lOMoAR cPSD| 47270246
HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHỦ ĐỀ:
Hệ thống quản lý chất lượng
Q – Base áp dụng cho các
doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhóm 6- K67LogisD
Năm học 2023 – 2024 lOMoAR cPSD| 47270246 MỤC LỤC
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-
BASE......................................................................... ........................................... ........................... 2
1.1 Sự ra đời của hệ thống quản lý chất lượng Q-Base:.........................................2
1.2 Khái quát về hệ thống chất lượng quản lý chất lượng Q-Base:...................2
1.3 Những điểm nổi bật của hệ thống chất lượng quản lý chất lượng Q-
Base:..........................................................................................................................................3
PHẦN II:NỘI DUNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT
LƯỢNG Q-BASE............................................................................................ ..........................4
2.1 Các chuẩn mực của hệ thống chất lượng quản lí chất lượng Q-
Base:....................................................................................................................... .............4
2.2 Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận phù hợp Q-Base:................4
2.3 Trường hợp áp dụng hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:...........................5
2.4 Chi phí thiết lập hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:....................................5
2.5 Thời gian thiết lập hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:.............6
2.6 Bảy điều khoản của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:.............................6
2.7 Sự cấp phép:............................................................ ........................................... ...........6
2.8 Tiến trình xây dựng hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:..........7
2.9 Cách thức hoạt động của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:...................8
2.10 Vai trò của hệ thống Q-Base đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam:9
PHẦN III: ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Q-BASE.11
3.1 Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Q-Base tại công ty cổ
phần hiệp thành Lâm Đồng........................................................................... .....................11
3.2 Thực hiện xây dựng và áp dụng Q-base.............................................................13
3.3 Một số nhận định đánh giá trong quá trình.............................................. ........15
3.4 Kết luận của công ty cổ phần Hiệp Thành Lâm Đồng.............................15
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-BASE 1 lOMoAR cPSD| 47270246
1.1 Sự ra đời của hệ thống quản lý chất lượng Q-Base :
- Đảm bảo chất lượng là cốt lõi của quản trị chất lượng, bất kì công ty nào cũng
cần áp dụng chính sách đảm bảo chất lượng nhằm đoán chắc với khách hàng
rằng trước khi mua, trong khi mua và giai đoạn nào đó sau khi mua, sản
phẩm,dịch vụ phải có đủ độ tin cậy làm thỏa mãn khách hàng và chiếm được
lòng tin của họ. Do đó, các nhà nghiên cứu chất lượng trên thế giới đã xây
dựng ra nhiều mô hình hệ thống quản lý chất lượng khác nhau để đáp ứng các
mục tiêu và qui mô khác nhau.Trong số các hệ thống quản lý này có thể kể
đến “Hệ thống quản lý Chất lượng toàn diện(TQM)”, “Hệ thống không sai
lỗi(Zezo Defects)”,”Hệ thống đảm bảo ISO 9000”.
- Trong đó hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO 9000 đã được nhận và áp
dụng trên qui mô toàn cầu Đến giũa năm 1995 trên 100.000 chứng chỉ áp dụng
ISO 9000 đã được cấp cho các công ty hoạt động trên 86 quốc gia. Lợi ích của
việc áp dụng và được chứng nhận theo ISO 9000 đã được khẳng định. Tuy
nhiên các yêu cầu tiêu chuẩn đề ra của nó có thể quá cao đối với các doanh
nghiệp mới bước vào thực hiện các biện pháp QLCL và đặc biệt với các xí nghiệp vừa và nhỏ.
- Tuy nhiên các doanh nghiệp này không thể bỏ qua công tác quản lý chất lượng
nếu như họ muốn có vị trí trên trường. Để đáp ứng nhu cầu trên,Telare-tổ chức
chứng nhận chất lượng hàng đầu của New sau khi nghiên cứu thị trường đã
đưa ra hệ thống quản lý chất lượng vẫn sử dụng các nguyên tắc cơ bản của
tiêu chuẩn ISO 9000 nhưng đơn giản và dễ áp dụng hơ. Hệ thống này, bao
gồm những yêu cầu cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có để
đảm bảo giữ được lòng tin với khách hàng về chất lượng sản phẩm hoặc dịch vu, gọi tắt là Q-Base.
