1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Tại Việt Nam, Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý, trong phạm vi
đơn vị cơ sở, Kiểm soát nội bộ là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong tất cả
các khâu của quá trình quản lý nhằm đảm bảo các hoạt động đúng luật pháp và đạt được
các kế hoạch, mục tiêu đề ra với hiệu quả kinh tế cao nhất và đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính.
Bên cạnh đó, Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 đưa ra khái niệm “Kiểm
soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng
và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra,
kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và
hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) cũng là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội
bộ đơn vị kế toán các cơ chế hoạt động tài chính trong công ty dựa vào các thủ tục, quy
chế, quy định đã được thiết lập nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2. Chức năng của kiểm soát nội bộ
Tiến hành đánh giá, kiểm tra và rà soát hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm
toán, quản trị rủi ro và cảnh báo sớm của công ty. Tiếp đến là việc kiểm tra tính nhất
quán, hệ thống và phù hợp trong việc thống kê, lập báo cáo tài chính, thực hiện nhiệm vụ kế toán của công ty.
Kiểm tra mức độ cẩn trọng, hợp lý, hợp pháp trong điều hành, quản lý hoạt
động kinh doanh. Ban kiểm soát nội bộ còn thực hiện giám sát việc quản lý và điều hành
công ty của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
3. Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ:
Kiểm tra, đánh giá các thông tin kinh tế, tài chính và phi tài chính đã và đang
cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Xác nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin quản trị, thông
tin tài chính do các cá nhân, phòng ban, bộ phận và Ban điều hành doanh nghiệp. Báo cáo
cho Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị hay chủ doanh nghiệp.
Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng vốn có và có thể xảy ra trong tương
lai đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Xác nhận việc tuân thủ pháp luật, tuân thủ nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông
và chủ doanh nghiệp mà Ban điều hành doanh nghiệp đã và đang thực hiện trong quá
trình điều hành hoạt động.
Kiến nghị giải pháp để kịp thời ngăn chặn các sai phạm đã và đang xảy ra hoặc
có thể sẽ xảy ra bất cứ khi nào ở hiện tại và tương lai.
Giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai phạm, rủi ro trong
mỗi bộ phận, phòng ban và toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Thực hiện việc kiểm tra những sai sót, khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm
cổ đông. Ban Kiểm soát sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra theo một khoản thời gian quy định,
kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Trực tiếp can thiệp vào hoạt động công ty khi cần thiết. Tiến hành kiến nghị với
Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông. Để đưa ra các biện pháp sửa đổi, bổ sung,
cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Trường hợp, nếu phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng
Cổ đông, Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty. Cần phải thông
báo bằng văn bản ngay lập tức với Hội đồng quản trị. Bắt buộc những người có hành vi
vi phạm phải dừng lại và đưa ra các giải pháp khắc phục hậu quả.
4. Các yếu tố cấu thành hệ thống Kiểm soát nội bộ
Dựa trên COSO nghiên cứu và công bố năm 992 có 5 yếu tố: 1
4.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được hiểu thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ cấu
tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong
việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định. Gồm 05 nguyên tắc: −
Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức. −
Hội đồng quản trị chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi
việc giám sát sự phát triển và hoạt động của Kiểm soát nội bộ. −
Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ
chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. −
Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có −
Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm
của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
4.2 Biện pháp rủi ro
Biện pháp rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng
đến việc đạt được mục tiêu từ đó có thể quản trị được rủi ro. Gồm 04 nguyên tắc: −
Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để xác định và đánh giá
các rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. −
Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến
hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản lý như thế nào. −
Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro đối với
việc đạt mục tiêu của đơn vị. −
Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng
đến Kiểm soát nội bộ.
4.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chứa những chính sách đảm bảo cho các quy định, chỉ thị
của cấp trên được thực hiện, được diễn ra ở nhiều cấp độ. Đó có thể là ủy quyền, xác
minh, đối chiếu, bảo vệ tài sản, phân công nhiệm vụ. Gồm 03 nguyên tắc: −
Đơn vị phải lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn
chế các rủi ro giúp đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được. −
Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung với công nghệ
hiện đại để hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu. −
Đơn vị tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính
sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động cụ thể.
4.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách
nhiệm của mình. Bao gồm: Thông tin về tài chính, phi tài chính; Thông tin hoạt động; Thông tin tuân thủ.
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có
liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp.
Gồm 03 nguyên tắc liên quan thông tin và truyền thông: −
Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để
hỗ trợ những bộ phận khác của Kiểm soát nội bộ. −
Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết, bao gồm cả
mục tiêu và trách nhiệm đối với Kiểm soát nội bộ, nhằm hỗ trợ cho chức năng kiểm soát. −
Đơn vị cần truyền đạt cho các đối tượng bên ngoài đơn vị về các vấn đề ảnh
hưởng đến Kiểm soát nội bộ. 4.5 Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống Kiểm soát nội bộ theo
thời gian. Gồm 02 nguyên tắc: −
Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc
định kỳ để biết chắc rằng liệu những thành phần nào của Kiểm soát nội bộ có hiện hữu và đang hoạt động. −
Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của Kiểm soát nội bộ
một cách kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và Hội đồng
quản trị để có những biện pháp khắc phục.