Hệ thống thông tin quản lý văn phòng - Nghiên cứu Chương 4 môn Hệ thống thông tin quản lý | Trường Đại học Kiến trúc Đà Nẵng

lOMoAR cPSD| 58511332
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC ĐÀ NẴNG KHOA KINH TẾ
LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG
Môn: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ
Giảng viên : Nguyễn Thị Hồng Hạnh
Đề tài: HTTQL Văn Phòng
CHƯƠNG 4 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ VĂN PHÒNG I. Khái niệm
HTTT quản lý văn phòng (Management Office System) là hệ thống quản lý cơ sở
hạ tầng thông tin của tổ chức, nhằm thực hiện công việc hiệu quả và có kiểm soát.
Tính hiệu lực: Đảm bảo tuân thủ yêu cầu công việc dựa trên trách nhiệm, quyền
hạn và động lực của người thực hiện.
Tính hiệu quả: Cân bằng giữa lợi ích và chi phí, giúp đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Tính kiểm soát: Khả năng giám sát, đo lường và điều khiển tiến trình công việc
thông qua các báo cáo và xử lý của quản lý.
Mục tiêu chính là tối ưu hóa kết quả công việc của tổ chức.
Sơ đồ tổng quát về cơ chế hoạt động của HTTT quản lý văn phòng được biểu diễn trong hình vẽ 4.1.
Trong thời đại hội nhập, HTTT quản lý văn phòng ngày càng quan trọng. Hệ thống
này giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả làm việc, chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn.
1.1 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra
Dữ liệu vào của HTTT quản lý văn phòng là tất cả các tài liệu, thông tin đến tổ chức, từ cả
bên trong và bên ngoài. Dữ liệu ra là các văn bản, báo cáo được tạo ra từ hệ thống, phục vụ
cho việc quản lý và theo dõi công việc. 1
Ví dụ: Khi muốn theo dõi tiến độ công việc, người dùng sẽ nhập thông tin công việc vào hệ
thống. Sau đó, hệ thống sẽ tạo ra các báo cáo về tình hình thực hiện công việc, giúp lãnh đạo
theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc. Hình 4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của HTTT quản lý văn phòng 1.2 Các chức năng cơ bản
HTTT quản lý văn phòng có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu,
thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác (hình ảnh, tiếng nói…) trong hệ thống
quản lý. Hệ thống này còn có chức năng quản lý công việc, hồ sơ lưu trữ, danh bạ… Cụ
thể, cácchức năng của HTTT quản lý Văn phòng là:
- Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)
- Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói, tin tức nội bộ…
- Quản lý tình hình thực hiện công việc
- Quản lý hồ sơ công việc
- Quản lý quy trình làm việc
- Xây dựng lịch làm việc cá nhân (tuần, tháng, quí, năm)
- Xây dựng lịch công tác của đơn vị, lãnh đạo đơn vị (tuần, tháng, quí, năm) - Quản lý
danh bạ đơn vị, cá nhân
- Quản lý văn phòng phẩm
- Quản lý phương tiện đi lại… 2
1.2.1Quản lí các kênh thông tin trong tổ chức
Kênh thông tin trong tổ chức gồm 2 loại: •
Kênh hình thức: Có quy định rõ ràng về phương tiện, khuôn mẫu, trách nhiệm và quy
trình xử lý thông tin. Mục đích là đảm bảo tính chính xác, hiệu lực và minh bạch
trong truyền đạt thông tin. •
Kênh phi hình thức: Thường là các cuộc họp, hội thảo để trao đổi thông tin một cách
linh hoạt. Hệ thống văn phòng hỗ trợ lên lịch và cung cấp tài liệu cần thiết cho các cuộc họp này.
1.2.2 Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử
Soạn thảo văn bản (Word processing) là ứng dụng đầu tiên và phổ biến nhất của HTTT
quản lý văn phòng. Quá trình này sử dụng máy tính và phần mềm để tạo, lưu trữ và in ấn
các văn bản cần thiết trong hệ thống quản lý.Chế bản điện tử cũng là một ứng dụng quan
trọng, cho phép in ấn tài liệu, ấn phẩm và báo cáo nghiên cứu. Quy trình này yêu cầu các
thiết bị tối thiểu như máy tính, máy in và máy photocopy.
