Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động -  xã hội

Bài 4
Khiếm khuyết Nguy cơ giả Rủi ro sai sót Kiêm nhiệm Thiếu trách
mạo thông tin trong tính giữa kế toán nhiệm của
nhân viên:Chỉ toán:Cô An lương và kế người có ủy cô An mới có dựa trên bảng toán lập séc quyền: Không
quyền truy cập chấm công để chi trả tiền rà soát lại bảng để sửa chữa, tính lương cho lương: cô An chấm công và điều chỉnh nhân viên, tuy
vừa tính lương số giờ làm việc thông tin hay
nhiên không có vừa lập séc để thực của nhân xóa tên các bộ phận nào chi trả lương viên. nhân viên
đối chiếu giữa cho nhân viên.
không còn làm bảng chấm việc trên phần công và bảng mềm máy tính lương. Sai phạm có Thanh toán Trong quá Tham nhũng Bên bộ phận thể xảy ra
tiền lương cho trình tính hoặc gian lận sử dụng nhân nhân viên lương , có thể
nội bộ, kế toán lực có thể lợi không tồn tại, xảy ra sai sót tiền lương (cô dụng sự thiếu công ty tốn
khi cô An nhập An) có thể trách nhiệm để thêm chi phí số liệu theo
chiếm đoạt tiền tăng lượng giờ về lương cho bảng chấm lương của làm việc của nhân viên công của các nhân lực nhân viên để không đúng bộ phận không có thật gian lận tiền với thực tế. chuyển đến. công.
Thủ tục kiểm - Tách biệt
Kế toán trưởng Đối với kế Cần rà soát và soát đề xuất nhiệm vụ của
Hiền phải nắm toán tiền lương báo cáo, đối kế toán tiền được tổng số chỉ chịu trách chiếu giữa lương và công của các nhiệm lập và bảng tính nhiệm vụ của phòng ban. trình bày bảng lương với sổ
phòng nhân sự. Kiểm tra và lương của cái, xem xét sự -Việc truy cập
đối chiếu tổng nhân công. chênh lệch, sai để sửa chữa, lương với tổng sót điều chỉnh số công để thông tin hay tránh xảy ra sai xóa tên các sót nhân viên không còn làm việc phải do bộ phận nhân sự đảm nhận. Bài 8
1. Xác định các yếu kém trong thông tin và truyền thông của hệ thống kiểm soát
nội bộ trong tình huống trên. ● Quản lý kho:
- Thủ kho chỉ lập phiếu nhập kho nhưng chậm trễ trong việc gửi thông tin đến kế
toán (mất 3-5 ngày). Điều này có thể gây ảnh hưởng đến việc cập nhật số liệu tồn kho chính xác.
- Một số phiếu nhập kho bị thất lạc hoặc không ghi đủ thông tin chi tiết, dẫn đến
sai lệch trong báo cáo tồn kho.
● Bộ phận bán hàng:
- Không cập nhật kịp thời tình trạng tồn kho, dẫn đến việc nhận đơn hàng nhưng
sau đó không thể giao hàng do thiếu hàng. Điều này gây mất uy tín với khách hàng.
- Thông tin về các đơn đặt hàng không được thông báo ngay đến kho, gây chậm
trễ trong việc xử lý đơn hàng.
● Bộ phận kế toán:
- Kế toán không nhận được hoặc nhận thông tin nhập kho chậm trễ, làm ảnh
hưởng đến việc hạch toán hàng tồn kho và kiểm soát tài chính.
- Báo cáo tài chính bị ảnh hưởng do dữ liệu từ kho không được cập nhật kịp thời.
2. Phân tích rủi ro mà các yếu kém này có thể gây ra.
Rủi ro thất thoát hàng hóa: Nếu phiếu nhập kho bị thất lạc hoặc thông tin nhập kho
không đầy đủ, có thể dẫn đến gian lận hoặc sai sót trong kiểm kê kho.
Rủi ro mất doanh thu: Bộ phận bán hàng không cập nhật kịp thời tồn kho có thể dẫn
đến nhận đơn hàng khi không còn hàng, gây mất uy tín với khách hàng và làm giảm doanh thu.
Rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính: Nếu kế toán không có dữ liệu kịp thời, báo
cáo tài chính có thể không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.
