Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động - xã hội.
Đơn vị thường xuyên thực hiện luân chuyển nhân sự tại các công việc “ nhạy cảm”; luônnhắcnhở, quantâm, bảovệquyềnlợicủa nhânviêntạicôngviệc nặngnhọc,độc hại theo đúng quy định.
Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động - xã hội. Tài liệu được sưu tầm gồm 17 trang giúp bạn tham khảo , ôn tập và đạt kết quả cao
Môn: Kiểm soát nội bộ (KSNB0122H) 60 tài liệu
Trường: Đại học Lao động - Xã hội 1.9 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
Đề tài: Phân tích ảnh hưởng của môi trường kiểm soát đến hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp 1. Khái quát chung.
❖ Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các
loại hình KSNB. Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của đơn vị,
tạo nên đặc điểm chung của một đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành
viên trong đơn vị về công tác kiểm soát. Môi trường kiểm soát là nền tảng của một hệ
thống kiểm soát hiệu quả, cung cấp các nguyên tắc và cấu trúc cho một đơn vị. Môi
trường kiểm soát mang tính chất bao quát rộng. Nó không trực tiếp ngăn ngừa, phát hiện
hay sửa chữa các sai sót, gian lận trọng yếu. Thay vào đó, nó tạo ra một nền tảng quan
trọng cho việc xây dựng các kiểm soát khác. Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn
thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của đơn vị.
❖ Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi con người, nó được thiết lập nhằm cung
cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu đề ra (Theo báo cáo COSO 2013)
Vai trò của kiểm soát nội bộ:
Thông qua kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ
thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Khi có kiểm soát, nhà quản lý sẽ
có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra.
Như chúng ta đã biết, hoạt động của một doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các vấn đề như 1
hoạt động không hiệu quả, lãng phí nguồn lực, thiếu giám sát hiệu quả, tổ chức và chức
năng kém, thiếu tầm nhìn, chiến lược rời rạc, thiếu liên kết, kiểm soát phức tạp, chi phí
cao, thông tin thiếu tính toàn vẹn, phức tạp một cách không cần thiết... Kiểm soát nội bộ
thực chất là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, cơ chế kiểm soát bên trong doanh
nghiệp nhằm giảm thiểu và ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp. Hệ
thống này thường được lồng ghép trong hệ thống quản lý và quản trị doanh nghiệp gồm
03 khía cạnh đó là hoạt động, quản lý và công tác tổ chức.
- Thứ nhất, ở khía cạnh hoạt động, kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp
• Một là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh: Kiểm soát nội bộ hữu hiệu đòi hỏi
phải tích hợp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó giúp
doanh nghiệp giảm thời gian hao phí, tăng khối lượng công việc được xử lý trong
một khoảng thời gian và giảm thời gian không hiệu quả.
• Hai là gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh: Kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ
giúp các nhà quản lý hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc
những thiệt hại không đáng có, giúp doanh nghiệp có thể giảm tỷ lệ sai sót, gia
tăng tính chính xác của dữ liệu.
• Ba là đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống
kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.
- Thứ hai, ở khía cạnh quản lý, kiểm soát nội bộ có những vai trò sau:
• Một là giúp DN quản trị nguồn lực tốt hơn: Đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu
quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ tài sản khỏi
bị hư hỏng; ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng
nguồn lực của doanh nghiệp. 2
• Hai là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ra quyết định: Nhờ việc được
cung cấp thông tin kịp thời và phong phú về tất cả các mảng hoạt động của doanh
nghiệp cũng như việc kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, việc đưa ra các quyết định sẽ
nhanh chóng và dễ dàng hơn; giúp việc ứng phó với các thay đổi môi trường kinh
doanh tốt hơn và nhanh chóng, hiệu quả hơn.
• Ba là gia tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các cấp quản lý: Kiểm soát nội bộ đòi hỏi
được thực hiện ở mọi khâu hoạt động, mọi cấp quản lý đều hình thành các chốt chặn
kiểm soát để thực hiện việc kiểm tra, giám sát và cung cấp các thông tin hữu ích giúp
người quản lý thực hiện hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn.
• Tư là tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản
lý điều hành của đơn vị.
