Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động -  xã hội

Bài tập tình huống Kiểm Soát Nội Bộ theo chu trình
Tình huống 1: Kiểm toán viên A được giao phụ trách kiểm toán khoản mục tài sản cố định và xây dựng
cơ bản dở dang cho công ty Bình An, một công ty niêm yết – sản xuất và kinh doanh mặt hàng nước giải
khát. Khi tìm hiểu kiểm soát nội bộ về mua tài sản cố định, A được biết công ty dù có nhu cầu mua tài
sản nhiều trong năm nhưng lại không lập kế hoạch hay dự toán mua tài sản cố định. Theo chính sách
chung được ban hành, các cá nhân (hay phòng ban) có nhu cầu đến cuối mỗi quý làm đơn đề nghị mua
tài sản gửi cho Giám đốc điều hành xem xét, cân đối ngân sách rồi quyết định mua. Tài sản cố định mua
về, được giao trực tiếp cho cá nhân/bộ phận có nhu cầu, công ty không lập biên bản giao nhận tài sản cố
định. Cuối năm, đơn vị kiểm soát bằng cách đối chiếu số liệu của biên bản kiểm kê và số liệu theo dõi
trên sổ chi tiết tài sản cố định, A phát hiện có một số tài sản cố định có trên sổ sách nhưng không có trên biên bản kiểm kê. Yêu cầu:
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Bình An và hậu quả
từ sự yếu kém này. (3 điểm)
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên. (2 điểm)
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ:
1. Quá trình mua sắm tài sản cố định:
• Yếu kém: Thiếu kế hoạch và dự toán mua sắm tài sản cố định. • Hậu quả:
o Dẫn đến việc mua sắm tài sản không hiệu quả, lãng phí nguồn vốn.
o Khó khăn trong việc kiểm soát ngân sách và theo dõi tiến độ mua sắm.
o Tăng nguy cơ mua sắm tài sản không phù hợp với nhu cầu thực tế.
2. Quản lý tài sản cố định: • Yếu kém:
o Không lập biên bản giao nhận tài sản cố định khi bàn giao cho cá nhân/bộ phận sử dụng.
o Kiểm kê tài sản cố định cuối năm chỉ đối chiếu số liệu trên sổ sách mà không thực tế kiểm tra
o Tồn tại tài sản cố định trên sổ sách nhưng không có thực tế. • Hậu quả:
o Khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát tài sản cố định.
o Tăng nguy cơ thất thoát, hư hỏng tài sản.
o Gây sai sót trong sổ sách kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém:
1. Quá trình mua sắm tài sản cố định:
• Lập kế hoạch và dự toán mua sắm tài sản cố định:
o Xác định nhu cầu mua sắm tài sản dựa trên chiến lược kinh doanh của công ty.
o Dự toán kinh phí mua sắm cho từng loại tài sản.
o Trình kế hoạch và dự toán lên ban lãnh đạo công ty phê duyệt.
• Thực hiện mua sắm theo kế hoạch và dự toán đã được phê duyệt:
o Có quy trình lựa chọn nhà cung cấp, so sánh giá cả và chất lượng.
o Lập hồ sơ mua sắm đầy đủ theo quy định.
o Thanh toán sau khi đã nghiệm thu tài sản đầy đủ.
2. Quản lý tài sản cố định:
• Lập biên bản giao nhận tài sản cố định khi bàn giao cho cá nhân/bộ phận sử dụng:
o Ghi rõ thông tin về tài sản, tình trạng tài sản, giá trị tài sản.
o Có chữ ký của người giao nhận tài sản.
• Thực hiện kiểm kê tài sản cố định định kỳ:
o Kiểm tra thực tế số lượng, tình trạng tài sản.
o Đối chiếu số liệu kiểm kê với sổ sách kế toán.
o Lập báo cáo kết quả kiểm kê và xử lý các sai lệch.
