Lưu hành nội bộ là gì? Đặc điểm, các loại văn bản lưu hành nội bộ

Lưu hành nội bộ là gì? Đặc điểm, các loại văn bản lưu hành nội bộ
Trong phạm vi của một tổ chức hay một doanh nghiệp để hoạt động một cách thống nhất, bài
bản giữa các thành viên cần ban hành những quy định, nguyên tắc ứng xử, quy chế hoạt
động, sử dụng mang tính bắt buộc chung; những vấn đề này sẽ được lập thành một văn bản
gọi là văn bản lưu hành nội bộ
1. Khái niệm lưu hành nội bộ?
Hiện nay chưa có văn bản pháp luật nào quy định rõ về khái niệm lưu hành nội bộ nhưng dựa
trên thực tế có thể hiểu nôm na lưu hành nội bộ là các quy tắc ứng xử và quy chế hoạt động
được quy định tại các văn bản trong phạm vi của một tổ chức, cá nhân nó mang tính bắt buộc
chung nhằm điều hành, quản lý triển khai các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp để doanh
nghiệp hoạt động một cách thống nhất và nguyên tắc. Những vấn đề lưu hành nội bộ cũng
như các văn bản lưu hành nội bộ được quy định tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức nhưng
phải tuân theo pháp luật không vi phạm điều cấm của pháp luật.
2. Đặc điểm của các văn bản lưu hành nội bộ.
- Văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý (cơ chế quản lý được hiểu là sự tương
tác qua lại lẫn nhau giữa các hình thức quản lý hay giữa các biện pháp quản lý với nhau.
Những yếu tố cũng là nhân tố thúc đẩy mạnh mẽ đến đối tượng quản lý) tức là cần hiểu với
đặc điểm này văn bản nội bộ sẽ điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính ổn định, lâu
dài trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thi hành
hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của doanh
nghiệp như chính sách tuyển dụng nhân sự mới, chính sách đào tạo cho nhân sự, chính
sách nghỉ việc cũng như chính sách lương, thưởng và đãi ngộ, nội quy, quy chế hoạt đông....
- Ngoài ra văn bản lưu hành nội bộ còn mang tính sự vụ, giải quyết các vấn đề phát sinh trong
nội bộ của doanh nghiệp hay tổ chức ví dụ như vấn đề kỷ luật, sa thải, báo cáo hay lập biên
bản... các vấn đề này cũng được quy định trong các loại văn bản nội bộ khác nhau. Các
văn bản này thường có hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và có giá trị áp
dụng đối với từng đối tượng mà các văn bản này điều chỉnh.
3. Các loại văn bản lưu hành nội bộ
Xét về các văn bản nội bộ trong phạm vi doanh nghiệp thì điển hình có các loại văn bản nội bộ như sau:
3.1. Điều lệ Doanh nghiệp.
Điều lệ Doanh nghiệp( hay còn gọi là điều lệ công ty) là biên bản thỏa thuận giữa những
thành viên đối với công ty TNHH, công ty hợp danh hoặc người sáng lập công ty với các cổ
đông và giữa các cổ đông với nhau của công ty cổ phần cùng được soạn căn cứ trên những
khuôn mẫu chung của luật pháp (luật doanh nghiệp, luật thuế, luật lao động, luật tài chính, kế
... Điều lệ công ty không được trái với quy định pháp luật và được đăng ký với cơ quan có
thẩm quyên là Phòng đăng ký kinh doanh. Đây là văn bản bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp cần
phải có khi thành lập doanh nghiệp, nó tồn tại, kéo dài cùng với sự tồn tại của doanh nghiệp
cho đến khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động và tất cả các cá nhân hoạt động trong doanh
nghiệp đều phải tuân theo quy định của văn bản này. Bên cạnh đó điều lệ giữ vai trò quan
trọng trong việc tạo ra quy chế, quy ước, thỏa thuận của doanh nghiệp vì những điều trên khi
lập phải dựa theo điều lệ, không trái với điều lệ
Về nội dung của điều lệ căn cứ Điều 24 Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì tùy từng loại hình
doanh nghiệp mà khi soạn thảo điều lệ các doanh nghiệp cần đưa vào những nội dung quy
định phù hợp cụ thể gồm những nội dung điển hình sau:
"Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu
có); Nghành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng
loại cổ phần đối với công ty cổ phần;...