1.2 Khái quát về hệ thống chất lượng quản lý chất lượng Q-Base :
- Hệ thống quản lý chất lượng Q-Base đưa ra các chuẩn mực cho một loại hình
hệ thống chất lượng và có thể áp dụng cho một phạm rộng rãi các công nghiệp
và kinh tế. Hệ thống Q-Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý
chất lượng: chính và chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồng với khách hàng,
kiểm soát thành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo, cải tiến chất lượng. 2 lOMoAR cPSD| 47270246
- Hệ thống Q-Base chưa phải là hệ thống tiêu chuẩn quốc như ISO nhưng đang
được thừa nhận rộng rãi, làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống đảm bảo
chất lượng. Q-Base có đầy đủ các yếu tố cơ bản của một hệ thống chất lượng,
giúp doanh nghiệp kiểm soát được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của
mình. Nó tập trung vào việc phân công trách nhiệm và giao quyên hạn khiến
cho mọi thành viên chịu trách nhiệm về hành động của mình.
1.3 Những điểm nổi bật của hệ thống chất lượng quản lý chất lượng QBase:
Q-Base có nhiều điểm nổi bật như:
- Được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Bắt nguồn từ những yếu tố cơ bản của ISO 9000 (chủ yếu là ISO 9002).
- Mở ra những thị trường mới vừa mang tính địa phương vừa mang tính toàn cầu.
- Dễ dàng vận hành, vận hành nhanh. (Chậm nhất là 6 tháng) - Chi phí thấp, rủi ro thấp.
- Chứng minh cho khách hàng của bạn thấy “ Bạn sẽ nói những gì bạn sẽ làm và
Bạn sẽ làm những gì bạn nói”.
- Cải thiện chất lượng công ty một cách liên tục Làm tăng lợi nhuận của công ty
1.4 Chức năng của hệ thống chất lượng quản lý chất lượng Q-Base :
Q-Base là một công cụ rất cần thiết cho sự quản lý và thực thi ở các bộ phận:
- Báo cáo về cả một quá trình kiểm tra và xem xét lại toàn bộ việc thực thi ở các bộ phận.
- Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá.
- Khái quát được cả quá trình thực hiện.
- Là một sự chứng minh các tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành của bạn có hiệu quả hay không.
PHẦN II:NỘI DUNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-BASE
2.1 Các chuẩn mực của hệ thống chất lượng quản lí chất lượng Q-Base :
Một cách đặc trưng, các doanh nghiệp áp dụng hệ thống Q-base phải thông qua
những chuẩn mực sau:
- Số nhân viên phải từ 10 người trở lên.
- Có ít nhân viên là chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chất lượng. 3 lOMoAR cPSD| 47270246
- Chủ doanh nghiệp phải là người có nhiều kinh nghiệm và sử dụng nhiều thời
gian cho công việc giấy tờ.
- Doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở lợi nhuận thấp.
- Có ít bản thảo về các chính sách và hệ thống tài liệu.
2.2 Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận phù hợp Q-Base:
Đạt được chứng nhận phù hợp Q-Base, các tổ chức có những lợi ích sau: a, Đối ngoại:
- Một hệ thống chất lượng có hiệu quả trở thành một ưu thế trong môi trường cạnh tranh hiện nay. b, Đối nội:
- Tăng lợi nhuận nhờ việc hợp lý hóa sản xuất, tiết kiệm chi phí bảo trì, tái chế giảm lãng phí.
- Cải tiến việc kiểm soát các quá trình chủ yếu. - Tăng cường kỷ luật lao động.
c, Lợi ích sâu xa của việc có hệ thống Q-Base trong doanh nghiệp:
o Đối với Khách hàng:
- Sẽ tin tưởng hơn vào khả năng phân phối sản phẩm hay dịch vụ của công ty
bạn và đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của họ.
- Khách hàng sẽ nhận được đơn hàng đúng lúc, mọi lúc mọi nơi
o Đối với các nhà quản trị:
- Hệ thống này giúp họ có nhiều thời gian để lên kế hoạch kinh doanh và tập
trung phát triển doanh nghiệp vì nó giúp giảm sự sai sót, thiệt hại, từ đó khách
hàng sẽ ít phàn nàn hơn, hình ảnh công ty được nâng cao.