Tình huống 2: Kiểm toán viên B được giao phụ trách kiểm toán “khoản mục doanh thu” cho công ty
Thanh Bình, một công ty niêm yết – sản xuất và kinh doanh mặt hàng điện tử gia dụng. Khi tìm hiểu
kiểm soát nội bộ về doanh thu, B được biết công ty không thực hiện xét duyệt các đơn hàng thanh toán
theo phương thức trả chậm (mua chịu). Theo chính sách bán hàng chung, người phụ trách đơn hàng tự
xem xét khả năng thanh toán của người mua và quyết định có bán hay không. Thủ tục này giúp quy trình
bán hàng diễn ra nhanh chóng và bán được nhiều hàng hơn. Việc bán hàng, theo dõi đơn hàng, thu tiền
bán hàng và xoá nợ phải thu khó đòi cũng do nhân viên bán hàng phụ trách vì công ty cho rằng nhân viên
bán hàng là người hiểu rõ nhất về khách hàng do chính mình theo dõi. Qua kiểm tra sổ sách và tổng hợp
nợ phải thu khó đòi (nợ xấu) của đơn vị chiếm tỷ trọng lớn. Chi phí quản lý cho việc xoá các khoản nợ quá hạn cũng rất cao. Yêu cầu:
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Bình và hậu
quả từ sự yếu kém này. (3 điểm)
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên. (2 điểm)
a. Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ:
1. Quy trình xét duyệt đơn hàng thanh toán theo phương thức trả chậm:
• Yếu kém: Không thực hiện xét duyệt các đơn hàng thanh toán theo phương thức trả chậm. • Hậu quả:
o Tăng nguy cơ bán hàng cho khách hàng có khả năng thanh toán thấp, dẫn đến nợ khó đòi.
o Mất kiểm soát đối với việc thu hồi nợ, ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty.
o Gây thất thoát doanh thu do không thu hồi được nợ.
2. Việc quản lý nợ phải thu: • Yếu kém:
o Nhân viên bán hàng tự theo dõi và thu hồi nợ.
o Không có quy trình quản lý nợ phải thu chặt chẽ.
o Chi phí quản lý nợ xấu cao. • Hậu quả:
o Khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tình trạng nợ phải thu.
o Tăng nguy cơ thất thoát, lãng phí do nợ quá hạn.
o Gây sai sót trong sổ sách kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
b. Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém:
1. Quy trình xét duyệt đơn hàng thanh toán theo phương thức trả chậm:
• Lập quy trình xét duyệt đơn hàng thanh toán theo phương thức trả chậm:
o Xác định các tiêu chí đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng.
o Thành lập ban xét duyệt đơn hàng bao gồm bộ phận bán hàng, tài chính và kế toán.
o Quyết định bán hàng dựa trên kết quả xét duyệt của bạn.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình xét duyệt đơn hàng:
o Phân tích tỷ lệ nợ xấu và chi phí quản lý nợ xấu.
o Điều chỉnh quy trình xét duyệt đơn hàng khi cần thiết.
2. Việc quản lý nợ phải thu:
• Lập quy trình quản lý nợ phải thu chặt chẽ:
o Phân công nhiệm vụ quản lý nợ phải thu cho từng bộ phận.
o Xác định thời hạn thanh toán cho từng khoản nợ.
o Theo dõi và giám sát tình trạng nợ phải thu định kỳ.
o Áp dụng các biện pháp thu hồi nợ kịp thời.
• Đào tạo nghiệp vụ quản lý nợ phải thu cho nhân viên:
o Nâng cao kiến thức về quản lý nợ phải thu cho nhân viên.
o Hướng dẫn nhân viên cách thức thu hồi nợ hiệu quả. Ngoài ra, công ty cần:
• Nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát nội bộ.
• Xây dựng và áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với quy mô và hoạt động của công ty.
