Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động -  xã hội

Bài 6 trang 158
1. Hoạt động kiểm soát hữu hiệu và hiệu quả: Mua hàng
● Thủ kho lập phiếu yêu cầu mua hàng khi cần bổ sung hàng hóa cho bộ
phận mua hàng (không kiêm nhiệm sẽ hạn chế xảy ra tình trạng gian lận).
● Các phiếu yêu cầu mua hàng có giá trị từ 50.000.000đ trở xuống sẽ do
trưởng phòng mua hàng phê duyệt, các phiếu vượt quá số tiền trên thì
phải do phó giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt. Tránh tình trạng
biển thủ, giả chữ ký để tư lợi cá nhân.
● Phiếu mua hàng được phê duyệt được theo dõi trên hệ thống máy tính qua
hệ thống có thể giám sát được tất cả thông tin về đơn mua hàng. Dễ kiểm
soát và tìm kiếm khi cần. Nhận hàng
● Bộ phận nhận hàng chỉ chấp nhận khi các giấy tờ thể hiện các hàng hóa
mua là đúng quy định của công ty. Nhằm đảm bảo nhận hàng theo đúng
quy định ban hành của công ty.
● Khi hàng về, thủ kho sẽ kiểm tra liệu hàng hóa nhận có nằm trong danh
mục đơn đặt hàng đã đề nghị và được chấp nhận hay không.
● Kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập kho, đảm bảo NCC giao đúng mặt
hàng yêu cầu đảm bảo về mặt số lượng & chất lượng.
● Trưởng phòng phụ trách bộ phận nhận hàng qua điện thoại theo dõi
những nhà cung cấp giao hàng không đúng hạn hoặc giao hàng không
đúng yêu cầu trưởng phòng bộ phận này cùng với các nhân viên sẽ gọi
điện làm việc với nhà cung cấp để đốc thúc việc giao hàng hoặc xử lý giải
quyết các đơn hàng không đúng yêu cầu và trễ hạn giao hàng.
Các khoản phải trả
● Kế toán phụ trách các khoản phải trả ghi nhận các thông tin từ phiếu nhận
hàng và hóa đơn vào hệ thống máy tính và hệ thống sẽ đối chiếu thông tin
từ phiếu mua hàng, các PO (trên hệ thống máy) và hóa đơn nếu có chênh
lệch hệ thống sẽ lập ra báo cáo. Ngay sau khi xác minh toàn bộ thông tin
kế toán viên sẽ kẹp ba tài liệu đã đối chiếu tạo thành bộ hóa đơn cho kế
toán. Hoạt động kiểm soát này khá chặt chẽ khi kết hợp sự kiểm tra giám
sát của con người và khả năng xử lý của hệ thống máy tính về các dữ liệu
từ đầu đến lúc kết thúc của quá trình mua hàng.
● Khi ký séc thanh toán, tất cả các séc dưới 10 triệu chỉ cận 1 chữ ký, séc
nào vượt quá số tiền trên thì phải có 2 chữ ký. Trước khi ký người được
ủy quyền ký sẽ kiểm tra liệu tất cả các chứng từ đã được đính kèm và
được chấp thuận một cách phù hợp. Hội đồng quản trị bổ nhiệm những
người ủy quyền ký tài khoản. Đưa ra định mức để kiểm soát đối với các
giao dịch để tránh gian lận biển thủ tiền.
● Bộ phận ngân quỹ mở sổ theo dõi các séc, cuối tháng, tiến hành lập bảng
chỉnh hợp, bản này sẽ được người phụ trách tài chính kiểm tra và tiến
hành điều tra nếu phát hiện các bất thường. Kiểm tra định kỳ để phát hiện
kịp thời các gian lận gây tổn thất cho công ty.
2. Hoạt động kiểm soát không hữu hiệu và hiệu quả Mua hàng
● Hệ thống máy tính loại trừ tự động bất kỳ một đơn đặt hàng chuyển kho
nhà cung cấp mà không nằm trong danh sách được phê duyệt hoặc đơn
hàng không đi kèm theo với phiếu yêu cầu mua hàng tương ứng. Tất cả
đơn đặt hàng còn lại sẽ tự động được chuyển cho nhà cung cấp => dễ dẫn
đến sai sót khi mọi việc đều do hệ thống máy tính tự động mà không có
sự kiểm soát của con người.
● Phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyệt với đơn đặt hàng, đồng thời
được chuyển 1 liên cho trưởng phòng mua hàng => 2 liên đơn đặt hàng
còn lại dễ bị sai sót. Nhận hàng
● Nhân viên bộ phận nhận hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hóa khi hàng
về đến công ty à chỉ có nhân viên đi mà không có thủ kho đi theo. Nhận
không đủ hàng, hoặc thông đồng với NCC nhận hàng kém chất lượng.
● Khi hàng về, thủ kho sẽ kiểm tra liệu hàng hóa nhận có nằm trong danh
mục đơn đặt hàng đã đề nghị và được chấp nhận hay không.
● Không kiểm đếm lại số lượng và chất lượng hàng hóa. Không phát hiện
được gian lận xảy ra trước đó.
● Nhân viên nhận hàng sẽ lập phiếu nhận hàng gồm ba liên (PNH) trong đó
nêu: thời gian nhận, tên của nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng và
mô tả hàng hóa nhận. Kiêm nhiệm khi nhân viên nhận hàng vừa là người
nhận hàng vừa là người lập phiếu.
● Trưởng kho hàng hóa sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các khía cạnh
của phiếu nhận, sau đó sẽ ký tắt vào trong phiếu nhận khi mọi việc đều
được thực hiện tốt. Trường kho chỉ kiểm tra thông tin trên phiếu nhận do
nhân viên nhận hàng lập xem có khớp với thực tế kiểm kê không mà
không có sự đối chiếu giữa phiếu mua hàng và phiếu nhận hàng.
● Dựa trên phiếu nhận hàng, nhân viên mua hàng ghi nhận vào sổ chi tiết
hàng tồn kho để theo dõi hàng trong kho. Nhân viên mua hàng không đối
chiếu giữa phiếu mua hàng và phiếu nhận hàng mà chỉ dựa vào phiếu
nhận hàng. Có thể dẫn tới ghi chép không đúng gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Các khoản phải trả
● Hệ thống đối chiếu tự động đối chiếu các thông tin trong phiếu nhận hàng
với các đơn đặt hàng và hóa đơn. Nếu có chênh lệch sẽ lập ra một báo cáo
về những chênh lệch => dễ dẫn đến sai sót nếu không có sự kiểm soát của con người.
● Hệ thống máy tính cũng tự động kiểm tra tính chính xác về mặt toán học
của các thông tin trên hóa đơn.
3. Các hoạt động kiểm soát khác
● Phân chia nhiệm vụ: Tránh việc một cá nhân hay một bộ phận phải kiêm
nhiệm quá nhiều việc để hạn chế sai sót và gian lận. Những việc như
nhập kho hàng hóa cần giao cho 2 đến 3 người (ví dụ nhân viên nhận
hàng và thủ kho) nhận hàng và giải quyết các việc liên quan (NCC giao
thiếu, chất lượng hàng không đảm bảo).
● Mua hàng: ở khâu đặt hàng của đơn vị còn thiếu sót việc chọn nhà cung
cấp, so sánh giá cả, chất lượng giữa các nhà cung cấp. Việc chọn nhà
cung cấp với đơn hàng có giá trị lớn cần được sự phê duyệt của Giám đốc
hoặc trưởng phòng mua hàng để tránh việc nhân viên mua hàng kết hợp
với nhà cung cấp để hưởng hoa hồng, chênh lệch chiết khấu, giảm giá.
● Các quy trình nhân hàng và theo dõi các khoản phải trả đã chặt chẽ, phân
công nhiệm vụ, chịu trách nhiệm một cách rạch ròi, có hê t ̣hống máy tính
hoạt động qua nhiều công đoạn, kế toán viên được kế toán trưởng kiểm
tra, chứng từ rõ ràng đầy đủ. Nên không cần thêm hoạt động kiểm soát khác.
● Thực hiện việc kiểm tra độc lập các giao dịch quan trọng của công ty.
● Giám sát, kiểm kê hàng hóa tồn kho định kỳ. Kiểm tra đối chiếu các
chứng từ xem có khớp hay không. Bài 6 trang 220 1. Ưu điểm
● Các đơn đặt hàng được tiếp nhận bởi phòng kinh doanh, được ghi nhận
và xử lý bởi hệ thống máy tính → giúp công việc xử lý các đơn hàng của
phòng kinh doanh có hệ thống và đạt được hiệu quả hơn tránh các sai sót
và tránh việc gian lận tự sửa thông tin đơn đặt hàng khi thực hiện các thao tác.
