Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động -  xã hội.

Bài tập tình huống Kiểm Soát Nội Bộ theo chu trình
Tình huống 1: Kiểm toán viên A được giao phụ trách kiểm toán khoản mục tài sản cố định
và xây dựng cơ bản dở dang cho công ty Bình An, một công ty niêm yết – sản xuất và kinh
doanh mặt hàng nước giải khát. Khi tìm hiểu kiểm soát nội bộ về mua tài sản cố định, A được
biết công ty dù có nhu cầu mua tài sản nhiều trong năm nhưng lại không lập kế hoạch hay dự
toán mua tài sản cố định. Theo chính sách chung được ban hành, các cá nhân (hay phòng ban)
có nhu cầu đến cuối mỗi quý làm đơn đề nghị mua tài sản gửi cho Giám đốc điều hành xem
xét, cân đối ngân sách rồi quyết định mua. Tài sản cố định mua về, được giao trực tiếp cho cá
nhân/bộ phận có nhu cầu, công ty không lập biên bản giao nhận tài sản cố định. Cuối năm,
đơn vị kiểm soát bằng cách đối chiếu số liệu của biên bản kiểm kê và số liệu theo dõi trên sổ
chi tiết tài sản cố định, A phát hiện có một số tài sản cố định có trên sổ sách nhưng không có trên biên bản kiểm kê. Yêu cầu:
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Bình An và
hậu quả từ sự yếu kém này. (3 điểm) Điểm yếu 1:
 Hoạt động mua tài sản cố định thiếu sự lập kế hoạch và kiểm soát:
o Không có kế hoạch hay dự toán mua tài sản cố định.
o Quyết định mua tài sản dựa trên nhu cầu tự phát của cá nhân/bộ phận, không
cân nhắc đến chiến lược chung của công ty.
o Việc mua sắm thiếu kiểm soát dẫn đến lãng phí ngân sách, mua sắm tài sản
không cần thiết hoặc không phù hợp. Hậu quả:
 Tăng nguy cơ mua sắm tài sản không hiệu quả, lãng phí nguồn vốn.
 Gây khó khăn cho việc quản lý tài sản cố định, theo dõi và kiểm soát tình trạng tài sản.
 Tăng nguy cơ thất thoát, hư hỏng tài sản do không được quản lý chặt chẽ. Điểm yếu 2:
 Quản lý tài sản cố định thiếu chặt chẽ:
o Không lập biên bản giao nhận tài sản cố định khi bàn giao cho cá nhân/bộ phận sử dụng.
o Việc kiểm kê tài sản cuối năm chỉ đối chiếu số liệu trên sổ sách mà không
thực tế kiểm tra đối chiếu với hiện vật. Hậu quả:
 Tăng nguy cơ thất thoát, hư hỏng tài sản do không được theo dõi, kiểm kê đầy đủ.
 Khó khăn trong việc xác định trách nhiệm cá nhân/bộ phận trong việc sử dụng và bảo quản tài sản.
 Gây khó khăn cho việc kiểm toán tài sản cố định, đánh giá giá trị tài sản.
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên. (2 điểm)
Đối với điểm yếu 1:
 Lập kế hoạch mua sắm tài sản cố định:
o Xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản dựa trên nhu cầu thực tế và chiến lược phát triển của công ty.
o Dự toán kinh phí mua sắm cho từng loại tài sản.
o Phê duyệt kế hoạch mua sắm trước khi thực hiện.
Đối với điểm yếu 2:
 Quản lý tài sản cố định chặt chẽ:
o Lập biên bản giao nhận tài sản khi bàn giao cho cá nhân/bộ phận sử dụng.
o Thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ (quý, năm) và đối chiếu với hiện vật.
o Cập nhật sổ sách theo dõi tài sản cố định đầy đủ, chính xác. Ngoài ra:
 Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát nội
bộ đối với hoạt động mua sắm và quản lý tài sản cố định.
 Thực hiện đào tạo, huấn luyện về quy trình mua sắm và quản lý tài sản cố định.
 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả để đảm bảo an toàn tài sản của công ty.
Kết luận: Việc khắc phục các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp công ty Bình
An nâng cao hiệu quả quản lý tài sản cố định, giảm thiểu rủi ro thất thoát, lãng phí, đồng thời
đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kế toán.
