Kỹ năng lập kế hoạch - Kĩ Năng Mềm | Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội

Giới thiệu
Xin chào cô và toàn thể các bạn, em tên là Hoàng Mỹ Dung, thành viên
của nhóm 6. Nhóm gồm 12 thành viên như trên.
Hôm nay em xin thay mặt nhóm chúng em thuyết trình về “Kỹ năng lập
kế hoạch và ra quyết định". Xin trân trọng cảm ơn cô và các bạn đã lắng nghe. Nội dung
4.1.4. Các nguyên tắc, phương pháp quản lý thời gian toàn diện và các
xác định thứ tự ưu tiên của công việc 1. Khái niệm
Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm,
nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực
hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí.
2. Phương pháp quản lý thời gian toàn diện
Có nhiều cách để quản lý thời gian nhưng nhìn chung một chương trình
quản lý thời gian có thể bao gồm các mục tiêu được thiết lập, các hành
động hàng ngày để đạt được những mục tiêu và đảm bảo mỗi hành động
tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng, ưu tiên những hành
động cần phải được thực hiện trước hoặc quan trọng và xem xét lại
những mục tiêu của bạn khi năng suất không đạt được như mong muốn.
Dưới đây là 5 bước cơ bản để quản lý thời gian tốt hơn.
Bước 1: Ghi 7 mục tiêu quan trọng nhất của bản thân
Bước 2: Mỗi ngày hãy viết ra 6 đến 7 hành động được hoàn thành
Bước 3: Hãy chắc chắn rằng mỗi hành động hàng ngày là tập trung, có
liên quan và có kết quả định hướng
Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên, xem hành động nào nên được thực
hiện trước, hành động nào thực hiện sau hoặc hành động nào là quan trọng nhất
Bước 5: Suy nghĩ lại mục tiêu của bản thân nếu năng suất bắt đầu bị ảnh hưởng
3. Cách xác định thứ tự ưu tiên của công việc
- Khẩn cấp và quan trọng (làm ngay): Các hoạt động trong lĩnh vực liên
quan đến giao dịch với các vấn đề quan trọng khi chúng ta phátsinh và
đáp ứng cam kết quan trọng. Đó là những việc như tiếp công dân theo
lịch hẹn, thiết bị gặp sự cố,… Nếu vì bối rối, không am hiểu và sắc bén
trong mọi tình huống có thì có thể chúng ta phải mất khá nhiều thời gian
để giải quyết. Giải quyết những công việc này thường khiến chúng ta
tiêu tốn nhiều thời gian và dễ bị strees.
- Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (lựa chọn, sắp xếp lịch để làm):
Những thành công theo định hướng nhiệm vụ rất quan trọng để đạt được
mục tiêu. Đây là những công việc chúng ta có thể dành nhiều thời gian
và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Đó là những kế
hoạch trong tương lai gần như đổi mới hoạt động, đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức, điều hành tổ chức… Những công việc này xem ra
không cần sự vội vàng, gấp gáp, chúng ta có thể thực hiện một cách thư
thả nhưng phải cẩn thận trong từng khâu, phải dồn mọi cố gắng và nỗ
lực. Tỉ mỉ chính là yếu tố đòi hỏi đầu tiên từ nhà quản lý. Tiếp theo là
thời gian đầu tư vào công việc tương đối nhiều. Qua loa và đại khái thì không thể thành công.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (ủy thác, giao việc): Những việc vặt
không phát triển đến những mục đích riêng của chúng ta như các việc
đột xuất, thư từ, email, họp hành, các vấn đề phát sinh. Đó là việc thông
báo các văn bản ngày ngày, liệt kê những kế hoạch, tiếp nhận điện
thoại… Những công việc này yêu cầu cần thực hiện nhanh chóng nhưng
không mất quá nhiều thời gian và không thực sự quan trọng. Hãy trì
hoãn chúng, cắt giảm chúng.
