lO MoARcPSD| 45467232
TNG ĐẠI HỌC LAO ĐNG - XÃ HỘI
KHOA LUT
TIỂU LUẬN
HỌC PHẦN KNĂNG XỬ NG VIỆC HÀNH CHÍNH
Lpn chỉ: D16LK01
HC K 2. NĂM HỌC 2023 - 2024
Đề tài: Thế nào công việc hành cnh? Để xng vic nh chính hiu
qu, người làm công tác hành chính cần có những k năng cơ bản gì? Phân
tích và ln h với thực tiễn đ làm rõ vai trò ca k năng son tho văn bn
hành chính. Thực hành son tho 01 văn bn hành chính đ triển khai thực
hin 1 nhiệm v năm hc 2023 - 2024 ca Tng Đại hc Lao đng - Xã hi.
H tên sinh viên: Phm Văn Cưng
S thtự trong danh sách lpn chỉ: 13
SV: 1116080244
Ngày/tháng/năm sinh: 14/11/2002
Lp niên chế: D16LK03
H tên giảng viên: Đ Hu Phương
HÀ NỘI – 2023
lO MoARcPSD| 45467232
MỤC LC
MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
NỘI DUNG................................................................................................... 2
1. Công việc hành chính gì? Nhng kỹ năng cơ bn đ xử công việc ... 2
hành chính hiệu qu ..................................................................................... 2
1.1. Khái nim, đc đim, vai trò ca công việc hành chính ...................... 2
1.1.1. Khái nim ...................................................................................... 2
1.1.2. Đặc điểm ........................................................................................ 2
1.1.3. vai trò ca công vic hành cnh.................................................... 3
1.2. Những k năng bn đ x công vic hành chính hiệu quả K ... 4
năng soạn tho văn bản hành chính ........................................................... 4
2. Vai trò thực tin ca k năng soạn thảo văn bn hành cnh .................. 6
2.1. Khái nim văn bn hành cnh ........................................................... 6
2.2. Vai trò thực tin ca k năng son thảo văn bn hành cnh ............. 7
3. Son tho 01 văn bản hành cnh đ trin khai thực hiện 01 nhim v
năm hc 2023 - 2024 ca Trưng Đi hc Lao đng - Xã hi .................... 11
KT LUN ................................................................................................ 12
I LIỆU THAM KHO................................................................................15
lO MoARcPSD| 45467232
1
MỞ ĐU
Trong bất k tổ chức, doanh nghip nào, công việc hành cnh đều đóng vai
trò quan trọng, là nền tng cho hoạt đng ca toàn b tổ chức. Nời làm công
cnh cnh cần có nhng k năng chun môn và nghiệp v cn thiết để thc
hin tốt công việc của mình. Đthực hiện tốt các công việc hành cnh, người làm
công cnh chính cần có những kỹ năng chuyên môn và nghiệp v cần thiết.
Kng x lý công việc hành chính là mt trong nhng k năng quan trng mà
người làm công cnh chính cn phải có. Kng này bao gm nhiều kng
nhkhác nhau, như: kng lập kế hoạch và tổ chức công việc, k năng son
thảo văn bn, k ng giao tiếp ứng x, k ng sử dng máy nh và phn
mềm văn phòng, kỹ năng gii quyết vn đề. Vic nghiên cứu kỹ năng x lý công
vic hành chính có ý nghĩa quan trng đi với việc nâng cao cht lượng đi ngũ
cán b, công chức, viên chức làm công c nh cnh. Nghiên cứu này s giúp
cng ta hiểu n về các k ng xử lý công vic hành chính, tđó có những
gii pháp phù hợp đ ng cao kỹ năng này cho người làm công tác hành cnh.
Cụ thể, nghiên cứu y scó những ý nghĩa sau:
- Giúp nâng cao kiến thức và nhận thức ca người làm công c nh cnhv
tầm quan trọng của k năng x lý công việc hành cnh.
- Giúp người làm công c nh cnh hiểu hơn về các k năng xử lýcông
vic hành chính, t đó có th vn dụng hiệu qu các k năng y trong công việc.
- Giúp các tổ chức, doanh nghip có những gii pháp p hợp đ ng caok
năng xử lý công việc hành cnh cho người làm công c nh chính.
Vì những lý do trên, em chn đ i Thế nào công vic hành chính? Đ
x công vic hành chính hiệu qu, người làm ng tác nh chính cần có nhng
k năng cơ bản gì? Phân tích và liên hvới thc tiễn đlàm vai trò ca kỹ năng
son thảo văn bn hành chính. Thực hành soạn tho 01 văn bn hành chính để
triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm hc 2023 - 2024 ca Trường Đại hc Lao
đng - Xã hi.” làm đề tài nghiên cứu hc phần K năng xlý công việc nh
cnh. Bài tiu lun được viết theo phương pháp Tng hợp phân tích, m kiếm
và thu thập thông tin.
lO MoARcPSD| 45467232
NỘI DUNG
1. Công vic hành chính gì? Nhng kỹ năng cơ bản đ x công vic
hành chính hiệu qu
1.1. Khái niệm, đặc đim, vai trò ca công vic hành chính
1.1.1. Khái niệm
ng việc hành cnh là những công việc liên quan đến quản lý, điều hành,
tổ chc các hoạt đng của một tổ chức, doanh nghip. Công việc hành cnh bao
gm nhiu lĩnh vực kc nhau, như:
+ Quản lý văn thư, lưu tr
+ Son tho n bn
+ Tiếp nhận, xử lý hồ sơ, i liệu
+ Tổ chức hội ngh, hi tho
+ Quản trị nhân s
+ Quản lý i cnh, kế toán
+ Quản lý cơ svt cht, trang thiết b
+ Quảng cáo, marketing
+ H trợ khách hàng
1.1.2. Đặc đim
ng việc hành cnh có nhng đặc đim sau:
Tính cht tổng hp
ng việc nh cnh bao gm nhiu lĩnh vực khác nhau, như quản lý n
thư, lưu tr, son thảo n bản, tiếp nhận, xử lý h sơ, i liu, t chc hi ngh,
hi thảo, qun tr nhân sự, quản lý i cnh, kế toán, qun lý cơ svật cht, trang
thiết b, qung cáo, marketing, h trợ khách hàng. Mi lĩnh vực li có những u
cầu kiến thc, kng riêng. Do đó, người làm công việc hành cnh cn có kiến
thức, k năng tổng hợp đcó th thực hin tt các công việc được giao.
Tính cht thường xuyên, liên tục
ng việc hành chính din ra thường xuyên, liên tục, không ngừng ngh. Do
đó, người làm công việc nh chính cn có nh cẩn thn, tỉ m để đm bo cht
lượng công việc.
