Đề cương ôn tập Khoa học quản lý

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢNN LÝ CÁC TỔ CHỨC 1. TỔ CHỨC
-Khái niệm: Tổ chức là tập hợp 2 hay nhiều người cùng hoạt động trong
1 hình thái cơ cấu nhất định để đạt những mục đích chung.
-Những đặc điểm chung cơ bản của tổ chức: 1.Mang tính mục đích
2.Là những đơn vị xhoi bao gồm nhiều người
3.Hdong theo những cách thức nhất định để đạt mục đích
4.Thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt các mục đích của mình
5.Hdong trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác
6.Mọi tổ chức đều cần có những nhà quản lý
-Các loại hình tổ chứcc: a)Theo chế độ sử hữu: +Tổ chức tư +Tổ chức công
b)Theo tính chất mối quan hệ: +Tổ chức chính thức
+Tổ chức phi chính thức
c)Theo mục tiêu của tổ chức
+Tổ chức vì lợi nhuận +Tổ chức phi lợi nhuận
d)Theo sản phẩm của tổ chức
+Tổ chức khai thức, sx sp thô
+Tổ chức sx sp chế tạo, chế biến
+Tổ chức cung cấp dịch vụ
+Tổ chức cung cấp thông tin
-Các hoạt động cơ bản của tổ chức +Nghiên cứu môi trường lOMoAR cPSD| 35966235 +Huy động vốn
+Có các yếu tố đầu vào khác
+Sản xuất spham, dịch vụ +Phân phối sp, dịch vụ +Phân phối lợi ích
Không ngừng đổi mới và đảm bảo chất lượng 2. QUẢN LÝ
Có nhiều cách tiếp cận khái niệm quản lý (kinh nghiệm, hành vi quan hệ
cá nhân, lý thuyết quyết định,..):
+Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đichs thông qua nỗ lực của người khác
+Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đưa ra các quyết định
+Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của
những cộng sự trong cùng 1 tổ chức
+Quản lý là công tác phối hợp các nguồn lực nhằm đạt được những
mục đích của tổ chức
+Quản lý là sự có trách nhiệm về 1 cái gì đó.
- Theo cách tiếp cận hệ thống, mọi tổ chức đều có thể dc xem như 1 hệ
thống gồm 2 phân hệ: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Mỗi hệ thống
bao giờ cũng hoạt động trong môi trường nhất định (khách thể quản lý)
- Chủ thể quản lý là tập hợp các cơ quan hay cá nhân thực hiện các tdong qly
- Đối tượng quản lý là 1 hệ thống tồm tại khách quan chịu sự tác động của chủ thể quản lý
- Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đôi tượng quản lý:
+ Từ chủ thể qly phat ra mệnh lệnh quản lý dưới dạng thông tin tdong vào đối tượng qly
+ Từ đối tượng qly có 1 dòng thông tin trở về chủ thể quản lý, nó báo
cho chủ thể qly biết mệnh lệnh qly được thực hiện ra sao, kết quả đến đâu…
Mối liên hệ ngược phản ánh hiện trạng của đối tượng quản lý
- Định nghĩa: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ
thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả
nhất cac nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong
điều kiện môi trường luôn biến động.
- Quản lý bao gồm các yếu tố:
+ Phải có ít nhất 1 chủ thể quản lý và ít nhất 1 đối tượng quản lý
+ Phải có 1 mục tiêu và 1 quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng quản lý và chủ thể quản lý
+ Chủ thể phải biết thực hành việc tác động và phải biết tác động
+ Khách thể là các yếu tố tạo nên môi trường của hệ thống
- Phân loại quản lý:
+ Căn cứ vào quy mô tổ chức: • Quản lý vi mô • Quản lý vĩ mô
+ Căn cứ vào đối tượng quản lý
• Quản lý giới tự nhiên
• Quản lý hệ thống vật tư kĩ thuật
• Quản lý con người xã hội
+ Căn cứ vào các lĩnh vực hoạt động: • Quản lý kinh tế • Quản lý hành chính
• Quản lý xã hội… - Vai trò của quản lý
(1)Sự cần thiết khách quan của quản lý:
-Quản lý ra đời là 1 tất yếu khách quan do yêu cầu của hiệp tác và
phân công lao động xã hội. Nó là kêt quả tất nhiên của việc chhuyển niều
qtrinh lao động cá biết, tản mạn, độc lập thành 1 qtrinh ldong xhoi được phối hợp lại
-Quản lý ra đời thực hiện 2 chức năng:
+ Kết hợp 1 cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sxuat đảm bảo cho
qtrinh sxuat xhoi đạt được hiệu quả cao hơn
+ Xác lập sự ăn khớp về hoạt động giữa những lao động cá biết
Quản lý là 1 hiện tượng khách quan tônf tại ở mọi chế độ xã hội, cần thiết
với mọi lĩnh vực hoạt động, mọi tổ chức trong xã hội
(2)Vai trò của quản lý đối với tổ chức thể hiện trên 4 mặt: lOMoAR cPSD| 35966235
-Tạo sự thống nhất ý chí và hành động trong tổ chức
-Định hướng sự phát triển của tổ chức trên cơ sở xdinh mục tiêu chung
-Phối hợp các nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài chính,
thông tin…) để đạt mục tiêu của tổ chức
-Giúp tổ chức thichs nghi được với môi trường
(3) Những nhân tố làm tăng vai trò của quản lý: 4
-Sự phát triển không ngừng của nền kinh tế về quy mô, cơ cấu,
trình độ khoa học công nghệ
-Cuộc các mangj khoa học – công nghệ
-Trình độ các quan hệ xhoi ngày càng dc nâng cao
-Xu thế toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế đang diễn ra nhanh chóng
Ngoài ra còn nhiều yếu tố khác về kinh tế xhoi….
- Đặc điểm của quản lý:
+ Quản lý là hoạt động dựa vào quyền uy của chủ thể quản lý
+ Quản lý là hoạt động chủ quan của chủ thể quản lý
+ Quản lý baoh cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin và đều có mối liên hệ ngược
+ Quản lý là 1 khoa học, 1 nghệ thuật, 1 nghề
- Nhà quản lý điều hành công việc, làm đúng việc
- Nhà Lãnh đạo điều hành con người, làm việc đúng
- Đối tượng nghiên cứu của KHQL: là các quan hệ quản lý trong nền
KTQD. Đó là quan hệ tác động qua lại giữa chủ thể quản lý và đối tượng
quản lý trong toàn bộ nền kinh tế cũng như ở từng cấp và từng lĩnh vực, tổ chức riêng biệt.
- Nội dung của KH quản lý
1)Cơ sở lý luận và phương pháp luận của quản lý
+ Bản chất của quản lý
+ Vận dụng lý thuyết hệ thống trong quản lý
+ Vận dụng quy luật và hệ thống nguyên tắc quản lý
+ Các phương pháp quản lý
2) Cơ sở tổ chức quản lý - Chức năng quản lý
- Cơ cấu tổ chức quản lý - Cán bộ quản lý 3) Quá trình quản lý
- Mục tiêu quản lý
- Thông tin quản lý
- Quyết định quản lý
- Phương pháp nghiên cứu: Ngoai ra khoa học quản lý còn sdung các
phương pháp khác như: pp ptich, so sánh, toán kinh tế, tâm lý
CHƯƠNG 3: NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ
3.1 Nguyên tắc quản lý
3.1.Vai trò của nguyên tắc quản lý
* Khái niệm: Nguyên tắc quản lý là những quy tắc chỉ đạo, những
tiêu chuẩn hành vi, những quan điểm cơ bản có tác dụng chi phối mọi hoạt
động quản lý mà các nhà quản lý phải tuân thủ.
