














Preview text:
lO M oARcPSD| 45467232
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI KHOA LUẬT TIỂU LUẬN
HỌC PHẦN KỸ NĂNG XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
Lớp tín chỉ: D16LK01
HỌC KỲ 2. NĂM HỌC 2023 - 2024
Đề tài: Thế nào là công việc hành chính? Để xử lý công việc hành chính hiệu
quả, người làm công tác hành chính cần có những kỹ năng cơ bản gì? Phân
tích và liên hệ với thực tiễn để làm rõ vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản
hành chính. Thực hành soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực
hiện 1 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội.
Họ và tên sinh viên: Phạm Văn Cường
Số thứ tự trong danh sách lớp tín chỉ: 13 Mã SV: 1116080244
Ngày/tháng/năm sinh: 14/11/2002
Lớp niên chế: D16LK03
Họ và tên giảng viên: Đỗ Hữu Phương HÀ NỘI – 2023 lO M oARcPSD| 45467232 MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
NỘI DUNG................................................................................................... 2
1. Công việc hành chính là gì? Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc ... 2
hành chính hiệu quả ..................................................................................... 2
1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của công việc hành chính ...................... 2
1.1.1. Khái niệm ...................................................................................... 2
1.1.2. Đặc điểm ........................................................................................ 2
1.1.3. vai trò của công việc hành chính.................................................... 3
1.2. Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả Kỹ ... 4
năng soạn thảo văn bản hành chính ........................................................... 4
2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính .................. 6
2.1. Khái niệm văn bản hành chính ........................................................... 6
2.2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính ............. 7
3. Soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ
năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội .................... 11
KẾT LUẬN ................................................................................................ 12
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................15 lO M oARcPSD| 45467232 MỞ ĐẦU
Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào, công việc hành chính đều đóng vai
trò quan trọng, là nền tảng cho hoạt động của toàn bộ tổ chức. Người làm công
tác hành chính cần có những kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ cần thiết để thực
hiện tốt công việc của mình. Để thực hiện tốt các công việc hành chính, người làm
công tác hành chính cần có những kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ cần thiết.
Kỹ năng xử lý công việc hành chính là một trong những kỹ năng quan trọng mà
người làm công tác hành chính cần phải có. Kỹ năng này bao gồm nhiều kỹ năng
nhỏ khác nhau, như: kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, kỹ năng soạn
thảo văn bản, kỹ năng giao tiếp và ứng xử, kỹ năng sử dụng máy tính và phần
mềm văn phòng, kỹ năng giải quyết vấn đề. Việc nghiên cứu kỹ năng xử lý công
việc hành chính có ý nghĩa quan trọng đối với việc nâng cao chất lượng đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức làm công tác hành chính. Nghiên cứu này sẽ giúp
chúng ta hiểu rõ hơn về các kỹ năng xử lý công việc hành chính, từ đó có những
giải pháp phù hợp để nâng cao kỹ năng này cho người làm công tác hành chính.
Cụ thể, nghiên cứu này sẽ có những ý nghĩa sau:
- Giúp nâng cao kiến thức và nhận thức của người làm công tác hành chínhvề
tầm quan trọng của kỹ năng xử lý công việc hành chính.
- Giúp người làm công tác hành chính hiểu rõ hơn về các kỹ năng xử lýcông
việc hành chính, từ đó có thể vận dụng hiệu quả các kỹ năng này trong công việc.
- Giúp các tổ chức, doanh nghiệp có những giải pháp phù hợp để nâng caokỹ
năng xử lý công việc hành chính cho người làm công tác hành chính.