Tính cht phục v
lO MoARcPSD| 45467232
3
ng việc nh chính nhm phc v cho hoạt đng của tổ chức, doanh nghip.
Do đó, người làm công vic hành cnh cần có tinh thần trách nhiệm, thái đ phc
v tốt đgóp phn nâng cao hiệu qu hoạt đng ca tổ chức, doanh nghip.
1.1.3. Vai trò ca công việc hành chính
To ra môi trường làm vic chuyên nghiệp, hiu qu
ng việc nh cnh bao gm nhiu lĩnh vực khác nhau, như quản lý n
thư, lưu tr, son thảo n bản, tiếp nhận, xử lý h sơ, i liu, t chc hi ngh,
hi thảo, qun tr nhân sự, quản lý tài chính, kế toán, quản lý cơ svật chất, trang
thiết b, qung cáo, marketing, h trợ khách hàng. Mi lĩnh vực li có những u
cầu riêng v kiến thức, kỹ năng, nghiệp v. Do đó, người làm ng vic nh
cnh cần có kiến thức, k năng tổng hợp, chun môn hóa đcó th thực hin tốt
các công việc được giao.
Khi công vic hành cnh được thực hin mt cách khoa học, hiu qu s giúp
tổ chức, doanh nghip hoạt đng một cách trật tự, có n nếp, tạo ra môi trường
làm việc chuyên nghip, hiệu quả.
Giúp tổ chức, doanh nghip thực hiện các nhiệm v, mc tiêu đra
ng việc hành cnh bao gồm nhiu lĩnh vực có liên quan đến các hot đng
khác nhau của tổ chức, doanh nghip. Do đó, khi công việc hành cnh được thc
hin hiu qu s giúp tổ chc, doanh nghip thực hiện các nhim v, mục tiêu đ
ra mt cách hiu qu.
Chẳng hn, công việc qun lý văn thư, lưu tr giúp tổ chc, doanh nghip lưu
tr, bo quản hồ sơ, tài liu mt cách khoa hc, giúp cho vic tra cứu, m kiếm
thông tin được d dàng, nhanh chóng. Công vic son tho n bn giúp tổ chc,
doanh nghiệp soạn tho cácn bản hành cnh mt cách chính xác, đúng quy
đnh, góp phnng cao hiu qu hoạt đng ca tổ chức, doanh nghip.
To dng nhnh, uy n cho tổ chức, doanh nghiệp
ng vic hành cnh có liên quan đến việc tiếp c, giao tiếp với kháchng,
đi c ca tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, khi công việc nh chính được thc
hin mt cách chuyên nghip, hiệu quả sẽ giúp tổ chc, doanh nghip tạo dựng
hình nh, uy n trong hi, góp phn thu t các đối tác, khách hàng.
lO MoARcPSD| 45467232
Chẳng hn, công vic h trợ khách ng giúp tổ chc, doanh nghip gii đáp,
vn cho khách hàng mt cách nhanh chóng, chính xác, góp phnng cao s
hài lòng ca khách hàng đi với tổ chc, doanh nghip.
N vy, công việcnh cnh có vai trò quan trọng đi với hot đng ca t
chức, doanh nghiệp. Người làm công việc hành chính cn có kiến thc, k năng
tổng hợp, chuyên môn hóa đ có th thực hin tt các công việc được giao, góp
phnng cao hiu quả hoạt đng ca tổ chức, doanh nghip.
1.2. Những kỹ năng cơ bn để x công vic hành chính hiệu qu
Kỹ năng son tho văn bn hành chính
Là mt trong nhng k năng quan trọng cần có ca người làm công vic hành
cnh. Kng này giúp người làm công vic hành cnh có thson tho các
văn bản hành chính một cách chính xác, đúng quy đnh, phù hợp với mc đích,
đi ợng sdụng.
Kỹ năng tin hc văn png
Kỹ năng này giúp người làm công vic hành cnh có th sdng máy nh
các phn mềm n phòng một cách thành thạo, giúp cho vic thc hiện các công
vic hành cnh được nhanh chóng, hiệu qu.
Kỹ năng qun lý công vic hiu qu và đm bo đúng tiến đ
Kng này giúp người làm công việc nh chính có th thực hin các công
vic được giao mt cách hiu qu, đúng thời hn, góp phần ng cao hiệu qu
hot đng ca tổ chc, doanh nghip.
Vic n luyn kỹ năng qun lý công việc hiu qu đm bảo đúng tiến đ
mang lại nhiu lợi ích cho nời làm công việc nh chính, như:
- Nâng cao hiệu quả quản lý công việc: K năng quản lý công vic hiu qu
và đảm bảo đúng tiến đ giúp người quản lý công vic thc hin công việc mt
cách hiu quả, đúng thời hạn, góp phn nâng cao hiệu quả hoạt đng ca tổ chc,
doanh nghiệp.
-Nâng cao năng suất lao đng: K năng qun lý công việc hiu quả và đm
bo đúng tiến đ giúp người quản lý công việc nâng cao năng suất lao đng, hoàn
thành tốt các nhim vụ được giao.
lO MoARcPSD| 45467232
5
-Nâng cao vị thế trong công vic: K năng qun lý công việc hiệu qu đm
bo đúng tiến đ là mt trong những yếu tố quan trng giúp người qun lý công
vic nâng cao vị thế trong công việc, to cơ hội thăng tiến.
Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và đi c
Kng này giúp người làm công việc nh chính có th giao tiếp, ứng x
mt cách hiu qu với các cá nhân, b phận liên quan, đảm bo công việc đưc
thực hiện thuận lợi.
Vic n luyn k năng giao tiếp với đng nghiệp và đi c mang lại nhiu
lợi ích cho nời làm công vic hành cnh, n:
- Nâng cao hiệu qu giao tiếp: K năng giao tiếp hiệu qu giúp người
làmcông vic hành cnh giao tiếp, ứng xử mt cách hiệu qu với các cá nhân, b
phn liên quan, đm bảo công vic được thực hiện thun lợi.
- Nâng cao cht lượng công vic: K năng giao tiếp hiệu qu giúp người
làmcông vic hành cnh hiu rõ u cu công vic, phi hợp tốt với đng nghip,
đi c, hoàn thành tốt các nhim vụ được giao.
- Nâng cao vị thế trong ng vic: K năng giao tiếp hiệu quả là mt
trongnhững yếu tố quan trng giúp người làm công việc nh chínhng cao v
thế trong công việc, tạo cơ hội thăng tiến.
Kỹ năng tổ chức cuc hp, hi ngh, hi tho.
