Hướng dẫn cách tạo, sử dụng biểu mẫu trong Access?

Hướng dẫn cách tạo, sử dụng biểu mẫu trong Access?
1. Khái niệm biểu mẫu trong access
Biểu mẫu trong access là đối tượng trong access dùng để nhập dữ liệu (vd.
như nhập các tham số trong báo cáo trước khi khởi chạy báo cáo đó), sửa dữ
liệu (có thể sử dụng form để chèn, cập nhập hoặc xóa dữ liệu) và hiện dữ liệu
(người dùng có thể xem thông tin hoặc điều hướng trên hệ thống (vd. tải form
xuống, hay chạy báo cáo).
2. Các loại Biểu mẫu trong access
- Biểu mẫu liên kết: Là biểu mẫu được kết nối trực tiếp với nguồn dữ liệu
như bảng hoặc đặt câu hỏi, đối với biểu mẫu loại này có thể nhập, chỉnh sửa,
hoặc hiển thị dữ liệu từ nguồn dữ liệu đó.
- Biểu mẫu không liên kết: Là loại biểu mẫu không kết nối trực tiếp với
nguồn dữ liệu, nhưng vẫn chứa những nút lệnh, nhãn hoặc điều khiển cần có
để vận dụng ứng dụng.
3. Cách tạo biểu mẫu trong access
- Cách 1: Trong bảng Negative có thể chọn bảng bạn muốn sử dụng làm biểu mẫu.
- Cách 2: Chọn Tab Create -> Tại nhóm Form ấn chọn Form design -> Biểu
mẫu sẽ được mở ở chế độ xem Layout -> Để lưu biểu mẫu nhấn vào
lệnh Save trên Quick access toolbar và bấm OK là hoàn thành việc lập biểu mẫu.
4. Cách thêm trường vào biểu mẫu trong access
Chọn Tab design -> Chọn nhóm Tools ở bên phải của ribbon -> Nhấn add
existing files -> Tại bảng điều khiển File list sẽ xuất hiện các trường để thêm.
5. Cách thêm một trường từ một biểu mẫu khác
Từ Files list -> Nhấn show al tables -> Nhấn dấu + bên cạnh bảng chứa
trường bạn muốn thêm sau đó đúp chuột vào trường mong muốn, như vậy
trường mới sẽ được thêm bào.
6. Các thuộc tính của Form trong access
Để chọn thuộc tính của Form trong access chúng ta chọn Design -
> chọn Property sheet. Các thuộc tính của Form sẽ hiện ra bao gồm có:
- Record source (Nguồn ghi): Là thuộc tính sẽ thiết lập các nguồn dữ liệu
cho form. Có thể đặt thành tên bảng, tên truy vấn hay câu lệnh SQL bằng
cách bạn nhấn dấu (...) ngay bên phải thuộc tính record source.
- Caption (Chú thích): Là thuộc tính dùng để đặt nhãn cho form.
- Default view (Thiết lập hiển thị): Sẽ gồm 6 dạng chính đó là Single form
(biểu đơn - hiển thị 1 record tại 1 thời điểm), Continuous form (biểu liên tục -
hiển thị các record liên tiếp nhau), Data sheet (Biểu dữ liệu - hiện thị dữ liệu
chữ, số), Pivotable (biểu bảng - hiện thị dữ liệu dạng bản), Pivotchart (biểu đồ
- hiện thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ), split form (biểu tách- phân chia ra các record).
- Default view (chế độ xem mặc định).
- Picture type (nhập ảnh).
7. Cách tạo form chính, phụ (Main/subform)
- Tạo form con: Cách tạo form con bằng Dedign view có thể tạo bằng Wizard.
Thường form con sẽ hiển thị dữ liệu dạng bảng nên sẽ phải để ở chế độ
default view cho form con là datasheet. Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc cho
form con ở thuộc tính record source. Sau khi xây dựng các trường trong form
con ấn close để đóng và ấn lưu. Lưu form con với một tên gọi, sau đó đóng
lại và chuẩn bị tạo form mẹ.
- Tạo form mẹ: Thiết lập default view vì form mẹ sẽ hiển thị dữ liệu dạng cột
do đó thiết lật single form. Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc làm việc cho form
mẹ là record source. Sau khi xây dựng xong các trường trong form chính
nhấn vào biểu tượng close để đóng và lưu. Sử dụng cửa sổ Filed list để đưa
các trường cần thiết lên vùng detail của form.