• Năm là bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ
- Thứ ba, ở khía cạnh công tác tổ chức, kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ mang đến những lợi ích sau:
• Mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp
cũng như các quy định của luật pháp, yêu cầu mỗi cá nhân, thể hiện qua quan
điểm, đạo đức và động lực mỗi cá nhân cũng như sự phối hợp, hợp tác giữa các
nhân viên trong doanh nghiệp. Điều này tạo nên văn hóa chung toàn doanh nghiệp
là tất cả đều cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, hướng tới phong
cách làm việc: chuyên nghiệp, kỷ luật, hợp tác và chịu trách nhiệm. 3
- Thứ tư, ở khía cạnh giám sát
• Việc thiết lập kiểm soát nội hữu hiệu giúp đơn vị ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro
thông qua cơ chế giám sát. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp đơn vị ngăn ngừa, phát
hiện, xử lý gian lận hay nhầm lẫn có nguy cơ xảy ra để đảm bảo các hoạt động của
đơn vị tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Thông qua thông tin tài chính đáng
tin cậy mà đơn vị công bố, cổ đông và người có lợi ích liên quan của công ty đại
chúng, tổ chức tín dụng có thể tự phát hiện gian lận và thực hiện thủ tục cần thiết
để bảo vệ quyền và lợi ích của mình.
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong quản lý đơn vị. Việc thiết lập kiểm
soát nội bộ trong hệ thống quản lý chính là xác lập cơ chế giám sát không quản lý bằng
lòng tin mà bằng các quy định rõ ràng
❖ Hệ thống kiểm soát nội bộ
Đối với mỗi một doanh nghiệp thì hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu nôm na bao
gồm các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của
mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được
mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một
công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Trên
thực tế cho thấy nó không sử dụng các kết quả dựa trên các con số phát triển mà hệ thống
này chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra
sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không và
bên cạnh đó hệ thống này sẽ thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn
chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
Như vậy nên việc doanh nghiệp thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ mục đích là
giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: 4
–Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các
rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…).
– Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
– Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,
– Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,
– Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,
– Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
– Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu quả kinh doanh
của doanh nghiệp cụ thể với các quyết định quản lý thích hợp và hiệu lực, quản lý phải
đem lại kết quả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao.
Trước đây và theo khái niệm truyền thống, hệ thống nắm bắt nội bộ thường chỉ chăm
chú vào nội bộ của công ty, nhưng tại thời điểm này hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh
nghiệp đã vượt ra khỏi phạm vi ranh giới của bản thân công ty, do các hoạt động của
doanh nghiệp hiện nay được nhiều tổ chức bên ngoài quan tâm.
Doanh nghiệp cần có một bộ máy kiểm soát nội bộ đủ mạnh để điều hành và quan
trọng hơn đó là phải đáng tin cậy để đáp ứng yêu cầu của những đối tượng này đặt ra như
các nhà tài trợ, chủ sở hữu, cho vay vốn, các cổ đông, ngân hàng và nhiều đối tượng
khác… hệ thống nắm bắt nội bộ có phạm vi rất rộng, xoay quanh đến mọi lĩnh vực công
việc của đơn vị cả lĩnh vực kinh tế, tài chính và phi kinh tế, phi tài chính.
2. Các yếu tố môi trường kiểm soát ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp 5
Môi trường kiểm soát là yếu tố nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường
kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, là nền tảng ý thức và tác động đến ý thức
kiểm soát của toàn thể nhân viên trong đơn vị; là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại (gồm
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát) của
kiểm soát nội bộ đơn vị. 2.1 Đặc thù quản lý
Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của
nhà quản lý cấp cao ở đơn vị . Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành
mọi hoạt động của đơn vị. Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản
trị và tư cách của họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu tại đơn vị. Đặc thù quản lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà quản lý về sự
chính xác của thông tin kế toán và tầm quan trọng của việc hoàn thành kế hoạch, sự chấp
nhận rủi ro trong kinh doanh. Những nhà quản lý có phong cách kinh doanh lành mạnh vì
sự phát triển lâu dài đòi hỏi báo cáo tài chính phải chính xác, các thủ tục kiểm soát nội bộ
phải đầy đủ, chặt chẽ. Đối với những nhà quản lý có mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận
bằng mọi giá, không đánh giá đúng, coi nhẹ vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ thì các
chính sách và thủ tục kiểm soát thường được thiết kế nghèo nàn, lỏng lẻo, không hiệu quả.
Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động
của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm
soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và đáp lại bằng
việc tuân thủ theo hệ thống kiểm soát đã thiết lập.