● Công ty xác định được các nhóm khách hàng quan trọng và lưu giữ chi
tiết các thông tin của từng khách hàng trên máy tính → giúp công ty quản
lý được nhu cầu của từng khách hàng cũng như xác nhận được việc khi
thực hiện các đơn đặt hàng một cách rõ ràng và chi tiết.
● Sau khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra qua hệ thống máy, một nhân viên
phòng kinh doanh sẽ kiểm tra lần nữa để xem liệu chúng có lập đúng
không và các thông tin ghi nhận có hợp lý không → việc xử lý đơn hàng
được đảm bảo khi có sự tham gia của cả hệ thống máy tính và con người.
● Chi tiết hàng giao được ghi nhận vào máy tính. Khi hàng hóa đã sẵn sàng
để gửi đi, người phụ trách kho kiểm tra lần nữa về sự phù hợp giữa số
lượng hàng chuẩn bị và số lượng ghi trên phiếu giao hàng → ghi nhận và
kiểm tra lại nhằm đảm bảo có bằng chứng về hàng giao vào hệ thống và
nhằm xác nhận lại số lượng để tránh sự sai sót.
● Giao hàng cho khách hàng: khi giao hàng cho khách hàng, phiếu giao
hàng được đính kèm với hóa đơn bán hàng để khách hàng ký nhận → có
chữ ký của khách hàng đảm bảo việc khách hàng đã nhận hàng.
● Đối chiếu công nợ: bảng kê đối chiếu công nợ cũng được kiểm tra lại bởi
giám đốc tài chính nhằm tránh sự gian lận khi có sự kiểm tra không chỉ
của kế toán, khách hàng mà có cả của giám đốc tài chính.
● Giảm giá: tỷ lệ này được xác định bởi nhân viên phòng kinh doanh, có
tham khảo ý kiến của kế toán công nợ và Giám đốc phòng kinh doanh →
đảm bảo có tỷ lệ giảm giá hợp lý khi có sự tham khảo ý kiến của kế toán
công nợ và giám đốc kinh doanh.
● Thanh toán bằng séc: các thư chứa séc thanh toán sẽ được 2 nhân viên mở
và lập biên bản → có sự kiểm soát lẫn nhau giữa 2 nhân viên để đảm bảo
không xảy ra gian lận như giấu séc hay hoán đổi séc giả,..
● Thanh toán bằng séc: các hóa đơn đã thanh toán được đóng dấu “đã thanh
toán” được sắp xếp riêng → giúp kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và theo
dõi những hóa đơn chưa được thanh toán.
● Thanh toán bằng tiền mặt: Công ty khuyến khích khách hàng trả séc →
để công ty dễ quản lý các khoản tiền hơn đặc biệt là đối với các khoản tiền lớn.
● Công ty quy định lái xe không được thu tiền từ khách hàng khi giao hàng,
tiền phải được trả trực tiếp tại trụ sở của công ty → nhằm tránh tình trạng
lái xe có thể giận lận như mang tiền bỏ trốn.
● Các phiếu thu tiền đều được đánh số trước khi sử dụng → để kiểm soát
các khoản cần thu một cách hiệu quả cũng như nhằm tránh tình trạng
nhân viên công ty mang phiếu thu tiền để đi thu tiền một cách bất hợp
pháp, trái với quy định của công ty.
● Cuối ngày, kế toán quỹ và thủ quỹ luôn đối chiếu số liệu lẫn nhau → để
tránh sai sót khi chỉ có 1 người thực hiện.
● Kiểm soát công nợ: cuối tháng, kế toán công nợ lập bảng kê chi tiết nợ
phải thu khách hàng theo thời hạn thanh toán để quyết định xem cần tiến
hành thúc nợ khách hàng nào → lập bảng kê chi tiết để tiến hành theo
dõi, kiểm soát các khoản nợ một cách hiệu quả, hợp lý.
● Kiểm soát công nợ: Kế toán công nợ họp hàng tháng với Giám đốc tài
chính nhằm nhận định khả năng thanh toán, các biện pháp đối với khách
hàng chậm thanh toán → thực hiện để cùng tìm ra hướng giải quyết các khoản công nợ.
