Công tác văn thư & lưu trữ | Học viện Hành chính Quốc gia
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯUTRỮ Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời đọc đón xem!
Môn: Công tác văn thư và lưu trữ 45 tài liệu
Trường: Học viện Hành chính Quốc gia 1 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lOMoARcPSD|50582371
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.............................................................3
1.1. Khái niệm, nội dung, yêu cầu và vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư...........................................................3
1.1. 1. Khái niệm........................................................................................................................................................3
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư:......................................................................................................................3
1.1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư...............................................................................................................3
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư.........................................................................................................................5
a. Nhanh chóng............................................................................................................................................................5
b. Chính xác.................................................................................................................................................................5
c. Bí mật......................................................................................................................................................................7
d. Hiện đại...................................................................................................................................................................7
1.1.5. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong CQ, tổ chức.......................................................7
CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN.....................................................8
2.1. khái niệm và nguyên tắc quản lý & giải quyết văn bản đi, văn bản đến.......................................................8
2.1.1. Khái niệm..........................................................................................................................................................8
2.1.2. nguyên tắc quản lý & giải quyết văn bản đi, văn bản đến.................................................................................8
2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi...............................................................................................................................9
2.3. Tổ chức quản lý & giải quyết văn bản đến......................................................................................................9
2.4. Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư.................................................................................................................10
2.3.1. Lập hồ sơ........................................................................................................................................................11
2.3.1.1. Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ và phân loại hồ sơ.........................................................................................11
a. Khái niệm..............................................................................................................................................................11
b. Phân loại hồ sơ......................................................................................................................................................11
c. Trách nhiệm lập hồ sơ...........................................................................................................................................11
d. Yêu cầu lập hồ sơ..................................................................................................................................................12 e. Việc lập hồ sơ có tác
dụng:....................................................................................................................................132.3.1.3. Trình tự lập
hồ sơ.......................................................................................................................................13 a. Lập danh mục hồ
sơ...............................................................................................................................................13
b. Pp lập hồ sơ...........................................................................................................................................................15
CHƯƠNG 3. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ...........................................................................................................................................................................18
3.1 Khái niệm...........................................................................................................................................................18
3.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ...........................................................................................................................18
3.3. Phân loại hồ sơ..................................................................................................................................................20
3.4. Các loại hình tài liệu lưu trữ...........................................................................................................................20
3.4.1. Tài liệu LT hành chính:...................................................................................................................................20
3.4.2. Tài liệu LT khoa học- kỹ thuật và công nghệ..................................................................................................21
3.4.3. Tài liệu LT nghe- nhìn (Ảnh, phim, ghi âm, ghi hình):..................................................................................21
3.4.4. Tài liệu LT văn học nghệ thuật (Bản thảo các tác phẩm)................................................................................21
3.4.5. Tài liệu LT điện tử:.........................................................................................................................................21
3.5 Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức......................................................................................21
3.5.1. Phục vụ hoạt động quản lý..............................................................................................................................21
3.5.2. Phục vụ nhu cầu chính đáng của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức...........................22
3.5.3. Phục vụ biên soạn lịch sử cơ quan, tổ chức.....................................................................................................22
3.5.4. Phục vụ biên soạn lịch sử cơ quan, tổ chức.....................................................................................................22
3.5.5. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ trên các phương diện CT, kinh tế, văn hóa................................................................23
3.2.1. Phông lưu trữ...................................................................................................................................................24
3.2.2 Phông lưu trữ cơ quan, tổ chức........................................................................................................................24
3,2.3. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan.....................................................................................................25
3.3. Công tác lưu trữ................................................................................................................................................26 1 lOMoARcPSD|50582371
3.3.1. Khái niệm........................................................................................................................................................26
3.3.2. Tính chất của công tác lưu trữ.........................................................................................................................26
3.3.3. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ........................................................................................................................27
3.3.4. Nội dung công tác lưu trữ................................................................................................................................27
3.4. Trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại CQ, tổ chức................................................................29
Chương 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ..........................................................................32
4.1. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ....................................................................................................................32
4.1.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ........................................................................................................................32
4.1.1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa thu thập tài liệu vào lưu trữ..........................................................................32
4.1.1.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan (K4-D2-LLT 2011)...........................................................................32
4.1.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ....................................................................................................................33
4.1.2.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa.......................................................................................................................33
4.1.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.........................................................................................................33
4.1.2.3. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan.......................................................................38
Chương 5: CÔNG CỤ THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ................................................................................39
5.1 Công cụ thống kê tài liệu..................................................................................................................................39
5.1.1. Khái niệm, mục đích.......................................................................................................................................39
5.1.2. Nội dung và phương pháp thống kê lưu trữ....................................................................................................40
Chương 6: CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ............................................................41
6.1. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ......................................................................................................................41
6.1.1. Khái niệm........................................................................................................................................................41
6.1.2. Ý nghĩa, tác dụng.............................................................................................................................................41
6.1.3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT............................................................................................................41
6.1.4. Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chủ yếu trong các kho lưu trữ..........................................................41
Chương 7: BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ....................................................................................................42
7.1. Khái niệm, ý nghĩa, và nội dung........................................................................................................................42
7.1.1. Khái niệm........................................................................................................................................................42
7.1.2. Mục đích, ý nghĩa............................................................................................................................................42
7.1.3. Nội dung công tác bảo quản............................................................................................................................42
7.2. Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ......................................................................................................43
7.3. Các biện pháp kỹ thuật cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ...............................................................................43
7.3.1. Lựa chọn vật mang tin.....................................................................................................................................43
7.3.2. Phòng, chống các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ do điều kiện tự nhiên:.......................................................43
Chương 8. TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ..........................................................45
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
(Tổng số giờ lý thuyết: 04 giờ, thảo luận bài tập: 02)
1.1. Khái niệm, nội dung, yêu cầu và vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1.1. 1. Khái niệm
Theo điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020: Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý
văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bị mật trong công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quả lý, điều hành công việc
của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư:
1.1.2.1 Soạn thảo, ký ban hành
1.1.2.2 Quản lý văn bản.
1.1.2.3 Lập hồ sơ và nộp lưu 1.1.2.4 Quản lý và sử dụng con văn bản
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
dấu, thiết bị lưu khóa bị mật cơ quan
trong công tác văn thư 2 lOMoARcPSD|50582371 - Xác định mục
- Quản lý văn bản đi. (Văn thư CQ) - Lập danh mục - Các loại con dấu.
