Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động -  xã hội.

Bài 2 : Dưới đây là thủ tục kiểm soát tiền lương áp dụng tại công ty Hoàn Cầu:
Việc tính lương phải trả cho nhân viên do cô An – kế toán tiền lương –
phụ trách dựa trên phần mềm trên máy tính. Chương trình tính lương được
bảo vệ nghiêm ngặt, chỉ có cô An mới được quyền truy cập để sửa chữa,
điều chỉnh thông tin hay xóa tên các nhân viên không còn làm việc. Hàng
tuần, cô An dựa trên bảng chấm công do các bộ phận sử dụng lao động
chuyển đến, để tính lương cho nhân viên. Dựa trên bảng lương, cô An lập
các séc để chi trả tiền lương cho nhân viên qua ngân hàng. Các séc này
được chuyển sang cho kế toán trưởng Hiền kiểm tra (cô Hiền đối chiếu
tổng tiền lương trên bảng tính lương với số tiền lương trên các séc), sau đó
chuyển giám đốc Hà ký séc để chi trả lương. Hãy cho biết:
1. Các khiếm khuyết của KSNB trong chu trình tính và chi trả tiền lương
nêu trên. Các sai phạm nào có thể xảy ra do các khiếm khuyết trên.
2. Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để hạn chế các khiếm khuyết nêu trên. Giải bài 2
1. Các khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ
- Cô Hiền chỉ đối chiều tổng tiền lương.
-> Cô Hiền đã không đối chiếu bảng tính lương của nhân viên với sổ cái
liên quan Cô An dựa trên các bảng chấm công do các bộ phận sử dụng lao
động chuyển đến để tính lương cho nhân viên.
-> Bên bộ phận sử dụng lao động lợi dụng sự thiếu trách nghiệm trong
soát xét lại bảng chấm công của cô An để tăng lượng giờ làm việc của
nhân viên để ăn chênh lệch.
- Chỉ có cô An mới điều chỉnh được thông tin trên máy tính.
-> Tạo nhân viên ảo, thay đổi về lương nhằm thu về lợi ích cá nhân.
2. Đề xuất thủ tục kiểm soát
- Soát xét quy trình báo cáo sự thay đổi của bộ phận tính lương.
- Luôn đối chiếu giữa bảng tính lương với sổ cái, xem xét các sai sót,
chênh lệch đã được theo dõi và giải quyết chưa.
- Có thể lấy ngẫu nhiên một số mẫu xem xét việc đối chiếu đã thực hiện
đảm bảo đúng thủ tục, quy trình hay chưa.
Bài 3 : Dưới đây là thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng áp dụng tại nhà hàng Hoàn Cầu :
Hoàn Cầu là một nhà hàng nhỏ, quản lý theo kiểu gia đình, cách thức tổ
chức bán hàng và thu tiền như sau: Khi khách hàng đặt món ăn, nhân viên
phục vụ (mỗi nhân viên phụ trách một số bàn nhất định) sẽ ghi nhận thông
tin về món ăn, tên của nhân viên vào Ticket. Ticket được lập thành 2 liên,
một liên nhân viên phục vụ giữ để tính, thu tiền của khách hàng và sau đó
nộp tiền cho người quản lý. Dù trên ticket có phần để ghi nhận thông tin
về tên của người phục vụ, nhưng trên thực tế, các nhân viên thường bỏ
qua thông tin này. Người quản lý cũng không kiểm tra số lượng món ăn
với số tiền tính toán trên ticket cũng như không đối chiếu với ticket lưu ở nhà bếp. Hãy cho biết:
1. Các khiếm khuyết của KSNB trong chu trình bán hàng nêu trên. Các sai
phạm nào có thể xảy ra do các khiếm khuyết nêu trên.
2. Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết để hạn chế các khiếm khuyết nêu trên. Giải bài 3
1. Các khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ
- Nhân viên phục vụ không tuân thủ theo quy định đặt ra, thường xuyên bỏ
qua phần để ghi nhận thông tin về tên người phục vụ.
-> Khó soát xét được sau khi phát hiện thất thoát là lỗi do nhân viên nào.