Mặt khác, nếu như những thành viên của tổ chức hiểu rõ được kiểm soát không phải
vấn đề quan trọng với người quản lý cấp cao và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công 6
tác kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như mục tiêu kiểm soát của người quản lý sẽ
không thể đạt một cách hữu hiệu.
2.2 Cam kết về sự chính trực và các giá trị đạo đức
Con người là yếu tố trung tâm và quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát. Trong
đó, sự chính trực và các giá trị đạo đức đóng vai trò quan trọng và tác động đến quá trình
thiết kế, xây dựng, vận hành và giám sát bốn bộ phận còn lại.
Trong môi trường doanh nghiệp, nhà quản lý đi đầu trong việc xây dựng môi trường
văn hóa đạo đức, thế hiện tính trung thực và các giá trị đạo đức lan toàn đơn vị. Họ đóng
vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng văn hóa tổ chức để ngăn cản các hành vi
phạm pháp và trái đạo đức. Khi xây dựng các giá trá trị đạo đức, nhà quản lý cần hài hòa
lợi ích của các bên, giảm thiếu tối đa cơ hội thực hiện hành vi gian lận để đơn vị phát triển
và bền vững. Nhà quản lý là gương cho cấp dưới về sự trung thực, tuân thủ chuẩn mực
đạo đức và phổ biến các quy định, chính sách, điều lệ,... đến toàn thể nhân viên bằng
phương thức thích hợp để từng nhân viên nhận thức và hiểu biết đầy đủ.
Sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ không chỉ dựa vào tính trung thực và các giá trị đạo
đức của người sáng lập, nhà quản lý mà là của từng nhân viên liên quan đến quá trình
kiểm soát. Các chuẩn mực ứng xử về đạo đức trong đơn vị nên cao hơn việc tuân thủ quy
định của pháp luật. Đây là kết quả vận dụng các chuẩn mực về tính trung thực, cách ứng
xử và giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và triển khai tại đơn vị trong thực tế.
Những vấn đền quan trọng trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Thứ nhất: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Triết lý quản lý là quan điểm và nhận thức của nhà quản lý. Phong cách điều hành thể
hiện qua tư cách, thái độ, cá tính của nhà quản lý khi điều hành đơn vị. Triết lý quản lý và
phong cách điều hành ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức mà nhà quản lý điều hành đơn vị 7
như: Nhận diện các vấn đề của đơn vị, mức độ chấp nhận các rủi ro kinh doanh và cách thức kiểm soát chúng.
Rủi ro kinh doanh là những rủi ro tiềm tàng của đơn vị bao gồm Rủi ro hoạt động, rủi
ro tuân thủ và rủi ro tài chính. Nhà quản lý lựa chọn cách thức đối phó với các rủi ro
(chấp nhận rủi ro, chia sẻ rủi ro, né tránh rủi ro hay giảm thiểu rủi ro). Điều này sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến quá trình thiết kế, xây dựng và triển khai kiểm soát nội bộ tại các đơn vị.
Nhà quản lý thể hiện triết lý quản lý thông qua quan điểm và thái độ của đối với việc
lựa chọn các chính sách và ước tính kế toán, việc lập và trình bày báo cáo tài chính và báo
cáo nội bộ, sự phân công , phân nhiệm,… Nhà quản lý phản ánh triết lý quản lý và phong
cách điều hành qua các phương thức truyền thông như: Ban hành các quy định theo chiều
dọc, trao đổi trực tiếp với các phục trách bộ phận nhân viên điều hành theo trật tự trong
cơ cấu tổ chức,… Chính những điều này sẽ tác động trực tiếp đến môi trường kiểm soát
và ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của đơn vị.
Quan điểm rõ ràng và đúng đắn của nhà quản lý cấp cao sẽ xây dựng môi trường
kiểm soát lành mạnh, từ đó thúc đẩy việc vận hành các bộ phận của kiểm soát nội bộ tại
đơn vị đạt hiệu quả.
Thứ hai, các thông điệp của nhà quản lý cấp cao: Ban quản lý cấp cao thể hiện sự kỳ
vọng thông qua các thông điệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của tính chính trực và các giá
trị đạo đức khi xây dựng và triển khai kiểm soát nội bộ đến toàn bộ đơn vị. Đơn vị thiết
lập và truyền đạt thông điệp phù hợp sẽ tác động tích cực đến kiểm soát nội bộ thông qua
thay đổi thái độ và hành vi của từng nhân viên, thúc đẩy quá trình vận hành và giám sát
nhằm đạt được mục tiêu chung.