đích, giớihạn, giải quyết văn
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày hồ sơ - Lập hồ - Bảo quản con dấu các bản (chuyên
Ghi số, ngày /tháng/ năm sơ - Nộp hồ sơ
loạicon dấu của cơquan, tổ chức viên, cán bộ) Trình ký vào lưu trữ cơ
- Sử dụng con dấu đúng - Xđ nội dung
quyđịnh hiện hành của nhà nước và Đăng ký vb quan - Xđ tên loại củacơ quan Chuyển giao vb - Thu thập, xử lý (CQ văn thư) thông tin Lưu vb - Soạn thảo văn
- Quản lý và giải quyết văn bản đến bản
Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại sơ bộ - Soạn & Duyệt
Bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến văn bản Đăng ký vb đến
(chuyên viên, thủ trưởng) Chuyển giao vb đến - Đánh máy (nv (Văn thư)
đánh máy),in ấn, sao chụp
Giải quyết theo dõi (nội dung: thủ trưởng; văn bản
thời gian giải quyết: văn thư), đôn đốc việc giải - Ký , ban hành quyết vb đến văn bản(thủ trưởng)
- Lập hồ sơ (tất cả những người có liên
quanđến công văn giấy tờ) và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (tất cả những người có hồ sơ)
1.1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
1.1.3.1. Vị trí của công tác văn thư
- Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý
- Là nội dung quan trọng trong hoạt động của các cơ quan
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy
tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tinh hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự
kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức
- Mọi người trong cơ quan đều liên quan đến công tác văn thư 1.1.3.2. Ý nghĩa
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý: là nguồn đầu vào, sau khi ban hành, đẻ tra cứu, căn cứ
pháp lý về trách nhiệm chủ trì, giải quyết công việc, tiến độ công việc ntn .
+ Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn
giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tinh hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những
sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày….
+ Trong hoạt động quản lý của các cơ quan từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình kế hoạch công
tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên, giải quyết những công việc cụ thể nói chung đều phải dựa trên các
nguồn thông tin có liên quan
Ví dụ: để soạn thảo một báo cáo tổng hợp công tác năm của cơ quan, và cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử
lý các nguồn thông tin khác nhau
Cho nên công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết . Mà thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của một
cơ quan có thể gồm nhiều hình thức và được cung cấp bởi các nguồn khác nhau như:
• Văn bản quản lý do các cơ quan cấp trên cấp dưới và các cơ quan khác gửi tới
• Đơn thư của cán bộ quần chúng nhân dân gửi tới để khiếu nại tố cáo về trách nhiệm Tiến
• Thông tin được lãnh đạo cán bộ viên chức cơ quan ghi chép tổng hợp qua điều tra khảo sát thực tế hoặc qua các hội nghị chuyên đề, ….
Trong các nguồn thông tin trên, nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý, đào thông tin chủ yếu và
chính xác nhất vậy chúng liên hệ chặt chẽ với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý. Nguồn
thông tin văn bản này để đến được các lãnh đạo cán bộ viên chức đều phải có các câu xử lý của công tác văn thư như soạn thảo,
duyệt, ký văn bản, tiếp nhận văn bản, chuyển giao, giải quyết văn bản, … 3 lOMoARcPSD|50582371
Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác:
Trong hoạt động của các cơ quan văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
Do đó hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan Nói chung từng cán bộ viên chức nói riêng của quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư
+ Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn
thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ vb đi rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý, …. thì sẽ đảm bảo thông tin
văn bản đầy đủ kịp thời và chính sách hoạt động quản lý của cơ quan sau đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất của công tác của cơ quan
+ Ngược lại nếu một trong các câu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt thì ít hiểu sao bị ảnh hưởng tiêu cực
đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan
Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; giảm tỷ lệ quan liêu giấy tờ :
* Giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước
Bí mật của Đảng và nhà nước là những thông tin có nội dung quan trọng mà cơ quan không công bố hoặc chưa công bố
nhưng nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, hoạt động quản lý.
Việc bảo vệ bí mật nhà nước và lý và cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư vì phần lớn các thông tin thuộc luật
Nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan
Ví dụ các công ty và tài nguyên khoáng sản của đất nước đều được phản ánh trong các tài liệu về thăm dò, điều tra khoáng
sản các ngành Địa chất; các thông tin thuộc bí mật Quốc Phòng như: chiến lược phòng thủ của đất nước; kế hoạch chế tạo vũ khí,
…. cũng đều được phản ánh trong tài liệu của các cơ quan hữu quan
Nếu được bảo vệ các tài liệu công văn chứa đựng bí mật Nhà nước được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy
đủ chặt chẽ và được tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư thì sẽ đảm bảo được an toàn tài
liệu góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật Đảng không bị rò rỉ ra ngoài
* Giảm tỷ lệ quan liêu:
+ Tệ nạn quan liêu thường hình thành trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát, tức ban hành văn bản trong
trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức khác về truyền thống thông tin là chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật điện và hiệu quả cao
hơn. Tác phong làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát giấy tờ ngược lại lạm phát Giấy tờ là biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu
Cho nên chừng nào còn Nhà nước, còn sử dụng văn bản làm phương tiện phục vụ cho hoạt động quản lý thì tệ nạn này còn có thể
phải sinh tồn tại và phát triển
Chính vì vậy nếu công tác văn thư lưu trữ được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng chống tệ nạn quan
liêu giấy tờ. Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là chuyển giao văn bản giấy tờ, truyền lại các thông tin về quản lý được cơ quan đến
người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời, soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác phù
hợp với thực tiễn có khả năng thực thi, …
Trong thời đại công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi vào công tác hành chính văn phòng của các cơ quan sẽ được hiện
đại hóa thông qua các mạng internet, các website thông tin về quản lý từ trên xuống, từ dưới lên sẽ được truyền đạt một cách
nhanh chóng, ý kiến nguyện vọng của quá trình nhân dân sẽ được chuyển đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết một cách kịp
thời. Đó chính là yếu tố quan trọng góp phần làm giảm bớt không mất giấy tờ ngăn ngừa và hạn chế tệ nạn quan liêu trong các cơ quan
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân: Nếu trong quá
trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan
thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực 4 lOMoARcPSD|50582371
VD: Quản lý hợp đồng: Khi công ty ABC ký kết một hợp đồng với một đối tác, phòng văn thư sẽ lưu trữ bản sao hợp đồng
này. Điều này đảm bảo rằng công ty có thể tham khảo lại hợp đồng nếu cần thiết trong tương lai. Chứng cứ về hợp đồng bao
gồm cả bản gốc và các bản sao liên quan ví dụ như biên bản đàm phán, phiếu đề xuất và các tài liệu khác liên quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đù hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ: Nguồn bổ sung
chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp
vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu;
đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ
Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không
đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh Lấy VD chứng minh
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư a. Nhanh chóng