- Kiểm soát nội bộ ở Hoàn Cầu chưa chặt chẽ, quản lý nhà hàng thiếu
trách nhiệm trong việc kiểm tra số lượng món ăn và số tiền tính toán trên
ticket cũng như không đối chiếu với ticket lưu ở nhà bếp.
-> Số tiền thu được của khách hàng bị thất thoát trước khi nhân viên giao nộp cho nhà quản lý.
-> Nhân viên thay đổi số lượng món ăn để phục vụ khách nhằm giấu mang về cho bản thân.
2. Đề xuất thủ tục kiểm soát
- Thường xuyên giám sát, kiểm tra bất ngờ tiến độ làm việc của nhà quản lý và các nhân viên.
- Nhân viên không tuân thủ quy định phát hiện sẽ cảnh cáo, nếu còn tái
phạm thì trừ lương thậm chí là đuổi việc.
- Cuối mỗi ngày phải đối chiếu ghi chép về tiền thu phía của quản lý với
sticker của nhân viên và phòng bếp.
Bài 4 : Dưới đây là thủ tục kiểm soát trong chu trình mua hàng áp dụng tại
nhà hàng Hoàn Cầu: Khi hàng tồn kho trong kho thấp hơn định mức dự trữ
đã thiết lập, thủ kho sẽ báo cho nhân viên mua hàng để đặt mua. Nhân viên
mua hàng căn cứ danh sách nhà cung cấp đã được duyệt để đặt hàng. Khi
hàng về, nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra hàng, nhận hàng, giao hàng cho
thủ kho. Các hóa đơn do nhà cung cấp gửi đến sẽ chuyển trực tiếp cho
nhân viên mua hàng. Sau đó, nhân viên mua hàng sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cho.
Kế toán mua hàng, hồ sơ bao gồm : một bản sao đơn đặt hàng, bảng kê
nhận hàng, hóa đơn mua hàng. Trước khi ghi chép vào sổ, kế toán tiến
hành đối chiếu về số lượng mua hàng, đơn giá, chất lượng giữa các chứng
từ có liên quan. Đến thời hạn thanh toán, kế toán mua hàng sẽ lập đề nghị
chi tiền chuyển kế toán trưởng xét duyệt. Kế toán trưởng sẽ lập séc và
chuyển giám đốc ký để thanh toán cho nhà cung cấp.
1. Các khiếm khuyết của KSNB trong chu trình nêu trên. Các sai phạm
nào có thể xảy ra do các khiếm khuyết nêu trên.
2. Đề xuất các thủ tục kiểm soát cần thiết lập để hạn chế các khiếm khuyết nêu trên. Giải bài 4
1. Các khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ
- Khi hàng tồn kho thấp hơn định mức dự trữ, thủ kho sẽ báo cho nhân
viên mua hàng để đặt mua mà không có phiếu đề nghị mua hàng.
-> Đặt mua mặt hàng không cần thiết. Hàng đặt quá nhiều gây lãng phí, ứ
đọng vốn do tồn quá mức cần thiết, hàng về thiếu hụt gây ảnh hưởng đến
uy tín, doanh số tiêu thụ.
- Khi hàng về, nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra, nhận hàng, giao hàng cho thủ kho.
-> Nhân viên mua hàng nhận tiền hoa hồng, chọn những nhà cung cấp
không bán hàng hóa phù hợp hoặc bán với mức giá không hợp lý.
- Các hóa đơn do nhà cung cấp gửi đến sẽ chuyển trực tiếp cho nhân viên mua hàng.
-> Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị
thanh toán, có sự thông đồng từ bên ngoài.
2. Đề xuất thủ tục kiểm soát
- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã
được phê duyệt, cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua
hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một nhu
cầu. Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua
hàng đã phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo.
- Nên hoán đổi nhân viên mua hàng, việc lựa chọn nhà cung cấp phải được
người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có sự thông đồng
giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp, nhân viên nhận hàng không
được thuộc bộ phận đặt hàng.
- Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều
kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) trong bảng báo giá đều phải được ghi
chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt.
- Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng. Báo cáo
nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận. Để
tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót các chi tiết
quan trọng, DN nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc điểm
quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy
cách, chất lượng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.