Việc thực hiện các biện pháp trên sẽ giúp công ty Thanh Bình cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm
thiểu rủi ro nợ xấu và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tình huống 3: Kiểm toán viên C được giao phụ trách kiểm toán “khoản mục nợ phải trả” cho công ty
Thanh Thanh, một công ty niêm yết – sản xuất và kinh doanh mặt hàng quần áo may sẵn. Khi tìm hiểu
kiểm soát nội bộ về mua hàng, C được biết công ty không thực hiện xét duyệt thanh toán độc lập cho các
đơn hàng mà chỉ cần nhân viên mua hàng ký nháy lên hồ sơ thanh toán là được. Theo chính sách mua
hàng – thanh toán, người phụ trách mua hàng sau khi nhận được hàng, tự làm hồ sơ đầy đủ các chứng từ
(bao gồm đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng, biên bản giao hàng cho nhà vận chuyển) thì tự mình nộp hồ
sơ cho bộ phận thanh toán. Các hồ sơ được kiểm tra là đầy đủ thì được làm uỷ nhiệm chi. Sau khi thanh
toán, chứng từ không được đóng dấu đã thanh toán. Thủ tục đơn giản này giúp quy trình thanh toán diễn
ra nhanh chóng và nhà cung cấp nhận được tiền rất sớm. Qua kiểm tra sổ sách và tổng hợp nợ phải trả
đơn vị phát hiện có vài đơn hàng được thanh toán nhiều lần, có trường hợp đơn vị thanh toán rất lâu mà
chưa nhận được hàng từ nhà cung cấp, sau đó phải huỷ đơn hàng và mất thời gian đi đòi lại số tiền đã thanh toán. Yêu cầu:
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Thanh và
hậu quả từ sự yếu kém này. (3 điểm)
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên. (2 điểm)
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ:
1. Quy trình thanh toán cho các đơn hàng mua:
• Yếu kém: Không thực hiện xét duyệt thanh toán độc lập cho các đơn hàng. • Hậu quả:
o Tăng nguy cơ thanh toán sai, thanh toán cho các đơn hàng không hợp lệ.
o Mất kiểm soát đối với việc thanh toán, ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty.
o Gây thất thoát tài sản do thanh toán cho các nhà cung cấp không uy tín.
2. Quản lý chứng từ thanh toán: • Yếu kém:
o Chứng từ thanh toán không được đóng dấu đã thanh toán.
o Không có quy trình quản lý chứng từ thanh toán chặt chẽ. • Hậu quả:
o Khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tình trạng thanh toán.
o Tăng nguy cơ thất thoát, lãng phí do thanh toán trùng lặp.
o Gây sai sót trong sổ sách kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém:
1. Quy trình thanh toán cho các đơn hàng mua:
• Lập quy trình xét duyệt thanh toán độc lập cho các đơn hàng:
o Phân công nhiệm vụ thanh toán cho từng bộ phận.
o Yêu cầu có đủ chứng từ hợp lệ cho mỗi khoản thanh toán.
o Thực hiện đối chiếu chứng từ thanh toán với các hồ sơ mua hàng.
o Có chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt thanh toán.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình thanh toán:
o Phân tích tỷ lệ sai sót trong thanh toán.
o Điều chỉnh quy trình thanh toán khi cần thiết.
2. Quản lý chứng từ thanh toán:
• Lập quy trình quản lý chứng từ thanh toán chặt chẽ:
o Quy định rõ ràng về việc lưu trữ, bảo quản chứng từ thanh toán.
o Sử dụng dấu đã thanh toán để đóng trên các chứng từ thanh toán.
o Theo dõi và giám sát việc sử dụng chứng từ thanh toán định kỳ.
• Đào tạo nghiệp vụ quản lý chứng từ thanh toán cho nhân viên:
o Nâng cao kiến thức về quản lý chứng từ thanh toán cho nhân viên.
o Hướng dẫn nhân viên cách thức sử dụng chứng từ thanh toán đúng quy định. Ngoài ra, công ty cần:
• Nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát nội bộ.
• Xây dựng và áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với quy mô và hoạt động của công ty.