- Đưa form con vào form mẹ: Click vào biểu tượng subform/ subreport trên
thanh công cụ tool box. click rê chuột lên vùng cần đặt form con trên form mẹ.
Sau khi hộp thoại xuất hiện chọn tên form con ở danh sách use an existing
form sau đó ấn finish, sau đó lưu lại với 1 tên gọi đóng lại và đã hoàn thành
việc tạo form chính, phụ và gộp form chính, phụ vào với nhau.
8. Cách thêm ảnh hoặc logo vào đầu trang biểu mẫu
Trong Microsoft forms mở biểu mẫu bạn muốn chỉnh sửa. Chọn mục đầu
trang biểu mẫu. Chọn chèn ảnh. Trong Bing chọn một onedriver hoặc máy
tính hoặc thiết bị của bạn tìm kiếm hình ảnh bạn muốn chèn và ấn thêm để tải
lên, chọn mục tệp tải lên và chọn ảnh ấn mở. Như vậy là đã hoàn thành, hình
ảnh sẽ xuất hiện ở trong đầu trang biểu mẫu của bạn ở bên trái tiêu đề của bạn.
9. Các ưu điểm của form access
- Dễ dàng cài đặt và sử dụng: Chỉ mất vài phút để tạo ra form trên access,
đổi lại người dùng nhận được cơ sở dữ liệu có đầy đủ chức năng mà không
yêu cầu lập trình phức tạp vì vậy người dùng máy tính bình thường cũng có
thể tự tạo ra các form mà mình mong muốn.
- Nó cũng dễ dàng để tích hợp: Hầu hết mọi thứ dựa trên windows đều có
khả năng được tích hợp với Microsoft access do đó có thể cung cấp cơ sở dữ
liệu lớn. Từ đó có thể khai thác được nguồn dữ liệu này một cách tập trung
trên form để sử dụng cho các mục đích khảo sát, báo cáo,..
- Cung cấp dung lượng lưu trữ lớn: Người dùng có thể tạo ra các biểu thu
thập lưu trữ lượng lớn thông tin.
- Nhập dữ liệu đơn giản: Bạn có thể nhập tất cả các dữ liệu trong khoảng
thời gian mà bạn cài đặt và có thể sao lưu dữ liệu này. Với các form đơn giản
người nhập có thể nhập vào đơn giản mà không có bất cứ trở ngại nào và vô cùng tiện lợi.
- Không mất chi phí: Chỉ cần bạn sở hữu một chiếc máy tính có cài đặt
Microsoft access thì có thể tạo ra các form mà bạn muốn không cần trả chi phí.
10. Các nhược điểm còn tồn tại của Form access
- Vấn đề bảo mật: Khi nhiều người dùng nhập vào form đồng nghĩa thông tin
được công khai và không còn tính bảo mật.
- Người dùng biểu khó khai thác: Người lập biểu thành thạo và hiểu rõ về
biểu, tuy nhiên người nhập biểu chưa hẳn đã hiểu được cách vận hành của
biểu dẫn đến nhập sai và không rõ cách sửa điều này sẽ hạn chế người dùng
ở các thành phần người dùng.
- Sai hỏng dữ liệu: Việc sử dụng form cần thêm 1 bước check form để đảm
bảo thông tin nhập và thông tin cuối cùng trùng khớp với nhau đặc biệt khi
truyền biểu mẫu ở các hệ window khác nhau.
Document Outline

• Hướng dẫn cách tạo, sử dụng biểu mẫu trong Access?
  • 1. Khái niệm biểu mẫu trong access
  • 2. Các loại Biểu mẫu trong access
  • 3. Cách tạo biểu mẫu trong access
  • 4. Cách thêm trường vào biểu mẫu trong access
  • 5. Cách thêm một trường từ một biểu mẫu khác
  • 6. Các thuộc tính của Form trong access
  • 7. Cách tạo form chính, phụ (Main/subform)
  • 8. Cách thêm ảnh hoặc logo vào đầu trang biểu mẫu
  • 9. Các ưu điểm của form access
  • 10. Các nhược điểm còn tồn tại của Form access