Chương 1: Những vấn đề chung về quản lý và khoa học quản lý | Trường Đại học Y Dược , Đại học Quốc gia Hà Nội
Tổ chức và các loại hình tổ chức.Mọi tổ chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng.Mọi tổ chức đều gồm nhiều người làm việc vì mục đích chung trong cơ cấu tổ chức ổn định.Mọi tổ chức cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị cho khách hàng của mình.Tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức.Lãnh đạo, quản lý và quản trị a. Lãnh đạo và quản lý. Tài liệu giúp bạn tham khảo,ôn tập và đạt kết quả cao.Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Quản lý kinh tế và Pháp chế dược
Trường: Trường Đại học Y Dược, Đại học Quốc gia Hà Nội
Thông tin:
Tác giả:
Thông tin :
Môn:
Quản lý kinh tế và Pháp chế dược
Trường:
Trường Đại học Y Dược, Đại học Quốc gia Hà Nội
Tác giả:
Tài liệu liên quan:
Preview text:
lO M oARcPSD| 47669111 CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
VỀ QUẢN LÝ VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ Tóm tắt nội dung:
Chương 1 đề cập đến những vấn đề cơ bản nhất của “quản lý” và “khoa học quản lý”,
qua đó người đọc có thể:
o Nhận diện được đặc trưng cơ bản của “tổ chức”, đối tượng của hoạt động
quản lý, các loại hình tổ chức nói chung và tổ chức giáo dục nói riêng.
o Bước đầu phân tích được một số khái niệm cơ bản được sử dụng rộng rãi
trong khoa học quản lý, như lãnh đạo, quản lý, quản trị.
o Liên hệ được với vai trò của quản lý trong đời sống xã hội; vai trò và yêu
cầu đối với người quản lý trong một tổ chức.
o Hiểu nội dung chi tiết các chức năng quản lý và bước đầu vận dụng các
chức năng quản lý cho hoạt động cụ thể.
o Trình bày và phân tích được đối tượng, nhiệm vụ, phương pháp nghiên cứu
và đặc điểm của khoa học quản lý.
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Tổ chức và các loại hình tổ chức
a) Tổ chức và đặc điểm cơ bản của tổ chức
Từ điển tiếng Việt (Viện Ngôn ngữ học-NXB Đà Nẵng, 2004), định nghĩa “tổ
chức” là “tập hợp người được tổ chức lại, hoạt động vì những quyền lợi chung, nhằm
một mục dích chung”. Viện dẫn cho định nghĩa này là “tổ chức công đoàn”, “các tổ
chức quần chúng”, “tổ chức khoa học”... .
Theo Từ điển Cambrigde (dictionary.cambridge.org) “tổ chức” được hiểu là
“a group of people who work together in an organized way for a shared purpose” lO M oARcPSD| 47669111
("Một nhóm người làm việc cùng nhau một cách có tổ chức vì mục đích chung") Ví
dụ: “Tổ chức Y tế thế giới” (the World Health Organization), “Tổ chức Thương mại
thế giới” (the World Trade Organization),…
Như vậy có thể hiểu “tổ chức” với ba yếu tố cấu thành: số lượng người tham
gia, mục đích hoạt động và cấu trúc. Đó là tập hợp của nhiều người cùng làm việc
vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định. Hiểu như vậy, tổ chức có
thể là một trường học, một bệnh viện, một doanh nghiệp, một cơ quan nhà nước,
một đơn vị quân đội, một hiệp hội, một nhà thờ... Nói cách khác, tổ chức là một
nhóm những con người có cấu trúc nhất định, cùng hoạt động vì một mục đích chung
nào đó, mà để đạt được mục đích đó một con người riêng lẻ không thể nào làm được.
Xã hội loài người là xã hội của các tổ chức, được tạo nên bởi các tổ chức. Mặc
dù xu hướng con người hoạt động nghề nghiệp như một người lao động độc lập đang
thịnh hành trên thế giới, đặc biệt trong những bối cảnh đặc thù, điều đó không có
nghĩa là con người không có nhu cầu gắn bó với tổ chức, phần lớn chúng ta đều đang
là thành viên của một tổ chức nào đó. Các tổ chức tuy rất khác nhau về mục đích tồn
tại, sứ mệnh, tôn chỉ và phương thức hoạt động nhưng đều mang những đặc trưng
cơ bản của một loại hình tổ chức. Đó là:
i. Mọi tổ chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng
Khác với các cá nhân, cộng đồng hay xã hội, tổ chức hiếm khi mang trong
mình mục đích tự thân mà được các chủ thể nhất định tạo ra như công cụ để thực
hiện những mục đích chung nhất định. Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ
chức nào. Điều đó cũng được phản ánh trong chính từ “tổ chức”, có nguồn gốc từ
tiếng Hy lạp cổ đại - Organon, có nghĩa là công cụ, từ loại dùng để chỉ một loạt các
quy ước có tính logic thường gắn cho triết gia Aristote. Mặc dù các tổ chức khác
nhau có thể có mục đích hoạt động khác nhau - quân đội tồn tại để bảo vệ đất nước,
các cơ quan hành chính tồn tại để điều hành đất nước, các doanh nghiệp tồn tại để lO M oARcPSD| 47669111
sản xuất kinh doanh nhằm đem lại lợi ích cho các chủ sở hữu - nhưng không có mục
đích thì tổ chức sẽ không còn lý do để tồn tại.
ii. Mọi tổ chức đều gồm nhiều người làm việc vì mục đích chung trong
cơ cấu tổ chức ổn định.