1.2.3 Thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu
Hầu hết các kênh thông tin trong tổ chức đều là hình thức, yêu cầu xác nhận nguồn gốc
phát hành (ký tên, đóng dấu). Tài liệu thường được phát hành bằng nhiều bản giống nhau
(photocopy) và được coi là tài sản của tổ chức. Việc phân phối thông tin phải có kiểm
soát, chỉ những người có trách nhiệm mới được phép đọc. Đôi khi, tài liệu cần được
chuyển giao gấp, do đó việc phân phối thường đi kèm với quy định về mức độ khẩn cấp và bảo mật.
2.1.4 Kiểm soát hiệu lực của tài liệu
Thông tin có thời gian sống và giá trị sử dụng, do đó HTTT văn phòng cần quản lý sự
thay đổi nội dung của tài liệu "bị kiểm soát" qua các phiên bản phát hành. Khi tài liệu hết
hiệu lực, cần thu hồi và thông báo trong tổ chức để tránh hiểu lầm.
2.1.5 Theo dõi kết quả xử lý công việc
Các kênh thông tin hình thức thường yêu cầu người xử lý. Kết quả của một yêu cầu có thể
phát sinh yêu cầu khác, tạo thành chuỗi công việc. Theo dõi kết quả thực hiện giúp quản
lý nhận thức tốc độ xử lý và đưa ra biện pháp phù hợp.
2.1.6 Lưu trữ thông tin tài liệu
Hầu hết thông tin (hình thức và phi hình thức) có giá trị lâu dài cần được lưu trữ trên hồ
sơ giấy, tập tin hoặc cơ sở dữ liệu. Việc lưu trữ phải đảm bảo tìm thấy thông tin nhanh
chóng khi cần và mỗi phương pháp lưu trữ phải có cách phục hồi thông tin tương ứng. 3
2.3 Công nghệ văn phòng
Hiện nay, các HTTT quản lý văn phòng được tích hợp công nghệ hiện đại nhằm tối ưu
hóa hoạt động quản lý. Hệ thống liên kết với máy in, máy photocopy thông minh, thiết bị
quét quang học, máy fax, và hệ thống điện thoại, hội họp qua cầu truyền hình.
2.3.1Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa
In ấn và sao chụp là nhu cầu thiết yếu trong công tác văn phòng, giúp tạo nhiều bản sao của tài liệu.
In tài liệu: Dùng máy in cho số bản ít hoặc khi cần tạo hàng loạt văn bản tương tự, sử
dụng tính năng trộn văn bản để thay đổi thông tin cá nhân.
Sao chụp: Khi số lượng lớn, sử dụng máy photocopy, đặc biệt là máy sao chụp thông
minh, có khả năng kết nối và điều khiển từ xa.
Vi đồ họa: Là quá trình thu nhỏ tài liệu giấy và lưu trên film, giúp giảm không gian lưu
trữ cho lượng lớn giấy tờ có tỷ lệ tìm kiếm thấp.
2.3.2 Các hệ thống số hóa và nhận dạng quang học chuyển đổi văn bản, sơ đồ và hình ảnh
thành chuỗi điểm để lưu trữ, nhưng không hiểu nội dung.
- Fax: Là thiết bị số hóa đã có từ lâu, quét văn bản và hình ảnh thành xung điện, có thể
truyền tải qua điện thoại hoặc mạng. Máy fax tốc độ cao có bộ chọn tự động và nạp giấy
tự động, cho phép gửi và nhận fax tự động, thường kết hợp với hệ thống hội nghị viễn
thông để chia sẻ tài liệu.