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm
giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém
tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan b. Chính xác
* Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản
quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
* Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa
danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi
nhận văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
* Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký
văn bản, chuyển giao văn bản …
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư
VD: Trong hoạt động ban hành văn bản và soạn thảo văn bản QPPL cần đảm bảo: - Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc
của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề
cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan
VD: Trường hợp khẩn cấp, đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh hoặc để giải quyết những vấn đề phát
sinh trong thực tiễn thì có thể ban hành văn bản QPPL theo trình tự, thủ tục rút gọn giúp đáp ứng việc giải quyết các vấn đề phát
sinh, có áp lực về mặt thời gian nếu như không được điều chỉnh, giải quyết kịp thời. 5 lOMoARcPSD|50582371
Khoản 10 Điều 2 Luật Quốc phòng quy định “tình trạng khẩn cấp về quốc phòng là trạng thái xã hội của đất nước khi có
nguy cơ trực tiếp bị xâm lược hoặc đã xảy ra hành vi xâm lược hoặc bạo loạn có vũ trang nhưng chưa đến mức tuyên bố tình trạng
chiến tranh”; - Chính xác: + Về nội dung:
• Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản quy
định của các cơ quan nhà nước cấp trên.
• Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật
Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. + Về hình thức:
• Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ...
• Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.;
• Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
• Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản QPPL phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu
VD: Điều 8, Luật 80/2015/QH13 về ban hành văn bản QPPL: Ngôn ngữ trong văn bản QPPL là tiếng Việc
Trong soạn thảo văn bản cần tuân theo các quy định trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP về quy định về thể thức, kỹ thuật trình
bày của văn bản hành chính: Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman; Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản;
Thay đổi cách đánh số trang văn bản, Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản, Tên loại và trích yếu nội dung văn bản, …. Nếu không
thực hành chính xác về thể thức văn bản thì sẽ ban hành văn bản trái pháp luật
+ Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
• Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn
bản, chuyển giao văn bản...
• Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư - Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì
vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn
cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội
trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào phải luôn luôn thực hiện bảo vệ bí mật nhà nước (BVBMNN) để bảo vệ
những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh,
đối ngoại, kinh tế,… các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức
nói riêng và cho Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung bên cạnh đó, trên không gian mạng, các thế lực thù địch
cũng không ngừng gia tăng các hoạt động chống phá Việt Nam.
Luật Bảo vệ bí mật nhà nước được Quốc hội khóa XIV. một số quy định liên quan đến lập, thẩm định, ban hành danh mục
bí mật nhà nước, thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước, gia hạn thời hạn bảo vệ bí mật nhà nước có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01/01/2019. Tại Điều 5 về các hành vi bị nghiêm cấm, Luật quy định: “Soạn thảo, lưu giữ tài liệu có chứa nội dung bí mật nhà
nước trên máy tính hoặc thiết bị khác đã kết nối hoặc đang kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông, trừ trường
hợp lưu giữ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về cơ yếu (khoản 5); Truyền đưa bí mật nhà nước trên phương tiện thông
tin, viễn thông trái với quy định của pháp luật về cơ yếu (khoản 6)
Các văn bản quy định về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước như: Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước,.. Ngoài ra, còn có 1 số luật, nghị định được ban hành nhằm bảo
vệ bí mật nhà nước trên các công thông tin điện tử như: Luật An ninh mạng 2018, . Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, Chỉ thị số 14/CT-TTg, … - Tính hiện đại: 6 lOMoARcPSD|50582371
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng
hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà
nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng
như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện
đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư
Trong thời đại công nghệ phát triển nhanh như hiện nay, việc
Bên cạnh đó, Chính phủ cũng quyết tâm triển khai xây dựng Chính phủ điện tử, Chính quyền điện tử các cấp. Trong đó,
nhiệm vụ bảo đảm an toàn thông tin được Chính phủ hết sức đề cao. Để thể chế hóa đầy đủ, kịp thời các chủ trương, đường lối của
Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực ban hành văn bản. c. Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì
vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn
cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ quốc hội d. Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng
hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà
nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng
nhưđiều kiện cụ thểcủa mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại,
các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư
1.1.5. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong CQ, tổ chức
CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN
2.1. khái niệm và nguyên tắc quản lý & giải quyết văn bản đi, văn bản đến 2.1.1. Khái niệm -
văn bản đi: Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
saovăn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành -
Văn bản đến: Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
fax,văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức
2.1.2. nguyên tắc quản lý & giải quyết văn bản đi, văn bản đến a. tập trung
Tất cả vàn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thù tục tiếp
nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định cùa pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký
tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nguyên tấc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản
của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. b. Nhanh chóng, kịp thời
Tổ chức quản lý vàn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức
trong các cơ quan, tổ chức. Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ chuyên môn của cán
bộ, công chức, viên chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ
chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan.
Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các nội dung: Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chi các mức 7 lOMoARcPSD|50582371
độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và
“Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi
phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chỏng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ
quan hay ý kicn chỉ đạo của lănh đạo cơ quan. Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ
dẫn đến tình trạng giải quyết công chậm việc, nhỡ việc làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức.
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều
cơ quan, tổ chức. Điều này giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết
văn bản của các cơ quan, tổ chức. c. Chính xác
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi,
đến... không được để sai sót, nhầm lẫn.
Thứ hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản. Nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng,
kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định.
Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân troong cơ quan khi đuợc giao nhiệm vụ giải quyết công việc
phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách. Như vậy,
việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách. Trong trường hợp các cá nhân không dựa vào các quy định mà chi dựa
vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín cùa cơ quan tổ chức, làm mất
lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chủng nhân dân... d. an toàn, bí mật e. đảm bảo quy trình
2.2. Tổ chức quản lý văn bản đi
2.3. Tổ chức quản lý & giải quyết văn bản đến
: Hãy hướng dẫn cách lập sổ đăng ký văn bản đến và ghi các thông tin vào sổ đăng ký văn bản đến. Cho ví dụ minh họa Trả lời
* Lập sổ đăng ký văn bản đến:
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại hồ sơ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau: -
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập 2 sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản(
trừvăn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến; 8 lOMoARcPSD|50582371 -
Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập 3 sổ: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan TW; Sổ đăng
kývăn bản đến của cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến; -
Trên 5000 văn bản đến nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Sổ đăng ký văn bản mậtđến; -
Các cơ quan, tổ chức hàng năm phải tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập Sổ đăng ký đơn, thư riêng.-
Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính
công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo
quy định của pháp luật.
* Ghi các thông tin vào sổ đăng ký văn bản đến: phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
khồn viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Nội dung việc sắp xếp, bảo quản, phục vụ nghiên cứu sửu dụng văn bản lưu
* Quy định về lưu văn bản -
Mỗi văn bản đi lưu 2 bản: + gốc: văn thư
+ Chính: hồ sơ theo dõi giải quyết công việc -
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số thì bản lưu bẳng tiếng việt
thì phải kèmtheo bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số. -
Bản lưu văn bản QPPL và văn bản quan trọng phải được làm bằng giấy tốt,
* Sắp xếp bản lưu: bản lưu là bản gốc lưu lại tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng kýCó 2 cách sắp xếp bản lưu
+ sắp xếp theo số và thời gian ban hành ( số nhỏ, thời gian bành hánh sớm xếp trước, số lớn, thời gian ban hành muộn xếp sau).
+ sắp xếp theo tên loại văn băn (kết hợp với số và thời gian) mỗi tập lưu tương ứng với một tên loại văn bản, trong một tập
văn bản có số nhỏ, ngày tháng ban hành sớm xếp trước,... muộn xếp sau. * Bảo quản bản lưu
- Tập lưu hình thành theo tháng/ quý/ năm
- Tập lưu phải được biên mục và đóng trong bìa hồ sơ
+ đánh số tờ góc trên bên phải mặt trước của văn bản, đánh bằng chữ số Ả Rập, bằng bút chì với tờ to hay tờ nhỏ chỉ đánh 1 số.
+ ghi mục lục văn bản: bảng thống kê nội dung các văn bản có ở trong tập lưu
Hướng dẫn cách ghi: 7 cột
Cột 1: STT là số thứ tự văn bản trong tập lưu
Cột 2: số, ký hiệu văn bản
Cột 3: Ngày, tháng, năm ban hành vb Cột 4: Ghi tác giả vb
Cột 5: Tên loại và trích yếu nội dung vb Cột 6: tờ số vb
Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết khác
+ Chứng từ kết thúc: bản hống kê tổng số trang, tờ, mục lực đăc điểm và trạng thái vật lý của tài liệu vn trong hồ sơ, + Viết bìa tập lưu 9 lOMoARcPSD|50582371
Tiêu đề tập lưu : Tập lưu + văn bản + tác giả+ thời gian
Tập lưu + Tên loại vb+ tác giả + thời ian
* Phục vụ nghiên cứu sử dụng vb lưu -
Vt có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu. Với vb quan trọng và vb mật thì sử dụng bản lưu
phải được sự cho pháp - VT phải lập hồ sơ, sử dụng vb lưu.
2.4. Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư 2.4.1. Khái niêm
Ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư là việc áp dụng các công cụ tin học để soạn thảo văn bán, xây dựng CSDL phục vụ yêu
cầu quản lý, xây dựng văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong các văn bản, tài liệu được nhanh chóng, chính xác; * nâng cao năng
suất, hiệu quả c/tác trong CQ, tổ chức và tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các CQ thống qua mạng thông tin nội bộ
và các mạng thông tin quốc gia.
2.4.2. Nội dung ứng dụng CNTT vào c/tác văn thư
- Ứng dụng CNTT để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bàn;
- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm văn bản đi, đến, nội bộ;
- Ứng dụng CNTT để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tổ; ‘
- Ứng dụng CNTT để chuyển giao văn bản.
2.4.3. Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư
Gửi nhận văn bản; Thư tín điện tử; Quản lý văn bản đi; . Quản lý văn bản đến; • - Quản lý đơn thư khiếu tổ... 2.3.1. Lập hồ sơ
2.3.1.1. Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ và phân loại hồ sơ. a. Khái niệm
* Hồ sơ: Khoản 10 Điều 2-Luật Lưu trữ năm 2011, Khoản 14 điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thê hoặc có đặc điểm chung,
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
VD: giải quyết tranh chấp, bình xét thi đua khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ công chức hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán
bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, ..
* Khái niệm Lập hồ sơ
- Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (Khoản 15 điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP) (Khoản 11 Điều 2 Luật lưu trữ 2011)
- Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theodõi,
giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử. (NĐ 01/2013/NĐ-CP) b. Phân loại hồ sơ
- Hồ sơ nguyên tắc: Khoản 4 Điều 2 Thông tư số 07/2012/TT-BNV quy định: Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản QPPL,
văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách
mà thu thập những văn bản QPPL để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày.
Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý. 10 lOMoARcPSD|50582371
Ví dụ: Tập tài liệu là các văn bản QPPL quy định về chế độ công tác phí cho cán bộ công chức. Tập tài liệu là những văn bản về
chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức nhà nước
- Hồ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên
loại, tác giả... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Hồ sơ về một hội nghị (Hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết,…);
- Họ sự nhân sự: là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, . . .).
Ví dụ: Hồ sơ cán bộ của Công ty Xăng dầu khu vực III đã về hưu: Hồ sơ ông Nguyễn Văn Bình, sinh ngày 05/10/1960. Hồ sơ bà
Dương Thị Chế, sinh ngày 01/01/1949. Hồ sơ đảng viên: Hồ sơ Hoàng Minh Tuân, sinh ngày 20/9/1948, vảo Đảng CSVN ngày 10/5/1974.
c. Trách nhiệm lập hồ sơ.