Rủi ro quản lý kém hiệu quả: Việc truyền thông giữa các bộ phận không chặt chẽ có
thể gây ra sự phối hợp kém, làm giảm hiệu suất vận hành.
3. Đề xuất các biện pháp cải thiện để nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ
● Cải thiện quy trình truyền thông:
- Thủ kho phải gửi phiếu nhập kho ngay trong ngày hoặc trong vòng 24 giờ sau khi nhận hàng.
- Sử dụng hệ thống quản lý kho tự động (ERP hoặc phần mềm quản lý kho) để
cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
- Bộ phận bán hàng cần có quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho để tránh nhận đơn hàng khi không đủ hàng.
● Cải thiện quy trình bán hàng:
- Liên kết hệ thống bán hàng với hệ thống quản lý kho để có thể kiểm tra tồn kho
trước khi xác nhận đơn hàng.
- Thường xuyên kiểm tra và cập nhật dữ liệu tồn kho để đảm bảo độ chính xác.
● Cải thiện quy trình kế toán:
- Thủ kho và kế toán nên có cơ chế đối chiếu dữ liệu định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tuần).
- Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của việc cập nhật dữ liệu kịp thời và chính xác. Bài 10
1. Xác định các yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là chức năng
giám sát tại Công ty ABC
● Không có bộ phận kiểm toán nội bộ:
- Công ty không có đơn vị độc lập để giám sát và đánh giá các hoạt động kiểm soát nội bộ.
- Không có nhân sự chuyên trách để kiểm tra, đánh giá tính minh bạch của các quy trình nội bộ.
● Kiểm kê và quản lý kho kém hiệu quả:
- Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chưa được thực hiện đầy đủ và định kỳ.
- Một số hàng tồn kho bị thiếu chứng từ hoặc sai sót trong ghi chép, dẫn đến khó khăn trong kiểm soát.
- Xu hướng sai sót trong báo cáo về tồn kho không được phát hiện kịp thời, gây
ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng.
● Quản lý phát sinh chi phí chưa chặt chẽ:
- Không có sự giám sát rõ ràng về tình trạng sử dụng tài sản và công cụ dụng cụ.
- Một số chi phí bị ghi nhận sai hoặc không có chứng từ rõ ràng, dễ dẫn đến gian lận hoặc lãng phí.
● Báo cáo tài chính sai sót do dữ liệu không chính xác:
- Việc chậm trễ trong việc cập nhật số liệu kế toán khiến báo cáo tài chính không
phản ánh đúng thực trạng.
- Sai sót trong báo cáo có thể ảnh hưởng đến các quyết định quản trị của công ty.
2. Phân tích rủi ro mà các yếu kém này có thể gây ra
Rủi ro gian lận và thất thoát tài sản: Do không có kiểm toán nội bộ, công ty dễ bị
thất thoát hàng hóa, tài sản và tài chính.
Rủi ro sai lệch trong báo cáo tài chính: Sai sót trong quản lý kho và kế toán có thể
khiến báo cáo tài chính không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.
Rủi ro hoạt động kinh doanh không hiệu quả: Việc kiểm kê không chặt chẽ dẫn
đến tình trạng đặt hàng không phù hợp, gây lãng phí hoặc thiếu hàng.
Rủi ro tuân thủ pháp luật: Báo cáo tài chính không chính xác có thể khiến công ty
gặp vấn đề khi bị kiểm tra thuế hoặc các cơ quan quản lý giám sát.
3. Đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện chức năng giám sát của hệ thống kiểm
soát nội bộ tại Công ty ABC
● Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ:
- Tuyển dụng hoặc đào tạo nhân viên chuyên trách để thực hiện giám sát và đánh
giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Định kỳ kiểm tra quy trình hoạt động để đảm bảo tuân thủ chính sách của công ty.
● Cải thiện quy trình kiểm kê kho:
- Áp dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi số lượng hàng hóa theo thời gian thực.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu giữa bộ phận kho và kế toán.
● Nâng cao quy trình kế toán và kiểm soát tài chính:
- Yêu cầu tất cả các khoản chi tiêu phải có chứng từ hợp lệ.
- Tăng cường kiểm tra đối chiếu giữa báo cáo kế toán và thực tế hoạt động.
● Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ:
- Sử dụng phần mềm ERP để kết nối dữ liệu giữa kho, kế toán và quản lý tài chính.
- Thiết lập cảnh báo tự động để phát hiện sai sót trong hệ thống.
Mô tả và đánh giá nguyên tắc 2, 3, 4 của Môi trường kiểm soát có được thiết kế
kế và vận hành hữu hiệu tại Vinamilk.
Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức
năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Cơ cấu và tính độc lập của HĐQT
● HĐQT Vinamilk có 10 thành viên, trong đó 3 thành viên độc lập (tương đương 30%).
● Chủ tịch HĐQT Nguyễn Hạnh Phúc là thành viên độc lập, giúp đảm bảo sự
khách quan trong quản trị.
● HĐQT có các Ủy ban chuyên trách, gồm:
○ Ủy ban Kiểm toán: Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro.
○ Ủy ban Nhân sự: Tuyển dụng, đánh giá, và đào tạo nhân sự cấp cao.
○ Ủy ban Lương thưởng: Xây dựng chính sách đãi ngộ minh bạch.
○ Ủy ban Chiến lược: Định hướng dài hạn, phát triển bền vững.
Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ
● HĐQT tổ chức 4 cuộc họp chính thức trong năm và thêm 10 cuộc họp biểu quyết bằng văn bản.
● HĐQT phê duyệt chiến lược rủi ro, kế hoạch kinh doanh, ngân sách và các khoản đầu tư lớn.
● Ủy ban Kiểm toán báo cáo định kỳ về hệ thống KSNB, giúp HĐQT có thông
tin đầy đủ để ra quyết định.
Quản trị rủi ro và tuân thủ
● HĐQT giám sát quy trình quản trị rủi ro và đảm bảo công ty tuân thủ các quy định pháp luật.
● Công ty có cơ chế báo cáo minh bạch, giúp HĐQT kiểm soát tốt hơn hệ thống nội bộ.
Đánh giá hiệu quả vận hành ● Điểm mạnh
- Tính độc lập cao: 3 thành viên HĐQT độc lập giúp giảm rủi ro xung đột lợi ích.
- Hệ thống ủy ban hỗ trợ mạnh mẽ: Giúp HĐQT giám sát hiệu quả KSNB và rủi ro.
- Cơ chế họp định kỳ và biểu quyết linh hoạt, đảm bảo giám sát liên tục.
- Chủ tịch HĐQT là thành viên độc lập, tạo sự khách quan trong quản trị. ● Hạn chế
- Thiếu 1 thành viên HĐQT theo điều lệ (cần 11 thành viên).
- Tỷ lệ thành viên độc lập chỉ 30%, có thể nâng lên 50% để tăng tính minh bạch.
- Chưa rõ mức độ tham gia của HĐQT trong việc kiểm soát rủi ro công nghệ & ESG.
● Đề xuất cải thiện
- Bổ sung thành viên HĐQT thứ 11, ưu tiên người có chuyên môn kiểm toán nội bộ hoặc công nghệ.
- Tăng số lượng thành viên độc lập lên 50% để nâng cao giám sát khách quan.
- Tích hợp thêm công nghệ kiểm soát nội bộ, giúp giám sát rủi ro hiệu quả hơn.
Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các
cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho
việc thực hiện các mục tiêu.
Vinamilk đã thiết lập một hệ thống tổ chức rõ ràng và chuyên nghiệp:
● Sơ đồ tổ chức được cập nhật định kỳ:Công ty có sơ đồ tổ chức được cập nhật
định kỳ theo nhu cầu thực tế.
● Hệ thống phân quyền rõ ràng: HĐQT giám sát việc tổ chức nhân sự, phân
cấp quản lý rõ ràng từ Ban Điều hành → Quản lý cấp trung → Nhân viên.
● Mô tả: Vinamilk áp dụng mô hình ba tuyến phòng vệ:
- Tuyến 1: Nhân viên và nhà quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm soát hoạt động hàng ngày.
- Tuyến 2: Các bộ phận hỗ trợ giám sát tính tuân thủ.
- Tuyến 3: Kiểm toán nội bộ đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát.