- Nhận dạng quang học (OCR): Các thiết bị và phần mềm OCR quét và “hiểu” dữ liệu,
chuyển đổi văn bản thành thông tin số để lưu trữ. Thông tin này có thể được xử lý và hiệu
chỉnh, giúp chuyển đổi giữa hệ thống xử lý thủ công và điện tử. Thiết bị OCR rất kinh tế
cho tổ chức xử lý lượng lớn tài liệu. 4
2.3.3 Các hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử
Hội thảo điện tử cho phép tổ chức hội nghị mà không cần di chuyển, với ba kiểu chính: -
Điện thoại hội nghị: Giao tiếp qua điện thoại giữa ba người hoặc nhiều hơn ở các địa
điểm khác nhau, nhưng khó quản lý khi số lượng lớn.
-Cầu truyền hình: Cho phép người tham gia gặp nhau trực tiếp mà không cần cùng một
địa điểm, tiết kiệm thời gian và công sức.
-Hội nghị Internet: Trao đổi tài liệu điện tử từ các địa điểm khác nhau để thảo luận về vấn đề cụ thể.
2.3.4 Các phần mềm quản lý văn phòng:
2.3.4.1 Các phần mềm chung
Các phần mềm soạn thảo hiện nay có tính năng mạnh như tạo ghi chú, lập dàn bài, vẽ đồ
họa, trộn thư tín và hỗ trợ truyền thông. Các phần mềm cao cấp, hay chế bản điện tử, kết
hợp với máy in laser, màn hình độ phân giải cao và máy quét quang học để tạo hệ thống
xử lý tài liệu hiệu quả.
Máy quét giúp số hóa văn bản và hình ảnh để chèn vào tài liệu, trong khi màn hình và
máy in đảm bảo chất lượng cao. Ngoài ra, còn có phần mềm cho phép chuyển đổi tài liệu
giữa các hệ soạn thảo khác nhau.
2.3.4.2 Các phần mềm chuyên dụng
Phần mềm PORTAL OFFICE (trước đây là S-OFFICE) của Công ty Giải pháp Phần mềm
Việt (VSS) là hệ thống chia sẻ thông tin nội bộ, hỗ trợ không giới hạn người dùng với
giao diện thân thiện. Phiên bản PORTAL OFFICE 2009 không chỉ nâng cấp chức năng 5
mà còn bổ sung nhiều tính năng mới, giúp tin học hóa quản lý và xây dựng hệ thống ISO điện tử.
Lợi ích khi sử dụng PORTAL OFFICE bao gồm:
- Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.
- Tạo văn phòng ảo, kết nối các thành viên, phòng ban và chi nhánh.
- Cung cấp công cụ chuẩn hóa thông tin và quy trình làm việc, giúp tăng hiệu quả và giảm chi phí.
Giải quyết tình trạng ứng dụng chồng chéo và không thống nhất.
Giải pháp đã được triển khai cho hơn 300 khách hàng với khoảng 5000 thành viên sử
dụng hàng ngày, bao gồm nhiều khách hàng lớn như EXIMBANK, Tập đoàn Đại Dương,
và Tổng công ty Cấp nước Sài Gòn.
HTTT điều hành AIS của Công ty CP Viễn thông – Tin học Bưu Điện (CT-IN) có các tính năng nổi bật như:
- Số hóa và lưu trữ mọi loại thông tin (công văn, báo cáo, tài liệu, hình ảnh, âm thanh).
- Thống kê và tra cứu công văn, tài liệu nhanh chóng.
- Chuẩn hóa quản lý văn bản theo quy định Nhà nước.
- Theo dõi tiến độ thực hiện công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Tự động lập báo cáo theo mẫu chuẩn, tiết kiệm thời gian.
- Hỗ trợ lãnh đạo nắm thông tin điều hành và chuyên viên xử lý thông tin kịp thời. 6
- Tăng cường liên kết giữa lãnh đạo và chuyên viên.
- Xây dựng quy trình lưu chuyển thông tin chính xác và an toàn.
- Kết hợp chặt chẽ với hệ thống MS Office (Word, Excel, Acrobat Reader).
AIS không chỉ là hệ thống quản lý văn bản, mà còn giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh
chóng và hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả. Đây là công cụ cần thiết cho
doanh nghiệp muốn ứng dụng hiệu quả CNTT trong quản lý sản xuất kinh doanh.
Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC là hệ thống quản lý
tài liệu và quy trình công việc, được xây dựng trên công nghệ tiên tiến với khả năng bảo
mật cao. Hệ thống cho phép lưu trữ và tra cứu tài liệu trong một cơ sở dữ liệu duy nhất,
theo dõi lưu chuyển tài liệu và tập hợp thành hồ sơ công việc.
Các ứng dụng của eDocman bao gồm quản lý điều hành, công văn giấy tờ, hồ sơ nghiệp
vụ, ISO, khiếu nại, và nhiều ứng dụng khác theo yêu cầu.
Phân hệ "eDocman quản lý văn bản và hồ sơ công việc" có các tính năng chính như:
- Quản lý quy trình xử lý công việc
- Quản lý công văn, hồ sơ
- Tra cứu và tìm kiếm công văn, hồ sơ - Kết xuất báo cáo - Nhắc việc tự động
Điểm nổi bật của eDocman:
- Tổ chức quy trình động, dễ dàng định nghĩa quy trình xử lý phù hợp với tổ chức 7
- Thay đổi cấu trúc tài liệu dễ dàng
- Tích hợp với nhiều thiết bị ngoại vi như máy quét, máy faxWeb-based, cho phép truy
cập từ bất kỳ máy tính nào có internet
-Tính mở, tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như eBanking, ERP, CRM. PHẦN MỀM Phần mềm eDocman
Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC, là hệ thống
quản lý tài liệu và quản lý quy trình công việc được xây dựng trên các công nghệ
tiên tiến, có khả năng bảo mật cao, phục vụ được nhiều đối tượng sử dụng và dễ
dàng triển khai trên nhiều mô hình tổ chức khác nhau.
Phần mềm eDocman là một giải pháp quản lý văn bản và điều hành công việc trong các
cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Chức năng chính của eDocman bao gồm:
1. Quản lý văn bản đi và đến
• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ văn bản đi/đến.
• Tự động cập nhật trạng thái xử lý văn bản.
• Tra cứu và theo dõi luồng văn bản theo thời gian thực.
2. Luân chuyển và xử lý văn bản
• Chuyển văn bản theo luồng công việc đã thiết lập sẵn (workflow).
• Phân công, giao nhiệm vụ và giám sát tiến độ xử lý văn bản. 8
• Gửi thông báo, nhắc nhở tự động khi quá hạn xử lý. 3. Quản lý công việc
• Giao việc và theo dõi tiến độ công việc liên quan đến văn bản.
• Hỗ trợ lập kế hoạch, lịch họp và lịch làm việc.
• Tạo báo cáo, thống kê về tình hình xử lý công việc.
4. Lưu trữ và tra cứu tài liệu
• Quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử một cách hệ thống. • Hỗ trợ tìm
kiếm nhanh với nhiều tiêu chí.
• Đảm bảo bảo mật và phân quyền truy cập tài liệu.
5. Tích hợp và bảo mật
• Tích hợp với các hệ thống khác (chữ ký số, email, hệ thống ERP…). • Phân quyền
người dùng theo chức năng và vai trò.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu thông qua mã hóa và sao lưu thường xuyên. 6. Báo cáo và thống kê
• Tạo báo cáo chi tiết về tình hình xử lý văn bản và công việc.
• Cung cấp thống kê theo thời gian thực phục vụ quản lý và ra quyết định. eDocman giúp
tăng hiệu quả quản lý văn bản và công việc, giảm thiểu giấy tờ thủ công và đảm bảo
tính minh bạch, nhanh chóng trong xử lý thông tin. 9 ƯU ĐIỂM
Quản lý tài liệu hiệu quả: Cho phép lưu trữ, tra cứu và quản lý tài liệu trong một cơ sở dữ
liệu duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
Tự động hóa quy trình: Người dùng có thể định nghĩa và tự động hóa quy trình xử lý
công việc, giảm thiểu sự can thiệp thủ công và tăng tính chính xác.
Tính bảo mật cao: Hệ thống được thiết kế với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bảo vệ
thông tin nhạy cảm của tổ chức.