- Thủ trưởng; Quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan tổ chức Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu họ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Chánh văn phòng/ trưởng phòng hành chính: Tham mưu cho người dùng dầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTcq đối với cọ tổ chức cấp dụng chức thực hiện việc LHS&NHSTL vào lưu trữ
tại có cơ quan tổ chức.
- Trưởng đơn vị: Chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu của đơn vị vào LTCQ
- Cá nhân: Trg quá trình theo dõi, giải quyết cv, cá nhân phải lập IIS về cv và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội
dung TL trong hồ sơ, đảm bảo yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi giao vào LT quan
* Trách nhiệm của Văn thư cơ quan đối với việc lập hồ sơ?
Trả lời: Điều 23 Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn về trách nhiệm của Văn thư cơ quan đối với việc lập hồ sơ như sau:
1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
2. Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên
cơsở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ. 3. Phối hợp với Lưu
trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
* Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan?
Trả lời: Điều 10 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu như sau: 1.
Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. 2.
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 3.
Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ
chức tiêuhủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
d. Yêu cầu lập hồ sơ
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức),
đơn vị hình thành hồ sơ;
Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động c đơn vị gồm nhiều loại: Loại do cơ quan, đơn vị sản loại do cấp trên
gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp giớ quan, Mục đích mỗi loại để chỉ đạo, loại cũng khác nhau: Loại để thi hành, giải quyết
hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đi chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau, cho Những loại không phản ánh
chức năng, nhiệm vụ của cơ qua đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ.
Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau Khi lập hồ sơ cần phải thu 11 lOMoARcPSD|50582371
thập đầy đủ văn bản, tài liệu về vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đ tài liệu phải sắp xếp theo một trình
tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết
thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người.
Khi các văn bản và tài liệu trong hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, nó giúp người đọc hoặc người sử dụng hồ sơ hiểu rõ
hơn về nội dung và mục đích của hồ sơ. Họ có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết và xác định rõ ràng mối quan hệ giữa
các văn bản và tài liệu khác nhau. Ngoài ra, sự liên quan chặt chẽ giữa các văn bản và tài liệu trong hồ sơ cũng giúp đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin
Các vb, tài liệu trong một hồ sơ phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc 1.
Tạo sự rõ ràng và dễ hiểu: Trình tự diễn biến sự việc hoặc giải quyết công việc giúp đảm bảo các thông tin được sắp
xếpmột cách logic và có thứ tự. Điều này giúp tăng tính logic và sự mạch lạc của thông tin trong hồ sơ. Điều này giúp người đọc
dễ dàng theo dõi và hiểu rõ quá trình xử lý công việc. 2.
Truy xuất thông tin nhanh chóng: Khi các văn bản và tài liệu được sắp xếp theo trình tự diễn biến, người sử dụng có
thểdễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết mà không mất nhiều thời gian. 3.
Liên kết thông tin: Khi các văn bản và tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo trình tự, người đọc có thể dễ dàng tìm
hiểuquá trình xảy ra của sự việc hoặc công việc. VD: -
Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn
khaimạc, bảo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình... -
Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ
đãđào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu... Thảo luận
Tại sao khi lập hồ sơ các VB, TL trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ảnh đúng trình tự diễn biến
của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc?
e. Việc lập hồ sơ có tác dụng:
+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việ kịp thời, hiệu quả.
+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, các cơ quan, đơn vị.
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau.
+ Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của CBCC trong quá trình giải quyết công việc.
+ Quản lý đc công việc của cơ quan, đơn vị; quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật.
+ Xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, nghiên cứu khai thác tài liệu.
2.3.1.3. Trình tự lập hồ sơ a. Lập danh mục hồ sơ -
Khái niệm: Khoản 6 Điều 2 Thông tư
số07/2012/TT-BNV quy định: Danh mục hồ sơ là bảng kê
hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu,
đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. -
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan,
tổchức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các
đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ SO. 12 lOMoARcPSD|50582371 -
Danh mục hồ sơ là bản kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức trongmột năm kèm theo số thứ tự, ký hiệu, đơn vị (hoặc người lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ SO.
*Xây dựng danh mục hồ sơ
Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ
Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị
Quy chế làm việc quy chế công tác văn thư - của cơ quan, tổ chức
Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị và cá nhân
Danh mục hồ sơ của những năm trước, bảng THBQ tài liệu, mục lục hồ sơ của cơ quan
- Pp lập danh mục hồ sơ:
+ Đối vơi cán bộ văn thư cơ quan
+ Đối với cán bộ, công chức, viên chức
+ Nội dung xây dựng danh mục hồ sơ
Khoản 3 Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ như sau:
1. Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ -
Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan,
tổchức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập 13 lOMoARcPSD|50582371
hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn
vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ
chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động. -
Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh
vựchoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ. -
Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung
đềmục theo cơ cấu tổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động. -
Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp
với vịtrí và tầm quan trọng của hồ sơ.
2. Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập -
Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập
Danhmục hồ sơ, đặc biệt là chương trình kế hoạch nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị, nhiệm vụ và công
việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị. -
Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong
quátrình theo dõi, giải quyết công việc.
3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
4. Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ -
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. -
Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập. -
Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của
đề mục lớn.Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ
hiểu, dễ nhớ. Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01. b. Pp lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ được hướng dẫn chi tiết từ bước mở hồ sơ đến khi kết thúc hồ sơ tại Điều 14, Điều 15, Điều 16 Thông tư
07/2012/TT-BNV. Cụ thể như sau: 1. Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ
sơ. Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả
trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ).
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu
của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
VD: cán bọ phụ trách công tác đào tạo của CQ khi CQ tổ chức 1 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thì phải thu thậ tất cả tất cả các
văn bản, TL về lơp bồi dưỡng nghiệp vụ để lập hồ sơ (164) 3. Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: -
Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ. 14 lOMoARcPSD|50582371 -
Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có
ghiý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần
thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. -
Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của
vănbản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp
vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện
cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví
dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản QPPL có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...). -
Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ). -
Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần). Nếu hết năm mà công
việcchưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. VD: 166
Trách nhiệm của văn thư cơ quan: -
xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập, xử lý thông tin có liên quan,
soạnthảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; lập hồ sơ và giao nộp hơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan -
hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan,tổ chức theo đúng quy định của Nhà nước
1. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của ai?
