Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động -  xã hội

Khái niệm của Kiểm Soát:
-Là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát
hiện sự sai lệch và nguyên nhân của sai lệch
 Ví dụ về Kiểm Soát: Công ty thực phẩm kiểm tra chất lượng sản phẩm
trước khi đưa ra thị trường
-Là chức năng cuối cùng trong bốn chức năng chính khi thực hiện công tác quản
trị, đóng vai trò quan trọng giúp nhà quản trị nhận định sự thành công khi so sánh với mục tiêu ban đầu
Mục đích Kiểm Soát trong Quản Trị:
+Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu tổ chức
 Ví dụ: Công ty Giày Da ABC có mục tiêu trong năm 2024 là tăng doanh thu
và cải thiện hiệu quả sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời tối
ưu hoá chi phí sản xuất
=> Cuối 2023, công ty tăng doanh thu 18% và giảm 12% chi phí sản xuất 2022. Cụ
thể, doanh thu của công ty tăng từ 500 tỷ đồng lên 590 tỷ đồng và chi phí sản xuất
giảm từ 200 tỷ đồng xuống còn 176 tỷ đồng
+Bảo đảm nguồn lực sử dụng một cách hữu hiệu
 Ví dụ: Công ty sản xuất giày da sẽ kiểm tra nguyên liệu để sản xuất có bị
thiếu hụt hay lãng phí hay không, từ đó đưa ra những phương hướng thích
hợp nhằm đem đến lợi ích cho công ty
+Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng
+Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị chịu trách nhiệm để sửa sai
+Làm đơn giản hoá các vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm
 Ví dụ: Nhân viên kiểm tra khi phát hiện sai sót, có thể trực tiếp chỉ ra lỗi sai
và đưa ra yêu cầu sửa chữa để sản phẩm đúng theo quy định
+Phác thảo tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bỏ những gì ít quan trọng hay không cần thiết
 Ví dụ: Nhờ công tác kiểm tra quản trị, thông qua những tiêu chuẩn cụ thể đề
ra mà công ty có những hành động cụ thể nhắm tới mục đích đó, qua đối
chiếu kiểm tra lại sẽ phát hiện những công việc, những bước thực hiện rườm rà, ít hiệu quả
+Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hoàn tất công tác
tiết kiệm thời gian, để tăng năng suất và đem lại lợi nhuận cao
Tác dụng của Kiểm Soát:
-Làm bớt nhẹ gánh nặng của cấp chỉ huy
-Là khâu sau cùng trong khâu hoạch địch, cơ cấu tổ chức thực hiện và điều khiển
nhân viên và động viên họ
-Chỉ phát huy tác dụng nếu nhà quản trị sử dụng một cách khéo léo Chức năng Kiểm Soát:
Tuỳ vào mục đích và yêu cầu công việc, chức năng kiểm soát được thể hiện ở các hình thức khác nhau
-Kiểm soát rủi ro: Dự đoán hạn chế, sai lệch không mong muốn trong quá trình
hoạt động của tổ chức
 Ví dụ: Công ty XYZ sản xuất và phân phối giày thể thao. Một trong rủi ro
lớn đối với công ty là việc gián đoạn chuỗi cung ứng do thiên tai hoặc sự cố
về giao thông. Để kiểm soát rủi ro này, công ty thực hiện các biện pháp như:
+Đa dạng hoá nhà cung cấp và các kênh phân phối để tránh phụ thuộc vào nguồn duy nhất
+Xây dựng kế hoạch dự phòng về logistics gồm việc sử dụng nhiều phương tiện
