Đề cương môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học lao động -  xã hội

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TIỀN
CÁC RỦI RO ĐỐI VỚI TIỀN
-Lập chứng từ thu, chi tiền
+Lập chứng từ khi chưa đủ căn cứ
+Lập chứng từ không đúng nội dung
+Số tiền trên chứng từ bị sai lệch
+Không kiểm tra các chứng từ liên quan đến hoạt động thu tiền Cách kiểm soát:
+Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính đều cần phải có chứng từ kèm theo. Kế toán thanh toán tiến hành đối
chiều các chứng từ với đề nghị thu, chi đảm bảo hợp lý, hợp lệ. Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký vào đề
nghị thu chi và các chứng từ liên quan. Chứng từ phải được lập 1 cách rõ ràng, kịp thời, đầy đủ. Các nội
dung nghiệp vụ tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt không rõ ràng, tẩy xóa, sửa chữa.
Người lập phải ký để chịu trách nhiệm về nội dung trên chứng từ đó.
+Kế toán phải lập phiếu thu chi hoặc ủy nhiệm thu chi theo đúng nội dung. Kế toán trưởng, giám đốc
phê duyệt và kí các chứng từ thu, chi do kế toán thanh toán lập chuyển qua
+Số phiếu thu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán, ghi rõ thời gian lập phiếu và các thông tin khác.
Phiếu thu đặt lên giấy than thành 3 liên, 1 liên ghi sổ quỹ, 1 giao cho người nộp(nhận), 1 liên lưu tại nơi lập phiếu
+Bên cạnh phiếu thu chi, kế toán còn phải lập “biên lai thu tiền” được sử dụng trong khác trường hợp
thu tiền phạt, phí, lệ phí…và trường hợp KH nộp séc thanh toán nợ. Biên lai thu tiền cũng phải đóng
thành quyển và có đóng dấu. Trong từng quyển phải ghi rõ số hiệu từng tờ biên lai thu tiền. Cuối ngày
người thu tiền phải căn cứ vào biên lai thu tiền để lập bảng kê biên lai thu tiền trong ngày nộp cho kế
toán để làm thủ tục nhập quỹ hay nộp tiền ngân hàng.
-Hoạt động thẩm định và phê duyệt chứng từ thu chi tiền
+Chứng từ không được phê duyệt
+Chứng từ không được phê duyệt đúng thẩm quyền Cách kiểm soát:
Tất cả chứng từ kế toán phải có đủ chữ kí mới có giá trị. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo
đúng quy định của pháp luật. Chữ ký trên chứng từ phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký. Nếu
không đăng ký thì phải thống nhất với các chữ kỹ trước đó.
Tất cả chứng từ đều phải tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ, xác
minh tính pháp lý mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán
Khi kiểm tra phát hiện hành vi vi phạm cần báo cáo ngay bằng văn bản cho lãnh đạo DN để xử lý kịp thời
theo đúng pháp luật hiện hành
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung không rõ ràng thì yêu cầu làm thêm
thủ tục và điều chỉnh
Các doanh nghiệp cần bổ nhiệm chức danh kế toán trưởng để dao dịch với ngân hàng. Phải thực hiện
đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng
Chữ ký của GDDN, kế toán trưởng và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu, mẫu chữ ký đăng ký tại ngân hàng
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán
trưởng, giám đốc doanh nghiệp. Phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do giám đốc quản lý để kiểm tra khi cần.
-Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều cần có chứng từ kèm theo gồm phiếu thu, phiếu chi với đầy đủ chữ ký
đã quy định. Sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải đóng dấu đã thu tiền hay đã chi tiền để xác minh. Cuối
ngày thủ quỹ căn cư vào chứng từ thu chi để ghi sổ quỹ tiền mặt và chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ
Các giấy đề nghị chi tiền, đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng cần có người thẩm quyền xét duyệt trước
Các khoản chi với giá trị lớn nên chi bằng chuyển khoản qua ngân hàng
Trong quá trình thực hiện, DN phải sử dụng thống nhất và không được sửa đổi mẫu chứng từ kế toán
thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán
Cần sử dụng nhân viên có năng lực và trung thực
-Hoạt động thu, chi tiền
+Móc ngoặt giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán để thụt két
+Chi hống, chi tiền quá giá trị chi thực tế bằng cách làm giả chứng từ, tăng chi giảm thu để biển thủ tiền
+Mất mát do điều kiện bảo quản, cất trữ, quản lý không tốt
+Tiền thu được của KH nhưng chưa kịp thời nộp vào quỹ tiền mặt hoặc nộp vào TKNH nhưng sử dụng
phục vụ cho mục đích cá nhân
Thực hiện thu, chi tiền mặt
-Trường hợp giao dịch tiền mặt tại quỹ, thủ quỹ khi nhận được phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ
phải kiểm tra số tiền và nội dung trên phiếu thu chi, thời gian lập phiếu, chữ kí
Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập xuất có đủ chữ ký
người nhận, người giao, người cho phép nhập xuất theo quy định. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý
nhập xuất tiền mặt hàng ngày phải kiểm kê số tiền thực tế đối chiếu số liệu, sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt
Thủ tục kiểm soát với hoạt động thu tiền mặt:
Doanh nghiệp nên tách biệt giữa bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ với bộ phận lập phiếu thu hóa đơn
và bộ phận thu tiền. Các phiếu thu tiền hay hóa đơn cần được đánh số trước liên tục, trường hợp hủy
phiếu thu hay hóa đơn phải ghi lại. Khi thu tiền, thủ quỹ cần phải đóng dấu “đã thu tiền” trên phiếu thu
hoặc hóa đơn để tiện đối chiếu
Trong các DN bán lẻ 1 nhân viên đảm nhận nhiều nhiệm vụ. Phương pháp tốt nhất là sử dụng các thiết bị
thu tiền. Nếu không trang bị được thì cần phải quản lý được số thu trong ngày thông qua báo cáo bán
hàng hàng ngày. Theo đó khi xuất hàng giao cho cửa hàng cần lập biên bản. Định kỳ DN tiến hành kiểm
kê số hàng tồn kho để tính số hàng đã bán và so với báo cáo bán hàng
Sử dụng máy tính tiền tự động, DN cần để màn hình máy tính trong tầm nhìn của khách hàng để xem
được việc tính tiền có chính xác không, in hóa đơn cho KH, khuyến khích KH lấy hóa đơn để kiểm tra và
đổi lại hàng sau này. Cuối ngày tiến hành đối chiếu giữa số tiền thu được với số ghi nhận trên máy tính
thu tiền. Không cho phép tự xóa các nghiệp vụ đã ghi nhận. Cuối mỗi ca làm việc thì nộp về quỹ trung
tâm toàn bộ tiền thu được
Ngoài ra gắn camera quan sát
Doanh nghiệp cũng cần kiểm soát chặt chẽ hóa đơn chưa thu được tiền. Định kì kế toán cần lập bảng số
dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ cho từng KH. Nếu phát hiện những khoản nợ KH, từ đó có thể phát
hiện việc biển thủ tiền thu nợ của KH
DN cần áp dụng nguyên tắc phân công nhiệm vụ và phân tách trách nhiệm trong việc thu tiền. Việc tập
trung đầu mối thu cũng cần thiết nhằm hạn chế khả năng thất thoát số tiền thu được như hạn chế số
lượng người nắm giữ tiền, chỉ cho phép một số ít nhân viên được thu tiền. DN cũng cần có quy định để
nhân viên nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng
Thủ thuật ghi nhận trễ tiền đã thu và bù đắp bằng những khoản tiền thu được sau đó khiến cho số dư tài
khoản phải thu KH được công bố cao hơn thực tế=>đối chiếu công nợ thường xuyên
-Đối với hoạt động chi tiền mặt
Hạn chế chi tiền mặt. Cuối tháng DN thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế, TK tiền mặt
với biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
Đối với hoạt động chi tiền mặt, cần kiểm tra sự chính xác các hóa đơn và ghi nhận vào sổ kế toán liên
quan, hạn chế tối đa SD tiền mặt trong thanh toán.