Việc thực hiện các biện pháp trên sẽ giúp công ty Thanh Thanh cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm
thiểu rủi ro thanh toán sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tình huống 4: Kiểm toán viên D được giao phụ trách kiểm toán “khoản mục nợ phải trả” cho công ty
Thanh Sang, một công ty niêm yết – sản xuất và kinh doanh mặt hàng giày dép thời trang. Khi tìm hiểu
kiểm soát nội bộ về mua hàng, D được biết công ty có thực hiện xét mua nguyên vật liệu từ các nhà cung
cấp. Theo chính sách mua hàng, người phụ trách mua hàng sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua nguyên
vật liệu từ bộ phận quản lý nguyên vật liệu sẽ làm đề nghị mua hàng. Trưởng bộ phận sẽ thực hiện việc
khảo giá qua email hoặc điện thoại đối với một số nhà cung cấp theo mối quan hệ trong ngành của ông.
Sau khi khảo giá, trưởng bộ phận tự chọn nhà cung cấp theo xét đoán của ông. Thủ tục đặt hàng, nhận
hàng, kiểm tra sản phẩm được nhân viên cấp dưới của Trưởng bộ phận mua hàng thực hiện. Hàng đưa về
do kế toán kho kiêm thủ kho nhập kho và bảo quản. Qua kiểm tra giá trị sổ sách, kiểm kê và đánh giá lại
giá trị hàng tồn kho cuối năm, kiểm toán viên nội bộ nhận thấy có một số nguyên vật liệu có giá cao hơn
giá đang giao dịch trên thị trường và đề nghị bộ phận kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Yêu cầu:
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Sang và hậu
quả từ sự yếu kém này. (3 điểm)
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên. (2 điểm)
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ:
1. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp: • Yếu kém:
o Việc lựa chọn nhà cung cấp phụ thuộc vào quyết định của trưởng bộ phận mua hàng.
o Không có quy trình lựa chọn nhà cung cấp cạnh tranh, minh bạch. • Hậu quả:
o Tăng nguy cơ mua nguyên vật liệu với giá cao hơn giá thị trường.
o Mất kiểm soát đối với việc mua hàng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
o Gây thất thoát tài sản do mua hàng từ các nhà cung cấp không uy tín.
2. Quản lý giá trị hàng tồn kho: • Yếu kém:
o Không có quy trình đánh giá giá trị hàng tồn kho định kỳ.
o Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu chỉ thực hiện khi có đề nghị của kiểm toán viên nội bộ. • Hậu quả:
o Giá trị hàng tồn kho trên sổ sách có thể cao hơn giá trị thực tế.
o Ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.
o Gây thiệt hại cho công ty do giá trị hàng tồn kho bị giảm sút.
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém:
1. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp:
• Lập quy trình lựa chọn nhà cung cấp cạnh tranh, minh bạch:
o Xác định các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp.
o Thành lập ban lựa chọn nhà cung cấp bao gồm đại diện từ các bộ phận liên quan.
o Quyết định lựa chọn nhà cung cấp dựa trên kết quả đánh giá của ban lựa chọn.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình lựa chọn nhà cung cấp:
o Phân tích giá mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp.
o Điều chỉnh quy trình lựa chọn nhà cung cấp khi cần thiết.
2. Quản lý giá trị hàng tồn kho:
• Lập quy trình đánh giá giá trị hàng tồn kho định kỳ:
o Xác định phương pháp đánh giá giá trị hàng tồn kho.
o Thực hiện đánh giá giá trị hàng tồn kho định kỳ.
o Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu khi cần thiết.
• Nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên về tầm quan trọng của việc quản lý giá trị hàng tồn kho:
o Đào tạo nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho cho nhân viên.
o Hướng dẫn nhân viên cách thức đánh giá giá trị hàng tồn kho đúng quy định. Ngoài ra, công ty cần:
• Nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát nội bộ.
• Xây dựng và áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với quy mô và hoạt động của công ty.
Việc thực hiện các biện pháp trên sẽ giúp công ty Thanh Sang cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, giảm
thiểu rủi ro mua hàng với giá cao và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Lưu ý:
• Việc kiểm toán viên D cần thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán khác để đánh giá tính hợp lý và
chính xác của khoản mục nợ phải trả.
• D cần lưu ý đến các yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán và áp dụng các thủ tục kiểm toán phù hợp.