Là mt trong những k năng quan trng cn có ca người làm công việc hành
cnh. K năng này giúp người làm công việc hành cnh có th tổ chức các cuc
hp, hi ngh, hội tho một cách hiu quả, tiết kim thời gian và chi phí, đt đưc
mục tiêu đề ra.
Qun lý s dng con du
Kỹ năng quản lý, sdụng con dấu là mt trong những k năng quan trọng cn
có ca người làm công việc hành chính. Kng y giúp người làm công việc
hành chính có thqun lý, sử dng con du mt cách hiệu qu, đúng quy đnh,
đm bảo nh pp lý của các n bn, giấy tờ do cơ quan, tổ chức bannh. Việc
qun lý, sdng con dấu đúng quy đnh là trách nhiệm ca mỗi người làm công
vic hành cnh.
* Mt su ý khi qun , s dng con du:
lO MoARcPSD| 45467232
- Luôn kim tra, giám sát việc qun lý, sdụng con du đ kịp thời phát
hinvà xử lý các trường hợp vi phạm.
- Khi con dấu b mất, hư hng, phải báo cáo ngay cho người đứng đu
cơquan, tổ chức đkp thời x lý.
-Khi thay đi mu con du, phi thu hi tất c con dấu cũ tiêu hy theo quy
đnh.
2. Vai trò thực tin ca knăng son tho văn bn hành chính
2.1. Khái nim văn bn hành cnh
Theo quy đnh ti Điều 3 Nghị đnh 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 ca
Chính phủ quy đnh về công c n thư, văn bn hành cnh là văn bn do
quan, tổ chức, cá nhân trong khi thc hiện nhim v, quyền hn ca mình theo
quy đnh ca pháp lut ban hành hoc chp nhận.
Văn bản hành cnh được chia thành 2 loi chính sau:
n bn hành chính thông thưng
Là những n bn mang nh thông tin điều hành nhm thc hiện các n bn
quy phạm pp lut khác hoc dùng đgii quyết các công việc cth, phn ánh
nh hình, giao dch, trao đi, ghi cp công việc trong cơ quan, t chc. H thng
loại n bny rất đa dng và phc tạp, có th pn thành 2 loại chính:
- Văn bản không có n loại: ng văn là n bn dùng đ giao dch v
côngviệc giữa các cơ quan đoàn th. Đi với loi n bản này thìđầu văn bn
không thhin n loi n bn. Đây cũng là cách đ phân bit công văn với loi
văn bản hành chính khác.
Ví dụ: Côngn đôn đc, công văn tr lời, công văn mời họp, công văn gii
thích, công n yêu cầu, công văn kiến ngh, công văn chất vấn.
- Văn bản có n gi: Thông báo, báo cáo, biên bản, t trình, đ án,
cơngtrình, kế hoạch, hợp đng, các loi giấy (giấy đi đường, giấy giới thiu,
giy ngh pp, giấy y nhiệm,…) các loi phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu
trình…). Những văn bản loi này thường thhiện loại n gọi c th.
Ví d:
lO MoARcPSD| 45467232
7
+ Báo cáo: Dùng đtrình bày chonh hình hay svic. Ví d: Báo o
tuần, báo cáo tháng, báo cáo q, báo cáo m, báo cáo đnh k, báo cáo đt xut,
báo cáo chuyên đề, báo cáo hi nghị;
+ Thông báo: Báo cho mi người biết nh hình hot đng, tin tức liên quan
tới đơn v bng văn bản;
+ Biên bản: Bn ghi cp lại nhng gì đã xy ra hoặc nh trng của mt sự
vic đlàm chứng v sau. Ví dụ: biên bn hội ngh, biên bn nghiệm thu, biên bn
hợp đng, biên bn bàn giao.
n bn hành chính cá bit
Là phương tiện thhiện các quyết đnh quản lý ca cơ quan qun lý nh
cnh nhà nước có thm quyền trên cơ snhững quy đnh chung, quyết đnh quy
phm của cơ quan nhà nước cp trên hoặc quy đnh quy phm ca cơ quan mình
nhm giải quyết các công việc c th. Bao gm: Quyết đnh cá biệt; Ch th
biệt; Ngh quyết cá biệt.
Ví dụ: Quyết đnh nâng lương, quyết định b nhiệm, min nhim, khen
thưởng, k lut cán b công chức; Chỉ th v pt đng thi đua, biểu dương người
tốt việc tốt,…
2.2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng son tho văn bn hành cnh
Khái niệm về k năng soạn tho văn bn hành chính
Kng son thảo n bn hành chính là khnăng sdụng ngôn ngữ viết đ
tạo ra các loại văn bản nh chính một cách chính xác, ràng, mch lc, đúng
quy đnh. Các loi n bn nh chính thường gp bao gồm: văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành cnh thông thường, văn bản hành cnh chuyên ngành.
Các bước son tho văn bn hành chính thông thường
- Xác đnh mục đích, yêu cầu can bn
Bước đu tiên trong q trình soạn thảo n bản hành chính là xác đnh mc
đích, yêu cầu ca n bn. Điều này giúp người soạn tho xác đnh được nội dung,
b cc, th thc của văn bản.
- Thu thập thông tin
lO MoARcPSD| 45467232
Trước khi bt đầu son tho văn bn, người soạn thảo cần thu thp đầy đ
thông tin cn thiết để phục vụ cho vic soạn tho n bản. Thông tin có th thu
thập từ các nguồn như: i liệu, hồ sơ, báo cáo,...
- Lập dàn ý
Dàn ý là kế hoạch chi tiết v nội dung và b cc can bn. Lp dàn ý giúp
người soạn tho sắp xếp các ý tưởng mt cách logic, khoa học, đm bo ni dung
của văn bản được trình bày mt cách rõ ng, mch lc.
- Son thảo n bn
Trên cơ sdàn ý đã lập, người soạn tho bắt đu soạn thon bn. Khi son
thảo văn bản, cần lưu ý sdng ngôn ngcnh xác, ng, mch lc, tuân th
các quy đnh v th thức n bản.
- Kiểm tra, chỉnh sửa văn bn
Sau khi soạn tho xong văn bản, cần kim tra, chnh sửa kỹ lưỡng đ đảm bảo
văn bản không có li chính tả, dùng từ, ng pháp, li v th thức.
- Trình ký n bản
Sau khi văn bản đã được kiểm tra, chnh sửa xong, cần trình ký văn bn cho
người có thẩm quyền ký.
Kỹ năng son tho văn bn hành chính thông dng (công văn)
ng văn là mt loại n bnnh chính được sdụng ph biến trong các cơ
quan, tổ chức, doanh nghip. Công văn được sdụng đ giao tiếp, trao đi thông
tin, thực hin các nhim v, quyền hn của cơ quan, tổ chức, doanh nghip.