Trả lời: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của: Người được giao giải quyết, theo dõi
công việc của cơ quan, tổ chức (Khoản 1 Điều 9)
2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức; người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm gì trong việc lập
hồ sơ, quản lý và giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan?
Trả lời: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan (Khoản 2 Điều 9). 3.
Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan?
Trả lời: Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu được quy định như sau: - Giúp
người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài
liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Điều 10). 4.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan?
Trả lời: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc
kết thúc (trừ tài liệu xây dựng cơ bản) (Điểm a, Khoản 1 Điều 11). 5.
Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như thế nào?
Trả lời: Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan (Khoản 1 Điều 12). 6.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và thủ tục được thực hiện như thếnào?
Trả lời: Trong việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (Khoản 2 Điều 12). 7.
Tài liệu và thủ tục giao nhận tài liệu vào Lưu trữ cơ quan gồm những loại nào?
Trả lời: Tài liệu và thủ tục giao nhận tài liệu vào Lưu trữ cơ quan gồm:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 2 bản;
- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản (Khoản 3 Điều 12). 15 lOMoARcPSD|50582371
CHƯƠNG 3. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 3.1 Khái niệm - Tài liệu:
+ vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim,
ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút
tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác -
Tài liệu lưu trữ (Khoản 3 điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011) giải thích:
+ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động - thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
+ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Thảo luận: Tài liệu là gì? Tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn?
Thế nào là bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp ?
Phân biệt sự khác nhau giữa tài liệu lưu trữ và các nguồn tư liệu khác * Giống nhau: -
Cùng được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Cùng chứa đựng thông tin quá khứ * Khác nhau
3.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ -
Nội dung của tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ, có giá trị về nhiều phương diện, phản ánh trực tiếp hoạt động
của cơ quan, tổ chức và cá nhân. 16 lOMoARcPSD|50582371
Tài liệu lưu trữ chưa đựng những thông tin quá khú, phản ánh thành tựu lao động sáng tạo của Việt Nam qua các thời kì lịch
sử; ghi lại các sự kiện, hiện tượng tự nhiên- xã hội, những biến cố trong lịch sử dân tộc, phản ánh những cống hiến to lớn của các
vị anh hùng dân tộc, của các nhà khoa học trong suốt quá trình hình thành và phát triển.
VD: Ngoài các thể thức theo quy định như:
• Chữ kí của người có thẩm quyền • Dấu của cơ quan
• Địa danh và ngày tháng làm ra, …
-> Văn bản có thể thêm bút phê, các ghi chú, …. Của người có thẩm quyền trong quá tình xử lý. Trong thực tiễn, người ta
gọi chúng là những tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc -
Có tính chính xác cao, thường là bản gốc, bản - chính, chứa đựng thông tin cấp I về TLLT
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính thường được lập ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng là nguồn sử liệu trực
tiếp phản ánh hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói riêng và trên phạm vi cả nước nói chung.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính nên có đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định. Tuy nhiên trong từng trường
hợp không có bản gốc, bản chính thì có thể dung bản sao hợp pháp để thay thế.
Trên thực tế có những tài liệu lưu trữ được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan hoặc quốc gia trong
điều kiện lịch sử đặc biệt thì cần phải có sự xem xét một cách linh động khi xác định giá trị tài liệu của chúng.
Xét về góc độ thông tin, tài liệu lưu trữ là thông tin cấp 1, phản ảnh một cách chính xác, trung thực về các sự kiện,
hiện thượng đã diến ra.
Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các yếu tố thể thức văn bản đảm bảo độ tin cậy, chính xác -
Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng:
Tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của con người. Trong đời sống xã hội loài người, hoạt động của con người
rất đa dạng và phong phủ, con người không thể tách ra khỏi hoạt động chung của xã hội. Vì vậy, hoạt động của con người thường
gắn với các cơ quan, tổ chức, hoặc một nhóm người, cá nhân. Trong đó, hoạt động của con người để lại rất nhiều sản phẩm, trong
đó có các vật liệu khác nhau, vật liệu đó phản ảnh lại các thông tin hoạt động của con người. Các vật liệu phản ánh thông tin trong
đó có: tài liệu điện tử, bản thảo tp văn học, nghệ thuật; sô công tác, nhật kí, tài liệu viết tay và các vật mang tin khác -
Thảo luận: Thế nào là thông tin quá khứ, thông tin cấp 1? Ví dụ chứng minh TLLT có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, có tínhchính xác cao.
Là sản phẩm của quá trình hoạt động, được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Nội dung của tài liệu lưu trữ phản ánh mọi phương diện của đời sống xã hội và chứa đựng nhiều thông tin có giá trị.
Nếu bị hư hỏng, mất mát sợ không thể khôi phục được.
=> vì vậy, tài liệu lưu trữ cần được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu sử dụng theo qui định của pháp luật để tổ chức bảo
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. -
Tài liệu lưu trữ được Nhà nước quản lý tập trung thông nhất: Tài liệu lưu trữ được đăng kí, Nhà nước bảo quản và
tổ chức sử dụng theo quy định thống nhất của Nhà nước
Là sản phẩm của quá trình hoạt động, được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nội dung
của tài liệu lưu trữ phản ánh mọi phương diện của đời sống xã hội và chứa đựng nhiều thông tin có giá trị. Nếu bị hư hỏng, mát mát
sợ không thể khôi phục được.
=> vì vậy, tài liệu lưu trữ cần được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu sử dụng theo qui định của pháp luật để tổ chức bảo
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. 17 lOMoARcPSD|50582371
VD: tài liệu lưu trữ, tùy theo mức độ giá trị của chúng sẽ được bảo quản trong hệ thống các trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu
trữ cấp tỉnh hoặc tại các lưu trữ cấp huyện và cấp xã đều thuộc diện thống kê nhà nước. Nghĩa là chúng được bảo quản trong một
hệ thống lưu trữ thống nhất. Các chế độ nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện thống nhất. Những chế độ đó được qui định bởi một hệ
thống các cơ quan quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương trong toàn quốc.
3.3. Phân loại hồ sơ
Khái niệm: Hồ sơ là 1 tập tài liệu có liên quan đến nhau về 1 vấn đề, 1 sự việc, 1 vấn đề cụ thể hoặc có cùng 1 đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc cá nhân.