-Không khẩn cấp và không quan trọng (xóa bỏ, không làm):
Như những việc vô bổ, điện thoại, tán gẫu, hoạt động “giải trí” chỉ là sự
phân tâm và nên tránh nếu có thể. Đó là việc không tham gia những
cuộc họp ứng lương, cuộc họp dài và không có chủ đề chính. Đối với
tính chất của các công việc này, điều đầu tiên người quản lý nên làm là
đặt cho mình câu hỏi: “Nếu không làm nó thì liệu có vấn đề gì không?”
Câu trả lời “Sẽ không phát sinh” thì có thể ung dung bỏ qua,để đỡ mất
thời gian. Tuy nhiên, hãy cẩn thận không để không mắc sai lầm trong
đánh giá những thứ như thời gian dành cho gia đình và các hoạt động
giải trí (tưởng như không quan trọng).
4.1.5. Thiết kế và thực hiện được các bản kế hoạch dài hạn, trung hạn,
ngắn hạn cho bản thân và công việc theo đúng yêu cầu
 Một số yếu tố cần biết khi lập kế hoạch cho bản thân Những nhân tố bên trong 1. Điểm mạnh
Những nhân tố tích cực bên trong có thể kiểm soát được và bạn có thể
phát huy khi lập kế hoạch, - Kinh nghiệm làm việc
- Trình độ học vấn, bao gồm cả những khoá học thêm.
- Những hiểu biết chuyên môn sâu sắc trong lĩnh vực của (ví dụ: phần
cứng, phần mềm, ngôn ngữ lập trình...).
- Kỹ năng truyền đạt rõ ràng (ví dụ kỹ năng giao tiếp, làm việc theo
nhóm và kỹ năng lãnh đạo)
- Những đặc điểm cá nhân (ví dụ: đạo đức trong công việc, ý thức tự
giác, khả năng chịu áp lực trong công việc, khả năng sáng tạo, lạc quan, có sức khoẻ tốt)
- Có mối quan hệ tốt làm việc theo nhóm tốt.
- Tác động tương hỗ với những tổ chức nghề nghiệp 2. Điểm yếu
Những nhân tố tiêu cực bạn kiểm soát được và có thể thay đổi theo chiều hưởng tốt hơn
- Thiếu kinh nghiệm làm việc
- Điểm GPA thấp, sai chuyên ngành
- Thiếu mục tiêu, chưa hiểu rõ bản thân và thiếu những kiến thức về công việc cụ thể
- Kiến thức chuyên môn yếu
- Nhiều kỹ năng yếu (kỹ năng lãnh đạo, mối quan hệ giữa người với
người, kỹ năng giao tiếp, làm việc theo nhóm) - Kỹ năng tìm việc yếu
- Những tỉnh cách cá nhân tiêu cực (ví dụ: đạo đức làm việc kém, thiếu
tự giác, thiếu động cơ thúc đẩy, thiếu quyết đoán, nhút nhát và quả giàu cảm xúc) 3. Cơ may
Những điều kiện bên ngoài tích cực mà bạn không kiểm soát được tuy
nhiên bạn vẫn có thể tận dụng được.
- Những xu hướng phát triển tích cực trong lĩnh vực của bạn tạo ra nhiều
việc làm hơn (ví dụ, sự tăng trưởng, toàn cầu hoá, những tiến bộ khoa học kỹ thuật)
- Những cơ hội bạn có được trong lĩnh vực của mình bằng cách nâng cao trình độ học vấn.
- Lĩnh vực thật sự cần đến những kỹ năng của bạn
- Những cơ hội bạn có nhờ tự biết mình rõ hơn và những mục tiêu nghề nghiệp cụ thể hơn.
- Những cơ hội cho những tiến bộ trong chuyên ngành của bạn.
- Cơ hội cho sự phát triển nghề nghiệp trong chuyên ngành của bạn.
- Con đường sự nghiệp mà bạn lựa chọn sẽ mang lại cho bạn những cơ hội của riêng mình - Vị trí địa lý
- Một mạng lưới làm việc vững mạnh 4. Hiểm họa
Những nhân tố bên ngoài mà bạn không kiểm soát được nhưng vẫn ảnh
hưởng tới bạn và bạn vẫn có thể giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp.
