Lý Thuyết Kỹ Năng Đàm Phán và Giao Tiếp trong Kinh Doanh | Môn Kỹ năng giao tiếp - Trường Đại học Lao động - Xã hội
Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người với người hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định. Tài liệu được sưu tầm gồm 10 trang, giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Kỹ năng giao tiếp (LĐXH) 10 tài liệu
Trường: Đại học Lao động - Xã hội 694 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lO M oARcPSD| 45467232
Lý Thuyết Kỹ Năng Đàm Phán và Giao tiếp
Câu 1: Giao tiếp là gì? Nêu đặc trưng của hoạt động giao tiếp trong kinh doanh?
Từ đó, bạn suy nghĩ thế nào về việc rèn luyện bản thân để giao tiếp tốt trong kinh doanh? -
Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người
với người hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất
định. -Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố, như trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược
hoạt động phối hợp, tri giác và tìm hiểu người khác.Tương ứng với các yếu tố trên thì
giao tiếp có ba khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lại và tri giác. -
Đặc trưng của hoạt động giao tiếp trong kinh doanh:
+ Là một hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp.
+ Giao tiếp trong kinh doanh luôn gấp về mặt thời gian.
+ Kinh doanh là hoạt động thường có thể gặp rủi ro.
+ Giao tiếp trong kinh doanh yêu cầu cần phải đảm bảo hai bên cùng có lợi.
+ Giao tiếp trong kinh doanh vừa là một khoa học, vừa là nghệ thuật
Từ đó, em có suy nghĩ thế về việc rèn luyện bản thân để giao tiếp tốt trong kinh doanh
Rèn luyện bản thân để giao tiếp tốt trong kinh doanh là chìa khóa để xây dựng mối
quan hệ tốt và thành công trong công việc. Điều này giúp tăng cường hiểu biết, thấu
hiểu người khác và xây dựng sự tin tưởng, đồng thời cải thiện kết quả làm việc và
thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tổ chức
Câu 2: Phân tích các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh? Lấy ví dụ cụ thể cho mỗi nguyên tắc? -
Hợp tác các bên tham gia cùng có lợi : trong GTKD cần phải quan tâm
tới lợi ích của cả hai bên, biết điều hòa các quyền lợi cá nhân,tập thể và xh sao
cho tương xứng, đúng với lẽ phải và đạo đức.
Ví dụ: Ông A có đất và Ông B thì có tiền họ có ý định xây dựng một dãy nhà trọ
trên cùng một địa bàn thay vì trở thành đối thủ cạnh tranh của nhau thì ông A và
Ông B quyết định hợp tác với nhau để cùng xây một dãy trọ với quy mô lớn và
trên cơ sở công A bỏ đất Ông B bỏ tiền đầu tư. lO M oARcPSD| 45467232 -
Tôn trọng đối tác giao tiếp , bình đẳng, hiểu biết lẫn nhau: Trong kinh
doanh cũng như trong cuộc sống , có câu nói rằng “ngàn người bạn còn ít, một
kẻ thù đã nhiều”.Vì vật để tạo bạn và không gây thù thì trong giao tiếp cần phải
tôn trọng đối tác.Đồng thời, phải bàn bạc để hiểu biết lẫn nhau , vì lợi ích chung quan điểm chung .
Ví dụ: Giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng cần phải tôn trọng điều khoản
riêng của hai bên , đồng thời có sự nhất trí để hiểu biết lẫn nhau dấn tới sự hợp tác lâu dài. -
Kiên nhẫn, dành thời gian cần thiết để đi đến thống nhất: Trong giao tiếp
đòi hỏi phải có thời gian để hai bên suy nghĩ mới đi đến thống nhất ý kiến .Vì
vậy mỗi bên phải có sự chờ đợi lẫn nhau với thái độ thân thiện, thông cảm,... Ví
dụ: Khi khách hàng nóng nảy, người bán hàng phải chờ cho hết cơn giận rồi
mới nhẹ nhàng giải thích thì mới đem lại kết quả.Chờ đợi hay biết kiên nhẫn thì
sẽ có lợi trong giao tiếp. -
Chấp nhận thực tế trong giao tiếp kinh doanh: Trong giao tiếp không phải
bao giờ mọi việc cũng diễn ra như ý .Bạn cần biết chấp nhận rủi ro , chấp nhận
những quy định của pháp luật, chấp nhận những khách hàng khó tính, chấp
nhận thua thiệt để đổi lấy mối quan hệ,...Khi bạn biết chấp nhận thực tế thì bạn
sẽ dễ dàng tìm ra cách vượt qua những trở ngại trong giao tiếp.
