ iều khiển, quản lý, tạo quyết ịnh và tiến
hành các hoạt ộng quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian. Các hệ thống này thường cung
cấp các báo cáo ịnh kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là
thông tin chi tiết về các hoạt ộng, giúp các nhà quản lý ánh giá ược tình trạng làm việc có tốt
hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân
viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào ó, từ ó nhà quản lý nắm ược các trường
hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép.
HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn ề và ưa ra các quyết ịnh
chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn. Mục tiêu của HTTT là giúp tổ chức có khả năng
thích ứng tốt nhất với những thay ổi từ môi trường. HTTT hỗ trợ các nhà quản lý trả lời các
câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao ộng trong 5 năm tới. Nên sản xuất sản
phẩm gì sau 5 năm nữa?...
1.3.2.2 Phân loại theo mục ích phục vụ của thông tin ầu ra
Theo cách này có năm loại: HTTT xử lý giao dịch, HTTT phục vụ quản lý, Hệ thống
trợ giúp ra quyết ịnh, HTTT hỗ trợ iều hành và Hệ thống chuyên gia.
a) Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)
Hệ thống TPS xử lý các giao dịch, các dữ liệu ến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện
hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức.
Chúng trợ giúp các hoạt ộng ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như:
Hệ thống trả lương, lập ơn ặt hàng, làm hoá ơn, theo dõi khách hàng…
Các công việc chính của TPS là nhận dữ liệu (nhập dữ liệu hoặc nhận từ hệ thống xử lý tự ộng
khác), lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu theo các quy tắc quản lý và
phát sinh các báo cáo thống kê. Các công việc nhập dữ liệu ược thực hiện ngay khi có một
giao dịch phát sinh (bất kỳ lúc nào), và các báo cáo thống kê ược phát hành theo ịnh kỳ (mỗi ngày, mỗi tháng,…).
Mục ích chính của các TPS là thực hiện tự ộng các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều
lần, và duy trì tính úng ắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ liệu) về các
tác vụ ã thực hiện. Chúng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các hệ thống
quản lý khác như HTTT phục vụ quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết ịnh.
Hệ thống TPS óng vai trò quan trọng trong hoạt ộng sản xuất kinh doanh. Sự cố của TPS trong
vài giờ ồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho tổ chức và ảnh hưởng tiêu cực ến các tổ chức có liên quan.
Hình 1.2 Mô tả một hệ thống phân phối – bán hàng là một hệ thống TPS. Dữ liệu từ khách
hàng như yêu cầu ặt hàng (tên, ịa chỉ, tên hàng, số lượng, ngày) ược kiểm tra tính hợp lệ và
làm cơ sở cho các hoạt ộng xuất kho, lập hóa ơn và thu tiền. Dữ liệu phát sinh ở các xử lý quan
trọng (xuất kho, thu tiền) ược ưa vào CSDL tương ứng (công nợ, tồn kho) ể lập báo cáo quản lý.
Hình 1.2. Hệ thống phân phối bán hàng
Các hệ thống TPS dựa trên máy tính có các ặc tính chung như sau:
- Liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn. Các xử lý tự ộng của TPS chỉ thực sự
hiệu quả khi chúng ã ược tối ưu hóa và thống nhất trong tổ chức. Do ó, các xử lý này cần
phải dựa trên quy tắc và quy trình ã ban hành trong tổ chức, hoặc ngược lại, các quy tắc và
quy trình phải ược thiết kế ể tối ưu hóa cho các xử lý này.
- Thao tác trên dữ liệu chi tiết. Các mẩu tin ược tạo ra từ TPS cần phải mô tả các hoạt ộng của
tổ chức một cách chi tiết ể giúp tổ chức nhận thức ược ầy ủ những gì ã diễn ra và qua ó tổ
chức có thể phát hiện và xác ịnh vấn ề ang tồn tại.
- Dữ liệu trong TPS diễn tả úng những gì ã xảy ra, không dự báo hoặc khuyến nghị.
- Chỉ cung cấp một vài thông tin quản lý ơn giản, như tổng doanh thu trong tháng, mức
tăng/giảm doanh thu tháng hiện tại so với tháng truớc. Các thông tin này ược tạo ra từ các
công thức biến ổi dữ liệu ơn giản ể tất cả mọi người dễ dàng hiểu và sử dụng úng.
b) Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS)
HTTT phục vụ quản lý nhằm trợ giúp các hoạt ộng quản lý của tổ chức, các hoạt ộng
này nằm ở mức iều khiển tác nghiệp, iều khiển chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến lược.
Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL ược tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn
dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách ịnh kỳ hoặc theo
yêu cầu, tóm lược tình hình về một mặt nào ó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so
sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình ã ược dự kiến trước, tình hình
hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử.
Vì các HTTT phục vụ quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch,
do ó chất lượng thông tin mà chúng cho phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của
hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất
hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường... là các HTTT phục vụ quản lý.
MIS hướng ến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và ược phép sử dụng thông
tin của tổ chức. Hình 1.3 mô tả một hệ thống MIS tổng hợp và lập báo cáo về các hoạt ộng cơ
bản trong tổ chức dựa trên các kênh thông tin hình thức. Nguồn cung cấp dữ liệu nội bộ cho
MIS là từ các hệ thống TPS. Các loại dữ liệu bán hàng, sản phẩm, thu chi từ các TPS ược ưa
vào CSDL của MIS, và ược chuyển ổi (phân tích, tổng hợp) thành thông tin cần thiết cho người
quản lý bằng các phần mềm cung cấp các chức năng báo cáo hoặc truy vấn.
c) Hệ thống hỗ trợ ra quyết ịnh (Decision Support Systems, DSS)
DSS là những hệ thống ược thiết kế với mục ích rõ ràng là trợ giúp các hoạt ộng ra
quyết ịnh. Quá trình ra quyết ịnh thường ược mô tả như là một quy trình ược tạo thành từ ba
giai oạn: Xác ịnh vấn ề, xây dựng và ánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn một phương
án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết ịnh phải cung cấp thông tin cho phép người
ra quyết ịnh xác ịnh rõ tình hình mà một quyết ịnh cần phải ban hành. Thêm vào ó, nó còn
phải có khả năng mô hình hoá ể có thể phân lớp và ánh giá các giải pháp.
Nói chung ây là các hệ thống ối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử dụng
một hoặc nhiều mô hình ể biểu diễn và ánh giá tình hình.
Tuy DSS và MIS ều hướng ến việc hỗ trợ cho người quản lý ra quyết ịnh, nhưng giữa MIS và
DSS có nhiều iểm khác biệt như sau: -
DSS hỗ trợ giải quyết vấn ề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm), trong khi MIS hỗ trợ
thông tin cho mỗi vai trò (chức danh, nhiệm vụ) trong hệ thống quản lý. Vấn ề mà DSS giải
quyết là trợ giúp cho mỗi người quản lý ra quyết ịnh theo tình huống (bổ nhiệm cho một chức
vụ, chọn dự án ể ầu tư, quyết ịnh khuyến mãi,…), còn các vấn ề mà MIS giải quyết là trợ giúp
chung cho mỗi vai trò quản lý (phòng nhân sự, phòng tài chính, phòng tiếp thị,..). -
DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn ề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết
vấn ề; kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin ể tìm phương án. -
DSS hỗ trợ người quản lý trong suốt quá trình giải quyết vấn ề, từ khi nhận thức vấn ề
cho ến khi có giải pháp hoàn chỉnh. -
DSS tập trung hỗ trợ giải quyết các bài toán bán cấu trúc, còn MIS giải quyết nhu cầu
sử dụng thông tin cho tất cả các loại bài toán.
d) Hệ thống hỗ trợ iều hành (Executive Support Systems, ESS)
Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất
cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào. ESS ược thiết kế ể tổng hợp dữ liệu bên ngoài (như
các quy ịnh mới về thuế, ộng thái của các ối thủ cạnh tranh…) và các thông tin tổng hợp từ hệ
thống nội bộ MIS và DSS của tổ chức. Hệ thống sàng lọc, úc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ
chốt, giúp các nhà lãnh ạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất. ESS ược thiết
kế chủ yếu cho các cấp lãnh ạo cao nhất. Chúng thường sử dụng các phần mềm ồ hoạ tiên tiến
và có thể chuyển tải ồng thời nhiều biểu ồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau ến các cấp lãnh
ạo của tổ chức. ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh
doanh nào? Các ối thủ cạnh tranh ang làm gì?...