Khi tham gia vào một tổ chức, mỗi thành viên cam kết hành động cùng với
những thành viên khác vì mục đích chung chứ không chỉ hướng tới mục tiêu riêng
của mình. Các thành viên của tổ chức không thể gia nhập tổ chức chỉ với ý chí cá
nhân của mình mà phải được tuyển chọn, được xác định để có chức năng, nhiệm vụ
(những việc cần làm); quyền hạn (những điều được làm); trách nhiệm (những mục
tiêu cần đạt được); lợi ích (những điều được hưởng). Mặt khác, để thực hiện được
mục đích của mình mọi tổ chức đều được sắp xếp theo một cấu trúc nhất định trong
đó có sự phân công vai trò, trách nhiệm cụ thể.
iii. Mọi tổ chức cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị cho khách hàng của mình
Trong bối cảnh chung, mọi tổ chức đều có ý thức rõ ràng về mục tiêu gắn liền
với “các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng” và sự “thỏa mãn khách hàng” về sản
phẩm và dịch vụ của mình. Đó đồng thời cũng là nguồn gốc quan trọng của sức
mạnh, động lực và lợi thế đối với một tổ chức.
Trên thực tế, mục tiêu của các tổ chức thường được xem xét, cập nhật nhằm
đối diện với những thay đổi xảy ra và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Những
thay đổi đó có thể đến từ thể chế, từ khách hàng, từ bối cảnh chung của sự phát triển
xã hội, làm cho tổ chức phải có sự chọn lựa cần thiết về sản phẩm dịch vụ cung cấp.
Trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào, sự tồn tại và phát triển bền vững của một
tổ chức luôn gắn liền với sự đáp ứng yêu cầu của khách hàng, những người tiêu thụ
sản phẩm hay hưởng các dịch vụ của tổ chức. Trong bối cảnh yêu cầu của phát triển
kinh tế - xã hội hiện nay các nhà trường, với tư cách là các tổ chức cung ứng dịch lO M oARcPSD| 47669111
vụ, sản phẩm giáo dục và đào tạo không thể không xác định lại mục tiêu hoạt động của mình. lO M oARcPSD| 47669111
iv. Mọi tổ chức đều là tổ chức mở
Xã hội càng phát triển thì các tổ chức càng có nhiều tương tác đa chiều; đó là
sự tương tác nội tại cũng như tương tác với môi trường bên ngoài. Trong quá trình
hoạt động, tổ chức thu hút các nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu ra, đó là
các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Cả người cung cấp nguồn lực và
khách hàng đều thuộc môi trường bên ngoài của tổ chức. Phản hồi từ môi trường
bên ngoài là chỉ báo quan trọng về mức độ hoạt động của một tổ chức.
Thông thường, khi khách hàng ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức,
thì tổ chức đó đứng trước sự đổ vỡ, đe dọa sự tồn tại, thậm chí dẫn đến phá sản; trừ
phi các nhà quản lý tổ chức nhanh chóng thay đổi theo hướng thích nghi với đòi hỏi
của khách hàng. Trong điều kiện nguồn lực hạn chế, để tồn tại và phát triển, một tổ
chức phải phục vụ tốt khách hàng và sử dụng tốt các nguồn lực của mình.
v. Mọi tổ chức đều được lãnh đạo, quản lý
Có thể nói một tổ chức không thể tồn tại nếu không được lãnh đạo, quản lý
dưới hình thức này hay hình thức khác. Hình ảnh của các nhà lãnh đạo, quản lý luôn
gắn liền với những tổ chức nhất định. Ví dụ: tổng thống đứng đầu nhà nước, thủ
tướng đứng đầu chính phủ, hiệu trưởng đứng đầu trường học, giám đốc đứng đầu
doanh nghiệp, bệnh viện, tổng giám đốc đứng đầu tổng công ty, tổ trưởng đứng đầu
nhóm làm việc, lớp trưởng đứng đầu lớp học... Vai trò đó được thể hiện từ khi xác
định mục đích để hình thành một tổ chức đến vận hành tổ chức nhằm thực hiện mục
đích. Một tổ chức, với bản chất của nó, không thể tự hoạt động thiếu sự lãnh đạo và quản lý.
Trong hoạt động của một tổ chức, tùy thuộc vào tính chất và tầm cỡ, qui mô
của tổ chức đó mà có thể định hình các hoạt động liên quan đến lãnh đạo hay quản lý. lO M oARcPSD| 47669111
b)Các loại hình tổ chức
Các tổ chức đang tồn tại thật vô cùng đa dạng. Chúng có thể khác nhau khi trả
lời các câu hỏi: Ai nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức được tạo nên vì mục đích
gì? Sản phẩm của tổ chức là gì? Các mối quan hệ trong tổ chức có thể hiện rõ ràng
hay không? Chính vì vậy cũng có rất nhiều quan điểm khác nhau trong phân loại các
tổ chức và sau đây là một số cách phân loại cơ bản. i.