Như vậy, điều lệ là văn kiện quan trọng nhất của doanh nghiệp, nên ngay từ lúc bắt đầu thành
lập các doanh nghiệp phải nghiêm chỉnh xây dựng chúng một cách cẩn thận, khoa học, phù hợp."
3.2. Quy chế hoạt động của doanh nghiệp.
Có thể nói, quy chế là một trong những văn bản lưu hành nội bộ quan trọng giúp cho việc
quản lý công ty và doanh nghiệp được dễ dàng và hiệu quả hơn. Quy chế trên được hiểu
là những quy ước, quy định, chế độ, chính sách do một cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của công ty ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định và có hiệu lực trong phạm
vi của công ty đó và tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy chế hoạt động riêng, để đảm
bảo sự đồng bộ và thống nhất thì các quy chế này được lập ra với các quy định rõ ràng và
minh bạch chứ không nhất thiết phải theo một quy củ cụ thể nào.
Tuy nhiên, để xây dựng và ban hành quy chế hoạt động phù hợp với từng doanh nghiệp thì
doanh nghiệp cần phải xét đến các yếu tố phù hợp với công ty, đảm bảo được tính phù hợp
không trái với quy định pháp luật và phải phù hợp với các hoạt động của tổ chức trong từng
lĩnh vực kinh doanh cụ thể bên cạnh đó các quy chế của công ty phải giải quyết được về việc
tiết kiệm công sức, thời gian, chi phí tài sản của doanh nghiệp vì vậy các quy chế cần dựa vào
tình hình thực tiễn của công ty để đưa ra quy chế phù hợp nhất. Quy chế doanh nghiệp có
nhiều mô hình khác nhau như: Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị, hội đồng thành viên,
quy chế hoạt động của Ban kiểm soát.....
3.3. Thỏa ước lao động tập thể
Thoả ước lao động tập thể (gọi tắt thoả ước tập thể) là sự thoả thuận bằng văn bản giữa đại
diện tập thể người lao động và người sử dụng lao động về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm
của hai bên trong quan hệ lao động. Thỏa ước được quy định tại Mục 3 chương V Bộ luật Lao
động 2019, theo đó tại điều 75 có thể hiện: thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được
thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản, luật cũng quy định
rằng Thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) có nội dung không được trái với quy định của pháp
luật; khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật. Thỏa ước lao
động tập thể cần phải được gửi cho mỗi bên ký kết và cho cơ quan chuyên môn về lao động
thuộc UBND cấp tỉnh theo quy định tại Điều 77 của Bộ luật Lao động 2019. Các bên cần phải
tuân theo thỏa ước Lao động nếu làm trái có thể bị nhắc nhở nặng hơn là sẽ mang ra tranh
chấp tại Tòa.Thỏa ước lao động tập thể có thời hạn từ 01 năm đến 03 năm.
3.4. Nội quy lao động.
Đây là một trong bốn văn bản nội bộ quan trọng của doanh nghiệp. Nội quy này sẽ được lập
thành văn bản khi doanh nghiệp có 10 người lao động trở lên cũng như những văn bản nội bộ
trên, nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật.
Nội dung của nội quy lao động được quy định tại khoản 2 điều 118 cụ thể:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- Trật tự tại nơi làm việc;
- An toàn, vệ sinh lao động;
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình
dục tại nơi làm việc;
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
- Trách nhiệm vật chất;
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Đây là những nội dung quan trong phải có trong nội quyb lao động.
Thẩm quyền đăng ký nội quy lao động là cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh và trong thời hạn 10 ngày người
sử dụng lao động cần phải đi đăng ký nội quy trên, người lao động cần phải tuân thủ nội quy
lao động nếu không sẽ phải chịu xử lý, kỷ luật theo quy định của doanh nghiệp.