Thứ ba, xây dựng Bộ quy tắc ứng xử: Nhà quản lý cấp cao kỳ vọng về sự chính trực
và các giá trị đạo đức cần thông qua “Bộ quy tắc ứng xử”. Bộ quy tắc được lập này đơn vị 8
phải xem xét kỹ yêu cầu của các bên liên quan, cần phù hợp với chuẩn mực đạo đức nghề
nghiệp, quy định pháp luật và quy tắc xã hội
Thứ tư, đơn vị cần đánh giá việc tuân thủ Bộ quy tắc ứng xử và có phương án xử lý
kịp thời các vi phạm: Đơn vị phải xây dựng quy trình đánh giá mức độ tuân thủ Bộ quy
tắc ứng xử của các bộ phận và nhân viên. Việc vi phạm Bộ quy tắc ứng xử cần được đơn
vị ghi nhận kịp thời, xử lý phù hợp, công bằng và nhất quán.
2.3 Cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm ủy quyền
2.3.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và
nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm
soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ
chức .Trên cơ sở quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị cơ cấu tổ chức có thể được
thiết kế theo kiểu tập trung, hoặc theo kiểu phân tán, và về hình thức báo cáo có thể quy
định báo cáo trực tiếp, hoặc báo cáo phức tạp dưới dạng ma trận. Cơ cấu tổ chức được
xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra một môi trường kiểm soát tốt, ngăn ngừa có hiệu quả
các hành vi gian lận và sai sót có thể xảy ra, đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên
xuống dưới trong việc ban hành và thực hiện các quyết định, tạo hiệu quả quản lý tốt cho
các nhà lãnh đạo trong việc xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin. Để thiết lập một cơ cấu
tổ chức phù hợp cần phải tuân thủ các nguyên tắc:
- Có sự phân công chức năng, nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soát trên toàn
bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót sự kiểm soát đối với bất cứ bộ phận nào, nhưng
cũng tránh sự kiểm soát chồng chéo ;
- Có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận; 9
- Phân chia rành mạch giữa các chức năng phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ kinh tế,
ghi sổ và bảo quản tài sản.
2.3.2 Quá trình phân chia trách nhiệm và ủy quyền
Ý thức trách nhiệm của mỗi nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát
của đơn vị. Phân chia trách nhiệm là việc xác định quyền hạn và trách nhiệm của mỗi
nhân viên trong từng hoạt động của đơn vị. Quá trình phân chia trách nhiệm và ủy quyền
phải phù hợp với quy mô hoạt động, chức năng công việc, mức độ công việc, mục tiêu ...
Mỗi nhân viên cần phải nắm rõ nhiệm vụ và công việc, sự kết nối đến các bộ phận liên
quan và trách nhiệm báo cáo với các cấp liên quan. Đơn vị cần mô tả đầy đủ nhiệm vụ và
quyền hạn cụ thể của công việc và mối quan hệ với các phần hành liên quan. Đơn vị cần
phân công quyền hạn phù hợp với năng lực và trách nhiệm của nhân viên.
Hiện nay, các đơn vị có xu hướng ủy quyền hoạt động hàng ngày cho cấp dưới để
khuyến khích sự chủ động, linh hoạt, sáng tạo và kịp thời ghi nhận phản hồi từ cấp dưới.
Tuy nhiên, nhược điểm việc gia tang ủy quyền là có thể dẫn đến các quyết định không
thích hợp, gia tăng áp lực tương ứng với gia tăng ủy quyền. Vì vậy, nhà quản lý phải xây
dựng thủ tục giám sát hữu hiệu đối với kết quả công việc, ủy quyền ở mức độ phù hợp để
đảm bảo đạt mục tiêu của đơn vị.
Nếu doanh nghiệp chưa xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, chưa ban hành văn bản quy
định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban đối với từng hoạt động hay
các văn bản quy định quá trình hoạt động cũng như mối quan hệ giữa các phòng mà chỉ
thỏa thuận với nhau thì dễ dẫn đến việc các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, bộ
phận này làm ảnh hưởng đến công việc của các bộ phận khác và các trưởng, phó bộ phận
có thể không thể hiện hết được trách nhiệm mà họ quản lý. 2.4 Nhân sự 10
Phát triển nguồn nhân lực là vấn đề vô cùng quan trọng đối với đơn vị. Nguồn nhân
lực có trình độ chuyên môn, năng động, sáng tạo thích ứng linh hoạt với công việc và gắn
bó lâu dài cùng sự phát triển của đơn vị sẽ tạo ra lợi thế quan trọng trong quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
2.4.1 Năng lực đội ngũ nhân viên
Nhà quản lý nên tuyển dụng nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với công
việc, cân nhắc giữa năng lực chuyên môn và chi phí đào tạo, cần giám sát thường xuyên
và huấn luyện đầy đủ. Điều quan trọng mà nhà quản lý quan tâm đến sự chính trực và
phẩm chất đạo đức của nhân viên.