Dễ dàng triển khai: eDocman có khả năng thích ứng với nhiều mô hình tổ chức khác
nhau, giúp dễ dàng triển khai và sử dụng
Truy cập linh hoạt: Là hệ thống web-based, người dùng có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị
nào có kết nối internet, tạo điều kiện làm việc từ xa.
Tích hợp đa dạng: Hỗ trợ tích hợp với nhiều thiết bị ngoại vi và phần mềm khác như
ERP, CRM, giúp tăng cường hiệu quả làm việc.
Giảm chi phí: Nhờ tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí giấy tờ, in ấn, phần mềm
giúp tổ chức tiết kiệm chi phí hoạt động.
Hỗ trợ nhiều ứng dụng: Phù hợp với nhiều lĩnh vực như quản lý hành chính, công văn, hồ
sơ nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học, và nhiều ứng dụng khác
Giao diện thân thiện: Giao diện dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và thao tác hiệu quả.
Khả năng báo cáo: Tự động lập báo cáo theo mẫu chuẩn, giúp giảm thời gian tổng hợp thông
tin và tăng cường khả năng ra quyết định. 10 Hạn chế
Chi phí triển khai: Mặc dù giúp tiết kiệm chi phí dài hạn, nhưng chi phí ban đầu cho việc
triển khai và đào tạo có thể cao, đặc biệt đối với các tổ chức nhỏ.
Yêu cầu về hạ tầng công nghệ: Cần có hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh để đảm bảo
hoạt động trơn tru, điều này có thể là thách thức đối với một số tổ chức.
Phụ thuộc vào kết nối internet: Là hệ thống web-based, eDocman yêu cầu kết nối internet ổn
định. Nếu gặp sự cố về mạng, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc truy cập.
Khó khăn trong tùy chỉnh: Mặc dù có khả năng tùy chỉnh, nhưng việc thay đổi cấu trúc tài
liệu hoặc quy trình có thể đòi hỏi kỹ năng kỹ thuật cao và thời gian.
Đào tạo người dùng: Người dùng mới có thể cần thời gian để làm quen với phần mềm, đặc
biệt là nếu họ không quen thuộc với công nghệ hoặc hệ thống quản lý tài liệu.
Hạn chế về hỗ trợ kỹ thuật: Chất lượng hỗ trợ kỹ thuật có thể khác nhau tùy theo nhà cung
cấp, và trong một số trường hợp, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc nhận được sự hỗ trợ kịp thời.
Tính năng chưa đầy đủ: Một số người dùng có thể cảm thấy rằng một số tính năng hoặc ứng
dụng cụ thể họ cần không có sẵn trong hệ thống.
Phần mềm được sử dụng:
Phần mềm eDocman là một giải pháp quản lý tài liệu và quy trình công việc điện tử
(EDMS Electronic Document Management System) được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp
trong việc lưu trữ, quản lý, và xử lý tài liệu. Phần mềm này thường được sử dụng trong các
phòng ban và bộ phận có nhu cầu xử lý nhiều tài liệu, như: 11
-Phòng hành chính - nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, giấy tờ liên quan
đến quyền lợi nhân sự.
-Phòng tài chính - kế toán: Quản lý hoá đơn, hợp đồng tài chính, báo cáo tài chính, và các giấy tờ kế toán.
-Phòng pháp chế: Quản lý các tài liệu pháp lý, hợp đồng, biên bản và giấy tờ quan trọng cần tuân thủ quy định.
- Phòng kinh doanh: Quản lý các hợp đồng, báo giá, và các tài liệu liên quan đến khách hàng và đối tác.
-Phòng IT: Quản lý quy trình vận hành hệ thống, lưu trữ các hướng dẫn kỹ thuật và tài liệu
liên quan đến công nghệ.