- Mất phương hướng trong lĩnh vực của bạn, thu hẹp phạm vi công việc
(thu hẹp, không cải tiến trong công việc)
- Sự cạnh tranh từ những người tốt nghiệp cùng trường, khóa với bạn.
- Đối thủ cạnh tranh có kĩ năng, có kinh nghiệm, học vấn cao.
- Đối thủ cạnh tranh có kĩ năng tìm việc tốt hơn bạn.
- Đối thủ cạnh tranh là những người đi học có danh tiếng tốt hơn bạn.
- Những trở ngại trên con đường công danh của bạn (ví dụ: thiếu học
vấn/đào tạo trình độ cao mà bạn cần có để có thể nắm bắt được cơ hội)
 Theo góc độ thời gian là sự phân đoạn kế hoạch theo thời gian.
Theo đó thì có các loại kế hoạch sau.
- Kế hoạch dài hạn, nó là kế hoạch bao trùm lớn một khoảng thời gian
dài thường là 10 năm. Trong bản kế hoạch này thường nờu lớn những
mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, những định hướng của doanh nghiệp trong thời gian dài..
- Kế hoạch trung hạn, nó là sự cụ thể hóa của kế hoạch dài hạn, kế
hoạch trung hạn thường kộo dài khoảng từ ba đến năm năm.
- Kế hoạch ngắn hạn thường là kế hoạch hàng năm và kế hoạch tiến
độ. Nó thường bao gồm các phương án sử dụng các nguồn lực một cách
cụ thể để đạt được mục tiêu trong kế hoạch dài hạn và trung hạn.
Nhưng trong điều kiện ngày nay với những biến đổi nhanh chúng
của thị trường và khoa học công nghệ thì việc phân chia kế hoach theo
thời gian chỉ cũng mang tính tương đối. Khi mà khoa học công nghệ
thay đổi nhanh chúng, kĩ thuật sản xuất nhanh chúng trở lớn lạc hậu, chu
kỡ sản xuất ngày càng ngắn, thì những kế hoạch từ ba đến năm năm
cũng có thể coi là dài. Các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn phải
có sự liên kết chặt chẽ với nhau, không được loại bỏ lẫn nhau. Cần coi
trọng vấn đề giải quyết mối quan hệ giữa kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch
dài hạn, giữa lợi ích cục bộ trước mắt và lợi ích lâu dài vì nhiều khi
quyết định trong ngắn hạn với lợi ích cục bộ trước mắt nếu không được
xem xột tới các lợi ích lâu dài trong kế hoạch dài hạn sẽ dẫn tới làm thất
bại mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp.
4.1.6. Nhận xét và đánh giá được một số kế hoạch, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch
Đánh giá thực hiện kế hoạch là hoạt động của chủ thể quản lý
nhằm mục đích cơ bản là thu thập và phân tích các thông tin chi tiết, tính
toán các chỉ số cụ thể để đối chiếu xem hoạt động có đạt được mục tiêu
và kết quả có tương xứng với với nguồn lực bỏ ra hay không, đồng thời
phân tích quá trình thực hiện kế hoạch để tìm ra những nguyên nhân của
thành công hoặc thất bại, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho
công tác lập kế hoạch tiếp theo, tăng cường các hoạt động quản lý sau
này góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động cụ thể.
- Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần
cũng tiêu, liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn
hay không, bạn cần phải liên tục xem xét, đối chiếu giữa mục
tiêu và thành quả của mình.
- Kiểm tra bản thân hoàn thành tiêu đề ra một cách tốt hơn thì nó
còn giúp bạn phát hiện ra những điều bất hợp lý trong bản kế
hoạch, từ đó tiến hành các hoạt động cần thiết.
4.2 Kỹ năng ra quyết định
 Kỹ năng ra quyết định là một loạt các kết luận và hoạt động của
bản thân để đưa ra một quyết định đảm bảo đạt được một kết
quả nào đó theo mong muốn của bản thân.
 Phân loại các loại quyết định - Quyết định theo chuẩn
Đây là dạng quyết định cơ bản và đơn giản nhất. Những quyết định này
là những quyết định phải đưa ra hằng ngày, có tính chất lặp đi lặp lại và đã trở thành thói quen.