vận chuyển và các kho lưu trữ các địa điểm khác nhau
+Mua bảo hiểm cho các hoạt động sản xuất và vận chuyển để giảm thiểu tổn thất nếu sự cố xảy ra
-Kiểm soát đồng thời: chức năng này thực hiện song hướng, và cùng tiến trình
công việc trong tổ chức. Thông qua việc kiểm soát đồng thời mọi hoạt động, nhà
quản trị phát hiện những sai lệch cản trở trong công việc để kịp thời điều chỉnh
 Ví dụ: Trong quá trình sản xuất công ty XYZ lắp ráp các bộ phận giày thể
thao. Để đảm bảo chất lượng sản phẩm, công ty thiết lập các trạm kiểm tra
chất lượng trong mỗi giai đoạn sản xuất, chẳng hạn như:
+Kiểm tra độ bền của chất liệu ngay khi chúng nhập kho
+Kiểm tra kích thước và độ chính xác của các bộ phận giày khi chúng được lắp táp
+Kiểm tra sản phẩm hoàn chỉnh trước khi đóng gói và xuất xưởng
-Kiểm soát phản hồi: Đây là quá trình nhà quản trị nhận định, so sánh, đánh giá
tổng thể các kết quả công việc khi đã hoàn thành
 Ví dụ: Sau khi hoàn thành một chiến dịch marketing quảng bá cho giày thể
thao mới, công ty XYZ tiến hành đánh giá kết quả của chiến dịch. Công ty
kiểm tra các chỉ số như:
+Số lượng sản phẩm bán ra sau chiến dịch
+ Hiệu quả chi phí của chiến dịch ( tỷ lệ chi phí trên doanh thu)
+ Phản hồi của khách hàng và mức độ nhận diện thương hiệu
Tiến Trình Kiểm Soát
1. XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN
-Để đo lường kết quả thực hiện, nhà quản trị cần đặt ra mục tiêu, tiêu chuẩn, kế
hoạch cụ thể. Tiêu chuẩn giúp đánh giá mức độ thành công của công việc. Nếu
chọn tiêu chí không phù hợp, tổ chức không lãng phí thời gian mà còn tốn nhiều
công sức mà không mang lại hiệu quả. Vì vậy, tiểu chí kiểm tra cần hợp lí, khả thi
và được cân nhắc kĩ lưỡng
-Sau khi có được bảng tiêu chuẩn hợp lí và ổn định, nhà quản trị tiến hành áp dụng
các năng, chuyên môn, các chức năng quản trị vào trong thực tế. Để đo lường kết
quả thực hiện, nhà quản trị cần nắm bắt thông tin thông qua bón cách tiếp cận:
+ QUAN SÁT CÁ NHÂN: Đây là cách nắm bắt tông tin lâu đời, trực tiếp nháta
trong tất cả bốn cách tiếp cận. Quan sát thể hiện rõ hành vi theo dõi, quan sát các
hoạt động thực tế của lực lượng lao động nhằm mục đích thu thập thông tin cần thiết, quan trọng
-Ưu điểm: Cập nhật thông tin nhanh chóng
-Nhược điểm: Dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người quan sát và tốn thời gian
VD: Quan sát quản lý trực tiếp theo dõi công nhân trong xưởng sản xuất để đánh
giá hiệu suất làm việc
+BÁO CÁO THỐNG KÊ: Phân tích thông tin qua báo cáo là vô cùng cần thiết
chỉ rõ việc sử dụng các đồ thị cùng với biểu thị giúp nhà quản trị hình dung rõ hơn
về quan hệ các đối tượng thông qua tỉ lệ phần trăm, dạng số trung bình
-Ưu điểm: Cung cấp thông tin khách quan, để so sánh
-Nhược điểm: Không phản ánh được yếu tố con người hoặc hoàn cảnh thực tế
VD: Báo cáo doanh số bán hàng của nhân viên để đánh giá hiệu quả làm việc
+TRÌNH BÀY BẰNG LỜI NÓI: Báo cáo miệng là hình thức nắm bắt thông tin