Các bước soạn thảo công văn bao gm:
- c định mục đích, yêu cu của ng văn
Bước đu tiên trong quá trình son tho công văn là xác đnh mc đích, yêu
cầu ca công n. Điều này giúp người soạn tho c đnh được nội dung, b cc,
thể thức của công n.
- Thu thp thông tin
Trước khi bắt đầu son thảo công văn, người soạn tho cần thu thp đầy đ
thông tin cn thiết để phục vụ cho vic soạn thảo công văn. Thông tin có th thu
thập từ các nguồn như: i liệu, hồ sơ, báo cáo,...
lO MoARcPSD| 45467232
9
- Lp dàn ý
Dàn ý là kế hoạch chi tiết về ni dung bố cục ca công văn. Lp dàn ý giúp
người soạn tho sắp xếp các ý tưởng mt cách logic, khoa học, đm bo ni dung
của công văn được trình bày mt cách rõ ràng, mch lc.
- Son tho ng văn
Trên cơ sdàn ý đã lp, người soạn tho bt đu soạn tho công văn. Khi soạn
thảo công văn, cần lưu ý sdng ngôn ng cnh c, rõ ng, mch lc, tuân th
các quy đnh v th thức công văn.
- Kiểm tra, chỉnh sửa ng văn
Sau khi soạn tho xong công văn, cần kim tra, chnh sửa k lưỡng đ đm
bo công văn không có li chính t, dùng từ, ngữ pp, li v thể thức.
- Trình kýng văn
Sau khi công văn đã được kim tra, chnh sửa xong, cn trình ký công n cho
người có thẩm quyền ký.
* Các quy định về thể thức công văn
Th thức công n được quy đnh tại Thông 01/2011/TT-BNV ca B Ni
v. Theo đó, công văn được trình bày theo các thành phn chính sau:
+ Tên cơ quan, tổ chức bannh công văn
+ Số, ký hiu ca công n
+ Tên loi văn bn
+ Nơi nhn
+ Ni dung ca công văn
+ Ký, ghi hn ca người có thẩm quyền ký
+ Dấu ca cơ quan, tổ chức ban hành công văn
* Các u ý khi son tho công văn
Khi soạn thảo công n, cần lưu ý mt s vn đề sau:
- Thông tin trong công văn phi chính c, đy đủ, ràng, tránh mc
lichính tả, dùng từ, ngpp.
- Ngôn ng trong công văn phi trang trọng, lch sự, phù hợp với đối
ợngnhn công văn.
- Th thức ca công n phi đúng quy đnh.
lO MoARcPSD| 45467232
Ý nghĩa thực tiễn của k năng son tho văn bn hành chính
Kỹ năng son thảo văn bản hành cnh có ý nghĩa thực tin quan trọng đi với
công vic hành chính, th hiện những đim sau:
- Hiu qu công việc: K năng soạn thảo n bn hành chính giúp người
làmcông việc hành chính soạn thảo các loi văn bản hành chính mt cách cnh
xác, ràng, mạch lc, đúng quy đnh, đm bảo hiệu qu công vic.
- To dựng nh nh chun nghip: K ng soạn thảo văn bản hành
cnhgiúp người làm công việc hành cnh tạo dựng hình nh chun nghiệp, tạo
n ợng tốt với đi c, khách ng, góp phần ng cao uy n ca cơ quan, t
chức.
- To thun lợi cho hoạt động giao tiếp: K năng soạn thảo văn bn
hànhchính giúp người làm công vic nh cnh giao tiếp, trao đi thông tin với
các cá nhân, tổ chức mt cách hiu qu, đm bảo các mc tiêu giao tiếp.
- Tăng cường hiệu qu quản lý: K năng son thảo n bản nh chính
giúpngười làm công vic hành cnh qun lý thông tin, i liu mt cách khoa học,
hiu qu.
Cụ thể, kng son thảo văn bản hành cnh được th hiện qua các khía cạnh
sau:
- Khả năng sdng ngôn ngữ chính xác, rõ ng, mch lc: Kỹ năng nàygiúp
người làm công vic nh chính sử dng ngôn ngữ mt cách chính xác, phù hợp
với ng cnh, tránh mc li chính tả, dùng từ, ng pp. Điu y giúp văn bn
được trình bày mt cách rõ ng, dễ hiu, d theo dõi, tạo thin cảm cho người
đc.
- Khả năng trình bày văn bn khoa học, hợp lý: K năng này giúp người
làmcông việc hành chính trình bày văn bản mt cách khoa hc, hợp lý, dhiểu,
d theo dõi. Điều y giúp người đc d dàng nắm bắt ni dung n bn, hiu
được mc đích, ý nghĩa của văn bản.
- Khả năng tuân th quy định v th thc văn bn: K năng này giúp
ngườilàm công việc hành chính tuân thcác quy đnh về th thức n bn, như
trình tự, b cc, trang trí, ch viết,... Điu y giúp văn bản có nh thẩm m cao,
tạo thin cảm cho người đc.
lO MoARcPSD| 45467232
11
3. Son tho 01 văn bản hành cnh đ trin khai thực hiện 01 nhim v
năm hc 2023 - 2024 của Tng Đại học Lao đng - Xã hội
B LAO ĐNG THƯƠNG BINH XÃ HỘI CỘNG HÒA HỘI CHNGA VIỆT N
TRƯNG ĐI HC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI Độc lập - Tdo - Hnh phúc
S:409/CV-ĐHLĐXH Nội, Ngày 20 tháng 8m 2023
V/v nghỉ hc ngày L Khai giảng năm hc 20232024
Kính gửi:
- Toàn th cán b, giảng viên, nhân viên, sinh vn Trường Đi học Lao đng - hi;
- Các đơn vị, phòng, ban trực thuc Trường
Căn cứ:
- Lut Giáo dục đi học năm 2012;
- Thông s 30/2018/TT-BGT ngày 24 tng 8 năm 2018 của Bộ Go dục vàĐào
tạo quy đnh v tổ chức và hoạt đng ca trường đại hc;
- Quyết định s 218/-ĐHLĐXH ngày 18 tháng 7 năm 2023 ca Trường Đại họcLao
đng - Xã hội v việc ban hành kế hoch m học 2023-2024.
Trường Đại học Lao đng - hi thông báo tới toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên,
sinh viên v vic ngh hc ngày L Khai giảng m học 2023-2024 như sau:
Thi gian: Thứ Hai, ngày 05 tng 9 năm 2023
Nội dung: Nghỉ học, không t chức dy hc, hc tập.
Đối tượng áp dng: Toàn th cán bộ, giảng viên, nhân vn, sinh viên Trường Đại học
Lao đng - hi.