Trong doanh nghiệp, nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn
cao, đạo đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát cụ thể có
không chặt chẽ đi chăng nữa, các gian lận, sai sót cũng ít xảy ra. Ngược lại, nếu đội ngũ
công nhân viên của đơn vị có những người trình độ yếu kém, phẩm chất đạo đức không
tốt, đố kỵ nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát có chặt chẽ đến đâu, các sai sót, gian lận
vẫn xảy ra nhiều và thường xuyên.
2.4.2 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với tính chính
trực, hành vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên .Chính sách
nhân sự được biểu hiện trong thực tế thông qua các quy định về tuyển dụng, thuê mướn,
đào tạo, đánh giá, tư vấn, luân chuyển, đề bạt, tiền lương, khen thưởng và kỷ luật.
Chính sách nhân sự là các chính sách thủ tục do nhà quản lý ban hành liên quan đến
vấn đề tuyển dụng, đào tạo, hướng nghiệp, huấn luyện, đánh giá, khích lệ, khen thưởng,
kỷ luật hay sa thải. Để có thể đối phó với sự thay đổi ngày càng phức tạp của môi trường
hoạt động kinh doanh, nhân viên cần có sự chuẩn bị tốt để có thể nhận diện, nắm bắt và
xử lý tình huống xảy ra. Sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua chính sách nhân 11
sự như: Sự chính trực và giá trị đạo đức, đảm bảo về năng lực, kinh nghiệm làm đơn vị,...
Đơn vị ban hành chính sách về tuyển dụng, hướng dẫn, đào tạo để thu hút, phát triển và
giữ chân nhân viên giỏi và đối tác có năng lực để hỗ trợ hoàn thành mục tiêu. Chính sách
tuyển dụng cần ưu tiên nhân viên chính trực, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Đây là
sự đảm bảo về phẩm chất và năng lực của đội ngũ nhân viên.
Nhà quản lý phải thiết lập cơ chế trao đổi thông tin và giữ chân những nhân viên có
tinh thần trách nhiệm, chính trực và năng lực chuyên môn; nâng cao trách nhiệm giải trình
bằng cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm giải trình bằng cơ cấu tổ chức, phân chia trách
nhiệm và quyền hạn; triển khai hành động khắc phục (thay thế) khi cần thiết. Đơn vị cần
phải thiết lập hệ thống đánh giá thành tích, khích lệ, khen thưởng và kỷ luật phù hợp với
trách nhiệm công việc từng cấp bậc. Hệ thống này cần đo lường chính xác thành tích và
tiêu chuẩn kỳ vọng và cân nhắc xem xét mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn. Đơn vị cần
liên kết hệ thống đánh giá thành tích, khích lệ, khen thưởng, kỷ luật với trách nhiệm trong kiểm soát nội bộ.
Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực, những nội dung kiểm soát khác có
thể không có, nhưng những báo cáo tài chính tin cậy vẫn có thể đạt được kết quả. Những
nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làm việc ở trình độ cao thậm chí khi chỉ
có rất ít nội dung kiểm soát hỗ trợ cho họ. Thậm chí ngay cả khi có nhiều nội dung kiểm
soát hỗ trợ mà những nhân viên không trung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể
lúng túng và làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát. Bởi vì dù nhân viên có thể có
năng lực và trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng.
Ví dụ như họ có thể trở nên buồn chán hoặc không hài lòng, các mối quan hệ nhân sự có
thể làm gián đoạn hoạt động của họ, hoặc mục tiêu của họ có thể bị thay đổi. Do vậy, để
có được những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có
hiệu quả điều rất quan trọng là doanh nghiệp phải xây dựng được chính sách thích hợp,
thỏa đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự, khuyến khích người có 12
năng lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và kỷ luật thích đáng những
người sai phạm. Một chính sách nhân sự tốt là một yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm
soát mạnh và được biểu hiện thông qua các công việc cụ thể sau:
- Ban hành hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo,
đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả;
- Sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân
sự cho từng vị trí trong tổ chức;
- Không đặt ra những chuẩn mực, tiêu chí thiếu thực tế hoặc những chính sách ưu
tiên, ưu đãi, lương, thưởng,... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối...