-Ban giám đốc và quản lý cấp cao: Quản lý các báo cáo quan trọng, chiến lược phát triển, và các tài liệu
Điểm nổi bật của sản phẩm:
- Tổ chức quy trình động
- Cung cấp khả năng tự định nghĩa quy trình xử lý văn bản, công việc, tài liệu liên quan tới
hồ sơ công việc sao cho phù hợp với tổ chức;
- Dễ dàng thay đối cấu trúc tài liệu;
- Tích hợp với nhiều loại thiết bị ngoại vi như nhiều loại máy quét, máy fax
-Sản phẩm được xây dựng trên nền tảng Web-based: chỉ cần một máy tính được kết nối mạng
internet bạn hoàn toàn có thể đăng nhập vào chương trình và kiểm soát tất cả các hoạt động
trong tổ chức của mình; 12
- Tính mở : Đó là khả năng tích hợp với trang thông tin Portal của một tố chức, khả năng tích
hợp với các hệ thống phần mềm khác như eBanking, ERP, Lợi ích Điều hành công việc •
Thực hiện liên thông các Nhiệm vụ đảm bảo hoạt động chỉ đạo điều hành được liên
tục, thông suốt nâng cao hiệu lực, hiệu quả và có kiểm soát •
Giúp Lãnh đạo nắm được tổng thể tình hình xử lý các Nhiệm vụ trong tổ chức một
cách nhanh chóng thông qua các bảng tổng hợp, báo cáo thống kê •
Điều hành mọi lúc, mọi nơi bằng thiết bị di động •
Tích hợp với đầy đủ các thiết bị ký số: HSM, simPKI, e-token Điều hành văn bản •
Kết nối và liên thông văn bản điện tử đa cấp đảm bảo luồng chảy thông tin được
thông suốt từ trên xuống dưới và ngược lại •
Giúp Lãnh đạo nắm được tổng thể tình hình xử lý văn bản trong tổ chức một cách
nhanh chóng thông qua các bảng tổng hợp, báo cáo thống kê •
Giúp Lãnh đạo nắm được các chỉ đạo điều hành thuộc lĩnh vực quản lý đã được phân cấp một cách tường Tự động và thông minh •
Tự động xâu chuỗi toàn bộ quá trình xử lý công việc và hiển thị thành vết toàn bộ quá
trình xử lý công việc mạch lạc •
Tự động liên kết toàn bộ kết quả của quá trình xử lý công việc và hiển thị thành hồ sơ công việc 13
Kho văn bản, Nhiệm vụ điện tử •
Giải pháp scan theo lô giúp cho NSD tiếp cận dễ dàng với nội dung văn bản gốc •
Dễ dàng tạo nhiều nhiệm vụ của một văn bản chỉ đạo điều hành từ excel đảm bảo
công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ được dễ dàng không bị sót việc Khai thác CSDL số •
Đảm bảo việc tìm kiếm văn bản, nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác và có
khả năng tìm kiếm theo nội dung toàn văn của văn bản, nhiệm vụ •
Với CSDL số văn bản, nhiệm vụ được lưu giữ khoa học trong Hồ sơ công việc là đầu
vào rất quan trọng của phần mềm lưu trữ
Hiệu quả tài chính, quản lý •
Giảm bớt các chi phí photo, tiết kiệm đáng kể các chi phí văn phòng phẩm •
Giảm đáng kể thời gian luân chuyển xử lý văn bản, nhiệm vụ đến cá nhân, đơn vị xử
lý để giúp cán bộ công chức có nhiều thời gian xử lý công việc
Một số doanh nghiệp sử dụng:
Phần mềm eDocman và eDocman Plus, do CMC cung cấp, đã được áp dụng tại nhiều cơ
quan và doanh nghiệp lớn tại Việt Nam. Một số đơn vị tiêu biểu sử dụng bao gồm Tổng cục
Thuế, Bộ Tài chính, và các chi cục thuế ở nhiều địa phương như Hà Nội, Hải Phòng, và Bắc Ninh.
Ngoài ra, eDocman còn được triển khai tại hơn 200 đơn vị trên cả nước, từ các cơ quan hành
chính nhà nước đến doanh nghiệp tư nhân và các tổ chức khác. Mục tiêu chính của việc ứng 14
dụng phần mềm này là cải thiện quản lý văn bản, tối ưu hóa quy trình điều hành, tiết kiệm
thời gian và chi phí in ấn, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc 15