- Khi các nhà quản trị kinh doanh hiệu quả hơn, họ cảm thấy hài lòng, an toàn
và phát triển được các mối quan hệ cá nhân tốt đẹp với nhân viên và tự hào về
những gì họ đã đạt được.
o Đối với nhân viên:
- Sẽ cảm thấy hài lòng hơn trong công việc khi họ cùng với các nhà quản trị
cùng hướng đến một mục tiêu chung. 4 lOMoAR cPSD| 47270246
- Mỗi người sẽ có những ý tưởng rõ ràng cách thức họ có thể đóng góp để xây
dựng mục tiêu này và cùng nhau chia sẽ những thành công họ đạt được.
o Đối với những nhà cung ứng:
- Sẽ yên tâm hơn và trung thành với công ty bạn hơn do nhận thấy được một
hiệu suất làm việc cao và thật sự hiệu quả.
2.3 Trường hợp áp dụng hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:
Một cách tổng quát, hệ thống Q-Base được áp dụng trong các trường hợp:
- Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong công ty, nhằm nâng cao khả năng cạnh
tranh của mình, thực hiện các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm một cách tiết kiệm nhất.
- Theo hợp đồng giữa công ty và khách hàng (bên thứ nhất và bên thứ hai) khi
khách hàng đòi hỏi. Doanh nghiệp phải áp dụng mô hình đảm bảo chất lượng
theo Q-Base để có thể cung cấp sản phẩm đáp ứng.
- Chứng nhận của bên thứ 3: Hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty được tổ
chức chứng nhận đánh giá và cấp chính thức.
2.4 Chi phí thiết lập hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:
Q–Base có mức giá thấp nhất, hoàn toàn được công nhận bởi hệ thống quản lý
chất lượng toàn cầu. Hiện tại, mức chi phí thấp nhất là 9,000 đô la để thực hiện
và nhận được chứng chỉ cho toàn hệ thống.
*Mức phí bao gồm các khoản sau :
- Buổi tọa đàm huấn luyện cho các thành viên mới. - Tài liệu đào tạo.
- Sổ tay phát triển chất lượng và đánh gía.
- Tư vấn và cung cấp miễn phí trên các website.
- Độc lập, giám định bởi bên thứ ba và cấp giấy chứng nhận.
- Chi phí chứng chỉ và chi phí đăng ký. Mỗi lần bạn nhận được chứng chỉ hệ
thống quản lí chất lượng Q–Base sẽ được tính phí 1,150 đôla cho phí bảo
dưỡng hàng năm. Chi phí này bao gồm chi phí cho hai lần đánh giá trên
website mỗi năm, bắt đầu sáu tháng sau khi sự kiểm soát chứng chỉ ban đầu của bạn. 5 lOMoAR cPSD| 47270246
2.5 Thời gian thiết lập hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:
- Cho dù bất cứ ở đâu thì mất trung bình khoảng 5-12 tháng. Điều đó phụ thuộc
vào những hoạt động hiện tại và thời gian bạn có dành cho nó để có được hệ
thống Q-Base. Chuẩn bị sổ tay chất lượng và bảo đảm rằng nó phản chiếu một
cách chính xác hệ thống kinh doanh của bạn. Mong đợi chỉ mất một khoảng
thời gian 250 đến 350 giờ cho một người để trải qua một khoảng thời gian 5
– 12 tháng (sẵn sàng cho sự kiểm soát độc lập bởi bên thứ ba). Nó bao gồm
sự chuẩn bị sổ tay chất lượng Q – Base và thiết lập hệ thống một
2.6 Bảy điều khoản của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:
- Điều khoản 1: Quản lý hệ thống chất lượng
- Điều khoản 2: Kiểm soát tài liệu và hồ sơ
- Điều khoản 3: Nhu cầu của khách hàng
- Điều khoản 4: Mua hàng
- Điều khoản 5: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện công việc
- Điều khoản 6: Kiểm tra và quản lý những công việc kém tiêu chuẩn
- Điều khoản 7: Quản lý sự đổi mới 2.7 Sự cấp phép :
Một doanh nghiệp muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của Q- Base vào
hoạt động của doanh nghiệp thì phải được sự chứng nhận của Q- Base thông qua
việc được cấp phép cho doanh nghiệp áp dụng hệ thống này.
Vậy sự cấp phép có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp?