● Phân định trách nhiệm và giới hạn ủy quyền
- Các quyết định tài chính quan trọng (trên 300 tỷ đồng) phải do HĐQT phê duyệt.
- Mức ủy quyền cho từng cấp quản lý được quy định rõ ràng.
- Kiểm toán nội bộ giám sát việc phân quyền, đảm bảo không có lạm dụng.
Đánh giá hiệu quả vận hành ● Điểm mạnh
- Cơ cấu tổ chức được cập nhật linh hoạt, phù hợp với thực tế. -
Mô hình ba tuyến phòng vệ giúp kiểm soát tốt rủi ro.
- Giới hạn ủy quyền rõ ràng, giảm thiểu rủi ro lạm quyền. ● Hạn chế
- Chưa rõ mức độ ứng dụng công nghệ trong giám sát phân quyền. -
Cần đánh giá hiệu quả thực tế của mô hình ba tuyến phòng vệ.
● Đề xuất cải thiện
- Tăng cường công nghệ giám sát để phát hiện sớm sai phạm trong phân quyền.
- Kiểm toán nội bộ nên báo cáo công khai về hiệu quả hệ thống phân quyền.
Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện sự cam kết về việc thu hút nhân lực thông qua
tuyển dụng,phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp để đạt được mục tiêu.
Vinamilk có chiến lược nhân sự bài bản nhằm thu hút và phát triển nhân tài:
● Chương trình Kế hoạch Nhân sự Kế thừa: Được triển khai với sự tư vấn của
các tập đoàn nhân sự quốc tế, đảm bảo nguồn nhân lực có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu phát triển.
● Cơ chế đào tạo và phát triển: Công ty tổ chức các khóa đào tạo quản trị công
ty cho thành viên HĐQT và chương trình đào tạo nâng cao cho nhân viên.
● Chính sách đãi ngộ hợp lý: xây dựng chính sách lương, thưởng dựa trên kết
quả đánh giá minh bạch, giúp giữ chân nhân tài và khuyến khích nhân viên phát triển.
Đánh giá hiệu quả vận hành ● Điểm mạnh
- Chiến lược nhân sự rõ ràng, có chương trình kế thừa.
- Đãi ngộ hợp lý, giúp giữ chân nhân tài. ● Hạn chế
- Chưa rõ chương trình đào tạo có bao phủ chuyển đổi số & ESG.
- Cần đánh giá hiệu quả chương trình kế nhiệm.
● Đề xuất cải thiện
- Mở rộng đào tạo về chuyển đổi số & ESG để bắt kịp xu hướng.
- Đánh giá hiệu quả chương trình kế nhiệm định kỳ.
Document Outline

• 1. Xác định các yếu kém trong thông tin và truyền thông của hệ thống kiểm soát nội bộ trong tình huống trên.
• ● Bộ phận bán hàng:
• ● Bộ phận kế toán:
• 2. Phân tích rủi ro mà các yếu kém này có thể gây ra.
• 3. Đề xuất các biện pháp cải thiện để nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ
• ● Cải thiện quy trình bán hàng:
• ● Cải thiện quy trình kế toán:
• 1. Xác định các yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là chức năng giám sát tại Công ty ABC
• ● Kiểm kê và quản lý kho kém hiệu quả:
• ● Quản lý phát sinh chi phí chưa chặt chẽ:
• ● Báo cáo tài chính sai sót do dữ liệu không chính xác:
• 2. Phân tích rủi ro mà các yếu kém này có thể gây ra
• 3. Đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện chức năng giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty ABC
• ● Cải thiện quy trình kiểm kê kho:
• ● Nâng cao quy trình kế toán và kiểm soát tài chính:
• ● Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ:
• Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ
• Quản trị rủi ro và tuân thủ
• ● Điểm mạnh
• ● Hạn chế
• ● Đề xuất cải thiện
• Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp
• ● Phân định trách nhiệm và giới hạn ủy quyền
• ● Điểm mạnh (1)
• ● Hạn chế (1)
• ● Đề xuất cải thiện (1)
• Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện sự cam kết về việc thu hút nhân lực thông qua tuyển dụng,phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp để đạt được mục tiêu.
• ● Điểm mạnh (2)
• ● Hạn chế (2)
• ● Đề xuất cải thiện (2)