ESS không những cung cấp thông tin toàn diện về hiệu quả và năng lực của tổ chức mà còn
phản ánh các hoạt ộng của các ối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và năng lực của các
nhà cung cấp. ESS thực hiện bằng cách theo dõi các sự kiện và diễn biến bên trong và bên
ngoài tổ chức và chuyển các thông tin này ến nhà iều hành dưới dạng thông tin tổng quát.
Ví dụ: CEO sử dụng ESS ể xem lướt qua các hoạt ộng buôn bán theo sản phẩm, khu vực,
tháng, thị trường của tổ chức lẫn các ối thủ cạnh tranh. Nếu phát hiện có vấn ề, CEO sẽ dùng
công cụ “Data drill down” (khai khoáng dữ liệu) ể tìm hiểu chi tiết hơn. Dựa vào phương tiện
này, các vấn ề phát hiện ở mức khái quát sẽ ược làm sáng tỏ dần ở từng mức quản lý thấp hơn,
giúp CEO xác ịnh chính xác những vấn ề cụ thể nào cần phải giải quyết ở từng mức quản lý.
Khác với DSS, ESS chỉ cung cấp thông tin trợ giúp CEO ịnh vị chính xác những vấn ề cần
giải quyết ở mỗi mức quản lý cấp thấp hơn mà không cần ưa ra giải pháp chi tiết cho vấn ề.
Các ặc iểm chung của các hệ thống ESS là:
- Được sử dụng trực tiếp bởi các CEO.
- Diễn tả thông tin dạng ồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao).
- Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.
- Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn ề quan trọng từ mức quản lý cao
xuống mức quản lý thấp.
e) Hệ thống chuyên gia (Expert Systems, ES)
ES hay hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo.
Đó là kết quả những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào ó. Hệ thống chuyên gia ược hình thành bởi một cơ sở trí tuệ
và một ộng cơ suy diễn.
ES là một dạng DSS ặc biệt chuyên dùng ể phân tích thông tin quan trọng ối với hoạt ộng của
tổ chức và cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết ịnh chiến lược cho những nhà iều hành
cấp cao nhất (CEO). Một số hệ thống chuyên gia như: -
Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS) hỗ trợ lao ộng tri
thức (là những nhân công có trình ộ cao với nhiệm vụ là tạo ra những thông tin và kiến thức
mới). Các hệ thống KWS có thể kể ến là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơ khí
(AutoCAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm… -
Hệ thống tự ộng hoá văn phòng (Office Automated System - OAS) giúp ích cho lao
ộng dữ liệu. Các hệ thống OAS là những hệ thống ứng dụng ược thiết kế nhằm hỗ trợ các công
việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng, liên kết các lao ộng tri thức, các ơn vị và bộ phận
chức năng. Chúng giúp quản lý văn bản thông qua các chức năng xử lý văn bản, chế bản iện
tử, quản lý tập tin; quản lý thời gian biểu qua chức năng lịch iện tử và giúp liên lạc thông qua
thư iện tử hay các chức năng truyền giọng nói và hình ảnh qua mạng… -
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for
Competitive Advantage, ISCA) ược sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường
khả năng cạnh tranh ược thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có
thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành
công nghiệp... Khác với các hệ thống khác có mục ích trợ giúp những hoạt ộng quản lý của tổ
chức, hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh cung cấp những công cụ thực hiện các ý ồ
chiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong
việc ối ầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh
nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng ngành.
Toàn bộ các khái niệm, phương pháp phát triển HTTT trình bày trong bài giảng tập trung vào
HTTT phục vụ quản lý nhưng chúng cũng thường ược dùng trong việc nghiên cứu các HTTT
khác như hệ xử lý giao dịch, hệ thống trợ giúp ra quyết ịnh. Riêng ối với hệ chuyên gia vì
những ặc trưng riêng có nó cần phải có những lý luận thích ứng riêng.
1.3.2.3 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ
Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo
nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Các HTTT theo cách phân loại này sẽ ược gọi tên theo chức
năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược.