* Vai trò của nguyên tắc quản lý: -
Định hướng, hướng dẫn hoạt động quản lý, đảm bảo cho
hoạt động quảnlý đi đúng quỹ đạo và đạt được các mục tiêu đề ra -
Đảm bảo thực thi đúng quyền hạn của chủ thể quản lý -
Duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với đôi tượng quản lý- Góp
phần xây dựng văn hoá tổ chức và văn hoá quản lý * Những căn cứ hình
thành nguyên tắc quản lý: - Mục tiêu của tổ chức -
Yêu cầu của các quy luật khách quan.. -
Thực trạng và xu thể phát triển của tổ chức lOMoAR cPSD| 35966235 -
Các ràng buộc của môi trường
3.2 Các nguyên tắc quản lý cơ bản
3.2.1 Tuân thủ pháp luật * Nội dung: -
Hệ thống pháp luật được xây dưng trên nền tảng của những định hướng chính trị -
Hệ thống pháp luật tạo khung pháp lý cho tổ chức và điều
hành hoạt động sxuat kinh doanh -
Pháp luật là công cụ chủ yếu để Nhà nước thực hiện chức năng qly kte xã hội * Yêu cầu:
- Phải hoàn thiện hệ thống pháp luật
- Mọi tổ chức phải tuân thủ pháp luật3.2.2. Nguyên tắc tập trung
dân chủ * Các khái niệm:
- Tập trung: tức là quản lý từ 1 trung tâm. Đây là nơi hội tụ trí tuệ,
tình cảm, ý chí và cơ sở vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tránh hiện
tượng phân tán, rối loạn triệt tiêu sức mạnh tiềm năng chung - Biểu hiện của tập trung:
+ Thông qua hệ thống pháp luật
+ Thông qua công tác kế hoạch hoá
+ Thực hiện chế độ 1 thủ trưởng
-Dân chủ: là phát huy quyền chủ động, sáng tạo của các tập thể lao động,
người lao động. Tính đa dang của các phươnng pháp và phương tiện dẫn tới
thực hiện mục tiêu chung.
- Biểu hiện của dân chủ:
+ Xác định rõ vị trí, trách nhiệm, quyền hạn cua các cấp
+ Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán kinh doanh
+ Xây dựng hệ thống kinh tế nhiều thành phần, mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại
+ Kết hợp quản lý theo ngành với quan lý theo địa phương *Nội dung:
- Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân
chủ trong qly. Tập trung phải trên cơ sở phát huy đầy đủ dân chủ đồng thời
phát huy dân chủ phải nhằm giữ vững quyền qly tập trung.
- Vde qtrong và khó khăn nhất là tìm ra giải pháp hợp lý kết hợp
đúng đắn giữa tập trung và dân chủ trong từng gdoan phát triển kte, từng ngành, từng cơ quan,..
* Phương hướng thực hiện nguyên tắc:
Thực hiện và nâng cao hiệu lực qly tập trung thống nhất cua Nhà nước
trên cơ sở phát huy đầy đủ quyền chủ động của các địa phương và quyền tự chủ
trong hdong sxuat kinh doanh của các doanh nghiệp.
3.2.3. Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích
* Cở sở của nguyên tắc
- Quản lý thực chất là quản lý con người
- Con người có những nhu cầu và lợi ích…- Lợi ích: +Mục tiêu + Yêu cầu + Động lực
Trong quản lý phải chú ý đến lợi ích của con người để khuyến khích có
hiệu quả tính tích cực và sáng tạo của họ
-Lợi ích là sự vận động tự giác, chủ quan của con người nhằm thoả mãn 1
nhu cầu nào đó của bản thân
- Lợi ích là 1 động lực to lớn nhằm phát huy tính tích cực chủ động của con người
- Lợi ích còn là 1 phương tiện của qly nên phải dùng nó để động viên con người
* Nội dung của nguyên tắc: lOMoAR cPSD| 35966235
Phải kết hợp hài hoà các lợi ích có liên quan đến hoạt động của tổ chức
trên cơ sở đòi hỏi của các quy luật khách quan để tạo ra động lực thúc đấy con
người nhằm đạt dc mục tiêu của tổ chức
*Những hình thức và biện pháp chủ yếu để kết hợp hài hoà các lợi ích: -
Xây dựng đường lối phát triển kte đúng đắn dựa trên cơ sở vận
dụng cácquy luật khách quan phù hợp vơi điều kiện kte-xhoi của đất nc -
Xây dựng và thự chiện các quy hoạch và kế hoạch chuẩn xác quy
tụ được lợi ích của ca hệ thống -
Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán kinh doanh và vận dụng đúng
đắn các đòn bẩy kte; tiền lương, tiền thưởng, tìa chính, tín dụng, giá cả,.. 3.2.4
Chuyên môn hoá * Cơ sở: -
qly tổ chức phải được thực hiện bởi ngững người có chuyên môm,
dc đào tạo, có kinh nghiệm và có khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu
của tổ chức với hiệu quả cao -
Những kiến thức lý luận giúp cho các nhà qly tư duy 1 cách có hệ
thống, còn những kinh nghiệp thực tế có thể tự tích luỹ bằng kinh nghiệm bản
thân hoặc học hỏi người khác
=> Đây là cơ sở để các nhà qly nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức
* Nội dung của nguyên tắc -
Các nhà quản lý làm việc trong bộ máy quản lý tổ chức phải nắm
vững chuyên môn nghề nghiệp ở vị trí công tác của mình -
Họ phải hiểu được mqh của họ với những người khác và bộ phận
khác trong bộ máy qly tổ chức -
Mqh phụ thuộc của mỗi bộ phận và mỗi nhà qly nhất thiêt phải dc
xdinhrõ ràng, cần phải phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng quan lý trong tổ chức -
Bảo đam sự tương xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
lợi ích của các bộ phận quản lý -
Điều đó cho phép các nhà qly có thể độc lập giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng của mình
3.2.5. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
* Cơ sở khách quan của nguyên tắc:
+ Đòi hỏi của các quy luật kte khách quan: quy luật tăng năng suất, quy
luật cung cầu, quy luật canhj tranh, quy luật tiết kiệm,..
+ Mục tiêu cuối cùng quả qly là tạo ra, tăng thêm lợi ích cho con người
+ Nguồn TNTN ngày càng khan hiến…..
*Nội dung các nguyên tắc: -
Tiết kiệm: là sdung các nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác
thấp hơn định mức, tiêu chuẩn.. -
Hiệu quả: là khái niệm biểu thị thành tích hoạt động của con người
trong mqh so sánh giữa kết quả và chi phí.
Hiệu quả được xdinh bằng kết quả so với chi phí: H=K-C
H=K/C% (H: hiệu quả, K là kết quả, C là chi phí)
Muốn tăng H phải tăng K giảm C hoặc tăng C để tăng K với tốc độ nhanh hơn và quy mô lớn hơn
-Tiết kiệm và hiệu quả: làm thế nào để với 1 nguồn lực nhất định (nhân
lựcm tài chính..) có thể tạo ra khối lượng sp, dvu nheifu nhất để đáp ứng các
nhu cầu càng tăng của xhoi -
Tiết kiệm và hiệu quả là vde mang tính quy luật của mọi tổ chức kte xhoi -
Tiết kiệm và hiệu quả có qhe tác động qua lại với nhau. Trong đó
hiệu quả là mục tiêu cuối cùng. Trong qly tiết kiệm có thể là mục tiêu trung gian, mục tiêu quá độ
3.3 Vận dụng nguyên tắc trong thực tiễn quản lý
(1) Coi trọng việc hoàn thiện hệ thống nguyên tắc quản lý
(2) Vận dụng tổng hợp các nguyên tắc lOMoAR cPSD| 35966235
(3) Lựa chọn hình thức và phương pháp vận dụng nguyên tắc phù hợp
3.4. Phương pháp quản lý 3.4.1. Khái niêmj
Phương páhp qly là tổng thể những cách thức tác động có hướng đích
của chủ thể quản lý lên đối tượng qly 9cấp dưới và các tiềm năng của tổ chức )
và khách thể quản lý (các hệ thống khác, các ràng buộc của môi trường…) để
đạt được các mục tiêu đề ra.