- Nó thông báo cho khách hàng biết rằng chúng có liên quan với công ty,nó phải
thoả mãn các điều kiện cần thiết của sự cấp phép nhãn hiệu quốc tế QBase
- Thực hiện hệ thống mã vạch Q-Base,mời đánh giá 1 cách độc lập hệ thống
quản lý chất lượng, bạn phải giới thiệu 1 cách chính thức lời cam kết để đảm
bảo rằng những gì khách hàng cần là những gì bạn có - 100% toàn bộ thời gian
- Giấy chứng nhận giúp cho mọi người biết về công ty của bạn nhiều hơn bất kì bạn nói trước đó
- Để được chứng nhận hệ thống quản trị chất lượng của bạn phải được thẩm
định dựa theo những điều kiện cần thiết của Q-Base Code.Q-Base Code dựa 6 lOMoAR cPSD| 47270246
trên các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 và chúng
thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ
- Nhưng nó không kết thúc mà bắt đầu đánh giá bởi Q-Base với chu kì 6 tháng
đảm bảo sự tin cậy trong sự hoạt động liên tục của hệ thống chất lượng
- Để có được sự tin cậy hoàn toàn, Q-Base chứng nhận, công ty của bạn phải
xuất phát từ những bước sau:
+ Đưa ra 1 lời cam đoan chắc chắn tới khách hàng
+ Tham gia chương trình Q-Base bằng cách gọi tới số 1-800-717-3536
+ Tham gia buổi toạ đàm dành cho những thành viên mới
+ Bổ nhiệm 1 công nhân viên chức cấp cao để trở thành người phối hợp
chất lượng cho công ty bạn
- Sử dụng tư liệu đào tạo 1 cách chi tiết
- Đòi hỏi đội ngũ nhân viên thực hiện đúng theo quá trình ngay từ lúc bắt đầu
- Bạn sẽ sẵn sàng đăng kí sổ tay chất lượng của công ty cho cơ sở kinh doanh
độc lập, được kiểm tra và đánh giá bởi bên thứ 3 theo Q-Base -> Họ sẽ liên
lạc với bạn 1 cuộc thẩm tra tại chỗ và đánh giá khả năng.Sau đó,đề xuất lại
công ty bạn về việc cấp phép và chứng nhận lại về việc hệ thống quản lý chất
lượng Quy tắc quản lý của Q-Base
Từ đó: Chương trình Q-Base của bạn sẽ được đánh giá 6 tháng 1 lần để đảm
bảo duy trì và cải thiện nó đạt được mức độ thực hiện quản lý chất lượng
2.8 Tiến trình xây dựng hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:
Xây dựng hệ thống chất lượng Q.Base có thể được tiến hành theo các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Phân tích tình hình và lập kế hoạch.
- Lãnh đạo công ty xác định rõ vai trò của chất lượng và định hướng hoạt động của công ty.
- Tổ chức quản lý việc xây dựng và thực hiện HTCL thông qua việc thành lập
ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch triển khai.
- Xây dựng nhận thức về Q-Base trong công ty, tổ chức việc đào tạo cho các
thành viên trong ban chỉ đạo.
- Quy định phạm vi áp dụng của HTCL.
- Khảo sát hệ thống quản lý chất lượng hiện có, các yêu cầu chính sách CL, thủ
tục, quy định, quy trình công nghệ hiện hành tại các đơn vị. 7 lOMoAR cPSD| 47270246
- Lập kế hoạch xây dựng và thực hiện Q-Base, phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn.
Giai đoạn 2: Xây dựng HTCL và triển khai áp dụng.
- Đào tạo cho từng cấp về Hệ thống chất lượng Q-Base và về phương pháp xây
dựng các văn bản cho HTCL.
- Viết chính sách và mục tiêu CL dựa trên yêu cầu của Q-Base và mục tiêu sản xuất kinh doanh.
- Viết các thủ tục và chỉ dẫn công việc theo các điều của Q-Base.
- Viết sổ tay chất lượng của công ty.
- Đào tạo về các phương pháp và thủ tục đã được thành lập cho các thành viên có liên quan.
- Công bố chính sách CL và chỉ thị của công ty về việc thực hiện các yêu cầu
của HTCL. Quyết định ngày áp dụng hệ thống mới và gửi hướng dẫn thực
hiện. Có thể áp dụng thí điểm.
- Thử nghiệm Hệ thống mới trong một thời gian.
Giai đoạn 3: Hoàn chỉnh.
- Công ty tổ chức đánh giá nội bộ để khẳng định sự phù hợp và hiệu lực của hệ thống chất lượng.
- Công ty đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục.
- Công ty có thể nhờ một tổ chức bên ngoài, có là tổ chức chứng nhận, đến đánh giá sơ bộ.
- Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục. - Làm đơn xin chứng nhận.
2.9 Cách thức hoạt động của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base:
o Những cuộc hội thảo:
- Tại những kỳ họp, bạn sẽ được cho những hướng dẫn chi tiết về nội dung của
mỗi điều khoản trong 7 điều khoản trong Quy tắc quản lý của Q-Base và cách
chúng có thể xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng thông thường, chính
xác xung quanh những nghiệp vụ của bạn.
- Bạn sẽ được thấy 7 điều khoản này có thể được quy định rõ trong một Quy
trình chất lượng, sẽ phản ảnh chính xác công ty bạn hiện tại làm những gì và
những cái khác bạn có thể phải làm để đáp ứng những điều kiện đã đặt ra cho
Quy tắc quản lý của Q-Base. 8 lOMoAR cPSD| 47270246
- Cuộc họp cũng phải mô tả những gì bạn phải làm để chuẩn bị cho một Quy
trình chính sách về chất lượng mà nó nêu rõ được nét đặc trưng của công ty
bạn và nhưng lời cam kết về chất lượng. Văn bản này trở thành sự giới thiệu
đến chi tiết Quy trình chất lượng của công ty bạn, phác họa những gì bạn làm
trong nghiệp vụ của bạn để tuân theo Quy tắc quản lý của Q-Base.
- Cuộc họp cuối cùng phân chia những nét chính một lịch trình công việc cho
sự chuẩn bị của Quy trình chất lượng công ty bạn và một chương trình mà sẽ
chỉ ra cho bạn cách bắt đầu như thế nào.
o Quy trình đào tạo:
- Phần Quy trình đào tạo đầu tiên của bạn chứa đựng tất cả rằng một công ty
nhỏ cần biết về tiến trình trong Hệ thống quản lý chất lượng. Nó mô tả “cái gì
”, “tại sao”, “như thế nào” để trở thành một công ty đưa vào một chương trình quản lý chất lượng.
- 5 đơn vị chuẩn đầu tiên của quy trình đào tạo mô tả mỗi điều khoản của 7 điều
khoản được hàm chứa trong Quy tắc của Q-Base, tại sao chúng lại cần thiết,
chúng cung cấp những chức năng gì, chúng có ý nghĩa gì và chúng có thể được trình bày.
- Tất cả những công cụ, tư liệu đào tạo đều được viết bằng một ngôn ngữ đơn
giản và dể hiểu. Chúng được thiết kế cho nền tảng ban đầu nhưng mang tính toàn diện.
2.10 Vai trò của hệ thống Q-Base đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam:
Doanh nghiệp vừa và nhỏ đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân của
mỗi quốc gia phát triển hay đang phát triển. Nền kinh tế thị trường ở nước ta sẽ
là từng"chiếc cầu nhỏ" để các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở VN nhanh chóng vươn
lên trở thành những doanh nghiệp lớn có đủ sức cạnh tranh trên thị trường khu vực và trên toàn TG.
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có vốn đầu tư không lớn và số người làm việc
không nhiều. Các doanh nghiệp này có thể thuộc các ngành nghề như:
+ Sản xuất hàng tiêu dùng,chi tiết máy,vật liệu xây dựng
+ Chế biến nông sản, thức ăn gia súc, chăn nuôi
+ Hàng thủ công mỹ nghệ
+ Cung cấp các dịch vụ: tư vấn, quảng cáo, giải trí,nghỉ ngơi, ăn uống và buôn bán... 9 lOMoAR cPSD| 47270246
- Tuy gọi là doanh nghiệp vừa và nhỏ vì có quy mô không lớn nhưng các doanh
nghiệp này đóng góp 1 phần không nhỏ trong tổng thu nhập hàng năm của nền
kinh tế quốc dân của mỗi nước.
