Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động -  xã hội.

Bài 5.
Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Thủ tục kiểm soát
Kiểm soát chặt chẽ hàng tồn
kho (gồm cả việc theo dõi,
ghi nhận đầy đủ, kịp thời trên
chứng từ, sổ sách về các
biến động có liên quan): 1.
1. Hàng mua về phải được nhập kho.
● Số lượng, chất lượng, quy cách của hàng
hóa phải phù hợp với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho.
● Giấy tờ đi kèm đầy đủ, hợp lệ: Hóa đơn,
phiếu xuất kho của nhà cung cấp, chứng nhận chất lượng,...
2. Tất cả hàng mua đều 2. được ghi nhận. * Kiểm tra hóa đơn:
● Số lượng: So sánh số lượng hàng hóa trên
hóa đơn với số lượng thực tế nhận được.
● Giá cả: So sánh giá cả trên hóa đơn với giá
cả đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.
● Thuế: Kiểm tra xem hóa đơn đã bao gồm thuế VAT hay chưa.
● Thông tin: Kiểm tra xem thông tin trên hóa
đơn đã đầy đủ và chính xác hay chưa (tên
nhà cung cấp, tên người mua, mã số thuế...).
* Phối hợp giữa bộ phận mua hàng, kho và kế
toán trong việc kiểm tra, nhập kho, ghi nhận hàng hóa. * Ghi chép:
● Lập phiếu nhập kho đầy đủ thông tin: Tên
hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, mã số thuế...
● Cập nhật sổ sách kế toán hàng tồn kho.
3. Sự phù hợp giữa hàng
mua với đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng. 3.
● Lập phiếu đối chiếu: Lập phiếu đối chiếu giữa
hàng hóa thực tế nhận được với số lượng,
chất lượng, giá cả ghi trên đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng.
● Kiểm tra ngẫu nhiên: Thực hiện kiểm tra
ngẫu nhiên các lô hàng để đảm bảo chất
lượng và số lượng hàng hóa.
● Sử dụng camera giám sát: Lắp đặt camera
giám sát tại khu vực nhận hàng để theo dõi
4. Trả lại hàng mua không
quá trình kiểm tra, nhận hàng.
đúng chất lượng, quy cách theo hợp đồng. 4.
● Lập biên bản: Lập biên bản ghi rõ tình trạng
hàng hóa trả lại, lý do trả lại và các thỏa thuận giữa hai bên.
● Chụp ảnh, quay video: Chụp ảnh, quay video
để lưu lại bằng chứng về tình trạng hàng hóa trả lại.
● Giữ lại các chứng từ: Giữ lại các chứng từ
liên quan đến việc mua bán và trả lại hàng
5. Thông tin kịp thời của bộ hóa.
phận nhận hoá đơn cho bộ
phận kế toán về tất cả các 5. hoá đơn nhận được.
● Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn, phần
mềm giúp tự động hóa quy trình theo dõi,
chuyển giao thông tin hóa đơn.
● Thiết lập hệ thống thông báo: Thiết lập hệ
thống thông báo để tự động thông báo cho
bộ phận kế toán khi có hóa đơn mới được nhận.
● Tổ chức các buổi đào tạo: Tổ chức các buổi
đào tạo cho nhân viên về quy trình xử lý hóa
đơn để đảm bảo thông tin được chuyển giao chính xác, kịp thời.
6. Việc luân chuyển hàng tồn kho trong nội bộ doanh nghiệp: 6. a) -
Từ kho đến phân xưởng:
Từ kho đến phân xưởng
- Độc lập bộ phận kho với bộ phận mua sản xuất.
hàng, nhận hàng và kế toán
- Từ phân xưởng này đến
- Định kỳ kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ phân xưởng khác. kho và sổ kế toán
- Từ phân xưởng sản xuất
- Nhập và xuất hàng theo thứ tự đến kho.
- Đánh giá chất lượng hàng tồn kho qua kiểm kê
- Xây dựng bộ mã hàng tồn kho
- Theo dõi hàng gửi đi bán
b) Từ phân xưởng này đến phân xưởng khác.