Trách nhim thực hin:
- c đơn vị, phòng, ban trực thuc Trường:
- Thông báo đến toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh vn v nội dung công văn
này.
lO MoARcPSD| 45467232
- Bố trí thực hiện nhiệm v theo kế hoch đã được phê duyệt.
- n bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên:
- Chun bị ni dung, phương án cho hot đng khai giảng m học 2023-2024.
- Tham dđầy đcác hot đng khai giảng theo quy định.
Trân trng thông o./.
i nhn:
- c đơn v
trong
trường;
- CVHT các
lớp;
- Sinh viên các lớp ĐHCQ;-
Lưu: VT, QLĐT.
TL. HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG PHÒNG QUẢN ĐÀO TO
TS. NGUYN THỊ GIÁNG ƠNG
KT LUN
Thông qua nghiên cứu, bài tiểu luận đã phânch khái niệm, vai trò, ý nghĩa
thực tin của k năng xlý công vic nh chính. Đồng thời, bài tiu lun đã đ
xut mt s gii pháp nhằm nâng cao k năng xlý công việc nh cnh cho
người làm công việc nh chính. C th, để nâng cao k năng xử lý công việc
hành chính, nời làm công việc hành chính cn chú ý đến các vấn đ sau: Hc
tập, nghiên cứu kiến thc v công vic nh cnh: Nời làm công việc nh
cnh cần nm vững các kiến thức về công vic nh cnh, như các loi công
vic hành cnh, quy trình xử lý công việc nh chính,...; Tham gia các khóa đào
tạo, tp hun v k ng x lý công vic hành chính: Các khóa đào to, tập huấn
sgiúp người làm công vic hành cnh được trang b kiến thức, kỹ năng cần thiết;
Thọc, tựn luyn: Bên cnh việc hc tập, tham gia các khóa đào tạo, tp hun,
người làm công việc hành chính cần tự hc, tn luyn thường xun để nâng
cao knăng xlý công việc nh chính. Việc ng cao k năng xử lý công việc
hành chính sẽ giúp người làm công vic nh cnh thực hin các nhiệm vụ hành
cnh mt cách hiu qu, đáp ứng yêu cầu ca công việc, góp phn nâng cao hiệu
qu hoạt đng của cơ quan, tổ chức.
I LIỆU THAM KHO
lO MoARcPSD| 45467232
13
- Giáo tnh K ng x lý công việc hành cnh của tác gi Nguyn
ThNhung, Nhà xut bn Đi học Quc gia Hà Ni.
- Ngh đnh s 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
- Quản lý sdụng con dấu trong công c n thư Báo Thư vin Phápluật
(https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/thoi-su-phap-luat/ tu-
van-phap-luat/46082/quan-ly-va-su-dung-con-dau-trong-cong-tac-van-thu).
- K năng đ hoàn thành tốt công vic hành cnh văn phòng
working.vn(https://working.vn/6-ky-nang-de-hoan-thanh-tot-cong-viec-hanh-
chinh-vanphong.html).
- Cách trình bày, kỹ thut th thc trình bày n bn chuẩn Luật
DươngGia (https://luatduonggia.vn/cach-trinh-bay-ky-thuat-va-the-thuc-trinh-
bay-vanban-chuan/).

Preview text:

lO M oARcPSD| 45467232
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI KHOA LUẬT TIỂU LUẬN
HỌC PHẦN KỸ NĂNG XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
Lớp tín chỉ: D16LK01
HỌC KỲ 2. NĂM HỌC 2023 - 2024
Đề tài: Thế nào là công việc hành chính? Để xử lý công việc hành chính hiệu
quả, người làm công tác hành chính cần có những kỹ năng cơ bản gì? Phân
tích và liên hệ với thực tiễn để làm rõ vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản
hành chính. Thực hành soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực
hiện 1 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội.

Họ và tên sinh viên: Phạm Văn Cường
Số thứ tự trong danh sách lớp tín chỉ: 13 Mã SV: 1116080244
Ngày/tháng/năm sinh: 14/11/2002
Lớp niên chế: D16LK03
Họ và tên giảng viên: Đỗ Hữu Phương HÀ NỘI – 2023 lO M oARcPSD| 45467232 MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
NỘI DUNG................................................................................................... 2
1. Công việc hành chính là gì? Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc ... 2
hành chính hiệu quả ..................................................................................... 2
1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của công việc hành chính ...................... 2
1.1.1. Khái niệm ...................................................................................... 2
1.1.2. Đặc điểm ........................................................................................ 2
1.1.3. vai trò của công việc hành chính.................................................... 3
1.2. Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả Kỹ ... 4
năng soạn thảo văn bản hành chính
........................................................... 4
2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính .................. 6
2.1. Khái niệm văn bản hành chính ........................................................... 6
2.2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính ............. 7
3. Soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ
năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội .................... 11
KẾT LUẬN ................................................................................................ 12
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................15 lO M oARcPSD| 45467232 MỞ ĐẦU
Trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào, công việc hành chính đều đóng vai
trò quan trọng, là nền tảng cho hoạt động của toàn bộ tổ chức. Người làm công
tác hành chính cần có những kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ cần thiết để thực
hiện tốt công việc của mình. Để thực hiện tốt các công việc hành chính, người làm
công tác hành chính cần có những kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ cần thiết.
Kỹ năng xử lý công việc hành chính là một trong những kỹ năng quan trọng mà
người làm công tác hành chính cần phải có. Kỹ năng này bao gồm nhiều kỹ năng
nhỏ khác nhau, như: kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, kỹ năng soạn
thảo văn bản, kỹ năng giao tiếp và ứng xử, kỹ năng sử dụng máy tính và phần
mềm văn phòng, kỹ năng giải quyết vấn đề. Việc nghiên cứu kỹ năng xử lý công
việc hành chính có ý nghĩa quan trọng đối với việc nâng cao chất lượng đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức làm công tác hành chính. Nghiên cứu này sẽ giúp
chúng ta hiểu rõ hơn về các kỹ năng xử lý công việc hành chính, từ đó có những
giải pháp phù hợp để nâng cao kỹ năng này cho người làm công tác hành chính.
Cụ thể, nghiên cứu này sẽ có những ý nghĩa sau:
- Giúp nâng cao kiến thức và nhận thức của người làm công tác hành chínhvề
tầm quan trọng của kỹ năng xử lý công việc hành chính.
- Giúp người làm công tác hành chính hiểu rõ hơn về các kỹ năng xử lýcông
việc hành chính, từ đó có thể vận dụng hiệu quả các kỹ năng này trong công việc.