DN nên gửi tiền mặt vào tài khoản NH để tránh nguy cơ bị mất cắp
Có sự phân cấp về việc được quy định với các mức chi tiền mặt hay nội dung các khoản chi tiền đối với
các cấp quản lý khác nhau=> giảm tải CV cho quản lý, hạn chế được sai sát, lạm dụng
Phân tách, phân chia nhiệm vụ
Xây dựng kế hoạch chi tiêu và lập báo cáo về các khoản thu chi có biến động bất thường. Đồng thời sự
biến động về lãi tiền gửi cũng cần được phân tích kỹ lưỡng
-Thủ tục kiểm soát đối với tiền tồn quỹ
Cất giữ ở nơi an toàn, chỉ để quỹ tiền mặt 1 mức độ hợp lý còn lại gửi ngân hàng, ghi chép, báo cáo đầy
đủ số lượng thu chi và số dư tiền mặt hàng ngày, so sánh giữa bảng kê tiền nộp vào ngân hàng với sổ phụ
của ngân hàng. Cuối ngày DN cần kiểm kê quỹ, đối chiếu với số liệu trên sổ, niêm phong quỹ, sử dụng két
sắt để cất tiền. Đôi khi cũng cần kiểm kê quỹ đột xuất
Doanh nghiệp nên đặt két ở vị trí dễ thấy. Két sắt dễ bị đột nhập hơn nếu không ai thấy hung thủ
-Thực hiện thu tiền gửi NH
-Thủ tục kiểm soát đối với số dư tài khoản NH
-Định kỳ DN đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ phụ ngân hàng, nếu có chệnh lệch phải kiểm tra nguyên
nhân. Trường hợp không rõ nguyên nhân, thủ quỹ báo cáo ngay cho kế toán trưởng và giám đốc để tim
cách xử lý. Đồng thời DN cần giữ séc ở nơi an toàn khóa cẩn thận. Thêm vào đó, DN cũng cần lưu trữ
danh sách séc đã sử dụng và cập nhật các séc mới vừa sử dụng
-Hoạt động kế toán thu chi tiền
+Tiền không được ghi chép đúng kỳ
+Tiền được ghi chép vào sổ không có thực trong quỹ
+Số dư tài khoản tiền không đúng
-Đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu. Kế toán ngân hàng
đối chiếu với sổ phụ ngân hàng
-Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự p,hát sinh các khoản
thu chi nhập xuất tiền mặt, ngân phiếu
Sau khi nhận được báo cáo quỹ do thủ quỹ chuyển đến thì phải tiến hành kiểm tra, định khoản, sau đó
theo trình tự thời gian phát sinh các nghiệp vụ tiến hành nhập số liệu vào máy. Sau 2 tuần kế toán thành
lập Ban kiểm kê quỹ tiền mặt do kế toán trưởng tiến hành để kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế đồng
thời lập biên bản kiểm kê quỹ có đầy đủ chữ ký người tham gia
Ghi nhận kịp thời chính xác các nghiệp về tiền. Phân công trách nhiệm…sao lưu dữ liệu để đề phòng các mất mát, hư hỏng
Trước khi ghi sổ cần phải kiểm tra chứng từ kế toán, chính xác đúng đắn hay không để đảm bảo chất
lượng thông tin kế toán và phát hiện những sai sót ( tính hợp pháp, hợp lệ, tính hợp lý, tính chấp hành, tính chính xác)
Trong quá trình kiểm tra phát hiện hành vi vi phạm thì người kiểm tra từ chối thực hiện. Nếu không đúng
thủ tục, không rõ tàng phải báo cho người lập chứng từ làm lại hoặc điều chỉnh bổ sung
Đảm bảo các cùng dữ liệu cần nhập như số chứng từ, ngày, số tiền, định khoản kế toán, tài khoản sử
dụng có đủ thông tin, đảm bảo chính xác
Lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán theo quy định của pháp luật
Kiểm soát đối tượng sử dụng hệ thống thông tin kế toán 1 cách phù hợp đối với đối tượng bên trong hay
bên ngoài. Mỗi nhân viên sử dụng phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phần hành của mình.
Document Outline

• KIỂM SOÁT NỘI BỘ TIỀN CÁC RỦI RO ĐỐI VỚI TIỀN
• -Hoạt động thẩm định và phê duyệt chứng từ thu chi tiền
• -Hoạt động thu, chi tiền
• -Hoạt động kế toán thu chi tiền