- Quan sát quá trình kiểm kê hàng tồn kho
và đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế
toán chi tiết hàng tồn kho.
- Rà soát các loại chi phí liên quan đến hàng
tồn kho như chi phí nguyên vật liệu, chi phí
nhân công và chi phí sản xuất chung.
- Đánh giá chất lượng hàng tồn kho qua
kiểm kê và xây dựng bộ mã hàng tồn kho.
- Quản lý riêng biệt hàng tồn kho thuộc
quyền kiểm soát và không thuộc quyền
kiểm soát của doanh nghiệp.
- Theo dõi hàng gửi đi bán và vật tư không
thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp
c) Từ phân xưởng sản xuất đến kho
- Xây dựng kế hoạch quy trình nhập kho
- Sắp xếp lại sản phẩm, hàng hóa trong kho
- Đối chiếu, kiểm tra sản phẩm trong kho
- Bộ phận kế toán kiểm tra và lập phiếu
7. Các lô hàng xuất bán. nhập kho 7.
- Kiểm kê, đếm số lượng hàng tồn kho vào
cuối kỳ kế toán và so sánh với số liệu báo cáo.
- Kiểm tra nghiệp vụ mua hàng và xuất kho
trong kỳ, bao gồm việc lập và duyệt các
phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, phiếu xuất
kho, hợp đồng bán hàng và hóa đơn giao dịch.
- Kiểm tra việc xác định giá trị sản phẩm còn
tồn cuối kỳ, bao gồm việc tính giá thành
8. Các nguyên liệu, vật liệu
theo số liệu báo cáo và lập dự phòng giảm gửi đi gia công.
giá hàng tồn kho nếu cần 8.
- Kiểm kê, đếm số lượng hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán
- So sánh, đối chiếu số liệu chi tiết hàng tồn
kho với thực tế báo cáo
- Sử dụng các phiếu xuất nhập kho để cập
9. Hàng tồn kho hư hỏng, lỗi
nhật sổ kho và hạch toán chính xác số thời cần thanh lý.
hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ 9.
- Lập biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư
hỏng, xác định rõ nguyên nhân hư hỏng và
giá trị hàng hóa có thể thu hồi được
- Lập báo cáo thống kê toàn bộ tuổi của
10. Việc thanh lý hay giảm
hàng tồn kho, theo dõi vòng quay tồn kho
giá bán các mặt hàng hư theo danh mục sản phẩm
hỏng, lỗi thời phải được 10.
phép của người có thẩm quyền.
- Trưởng đơn vị quản lý trực tiếp hàng hóa
tồn kho làm Giấy đề nghị công ty tiến hành
thanh lý đối với số hàng hóa trong kho, ghi
rõ tên, số lượng, chất lượng và lý do thanh lý.
- Giám đốc công ty xem xét và phê duyệt
Giấy đề nghị thanh lý hàng tồn kho.
2. Các mục tiêu chính khi kiểm kê hàng tồn kho:
1. Lập kế hoạch kiểm kê:
-Hàng tồn kho thuộc quyền Xác định thời điểm kiểm kê. Nên thực hiện kiểm
sở hữu của doanh nghiệp kê định kỳ và đột xuất. Có thể thực hiện kiểm kê
đều phải được kiểm kê.
bất cứ lúc nào khi nghi ngờ có sai sót trong hàng
tồn kho. Lập danh sách các mặt hàng cần kiểm
kê. Phân loại mặt hàng theo nhóm, chủng loại,
mã hàng để dễ dàng kiểm đếm. Phân công
nhiệm vụ cho các cá nhân tham gia kiểm kê. Xác
định số lượng người tham gia kiểm kê phù hợp
với quy mô kho hàng. Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người.
-Hàng thuộc quyền sở hữu 1. Xác định hàng hóa ký gửi và gia công. của doanh nghiệp nhưng
không nằm trong kho vì đang Lập danh sách các hợp đồng ký gửi và gia công.
được ký gửi hoặc đang Xác định số lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa
được gia công ở bên ngoài đang ký gửi và gia công.
phải được tính trong giá trị
hàng tồn kho của doanh 2. Theo dõi và kiểm soát hàng hóa ký gửi và gia nghiệp. công.
Yêu cầu bên ký gửi hoặc gia công cung cấp báo
cáo định kỳ về tình trạng hàng hóa. Thực hiện
kiểm tra đột xuất đối với hàng hóa ký gửi và gia
công. Giữ liên lạc thường xuyên với bên ký gửi
hoặc gia công để cập nhật thông tin về hàng hóa.
-Khi kiểm kê, tất cả mặt hàng 1. Xác định hàng hóa ký gửi và gia công:
đều phải được kiểm đếm và chỉ đếm một lần.
Lập danh sách các hợp đồng ký gửi và gia công.
Xác định số lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa
đang ký gửi và gia công.
2. Theo dõi và kiểm soát hàng hóa ký gửi và gia công:
Yêu cầu bên ký gửi hoặc gia công cung cấp báo
cáo định kỳ về tình trạng hàng hóa. Thực hiện
kiểm tra đột xuất đối với hàng hóa ký gửi và gia
công. Giữ liên lạc thường xuyên với bên ký gửi
hoặc gia công để cập nhật thông tin về hàng hóa.
Lập bảng thống kê hàng còn sử dụng và hàng
-Khi kiểm kê, cần tách biệt hư hỏng. Có người giám sát và bộ phận kiểm kê
hàng tồn kho còn sử dụng hàng tồn kho , ghi nhận số liệu.
được với hàng hư hỏng.
-Hiểu được nguyên nhân khi Kiểm tra lại số liệu và so sánh lại với sổ sách để
phát hiện có chênh lệch giữa xác định nguyên nhân chênh lệch. Điều chỉnh lại
số liệu kiểm kê và số liệu thông tin cho đúng với thực tế. Cải thiện lại quy trên sổ sách.
trình và đào tạo lại nhân viên để phòng ngừa chênh lệch
-Việc điều chỉnh chênh lệch Đảm bảo các quyết định đều được thực hiện
giữa thực tế và sổ sách phải theo quy định và có sự kiểm soát từ cấp trên như
được sự cho phép của người quản lý tài chính hay người đứng đầu bộ người có thẩm quyền. phận kế toán
3. Hàng hóa tồn trữ trong kho:
Để thỏa mãn mục tiêu kiểm soát hàng tồn trữ
- Được bảo quản cẩn thận, trong kho, có thể thực hiện các thủ tục sau:
tránh mất cắp hay hư hỏng về
Bảo quản cẩn thận, tránh mất cắp hay hư mặt vật chất.
hỏng về mặt vật chất:
- Chỉ có những người có ·
Thiết lập hệ thống giám sát an ninh trong
thẩm quyền mới được ra vào kho để giảm nguy cơ mất cắp. kho.
- Mua bảo hiểm để đền bù ·
Áp dụng hệ thống kệ chứa hàng hiệu quả
rủi ro đối với hàng tồn kho,
để tránh hư hỏng và gãy rơi.
nếu có thiệt hại xảy ra, ví dụ như cháy nổ… ·
Đào tạo nhân viên về cách xử lý hàng hóa
một cách an toàn và cẩn thận. ·
Thực hiện kiểm tra định kỳ để phát hiện và
giải quyết sớm các vấn đề về bảo quản.
Chỉ có những người có thẩm quyền mới được ra vào kho: ·
Thiết lập hệ thống kiểm soát truy cập với
thẻ từ, mã PIN, hoặc hệ thống nhận diện vân tay. ·
Xác định các khu vực riêng lẻ trong kho và
chỉ cấp quyền truy cập tương ứng.
· Thực hiện kiểm tra đối với nhân viên và
khách hàng để đảm bảo rằng chỉ có những
người có thẩm quyền mới được ra vào.
Mua bảo hiểm để đền bù rủi ro đối với hàng tồn kho: ·
Liên hệ với các công ty bảo hiểm hàng tồn
kho để lựa chọn gói bảo hiểm phù hợp. ·
Xác định mức bảo hiểm phù hợp dựa trên
giá trị thực tế của hàng tồn kho.
· Đảm bảo rằng các điều kiện bảo hiểm rõ
ràng và đáp ứng được với các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.