Vì những lý do trên, em chọn đề tài “ Thế nào là công việc hành chính? Để
xử lý công việc hành chính hiệu quả, người làm công tác hành chính cần có những
kỹ năng cơ bản gì? Phân tích và liên hệ với thực tiễn để làm rõ vai trò của kỹ năng
soạn thảo văn bản hành chính. Thực hành soạn thảo 01 văn bản hành chính để
triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao
động - Xã hội.” làm đề tài nghiên cứu học phần Kỹ năng xử lý công việc hành
chính. Bài tiểu luận được viết theo phương pháp Tổng hợp – phân tích, tìm kiếm và thu thập thông tin. 1 lO M oARcPSD| 45467232 NỘI DUNG
1. Công việc hành chính là gì? Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả
1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của công việc hành chính 1.1.1. Khái niệm
Công việc hành chính là những công việc liên quan đến quản lý, điều hành,
tổ chức các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Công việc hành chính bao
gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, như:
+ Quản lý văn thư, lưu trữ + Soạn thảo văn bản
+ Tiếp nhận, xử lý hồ sơ, tài liệu
+ Tổ chức hội nghị, hội thảo + Quản trị nhân sự
+ Quản lý tài chính, kế toán
+ Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị + Quảng cáo, marketing + Hỗ trợ khách hàng 1.1.2. Đặc điểm
Công việc hành chính có những đặc điểm sau:
Tính chất tổng hợp
Công việc hành chính bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, như quản lý văn
thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, tiếp nhận, xử lý hồ sơ, tài liệu, tổ chức hội nghị,
hội thảo, quản trị nhân sự, quản lý tài chính, kế toán, quản lý cơ sở vật chất, trang
thiết bị, quảng cáo, marketing, hỗ trợ khách hàng. Mỗi lĩnh vực lại có những yêu
cầu kiến thức, kỹ năng riêng. Do đó, người làm công việc hành chính cần có kiến
thức, kỹ năng tổng hợp để có thể thực hiện tốt các công việc được giao.
Tính chất thường xuyên, liên tục
Công việc hành chính diễn ra thường xuyên, liên tục, không ngừng nghỉ. Do
đó, người làm công việc hành chính cần có tính cẩn thận, tỉ mỉ để đảm bảo chất lượng công việc.
Tính chất phục vụ lO M oARcPSD| 45467232
Công việc hành chính nhằm phục vụ cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Do đó, người làm công việc hành chính cần có tinh thần trách nhiệm, thái độ phục
vụ tốt để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.3. Vai trò của công việc hành chính
Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả
Công việc hành chính bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, như quản lý văn
thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, tiếp nhận, xử lý hồ sơ, tài liệu, tổ chức hội nghị,
hội thảo, quản trị nhân sự, quản lý tài chính, kế toán, quản lý cơ sở vật chất, trang
thiết bị, quảng cáo, marketing, hỗ trợ khách hàng. Mỗi lĩnh vực lại có những yêu
cầu riêng về kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ. Do đó, người làm công việc hành
chính cần có kiến thức, kỹ năng tổng hợp, chuyên môn hóa để có thể thực hiện tốt
các công việc được giao.
Khi công việc hành chính được thực hiện một cách khoa học, hiệu quả sẽ giúp
tổ chức, doanh nghiệp hoạt động một cách trật tự, có nề nếp, tạo ra môi trường
làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
Giúp tổ chức, doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra
Công việc hành chính bao gồm nhiều lĩnh vực có liên quan đến các hoạt động
khác nhau của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, khi công việc hành chính được thực
hiện hiệu quả sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.