Bảng 1.2. Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp HTTT Tài chính HTTT HTTT Quản trị HTTT Sản HTTT văn
Kế toán chiến lược Marketing chiến xuất Kinh phòng Nhân lực chiến lược doanh chiến lược lược HTTT Tài chính Kế HTTT HTTTQuản trị HTTT Sản toán chiến thuật Marketing chiến xuất Kinh Nhân lực chiến thuật doanh thuật chiến thuật HTTT Tài chính Kế HTTT HTTT Quản trị HTTT Sản toán tác nghiệp xuất Kinh Marketing tác Nhân lực tác doanh tác nghiệp nghiệp nghiệp HTTT xử lý giao dịch
1.3.3. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý
Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phần
cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng mạnh
hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức. HTTT quản lý giúp tổ
chức có ược những lợi thế cạnh tranh nhất ịnh. Nó giúp quá trình iều hành mọi hoạt ộng sản
xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn, thông qua ó, tổ chức có khả năng giảm
chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay
dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể kể ến như: -
Tách rời công việc với vị trí làm việc. Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các công
việc quản lý không còn bị lệ thuộc vào nơi ở hoặc làm việc của người nhân viên. Làm việc từ
xa là một iển hình: chi phí di chuyển sẽ không còn và phạm vi tuyển dụng nhân sự là khắp
toàn cầu. Các nhà kho có thể không còn cần thiết nữa khi nguyên vật liệu ược chuyển trực tiếp
từ nhà cung cấp ến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu. -
Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian. Các tổ chức có nhiều cấp thường quản lý
kém hiệu quả và chậm áp ứng với các yêu cầu công việc vì có nhiều người quản lý ở nhiều
cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm xét duyệt cho mỗi yêu cầu công việc (thường phát sinh
từ cấp quản lý thấp nhất). Mỗi người quản lý ều cần có thời gian tìm hiểu nguyên nhân và tìm
biện pháp giải quyết trong phạm vi khả năng và quyền hạn ược giao.
Để khắc phục vấn ề này, các HTTT quản lý trợ giúp người quản lý nâng cao khả năng giải
quyết vấn ề và năng lực kiểm soát – ánh giá công việc, giúp giảm bớt các cấp quản lý trung
gian làm cho cấu trúc quản lý của tổ chức “thoáng” hơn. Trong cấu trúc này, người quản lý
ược phân cấp nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, quản lý thực tế hơn và giải quyết nhanh
công việc nhờ quy trình/thủ tục quản lý ngắn gọn. -
Tổ chức lại các luồng công việc. Các HTTT thay thế các xử lý nhân công bằng các xử
lý ã ược chuẩn hóa trên máy tính, ồng thời giảm giấy tờ và các bước thực hiện trong các quy
trình xử lý ể tránh sai sót chủ quan, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện. -
Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức. Các HTTT quản lý giúp cho tổ chức có thêm nhiều
phương án ể áp ứng các yêu cầu a dạng từ xã hội: yêu cầu về một sản phẩm ặc thù của khách
hàng có thể ược chuyển giao một phần hoặc toàn bộ cho ối tác có nhiều năng lực hơn thực hiện (outsourcing). -
Cải tiến các hoạt ộng kinh doanh. HTTT quản lý có thể trợ giúp người quản lý ịnh vị
ược các tiến trình kém hiệu quả ể cải tiến. Các hệ thống thông tin còn giúp cho tổ chức làm
ược những việc mà trước ây không thể thực hiện ược như cung cấp dịch vụ “số hóa” 24/24
giờ cho khách hàng trên toàn thế giới qua hệ thống thương mại iện tử (ecommerce). -
Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp. HTTT giúp việc
mua bán và cung cấp các sản phẩm một cách thuận tiện và nhanh nhất có thể.
1.3.4. Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý
Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp ang có xu hướng ẩy
mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công tác iều hành hoạt ộng SXKD. HTTTQL tin học hóa ang
dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơ quan khác
nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp ến các tổ chức, doanh nghiệp trực tiếp tham gia
vào quá trình sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp ã cảm nhận ược những lợi ích to lớn của
các HTTTQL trong việc khai thác, xử lý, lưu trữ và truyền ạt thông tin kinh tế nhằm nâng cao
hiệu quả của công tác quản lý hoạt ộng sản xuất kinh doanh. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp Việt
Nam ã bắt ầu quan tâm ến việc tự ộng hoá công tác quản lý và iều khiển sản xuất; ồng thời
hướng ến tiêu chuẩn hoá công tác quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000.