- Giúp các tổ chức, doanh nghiệp có những giải pháp phù hợp để nâng caokỹ
năng xử lý công việc hành chính cho người làm công tác hành chính.
Vì những lý do trên, em chọn đề tài “ Thế nào là công việc hành chính? Để
xử lý công việc hành chính hiệu quả, người làm công tác hành chính cần có những
kỹ năng cơ bản gì? Phân tích và liên hệ với thực tiễn để làm rõ vai trò của kỹ năng
soạn thảo văn bản hành chính. Thực hành soạn thảo 01 văn bản hành chính để

triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao
động - Xã hội.”
làm đề tài nghiên cứu học phần Kỹ năng xử lý công việc hành
chính. Bài tiểu luận được viết theo phương pháp Tổng hợp – phân tích, tìm kiếm và thu thập thông tin. 1 lO M oARcPSD| 45467232 NỘI DUNG
1. Công việc hành chính là gì? Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả
1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của công việc hành chính 1.1.1. Khái niệm

Công việc hành chính là những công việc liên quan đến quản lý, điều hành,
tổ chức các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Công việc hành chính bao
gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, như:
+ Quản lý văn thư, lưu trữ + Soạn thảo văn bản
+ Tiếp nhận, xử lý hồ sơ, tài liệu
+ Tổ chức hội nghị, hội thảo + Quản trị nhân sự
+ Quản lý tài chính, kế toán
+ Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị + Quảng cáo, marketing + Hỗ trợ khách hàng 1.1.2. Đặc điểm
Công việc hành chính có những đặc điểm sau:
Tính chất tổng hợp
Công việc hành chính bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, như quản lý văn
thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, tiếp nhận, xử lý hồ sơ, tài liệu, tổ chức hội nghị,
hội thảo, quản trị nhân sự, quản lý tài chính, kế toán, quản lý cơ sở vật chất, trang
thiết bị, quảng cáo, marketing, hỗ trợ khách hàng. Mỗi lĩnh vực lại có những yêu
cầu kiến thức, kỹ năng riêng. Do đó, người làm công việc hành chính cần có kiến
thức, kỹ năng tổng hợp để có thể thực hiện tốt các công việc được giao.
Tính chất thường xuyên, liên tục
Công việc hành chính diễn ra thường xuyên, liên tục, không ngừng nghỉ. Do
đó, người làm công việc hành chính cần có tính cẩn thận, tỉ mỉ để đảm bảo chất lượng công việc.
Tính chất phục vụ lO M oARcPSD| 45467232
Công việc hành chính nhằm phục vụ cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Do đó, người làm công việc hành chính cần có tinh thần trách nhiệm, thái độ phục
vụ tốt để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.3. Vai trò của công việc hành chính
Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả
Công việc hành chính bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, như quản lý văn
thư, lưu trữ, soạn thảo văn bản, tiếp nhận, xử lý hồ sơ, tài liệu, tổ chức hội nghị,
hội thảo, quản trị nhân sự, quản lý tài chính, kế toán, quản lý cơ sở vật chất, trang
thiết bị, quảng cáo, marketing, hỗ trợ khách hàng. Mỗi lĩnh vực lại có những yêu
cầu riêng về kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ. Do đó, người làm công việc hành
chính cần có kiến thức, kỹ năng tổng hợp, chuyên môn hóa để có thể thực hiện tốt
các công việc được giao.
Khi công việc hành chính được thực hiện một cách khoa học, hiệu quả sẽ giúp
tổ chức, doanh nghiệp hoạt động một cách trật tự, có nề nếp, tạo ra môi trường
làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
Giúp tổ chức, doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra
Công việc hành chính bao gồm nhiều lĩnh vực có liên quan đến các hoạt động
khác nhau của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, khi công việc hành chính được thực
hiện hiệu quả sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.
Chẳng hạn, công việc quản lý văn thư, lưu trữ giúp tổ chức, doanh nghiệp lưu
trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, giúp cho việc tra cứu, tìm kiếm
thông tin được dễ dàng, nhanh chóng. Công việc soạn thảo văn bản giúp tổ chức,
doanh nghiệp soạn thảo các văn bản hành chính một cách chính xác, đúng quy
định, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Tạo dựng hình ảnh, uy tín cho tổ chức, doanh nghiệp
Công việc hành chính có liên quan đến việc tiếp xúc, giao tiếp với khách hàng,
đối tác của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, khi công việc hành chính được thực
hiện một cách chuyên nghiệp, hiệu quả sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp tạo dựng
hình ảnh, uy tín trong xã hội, góp phần thu hút các đối tác, khách hàng. 3 lO M oARcPSD| 45467232
Chẳng hạn, công việc hỗ trợ khách hàng giúp tổ chức, doanh nghiệp giải đáp,
tư vấn cho khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, góp phần nâng cao sự
hài lòng của khách hàng đối với tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, công việc hành chính có vai trò quan trọng đối với hoạt động của tổ
chức, doanh nghiệp. Người làm công việc hành chính cần có kiến thức, kỹ năng
tổng hợp, chuyên môn hóa để có thể thực hiện tốt các công việc được giao, góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
1.2. Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Là một trong những kỹ năng quan trọng cần có của người làm công việc hành
chính. Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể soạn thảo các
văn bản hành chính một cách chính xác, đúng quy định, phù hợp với mục đích, đối tượng sử dụng.
Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể sử dụng máy tính và
các phần mềm văn phòng một cách thành thạo, giúp cho việc thực hiện các công
việc hành chính được nhanh chóng, hiệu quả.
Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm bảo đúng tiến độ
Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể thực hiện các công
việc được giao một cách hiệu quả, đúng thời hạn, góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Việc rèn luyện kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm bảo đúng tiến độ
mang lại nhiều lợi ích cho người làm công việc hành chính, như:
- Nâng cao hiệu quả quản lý công việc: Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
và đảm bảo đúng tiến độ giúp người quản lý công việc thực hiện công việc một
cách hiệu quả, đúng thời hạn, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
-Nâng cao năng suất lao động: Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm
bảo đúng tiến độ giúp người quản lý công việc nâng cao năng suất lao động, hoàn
thành tốt các nhiệm vụ được giao. lO M oARcPSD| 45467232
-Nâng cao vị thế trong công việc: Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm
bảo đúng tiến độ là một trong những yếu tố quan trọng giúp người quản lý công
việc nâng cao vị thế trong công việc, tạo cơ hội thăng tiến.
Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác
Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể giao tiếp, ứng xử
một cách hiệu quả với các cá nhân, bộ phận liên quan, đảm bảo công việc được thực hiện thuận lợi.
Việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác mang lại nhiều
lợi ích cho người làm công việc hành chính, như:
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp người
làmcông việc hành chính giao tiếp, ứng xử một cách hiệu quả với các cá nhân, bộ
phận liên quan, đảm bảo công việc được thực hiện thuận lợi.