Tổ chức công và tổ chức tư
Theo những cách tiếp cận khác nhau, khái niệm về tổ chức công và tổ chức tư khá đa dạng.
Theo chế độ sở hữu, tổ chức công là tổ chức thuộc quyền sở hữu của Nhà
nước. Đó chính là các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp nhà nước, các trường
học và bệnh viện công, các tổ chức chính trị, xã hội, đoàn thể, nghề nghiệp...
Trong khi đó, tổ chức tư là tổ chức thuộc sở hữu tư nhân (của một hay một
nhóm người). Đó có thể là các doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn,
công ty hợp danh, hợp tác xã, trang trại, hộ kinh doanh cá thể, hộ nông dân, trường học tư, bệnh viện tư. ii.
Tổ chức vì lợi nhuận và tổ chức phi lợi nhuận
Theo mục tiêu cơ bản, các tổ chức được phân ra thành tổ chức vì lợi nhuận và
tổ chức phi lợi nhuận.
Tổ chức vì lợi nhuận là tổ chức tồn tại chủ yếu vì mục tiêu thu về lợi nhuận.
Yếu tố được quan tâm nhất ở các tổ chức này là bao nhiêu lợi nhuận được tạo ra từ
các khoản đầu tư và lợi ích của các chủ sở hữu được thỏa mãn như thế nào. Đó chính
là các doanh nghiệp, các hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể.
Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức tồn tại để cung cấp các sản phẩm, dịch vụ
phục vụ cộng đồng. Đó là các cơ quan nhà nước, các tổ chức công ích, các tổ chức
chính trị, các tổ chức tôn giáo, các tổ chức từ thiện, các viện bảo tàng... Tiêu chí
quan trọng nhất để đánh giá kết quả hoạt động của các tổ chức này không phải là lO M oARcPSD| 47669111
lợi nhuận. Chẳng hạn, mối quan tâm hàng đầu của một viện bảo tàng sẽ là số người
đến xem những tác phẩm được trưng bày và khả năng bổ sung các tác phẩm mới.
Còn một tổ chức từ thiện sẽ quan tâm đến số lượng người được cứu giúp.
Trong lĩnh vực giáo dục, hiện đang tồn tại một số loại hình trường: trường
công lập do nhà nước sở hữu, đầu tư; trường tư thục do tư nhân đầu tư, sở hữu và
điều hành; trong các trường tư thục có loại hình trường hoạt động lấy lợi nhuận làm
mục đích, theo đó lợi tức thu về được phân phối theo cơ chế thị trường (cổ đông)
(trường tư thục vì lợi nhuận) và các trường hoạt động không lấy lợi tức chia cho cổ
đông, đó là những trường tư thục phi lợi nhuận.
iii. Tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức
Theo tính chất của các mối quan hệ, các tổ chức được chia làm tổ chức chính
thức và tổ chức phi chính thức.
Tổ chức chính thức thường được hiểu với một số đặc trưng cơ bản. Thứ nhất,
là tổ chức mà trong đó mọi thành viên của nó đều được xác định một cách rõ ràng
về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm. Thứ hai, là tổ chức mà cơ cấu
có thể được hiển thị thông qua một sơ đồ cơ cấu với các mối liên hệ rõ ràng. Thứ ba,
là tổ chức có thể cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cụ thể cho khách hàng của
mình trong khuôn khổ pháp luật. Ví dụ điển hình về các tổ chức chính thức có thể
kể đến các doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước, các trường học, bệnh viện, các tổ
chức xã hội và đoàn thể, các tổ chức tôn giáo, ...
Tổ chức phi chính thức không mang những đặc trưng kể trên. Điển hình của
tổ chức phi chính thức có thể kể đến những nhóm được hình thành thông qua các
mối quan hệ cá nhân, tồn tại trong tổ chức chính thức do cùng chung nguyện vọng,
sở thích, quan điểm, tư tưởng, ... Những tổ chức nói trên thường được gọi là tổ chức
phi chính phủ, như tổ chức bác sĩ không biên giới, các tổ chức từ thiện được thành
lập nhằm giải quyết một số vấn đề thời cuộc,… lO M oARcPSD| 47669111 1.
Lãnh đạo, quản lý và quản trị a. Lãnh đạo và quản lý
Có thể khẳng định bất luận một tổ chức nào, thuộc loại hình nào, để đạt được
mục đích hoạt động của mình cần phải có sự lãnh đạo và quản lý và người lãnh đạo, quản lý.
Vậy trước hết cần làm rõ sự khác biệt giữa lãnh đạo và quản lý, xác định một
cách tường minh hoạt động quản lý (management) và người quản lý (manager).
Trên thực tế, từ nhận thức của xã hội nói chung có thể dễ dàng nhận thấy tồn
tại ít nhất ba ý kiến khác nhau sau đây:
(1)Hai khái niệm “lãnh đạo” và “quản lý” thực chất là một và có thể thay thế cho
nhau trong mọi trường hợp;
(2)“Lãnh đạo” và “quản lý” là hai khái niệm khác nhau và không thể đồng nhất
chúng được vì đây là hai chức năng riêng biệt không ở trong cùng một vị trí việc
làm trong tổ chức;
(3)“Lãnh đạo” và “quản lý” có mối quan hệ mật thiết, bổ sung cho nhau, có thể tồn
tại trong cùng một vị trí việc làm trong tổ chức.