một cách trực tiếp thông qua các cuộc đối thoại, qua các cuộc họp, vì vậy sự phản
hồi nhanh chóng đến từ các bên là điểm mạnh nhất của phương pháp này. Nhiều tổ
chức phân định thời gian và địa điểm để báo cáo tình hình và tìm ra các giải quyết
vấn đề một cách trực tiếp
Ưu điểm: Phản hồi nhanh, tiết kiệm thời gian
-Nhược điểm: Dễ bị quên hoặc hiểu sai nếu không được ghi chép lại
VD: Nhân viên báo cáo tiến độ dự án trong cuộc hợp nhóm
+BÁO CÁO BẰN VĂN BẢN: Nhà quản trị sử dụng văn bản là hình thức kiểm
soát thông tin như là cách lưu trữ thông tin, có quy chuẩn và cấu trúc văn bản hoàn chỉnh
Ưu điểm: Hạn chế sai sót, có thể kiểm tra lại sau
-Nhược điểm: Mất thời gian để hoàn thành, cần trình bày rõ ràng
VD: Báo cáo tài chính cuối tháng của công ty
2. DỰ BÁO, ĐO LƯỜNG VÀ SO SÁNH KẾT QUẢ THỰC HIỆN VỚI TIÊU CHUẨN
-Sau khi đo lường kết quả thực hiện, nhà quản trị sẽ dùng các kết quả này so sánh
tiêu chuẩn đã định ra trước đó nhằm tìm được mức độ hoàn thành, cũng như sự
khác biệt cả hai. Trong bước so sánh nhà quản trị cần tìm ra độ sai lệch, nói cách
khác là tìm sự thay đổi thực tế so với dự định. Tuy vậy, xác định độ lớn trong kết
quả so sánh cũng rất cần thiết vì nó ảnh hưởng nhiều tới biện pháp điều chỉnh trong tương lai
3. ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH
-Sau khi có kết quả phân tích, nhà quản trị sẽ điểu chỉnh sai lệch khi đã đo kết quả
và phân tích nguyên nhân. Nhà quản trị có thể lựa chọn các phương án sau:
1) KHÔNG HÀNH ĐỘNG: Nếu sai lệch không nghiêm trọng hoặc năm trong
mức chấp nhận được, có thể không cần điểu chỉnh
2) ĐIỀU CHỈNH NGAY: Nếu sai lệch nghiêm trọng, cần điều chỉnh ngay bằng
các biện pháp khắc phục phù hợp
3) KIỂM CHỨNG LẠI CÁC BỘ PHẬN TIÊU CHUẨN BAN ĐẦU: Nếu tiêu
chuẩn cũ không còn phù hợp, có thể cần điều chỉnh tiêu chuẩn thay vì chỉ điều chỉnh hoạt động
-Ngoài ra nếu cách xử lý trên không hiệu quả, nhà quản trị có thể đánh giá lại tổng
thể chiến lược và mô hình hoạt động để có thể hướng điều chỉnh phù hợp hơn
VD: Nếu kết quả hoạt đông vượt quá chỉ tiêu, thì nhà quản trị nên xem xét mục
tiêu có quá dễ dàng và cần được nâng lên hay không. Vấn đề đặt ra rằng cho dù kêt
quả không được khả quan như tiêu chí đã định, tổ chức không nên vội kết luận tính
thực tế của bộ phận tiêu chuẩn đó. Nếu đã tin tiêu chuẩn đó hợp lý, rõ rằng thực tế
và công bằng thì tiếp tục giữ nguyên và thực hiện các hành động khắc phục càn
thiết để cải thiện tình hình
Hình Thức Kiểm Soát Trong Quản Trị
1. KIỂM SOÁT LƯỜNG TRƯỚC
Định nghĩa: Là cơ chế chủ động dự báo, phòng ngừa rủi ro trước khi chúng xảy ra.
Mục Tiêu của Kiểm Soát Lường Trước:
 Dự đoán rủi ro: Xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.
 Phòng ngừa sai sót: Đưa ra các biện pháp điều chỉnh ngay từ đầu để ngăn
ngừa hậu quả tiêu cực.
 Nâng cao hiệu quả: Đảm bảo rằng quy trình, hoạt động được chuẩn bị kỹ
lưỡng và hoạt động trơn tru.