Tình huống 2: Kiểm toán viên B được giao phụ trách kiểm toán “khoản mục doanh thu” cho
công ty Thanh Bình, một công ty niêm yết – sản xuất và kinh doanh mặt hàng điện tử gia
dụng. Khi tìm hiểu kiểm soát nội bộ về doanh thu, B được biết công ty không thực hiện xét
duyệt các đơn hàng thanh toán theo phương thức trả chậm (mua chịu). Theo chính sách bán
hàng chung, người phụ trách đơn hàng tự xem xét khả năng thanh toán của người mua và
quyết định có bán hay không. Thủ tục này giúp quy trình bán hàng diễn ra nhanh chóng và
bán được nhiều hàng hơn. Việc bán hàng, theo dõi đơn hàng, thu tiền bán hàng và xoá nợ
phải thu khó đòi cũng do nhân viên bán hàng phụ trách vì công ty cho rằng nhân viên bán
hàng là người hiểu rõ nhất về khách hàng do chính mình theo dõi. Qua kiểm tra sổ sách và
tổng hợp nợ phải thu khó đòi (nợ xấu) của đơn vị chiếm tỷ trọng lớn. Chi phí quản lý cho
việc xoá các khoản nợ quá hạn cũng rất cao. Yêu cầu:
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Bình
và hậu quả từ sự yếu kém này. (3 điểm) Điểm yếu 1:
 Quy trình xét duyệt tín dụng cho khách hàng mua chịu không được thực hiện:
o Không có bộ phận hoặc quy trình chuyên biệt để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng.
o Nhân viên bán hàng tự quyết định bán hàng cho khách hàng mà không có sự
kiểm tra, thẩm định về khả năng thanh toán. Hậu quả:
 Tăng nguy cơ bán hàng cho khách hàng tiềm ẩn rủi ro cao, dẫn đến việc gia tăng nợ phải thu khó đòi.
 Gây khó khăn cho việc thu hồi nợ, ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận của công ty.
 Phải trích lập dự phòng cho nợ phải thu khó đòi, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Điểm yếu 2:
 Phân công nhiệm vụ quản lý nợ phải thu không hợp lý:
o Nhân viên bán hàng vừa bán hàng, vừa theo dõi nợ và thu hồi nợ.
o Việc tập trung nhiều nhiệm vụ vào một nhân viên dẫn đến thiếu kiểm soát, dễ
xảy ra sai sót và gian lận. Hậu quả:
 Tăng nguy cơ thất thoát, tham nhũng do thiếu sự kiểm soát chặt chẽ.
 Khó khăn trong việc theo dõi, giám sát tình trạng nợ phải thu.
 Hiệu quả thu hồi nợ thấp, ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty.
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên. (2 điểm)
Đối với điểm yếu 1:
 Thiết lập quy trình xét duyệt tín dụng cho khách hàng:
o Xây dựng bộ phận hoặc quy trình chuyên biệt để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng.
o Căn cứ vào các tiêu chí như tình hình tài chính, lịch sử thanh toán, uy tín của
khách hàng để đưa ra quyết định bán hàng.
Đối với điểm yếu 2:
 Phân công nhiệm vụ quản lý nợ phải thu hợp lý:
o Phân chia công việc quản lý nợ phải thu cho các bộ phận khác nhau (bán hàng, kế toán, thu hồi nợ).
o Xây dựng hệ thống theo dõi, giám sát tình trạng nợ phải thu chặt chẽ. Ngoài ra:
 Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát nội
bộ đối với việc quản lý nợ phải thu.
 Thực hiện đào tạo, huấn luyện về quy trình bán hàng, quản lý nợ và thu hồi nợ cho nhân viên.
 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả để đảm bảo an toàn tài sản của công ty.
Kết luận: Việc khắc phục các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp công ty
Thanh Bình giảm thiểu rủi ro nợ phải thu khó đòi, nâng cao hiệu quả thu hồi nợ, từ đó cải
thiện dòng tiền và lợi nhuận của công ty.