Tuy nhiên, về mặt lý luận sự phân định nội hàm của hai khái niệm trên có thể
được phát biểu như sau:
Lãnh đạo có nhiệm vụ xác định đường lối, phương hướng của tổ chức, hướng
dẫn thực hiện, tạo động lực, môi trường hoạt động,…
Quản lý liên quan chủ yếu đến hoạt động tổ chức, điều khiển và theo dõi thực
hiện công việc của một tổ chức, một tập thể. Trong trường hợp này thông thường
xuất hiện lĩnh vực hoạt động quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý nhà hàng,…
Để hiểu được sâu và toàn diện sự khác nhau giữa hai khái niệm này, các
chuyên gia đã đề xuất một số phân định ý nghĩa, vai trò của hai khái niệm như sau:
Bảng 1.1: Phân biệt khái niệm LÃNH ĐẠO và QUẢN LÝ Lãnh đạo Quản lý lO M oARcPSD| 47669111
• Vạch đường đi, định hướng dài hạn Tổ chức, liên kết đối tượng quản lý; chuỗi
tác động của chủ thể quản lý;
• Tạo ra viễn cảnh để tập hợp mọi Tập hợp sử dụng nhân tài, vật lực để người vào
tổ chức; biến viễn cảnh thành hiện thực;
• Đối tượng lãnh đạo là một thực thể, Đối tượng quản lý đa dạng, có thể là thiết chế, con người;
con người, hoạt động, sự vật, lĩnh vực…
• Lãnh đạo là người quản lý
Quản lý đôi khi phải làm người lãnh đạo
Quan điểm của Warren Bennis, người Mỹ, chuyên gia Mỹ nghiên cứu về lãnh
đạo (leadership), cố vấn cho nhiều đời tổng thống Mỹ (Kennedy, Johnson, Ford và
Reagan) cho các công ty lớn như Starbuks,…
Bảng 1.2. Phân biệt lãnh đạo và quản lý theo quan điểm của Warren Bennis Lãnh đạo Quản lý
• Lãnh đạo đổi mới và phát triển
Quản lý điều hành và duy trì
• Lãnh đạo tập trung vào con người
Quản lý tập trung vào hệ thống và cấu trúc
• Lãnh đạo khơi gợi sự tin tưởng
Quản lý dựa vào sự kiểm soát
• Lãnh đạo thách thức với thực tế
Quản lý chấp nhận thực tế
• Lãnh đạo hỏi cái gì và tại sao?
Quản lý hỏi như thế nào và khi nào? Lãnh
đạo có tầm nhìn rộng, xa.
Quản lý tập trung kết quả công việc
• Lãnh đạo quan tâm tới phạm vi
Quản lý làm theo, quan tâm nội tại rộng lớn bên ngoài
• Lãnh đạo làm việc đúng Quản lý làm đúng việc
Tóm lại, dựa trên cách nhìn nhận, phân định vai trò của nhà lãnh đạo và nhà
quản lý, có thể tổng hợp lại như sau:
Lãnh đạo và quản lý là hai dạng khác nhau của sự phân công lao động quản
lý và chuyên môn hóa hoạt động quản lý. Ngoài sự gắn bó với nhau giữa hai hoạt
động này còn có sự khác nhau về mặt đối tượng, nội dung, phương pháp và hình thức tác động. lO M oARcPSD| 47669111
Xét về mối quan hệ và mức độ cần có trong công việc giữa quản lý và lãnh
đạo, ta có thể hình dung trong sơ đồ sau:
b. Quản lý và quản trị
Trong những năm gần đây, đặc biệt khi nền kinh tế thị trường ngày càng phát
triển, không ai có thể phủ nhận được vai trò của quản trị trong hầu hết các hoạt động
của đời sống kinh tế xã hội. Đối với bất kỳ một tổ chức, một đơn vị, doanh nghiệp
hay cao hơn nữa là một quốc gia, một cộng đồng, vai trò của quản trị càng trở nên
quan trọng hơn bao giờ hết.
Quản trị và quản lý đều là những khái niệm rộng, có nhiều định nghĩa và cách
hiểu khác nhau. Đây là hai khái niệm song hành, thường được sử dụng thay thế cho
nhau có thể dẫn đến hiểu lầm mặc dù trên thực tế giữa hai khái niệm này vẫn có
những sự khác biệt nhất định.
Về khái niệm quản trị, có rất nhiều quan niệm khác nhau được đưa ra, và chưa
có sự thống nhất hoàn toàn nào về định nghĩa này. Quản trị là tiến trình hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra hoạt động của các thành viên trong tổ chức,
sử dụng các nguồn lực nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra. lO M oARcPSD| 47669111
Từ khái niệm này chúng ta nhận ra rằng quản trị là một hoạt động liên tục và
cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức. Đó là quá trình nhằm
tạo nên sức mạnh gắn liền các vấn đề lại với nhau trong tổ chức và thúc đẩy các vấn đề chuyển động.