Ưu điểm của Kiểm soát Lường trước:
 Phòng Ngừa Vấn Đề: Nhận diện sớm dấu hiệu bất thường, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Nhờ khả năng nhận diện sớm các dấu hiệu bất thường, tổ chức có thể điều
chỉnh kế hoạch và quy trình ngay từ giai đoạn đầu, giảm thiểu tác động tiêu
cực khi vấn đề thực sự phát sinh.
 Tăng cường Sự Linh Hoạt và Chủ Động: Giúp tổ chức chủ động hơn trong
việc thay đổi chiến lược.
Khi được áp dụng hiệu quả, hình thức kiểm soát này giúp tổ chức trở nên
linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh chiến lược và quy trình, đáp ứng kịp thời
với thay đổi của môi trường bên ngoài và nội bộ.
 Hỗ trợ Ra Quyết Định: Cung cấp thông tin giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác.
Quá trình thu thập và phân tích dữ liệu cung cấp thông tin quý giá giúp ban
lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu, thay vì chỉ phản
ứng theo các kết quả sau cùng.
Ứng dụng Thực tiễn:
- Trong Quản lý Sản xuất: Trước khi bắt đầu sản xuất, việc kiểm tra chất lượng
nguyên vật liệu và đánh giá khả năng cung ứng giúp phòng ngừa lỗi sản phẩm hoặc
gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
VD: Trong ngành sản xuất sữa của Vinamilk, trước khi bắt đầu quy trình sản xuất,
các nhà máy tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên liệu sữa từ các trang trại.
Để đánh giá các chỉ số về vệ sinh, dinh dưỡng và độ tươi của sữa. Nếu phát hiện
nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn, nhà máy sẽ từ chối hoặc xử lý lại nguyên liệu
ngay từ đầu, tránh ảnh hưởng xấu đến sản phẩm cuối cùng.
- Trong Quản lý Dự án: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch ứng phó ngay
từ giai đoạn khởi đầu của dự án, từ đó giảm thiểu khả năng phát sinh trễ hạn hay vượt ngân sách.
VD: Dự Báo và Quản Lý Rủi Ro trong Dự Án Xây Dựng
Các công ty xây dựng lớn như Coteccons thường tiến hành đánh giá rủi ro trước
khi khởi động dự án xây dựng. Để phân tích các yếu tố như điều kiện thời tiết, tình
trạng pháp lý của khu đất, và nguồn cung cấp nguyên vật liệu. Từ đó, xây dựng kế
hoạch dự phòng và các biện pháp phòng ngừa nhằm giảm thiểu nguy cơ phát sinh
trễ hạn, chi phí vượt mức hay các vấn đề pháp lý.
Những Hạn Chế
- Phụ Thuộc vào Dữ liệu và Thông Tin: Nếu dữ liệu sai, dự báo không chính xác.
Hiệu quả của kiểm soát lường trước phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu thu thập
được. Nếu dữ liệu không đầy đủ hoặc bị sai lệch, các dự báo có thể không chính xác.
- Sự Không Chắc Chắn của Tương Lai: Một số yếu tố không thể lường trước.
Mặc dù các công cụ dự báo ngày càng tiên tiến, nhưng vẫn tồn tại những biến số
không lường trước được từ môi trường bên ngoài, khiến cho một số rủi ro có thể
không được phát hiện kịp thời.
=> Tóm lại, kiểm soát lường trước là công cụ quan trọng giúp tổ chức hoạt
động hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng cạnh tranh trong môi
trường kinh doanh hiện đại.
2. KIỂM SOÁT ĐỒNG THỜI Định nghĩa:
-Kiểm soát đồng thời là hình thức kiểm soát được thực hiện ngay trong quá trình
hoạt động của tổ chức.
-Mục tiêu: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các quá trình khi chúng đang diễn ra
để ngăn chặn sai sót trước khi trở nên nghiêm trọng.
Đặc điểm chính:
 Giám sát liên tục: Quá trình hoạt động được theo dõi một cách liên tục để
kịp thời phát hiện các sai lệch so với tiêu chuẩn đã đề ra.