3.4.2. Vai trò của phương pháp quản lý
- Mục tiêu, nhiệm vụ của quản lý chỉ được thực hiện thông qua các tdong của pp quản lý
- Khơi dậy các động lực, kích thích tính năng động sáng tạo của con
ngườim phát huy các tiềm năng của tổ chức cũng như các cơ hội có lợi từ bên ngoài
- Là biểu hiện cụ thể của mqh giữa chủ thể qly và đối tượng qly
Vì vậy, pp qly mang tính chất đa dạng, phong phú
-Là bộ phận năng động nhát trong hệ thống quản lý, dc vdung linh hoạt
trong từng tình huống cụ thể, tuỳ thuộc vào đặc điểm của đối tượng cũng như
năng lực và kinh nghiệm của chủ thể qly 3.4.3. Phân loại
- Căn cứ vào phương thức tác động:
+ Phương pháp trực tiếp + Phương pháp gián tiếp
-Căn cứ vào chức năng quản lý + PP kế hoạch hoá + PP tổ chức +PP hạch toán +PP kiểm tra
-Căn cứ vào ndung và cơ chế hdong qly: + PP giáo dục + PP hành chính + PP kte
-Căn cứ vào phạm vi, đối tượng tác động
+ Các pp quản lý nội bộ hệ thống
+ Các pp tác động lên các hệ thống khác
3.4.4. Các phương pháp quản lý chủ yếu
3.4.4.1 Phương pháp giáo dục * Khái niệm:
PP giáo dục là các cách thức tdong vào nhận thức và tình cảm của người
động nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ *Vị trí: -
Là pp bền vững nhát vì chúng hướng vào việc hình thành
nên ý thức củacon người -
Tạo tiền đề cho hiệu lực của pp hành chính và pp kinh tế -
Góp phần tạo ra người lao động mới
* Cơ sở: Các quy luật tâm lý cua cá nhân và tập thể * Đặc điểm:
Là tính thuyết phục, thuyết phục bằng lí trí, tình cảm, truyền thống, thói
quan, tập quán,.. tôn trọng nhân cách của con người, uy tín của tập thể *Nội dung -
Giáo dục cho mọi người tỏng tổ chức hiểu rõ mục tiêu,
đường lối chủ trương, chiến lược của tổ chức -
Giáo dục giúp mnguoi hiểu rõ những cơ hội khó khăn, thách
thức mà tổ chức phải vượt qua trong qtrinh hội nhập -
Giáo dục nhằm xoá bỏ các luồng tư tưởng và thói quen tâm
lý xuấy gây hại cho sự phát triển của tổ chức -
Xây dựng tác phong làm việc công nghiệp* Các hình thức giáo dục: lOMoAR cPSD| 35966235 -
Sử dụng phương tiện thông tin đại chúng -
Thông qua các đoàn thể xhoi -
Tiến hành giáo dục đặc biệt -
Sdung hội nghị tổng kết, hội nghi tay nghề, các phong trào thi đua.
3.4.5. Phương pháp hành chính * Khái niệm
Là phương pháp tác động dựa vào mqh tổ chức của hệ thống qly và
quyền lực của Nhà nước
Đó là cách thức tác động trực tiếp của chủ thể quản lý đến đối tượng qly
bằng những qdinh mang tính chát bắt buộc đòi hỏi cấp dưới phải chấp hành
nghiêm chỉnh, nếu vi phạm sẽ bị xử lí kịp thời, thích đáng *Vị trí
- Xác lập trật tự, kỷ cương, chế độ hoạt động trong tổ chức
- Giải quyết các vấn đề đặt ra trong quản lý 1 cách nhanh chóng, dấu dc
ýđồ hoạt động của chủ thể
- Là khâu nối các pp khác thành 1 hệ thống* Cơ sở:
- Dựa vào quyền lực của chủ thể quản lý
- Dựa vào các nguyên tắc quản lý * Đặc điểm -
Tính bặt buộc: đòi hỏi đối tượng quản lý phải chấp hành nghiêm
chỉnh các tác đông hành chính. Nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thơi thích đáng -
Tính quyền lực: đòi hỏi chủ thể qly chỉ đc phép đưa ra các tác động
hành chính đúng với thẩm quyền của mình * Nội dung:
Chủ thể qly thực hiện đúng quyền hạn, trách nhiệm của mình. Cấp dưới bắt
buộc phải phục tùng cấp trên, thi hành chế độ thủ trưởng trong chỉ đạo, trách nhiệm cá nhân
*Phương hướng tác động: -
Tác động về mặt tổ chức: Ban hành các văn bản qdinh về quy mô,
cơ cấu tổ chức, điều lệ hdong, tiêu chuẩn định mức, nhằm thiết lập, tổ chức và
xdinh những mqh hoạt động trong nội bộ tổ chức -
Tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý: Chủ thể qly
đưa ra những mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới thực hiện những nhiệm
vụ nhất định hoặc hdong theo những phương hướng nhất định nhằm đảm bảo
cho các bộ phận của tổ chức hdong ăn khơp,s nhịp nhàng, đúng hướng * Yêu cầu: -
Qdinh hành chính chỉ có hiệu quả cao khi qdinh đó có căn cứ khoa
học, dc luận chứng đầy đủ về mọi mặt trên cơ sở có đủ thông tin cần thiết -
Khi sdung các pp hành chính phải gắn chặt quyền hạn với trách
nhiệm của ngươi ra qdinh -
Trong mọi trường hợp, cần tránh những mệnh lệnh xem nhẹ nhân
cách của người chấp hành
3.4.6. Phương pháp kinh tế * Khái niệm:
PP kinh tế là pp tác độn vào đối tượng qly thông qua các lợi ích kte bằng
việc sdung các đồn bẩy kte (tiền lương, tiền thưởng, lãi suất…) để cho đối
tượng qly tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hdong của họ *Vị trí: -
Là pp chủ yếu nhất tác động thông qua lợi ích kinh tế, tạo ra sự
quan tâm vật chất thiết thân của mỗi người và tập thể lao động thúc đẩy họ tích cực lao động -
Là pp tốt nhất để thực hành tiết kiệm và nâng cao hiệu quả kinh tế -
Giành cho đối tượng quản lý quyền lựa chọn phương án hoạt động
trên cơ sở tính toán lợi ích kinh tế * Cơ sở: -
Dựa vào các nguyên tắc quản lý -
Yêu cầu của các quy luật kinh tế khách quan* Đặc điểm: lOMoAR cPSD| 35966235 -
Tác động đến đối tượng quản lý bằng lợi ích, tức là chỉ đề ra mục
tiêu, nhiệm vụ phải đạt, đưa ra những điều kiện khuyến khích về kinh tế, các
phương tiện vật chất có thể sử dụng để họ tự tổ chức thực hiện nhiệm vụ. -
Tằng quyền chủ động kịp thời, tăng trách nhiệm cho cấp dưới, giúp
cấp trên giảm bớt việc điều hành, biến quá trình quản lý thành quá trình tự quản
lý * Phương hướng tác động: -
Định hướng phát triển cho tổ chức bằng các mục tiêu nhiệm vụ phù
hợp với điều kiện thực tế của tổ chức -
Sử dụng các định mực kinh tế - kĩ thuật, các đòn bẩy kinh tế để
khuyến khích các cá nhân, tập thể phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. -
Điều chỉnh hoạt động của đối tượng quản lý bằng chế độ thưởng
phạt vật chất, chế độ trách nhiệm kinh tế chặt chẽ… * Yêu cầu: -
Sử dụng pp kinh tế luôn gắn liền với việc sử dụng các đòn bẩy kinh tế -
Thực hiện sự phân cấp đúng đắn giữa các cấp quản lý và đảm bảo
quyềntự chủ sxuat kinh doanh cho doanh nghiệp -
Nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý về mọi mặt
3.5. Vận dụng phương pháp quản lý trong thực tiễn
3.5.1. Vận dụng tổng hợp các phương pháp -
Các quy luật khách quan tác động tổng hợp đến hoat động của các
tổ chức. Các pp quản lý thực chất là phương thức sdung 1 cách tự giác và có
mục đích hệ thống quy luật khách quan. -
Mỗi pp quản lý đều có những hạn chế nhất định -
Tất cả các pp quản lý đều hướng về con người. Bản chất của con
người là sp tổng hoà các mqh xã hội -
Đối tượng quản lý là những hệ thống phức tạp
3.5.2. Đảm bảo tính khách quan và tính khả thi của phương pháp -
Nhà quản lý phải xem xét yêu cầu thực tế khách quan của đối
tượng quản lý và tình huống quản lý cụ thể -
Việc lựa chọn các pp quản lý phải phù hợp, có tdong thiết thực
trong việc điều chỉnh đối tượng qly -
Các pp qly phải có căn cứ khoa học và thực tiễn, đảm bảo cho dối
tượngqly có đkien thực hiện và hoàn thành tốt công việc của mình. -
Vận dụng các pp qly trong thực tiễn vừa là khoa học vừa là nghệ thuật
CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
4.1 Chức năng quản lý 4.1.1. Khái niệm
Chức năng qianr lý là tập hợp những nhiệm vụ quản lý khác nhau,
mang tínhd dộc lập tương đối được hình thành trong qtrinh chuyên môn hoá hoạt động quản lý
*Ý nghĩa của chức năng quản lý: (1)
Biểu hiện nội dung hoạt động của qtrinh quản lý (2)
Là căn cứ, là cơ sở để xây dựng, kiểm tra và đánh giá cơ cấu bộ máy quản lý (3)
Là cơ sở để xây dựng quy chế tổ chức, tiêu chuẩn nghiệp vụ cho
các chức danh trong tổ chức, làm cơ sở để đào tạo và bồi dưỡng cán bộ
4.1.2. Phân loại các chức năng quản lý
(1) Theo giai đoạn của qtrinh quản lý
- Chức năng hoạch định - Chức năng tổ chức - Chức năng lãnh đạo - Chức năng kiểm soát (2) Theo cấp quản lý lOMoAR cPSD| 35966235
a) Chức năng quản lý nhà nước: -
Vạch chiến lược kinh tế-xhoi -
Ban hành luật pháp, chế độ, chính sách có hiệu lực thống nhất trong cả nước -
Tạo môi trường cho các hoạt động kte-xhoi -
Đào tạo, bố trí cán bộ -
Kiểm tra, tổng kết, đánh giá -
Hỗ trợ, hướng dẫn hoạt động của các tổ chức kinh tế, xã hội
theo định hướng phát triển -
Quản lý chặt chẽ có hiệu quả tài sản quốc gia..b) Chức năng quản trị -
Hoachj định các chiến lược, kế hoạch hoạt động của đơn vị
theo định hướng của NN và khả năng của đơn vị -
Thực hiện các chiến lược, kế hoạch hoạt động 1 cách có hiệu
qủa và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của đơn vị
(3) Theo lĩnh vực quản lý - Quản lý nhân lực
- Quản lý tiền tệ, tài chính
- Quản ly khoa học- công nghệ…
4.1.3. Các chức năng quản lý cơ bản
4.1.3.1. Chức năng hoạch định (Lập kế hoạch) * Khái niệm
- Lập kế hoạch là 1 quá trình xdinh các mục tiêu của tổ chức và lựa chọn
các phương thức hành động để đạt được mục tiêu
* Mục tiêu của kế hoạch: -
Ứng phó với sự bất đinhj và thay đổi -
Khai thác, và sdung hiệu quả các nguồn lực của tổ chức,
nâng cao vị thếcạnh tranh của tổ chức trong môi trường hoạt động -
Thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức -
Lập kế hoạch làm cho việc kiểm soát được dễ dàng* Quy
trình lập kế hoạch: -
Bước 1: Phân tích môi trường -
Bước 2: Xác định mục tiêu -
Bước 3: Xây dựng các phương án -
Bước 4: Đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưu -
Bước 5: Quyết định kế hoạch
* Những vấn đè lưu ý trong lập kế hoạch:
- Nên lập kế hoạch xuất phát từ cấp cao nhất
- Việc lập kế hoạch phải có tổ chức
- Việc lập kế hoạch phải rõ ràng và xdinh
- Nội dung của kế hoạch phải dc thông báo 1 cách rõ ràng
- Kết hợp giữa các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn
- Chú ý đến những mặt mạnh, mặt yếu trong quy trình lập kế hoạch
4.1.3.2. Chức năng tổ chức *
Khái niệm: Là quá trình sắp xếp nguồn lực con người với các
nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch *
Bản chất: Tổ chức là sự phân chia công việc, sắp xếp các nguồn
lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung * Yêu cầu cơ bản
trong chức năng tổ chức:
Là chuyên môn hoá công việc 1 cách khoa học, phân cấp rõ ràng, chỉ rõ
nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm từng cấp, trên cơ sở đó tạo ra sự phối hợp
nhịp nhàng giữa các bộ phận và con người nhằm hướng tới thực hện các mục tiêu đã xác lập
*Chức năng tổ chức là thiết kế các cơ cấu, mô hình tổ chức hợp lý với
từng bộ phận, mục tiêu của tổ chức
4.1.3.3. Chức năng lãnh đạo lOMoAR cPSD| 35966235 * Khái niệm
- Lãnh đạo là qtrinh truyền cảm hứng, khơi dậy sự nhiệt tình và động lực
của con người để họ làm việc 1 cách tốt nhất nhằm đạt được mục tiêu kế
hoạch * Nội dung của chức năng lãnh đạo:
- Tạo động lực làm việc
- Lãnh đạo nhóm làm việc - Truyền thông
- Giải quyết xung đột- Tư vấn nội bộ: + Tư vấn chỉ đạo + Tư vấn tham gia
+ Tư vấn không chỉ đạo
Để lãnh đạo thành công, nhà lãnh đạo cần:
_ Xác dịnhd dược chiến lược phát triển và cơ cấu của tổ chức
_ Hiểu biết được con người trong tổ chức
_ Người lãnh đạo cần có quyền lực và uy tín
4.1.3.4. Chức năng kiểm soát * Khái niệm:
Kiểm soát là qtrinh giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động
nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch của tổ chức đề ra *Vai trò của kiểm soát:
- Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường
- Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong qtrinh quản lý
- Đảm bảo thực thi quyền lực của nhà qly
- Hoàn thiện các qdinh của qly*Đặc điểm của kiểm soát:
- Là hoạt động mang tính quyền lực
- Là hoạt động có tính mục đích
- Là hoạt động gắn với 1 chủ thể và đối tượng nhất định*Quy trình kiểm soát:
a) Xác định mục tiêu và nội dung kiểm soát:
-Mục tiêu kiểm soát: là phát hiện và sửa chữa được những sai lệch trong
hoạt động của chức so với các kế hoạch và tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có
thể khai thác để hoàn thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng mọi yếu tố của tổ chức -Nội dung kiểm soát:
+ Nội dung vấn đề cần làm sáng tỏ
+ Giới hạn và mức độ của vấn đề đó
+ Dự kiến phương án giải quyết
b) Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát- Tiêu chuẩn là các mục tiêu của tổ chức - Tiểu chuẩn vật lý - Các tiêu chuẩn chi phí - Tiêu chuẩn về vốn -
Ngoài ra còn 1 số các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn định tính, tiêu chuẩn chương trình,..
c) Giám sát và đo lường việc thực hiện
d) Đánh giá kết quả hoạt động e) Điều chỉnh sai lệch
f) Đưa ra sáng kiến đổi mới4.2. Cơ cấu tổ chức quản lý
4.2.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) được
chuyên môn hoá về những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ
thuộc lẫn nhau và được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực
hiện các chức năng qly đã được xdinh
Trong cơ cấu tổ chức qly có 2 mqh cơ bản:
+ Theo quan hệ ngang: cơ cấu tổ chức được chia thành các khâu quản lý.
Khâu quản lý là 1 bộ phận qly độc lập thực hiện 1 chức năng qly nhất định
+ Theo quan hệ dọc: cơ cấu tổ chức qly được chia thành các cấp quản lý lOMoAR cPSD| 35966235
Các cấp quản lý là thể thống nhất tất cả các khâu ở cùng 1 bậc trong hệ
thống cấp bậc quản lý. Cấp quản lý chỉ rõ thứ tự phục tùng của các cơ quan quản lý từ dưới lên.
Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức quản lý:
- Là hình thức thể hiện sự phân công lao động trong lĩnh vực qly
- Phản ánh cơ cấu sxuat kinh doanh, tác động tích cực đến sự phát
triển của sxuat kinh doanh
- Là cơ sở để xác lập chế độ quản lý, đảm bảo cho cơ chế quản lý phát huy tdung
4.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý
(1) Môi trường bên ngoài
(2) hiến lược của tổ chức
(3) Quy mô tổ chức và độ phức tạp trong hdong của tổ chức
(4) Công nghệ và tính chát công việc
(5) Thái độ lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân viên
4.2.3. Những yêu cầu đối với một cơ cấu tổ chức quản lý
(1) Tính thống nhất trong mục tiêu
- Mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận phải thống nhất
với mục tiêu chung của tổ chức
- Tính thống nhất phải thể hiện ở sự gắn kết chặt chẽ giữa các bộ
phận theo logic nhất định (2) Tính tối ưu
Cơ cấu tổ chức phải tinh giản, gọn nhẹ với số lượng các khâu, các cấp
quản lý hợp lý nhằm đảm bảo cho cơ cấu mang tính năng động cao, luôn
bám sát các mục tiêu của hệ thống
- Thứ nhất, tổi ứu về các bộ phận: cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân
hệ, bộ phận và con người (k thừa và cũng k thiếu ) để thực hiện các hoạt động cần thiết
- Thứ hai, giữa các bộ phận cá cấp tổ chức đều thiết lập được những
mqh hợp lý với số cấp quản lý nhỏ nhất nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng
động cao, luôn di sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức (3)Tính linh hoạt
Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng phản ứng linh hoạt với
mọi tình huóng xảy ra (cả bên trong và bên ngoài tổ chức) (4)Tính hiệu quả
- Cơ cấu tổ chức hoạt động với chi phí ít nhất, có hiệu quả cao nhất
- Cơ cấu hiệu quả khi tối thiểu hoá cấp quản lý, không có sự chồng
lấn các chức năng, nhiêmj vụ giữa các bộ phận
4.2.4. Các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản
4.2.4.1. Cơ cấu trực tuyến *Đặc điểm:
- Ngừoi lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản lý và
chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi kết quả của đơn vị minhf
- Mối quan hệ giuwax các thành viên trong tổ chức được thực hiện trong trực tuyến
- Người thừa hành (cấp dưới) chỉ thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp * Ưu điểm:
- cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt
- tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế một thủ trửng * Nhược điểm:
- Hạn chế việc sdung chuyên gia có trình độ cao về từng lĩnh vực quảnlý
- Hạn chế sự phối hợp công việc giữa các đơn vị, cá nhân ngang
quyềnthuộc các tuyến khác nhau
- Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp về các chức năng quản lý
4.2.4.2. Cơ cấu chức năng * Đặc điểm:
- Những nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận theo
chức năng, hình thành những người lãnh đạo chức năng chỉ đảm nhận thực
hiện 1 chức năng nhất định lOMoAR cPSD| 35966235
- Những người lãnh đạo chức năng trực tiếp ra mệnh lệnh tác động
đến đối tượng thực hiện
- Người lãnh đạo tổ chức làm nvu phối hợp điều hoá các chức năng* Ưu điểm:
- Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao, thu hút được các chuyên
gia giỏi, nhiều kinh nghiệm vào công tác quản lý
- Có thể phát hy những ưu thế của chuyên môn hoá
- Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản
- Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên
- Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất, giải quyết
các vde theo chuyên môn tốt hơn
- Giảm bớt gánh nặng về công tác qly cho người lãnh đạo tổ chức* Nhược điểm:
- Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khid dề ra
cácmục tiêu và phương thức hdong đồng thời thiếu sự phói hợp hành động giữa các bộ phận
- Chuyên môn hoá quá mức sẽ dẫn đến cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý
- Có thể làm giảm tính nhạy cảm cuả tổ chức đối với sản phâmr, dịch vụ, khách hàng
- Hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà qly chung, đổ trách nhiệm
thực hiện hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất
4.2.4.3. Cơ cáu trực tuyến-tham mưu
* Đặc diểm: Là mô hình dựa trên nguyên tắc qly trực tiếp. Nhưng bên
cạnh người lãnh đạo tổ chức và lãnh đoạ tuyến có 1 bộ phận tham mưu để
giúp người lãnh đạo ra qdinh và tổ chức thực hiện qdinh * Ưu điểm:
Vừa đảm bảo thực hiện chế độ 1 thủ trưỏng vừa sd được chuyên gia *Nhược điểm:
Các chuyên gia bị phân tán theo cấp và theo tuyến,khó có sự phối
hợp tốt công việc đối với cùng 1 loại chuyên
gia/ 4.2.4.4. Cơ cấu trực tuyến - chức
năng * Đặc điểm:
- Hình thành các bộ phận chuyên môn hoá cao để giúp ngừoi lãnh
đạo ra qdinh và tổ chức thực hiện qdinh
- Vẫn duy trì lãnh đạo theo tuyến. Những người lãnh đạo ở các bộ
phận chức năng không ra mệnh lệnh trực tiếp cho các tuyến
* Ưu điểm: vừa đảm bảo chế độ một thủ trưởng vừa phát huy tốt vai
trò qly theo chuyên môn của các bộ phận chức năng * Nhược điểm -
Số bộ phận chức năng tăng dễ làm cho bộ máy cồng kềnh nhiều đầu mối -
Người lãnh đạo tổ chức phải có trình độ và năng lực cao để liên
kết, điều hoad, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chức năng và các bộ phận tuyến rất phức tạp
4.2.4.5. Cơ cấu ma trận * Đặc điểm: -
Ngoài những người lãnh đạo tổ chức, theo các tuyến và các bộ
phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án -
Người lãnh dạod dề án được quyền lựa chọn các cá nhân và các bộ
phậncó liên quan ở các bộ phận tuyến, chức năng để thực hiện đề án -
Các bộ phận và cá nhân đó chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo đề
án trong tgian thực hiện đề án. Sau khi hoàn thành đề án, các bộ phận, cá nhân
tham gia đề án trở về đơn vị cũ của mình * Ưu điểm: -
Định hướng các hdong theo kết quả cuối cùng -
Tập trung các nguồn lực vào khâu xung yếu -
Kết hợp được năng lực của nhiều nhà qly và chuyên goa -
Tạo đkien đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi môi trường * Hạn chế lOMoAR cPSD| 35966235 -
Có thể xhien hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh -
Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà qly có thể bị trùng lặp tạo ra xung đột -
Cơ cáu phức tạp và không bền vững, có thể gây tốn kém
3.2.4.6. Cơ cấu chương trình mục tiêu * đặc điểm -
Các ngành, các địa phưong có qhe đến việc thực hiện mục tiêu
được liênkết lại và có một tổ chức để qly thống nhất gọi lại ban chủ nhiêm ctrinh mục tiêu -
Ban chủ nhiệm ctrinh có nhiệm vụd diều hoà, phối hợp hdong của
các thành viên, điều phối các nguồn dự trữ, giải quyết các qhe lợi ích… nhằm
đạt mục tiêu của chương trình đã xác định * Ưu điểm: -
Bảo đảm sự phối hợp của các ngành, các địa phương, đơn vị tham
gia chương trình theo một mục tiêu nhất định mà không phải thành lập bộ máy mới -
Cơ quan quaản lý chương trình tổ chức gọn nhẹ, hoạt động trong
thời gian quy định của chương trình
* Điều kiện áp dụng mô hình thành công
- Hệ thống đảm bảo thông tin
- Trình độ xây dựng chương trình
- Sự đièu hành có hiệu quả của ban chủ nhiệm chương trình
4.2.5 Quy trình và phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức quản lý
4.2.5.1. Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý (1) Giai đoạn phân tích: -
Xác định và làm rõ các chức năng, mục tiêu và nhiệm vụ hoạt động của hệ thống -
Kiểm tra chi tiết cơ cấu hiện hành -
Xây dựng chức năng, nhiệm vụ mà cơ cấu đó phải hoàn thành -
Số lượng các cấp, các khâu và số lượngc ác bộ phận của từng cấp, từng khâu -
Các bộ phận nghiệp vụ với chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của chúng -
Số lượng và thành phần nghề nghiệp của cán bộ nhân viên ở từng cấp, từng bộ phận -
tính chất các mối liên hệ giữa các bộ phận và các cá nhân riêng biệt (2) Giai đoạn thiết kế
- Phải tiến hành những công việc chuẩn bị và tính toán các thông số của
cơ cấu tổ chức quản lý được thiết kế (số lượng các bộ phận, số lượng cán bộ,
nhân viên, khối lượng công việc của người lãnh đạo…)
(3) Giai đoạn tổ chức taọ ra cơ cấu mới -
Phải đặc biệt chú ý đến việc xdinh chính xác quyền hạn, trách
nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên -
Việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mới hay thay đổi cơ cấu tổ
chức hiện hành là thẩm quyền của lãnh đạo cấp cao
4.2.5.2. Các phương pháp xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý (1)
Phương pháp tương tự: dựa trên cơ sở tìm tòi những mô hình mẫu,
chuẩn mực cho cơ cấu tổ chức quản lý được xây dựng (2)
Phương pháp giảm định: Dựa vào các chuyên gia có trình độ
chuyên môn để lựa chọn các qdinh hợp lý nhất về cơ cấu tổ chức qly (3)
Phương páhp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý dựa trên cơ sở quá trình công nghệ
Thực hiện các nhiệm vụ quản lý:
- Xác định mục teieu và nhiệm vụ cũng như các chức năng mà hệ thống qly phải thực hiện
- Xdinh danh mục tiêu chuẩn cho các công việc và các thao tác cho mỗi chức năng quản lý
- Tính toán lượng hao phí lao động cho việc thực hiện các công việc qly
theo chức năng riêng biệt lOMoAR cPSD| 35966235
- Phân định các cấp quản lý và các đơn vị bộ phận cơ cấu
CHƯƠNG 5. NHÀ QUẢN LÝ
5.1. Vai trò và yêu cầu đối với nhà quản lý
5.1.1. Khái niệm nhà quản lý
Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công
việc của những nhười khác để hệ thống do họ quản lý đạt được mục đích của mình
Ba khía cạnh của công việc của nhà quản lý:
- Nhà quản lý bao giờ cũng chịu trách nhiệm đối với sự cống hiến – trên
vai hộ là trách nhiệm thực hiện mục đích của hệ thống do họ quản lý
- Nhà quản lý làm cho công việc được thực hiện thông qua người khác,
họ không phải là người lao động trược tiếp
- Nhà quản lý phải có kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát
nếu họ muốn thực hiện được mục đíc chúng 1 cách hiêụ quả
Một nhà quản lý được xác định bởi các yếu tố:
- CÓ VỊ THẾ trong tổ chức với những quyền hạn nhất định trong quá
trình ra quyết định quản lý
- CÓ CHỨC NĂNG thực hiện những nhiệm vụ quản lý nhất định trong tổ chức
- CÓ NGHIỆP VỤ để đáp ứng những đòi hỏi nhất định của công việc
5.1.2. Phân loại nhà quản lý Theo cấp quản lý
- Cán bộ quản lý cấp cao
- Cán bộ quản lý cấp trung
- Cán bộ quản lý cấp cơ sở
• Theo phạm vi quản lý
- Cán bộ quản lý chức năng
- Cán bộ quản lý tổng hợp
• Theo mối quan hệ với đầu ra của tỏ chức
- Nhà quản lý theo tuyến
- Nhà quản lý tham mưu
• Theo loại hình tổ chức
- Các nhà quản trị trong tổ chức kinh doanh
- Các nhà quản lý trong tổ chức phi lợi nhuận
- Các nhà quàn lý hoặc hành chính trong các cơ quan quản lý nhà nước
5.1.3. Vai trò của nhà quản lý
- Vai trò liên kết của con người: + Người đại diện + Người lãnh đạo + Trung tâm liên lạc
- Vai trò thông tin : + Người giám sát + Người truyền tin + Người phát ngôn
- Vai trò quyết định : + Ngườ ra quyết định
+ Người đảm bảo nguồn lực + Người điều hành + Người đàm phán
5.1.4. Yêu cầu đối với nhà quản lý
5.1.4.1. Yêu cầu về kỹ năng quản lý
a. Kỹ năng kỹ thuật
- Là khả năng của nhà quản lý thể hiện được kiến thức và tài năng trong
quá trình quản lý các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn
- Bao gồm kỹ năng thực hiện các qui trình quản lý
- Gắn liền với việc sử dụng các phương pháp, công cụ cụ thể và quá trình
b.Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ con người lOMoAR cPSD| 35966235
- Biết tự dánh giá đúng mình, thấy rõ các mặt mạnh, yếu của bản thân để hoàn thiện
- Đánh giá đúng con người, có khả năng thấu hiểu và thông cảm với
những tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của con người
- Có khả năng dành quyền lực và tạo ảnh hưởng
- Mềm dẻo trong hành vi, có kỹ năng giao tiếp và đàm phán
- Sử dụng một cách có nghệ thuật cá phương pháp lãnh đạo con người
- Có khả năng xây dựng và làm việc theo nhóm
- Có khả năng chủ trì các cuộc họp
- Quản lý có hiệu quả thời gian và sự căng thẳng của bản thân, không để
các vấn đè cá nhân làm ảnh hưởng đến công việc chung
c. Kỹ năng nhận thức
- Là khả năng phát hiện, phân tích và giải quyets những vấn đề phức tạp
- Phải có khả năng thấy được bức tranh toàn cảnh về thực trạng và xu
thế biến động của đơn vị do mình phụ trách, của toàn tổ chức và môi trường
- Nhận ra những nhân tood chính trong mỗi hoàn cảnh - Nhận thức
được mối quan hệ giữa các phần tửu, bộ phận trong tổ chức và mối
quan hệ của tổ chức với môi trường
5.1.4.2. Phẩm chất đạo đức cá nhân
- Có ước muốn làm công việc quản lý
- Có tính nguyên tắc trong công việc, đặt lợi ích của xã hội, lợi ích của
tổ chức lên trên lợi ích cá nhân - Có văn hóa - Có ý chí - Có tư duy phục thiện
5.2. Xây dựng đội ngũ các nhà quản lý
5.2.1. Kế hoạch hóa đội ngũ các nhà quản lý (1)
Dự báo tình hình cán bộ, những biến động cán bộ
vànhững nhu cầu mới về số lượng và chất lượng cán bộ (2)
Lập kế hoạch bổ sung cán bộ và kế hoạch luân chuyểncán bộ (3)
Lập kế hoạch cho từng mặt riêng biệt như :
- Kế hoạch trẻ hóa đội ngũ cán bộ quản lý
- Kế hoạch định kỳ năng cao trình độ cán bộ đương chức5.2.2.
Phân tích chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho cán bộ trong bộ máy quản lý
- Cần xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả nhất địnhcần
đạt tới theo từng chức năng
- Qui định phạm vi quyền hạn cần thiết để đạt đượcnhững kêt quả đó
- Xác định rõ trách nhiệm phù hợp với quyền hạn đó
5.2.3. Lựa chọn nhà quản lý
- Được đặt ra khi tổ chức còn những chức vụ bỏ trống, chưa có
người đảm nhận hoặc hoàn thiện bộ máy tổ chức có chất lượng cao hơn
- Phải xuất phát từ yêu cầu thực tế đối với công việc sẽxác định
được những yêu cầu cần phải có đối với cán bộ quản lý, mối quan hệ
giữa trách nhiệm và quyền hạn ở mỗi cương vị quản lý
- Phải xem xét tới những phẩm chất cần thiết của ngườiquản
lý: ước muốn làm công việc quản lý, quan hệ với sự đồng cảm, chính trực và trung thực
- Phương pháp lựa chọn :Thi tuyển, quan sát phát hiệnnăng
khiếu, thử nghiệm, trưng cầu ý kiến, bỏ phiêú kín...
5.2.4. Đáng giá nhà quản lý lOMoAR cPSD| 35966235
Mục đích :Nhằm phát huy được mọi khả năng sáng tạo, sự cống hiến của
từng người và sử dụng cán bộ có hiệu quả hơn .
Nội dung :- Kết quả thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ vớitư cách là người quản lý . -
Việc làm của từng người (làm được và chưa làm được) trong từng thời kỳ nhất định . -
Dựa vào các tiêu chuẩn và yêu cầu về phẩm chất, nănglực của cán
bộ quản lý để đánh giá.
Phương pháp đánh giá :Thu thập thông tin nhiều chiều, nghiên cứu hồ sơ,
kết quả thử nghiệm lượng hoá các chỉ tiêu đánh giá và mối quan hệ kết
quả với chi phí ... 5.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trinh độ cán bộ quản lý
- Nhằm tạo cho họ khả năng thích nghi được với những yêu cầu mới, khó khăn và thách thức mới
- Cần được chia thành từng bước cụ thể:
+ Nhu cầu đào tạo trong công việc hiện tại
+ Nhu cầu đào tạo cho công việc tương lai
- Phải thoe kế hoạch, theo trình tự
- Phương pháp dào tạo, bồi dướng cán bộ có hai nhóm phương pháp chính:
+ Nhóm 1: Gồm các phương pháp cung cấp cho người được đào tạo những kiến
thức cần thiết qua các buổi lên lớp, toạ đàm, phụ đạo
+ Nhóm 2: Gồm các phương pháp đào tạo tích cực, giúp cán bộ nắm bắt được
các kinh nghiệm tiên tiến và những tri thức mới nhất
5.2.6. Bố trí, sử dụng các nhà quản lý
- Việc bố trí đúng cán bộ quản lý tạo điều kiện bổ sung những mặt mạnh,
khắc phục những mặt hạn chế của cả tập thể qua đó nâng cao trình độ của từng người.
- Phải đảm bảo phù hợp giữa trình độ, năng lực với đòi hỏi của công việc
- Khi bố trí cán bộ phải làm cho cán bộ đó nhận thức đầy đủ chức năng,
quyền hạn trách nhiệm và các mối quan hệ công tác của mình, có định
hướng lâu dài để nâng cao năng lực và tích luỹ kinh nghiệm quản lý .
- Sau khi bố trí phải thường xuyên theo dõi, phát hiện những bố trí không
phù hợp để kịp thời sắp xếp lại.
- Có chính sách tiền lương và đãi ngộ thỏa đáng, thưởng phạt kịp thời căn
cứ vào hiệu quả công việc.
CHƯƠNG 6. ĐẢM BẢO THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
6.1. Những vấn đề cơ bản về thông tin quản lý
6.1.1. Khái niệm thông tin quản lý
6.1.1.1. Dữ liệu và thông tin
- Dữ liệu là những tin tức ở dạng thô, chưa đc xử lý
- Thông tin là những dữ liệu đã đc xử lý và đc đánh giá làcó ích cho việc ra quyết định
6.1.1.2. Khái niệm về thông tin quản lý
- Thông tin quản lý là những tin tức mới, thu nhận, đượccảm thụ và được
đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý
6.1.1.3. Đặc điểm của thông tin quản lý
- Gắn với một quá trình quản lý và điều khiển nhất định
- Có tính tương đối
- Có tính định hướng
- Tồn tại trong các vật mang tin
6.1.2. Vai trò của thông tin quản lý
a)Thông tin gắn liền với quá trình quản lý
- Là phương tiện để thực hiện các mối quan hệ qua lại giữa chủthể quản lý
và đối tượng quản lý lOMoAR cPSD| 35966235
- Là phương tiện để tiến hành các chức năng quản lý và kết nối,phối hợp thực hiện chúng.
- Là yếu tố liên kết tổ chức với môi trường bên ngoài
- Là phương tiện đặc trưng cho việc tiến hành các hoạt độngquản lý. Mọi
tác động quản lý đều được chuyển tới người và cơ quan chấp hành dưới dạng các thông tin.
b)Thông tin quản lý là nguyên liệu đầu vào để đề ra các quyết định qly
- Giảm mức độ rủi ro cho tổ chức do thiếu kiến thức trongviệc thực hiện
các chức năng quản lý đặc biệt trong lập kế hoạch và ra quyết định
- Hỗ trợ các hoạt động kiểm soát bằng việc cung cấp thông tinvề các hoạt động
- Tăng cường hiểu biết về các vấn đề trong tổ chức và làm chochúng dễ quản lý hơn.
c)Thông tin quản lý là công cụ, phương tiện để tổ
chức thực thi các quyết định quản lý
- Trong xây dựng cơ cấu triển khai quyết định
- Trong chỉ đạo thực hiện quyết định
- Trong kiểm soát thực hiện quyết định
d)Hiệu quả quản lý, quả sản xuất kinh doanh trên mức độ khá lớn phụ thuộc
vào trình độ và chất lượng của thông tin
6.1.3. Yêu cầu đối với thông tin quản lý
1.Tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ
- Tính hệ thống: Kết hợp các loại thông tin khác nhau theo mộttrình tự
nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả
- Tính tổng hợp: Giúp cho chủ thể quản lý xem xét đối tượngquản lý trong
toàn bộ tính đa dạng, phức tạp, điều chỉnh sự hoạt động của đối tượng
quản lý cho phù hợp với mỗi tình huống cụ thể
- Tính đầy đủ: Đảm bảo cung cấp cho chủ thể quản lý nhữngthông tin cần
và đủ để ra quyết định qly, để tác động đến đối tượng quản lý có hiệu quả. 2. Tính có thẩm quyền -
Thông tin phải tương ứng giữa quyền hạn, trách nhiệm, nghĩavụ và lợi ích
của các chủ thể và đối tượng nhận tin 3. Tính chính xác -
-Thông tin cần phản ánh một cách trung thực khách quan tìnhhình của đối
tượng quản lý và môi trường xung quanh - Thông tin cần được đo lường chính
xác và phải được chi tiết hoá đến mức cần thiết để làm căn cứ cho việc ra quyết
định đúng, đảm bảo hiệu quả cao 4. Tính kịp thời -
Thông tin cần phản ánh một cách trung thực khách quan tình hình của đối
tượng quản lý và môi trường xung quanh -
Thông tin cần được đo lường chính xác và phải được chi tiếthoá đến mức
cần thiết để làm căn cứ cho việc ra quyết định đúng, đảm bảo hiệu quả cao
5. Tính cô đọng và logic -
Tính cô đọng: đòi hỏi phải biết cô đọng nội dung phong phú,đa dạng phức
tạp của những sự kiện trong những lập luận xúc tích dễ thụ cảm -
Tính lôgic : đòi hỏi tính nhất quán và có luận cứ của các thôngtin, loại bỏ
những chi tiết thừa, tránh những thông tin có ý nghĩa mập mờ với nhiều cách
hiểu khác nhau, gây khó khăn cho người sử dụng 6. Tính bảo mật -
Việc lưu chuyển thông tin trong quản lý cần bảo vệ được các vấn đề bí mật nội bộ của tổ chức 7. Tính kinh tế -
Thông tin phải đảm bảo được yêu cầu về mặt kinh tế của hoạtđộng quản
lý : chi phí ít, hiệu quả cao
6.1.4. Phân loại thông tin quản lý lOMoAR cPSD| 35966235
(1)Theo mối quan hệ giữa tổ chức và môi trường bên ngoài: -Thông tin bên trong -Thông tin bên ngoài
(2)Theo chức năng của thông tin: -Thông tin chỉ đạo -Thông tin thực hiện
(3)Theo cách thức truyền tin -Thông tin có hệ thống
-Thông tin không có hệ thống
(4)Theo hướng chuyển động của thông tin -Thông tin dọc -Thông tin ngang
(5)Theo nội dung mà thông tin phản ánh
-Thông tin về chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật NN
-Thông tin về tình hình thị trường
-Thông tin khoa học – công nghệ
6.2. Tổ chức đảm bảo thông tin quản lý
6.2.1. Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm -
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người,những
thiết bị phần cứng, phần mềm và những nguồn lực khác để thực hiện các
hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin trong tổ chức.
2. Hệ thống thông tin chính thức và không chính thức -
Hệ thống thông tin chính thức là hệ thống thông tin thựchiện
các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin theo những
qui tắc và những phương pháp có văn bản hướng dẫn rõ ràng, hoặc chí ít
cũng được thiết lập theo những cách thức truyền thống nhất định. -
Hệ thống thông tin không chính thức là hệ thống hoạtđộng
không có văn bản hướng dẫn rõ ràng và cũng không theo cách thức truyền thống nào.
3. Phân loại hệ thống thông tin chính thức- Hệ thống thông tin tác nghiệp:
+ Hệ thống xử lý giao dịch
+ Hệ thống kiểm soát quá trình
+ Hệ thống thông tin văn phòng
- Hệ thống thông tin quản lý
6.2.2. Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 1. Khái niệm
- MIS là một hệ thống chuyển đổi các dữ liệu từ môi trường bên trong và
môi trường bên ngoài tổ chức thành thông tin, đồng thời truyền những thông
tin này theo hình thức phù hợp tới các nhà quản lý ở tất cả các cấp, ở tất cả các
chức năng nhằm đảm bảo cho việc ra quyết định của các nhà quản lý trong lập
kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát một cách hiệu quả và kịp thời.
2. Phân loại hệ thống thông tin quản lý
-Hệ thống báo cáo thông tin
- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
- Hệ thống hỗ trợ điều hành
- Hệ thống hỗ trợ nhóm - Hệ thống chuyên gia
6.2.3. Đảm bảo thông tin quản lý
6.2.3.1. Xác định nhu cầu thông tin
- Hệ thống thông tin quản lý phải được tổ chức cho phù hợp với cấp quản lý
-Trong hệ thống quản lý, thường có 3 cấp lãnh đạo:
+Người lãnh đạo cấp cao lOMoAR cPSD| 35966235
+Người lãnh đạo cấp trung gian +Người lãnh đạo cơ sở.
6.2.3.2. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý
a) - Sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin trong quảnlý :
-Mở rộng khả năng thu thập thông tin của bộ máy quản lý và người lãnh đạo
-Bảo đảm cho người quản lý nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác
về tình hình hoạt động của tổ chức và biến động của môi trường
-Thực hiện nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
b) Chức năng của hệ thống thông tin trong quản lý 1. Thu thập thông tin 2. Xử lí thông tin 3. Lưu trữ thông tin 4. Khai thác thông tin 5. Cung cấp thông tin
c) Các nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
1. Căn cứ vào nhu cầu thông tin của các cơ quan quản lýcác cấp để xác
định cấu trúc của hệ thống thông tin
2. Thuận tiện cho việc sử dụng
3. Đưa tin vào sử dụng một lần và sử dụng nhiều lần
4. Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống
5. Đảm bảo sự phát triển liên tục không ngừng của hệthống thông tin
6. Đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống thông tin 6.2.4.
Một số công cụ và kỹ thuật thông tin -Mạng thông tin - Website - Hội nghị video - Thư điện tử
- Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) - Truyền dung liệu
CHƯƠNG 7. QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
7.1. Những vấn đề chung về quyết định quản lý
7.1.1. Khái niệm, đặc điểm của quyết định quản lý - Khái niệm: Quyết định quản
lý là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm lao động của người lãnh đạo
nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức
trên cơ sở hiểu biết các qui luật vận động khách quan và phân tích những
thông tin về hiện trạng của tổ chức, môi trường - Đặc điểm :
• Là sản phẩm trí tuệ của chủ thể quản lý (trực tiếp là người lãnh đạo ), được
thể hiện chủ yếu dưới dạng thông tin
• -Là sản phẩm chủ quan của chủ thể quản lý trên cơ sở nhận thức và vận
dụng qui luậtkhách quan, thực trạng của đối tượng quản lý và môi trường .
• Chất lượng của quyết định quản lý phụ thuộc vào: số lượng, chất lượng
thông tin về đối tượng quản lý; trình độ, năng lực, quan điểm của chủ thể quản lý...
• Chỉ tác động trong phạm vi nhất định. 7.1.2.
Các chức năng của một quyết định quản lý
(1)Chức năng định hướng
(2)Chức năng đảm bảo các nguồn lực (3)Chức năng phối hợp
(4)Chức năng cưỡng bức, động viên 7.1.3.
Vai trò của quyết định quản lý
-Toàn bộ quá trình quản lý thực chất là quá trình ra quyết định và tổ chức
thực hiện quyết định quản lý .
-Là yếu tố cơ bản nhất chi phối toàn bộ quá trình vận động, phát triển của tổ chức. lOMoAR cPSD| 35966235
-Chất lượng của quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý là
thước đo năng lực của người lãnh đạo, trình độ quản lý ở mọi lĩnh vực, mọi cấp quản lý
-Có tác động rất lớn tới sự tồn tại và phát triển của tổ chức 7.1.4.
Hình thức biểu hiện của quyết định quản lý - Hình thức phi văn bản - Hình thức văn bản
7.1.5. Phân loại quyết định quản lý
(1)Theo tầm quan trọng của quyết định:
- Quyết định chiến lược
- Quyết định chiến thuật
-Quyết định tác nghiệp (2)Theo thời gian : -Quyết định dài hạn - Quyết định trung hạn
- Quyết định ngắn hạn
(3)Theo phạm vi điều chỉnh: -Quyết định toàn cục -Quyết định bộ phận
(4)Theo qui mô nguồn lực sử dụng để thực hiện quyết định -Quyết định lớn - Quyết định vừa
-Quyết định nhỏ (5)Theo cấp quản lý : -Quyết định cấp cao
-Quyết định cấp trung gian
- Quyết định cấp thấp
(6)Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức
-Quyết định quản trị sản xuất và tác nghiệp
- Quyết định quản trị nhân lực
-Quyết định quản trị tài chính ...
7.1.6. Yêu cầu đối với quyết định quản lý (1)Tính hợp pháp :
-Quyết định được ban hành trong phạm vi thẩm quyền của chủ thể quản lý
-Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật qui định
-Quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức (2)Tính khoa học
-Quyết định phải phù hợp với định hướng vàmục tiêu của tổ chức
-Quyết định phù hợp với qui luật khách quanvà các nguyên tắc quản lý
-Quyết định đưa ra trên cơ sở vận dụng cácphương pháp khoa học
-Quyết định phù hợp với đk cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định (3)Tính thống nhất
-Các quyết định được ban hành bởi các cấp và các bộ phận chức năng phải
thống nhất theo cùng một hướng .
-Các quyết định đang có hiệu lực không được mâu thuẫn, trái ngược và
phủ định nhau. (4)Tính kịp thời, chính xác, dễ hiểu
-Phải được ban hành đúng thời điểm, đúng đối tượng và tình huống cần thiết.
-Phải cụ thể về thời gian và người thực hiện.
-Phải rõ ràng, dễ hiểu.
(5)Phù hợp với điều kiện và cơ sở vật chất để thực hiện quyết định -
Để thực hiện quyết định phải có điều kiện nhất định: tàichính, công nghệ, nhân lực ... -
Đặc biệt cần chú ý đến yếu tố kích thích về vật chất đểmọi người
hăng hái, tích cực thực hiện quyết định lOMoAR cPSD| 35966235
7.2. Quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý 7.2.1.
Căn cứ để ra quyết định quản lý: 4 căn cứ 7.2.2.
Các bước ra quyết định quản lý: 6 bước 7.2.3.
Tổ chức thực hiện quyết định quản lý: 6 bước
7.3. Phương pháp và kỹ thuật ra quyết định quản lý: 8 phương pháp
8. 5.1.5. Các xu hướng tác động lên sự thay đổi của nhà quản lý : 7 1. Tầm quan
trọng ngày càng tăng của vốn tri thức: coi người lao động như tài sản có giá trị
chiến lược cần được nuôi dưỡng và phát triển. 2. Công nghệ đã trở thành động
lực cơ bản của sự phát triển. 3. Hội nhập quốc tế dẫn đến sự phụ thuộc tương
hỗ, cạnh tranh và hợp tác giữa các tổ chức, các quốc gia trên phạm vi toàn cầu.
4. Nhấn mạnh tầm quan trọng của làm việc nhóm 5. Thời cơ của làm việc theo
mạng lưới 6. Sự kỳ vọng vào lực lượng lao động mới 7. Quan tâm đến sự cân
bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc
Tổ chức có 6 đặc điểm, 4 tiêu thức phân loại, 6 hoạt động Quản lý có 2 phương
diện cơ bản, 5 cách tiếp cận, 4 yếu tố, 3 cách phân loại, 2 chức năng, có 4 vai trò
đối với tô chức, có 4
nhân tố lamf tăng vai trò của tổ chức, 4 đặc điểm
Nguyên tắc qly có 4 vai trò, 4 căn cứ hình thành
+ Tuân thủ pháp luật có 3 ndung, 2 yêu cầu
+ Tạap trung dân chủ có 2 ndung, tập trung có 3 biểu hiện, dân chủ có 4 biêu rhieejn
+ Hài hoà các lợi ích có 3 hình thức và biện pháp
+ Chuyên môn hoá có 2 cơ sở, 5 nội dung
+ Tiêt skiejem hiệu quả có 3 cơ sở, 4 ndung
PP qly có 4 vai trò, 4 tiêu thức phân loại, 3 pp qly chủ yếu
+ PP giáo dục có 4 ndung, 4 hình thức giáo dục
+ PP hành chính có 2 đặc điểm, 2 phương hướng tác động, 3 yều cầu
+ PP kte có 2 đặc điểm, 3 phương hướng tdong, 3 yêu cầu Chức năng qly có 3 ý
nghĩa, tiêu thức phân loại, 4 chức năng cơ bản
+ Hoạch đinhj: có 4 mục tiêu, 5 bước, 6 vde lưu ý + Tổ chức
+ Lãnh đạo: 5 ndung, 3 cần của nhà lãnh đạo
+ Kiểm soát: 4 vai trò, 3 đặc điểm, 6 bước trong quy trình kiểm soát
Cơ cấu tổ chức qly: 5 yếu tố ảnh hưởng, 3 ý nghãi, 2 mqh cơ bản, 4 yêu cầu, 6 mô hình
Thông tin qly có 7 yêu cầu (tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ; có thẩm quyền;
chính xác; kịp thời; cô dọng và logic; bảo mật, kinh tế), 5 tiêu thức phân loại, 4dđ, 4 vai trò
Hệ thống thôn gtin qly có 5 chức năng, 4 loại
Nhà qly có 4 tiêu thức phân loại, 3 vai trò, 2 yêu cầu
Phong cách làm việc khoa học của nhà qly có 4 đặc điểm
6 ngtac tạo uy tín, uy tín của nhà qly có 2 đặ điểm