Chẳng hạn, công việc quản lý văn thư, lưu trữ giúp tổ chức, doanh nghiệp lưu
trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, giúp cho việc tra cứu, tìm kiếm
thông tin được dễ dàng, nhanh chóng. Công việc soạn thảo văn bản giúp tổ chức,
doanh nghiệp soạn thảo các văn bản hành chính một cách chính xác, đúng quy
định, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Tạo dựng hình ảnh, uy tín cho tổ chức, doanh nghiệp
Công việc hành chính có liên quan đến việc tiếp xúc, giao tiếp với khách hàng,
đối tác của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, khi công việc hành chính được thực
hiện một cách chuyên nghiệp, hiệu quả sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp tạo dựng
hình ảnh, uy tín trong xã hội, góp phần thu hút các đối tác, khách hàng. 3 lO M oARcPSD| 45467232
Chẳng hạn, công việc hỗ trợ khách hàng giúp tổ chức, doanh nghiệp giải đáp,
tư vấn cho khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, góp phần nâng cao sự
hài lòng của khách hàng đối với tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, công việc hành chính có vai trò quan trọng đối với hoạt động của tổ
chức, doanh nghiệp. Người làm công việc hành chính cần có kiến thức, kỹ năng
tổng hợp, chuyên môn hóa để có thể thực hiện tốt các công việc được giao, góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
1.2. Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Là một trong những kỹ năng quan trọng cần có của người làm công việc hành
chính. Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể soạn thảo các
văn bản hành chính một cách chính xác, đúng quy định, phù hợp với mục đích, đối tượng sử dụng.
Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể sử dụng máy tính và
các phần mềm văn phòng một cách thành thạo, giúp cho việc thực hiện các công
việc hành chính được nhanh chóng, hiệu quả.
Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm bảo đúng tiến độ
Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể thực hiện các công
việc được giao một cách hiệu quả, đúng thời hạn, góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Việc rèn luyện kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm bảo đúng tiến độ
mang lại nhiều lợi ích cho người làm công việc hành chính, như:
- Nâng cao hiệu quả quản lý công việc: Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
và đảm bảo đúng tiến độ giúp người quản lý công việc thực hiện công việc một
cách hiệu quả, đúng thời hạn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
-Nâng cao năng suất lao động: Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm
bảo đúng tiến độ giúp người quản lý công việc nâng cao năng suất lao động, hoàn
thành tốt các nhiệm vụ được giao. lO M oARcPSD| 45467232
-Nâng cao vị thế trong công việc: Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm
bảo đúng tiến độ là một trong những yếu tố quan trọng giúp người quản lý công
việc nâng cao vị thế trong công việc, tạo cơ hội thăng tiến.
Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác
Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể giao tiếp, ứng xử
một cách hiệu quả với các cá nhân, bộ phận liên quan, đảm bảo công việc được thực hiện thuận lợi.
Việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác mang lại nhiều
lợi ích cho người làm công việc hành chính, như:
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp người
làmcông việc hành chính giao tiếp, ứng xử một cách hiệu quả với các cá nhân, bộ
phận liên quan, đảm bảo công việc được thực hiện thuận lợi.
- Nâng cao chất lượng công việc: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp người
làmcông việc hành chính hiểu rõ yêu cầu công việc, phối hợp tốt với đồng nghiệp,
đối tác, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
- Nâng cao vị thế trong công việc: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là một
trongnhững yếu tố quan trọng giúp người làm công việc hành chính nâng cao vị
thế trong công việc, tạo cơ hội thăng tiến.
Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
Là một trong những kỹ năng quan trọng cần có của người làm công việc hành
chính. Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể tổ chức các cuộc
họp, hội nghị, hội thảo một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, đạt được mục tiêu đề ra.
Quản lý sử dụng con dấu
Kỹ năng quản lý, sử dụng con dấu là một trong những kỹ năng quan trọng cần
có của người làm công việc hành chính. Kỹ năng này giúp người làm công việc
hành chính có thể quản lý, sử dụng con dấu một cách hiệu quả, đúng quy định,
đảm bảo tính pháp lý của các văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức ban hành. Việc
quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định là trách nhiệm của mỗi người làm công việc hành chính.
* Một số lưu ý khi quản lý, sử dụng con dấu: 5 lO M oARcPSD| 45467232
- Luôn kiểm tra, giám sát việc quản lý, sử dụng con dấu để kịp thời phát
hiệnvà xử lý các trường hợp vi phạm.