Hồ sơ nguyên tắc: là 1 tập VBQPPL và văn bản hướng dẫn liên quan đến 1 lĩnh vực công tác nhất định dùng để làm căn cứ
pháp lý để phục vụ cho việc giải quyết công việc của CQ, TC, cá nhân
+ Mỗi cán bộ, công chức sẽ phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mảng nghiệp vụ công tác của mình
phụ trách mà sẽ nghiên cứu, thu thập những văn bản QPPL nhằm mục đích lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên
cứu giải quyết công việc hàng ngày.
+ Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không cần thiết phải là bản chính, chúng có thể là bản sao, nhưng bắt buộc phải còn hiệu lực pháp lý.
Ví dụ như tập tài liệu là tất cả các văn bản QPPL quy định cụ thể về chế độ công tác phí cho các cán bộ công chức; tập tài liệu là
những văn bản về chế độ nâng lương, nâng ngạch cho các cán bộ, công chức nhà nước.
Hồ sơ công việc: là 1 tập tài liệu có liên quan đến nhau về 1 vấn đề, 1 sự việc hoặc có cùng 1 đặc điểm chung hình
thành trong quá trình theo dõi và giải quyết…. Trong hồ sơ công việc, thông thường sẽ có những tài liệu khởi đầu công việc, cho
đến tài liệu (văn bản ) kết thúc công việc.
Ví dụ như hồ sơ về một hội nghị (hội nghị khoa học,…); hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết tranh chấp,…)
Hồ sơ nhân sự: là 1 tập tài liệu có liên quan đến 1 cá nhân cụ thể. (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, …)
Liên hệ Trường ĐHNVHN: Hồ sơ tuyển sinh Đại học liên thông Chính quy của Trường ĐHNVHN năm 2016
ví dụ như: Hồ sơ đảng viên: Hồ sơ ông Nguyễn Văn A, sinh ngày 01/01/1975, vào Đảng CSVN ngày 10/5/2000
* Phân biệt tài liệu & hồ sơ Tài liệu Hồ sơ Khái
Tài liệu là một phần của một vấn đề nào đó được ghi nhận Hồ sơ chính là tổng hợp lại những tài liệu và hồ sơ cho niệm
bằng văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc điện tử cung cấp biết được những gì đã được thực hiện. thông tin Sửa đổi
Tài liệu có thể được sửa đổi, bổ sung và chỉnh sửa thông Hồ sơ không thể sửa đổi, bổ sung hoặc chỉnh sửa tin
Chứng cứ Tài liệu không đóng vai trò làm bằng chứng
Hồ sơ là vai trò làm bằng chứng
Thời gian Tài liệu có thể được lưu giữ trong khoảng một thời gian Hồ sơ được lưu giữ trong một quãng thời gian dài ngắn nhất định
3.4. Các loại hình tài liệu lưu trữ
Căn cứ vào đặc điểm ghi tin và phương pháp ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ thành:
3.4.1. Tài liệu LT hành chính: -
Khái niệm: là TL phổ biến nhất, được hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và trong phạm vi mỗi
cơquan nói riêng. Nội dung phản ánh những hoạt động về QLNN trên các lĩnh vực: chính trị, vh, kinh tế, … -
Thực tế công tác văn thư & LT hiện nay, tài liệu QL (gồm cả VBQPPL) vẫn được gọi chung là TL hành chính. The
xuthế hiện đại, TLHC được chuẩn xác hóa về nội hàm sẽ khong bao hàm TL QPPL. -
TL truyền thống được hình thành chủ yếu trên vật mang tin = giấy, = các pp đánh máy, in roooneo, máy tính, … sẽ
dần bịthay thế bởi TL hiện đại (TLLT điện tử) -
Vật ghi tin chủ yếu trên giấy (giấy gió, giấy trắng….)
VD: Hiến pháp, luật, nghị định, chỉ thị, quyết định, thông tư...
3.4.2. Tài liệu LT khoa học- kỹ thuật và công nghệ 18 lOMoARcPSD|50582371 -
Khái niệm: Là tài liệu phản ánh những tư tưởng khoa học công nghệ, hoặc sự thực hiện những tư tưởng đó trong
thựctiễn như các hoạt động nghiên cức khoa học, thiết kế xây dựng các chương trình xây dựng cơ bản, địa chất, trắc địa, bản đồ, khí tượng, thuỷ văn… -
Hình thành trong quá trình nghiên cứu và ứng dụng các quy luật tồn tại trong TN, xã hội và tư duy của con người:
nghiêncứu triển khai ứng dụng, nghiên cứu phát triển, ……. -
Thể loại như: TL nghiên cứu KH, Xây dựng cơ bản, Đo, vẽ bản đồ, Khi tượng thủy văn, Ứng dụng CNTT), báo
cáo,thuyest minh, sơ đồ, bình điò, bản đồ, bản vẽ, quy trình, quy phậm, … - Phương thức chế tác: hình vè (chủ yếu) trên các loại giấy vẽ; chữ viêt -
Vật ghi tin có thể trên giấy, trên băng từ, điện tử.
VD: bản vẽ, bản thiết ké, bản tính toán, luận chứng kinh tế kĩ thuật, tài liệu hạch toán…
3.4.3. Tài liệu LT nghe- nhìn (Ảnh, phim, ghi âm, ghi hình): -
Khái niệm: Là tài liệu hình ảnh, âm thanh đc ghi trên ảnh hoặc phi điện ảnh, băng ghi âm, ghi hình…
VD: giấy ảnh, băng đĩa, thước phim,... -
Đặc điểm: trực tiếp nghe, nhìn thấy hình ảnh. Đó là các âm bản và dương bản của những cuộn phim điện ảnh, bức
ảnh,băng ghi âm, ghi hình, .. -
Phần lớn hình thành ở các CQ kinh tế, quân sự, ngoại giao, truyền hình, các nhiếp ảnh giá, nhạc sĩ, các cơ sở sản xuấtphim , …. -
Vật ghi tin: giấy ảnh, băng đĩa.