- Đa số các doanh nghiệp của VN thuộc các lĩnh vực: Công nghiệp chế biến
nông sản,sản xuất nguyên vật liệu,cung cấp dịch vụ hay làm thủ công mỹ nghệ
đều có quy mô vừa và nhỏ do các cá nhân, gia đình hợp tác xã quản lý hoặc
trực thuộc các địa phương. Đa số trình độ quản lý kinh doanh nói chung và
quản lý chất lượng nói riêng chưa cao -> Do đó nước ta cần có chính sách,
hình thức hướng dẫn hỗ trợ các doanh nghiệp thay đổi nhanh chóng phương
pháp quản lý sản xuất và kinh doanh
- Muốn có khả năng cạnh tranh,nâng cao năng suất và chất lượng các doanh
nghiệp này cần sớm thay đổi không chỉ về trang thiết bị máy móc đầu tư về
vốn mà còn phải áp dụng phương pháp quản lý chất lượng mới khoa học hơn
phù hợp với điều kiện và yêu cầu đối với mỗi loại hình doanh nghiệp
- Các hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9000, Q-Base hoặc
HACCP,..cần được phổ biến áp dụng sâu rộng hơn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng bằng cách xác định rõ
trách nhiệm,quyền hạn và làm đúng theo các quy trình quản lý chất lượng, quy
trình công nghệ và quy định của nhà nước ban hành thì bất kì doanh nghiệp
nào dù lớn hay nhỏ đều có thể đứng vững và phát triển tốt
- Hệ thống chất lượng thường xuyên được cải tiến phù hợp sẽ giúp cho các
doanh nghiệp thích ứng với điều kiện ngày càng khắt khe của nền kinh tế thị trường.
PHẦN III: ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Q - BASE
3.1 Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Q-Base tại công ty cổ
phần hiệp thành Lâm Đồng a, Đặt Vấn Đề
- Công ty cổ phần Hiệp Thành được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa xí
nghiệpHiệp Thành thuộc Công ty vật liệu xây dựng Lâm Đồng Ngành nghề
kinh doanh và sản phẩm chính của Công ty là: Sản xuất nguyên vật liệu xây
dựng, trang trí nội thất và các loại khác. Là một doanh nghiệp mới thành lập
nên vẫn còn nhiều khó khăn như tay nghề của đội ngũ công nhân còn yếu,
công nghệ sản xuất chưa ổn định, hàng hư hỏng cao, chất lượng sản phẩm
chưa tốt...Bên cạnh đó công ty cũng có những thuận lợi nhất định: Với bề dày 10 lOMoAR cPSD| 47270246
truyền thống về chất lượng sản phẩm được tạo dựng qua quá trình phát triển
của các doanh nghiệp tiền thân và thương hiệu gạch “ Tutnen Hiệp Thành” đã
có uy tín trên thị trường.
- Để tiếp tục giữ uy tín trên thị trường Ban lãnh đạo công ty đã tiến hành tổ chức
đề tài “ Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý Q-Base” vào công ty do hệ thống
quản lý chất lượng này có các yêu cầu phù hợp với tình hình doanh nghiệp.
b, Mục tiêu của việc áp dụng Q-Base:
- Tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh.
- Chất lượng sản phẩm ổn định,đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. -
Đảm bảo việc làm và ổn định thu nhập cho người lao động vv...
c, Kết quả nghiên cứu và áp dụng o
Về cơ cấu tổ chức:
- Công ty đã có sơ đồ tổ chức bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Phòng kinh
tế tổng hợp, Phòng hành chính tổ chức, Phòng kỹ thuật và điều hành sản xuất.
- Công ty có văn bản chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ ban giám đốc, các phòng
nghiệp vụ của công ty. Tuy nhiên trong các quy định này có các thiếu sót sau:
+ Chưa quy định trách nhiệm và quyền hạn của các trưởng phó phòng trong công ty.
+ Chức năng nhiệm vụ của các phòng trong công ty còn chưa rõ ràng, còn
thiếu mối quan hệ giữa các phòng ban, nhiệm vụ quản lý chất lượng chưa được thể hiện rõ.
➢Như vậy về cơ cấu tổ chức cần phải được xem xét tổ chức lại cho phù hợp. Hoàn
chỉnh lại văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và trách nhiệm,
quyền hạn của các chức danh chính trong công ty.
o Trình độ và nhận thức về hoạt động quản lý chất lượng hiện nay và sự
hiểu biết về hệ thống quản lý chất lượng Q-BASE:
- Trình độ nhận thức công nhân chưa cao, trình độ văn hóa thấp, không đồng
đều, chưa có sự đào tạo đầy đủ và hiểu biết về quản lý chất lượng còn hạn chế
chưa thực sự quan tâm đến công tác chất lượng.