2. Nhược điểm
● Đơn đặt hàng do được xử lý bởi hệ thống máy tính à nhiều lúc có thể xảy
ra sai sót nếu hệ thống máy tính gặp trục trặc hoặc không được bảo trì
bảo dưỡng thường xuyên.
● Trưởng phòng kinh doanh có thể can thiệp bằng thủ công vào hệ thống
máy tính khi muốn cho phép một khoản giảm giá đặc biệt nào đó =>
trưởng phòng có thể vì tư lợi cá nhân mà thông đồng với khách hàng để
giảm giá hàng hóa tới mức thấp nhất nhằm hưởng phần chênh lệch
● Nếu khách hàng đặt hàng với giá trị vượt quá mức nợ tối đa cho phép,
đơn hàng sẽ bị phong tỏa. ĐĐH chỉ có thể được giải tỏa bởi người kế
toán phụ trách công nợ hay giám đốc tài chính => chỉ 1 trong 2 người là
kế toán công nợ hoặc giám đốc tài chính giải tỏa đơn đặt hàng (không
phải cả 2 người cùng 1 lúc) thì gian lận có thể xảy ra vì khách hàng có thể
dùng tiền hối lộ để được giải tỏa đơn hàng.
● Nhân viên kho hàng dựa vào danh sách đơn đặt hàng để lập phiếu giao
hàng → Phiếu giao hàng cần được lập bởi thủ kho để thủ kho có thể kiểm
tra quản lý được số lượng ra vào của khó một cách chính xác nhất.
● Giảm giá: Đối với các khách hàng đặc biệt cần có khoản giảm giá đặc
biệt, trưởng phòng kinh doanh sẽ quyết định => dễ gian lận vì chỉ một
mình trưởng phòng quyết định khi không có những khoảng cho phép
trong tỷ lệ giảm giá đặc biệt của công ty và không có bộ phận kiểm soát nào khác.
● Thanh toán bằng tiền mặt: Các phiếu thu tiền đều được đánh số trước khi
sử dụng. Vào cuối ngày, thủ quỹ kiểm tra lại số thứ tự của các phiếu thu
nhận được. Nếu phát hiện các bất thường, thủ quỹ phải tìm hiểu nguyên
nhân => chỉ thủ quỹ tìm nguyên nhân mà không có sự kiểm tra của 1 bộ
phận nào khác thì thủ quỹ có thể vì tư lợi cá nhân hay bất kì lí do nào
khác mà có thể điền vào 1 nguyên nhân không đúng sự thật.
● Kiểm soát công nợ: các khách hàng có nợ quá hạn trên 3 tháng, kế toán
công nợ sẽ phong tỏa tài khoản và cấm toàn bộ việc nhận các đơn đặt
hàng mới của khách hàng đó.
3. Đề xuất hoàn thiện dự án
● Trưởng phòng kinh doanh khi muốn giảm giá cho khách hàng nào đó nên
trình bày lý do hợp lý cho cấp trên, đặc biệt là nhóm khách hàng lớn. Cần
có thêm một hai người trong công ty có thể theo dõi được tình hình đơn
hàng để kiểm tra chéo lẫn nhau.
● Thông tin khách hàng trên máy tính cần thêm lịch sử mua hàng của khách
hàng đó. Phần nào xác định được uy tín của khách hàng để có khoản
giảm giá và mức nợ tối đa cho phép.
● Nếu khách hàng đặt hàng với giá trị vượt quá mức nợ tối đa cho phép thì
đơn hàng nên được chuyển đến nơi có thẩm quyền để xem xét thay vì bị
phong tỏa rồi lại được giải tỏa.
● Nên có liên kết với ngân hàng để khách hàng ở xa có thể trả tiền hàng dễ dàng hơn.
Document Outline

• Bài 6 trang 158
  • Mua hàng
  • Nhận hàng
  • Các khoản phải trả
• 2. Hoạt động kiểm soát không hữu hiệu và hiệu quả
  • Mua hàng
  • Nhận hàng
  • Các khoản phải trả
• 3. Các hoạt động kiểm soát khác
• Bài 6 trang 220
  • 1. Ưu điểm
  • 2. Nhược điểm
  • 3. Đề xuất hoàn thiện dự án