- Nâng cao chất lượng công việc: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp người
làmcông việc hành chính hiểu rõ yêu cầu công việc, phối hợp tốt với đồng nghiệp,
đối tác, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
- Nâng cao vị thế trong công việc: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là một
trongnhững yếu tố quan trọng giúp người làm công việc hành chính nâng cao vị
thế trong công việc, tạo cơ hội thăng tiến.
Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
Là một trong những kỹ năng quan trọng cần có của người làm công việc hành
chính. Kỹ năng này giúp người làm công việc hành chính có thể tổ chức các cuộc
họp, hội nghị, hội thảo một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, đạt được mục tiêu đề ra.
Quản lý sử dụng con dấu
Kỹ năng quản lý, sử dụng con dấu là một trong những kỹ năng quan trọng cần
có của người làm công việc hành chính. Kỹ năng này giúp người làm công việc
hành chính có thể quản lý, sử dụng con dấu một cách hiệu quả, đúng quy định,
đảm bảo tính pháp lý của các văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức ban hành. Việc
quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định là trách nhiệm của mỗi người làm công việc hành chính.
* Một số lưu ý khi quản lý, sử dụng con dấu: 5 lO M oARcPSD| 45467232
- Luôn kiểm tra, giám sát việc quản lý, sử dụng con dấu để kịp thời phát
hiệnvà xử lý các trường hợp vi phạm.
- Khi con dấu bị mất, hư hỏng, phải báo cáo ngay cho người đứng đầu
cơquan, tổ chức để kịp thời xử lý.
-Khi thay đổi mẫu con dấu, phải thu hồi tất cả con dấu cũ và tiêu hủy theo quy định.
2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
2.1. Khái niệm văn bản hành chính

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ quy định về công tác văn thư, văn bản hành chính là văn bản do cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo
quy định của pháp luật ban hành hoặc chấp nhận.
Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:
Văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh
tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống
loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:
- Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về
côngviệc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản
không thể hiện tên loại văn bản. Đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại
văn bản hành chính khác.
Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải
thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.
- Văn bản có tên gọi: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,
chươngtrình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu
trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể. Ví dụ: lO M oARcPSD| 45467232
+ Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo cáo
tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất,
báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;
+ Thông báo: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan
tới đơn vị bằng văn bản;
+ Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của một sự
việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản
hợp đồng, biên bản bàn giao.
Văn bản hành chính cá biệt
Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành
chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy
phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình
nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá
biệt; Nghị quyết cá biệt.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,…
2.2. Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Khái niệm về kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính là khả năng sử dụng ngôn ngữ viết để
tạo ra các loại văn bản hành chính một cách chính xác, rõ ràng, mạch lạc, đúng
quy định. Các loại văn bản hành chính thường gặp bao gồm: văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính thông thường, văn bản hành chính chuyên ngành.
Các bước soạn thảo văn bản hành chính thông thường
- Xác định mục đích, yêu cầu của văn bản
Bước đầu tiên trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính là xác định mục
đích, yêu cầu của văn bản. Điều này giúp người soạn thảo xác định được nội dung,
bố cục, thể thức của văn bản. - Thu thập thông tin 7 lO M oARcPSD| 45467232
Trước khi bắt đầu soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần thu thập đầy đủ
thông tin cần thiết để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản. Thông tin có thể thu
thập từ các nguồn như: tài liệu, hồ sơ, báo cáo,... - Lập dàn ý
Dàn ý là kế hoạch chi tiết về nội dung và bố cục của văn bản. Lập dàn ý giúp
người soạn thảo sắp xếp các ý tưởng một cách logic, khoa học, đảm bảo nội dung
của văn bản được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc. - Soạn thảo văn bản
Trên cơ sở dàn ý đã lập, người soạn thảo bắt đầu soạn thảo văn bản. Khi soạn
thảo văn bản, cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, mạch lạc, tuân thủ
các quy định về thể thức văn bản.
- Kiểm tra, chỉnh sửa văn bản
Sau khi soạn thảo xong văn bản, cần kiểm tra, chỉnh sửa kỹ lưỡng để đảm bảo
văn bản không có lỗi chính tả, dùng từ, ngữ pháp, lỗi về thể thức. - Trình ký văn bản
Sau khi văn bản đã được kiểm tra, chỉnh sửa xong, cần trình ký văn bản cho
người có thẩm quyền ký.
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính thông dụng (công văn)
Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn được sử dụng để giao tiếp, trao đổi thông
tin, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Các bước soạn thảo công văn bao gồm:
- Xác định mục đích, yêu cầu của công văn
Bước đầu tiên trong quá trình soạn thảo công văn là xác định mục đích, yêu
cầu của công văn. Điều này giúp người soạn thảo xác định được nội dung, bố cục,
thể thức của công văn.
- Thu thập thông tin
Trước khi bắt đầu soạn thảo công văn, người soạn thảo cần thu thập đầy đủ
thông tin cần thiết để phục vụ cho việc soạn thảo công văn. Thông tin có thể thu
thập từ các nguồn như: tài liệu, hồ sơ, báo cáo,... lO M oARcPSD| 45467232 - Lập dàn ý
Dàn ý là kế hoạch chi tiết về nội dung và bố cục của công văn. Lập dàn ý giúp
người soạn thảo sắp xếp các ý tưởng một cách logic, khoa học, đảm bảo nội dung
của công văn được trình bày một cách rõ ràng, mạch lạc.
- Soạn thảo công văn
Trên cơ sở dàn ý đã lập, người soạn thảo bắt đầu soạn thảo công văn. Khi soạn
thảo công văn, cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, mạch lạc, tuân thủ
các quy định về thể thức công văn.
- Kiểm tra, chỉnh sửa công văn
Sau khi soạn thảo xong công văn, cần kiểm tra, chỉnh sửa kỹ lưỡng để đảm
bảo công văn không có lỗi chính tả, dùng từ, ngữ pháp, lỗi về thể thức.
- Trình ký công văn
Sau khi công văn đã được kiểm tra, chỉnh sửa xong, cần trình ký công văn cho
người có thẩm quyền ký.
* Các quy định về thể thức công văn
Thể thức công văn được quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội
vụ. Theo đó, công văn được trình bày theo các thành phần chính sau:
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn
+ Số, ký hiệu của công văn + Tên loại văn bản + Nơi nhận + Nội dung của công văn
+ Ký, ghi rõ họ tên của người có thẩm quyền ký
+ Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành công văn
* Các lưu ý khi soạn thảo công văn
Khi soạn thảo công văn, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Thông tin trong công văn phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng, tránh mắc
lỗichính tả, dùng từ, ngữ pháp.