- Thường xuyên luân chuyển nhân sự tại các bộ phận, vị trí nhạy cảm.
Hiện nay, có không ít trường hợp doanh nghiệp không ban hành chính sách và thủ tục
tuyển dụng phổ biến đến toàn thể nhân viên. Quá trình xét duyệt hồ sơ tuyển dụng nhân
sự không khách quan, vẫn còn hiện tượng ưu tiên những ứng viên có quen biết gửi gắm.
Điều này có thể dẫn tới việc tuyển dụng không hiệu quả, bỏ sót việc những nhân viên có
năng lực cũng như phẩm chất tốt.
2.5 Công tác kế hoạch
Công tác kế hoạch bao gồm lập kế hoạch và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch.
Lập kế hoạch là quá trình nhà quản trị xác định các mục tiêu, các chỉ tiêu kế hoạch, các
nội dung công việc và vạch ra các bước thực hiện để đạt được những mục tiêu đó. Hệ
thống kế hoạch được lập trong doanh nghiệp, như: kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm,
kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự. Kế hoạch là mục
tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và
quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế 13
hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện. Hệ thống kế hoạch
được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học của người quản lý doanh nghiệp.
Công tác lập kế hoạch cần bám sát với tình hình thực tế, trong quá trình thực hiện kế
hoạch cần có sự đánh giá thường xuyên, định kỳ giữa thực tế thực hiện với kế hoạch để
phát hiện những điều bất ngờ có thể xảy đến và từ đó có biện pháp điều chỉnh kế hoạch phù hợp, kịp thời.
2.6 Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Tại Doanh nghiệp xây dựng Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát luôn phối hợp giải
quyết các khó khăn liên quan đến việc thực hiện các kế hoạch. Ngay từ khi chuyển đổi
hình thức sở hữu từ Doanh nghiệp xây dựng nhà nước sang Doanh nghiệp xây dựng cổ
phần Doanh nghiệp xây dựng đã tiến hành xây dựng phòng kiểm soát nội bộ, điều này
chứng tỏ Ban lãnh đạo Doanh nghiệp xây dựng luôn đánh giá cao cao vai trò của kiểm soát nội bộ.
Định kỳ Hội đồng quản trị và Ban giám đốc tổ chức các cuộc họp nhằm đánh giá lại
kết quả thực hiện mục tiêu và chiến lược của công ty. Ngoài ra, phần lớn các Doanh
nghiệp xây dựng đã thành lập Ban kiểm soát độc lập để đánh giá, kiểm tra, kiểm soát các
hoạt động của Doanh nghiệp xây dựng như: tính hợp lý của các chu trình hoạt động trong
công ty, các nguyên tắc về tuân thủ các quy định được đặt ra, sự trung thực và đáng tin
cậy của báo cáo tài chính một cách khách quan và chính xác nhất.
2.7 Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận hoạt động độc lập tách rời với các công việc của các
bộ phận chức năng khác trong đơn vị, thực hiện kiểm tra và đánh giá các hoạt động của
đơn vị một cách khách quan, phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ. Bộ phận này không bị giới 14
hạn ở việc kiểm toán BCTC như đối với kiểm toán độc lập mà có thể thực hiện mà có thể
thực hiện ở bất kỳ lĩnh vực nào trong doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, quản lý tài chính, nhân sự,...
Trong phạm vi hoạt động rộng như vậy kiểm toán nội bộ thực hiện các nhiệm vụ:
xem xét sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin tài chính và hoạt động; kiểm tra,
đánh giá thường xuyên để đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB; xem xét
phương thức bảo vệ tài sản và kiểm tra sự tồn tại của các tài sản; xem xét, đánh giá các
hoạt động và chương trình có đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra.