 Phản ứng ngay lập tức: Khi phát hiện vấn đề, các biện pháp điều chỉnh được
thực hiện ngay tức thì nhằm hạn chế tác động tiêu cực.
 Dựa vào thông tin thời gian thực: Sử dụng dữ liệu và thông tin thu thập từ hệ
thống giám sát, các báo cáo và các công cụ đo lường hiệu suất đang được vận hành.
Phương pháp và công cụ áp dụng:
- Hệ thống quản lý tự động: Các phần mềm quản lý, hệ thống ERP và công nghệ
thông tin cho phép theo dõi hiệu suất và cảnh báo ngay khi có dấu hiệu bất thường.
- Kiểm tra chất lượng trực tiếp: Trong sản xuất, ví dụ như kiểm tra chất lượng sản
phẩm ngay trên dây chuyền sản xuất.
- Giám sát hoạt động: Sử dụng các công cụ giám sát trực quan (camera, cảm biến)
và các cuộc họp định kỳ trong quá trình thực hiện công việc.
VD: Các nhà máy hiện đại như trong ngành sản xuất ô tô hay điện tử đã ứng dụng
hệ thống cảm biến IoT và camera giám sát liên tục. Ví dụ, dây chuyền lắp ráp xe
hơi của Toyota sử dụng hệ thống tự động phát hiện lỗi sản xuất ngay khi xảy ra, từ
đó tự động điều chỉnh quy trình để đảm bảo chất lượng sản phẩm được duy trì ở mức cao.
Ưu điểm và hạn chế: Ưu điểm:
 Phát hiện sớm vấn đề: Giúp nhận diện và khắc phục sai sót ngay khi chúng
mới xuất hiện, tránh để các vấn đề kéo dài và lan rộng.
 Tăng tính linh hoạt: Cho phép điều chỉnh quy trình hoạt động một cách kịp
thời, từ đó cải thiện hiệu quả và chất lượng công việc.
 Nâng cao năng suất: Bằng cách giảm thiểu lỗi và sự cố, giúp duy trì tiến độ
và chất lượng của các hoạt động. Hạn chế:
 Yêu cầu về công nghệ và nguồn lực: Cần có hệ thống giám sát và thu thập
dữ liệu hiện đại, cũng như nhân sự được đào tạo để xử lý thông tin kịp thời.
 Áp lực thông tin: Quá trình giám sát liên tục có thể tạo ra khối lượng dữ liệu
lớn, đòi hỏi khả năng xử lý và phân tích nhanh chóng để đưa ra quyết định đúng đắn.
=> Tóm lại, kiểm soát đồng thời là một công cụ quản trị quan trọng giúp tổ
chức không chỉ phát hiện mà còn khắc phục các sai lệch ngay trong quá trình
hoạt động, từ đó đảm bảo hiệu quả và chất lượng của toàn bộ hệ thống hoạt động.
3. KIỂM SOÁT PHẢN HỒI
Định nghĩa : Kiểm soát phản hồi là quá trình thu thập thông tin sau khi một hoạt động đã hoàn thành.
Mục tiêu: So sánh kết quả thực tế với mục tiêu, nhận diện sai lệch và đưa ra biện
pháp điều chỉnh để cải thiện trong tương lai
Các Bước Trong Quy Trình Kiểm Tra Phản Hồi
1) Thu Thập Dữ Liệu Sau Hoạt Động: Ghi nhận số liệu, báo cáo, và kết quả của
quá trình đã thực hiện.
VD: Sau một ca sản xuất, nhà máy ghi lại số lượng sản phẩm đạt chuẩn và sản phẩm lỗi.
2) So Sánh Kết Quả Với Mục Tiêu Đã Đặt Ra: So sánh dữ liệu thu thập được với
các chỉ tiêu, tiêu chuẩn ban đầu để xác định mức độ phù hợp.