- Khi con dấu bị mất, hư hỏng, phải báo cáo ngay cho người đứng đầu
cơquan, tổ chức để kịp thời xử lý.
-Khi thay đổi mẫu con dấu, phải thu hồi tất cả con dấu cũ và tiêu hủy theo quy định.
2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
2.1. Khái niệm văn bản hành chính
Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ quy định về công tác văn thư, văn bản hành chính là văn bản do cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo
quy định của pháp luật ban hành hoặc chấp nhận.
Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:
Văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh
tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống
loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:
- Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về
côngviệc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản
không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại
văn bản hành chính khác.
Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải
thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
- Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,
chươngtrình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu
trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ: lO M oARcPSD| 45467232
+ Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo
tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất,
báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;
+ Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan
tới đơn vị bằng văn bản;
+ Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự
việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản
hợp đồng, biên bản bàn giao.
Văn bản hành chính cá biệt
Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành
chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy
phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình
nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá
biệt; Nghị quyết cá biệt.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,…
2.2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Khái niệm về kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính là khả năng sử dụng ngôn ngữ viết để
tạo ra các loại văn bản hành chính một cách chính xác, rõ ràng, mạch lạc, đúng
quy định. Các loại văn bản hành chính thường gặp bao gồm: văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính thông thường, văn bản hành chính chuyên ngành.
Các bước soạn thảo văn bản hành chính thông thường
- Xác định mục đích, yêu cầu của văn bản
Bước đầu tiên trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính là xác định mục
đích, yêu cầu của văn bản. Điều này giúp người soạn thảo xác định được nội dung,
bố cục, thể thức của văn bản. - Thu thập thông tin 7 lO M oARcPSD| 45467232
Trước khi bắt đầu soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần thu thập đầy đủ
thông tin cần thiết để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản. Thông tin có thể thu
thập từ các nguồn như: tài liệu, hồ sơ, báo cáo,... - Lập dàn ý
Dàn ý là kế hoạch chi tiết về nội dung và bố cục của văn bản. Lập dàn ý giúp
người soạn thảo sắp xếp các ý tưởng một cách logic, khoa học, đảm bảo nội dung
của văn bản được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc. - Soạn thảo văn bản
Trên cơ sở dàn ý đã lập, người soạn thảo bắt đầu soạn thảo văn bản. Khi soạn
thảo văn bản, cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, mạch lạc, tuân thủ
các quy định về thể thức văn bản.
- Kiểm tra, chỉnh sửa văn bản
Sau khi soạn thảo xong văn bản, cần kiểm tra, chỉnh sửa kỹ lưỡng để đảm bảo
văn bản không có lỗi chính tả, dùng từ, ngữ pháp, lỗi về thể thức. - Trình ký văn bản
Sau khi văn bản đã được kiểm tra, chỉnh sửa xong, cần trình ký văn bản cho
người có thẩm quyền ký.
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (công văn)
Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn được sử dụng để giao tiếp, trao đổi thông
tin, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Các bước soạn thảo công văn bao gồm:
- Xác định mục đích, yêu cầu của công văn
Bước đầu tiên trong quá trình soạn thảo công văn là xác định mục đích, yêu
cầu của công văn. Điều này giúp người soạn thảo xác định được nội dung, bố cục,
thể thức của công văn.
- Thu thập thông tin
Trước khi bắt đầu soạn thảo công văn, người soạn thảo cần thu thập đầy đủ
thông tin cần thiết để phục vụ cho việc soạn thảo công văn. Thông tin có thể thu
thập từ các nguồn như: tài liệu, hồ sơ, báo cáo,... lO M oARcPSD| 45467232 - Lập dàn ý
Dàn ý là kế hoạch chi tiết về nội dung và bố cục của công văn. Lập dàn ý giúp
người soạn thảo sắp xếp các ý tưởng một cách logic, khoa học, đảm bảo nội dung
của công văn được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc.