Trong khi đó, quản lý là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá
nhân, các nhóm và các nguồn lực khác (thiết bị, vốn, công nghệ) để đạt được
những mục tiêu của tổ chức. Quản lý được thử thách và đánh giá qua việc đạt được
các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau.
Cụ thể hơn, quản trị có nghĩa là toàn bộ quá trình quyết định ra chính sách,
các khung về quy tắc, đặt ra các mục tiêu chung. Đó là các hoạt động quản lý cấp
cao. Quản trị còn là quá trình đặt nền móng các nguyên tắc vận hành cơ bản cho một
tổ chức, là việc hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm soát tổ chức để hướng đến việc đạt được mục tiêu chung.
Trong khi đó, quản lý là việc tiếp nhận, kết nối và khởi động các nhân tố
khác nhau, điều phối, thúc đẩy, các nhân tố đa dạng khác nhau của tổ chức để
hướng đến các mục tiêu đã được đặt ra bởi quản trị. Nói cách khác, quản lý là
nghệ thuật của việc đạt được mục đích thông qua và cùng với những người khác
trong nhóm được tổ chức.
Bảng dưới đây sẽ giúp làm rõ hơn chức năng của hai hoạt động này: Bảng
1.3. Phân biệt “quản lý” và “quản trị” Tiêu chí Quản lý Quản trị
Quản lý là nghệ thuật đạt được Quản trị thường liên quan đến
Ý nghĩa mục đích đã được xác lập sẵn việc hoạch định, các mục tiêu vĩ thông qua
người khác mô, các kế hoạch và chính sách
Chức năng của quản lý là thi Chức năng của quản trị là việc Bản chất hành đưa ra quyết định lO M oARcPSD| 47669111 Quá trình
Quản lý quyết định ai và như thế Quản trị quyết định trả lời cho nào
câu hỏi cái gì và bao giờ
Quản lý có chức năng thi hành Quản trị có chức năng tư duy
Chức bởi vì người quản lý hoàn thành bởi vì các kế hoạch và chính năng công
việc của mình dưới sự sách được quyết định dựa theo giám sát nhất định các tư duy này
Kỹ năng Kỹ thuật và kỹ năng con người
Kỹ năng nhận thức và con người
Cấp độ Cấp trung và thấp Cấp cao
Các quyết định quản lý đưa ra bị Quản trị bị ảnh hưởng bởi quan
Mức độ ảnh hưởng bởi giá trị, quan điểm cộng đồng, chính phủ, các
ảnh điểm, tín ngưỡng và quyết định tổ chức tôn giáo, hoặc phong
hưởng của người quản lý khác. tục, ...
Quản lý chi phối người lao động Quản trị đại diện cho chủ sở hữu của
tổ chức, những người được của doanh nghiệp, những người Tình trạng
trả thù lao (theo hình thức mà thu lại lợi nhuận họ đã đầu lương). tư theo hình thức cổ tức.
Những năm gần đây, trong bối cảnh đổi mới giáo dục ở Việt Nam, thuật ngữ
“quản trị nhà trường” được xuất hiện thường xuyên trong các văn bản chính thống
của ngành giáo dục. Thuật ngữ này được đưa vào trong “Chuẩn Hiệu trưởng các cơ
sở giáo dục phổ thông” năm 2018 và được định nghĩa như sau: Quản trị nhà trường
“là quá trình xây dựng các định hướng, quy định, kế hoạch hoạt động trong nhà
trường; tổ chức hoạt động dạy học, giáo dục học sinh thông qua huy động, sử dụng
các nguồn lực, giám sát, đánh giá trên cơ sở tự chủ, có trách nhiệm giải trình để
phát triển nhà trường theo sứ mạng, tầm nhìn và mục tiêu giáo dục của nhà trường”. [3] lO M oARcPSD| 47669111
Như vậy ở một góc độ nào đó có thể thấy khái niệm “quản trị” gắn liền với
những điều kiện đa dạng và phụ thuộc nhiều vào bối cảnh trong đó hoạt động quản
lý được thực hiện, những điều kiện đó là:
- Mức độ tự chủ của tổ chức (nhà trường) và quyền hạn của người quản lý
(trong đó có ủy quyền, phân quyền)
- Mức độ tự chịu trách nhiệm trước tổ chức, xã hội của người quản lý
- Cơ chế giám sát, tự giám sát, kiểm tra, đánh giá
- Hiệu suất công việc là mục tiêu cao cả (năng lực đội ngũ) - Môi trường làm việc - …
c. Mối quan hệ giữa lãnh đạo, quản trị và quản lý
Quản trị và quản lý là hai thuật ngữ đều nói về công việc của người lãnh đạo
khi vận hành một cơ cấu tổ chức nào đó. Để định nghĩa rõ hai thuật ngữ này thì trước
hết cần phải phân tích các khái niệm sau. lO M oARcPSD| 47669111
Theo nguyên tắc của ISO 9001 thì để vận hành có hiệu quả một tổ chức người
lãnh đạo cần làm hai việc: thiết lập hệ thống và vận hành hệ thống.
(1) Thiết lập hệ thống gồm: xây dựng quy trình, quy định thủ tục thực
hiệnquy trình, thiết kế biểu mẫu ghi chép và hiển thị quy trình, và cải tiến liên tục.