VD: Nếu kế hoạch sản xuất là đạt 1,000 sản phẩm đạt chuẩn nhưng thực tế chỉ đạt
950, cần xác định sai lệch 50 sản phẩm.
3) Phân Tích Sai Lệch và Nguyên Nhân: Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sai lệch,
có thể do lỗi kỹ thuật, sai sót quy trình hay yếu tố khách quan khác.
VD:Trong trường hợp sản phẩm lỗi, có thể phân tích xem lỗi do máy móc hỏng,
nhân viên vận hành chưa đúng quy trình hay vấn đề về nguyên liệu.
4) Phản Hồi và Điều Chỉnh: Sử dụng kết quả phân tích để đưa ra các biện pháp
điều chỉnh ngay trong giai đoạn tiếp theo của quy trình.
VD:Nếu lỗi sản phẩm do máy móc, có thể điều chỉnh bảo trì hoặc đào tạo thêm
cho nhân viên vận hành; nếu do nguyên liệu, có thể thay đổi nhà cung cấp hoặc
kiểm tra chất lượng nguyên liệu kỹ hơn.
5) Đưa Vào Hệ Thống Cải Tiến Liên Tục: Áp dụng bài học rút ra từ phản hồi để
cải tiến quy trình, nâng cao chất lượng và hiệu quả cho các lần thực hiện sau.
VD: Sau mỗi đợt sản xuất, kết quả kiểm tra phản hồi sẽ được ghi nhận và phân tích
định kỳ, từ đó xây dựng các kế hoạch cải tiến dài hạn cho toàn bộ dây chuyền sản xuất.
Ưu Điểm và Hạn Chế Ưu điểm:
 Phát hiện sai sót: Cho phép xác định các điểm chưa đạt tiêu chuẩn sau khi quy trình hoàn thành.
 Hỗ trợ điều chỉnh: Cung cấp cơ sở để điều chỉnh quy trình và chiến lược cho
các hoạt động tương lai.
 Cải tiến liên tục: Tạo ra chu trình học hỏi và cải tiến không ngừng trong tổ chức. Hạn chế:
 Thời gian phản hồi: Vì dữ liệu chỉ được thu thập sau khi hoạt động kết thúc,
nên việc điều chỉnh chỉ có thể áp dụng cho lần thực hiện sau.
 Phụ thuộc vào dữ liệu: Độ chính xác của phản hồi phụ thuộc vào chất lượng
dữ liệu thu thập được, nếu dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác sẽ
ảnh hưởng đến việc cải tiến.
=> Tóm lại, kiểm soát phản hồi là một phần quan trọng trong quản trị, giúp tổ
chức không ngừng cải tiến và phát triển bền vững
Document Outline

• Khái niệm của Kiểm Soát:
• Mục đích Kiểm Soát trong Quản Trị:
• Tác dụng của Kiểm Soát:
• Chức năng Kiểm Soát:
• Tiến Trình Kiểm Soát
  • 1. XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN
  • 2. DỰ BÁO, ĐO LƯỜNG VÀ SO SÁNH KẾT QUẢ THỰC HIỆN VỚI TIÊU CHUẨN
  • 3. ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH
    • 3) KIỂM CHỨNG LẠI CÁC BỘ PHẬN TIÊU CHUẨN BAN ĐẦU: Nếu tiêu
• Hình Thức Kiểm Soát Trong Quản Trị
  • 1. KIỂM SOÁT LƯỜNG TRƯỚC
    • Mục Tiêu của Kiểm Soát Lường Trước:
    • Ưu điểm của Kiểm soát Lường trước:
    • Ứng dụng Thực tiễn:
    • Những Hạn Chế
  • 2. KIỂM SOÁT ĐỒNG THỜI
    • Định nghĩa:
    • Đặc điểm chính:
    • Phương pháp và công cụ áp dụng:
    • Ưu điểm và hạn chế:
  • 3. KIỂM SOÁT PHẢN HỒI
    • Các Bước Trong Quy Trình Kiểm Tra Phản Hồi
    • Ưu Điểm và Hạn Chế