- Soạn thảo công văn
Trên cơ sở dàn ý đã lập, người soạn thảo bắt đầu soạn thảo công văn. Khi soạn
thảo công văn, cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, mạch lạc, tuân thủ
các quy định về thể thức công văn.
- Kiểm tra, chỉnh sửa công văn
Sau khi soạn thảo xong công văn, cần kiểm tra, chỉnh sửa kỹ lưỡng để đảm
bảo công văn không có lỗi chính tả, dùng từ, ngữ pháp, lỗi về thể thức.
- Trình ký công văn
Sau khi công văn đã được kiểm tra, chỉnh sửa xong, cần trình ký công văn cho
người có thẩm quyền ký.
* Các quy định về thể thức công văn
Thể thức công văn được quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội
vụ. Theo đó, công văn được trình bày theo các thành phần chính sau:
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn
+ Số, ký hiệu của công văn + Tên loại văn bản + Nơi nhận + Nội dung của công văn
+ Ký, ghi rõ họ tên của người có thẩm quyền ký
+ Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành công văn
* Các lưu ý khi soạn thảo công văn
Khi soạn thảo công văn, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Thông tin trong công văn phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng, tránh mắc
lỗichính tả, dùng từ, ngữ pháp.
- Ngôn ngữ trong công văn phải trang trọng, lịch sự, phù hợp với đối tượngnhận công văn.
- Thể thức của công văn phải đúng quy định. 9 lO M oARcPSD| 45467232
Ý nghĩa thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính có ý nghĩa thực tiễn quan trọng đối với
công việc hành chính, thể hiện ở những điểm sau:
- Hiệu quả công việc: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính giúp người
làmcông việc hành chính soạn thảo các loại văn bản hành chính một cách chính
xác, rõ ràng, mạch lạc, đúng quy định, đảm bảo hiệu quả công việc.
- Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành
chínhgiúp người làm công việc hành chính tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo
ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng, góp phần nâng cao uy tín của cơ quan, tổ chức.
- Tạo thuận lợi cho hoạt động giao tiếp: Kỹ năng soạn thảo văn bản
hànhchính giúp người làm công việc hành chính giao tiếp, trao đổi thông tin với
các cá nhân, tổ chức một cách hiệu quả, đảm bảo các mục tiêu giao tiếp.
- Tăng cường hiệu quả quản lý: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
giúpngười làm công việc hành chính quản lý thông tin, tài liệu một cách khoa học, hiệu quả.
Cụ thể, kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính được thể hiện qua các khía cạnh sau:
- Khả năng sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, mạch lạc: Kỹ năng nàygiúp
người làm công việc hành chính sử dụng ngôn ngữ một cách chính xác, phù hợp
với ngữ cảnh, tránh mắc lỗi chính tả, dùng từ, ngữ pháp. Điều này giúp văn bản
được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi, tạo thiện cảm cho người đọc.
- Khả năng trình bày văn bản khoa học, hợp lý: Kỹ năng này giúp người
làmcông việc hành chính trình bày văn bản một cách khoa học, hợp lý, dễ hiểu,
dễ theo dõi. Điều này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung văn bản, hiểu
được mục đích, ý nghĩa của văn bản.
- Khả năng tuân thủ quy định về thể thức văn bản: Kỹ năng này giúp
ngườilàm công việc hành chính tuân thủ các quy định về thể thức văn bản, như
trình tự, bố cục, trang trí, chữ viết,... Điều này giúp văn bản có tính thẩm mỹ cao,
tạo thiện cảm cho người đọc. lO M oARcPSD| 45467232
3. Soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ
năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội
BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH XÃ HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT N
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:409/CV-ĐHLĐXH
Hà Nội, Ngày 20 tháng 8 năm 2023
V/v nghỉ học ngày Lễ Khai giảng năm học 20232024 Kính gửi:
- Toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên Trường Đại học Lao động - Xã hội;
- Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trường Căn cứ:
- Luật Giáo dục đại học năm 2012;
- Thông tư số 30/2018/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 8 năm 2018 của Bộ Giáo dục vàĐào
tạo quy định về tổ chức và hoạt động của trường đại học;
- Quyết định số 218/QĐ-ĐHLĐXH ngày 18 tháng 7 năm 2023 của Trường Đại họcLao
động - Xã hội về việc ban hành kế hoạch năm học 2023-2024.