Tình huống 3: Kiểm toán viên C được giao phụ trách kiểm toán “khoản mục nợ phải trả”
cho công ty Thanh Thanh, một công ty niêm yết – sản xuất và kinh doanh mặt hàng quần áo
may sẵn. Khi tìm hiểu kiểm soát nội bộ về mua hàng, C được biết công ty không thực hiện
xét duyệt thanh toán độc lập cho các đơn hàng mà chỉ cần nhân viên mua hàng ký nháy lên
hồ sơ thanh toán là được. Theo chính sách mua hàng – thanh toán, người phụ trách mua hàng
sau khi nhận được hàng, tự làm hồ sơ đầy đủ các chứng từ (bao gồm đơn đặt hàng, hoá đơn
mua hàng, biên bản giao hàng cho nhà vận chuyển) thì tự mình nộp hồ sơ cho bộ phận thanh
toán. Các hồ sơ được kiểm tra là đầy đủ thì được làm uỷ nhiệm chi. Sau khi thanh toán,
chứng từ không được đóng dấu đã thanh toán. Thủ tục đơn giản này giúp quy trình than toán
diễn ra nhanh chóng và nhà cung cấp nhận được tiền rất sớm. Qua kiểm tra sổ sách và tổng
hợp nợ phải trả đơn vị phát hiện có vài đơn hàng được thanh toán nhiều lần, có trường hợp
đơn vị thanh toán rất lâu mà chưa nhận được hàng từ nhà cung cấp, sau đó phải huỷ đơn hàng
và mất thời gian đi đòi lại số tiền đã thanh toán. Yêu cầu:
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Thanh
và hậu quả từ sự yếu kém này. (3 điểm) Điểm yếu 1:
 Quy trình thanh toán thiếu kiểm soát:
o Không có bộ phận hoặc cá nhân độc lập thực hiện kiểm tra, phê duyệt hồ sơ thanh toán.
o Nhân viên mua hàng có quyền tự quyết định thanh toán mà không có sự kiểm soát chặt chẽ. Hậu quả:
 Tăng nguy cơ thanh toán sai, thanh toán cho các đơn hàng không hợp lệ hoặc thanh
toán nhiều lần cho cùng một đơn hàng.
 Gây thất thoát tài sản của công ty.
 Khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát tình trạng thanh toán. Điểm yếu 2:
 Quản lý chứng từ thanh toán chưa chặt chẽ:
o Chứng từ thanh toán không được đóng dấu đã thanh toán sau khi thanh toán.
o Việc quản lý chứng từ lỏng lẻo dẫn đến nguy cơ thất lạc, giả mạo chứng từ. Hậu quả:
 Tăng nguy cơ gian lận, sử dụng chứng từ giả để thanh toán.
 Khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ.
 Mất mát tài sản do thanh toán dựa trên chứng từ giả.
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên. (2 điểm)
Đối với điểm yếu 1:
 Thiết lập quy trình thanh toán chặt chẽ:
o Có bộ phận hoặc cá nhân độc lập thực hiện kiểm tra, phê duyệt hồ sơ thanh toán.
o Phân công nhiệm vụ thanh toán cho các bộ phận khác nhau (mua hàng, kế toán, thanh toán).
Đối với điểm yếu 2:
 Quản lý chứng từ thanh toán chặt chẽ:
o Đóng dấu đã thanh toán trên chứng từ sau khi thanh toán.
o Lưu trữ chứng từ thanh toán an toàn, có hệ thống theo dõi, quản lý chứng từ. Ngoài ra:
 Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát nội
bộ đối với việc thanh toán.
 Thực hiện đào tạo, huấn luyện về quy trình mua hàng – thanh toán và quản lý chứng từ cho nhân viên.
 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả để đảm bảo an toàn tài sản của công ty.
Kết luận: Việc khắc phục các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp công ty
Thanh Thanh giảm thiểu rủi ro thanh toán sai, thanh toán cho các đơn hàng không hợp lệ,
đồng thời đảm bảo an toàn tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Tình huống 4: Kiểm toán viên D được giao phụ trách kiểm toán “khoản mục nợ phải trả”
cho công ty Thanh Sang, một công ty niêm yết – sản xuất và kinh doanh mặt hàng giày dép
thời trang. Khi tìm hiểu kiểm soát nội bộ về mua hàng, D được biết công ty có thực hiện xét
mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp. Theo chính sách mua hàng, người phụ trách mua
hàng sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu từ bộ phận quản lý nguyên vật
liệu sẽ làm đề nghị mua hàng. Trưởng bộ phận sẽ thực thiện việc khảo giá qua email hoặc
điện thoại đối với một số nhà cung cấp theo mối quan hệ trong ngành của ông. Sau khi khảo
giá, trưởng bộ phận tự chọn nhà cung cấp theo xét đoán của ông. Thủ tục đặt hàng, nhận
hàng, kiểm tra sản phẩm được nhân viên cấp dưới của Trưởng bộ phận mua hàng thực hiện.