(2) Vận hành hệ thống gồm: lập kế hoạch hoạt động cho hệ thống
(sảnphẩm), bố trí nhân sự (chọn người, giao việc), chỉ đạo (phát lệnh, kích hoạt công
việc), kiểm tra (thu thập kết quả, so sánh với kế hoạch để cấp số liệu cho việc cải tiến).
Việc thứ nhất là của lãnh đạo cấp cao, không ai làm thay được. Người lãnh
đạo này phải tự làm hay tổ chức một nhóm chuyên gia và chỉ đạo nhóm đó thiết lập
hệ thống, và định kỳ theo thời gian tiến hành cải tiến hệ thống.
Việc thứ hai là của lãnh đạo cấp cao và cấp trung (giám đốc và các trưởng
phòng) khi tổ chức thực hiện một kế hoạch nào đó trong hệ thống.
Đối tượng của việc thứ nhất là mục tiêu hoạt động của tổ chức (mục tiêu kinh
doanh), người lãnh đạo phải làm thế nào để hoạt động có hiệu quả nhất. Vì vậy sau
khi kích hoạt hệ thống hoạt động, phải cải tiến liên tục.
Đối tượng của việc thứ hai là con người (cấp dưới, nhân viên). Người lãnh
đạo cứ theo quy trình và thủ tục đã lập ra mà chỉ đạo cho cấp dưới thực hiện. Yêu
cầu của công việc thứ hai là tuân thủ đúng quy trình và thủ tục đã đề ra, không được
thay đổi. Nếu phát hiện ra sai sót thì chỉ chuyển tiếp thông tin và công việc thứ nhất sẽ xử lý.
Theo thuật ngữ thông dụng công việc thứ nhất ta gọi là quản trị và công việc
thứ hai được gọi là quản lý.
Người lãnh đạo thường kiêm cả quản trị và quản lý, nhưng cũng có thể chỉ
làm một việc. Anh ta phát triển hệ thống cho người khác áp dụng hay anh ta chỉ đạo
nhân viên làm việc theo một hệ thống đã có sẵn. lO M oARcPSD| 47669111
Nhà quản trị giỏi là xây dựng hệ thống tinh gọn, quy trình hợp lý, không sót
việc mà cũng không trùng việc, thủ tục đầy đủ để có thể giám sát được ai làm tốt, ai
chưa. Nhà quản lý giỏi là biết phát huy mặt mạnh của từng nhân viên, kết hợp tất cả
nhân viên thành một tập thể đoàn kết để thực hiện nhiệm vụ chung.
1.1. Vai trò của quản lý trong đời sống xã hội và trong tổ chức
Từ khi con người bắt đầu hình thành các nhóm để thực hiện những mục tiêu
mà họ không thể đạt được với tư cách là những cá nhân riêng lẻ, thì nhu cầu quản lý
cũng hình thành như một yếu tố tất yếu và cần thiết để phối hợp những nỗ lực cá
nhân hướng tới những mục tiêu chung. Ví dụ: khi con người đi săn bắt để kiếm thú
rừng, nếu một cá nhân thực hiện thì việc săn bắt không hiệu quả. Những người thợ
săn thấy rằng cần phải liên kết lại với nhau. Trong quá trình săn bắt họ phân công lO M oARcPSD| 47669111
mỗi người một công việc và cùng hỗ trợ nhau để săn bắt. Nhờ vào sự phối hợp liên
kết mà kết quả của hoạt động săn bắt ngày càng nhiều hơn.
Qua các thời kỳ phát triển con người, xã hội, thông qua các phương thức sản
xuất khác nhau từ cộng sản nguyên thủy đến nền văn minh hiện đại, quản lý luôn là
một thuộc tính khách quan gắn liền với xã hội ở mọi giai đoạn phát triển đó. Thuộc
tính đó bắt nguồn từ bản chất của hệ thống xã hội đó là hoạt động lao động tập thể -
lao động xã hội của con người. Trong quá trình lao động con người buộc phải liên
kết lại với nhau, kết hợp lại thành tập thể. Điều đó đòi hỏi phải có sự tổ chức, phải
có sự phân công và hợp tác trong lao động, phải có sự quản lý.
Như vậy, quản lý là một hoạt động xã hội bắt nguồn từ tính chất cộng đồng
dựa trên sự phân công và hợp tác để làm một công việc nhằm đạt được mục tiêu chung đề ra.
Mặc dù quản lý là một thuộc tính tất yếu gắn liền với xã hội nhưng chỉ khi xã
hội phát triển đến một trình độ nhất định thì quản lý mới được tách ra thành một
chức năng riêng của lao động xã hội; dần dần hình thành những tập thể, những tổ
chức và cơ quan chuyên hoạt động quản lý - hệ thống quản lý (chủ thể quản lý).
Xã hội càng phát triển về trình độ và quy mô sản xuất, về văn hóa, khoa học,
kỹ thuật công nghệ, thì trình độ quản lý, tổ chức, điều hành và công nghệ quản lý
cũng càng được nâng lên và phát triển không ngừng.