- Ngôn ngữ trong công văn phải trang trọng, lịch sự, phù hợp với đối tượngnhận công văn.
- Thể thức của công văn phải đúng quy định. 9 lO M oARcPSD| 45467232
Ý nghĩa thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính có ý nghĩa thực tiễn quan trọng đối với
công việc hành chính, thể hiện ở những điểm sau:
- Hiệu quả công việc: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính giúp người
làmcông việc hành chính soạn thảo các loại văn bản hành chính một cách chính
xác, rõ ràng, mạch lạc, đúng quy định, đảm bảo hiệu quả công việc.
- Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành
chínhgiúp người làm công việc hành chính tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo
ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng, góp phần nâng cao uy tín của cơ quan, tổ chức.
- Tạo thuận lợi cho hoạt động giao tiếp: Kỹ năng soạn thảo văn bản
hànhchính giúp người làm công việc hành chính giao tiếp, trao đổi thông tin với
các cá nhân, tổ chức một cách hiệu quả, đảm bảo các mục tiêu giao tiếp.
- Tăng cường hiệu quả quản lý: Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính
giúpngười làm công việc hành chính quản lý thông tin, tài liệu một cách khoa học, hiệu quả.
Cụ thể, kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính được thể hiện qua các khía cạnh sau:
- Khả năng sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, mạch lạc: Kỹ năng nàygiúp
người làm công việc hành chính sử dụng ngôn ngữ một cách chính xác, phù hợp
với ngữ cảnh, tránh mắc lỗi chính tả, dùng từ, ngữ pháp. Điều này giúp văn bản
được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi, tạo thiện cảm cho người đọc.
- Khả năng trình bày văn bản khoa học, hợp lý: Kỹ năng này giúp người
làmcông việc hành chính trình bày văn bản một cách khoa học, hợp lý, dễ hiểu,
dễ theo dõi. Điều này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung văn bản, hiểu
được mục đích, ý nghĩa của văn bản.
- Khả năng tuân thủ quy định về thể thức văn bản: Kỹ năng này giúp
ngườilàm công việc hành chính tuân thủ các quy định về thể thức văn bản, như
trình tự, bố cục, trang trí, chữ viết,... Điều này giúp văn bản có tính thẩm mỹ cao,
tạo thiện cảm cho người đọc. lO M oARcPSD| 45467232
3. Soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ
năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội
BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH XÃ HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT N
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:409/CV-ĐHLĐXH
Hà Nội, Ngày 20 tháng 8 năm 2023
V/v nghỉ học ngày Lễ Khai giảng năm học 20232024 Kính gửi:
- Toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên Trường Đại học Lao động - Xã hội;
- Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trường Căn cứ:
- Luật Giáo dục đại học năm 2012;
- Thông tư số 30/2018/TT-BGDĐT ngày 24 tháng 8 năm 2018 của Bộ Giáo dục vàĐào
tạo quy định về tổ chức và hoạt động của trường đại học;
- Quyết định số 218/QĐ-ĐHLĐXH ngày 18 tháng 7 năm 2023 của Trường Đại họcLao
động - Xã hội về việc ban hành kế hoạch năm học 2023-2024.
Trường Đại học Lao động - Xã hội thông báo tới toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên,
sinh viên về việc nghỉ học ngày Lễ Khai giảng năm học 2023-2024 như sau:
Thời gian: Thứ Hai, ngày 05 tháng 9 năm 2023
Nội dung: Nghỉ học, không tổ chức dạy học, học tập.
Đối tượng áp dụng: Toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên Trường Đại học Lao động - Xã hội.
Trách nhiệm thực hiện:
- Các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Trường:
- Thông báo đến toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên về nội dung công văn này. 11 lO M oARcPSD| 45467232
- Bố trí thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch đã được phê duyệt.
- Cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên:
- Chuẩn bị nội dung, phương án cho hoạt động khai giảng năm học 2023-2024.
- Tham dự đầy đủ các hoạt động khai giảng theo quy định. Trân trọng thông báo./.
- Sinh viên các lớp ĐHCQ;- Lưu: VT, QLĐT. Nơi nhận: TL. HIỆU TRƯỞNG - Các đơn vị
TRƯỞNG PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO trong trường; - CVHT các lớp;
TS. NGUYỄN THỊ GIÁNG HƯƠNG KẾT LUẬN
Thông qua nghiên cứu, bài tiểu luận đã phân tích khái niệm, vai trò, ý nghĩa
thực tiễn của kỹ năng xử lý công việc hành chính. Đồng thời, bài tiểu luận đã đề
xuất một số giải pháp nhằm nâng cao kỹ năng xử lý công việc hành chính cho
người làm công việc hành chính. Cụ thể, để nâng cao kỹ năng xử lý công việc
hành chính, người làm công việc hành chính cần chú ý đến các vấn đề sau: Học
tập, nghiên cứu kiến thức về công việc hành chính: Người làm công việc hành
chính cần nắm vững các kiến thức về công việc hành chính, như các loại công
việc hành chính, quy trình xử lý công việc hành chính,...; Tham gia các khóa đào
tạo, tập huấn về kỹ năng xử lý công việc hành chính: Các khóa đào tạo, tập huấn
sẽ giúp người làm công việc hành chính được trang bị kiến thức, kỹ năng cần thiết;
Tự học, tự rèn luyện: Bên cạnh việc học tập, tham gia các khóa đào tạo, tập huấn,
người làm công việc hành chính cần tự học, tự rèn luyện thường xuyên để nâng
cao kỹ năng xử lý công việc hành chính. Việc nâng cao kỹ năng xử lý công việc
hành chính sẽ giúp người làm công việc hành chính thực hiện các nhiệm vụ hành
chính một cách hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của công việc, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
TÀI LIỆU THAM KHẢO lO M oARcPSD| 45467232 -
Giáo trình Kỹ năng xử lý công việc hành chính của tác giả Nguyễn
ThịNhung, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. -
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ. -
Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư – Báo Thư viện Phápluật
(https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/thoi-su-phap-luat/ tu-
van-phap-luat/46082/quan-ly-va-su-dung-con-dau-trong-cong-tac-van-thu). -
Kỹ năng để hoàn thành tốt công việc hành chính văn phòng –
working.vn(https://working.vn/6-ky-nang-de-hoan-thanh-tot-cong-viec-hanh- chinh-vanphong.html). -
Cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản chuẩn – Luật DươngGia
(https://luatduonggia.vn/cach-trinh-bay-ky-thuat-va-the-thuc-trinh- bay-vanban-chuan/). 13