Trường Đại học Lao động - Xã hội thông báo tới toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên,
sinh viên về việc nghỉ học ngày Lễ Khai giảng năm học 2023-2024 như sau:
Thời gian: Thứ Hai, ngày 05 tháng 9 năm 2023
Nội dung: Nghỉ học, không tổ chức dạy học, học tập.
Đối tượng áp dụng: Toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên Trường Đại học Lao động - Xã hội.
Trách nhiệm thực hiện:
- Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trường:
- Thông báo đến toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên về nội dung công văn này. 11 lO M oARcPSD| 45467232
- Bố trí thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên:
- Chuẩn bị nội dung, phương án cho hoạt động khai giảng năm học 2023-2024.
- Tham dự đầy đủ các hoạt động khai giảng theo quy định. Trân trọng thông báo./.
- Sinh viên các lớp ĐHCQ;- Lưu: VT, QLĐT. Nơi nhận: TL. HIỆU TRƯỞNG - Các đơn vị
TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO trong trường; - CVHT các lớp;
TS. NGUYỄN THỊ GIÁNG HƯƠNG KẾT LUẬN
Thông qua nghiên cứu, bài tiểu luận đã phân tích khái niệm, vai trò, ý nghĩa
thực tiễn của kỹ năng xử lý công việc hành chính. Đồng thời, bài tiểu luận đã đề
xuất một số giải pháp nhằm nâng cao kỹ năng xử lý công việc hành chính cho
người làm công việc hành chính. Cụ thể, để nâng cao kỹ năng xử lý công việc
hành chính, người làm công việc hành chính cần chú ý đến các vấn đề sau: Học
tập, nghiên cứu kiến thức về công việc hành chính: Người làm công việc hành
chính cần nắm vững các kiến thức về công việc hành chính, như các loại công
việc hành chính, quy trình xử lý công việc hành chính,...; Tham gia các khóa đào
tạo, tập huấn về kỹ năng xử lý công việc hành chính: Các khóa đào tạo, tập huấn
sẽ giúp người làm công việc hành chính được trang bị kiến thức, kỹ năng cần thiết;
Tự học, tự rèn luyện: Bên cạnh việc học tập, tham gia các khóa đào tạo, tập huấn,
người làm công việc hành chính cần tự học, tự rèn luyện thường xuyên để nâng
cao kỹ năng xử lý công việc hành chính. Việc nâng cao kỹ năng xử lý công việc
hành chính sẽ giúp người làm công việc hành chính thực hiện các nhiệm vụ hành
chính một cách hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của công việc, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
TÀI LIỆU THAM KHẢO lO M oARcPSD| 45467232 -
Giáo trình Kỹ năng xử lý công việc hành chính của tác giả Nguyễn
ThịNhung, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. -
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. -
Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư – Báo Thư viện Phápluật
(https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/thoi-su-phap-luat/ tu-
van-phap-luat/46082/quan-ly-va-su-dung-con-dau-trong-cong-tac-van-thu). -
Kỹ năng để hoàn thành tốt công việc hành chính văn phòng –
working.vn(https://working.vn/6-ky-nang-de-hoan-thanh-tot-cong-viec-hanh- chinh-vanphong.html). -
Cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản chuẩn – Luật DươngGia
(https://luatduonggia.vn/cach-trinh-bay-ky-thuat-va-the-thuc-trinh- bay-vanban-chuan/). 13