- Về phía công ty việc tuyên truyền công tác chất lượng chưa được chú trọng
dẫn đến việc hiểu biết về công tác của công nhân sai lệch và mơ hồ.
o Công tác quản lý chất lượng hiện có của công ty. 11 lOMoAR cPSD| 47270246
- Nhìn chung công tác quản lý chất lượng hiện có tại công ty còn nhiều bất cập,
chưa góp phần vào việc khắc phục và phòng ngừa các sản phẩm không phù
hợp xảy ra, chưa thể hiện được tính khách quan trong công tác quản lý chất lượng:
+ Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm trên dây chuyền công nghệ sản xuất chỉ
dựa vào một số các tiêu chuẩn cơ bản và thông số kỹ thuật làm chuẩn để kiểm tra và vận hành.
+ Công tác kiểm tra chất lượng và phân loại sản phẩm chủ yếu dựa vào cảm
quan(đánh giá theo kinh nghiệm), việc lấy mẫu đi kiểm tra tại các phòng
thử nghiệm chưa được thường xuyên.
+ Công tác nghiệm thu, đánh giá chất lượng và phân loại sản phẩm chủ yếu
bằng phương pháp cảm quan và dựa vào kinh nghiệm của người thực hiện
nhiệm vụ. chưa lưu hồ sơ khi nghiệm thu, đánh giá và phân loại sản phẩm.
+ Chưa có bộ phận, cán bộ chuyên làm công tác kiểm tra chất lượng và quản
lý chất lượng của công ty o Hệ thống các văn bản, thủ tục:
- Hệ thống các văn bản, thủ tục hướng dẫn công việc không đầy đủ, một số
hướng đẫn công việc tuy có nhưng chưa dược đầy đủ theo quy định và đã bị lạc hậu.
- Từ các kết quả khảo sát đánh giá trên đây cho thấy để xây dựng và áp dụng
thành công. Hệ thống chất lượng Q-BASE tại Công Ty Cổ Phần Hiệp Thành đòi hỏi: Nhận xét:
- Lãnh đạo công ty phải thực sự có quyết tâm, tạo mọi điều kiện và trực tiếp chỉ
đạo việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng Q-BASE.
- Phải có cam kết và tham gia của tất cả các cán bộ công nhân viên trong công
ty nhất là những người mà công việc của họ có liên quan và ảnh hưởng trực
tiếp chất lượng sản phẩm hàng hóa.
- Cơ cấu tổ chức phải được lãnh đạo xem xét và tổ chức lại cho phù hợp với
yêu cầu của hệ thống chất lượng. Chức năng nhiệm vụ của các phòng, trách
nhiệm và quyền hạn của các chức danh chính phải quy định rõ ràng. 12 lOMoAR cPSD| 47270246 3.2
Thực hiện xây dựng và áp dụng Q-base
a, Xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống Q-Base o Công ty đã hoàn
thành được kế hoạch chi tiết việc xây dựng và áp dụng Q-Base gồm các nội dung:
- Cam kết của lãnh đạo, bổ nhiệm điều phối viên chất lượng và thành lập nhóm
quản lý chất lượng Q-Base
- Đào tạo hệ thống chất lượng Q-Base cho nhóm quản lý chất lượng Q- Base,
điều tra hiện trạng về cơ cấu tổ chức, trình độ, công tác cả các cán bộ công nhân viên của công ty
- Xác định lại cơ cấu tổ chức, mô tả quá trình sản xuất đánh giá chất lượng sản
phẩm, xây dựng hệ thống tài liệu theo đúng các yêu cầu của Q-Base, đào tạo
cho công nhân về hệ thống tài liệu đã xây dựng
- Áp dụng thử, đánh giá hệ thống chất lượng, hoàn chỉnh hệ thống chất lượng
và đưa vào áp dụng chính thức, đăng ký xin chứng nhận, duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận
b, Thực hiện xây dựng và áp dụng Q-Base o
Về công tác tổ chức:
- Công ty cổ phần Hiệp Thành đã xúc tiến thành lập ban chỉ đạo việc xây dựng
hệ thống chất lượng và thành lập nhóm xây dựng hệ thông Q-Base tại công ty gồm 13 người.
- Bổ nhiệm ông Nguyễn Phước Bảo Quốc phó giám đốc công ty làm điều phối
viên chất lượng và có quy định trách nhiệm, quyền hạn của điều phối viên chất lượng.
- Sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, tách phòng kinh tế tổng hợp thành 2 phòng: Phòng
Kinh Doanh và Phòng Kế Toán.