3.4.4. Tài liệu LT văn học nghệ thuật (Bản thảo các tác phẩm) -
Khái niệm: là TL ghi lại quy tình kết quả lao động sáng taoh trong các lĩnh vực vh, nghệ thuật như: kịch tuồng chèo
nhạcvăn thơ ca họa, …. -
TL này thường bao gồm: bản thảo của các tp vh-nghệ thuật; những TL có giá tị về vh-nghệ thuật- Được hình thành
trong quá trình hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, các nhà hoạt động nghệ thuật.
3.4.5. Tài liệu LT điện tử: -
Khái niệm: Là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp-dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức,cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. -
Văn bản điện tử chỉ trowrt hành TL lưu trữ điện tử khi nó cuộc sống giá trị lưu trữ
đảm bảo độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin đứa đựng trong TLĐT từ khi được khởi tạo lần dầu (dạng 1
thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh) + Thông tin chứ trong TLĐT có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh - Vật liệu ghi tin: băng từ…
VD: đĩa CD, DVD, băng kĩ thuật số… - Các dạng TLĐT:
TLĐT hình thành trong quá trình hoạt động của CQ, tổ chức (TL phải được lập hồ sơ, lựa chọn, bảo quản theo nghiệp vụ và kỹ thuật CN thông tin
TLĐT hình thành từ số hó TLLT trên các vật mang tin khác (TLĐT
3.5 Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức
3.5.1. Phục vụ hoạt động quản lý
TLLT là nguồn thông tin không thể thiếu trong hoạt động quản lý.
Cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý thường xuyên phải khai thác và sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo
trong tài liệu lưu trữ để quy hoạch các chương trình ngắn hạn, dài hạn; ban hành các quy chế, quy định, các quyết định quản lý
về tổ chức, nhân sự, tài chính...
TLLT giúp các nhà quản lý rút ra các bài học kinh nghiệm để triển khai các chương trình đã đề ra; 19 lOMoARcPSD|50582371
TLLT là bằng chứng, là căn cứ trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động.
3.5.2. Phục vụ nhu cầu chính đáng của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức -
Cung cấp nguồn tài liệu để cán bộ công chức, viên chức nghiên cứu vấn đề trọn vẹn, khoa học phục vụ hoạt động
chuyênmôn trong từng vị trí việc làm... -
Cung cấp các tài liệu để giải quyết các chế độ chính sách đối với công dân.
VD:. Hồ sơ nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình công tác, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và
các thông tin khác liên quan đến việc làm và quyền lợi của nhân viên. -
Cung cấp nguồn tài liệu để hoàn thành các công trình nghiên cứu khoa học, luận án tốt nghiệp, phục vụ hoạt động
chuyênmôn từng vị trí việc làm... -
Cấp chứng nhận về tiểu sử cá nhân, tình trạng tài sản, đất đai, hôn nhân... Trao đổi: Lấy ví dụ làm rõ
3.5.3. Phục vụ biên soạn lịch sử cơ quan, tổ chức
Tham khảo trong quá trình nghiên cứu khoa học (kế thừa và phát huy kết quả nghiên cứu của người đi trước).
*Cơ sở cho các công trình khoa học, các phát minh sáng chế
Làm căn cứ khoa học để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên - đất nước, vùng kinh tế trọng điểm. -
Là nguồn thông tin đáng tin cậy để công chức, viên chức, nhân viên tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình
hoạtđộng và phát triển. -
Trong y tế, hồ sơ bệnh án được viên chức sử dụng để nghiên cứu diễn biến và biểu hiện của các loại bệnh để đề ra
cácbiện pháp phòng ngừa, điều trị. -
Sử dụng TLLT để công chức, viên chức, nhân viên điều tra, tìm kiếm tài nguyên thiên nhiên, làm cơ sở cho việc
quyhoạch phát triển kinh tế trong từng vùng và toàn quốc, địa phương, -
Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu đầy nhanh tiến độ thiết kế, thi công các công trình xây dụng cơ bản (nhà
ga,công trình thủy lợi, nhà ở ...), đồng thời để quản lý và sửa chữa các công trình . -
Phục vụ quy hoạch giao thông, là căn cứ đề chính quyền giải quyết đền bù thỏa đáng và chính xác -
Tài liệu lưu trữ được nghiên cứu sử dụng để rút kinh nghiệm về quản lý kinh tế, rút kinh nghiệm trong quá trình lao
độngsản xuất của các ngành, các cơ quan, các doanh nghiệp.
3.5.4. Phục vụ biên soạn lịch sử cơ quan, tổ chức -
Quá trình hình thành và hoạt động của cơ quan tổ chức thể hiện thông qua tài liệu lưu trữ. (Quyết định thành lập, quy
môhoạt động, lĩnh vực hoạt động....) -
Tái hiện lại lịch sử xác minh tính chân thức của sự kiên, nhân vật,3.5.5. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ trên các phương diện
CT, kinh tế, văn hóa a. Về chính trị: -
Tài liệu lưu trữ hình thành và được các giai cấp nắm quyền sử dụng làm công cụ bảo vệ quyền lợi giai cấp của mình
và chống lại giai cấp đối địch. -
Dưới chế độ thực dân, đế quốc chúng đã sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho chính sách bóc lột nhân dân; đàn áp
phong trào cách mạng và vơ vét tài nguyên thiên nhiên của các nước thuộc địa. -
Các nước trên thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của mình và đấu tranh
chống lại các âm mưu xâm lược của ngoại bang. -
Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng tài liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần tội ác giai cấp tư sản,
thức tỉnh nhân dân lao động. -
Làm bằng chứng tố cáo âm mưu thủ đoạn của kẻ thù, tố cáo tội ác chiến tranh của Pháp Mĩ. Ngày nay, Đảng và nhà
nước ta đã, đang và sẽ sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước; làm bằng chứng để bảo vệc chủ quyền 20
Tài liệu liên quan:
-
Đề cương chi tiết học phần nhập môn: Quản trị văn phòng | Học viện Hành chính Quốc gia
273 137 -
Mẫu quyết định điều động cán bộ số 1 | Học viện Hành chính Quốc gia
224 112 -
Đề cương trắc nghiệm Modul 3 xử lý văn bản | Học viện Hành chính Quốc gia
194 97 -
Bài kiểm tra điều kiện công tác lưu trữ | Học viện Hành chính Quốc gia
322 161 -
Phiếu đánh giá kết quả rèn luyện của sinh viên | Học viện Hành chính Quốc gia
373 187