Chương 3: Phân tích tài liệu công việc - Tài liệu tham khảo | Đại học Hoa Sen

Chương 3: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
V. NỘI DUNG CHÍNH CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢNG TIÊU CHUẨN
5.1. Bản mô tả công việc
Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức khác nhau của doanh
nghiệp nên không có biểu mẫu thống nhất cho mô tả công việc nhưng thường có các nội dung:
1. Nhận diện công việc: tên công việc, mã số công việc, người thực hiện, cán
bộ lãnh đạo, người giám sát và phê duyệt bản mô tả công việc.
2. Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt vì sao cần có chức danh công việc đó
trong công ty. Người thực hiện công việc đó cần đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu gì.
VD: Giám đốc kinh doanh tìm ra cách tổ chức, điều hành công việc để đạt
được 2 mục tiêu: tham mưu cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm với TGĐ
về toàn bộ chính sách, chương trình, hoạt động kinh doanh của công ty; điều
hành hoạt động của bộ phận kinh doanh có hiệu quả
3. Các mối quan hệ trong thực hiện các công việc: là các mối quan hệ của
người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp.
VD: GĐ nhân lực của công ty có quan hệ với Sở lao động nhằm luôn cập nhật
và thực thi các chủ trương chính sách mới của Nhà nước về tất cả các quyền lợi
và nghĩ vụ của tổ chức, của người lao động trong tổ chức
4. Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên ghi rõ từng chức năng,
nhiệm vụ chính và giải thích cụ thể công việc cần thực hiện.
VD: theo chủ trương và kế hoạch của công ty đề ra, trong vài tháng tới sẽ mở
thêm 1 hệ thống kinh doanh, nhiệm vụ của trường phòng nhân sự lúc này là
đưa ra kế hoạch để phòng nhân sự tính toán xem mỗi chi nhánh cần bao nhiêu
nhân sự, số lượng nhân sự của 1 hệ thống là bao nhiêu?
5. Quyền hành của người thực hiện công việc: nên xác định rõ phạm vi
quyền hành trong các quyết định về tài chính và nhân sự
6. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: chỉ rõ
công việc thực hiện cần đạt các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng sản phẩm trong đơn vị thời gian
VD: doanh số bán hàng, chi phí tiêu hao nguyên vật liệu
7. Điều kiện làm việc: ghi rõ những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba,
thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, may rủi trong công việc,..
5.2. Bản tiêu chuẩn công việc
Như ở trên, bảng tiêu chuẩn công việc là những yêu cầu đối với nhân viên thực
hiện công việc. Do các công việc đa dạng nên yêu cầu cũng rất đa dạng nhưng thông thường là:
1. Trình độ văn hóa, chuyên môn, ngoại ngữ, và các kỹ năng liên quan đến công việc
2. Kinh nghiệm công tác 3. Tuổi đời 4. Sức khỏe
5. Hoàn cảnh gia đình
6. Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung
thực, khả năng hòa đồng,..
Để đáp ứng các tiêu chuẩn này, thông qua tuyển chọn hoặc phỏng vấn. Tuy
nhiên, vấn đề sẽ khó khăn hơn chọn để đào tạo trước khi tuyển, do vậy tuyển
chọn nên theo trình tự sau:
1. Dự đoán đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện tốt công việc như: sự khéo
léo, nhạy cảm, thông minh,..
2. Tuyển các ứng viên có tiêu chuẩn tương ứng
3. Thực hiện các chương trình đào tạo
4. Đánh giá năng lực sau đào tạo và tuyển nhân viên tốt nhất
5. Phân tích mối quan hệ giữa đặc điểm yêu cầu đề ra với thực tế thực hiện của
nhân viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về những yêu cầu, tiêu chuẩn đối với
học viên cho các khóa đào tạo sau
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM:
Câu 1: Nội dung nào không có trong bản mô tả công việc? a: Tóm tắt công việc b: Sơ yếu lý lịch c: Điều kiện làm việc d: Nhận diện công việc Chọn câu B
Câu 2: Thông tin điều kiện làm việc thể hiện ở tài liệu nào sau đây? A: bản tóm tắt kỹ năng
B: thông tin chiêu mộ nguồn nhân lực
C: bản tiêu chuẩn thực hiện công việc D: bản mô tả công việc Chọn câu D VI. Kết luận
Phân tích công việc là một công cụ chiến lược không thể thiếu trong quản trị
nguồn nhân lực, cung cấp nền tảng cho hầu hết các hoạt động quản lý nhân sự
như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, và thiết kế công việc. Việc thực
hiện phân tích công việc một cách có hệ thống giúp doanh nghiệp xác định
đúng nhu cầu, tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và tạo ra môi trường làm việc
phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên.
Các doanh nghiệp cần coi việc phân tích công việc là một quá trình liên tục và
phải điều chỉnh thường xuyên để phản ánh đúng sự thay đổi trong yêu cầu của
công việc và môi trường kinh doanh. Chỉ khi có được cái nhìn toàn diện và
chính xác về từng công việc, tổ chức mới có thể xây dựng một hệ thống quản
trị nguồn nhân lực hiệu quả, giúp tối ưu hóa hiệu suất cá nhân và thúc đẩy sự
phát triển bền vững của toàn doanh nghiệp.
Bằng cách áp dụng các phương pháp phân tích công việc một cách linh hoạt,
doanh nghiệp có thể giải quyết những thách thức trong quản lý nhân sự và phát
huy tối đa tiềm năng của đội ngũ nhân viên. Như vậy, phân tích công việc
không chỉ dừng lại ở một công cụ quản lý, mà còn là một yếu tố tạo dựng lợi
thế cạnh tranh lâu dài cho tổ chức trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, cũng
như đảm bảo sự phát triển ổn định của doanh nghiệp trong mọi giai đoạn.