Quản lý là một trong những hoạt động khó khăn, phức tạp, có ý nghĩa quyết
định đối với sự tồn tại và phát triển xã hội, suy thoái hay thịnh vượng của một tổ
chức, một quốc gia, thậm chí là toàn cầu. Sự phát triển xã hội dựa vào nhiều yếu tố:
sức lao động, tri thức, nguồn vốn, tài nguyên, năng lực quản lý. Năng lực quản lý sẽ
giữ vai trò quyết định hàng đầu khi kết hợp một cách hiệu quả việc sử dụng sức lao
động với tri thức, cùng với nguồn vốn và tài nguyên thiên nhiên để phát triển xã hội.
Năng lực quản lý là sự tổ chức, điều hành, kết hợp tri thức với việc sử dụng sức lao
động, nguồn vốn và tài nguyên để phát triển xã hội. Quản lý tốt thì xã hội phát triển, lO M oARcPSD| 47669111
ngược lại nếu buông lỏng hay quản lý tồi thì sẽ mở đường cho sự rối loạn, kìm hãm sự phát triển xã hội.
Như vậy, vai trò của quản lý trong xã hội là một vai trò khách quan và tất yếu
dưới dạng này hay dạng khác, diễn ra khi có sự hình thành tổ chức dù quy mô lớn
hay nhỏ, có cấu trúc đơn giản hay phức tạp. Quản lý vừa là sản phẩm hoạt động của
con người vừa là mục đích của con người nhằm đạt được kết quả lao động như mong
muốn. Con người chính là chủ thể tạo ra hoạt động quản lý.
Các Mác đã từng khẳng định: “Một nghệ sĩ chơi đàn thì tự điều khiển mình,
nhưng một dàn nhạc thì cần phải có người chỉ huy (người nhạc trưởng)”.
Trong một tổ chức nhất định vai trò của quản lý hết sức quan trọng bởi những lý do sau đây:
a. Định hướng hoạt động tương lai của tổ chức
Mọi tổ chức đều xây dựng chiến lược phát triển của mình và hướng mọi hoạt
động trong tổ chức đến việc thực hiện chiến lược đó. Trong quá trình quản lý, chủ
thể quản lý sẽ thông qua chức năng lập kế hoạch sẽ xác định mục tiêu hoạt động của
tổ chức cũng như cách thức hoạt động của tổ chức. Việc xác định mục tiêu đúng đắn,
phù hợp sẽ giúp tổ chức vận hành, phát triển đúng hướng và đồng thời ứng phó với
sự bất định của môi trường. Vai trò này của quản lý được thực hiện thông qua chức
năng lập kế hoạch. Tổ chức sẽ xây dựng những chiến lược phát triển và hướng mọi
hoạt động trong tổ chức đến việc thực hiện chiến lược đó.
b. Tổ chức, phân công, phối hợp, điều khiển, hướng dẫn và kiểm tra nỗ lực
của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức để thực hiện kế hoạch và nhiệm vụ nhằm
đạt mục tiêu chung của tổ chức.
Thông qua thực hiện các chức năng quản lý, hoạt động quản lý sẽ chuẩn bị
các điều kiện quản lý cho tổ chức đạt được những mục tiêu đã đề ra từ đầu, hướng
hoạt động của các cá nhân, bộ phận vào thực hiện mục tiêu chung. lO M oARcPSD| 47669111
Vai trò thiết kế của hoạt động quản lý liên quan đến các nội dung như: xây
dựng cơ cấu tổ chức, xác định biên chế, phân công công việc, giao quyền và chuẩn
bị các nguồn lực khác. Những nội dung này là tiền đề và điều kiện đặc đặc biệt quan
trọng đối với hiệu quả của hoạt động quản lý.
Tóm lại, hoạt động quản lý giúp cho các cá nhân trong tổ chức tự giác, nghiêm
chỉnh chấp hành những nhiệm vụ hoạt động của mình, sáng tạo ra những cách thức
giải quyết công việc một cách nhanh chóng kịp thời, kích thích và khơi dậy kỹ năng
sáng tạo của mỗi cá nhân, giúp cho hoạt động của cá nhân và bộ phận ngày càng tốt
hơn thông qua việc phân công lao động và tổ chức lao động hợp lý.
c. Kết hợp hài hòa lợi ích của từng cá nhân và của tập thể trên cơ sở phát huy
nỗ lực cá nhân, tạo môi trường và điều kiện cho sự phát triển của mỗi cá nhân, tôn
trọng mục tiêu cá nhân gắn với mục tiêu của tổ chức.
Trong quá trình quản lý, chủ thể quản lý cần đề ra các phương án để tính toán
hợp lý nhằm cân đối hài hòa lợi ích của các bên, đảm bảo cho tổ chức đạt được lợi
ích chung, và cá nhân đạt được những lợi ích riêng của mình. Quản lý cũng sẽ giúp
hạn chế những xung đột về lợi ích trong tổ chức, hướng mọi người đến thực hiện lợi ích chung.
Quản lý cũng tạo môi trường thuận lợi để các cá nhân, bộ phận phát triển toàn
diện. Hoạt động quản lý sẽ giúp cho cá nhân, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả
những thế mạnh, những đặc điểm nổi bật của mình, đồng thời giữa các cá nhân trong
bộ phận, tổ chức có sự liên kết, phối hợp lẫn nhau từ đó cùng nhau phát triển. Mỗi
cá nhân sẽ có điều kiện phát triển toàn diện về kỹ năng, kiến thức.
Đây chính là vai trò duy trì và thúc đẩy được thể hiện qua chức năng lãnh đạo
của quá trình quản lý. Nhờ đó, hệ thống nguyên tắc quản lý (nội quy, quy chế) mới
có thể bắt buộc chủ thể quản lý và đối tượng quản lý hoạt động trong giới hạn quyền
lực và thẩm quyền của họ. Đây là nhân tố đặc biệt quan trọng góp phần tạo nên kỷ
luật, kỷ cương, tính ổn định, bền vững của một tổ chức. lO M oARcPSD| 47669111
Thông qua hệ thống chính sách về nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực phù hợp
và phong cách quản lý hợp lý, hoạt động quản lý là tác nhân tạo ra động cơ thúc đẩy,
từ đó phát huy năng lực cao nhất của người lao động và tạo điều kiện cho họ có khả năng sáng tạo cao nhất.
d. Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức
Quản lý sẽ đảm bảo cho việc sử dụng các nguồn lực vật chất trong tổ chức
được tiết kiệm và hiệu quả. Trong quá trình quản lý, chủ thể sẽ tính toán các phương
án tối ưu để đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực và tận dụng các nguồn lực trong tổ chức.
e. Đảm bảo sự ổn định và thích ứng cao của tổ chức trong môi trường luôn biến động
Hoạt động quản lý giúp cho tổ chức duy trì được sự ổn định và phát triển lâu
dài. Đảm bảo duy trì và củng cố những kết quả đạt được. Tổ chức luôn tồn tại trong
một môi trường nhiều biến động và thay đổi. Những yếu tố môi trường này sẽ tác
động thường xuyên và liên tục đến hoạt động của tổ chức. Hoạt động quản lý giúp
tổ chức ứng phó với những biến đổi của môi trường. Nhà quản lý dễ đưa ra các kế
hoạch, xây dựng các phương án và có thể điều chỉnh khi môi trường thay đổi.
f. Củng cố địa vị của tổ chức, gia tăng sự đóng góp của tổ chức đối với xã hội.
Thông qua hoạt động quản lý giúp cho tổ chức diễn ra đồng bộ nhịp nhàng,
các mục tiêu đề ra được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng. Từ đó giúp
cho hoạt động của tổ chức ngày một hoàn thiện và tốt hơn, tăng khả năng cạnh tranh trong tổ chức.
Có thể khẳng định rằng quản lý là hoạt động tất yếu trong tổ chức. Nếu không
có hoạt động quản lý thì mọi hành động liên kết, phối hợp sẽ khó thực hiện, thậm
chí còn bất khả thi. Quản lý mang lại nhiều lợi ích không chỉ đối với tổ chức mà còn
đối với bản thân các thành viên trong tổ chức đó.
1.2. Đối tượng của quản lý lO M oARcPSD| 47669111
Về tổng thể, đối tượng của hoạt động quản lý được xác định là “tổ chức”,
trong đó các hoạt động được các thành viên thực hiện. Do vậy “tổ chức” và “con
người” hoạt động trong tổ chức đó là những đối tượng chính của hoạt động quản lý: a. Tổ chức
Tổ chức chính là đối tượng căn bản của quản lý. Nhà quản lý làm việc trong
các tổ chức. Xu hướng tổ chức và hợp tác trong những mối quan hệ tương thuộc là
một đặc điểm bản chất của con người vì như tục ngữ Việt Nam nói "hợp quần gây sức mạnh".
Một tổ chức là sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lại với nhau
để đạt được những mục tiêu cụ thể. Ví dụ: Đảng Cộng sản Việt Nam là một tổ
chức, Trường Đại học Giáo dục - ĐHQGHN là một tổ chức, một đơn vị kinh doanh,
một cơ quan nhà nước là một tổ chức, một đội bóng đá, một câu lạc bộ thể thao… cũng là các tổ chức.
Tổ chức có 5 đặc trưng cơ bản (xem mục 1.1.1.): -
Thứ nhất, một tổ chức đều có một mục đích riêng biệt thông qua cácmục
tiêu của từng cá nhân riêng lẻ và có cấu trúc nhất định. -
Thứ hai, mỗi tổ chức bao gồm nhiều người có ý thức cùng thực hiện
cácmục tiêu chung. Họ có ý thức đầy đủ về vai trò, trách nhiệm của mình, cái được,
cái mất của mình khi tham gia vào tổ chức đó. Họ có ý thức rõ ràng về nhiệm vụ
chung mà mọi người trong tổ chức đều phải hoàn thành. -
Thứ ba, các tổ chức đều có chức năng cung cấp sản phẩm, dịch vụ choxã
hội (khách hàng); dịch vụ, sản phẩm của các tổ chức tùy thuộc vào sứ mệnh, mục
đích tồn tại của tổ chức đó đã được luật pháp cho phép. -
Thứ tư, mọi tổ chức đều là tổ chức mở, thường xuyên tương tác với
môitrường, tiếp nhận các nguồn lực và sản sinh ra nguồn lực cho môi trường, với
mọi tổ chức khác trong và ngoài hệ thống. -
Thứ năm, các tổ chức đều được quản lý.