Hàng đưa về do kế toán kho kiêm thủ kho nhập kho và bảo quản. Qua kiểm tra giá trị sổ sách,
kiểm kê và đánh giá lại giá trị hàng tồn kho cuối năm, kiểm toán viên nội bộ nhận thấy có
một số nguyên vật liệu có giá cao hơn giá đang giao dịch trên thị trường và đề nghị bộ phận
kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Yêu cầu:
a) Nhận diện 2 điểm yếu kém chính của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Thanh Sang
và hậu quả từ sự yếu kém này. (3 điểm) Điểm yếu 1:
 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp thiếu minh bạch:
o Việc khảo giá chỉ được thực hiện qua email hoặc điện thoại với một số nhà
cung cấp theo mối quan hệ cá nhân của trưởng bộ phận mua hàng.
o Không có quy trình lựa chọn nhà cung cấp cạnh tranh, công khai. Hậu quả:
 Tăng nguy cơ mua nguyên vật liệu với giá cao hơn giá thị trường.
 Gây thất thoát tài sản của công ty.
 Khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát giá cả nguyên vật liệu. Điểm yếu 2:
 Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu chưa chặt chẽ:
o Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu chỉ được thực hiện bởi nhân viên cấp
dưới của trưởng bộ phận mua hàng.
o Không có bộ phận hoặc cá nhân độc lập thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu. Hậu quả:
 Tăng nguy cơ mua nguyên vật liệu chất lượng thấp, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty.
 Gây lãng phí tài sản của công ty.
 Mất uy tín của công ty trên thị trường.
b) Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để khắc phục yếu kém nêu trên. (2 điểm)
Đối với điểm yếu 1:
 Thiết lập quy trình lựa chọn nhà cung cấp cạnh tranh, công khai:
o Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên tiêu chí giá cả, chất lượng, uy tín.
o Có bộ phận hoặc cá nhân độc lập thực hiện khảo giá và đánh giá nhà cung cấp.
Đối với điểm yếu 2:
 Tăng cường kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu:
o Có bộ phận hoặc cá nhân độc lập thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu.
o Áp dụng các phương pháp kiểm tra chất lượng phù hợp với từng loại nguyên vật liệu. Ngoài ra:
 Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhân viên về tầm quan trọng của việc kiểm soát nội
bộ đối với việc mua hàng.
 Thực hiện đào tạo, huấn luyện về quy trình mua hàng và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu cho nhân viên.
 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả để đảm bảo an toàn tài sản và
chất lượng sản phẩm của công ty. Kết luận:
Việc khắc phục các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp công ty Thanh Sang
mua nguyên vật liệu với giá cả hợp lý, chất lượng tốt, đồng thời nâng cao chất lượng sản
phẩm và uy tín của công ty trên thị trường.
Document Outline

• Điểm yếu 1:
  • Hậu quả:
• Điểm yếu 2:
  • Hậu quả:
• Đối với điểm yếu 1:
• Đối với điểm yếu 2:
• Ngoài ra:
• Điểm yếu 1: (1)
• Hậu quả:
• Điểm yếu 2: (1)
• Hậu quả: (1)
• Đối với điểm yếu 1: (1)
• Đối với điểm yếu 2: (1)
• Ngoài ra: (1)
• Điểm yếu 1: (2)
• Hậu quả: (2)
• Điểm yếu 2: (2)
• Hậu quả: (3)
• Đối với điểm yếu 1: (2)
• Đối với điểm yếu 2: (2)
• Ngoài ra: (2)
• Điểm yếu 1: (3)
• Hậu quả: (4)
• Điểm yếu 2: (3)
• Hậu quả: (5)
• Đối với điểm yếu 1: (3)
• Đối với điểm yếu 2: (3)
• Ngoài ra: (3)
• Kết luận: