Đề cương Quản trị hành chính văn phòng | Trường Đại học Kinh tế và Quản trị Kinh doanh, Đại học Thái Nguyên

lOMoARcPSD| 25865958
Đề cương Quản Trị Hành Chính Văn Phòng Chương 1:
1.Văn phòng là gì? Chức năng của văn phòng?
*Văn phòng là:
-Bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan doanh nghiệp,
-Nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý
-Nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cầu đảm bảo các điều kiện vật chất cho
hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. *Chức năng của văn phòng: Có 3 chức
năng a. Chức năng giúp việc điều hành :
- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch. - Tổ chức, điều
phối các hoạt động chung của cơ quan b. Chức năng tham mưu tổng hợp:
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của
cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. c.
Chức năng hậu cần, qủan trị:
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ qua
+ Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều
hành, quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị thông qua các việc như :Xác định
chương trình, kế hoạch, lịch làm việc theo tuần tháng, quý, năm, và tổ chức triển
khai thực hiện các kế hoạch đó .VP là nơi thực hiện các hoạt động lễ tấn, tổ chức
hội nghị, đi công tác, tư vẫn cho lao động về công tác soạn thảo văn bản .
+ Chức năng năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp xử lý và cung cấp thông tin mọi
mặt về tình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý. lOMoARcPSD| 25865958
+Chức năng hầu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể tiến các điều kiện
vật chất như: Nhà cửa,Phương tiện, thiết bị, dụng cụ,….VP là bô phận cung cấp,
bố trí, quản lý các phương tiện ,thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu
quả. Đó là chức năng hậu cần của VP.
=>VP là đầu mối giúp việc cho lao động thông qua 3 chiếc năng trên. Các chức
năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết
kq phải tồn tại VP ở mỗi cơ quan đơn vị.
2. Văn phòng có vị trí quan trọng như thế nào đối với hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp?
Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm
được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng.
Văn phòng có tầm quan trọng “đặc biệt”, vì:
- Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo CQ, DN;
- Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp
thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo;
- Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra
trong phạm vi toàn CQ, DN nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng,
hiệu quả hoạt động của toàn bộ CQ, DN;
- Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn thấy”
của một CQ, DN và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạt động của cơ
quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo CQ, DN đó.
3. Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc ở cơ quan, doanh nghiệp?
- Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quan, phải thể
hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, tuy nhiên không phô trương quá
mức làm lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nước. Các cơ quan cần sắp xếp, bố
trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ công việc.
- Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trường xung quanh thích hợp (không quá
ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn được hoàn thiện, cải tiến) phục vụ cho lOMoARcPSD| 25865958
công vụ và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm lý tích cực,
giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cũng như
giữa họ và nơi làm việc.
- Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật
-Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động.
-Tiết kiệm chi phí lắp đặt.
4. Những yêu cầu khi sắp xếp, bố trí nơi làm việc -
Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và
có tưthế nhất. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết
dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau
được bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào …
-Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập,
cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị. - Diện tích
phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận. -
Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần
bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc. -
Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố
tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc…. -
Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc,
từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.
5. Vì sao phải hiện đại hóa văn phòng?
-Xuất hiện bùng nổ thông tin, là hiện tượng phản ánh dưới dạng thông tin bởi sự
hội tụ đột ngột của các yếu tố mang tính thời đại. Bùng nổ thông tin đã làm cho các
nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp hiểu ra rằng: thông tin là nguồn lực quan trọng
nhất, vượt lên mọi nguồn lực khác. lOMoARcPSD| 25865958
-Thông tin vô cùng quan trọng và do vậy nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất thông tin
phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, sản xuất và kinh doanh trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi cấp quản lý.
-Văn phòng kiểu cũ không còn thích hợp nữa. Văn phòng ngày nay cần hướng toàn
bộ hoạt động của mình vào xử lý thông tin và phải thực sự trở thành một trung tâm
xử lý thông tin. Do vậy, các chủ doanh nghiệp đã giành sự thích đáng đến văn
phòng, đến công việc quản trị văn phòng. Từ đó họ đã cùng các nhà quản trị học
đầu tư thích đáng về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành
những văn phòng hiện đại.
-Xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri
thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong
xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn
phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới.
6. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng?
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng
- Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng
mạng LAN, internet,wireless…
- Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi
âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực,
đem lại năng suất cao trong hoạt động. - không ngừng hoàn thiện kỹ năng và
nghiệp vụ -Về trang thiết bị văn phòng:
+ Trang bị các thiết bị văn phòng hiện đại như phương tiện làm văn bản, sao nhân
văn bản, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn như
internet,.. cùng các thiết bị viễn thông;
+Áp dụng mô hình Chính phủ điện tử,văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO, v.v..
+Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào công
việc văn phòng như CNTT, kỹ thuật viễn thông; công thái học, công nghệ 5S của Nhật Bản, v.v..
-Về nghiệp vụ hành chính văn phòng: lOMoARcPSD| 25865958
+ Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay như xây dựng chương trình công
tác; soạn thảo, ban hành một văn bản; tổ chức một cuộc hội nghị; phân loại một
khối hồ sơ tài liệu, v.v.. được thiết lập với những quy trình chặt chẽ, hoàn chỉnh
theo các tiêu chuẩn, định mức kinh tế.
+kỹ thuật và với sự hỗ trợ đắc lực của các trang thiết bị văn phòng hiện đại đã làm
cho hoạt động hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt và hiệu quả ngày càng cao.
-Về con người làm công tác văn phòng: Con người làm văn phòng hiện đại cần
được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng
động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan,
doanh nghiệp; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ
năng xử lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử, v.v..
7. Tiết kiệm thời gian trong tiếp khách cần tuân thủ những nguyên tắc nào?
Theo thống kê đối với các nhà quản trị cao cấp của một doanh nghiệp vừa và nhỏ
thì thời gian tiếp khách cũng mất khoảng 2 đến 3 tháng trong một năm.Chính vì
vậy để tiết kiệm thời gian trong tiếp khách cần tuân thủ 1 số nguyên tắc:
-Làm chủ việc tiếp khách;
-Đến chỗ làm việc của cấp dưới(Thông thường cấp trên ít khi đến chỗ làm việc của
cấp dưới .Trong một số trường hợp họ có thể đến chỗ làm việc của cấp dưới để tiết
kiệm thời gian và chủ động hơn.)
-Tiếp khách ngoài phòng làm việc(Hoạt động tiếp khách diễn ra ngoài phòng làm
việc sẽ tập trung hơn); -Đứng để tiếp khách.
-Nhờ cô thư kí kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách (Có những khách
không muốn tiếp.Nhưng không tiếp thì mất lịch sự nên thư ký có thể lấy cớ để giúp
nhà quản trị thoát khỏi cuộc nói chuyện đó).
-Quy định thời gian tiếp khách .
-Đóng cửa phòng làm việc. lOMoARcPSD| 25865958
8. Bản chất của quản trị? Phân biệt công việc hành chính
văn phòng và công việc quản trị?
-Khái nhiệm quản trị
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định ,tổ
chức, lao động và kiểm tra nhằm đặt được các mục tiêu đã đề ra.
-Bản chất của quản trị:
+ Tìm ra phương thức phù hợp để giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công
việc đạt hiệu quả tối ưu nhất với chi phí thấp nhất
+ Đưa ra những quyết đoán để toàn quyền kiểm soát các hoạt động trong tổ chức,
tạo ra giá trị thặng dư
+ Phải có chủ thể quản trị: Các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản
trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể
diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục
+ Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng: Căn cứ để chủ thể tạo
ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là
một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc
+ Phải có một nguồn lực: Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị Phân biệt:
Công việc Quản trị
Công việc hành chính VP
-Công việc quản trị do nhà quản trị
- Đó là các công việc hành chính đơn
thực hiện,họ làm công việc hoạch
thuần như xử lý công văn soạn thảo
định ,tổ chức,lao động và kiểm tra.Họ
VB, giao dịch điện thoại,..do các nhân
làm việc với con người và các ý tưởng. viên hành chính văn phòng thực
hiện.Họ làm việc với giấy tờ máy
-Mối tương quan của công việc HCVP
và công việc quản trị tùy thuộc vào các móc ,trang thiết bị VP.
cấp quản trị khác nhau.Cấp quản trị
-Mặc dù công việc hành chính văn
phòng chủ yếu do nhân viên văn phòng
càng cao thì hầu hết công việc thuộc
thực hiện,nhưng công việc HCVP có
về lĩnh vực quản trị và quản trị ngược
mặt ở mọi phòng ban trong tổ
lại công việc của cấp quản trị càng
chức ,mọi thành viên(Từ cấp
thấp là hoạt động chuyen môn thực nhân viên tiễn. lOMoARcPSD| 25865958 nhau.
. Vai trò của thông tin đối với hoạt động của cơ quan, doanh
đến cấp quản trị ) đều thực hiện công
việc hành chính ở các mức độ khác 9 nghiệp?
* Vai trò trong việc ra quyết định:
Ra quyết định là một công việc phức tạp ,khó khăn và hết sức quan trọng của các
nhà quản trị .Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều
thông tin, Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có
hiệu quả các vấn đề sau:
-Nhận thức vấn đề cẩn phải ra quyết định;
-Xác định cơ hội và các mối nguy hiểm trong kinh doanh; lOMoARcPSD| 25865958
-Xác định cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định;
-Lựa chọn các phương án
*Vai trò trong hoạch định, tổ chức lãnh đạo, điều hành và kiểm soát:
Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo,điều hành và kiểm soát,thông tin
có vai trò cực kì quan trọng trên các phương diện sau: -Nhận thức vấn đề ; -Cung cấp dữ liệu;
-Xây dựng các phương án; -Giải quyết vấn đề;
-Uốn nắn và sửa chữa các sai sót lệch lạc; - Kiểm soát.
*Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro:
Trong hoạt dộng sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi
ro có một tầm quan trọng đặc biệt .Để phòng rủi ro có hiệu quả thì thông tin lại có
một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau:
-Phân tích các hoạt động liên quan đến cơ quan doanh nghiệp ,xác định được khó
khăn thuận lợi,biện pháp; -Dự báo
-Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro;
=>Tóm lại:6
-Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
-Thông tin là cơ sở quan trọng giúp các nhà lao động doanh nghiệp tổ chức điều
hành quản lí doanh nghiệp
- .Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện kế hoạch đó đạt hiệu quả.
-Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng tháng của doanh nghiệp. lOMoARcPSD| 25865958
10. Nguyên tắc đảm bảo tính chính xác và bằng chứng chuyển giao
của quản trị thông tin?
* Nguyên tắc đảm bảo tính chính xác của thông tin:
-Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau trước khi đến được người sử dụng
cuối cùng,do vậy đảm bảo tính chính xác,trung thực của thông tin là yếu tố rất
quan trọng .Để đảm bảo tính chính xác của thông tin cần phải tạo ra những thông
tin bằng VB, hạn chế các thông tin “phi chính thức”.
-Những yếu tố hạn chế tính chính xác:
+Các mệnh lệnh yêu cầu phi văn bản.VD:Giám đốc yêu cầu trưởng phòng nhắc
nhân viên đảm bảo đúng mức lao động nhưng trưởng phòng quên không triển khai
dẫn tới định mức lao động không được thực hiện đúng theo kế hoạch
+Các thông tin bằng VB không rõ nghĩa hoặc thiếu thông tin làm cho người sử
dụng thông tin hành động sai hoặc chưa đúng theo yêu cầu.
*Nguyên tắc bằng chứng chuyển giao:
-Việc chuyển giao thông tin có thể bằng VB hoặc lời nói.Trong việc chuyển giao
thì bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin là rất quan trọng.Do vậy,trong
hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có bằng chứng để chứng minh.
-Phải có bằng chứng vì:
+ Khách hàng khiếu nại là họ chưa nhận được thông tin
+ Bằng chứng về kết quả thực hiện công việc của chúng ta khi bị khiếu nại
+ Truy tìm nguồn gốc khi tìm lại thông tin Chương 2:
1. Khái niệm thư ký văn phòng? Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng?
*Khái niệm thư ký văn phòng:
-Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị,nắm vững nghiệp vụ hành chính văn
phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự lOMoARcPSD| 25865958
kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định
trong phạm vi quyền hạn của mình.
- Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ
các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng
như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc,
giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt
động của cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
* Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng: * Chức năng: –
Nhóm thư ký văn phòng liên quan đến việc tổ chức thông tin: xử lý văn bản
đi vàđến (đăng ký các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị,
quyết định của thủ trưởng, thảo các văn bản,...) –
Nhóm thư ký văn phòng thuộc quản lý công việc: Tổ chức tiếp khách, cuộc
họp, hội nghị, đàm thoại, điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,... * Nhiệm vụ:
– Thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao
phụtrách để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.
– Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu.
– Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan, đơn vị.
– Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho
hoạtđộng của cơ quan, đơn vị.
2. Vai trò và yêu cầu đối với bộ phận lễ tân? *Vai trò:
+ Công tác lễ tân tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho
lãnh đạo làm các công việc khác;
+ Tổ chức công tác lễ tân tốt sẽ tạo được ấn tượng đẹp, gây cảm tình với khách;
+ Tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công tác, dặc biệt là trong kinh doanh; lOMoARcPSD| 25865958
+ Hoạt động lễ tân tốt hay xấu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hoạt động
đối ngoại,ảnh hưởng trực tiếp đến quan hệ giữa các đối tác; *Yêu cầu:
+ Hiểu vai trò và trách nhiệm tương ứng của bản thân trong cơ quan và văn phòng làm việc;
+ Trang bị cho mình những nghi thức cơ bản và lễ nghĩa lịch sự;
+ Sở hữu tính cách dễ chịu, lịch sự và thân mật;
+ Mặc đồng phục sạch sẽ và gọn gàng với cùng một phụ kiện và giày dép;
+ Thể hiện bản thân với tính chuyên nghiệp, thái độ tích cực và tính chất hợp tác;
+ Có kỹ năng giao tiếp tốt;
+Có khả năng giải quyết các tình huống khó khăn; +Hình thức: Ưa nhìn.
3. Tiêu chuẩn của thư ký văn phòng?
*Tiêu chuẩn về kỹ năng
- Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học
- Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng như: Các máy điện
thoại, điện tín, photocopy, computer… - Kỹ năng giao tiếp tốt: đọc nghe, nói, viết
- Kỹ năng ghi chép nhanh và chính xác
- Kỹ năng soạn thảo và biên tập văn bản
- Kỹ năng lưu trữ văn bản - Kỹ năng điều hành…
*Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản
-Có kiến thức về quản trị
- Có kiến thức về luật kinh doanh và các qui định của nhà nước
- Có kiến thức về kinh tế học
-Kiến thức về toán học và kế toán
- Kiến thức quản trị hành chánh văn phòng lOMoARcPSD| 25865958 - Kiến thức tổng quát -Biết ngoại ngữ…
*Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp
-Tính thẳng thắn: Cởi mở trong công tác
-Chân thành: Chu đáo với mọi người -Trung thực: Vững vàng
- Nhanh nhẹn; kiên quyết, công bằng -Kịp thời: Kỷ luật
-Bền bỉ: Chính xác, nhanh chóng
-Tóm lại: Thư ký phải được thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy đó.
4. Tầm quan trọng của việc tiếp khách ở cơ quan, doanh nghiệp?
-Tiếp khách là công việc hàng ngày thường xuyên của bất kì cơ quan doanh nghiệp
nào.Trong hoạt động nhà nước tiếp khách là một trong những nghi lễ,một công cụ
quan trọng để nhà nước tiếp xúc với cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước.Ở các
doanh nghiệp ,tiếp khách là một phần của hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Tiếp khách là một phần của hoạt động sản xuất kinh doanh .Việc tiếp khách chu
đáo,làm hài long khách là điều kiện đảm bảo cho sản xuất kinh doanh tồn tại và
phát triển vì”Khách hàng là thượng đế”.
- Chất lượng tiếp khách có thể góp phần quyết định cho sự thành bại của một kế
hoạch lớn.Khi một người tham gia tiếp khách,người đó không phải đại diện cho
một mình mà họ đang đại diện cho chính tổ chức doanh nghiệp.
-Vì vậy tạo ấn tượng tốt trong việc tiếp khách là một việc rất quan trọng.Ấn tượng
ban đầu thường là diện mạo dễ nhìn,tác phong nhanh nhẹn,tự tin khiến đối tác nghĩ
ngay là người chuyên nghiệp .
-Để có ấn tượng tốn chúng ta luôn luôn bắt đầu buổi giao tiếp,tiếp khách bằng một
nụ cười thân thiện.Tất nhiên khi cười ánh mắt cũng phải vui vẻ.
5. Nguyên tắc khi nghe điện thoại ở cơ quan, doanh nghiệp?
- Nhanh chóng nhấc máy. Có quan điểm cho rằng nên trả lời ngay sau 1 hồi
chuông, cũng có quan điểm cho rằng thời điểm phù hợp nhất là ở hồi chuông thứ lOMoARcPSD| 25865958
2. Nhưng tất cả đều thống nhất rằng sau hồi chuông thứ 3 mà không nhấc máy thì
khách hàng sẽ cảm thấy rất khó chịu .Trên bàn cần có sẳn giấy bút, sổ ĐT, mẫu nhắn tin .
- Chủ động chào hỏi và xưng danh
- Ghi lại số điện thoại và tên khách hàng. Nếu khách hàng không xưng danh thư
kývẫn cần phải khéo léo để khai thác thông tin về khách hàng.
- Lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn , có thể yêu cầu bên kia nói to hơn,Không gắt gỏng.
- Nếu tìm tư liệu để trao đổi thì yêu cầu bên kia chờ, nếu tìm chưa được mà quá 1
phút phải báo xin lỗi và gọi điện lại sau
- Kết thúc cuộc gọi nên dành quyền cho người gọi- Cám ơn, chào tạm biệt và hứa hẹn.
- Khi mời đồng nghiệp đến nghe điện thọai: Lịch sự yêu cầu khách đợi và đặt điện
thoại trong trạng thái chờ, không gọi trực tiếp đồng nghiệp trong ống nghe
6. Nghệ thuật ứng xử khi nghe điện thoại ở cơ quan, doanh nghiệp?
- Phải rèn luyện kỹ năng nghe, nắm và hiểu được điều người bên kia muốn nói;
- Cố gắng đừng cắt ngang, nếu nghe không rõ có thể xin lỗi và đề nghị nói lại. Với
những vấn đề chủ yếu, có thể nhắc lại tóm tắt và hỏi người đối thoại có phải đúng
vậy không để tranh hiểu lầm về sau.
- Dành thời gian cho người đối thoại bộc lộ hết ý kiến, đừng vội vã, không phải tất
cả mọi người đều trình bày quan điểm của mình một cáh hoàn hảo.
- Cần phải có phản ứng bình tĩnh với bất kỳ phát biểu nào của người đối thoại.
Phảibiết kiểm soát cảm xúc để không sa vào những chi tiết vụn vặt.
- Không để những yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến câu chuyện (tiếng ồn,chuông
điện thoại). Chọn tư thế ngồi phù hợp và tập trung lắng nghe. Chỉ cần một chút lơ
đễnh, không tập trung là hiệu quả thông tin giảm đáng kể.
7. Nghệ thuật ứng xử khi gọi điện ở cơ quan, doanh nghiệp? lOMoARcPSD| 25865958
- Chuẩn bị trước nội dung : Gọi cho ai? Nội dung gì? Thời điểm nào? Chuẩn bị
giọng nói, giấy bút để sẳn sàng ghi lại những thông tin cần thiết.
- Tìm số điện thoại muốn gọi và ghi nhanh ra giấy (phải có số ĐT và tên họ người cần gặp trước mặt)
- Bấm số điện thoại cẩn thận, nếu gọi nhầm phải xin lỗi rồi nhẹ nhàng cúp máy.
- Tự xưng danh: khi có người nhấc máy phải xưng danh ngay và nói rõ người cần
gặp , chào hỏi nhã nhặn, thân mật;
- Trình bày rõ ràng mục đích cuộc gọi, ngắn gọn, không kể lể dài dòng, đi vào nội
dung trực tiếp. Không cộc lốc, mất lịch sự giọng nói gây thiện cảm cho người
nghe, nói rõ ràng , không quá nhỏ hay quá to.
- Kết thúc cuộc gọi : Không cúp máy đột ngột mà phải có tín hiệu báo trước. Cám
ơn người nghe, chào tạm biệt.
8. Yêu cầu về giọng nói khi tiếp khách ở cơ quan, doanh nghiệp?
- Nói rõ ràng: Người nghe không nhìn thấy bạn nhưng qua giọng nói của bạn có
thể hiều được ý bạn.
- Nói giọng bình thường: Không quá to mà cũng không quá nhỏ.
- Nói tốc độ vừa phải. Tốc độ này phụ thuộc vào ý nghĩa mà bạn muốn trao
đổi,nênnói tốc độ chậm khi đọc những con số, về tên, ngoại ngữ…
- chọn từ phù hợp: diễn đạt giản dị, hạn chế những từ quá chuyên môn,những câu
quá dài khiến người nghe khó hiểu..
- Hơi hạ thấp giọng xuống: Nói hạ thấp giọng xuống sẽ thấy đầu giây bên kia nghe
thấy dễ chịu hơn là lên giọng.
- Nhấn mạnh một vài từ: Nhấn mạnh một vài từ trong câu có thể làm thay đổi hẳn
ý nghĩa của câu đó. Thư ký cần cân nhắc điều này;
- Giọng nói cần có âm điệu: giọng nói cần phải lên xuống phù hợp với ngữ cảnh,
gây thích thú cho người nghe, tránh đều đều gây nhàm chán.
- Lịch sự: Mỉm cười khi nói chuyện, giọng nói của bạn sẽ tươi vui và có thiện cảm
hơn, bên kia sẽ cảm nhận được điều đó. lOMoARcPSD| 25865958
9. Để tổ chức cuộc họp,hội nghị có hiệu quả cần chú ý những vấn đề gì?
-Xác định nhiệm vụ và mục tiêu: Cuộc họp phải có nội dung, mục đích rõ ràng
phải trả lời xác đáng câu hỏi, việc họp có phải cần thiết.
-Có các yếu tố cơ bản: tên cuộc họp, hội nghị; thành phần tham dự; thời gian; địa
điểm, csvc, kinh phí; thủ tục báo cáo.
- Không nên tổ chức họp với nội dung nghèo nàn không cần thiết họp làm lãng phí
thời gian người họp tạo nên ỷ lại người lãnh đạo, quản lý.
- Cuộc họp cần tổ chức với cơ cấu hợp lý thành phần tham dự: Việc triệu tập
thànhphần tham dự không thích hợp làm cho chất lượng họp bị hạ thấp đồng thời gây tốn công vô ích.
- Bảo đảm yếu tố cần thiết cho cuộc họp, yếu tố góp phần không nhỏ cho thành
công cuộc họp. cần chú ý đầy đủ các yếu tố như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ
nghỉ giải lao, phương tiện truyền tin...
- Chương trình cuộc họp, hội nghị phải xây dựng hợp lý, khoa học.
- Các văn bản cần thông qua cuộc họp, tài liệu cần thiết phải chuẩn bị chu đáo.
- Nắm vững yêu cầu, trình tự thảo luận cuộc họp để không xa rời trọng tâm để cân
đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
10. Trách nhiệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác?
- Thư ký làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi.
- Phát hoạ chuyến đi : địa điểm đến; ngày tháng, số người đi công tác; Mục đích
chuyến đi; Nội dung công tác; Số người đi; Ngày, tháng, thời gian công tác;
phương tiện; tài liệu cần thiết; kinh phí,…
- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm (thường là cấp
phó). Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao lại cho cấp phó.
- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ
thẩm quyền giải quyết.
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa. lOMoARcPSD| 25865958
- Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ
khẩn hoặc hồ sơ những việc cần phải làm để làm chung vào một hồ sơ; bìa “để
thông báo” trong một hồ sơ; những việc mà thư ký hoặc người nào khác đã thực
hiện để vào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian”.
- Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý. Cần phải xem
qua các loại thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư đó. Trong
trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng thủ trưởng đã
đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng về.
- Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư
tín và sổ nhật ký các hoạt động cần lưu ý. Nhật ký các hoạt động nên bao gồm
một bản tóm tắt các hoạt động hành chính tổng quát, nhằm giúp cho nhà quản trị
cập nhật hóa thông tin lúc trở về. Chương 3
1. Nội dung văn bản là gì? Cần phải đảm bảo những yêu cầu nào khi
soạn thảo nội dung văn bản?
*Nội dung văn bản
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm
pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn
đề, sự việc được trình bày.
*Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình
bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài
nếukhông thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội
dung thì phải được giải thích trong văn bản; lOMoARcPSD| 25865958
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ
được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần
đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội
dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh);trong
các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
2. Đặc điểm của văn phong hành chính – công vụ? * Khái niệm:
-Văn phong hành chính-công vụ là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ
thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiên ngôn ngữ viết đặc thù nhằm
phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp
luật và hành chính. Các phương tiện ngôn ngữ chủ yếu đó bao gồm:
+ Có sắc thái văn phong hành chính-công vụ. +Trung tính.
-Văn phong hành chính-công vụ được sử dụng giao tiếp bằng văn bản tại các cơ
quan nhà nước trong công tác điều hành, quản lý, thư tín công vụ, diễn văn….
* Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ:
- Tính chính xác rõ ràng: văn bản viết sao để cho mọi người có thể hiểu một cách
rõ ràng, chính xác đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt .
- Tính phổ thông, đại chúng: văn bản viết bằng ngôn ngữ dễ hiếu , bằng những từ
ngữ phổ thông, cách diễn đạt đơn giản, các yếu tố nước ngoài đã được Việt hoá
tối ưu, viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.
- Tính khách quan, phi cá tính:
+ nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị vì loại văn
bản này là tiếng nói của quyền lực nhà nước, không phải tiếng nói riêng của cá
nhân dù rằng có thể văn bản giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn
thay cho cơ quan, tổ chức công quyền , các cá nhân không được tự ý đưa những lOMoARcPSD| 25865958
quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản mà phải nhân danh cơ quan trình
bày ý chí của nhà nước, của lãnh đạo. Chính vì vậy cách hành văn biểu cảm thể
hiện tình cảm quan điểm cá nhân không phù hợp với văn phong pháp luật hành chính.
+Tính khách quan phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc
cao, kết hợp với những luận cứ chính xác làm cho văn bản có tính thuyết phục cao.
Đat hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.
- Tính trang trọng, lịch sự: Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với chủ
thểthi hành, làm tăng uy tín của tập thể, cá nhân ban hành văn bản.
- Tính khuôn mẫu: văn bản phải trình bày đúng khuôn mẫu thể thức quy
định .Tínhkhuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hoá
của công văn, giấy tờ.
3. Khái niệm và bố cục của công văn?
*Khái niệm công văn:
Công văn là văn bản không có tên loại được dung để chỉ thông tin trong hoạt động
giao dịch trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm quyền để giải quyết các nhiệm vụ có liên quan.
*Bố cục của công văn: Có 3 Phần
*Phần mở đầu : Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành; Số và ký hiệu; địa danh, ngày
tháng; trích yếu nội dung công văn; nơi gửi.
* Nội dung công văn bao gồm :
- Đặt vấn đề: nêu rõ lý do, cơ sở ban hành
- Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết. Nội dung cần trình bày cụ thể,
rõràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra . Cách hành văn phù hợp với từng
loại công văn, bảo đảm tính thuyết phục , tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải quyết.
- Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định nội dung đã nêu, yêu cầu thực hiện,
nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cần thiết.
* Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Con dấu của cơ quan ban hành , nơi nhận. lOMoARcPSD| 25865958
4. Quy trình(các bước) phát hành văn bản đi?
*Khái niệm :Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức phát sinh rất nhiều các văn bản, tài liệu trong
việc giải quyết công việc.
*Quy trình phát hành văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:
-Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:Phải kiểm tra đảm bảo thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản đúng quy định ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản, của pháp
lưuật và của cơ quan/doanh nghiệp
-Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản :Ghi chính xác ngày, tháng, năm ban
hành văn bản. 2. Đăng ký văn bản đi :
- Đăng ký sổ “Đăng ký văn bản đi”
+Ghi chép (hoặc nhập dữ liệu) chính xác các thông tin của văn bản đi vào sổ (hoặc
vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính). Các thông tin như số -ký
hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại…
-+Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ở phụ lục số……….
-Đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
3.Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật :
-Nhân bản: in/photocopy từ bản gốc theo số lượng đã xác định
+ Không in/photocopy quá số lượng đã được xác định. (Nếu in/photocopy quá số
lượng phải hủy ngay để đảm bảo bí mật nội dung văn bản).
+ Khi in/photocopy phải đảm bảo tính chính xác về nội dung và thẩm mỹ của văn
bản. Chú ý số lượng trang văn bản. -Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
+ Chỉ đóng dấu cơ quan/doanh nghiệp khi đã kiểm tra đảm bảo đầy đủ thể thức,
nội dung và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Đóng các loại dấu khác: họ tên; dấu mật, khẩn; dấu thu hồi, dấu kiểm soát… theo yêu cầu. lOMoARcPSD| 25865958
+ Các con dấu phải đóng chính xác, đúng chiều, rõ nét, đúng màu quy định.
4.Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
-Làm thủ tục phát hành, chuyển phát
+Lựa chọn bì phù hợp với văn bản (cần chuyển nhanh, mức độ bảo mật, độ dày văn bản…)
+Viết chính xác địa chỉ nơi nhận.
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì (trong trường hợp văn bản cần
chuyển nhanh, văn bản mật)
-Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+Theo dõi việc chuyển phát văn bản và đảm bảo văn bản được gửi tới đúng địa chỉ nhận, đúng thời gian.
+Sử dụng các công cụ theo dõi như email, điện thoại, Phiếu gửi…
+ Ghi chú vào Sổ chuyển giao văn bản đi những vấn đề trong việc chuyển giao văn
bản, kiểm tra lại với đơn vị vận chuyển.
- Trường hợp phát sinh vấn đề lớn vượt thẩm quyền phải báo cáo ngay với người
có thẩm quyền để xử lý.
5.Lưu văn bản đi Lưu tối thiểu 2 bản:
- Bản gốc (được đóng dấu) tại bộ phận văn thư.
- Bản chính tại hồ sơ công việc của người giải quyết Ngoài ra có thể lưu thêm
theoyêu cầu của người có thẩm quyền (hoặc của đơn vị soạn thảo văn bản).
- Bản lưu ở bộ phận văn thư phải đực lập thành HỒ SƠ LƯU CÔNG VĂN ĐI (có
thể theo tên loại văn bản hoặc theo thời gian).
- Bản lưu ở HỒ SƠ CÔNG VIỆC của người trực tiếp giải quyết theo trình tự giải
quyết công việc. Căn cứ vào các quy định của nhà nước, văn phòng tiến hành xây
dựng các loại sổ sách, mẫu biểu hoặc triển khai các phần mềm quản lý văn bản,
phần mềm văn thư – lưu trữ thích hợp để tổ chức quản lý tốt hệ thống văn bản đi.
5. Khái niệm công tác văn thư? Thực trạng công tác văn thư ở nước ta hiện nay?
*Khái niệm công tác văn thư: lOMoARcPSD| 25865958
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng ban hành VB tổ chức giải
quyết và quản lý VB trong các cơ quan đơn vị doanh nghiệp.
*Thực trạng công tác văn thư ở nước ta hiện nay:
-Tổ chức văn thư ở các cấp các ngành nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng
quy định của nhà nước .Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư rất khó khan vì
chưa có định mức lao động cho từng hoạt động văn thư.
-Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa
đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
-Thể thức và kĩ thuật trình bày VB Vẫn còn lỗi chưa thống nhất khi vận dụng làm
giảm hiệu lực của VB hành chính gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết VB.
-Việc lập hồ sơ hiện hành tuy có chuyển biến nhưng vẫn còn nhiều hạn chế .Tình
trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được
yêu cầu nội dung của công tác lập hồ sơ diễn ra khá phổ biến. -Việc nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc.
6. Cách sử dụng con dấu trong công tác văn thư ở cơ quan, doanh nghiệp?
* Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng
dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền.
- Không được đóng dấu khống chỉ. * Đóng dấu:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.. lOMoARcPSD| 25865958
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được
thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
7. Khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ?
*Khái niệm tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài
liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho
lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học,
lịch sử của toàn xã hội.. *Đặc điểm của tài liệu lưu trữ. -
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử,
các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân
qua các thời kỳ lịch sử. -
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính
(trong trường hợp không có bản gốc, bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá
trị như bản chính), do vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản
đảm bảo độ tin cậy và chính xác. -
Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý: Tài liệu lưu trữ được đăng
ký, nhà nước bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất của nhà nước.
8. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ?( ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học)
- Ý nghĩa về chính trị:
+ Các giai cấp trong xã hội đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình.
+ Các quốc gia đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia,dân tộc.
+ Đảng và Nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu xây dựng đường lối,
chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển đất nước; để đấu tranh bảo vệ chủ
quyền lãnh thổ, lãnh hải của đất nước; đấu tranh chống lại các luận điệu tuyên
truyền, xuyên tạc của các thế lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh chính trị,trật tự lOMoARcPSD| 25865958
an toàn xã hội và để củng cố tình đoàn kết hữu nghị giữa nước ta với các nước trên thế giới.
+ Tài liệu lưu trữ được sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân
lòng yêu nước, những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng
thời kỳ lịch sử. - Ý nghĩa về kinh tế:
+ Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên, nghiên cứu để
xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm về quản lý kinh tế.
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công các công trình
xây dựng cơ bản như: nhà ga, đường sắt, công trình thủy lợi, đồng thời để quản lý
và sửa chữa các công trình đó.
- Ý nghĩa về khoa học:
+Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và
phát triển của tự nhiên và xã hội.
+ Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học.
+ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử.
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh được sự nghiên cứu đường
vòng hay nghiên cứu lại.
9. Tại sao nói tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc?
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc:
+ Di sản văn hoá của xã hội loài người, của mỗi quốc gia, dân tộc bao gồm các loại
như: di chỉ khảo cổ, hiện vật bảo tàng, công trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu lưu trữ
+ Tài liệu lưu trữ còn là di sản văn hoá đặc biệt vì tài liệu lưu trữ phản ánh một
cách đầy đủ, khách quan mọi mặt đời sống của xã hội loài người, của mỗi quốc
gia, mỗi dân tộc qua từng thời kỳ lịch sử.
+Tài liệu lưu trữ là tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của mỗi quốc gia (sự xuất hiện của chữ viết).
+Thông qua tài liệu lưu trữ chúng ta kế thừa và tiếp thu những truyền thống quý
báu của dân tộc để tuyên truyền, giáo dục bản sắc văn hóa dân tộc cho thế hệ trẻ lOMoARcPSD| 25865958
chống lại các yếu tố văn hóa ngoại lai không phù hợp với truyền thống văn hóa Việt nam.
- Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân.
10. Sự cần thiết và yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ trong công tác văn thư?
*Khái niệm hồ sơ:
Hồ sơ là một tập hợp văn bản, tài liệu liên quan với nhau phản ánh một vấn đề, sự
việc hoặc về một đối tượng cụ thể, …..… được hình thành trong quá trình giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hay cá nhân
*Sự cần thiết của công tác lập hồ sơ:
- Giúp cho cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản có khoa học, thuận tiện cho việc
nghiên cứu , đề xuất, giải quyết công việc, dễ dàng tìm kiếm, quản lý chặt chẽ,
giữ gìn bí mật công văn, giấy tờ.
- Nâng cao hiệu suất công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu
- Tạo điều kiện cho lãnh đạo cơ quan quản lý toàn bộ công việc của cơ quan
*Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ:
- Hồ sơ phải phản ảnh đúng chức năng nhiệm vụ, chính yếu hoạt động cơ quan ,
đơn vị qua các thời kỳ
- Các văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều
- Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một người.