Như vậy, kiểm toán nội bộ là công cụ phát hiện và cải tiến những yếu điểm của hệ
thống quản lý doanh nghiệp trong đó có hệ thống KSNB. Nhờ có kiểm toán nội bộ các
nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp có thể kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp,
quản lý tốt hơn các rủi ro, tăng khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh và khả năng cạnh
tranh trên thị trường. Đồng thời, kiểm toán nội bộ làm tăng thêm niềm tin của cổ đông
vào chất lượng quản lý nội bộ, tăng giá trị doanh nghiệp trên thị trường. Tuy nhiên, bộ
phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo
sự độc lập với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền đầy đủ theo chức
năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho các cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị .
2.8 Các nhân tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của các doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên
ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý doanh nghiệp nhưng
có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như
việc thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát cụ thể, như: chính sách, pháp luật và sự
kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ; môi trường
pháp lý; đường lối phát triển đất nước;... 15
Tóm lại, môi trường kiểm soát chính là nền tảng quan trọng giúp triển khai toàn bộ
các hoạt động kiểm soát trong nội bộ đơn vị. Do vậy, để môi trường kiểm soát đạt hiểu
quả thì đơn vị cần đảm bảo các nội dung sau đây:
Đơn vị đã ban hành văn bản về các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa các tình huống
xung đột quyền lợi giữa nhà quản lý và nhân viên với đơn vị, bao gồm các quy định xử
phạt phù hợp khi vi phạm các quy tắc và chuẩn mực này.
Đơn vị đã truyền thông rộng rãi những quy tắc, chuẩn mực trên và yêu cầu toàn bộ
nhân viên phải ký cam kết tuân thủ quy tắc và chuẩn mực đã được ban hành.
Người quản lý là “ tấm gương” về tính chính trực, hành vi ứng xử, phẩm chất đạo đức
và hiệu quả công việc để nhân viên học hỏi.
Đơn vị xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý giúp đảm bảo cho quá trình lập kế
hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát được triển khai kịp thời, chính xác
và đạt được được hiểu quả.
Đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và
Chuẩn mực kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ cần hoạt động hữu hiệu do phải
báo trực tiếp, độc lập và khách quan với bộ phận kiểm toán cấp trên hay quản lý cao cấp của đơn vị.
Đơn vị ban hành các văn bản quy định chung trong quá trình quản lý tổng thể và các
hướng dẫn chi tiết trong hoạt động cụ thể ở từng chu trình nghiệp vụ.
Đơn vị có ban hành hệ thống văn bản thống nhất để quy định chi tiết quy trình tuyển
dụng, đào tạo, hướng dẫn, đánh giá, lương thưởng, phụ cấp và thăng tiến để khích lệ nhân
viên làm việc chính trực và hiệu quả. 16
Đơn vị sử dụng “ Bảng mô tả công việc” quy định rõ các yêu cầu về kiến thức chuyên
môn, kỹ năng và chất lượng nhân viên cho từng vị trí việc làm.
Đơn vị không xây dựng các chuẩn mực, yêu cầu “thiếu thực tế” hoặc danh sách lương
thưởng, ưu tiên, ưu đãi ,… thiếu công bằng, không hợp lý, tạo cơ hội để nhân viên thực
hiện hành vi vô kỷ luật hay gian dối.
Đơn vị áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm soát phù hợp đối với chuẩn mực được
thiết lập cho từng loại hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo kết quả kiểm tra
không bị sai lệch méo mó.
Đơn vị thường xuyên thực hiện luân chuyển nhân sự tại các công việc “ nhạy cảm”;
luôn nhắc nhở, quan tâm, bảo vệ quyền lợi của nhân viên tại công việc nặng nhọc, độc hại theo đúng quy định. 17
Document Outline
- 1. Khái quát chung.
- ❖ Kiểm soát nội bộ
- ❖ Hệ thống kiểm soát nội bộ
- 2. Các yếu tố môi trường kiểm soát ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
- 2.1 Đặc thù quản lý
- 2.2 Cam kết về sự chính trực và các giá trị đạo đức
- 2.3 Cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm ủy quyền
- 2.3.2 Quá trình phân chia trách nhiệm và ủy quyền
- 2.4 Nhân sự
- 2.4.2 Chính sách nhân sự
- 2.5 Công tác kế hoạch
- 2.6 Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
- 2.7 Kiểm toán nội bộ
- 2.8 Các nhân tố bên ngoài
Tài liệu liên quan:
-
Tiểu luận môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học Lao động – Xã hội
12 6 -
Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động - xã hội.
18 9 -
Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động - xã hội.
19 10 -
Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động - xã hội.
18 9 -
Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động - xã hội.
26 13