- Xây dựng lại toàn bộ chức năng nhiệm vụ của ba phòng: phòng Kế hoạch kinh
doanh, Phòng hành chính tổ chức, Phòng Kỹ thuật&điều hành sản xuất. Riêng
phòng Kế toán không xây dựng vì không nằm trong phạm vi của hệ thống chất lượng Q-Base.
- Xây dựng lại trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh chính của công ty
như: Giám đốc, Phó Giám đốc , điều phối viên chất lượng, các trưởng phòng.
o Về công tác đào đạo:
- Nhận thức đúng là yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống chất lượng nên
sau khi ổn định về cơ cấu tổ chức, công ty đã đề nghị Chi cục tiêu chuẩn-Đo 13 lOMoAR cPSD| 47270246
lường-Chất lượng hỗ trợ đào tạo về hệ thống chất lượng Q-Base cho tất cả các
cán bộ công nhân trong công ty.
- Trước khi thực hiện đào tạo đa số các cán bộ công nhân viên của công ty Cổ
Phần Hiệp Thành có trình độ học vấn thấp, hầu hết chưa được đào tạo qua bất
cứ lớp nào về các hệ thống quản lý chất lượng nên phần nào cũng ảnh hưởng
tới nhận thức của các học viên. Đối tượng đào tạo rộng, vì để phục vụ cho việc
xây dựng hệ thống ở công ty.
- Qua công tác đã nâng cao nhận thức và hiểu biết cơ bản về hệ thống quản lý
chất lượng cho đa số cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, đồng thời đã
góp phần giúp cho doanh nghiệp thực hiện triển khai được việc xây dựng hệ
thống quản lý chất lượng tại đơn vị mình.
o Xây dựng hệ thống tài liệu:
- Sau khi được đào tạo công ty đã tiến hành phân công nhiệm vụ cho các thành
viên trong nhóm quản lý chất lượng Q-Base để triển khai hệ thống tài liệu bao
gồm số tay chất lượng, các quy trình thủ tục, các hướng dẫn công việc và các biểu mẫu.
o Sơ đồ quy trình sản xuất: Nguyên liệu Tạo hình Bông đảo Xếp goòng Sấy Thành phẩm Xuống goòng Nung 3.3
Một số nhận định đánh giá trong quá trình
Qua một năm triển khai đề tài tại công ty Cổ phần Hiệp Thành bước đầu
đã có những chuyển biến tích cực cụ thể:
- Nhận thức của cán bộ công nhân viên trong công ty đã được nâng cao hơn, họ
đã có hiểu biết và quan tâm hơn đến chất lượng công việc của mình, từng bước
thay đổi dần thói quen và tác phong làm việc, nề nếp ý thức kỷ luật tiến bộ
hơn trước, vệ sinh công nghiệp được chú trọng hơn.
- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, trách nhiệm quyền hạn của từng chức
danh chính trong công ty được cụ thể và rõ ràng hơn, nên công việc thực hiện
ít bị ách tắc, chồng chéo như trước và có hiệu quả hơn. 14 lOMoAR cPSD| 47270246
- Thông qua các bảng hướng dẫn công việc người công nhân đã thực hiện công
việc một cách nghiêm túc, chính xác, không còn xảy ra sai lỗi như trước.
- Tại các phòng ban trong công ty đã có các quy trình thủ tục cụ thể nên công
việc được xử lý nhanh hơn, ví dụ : việc ký kết hợp đồng đối với khách hàng
được thực hiện nhanh gọn hơn, công tác ghi nhận và giải quyết các khiếu nại
của khách hàng tốt hơn,đồng thời mối quan hệ phối hợp xử lý công việc giữa
các phòng ban nhịp nhàng và hiệu quả hơn. 3.4
Kết luận của công ty cổ phần Hiệp Thành Lâm Đồng
- Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng vào công ty Cổ Phần Hiệp Thành
là khả thi, mặc dù trình độ văn hóa của công nhân trong công ty thấp. Nếu
thực sự có quyết tâm thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng được hệ
thống quản lý chất lượng Q-Base mà không cần phải mời các tổ chức tư vấn.
- Để có thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Q-base vào công ty và đảm
bảo cho hệ thống vận hành có hiệu quả thì Ban lãnh đạo công ty phải chú trọng
đến công tác đào tạo nhằm nâng cao nhận thức cho CBCNV, và công tác này
phải được thực hiện thường xuyên.
- Lòng quyết tâm và sự kiên trì của ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng hàng đầu
nếu muốn áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào doanh nghiệp. 15