Những quyết định theo chuẩn thường được căn cứ trên các nguyên tắc,
quy định, luật lệ, thủ tục, v.v. vốn có mà thường sẽ có những hậu quả đi
kèm nếu bạn làm trái đi. - Quyết định cấp thời
Đây là những quyết định được ra trong các tình huống bất ngờ, khẩn
cấp. Quyết định này đòi hỏi người đưa ra quyết định phải giải quyết
trong thời gian ngắn và không có điều kiện suy nghĩ và tham khảo nhiều.
Các quyết định cấp thời yêu cầu tốc độ ra quyết định nhanh, chuẩn và dứt khoát.
- Quyết định có chiều sâu
Đây thường là những quyết định lớn, có tính chiến lược và kết quả của
chúng sẽ làm thay đổi toàn bộ vấn đề.
Thế nên, để đưa ra quyết định có chiều sâu, bạn cần trải qua quá trình
tìm hiểu vấn đề chi tiết, rõ ràng thông qua những phân tích, thảo luận
mang tính tập trung cao. Sau đó, bạn sẽ cần tiến hành thảo luận và suy xét kỹ càng nhiều lần.
Những quyết định có chiều sâu trong công việc phần lớn là những quyết
định thuộc quá trình thay đổi, sáng tạo nên điều mới, tạo nên những giá trị to lớn và lâu dài.
4.2.1. Kỹ năng ra quyết định ngắn hạn trong doanh nghiệp
Phương pháp ra quyết định
Bước 1: Xác định mục tiêu
Để xác định được mục tiêu, bạn cần tự trả lời các câu hỏi:
- Mục tiêu của bạn là gì?
- Đây có thực sự là mục tiêu mà bạn hướng đến hay không?
- Những việc cần làm để đạt được mục tiêu là gì?
Và trong quá trình xác định mục tiêu thì các quyết định sẽ dần được định hình.
Bước 2: Thu thập thông tin liên quan
Nếu trong quá trình phân tích mục tiêu bị thiếu thông tin, bạn nên có sự
tìm hiểu bổ sung, tránh đưa ra những quyết định vội vàng, thiếu căn cứ.
Bước 3: Xác định những phương án khả thi
Có rất nhiều các phương án sẽ được đưa ra khi hướng đến mục tiêu. Tuy
nhiên, từ bước xác định mục tiêu, bạn sẽ phải loại bỏ các phương án bất khả thi.
Phương án khả thi phải đảm bảo các tiêu chí sau:
- Đạt được mục tiêu đang đề ra.
- Phù hợp với những điều kiện hiện có.
- Các phương án được kiểm soát và hạn chế được tối đa những
tác động bất ngờ không mong muốn.
Lưu ý: Bạn nên đưa ra những tiêu chuẩn nhất định khi tìm kiếm phương
án, để tránh tình trạng bị loạn do có quá nhiều phương án được đưa ra. Bước 4: Ra quyết định
Khi đã có đủ thông tin, bạn sẽ phải đưa ra quyết định cuối cùng.
Quyết định cuối cùng sẽ là phương án hoàn thiện nhất. Nó có thể đạt
được mục tiêu đã đề ra một cách triệt để nhất bằng những điều kiện hiện
có mà vẫn đảm bảo các quy tắc đề ra.
Bước 5: Thực thi và đánh giá
Quyết định chỉ có ý nghĩa khi nó được thực hiện. Nếu bạn đã suy xét cẩn
thận để đưa ra quyết định, hãy thực hiện nó và đánh giá kết quả cuối cùng.
Nếu bạn làm một mình, hãy quán triệt tư tưởng của bản thân. Nếu làm
cùng team, bạn hãy chắc rằng đồng đội của bạn đã hiểu rõ và thống nhất
với quyết định cuối cùng.
Và khi có kết quả, bạn hãy tổng kết lại để xem quyết định được đưa ra
có chính xác hay không, và nếu không thì vấn đề nằm ở đâu. Đây sẽ là
bài học quý giá cho những lần ra quyết định sau của bạn đấy.