Ví dụ : Khi đối tác họ có những thái độ và lời lẽ không thích hợp, thì có thể
bạn nên chấp nhận hoàn cảnh để mà có thể hoàn thiện tốt hơn công việc của mình.
-Thấu hiểu, bối cảnh , khả năng và quyền lợi của các bên tham gia giao tiếp,lắng
nghe và cung cấp thông tin cần thiết: ông vua xe hơi nước Mỹ Henry Ford nói : “
nếu cho rằng có cái gọi là bí quyết thành công, đó chính là đứng trên lập trường của
đối phương để xem xét vấn đề” .Vì vậy , mỗi bên giao tiếp cần thông cảm với nhau về
hoàn cảnh, khả năng và quyền lời của các bên tham gia. Và đặc biệt trong kinh doanh,
biết lắng nghe để nắm bắt được những thông tin, cơ hội cần thiết .
Ví dụ : Anh A là nhân viên văn phòng, khi đi làm gặp quá nhiều khó khăn
trong công việc nhưng không dám giải bày. Anh B cảm nhận được sự khó
khăn nên đã chia sẻ bớt công việc cho đồng nghiệp của mình
Câu 3: Nêu các nguyên tắc truyền thông trong tổ chức? Theo các anh/chị làm thế
nào để hoàn thiện quá trình truyền thông trong tổ chức? Lấy ví dụ minh họa
Các nguyên tắc truyền thông trong tổ chức
+ Mô tả công việc rõ ràng
+ Kết hợp nhiều kênh truyền thông lO M oARcPSD| 45467232
+ Tránh sự quá tải thông tin
+ Cần có sự bình đẳng trong thông tin
+Hoàn thiện quá trình truyền thông trong tổ chức
-Dựa vào các nguyên tắc trên để hoàn thiện quá trình truyền thông trong tổ chức
1. Xác định và mô tả rõ ràng các nhiệm vụ, trách nhiệm của từng thành viên trong
quá trình truyền thông. Điều này giúp đảm bảo mỗi người hiểu rõ vai trò và đóng góp của mình.
2. Sử dụng đa dạng các kênh truyền thông như email, mạng xã hội, website, tờ
rơi, hội nghị trực tuyến... để đạt được sự phủ sóng rộng và tăng cường tương tác với đối tượng.
3. Đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và đủ thông tin, nhưng
không quá tải. Tập trung vào các thông tin quan trọng và có giá trị để tránh làm
mất tập trung hoặc gây nhầm lẫn cho đối tượng.
4. Đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong thông tin truyền tải, tránh thiên vị
và phân biệt đối xử. Các thông điệp nên được xây dựng dựa trên sự trung thực và không thiên vị.
5. Liên tục đánh giá và cải tiến quá trình truyền thông dựa trên phản hồi từ người
nhận và kết quả đo lường. Điều chỉnh chiến lược và nội dung để đáp ứng tốt
hơn nhu cầu của đối tượng và đạt được mục tiêu tổ chức.
Ví dụ minh hoạ : Công ty A có phương thức truyền thông theo cấp bậc từ trên
xuống và nhận thông tin phản hồi từ dưới lên. Việc truyền thông tin nội bộ sử
dụng dưới dạng văn bản, qua gmail, outlook, zalo... thường thì các mẫu thông
báo ngắn gọn dễ hiều giúp nhân viên trong công ty biết nhiệm vụ của mình và
những thông tin cấp trên giao xuống. Đồng thời nhân viên cũng có phương thức
truyền tin phản hồi từ dưới lên theo các phòng ban nên cấp trên cũng nắm bắt
được những khó khăn của nhân viên mình, những điểm nhân viên chưa nắm bắt
được hay hiểu chưa hết ý. Việc sử dụng nhiều phương thức truyền tin, đồng bộ
cùng một lúc và theo thứ tự, mức độ khẩn cấp giúp nhân viên nắm bắt thông tin
một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Câu 4: Các nhân tố xã hội ảnh hưởng đến giao tiếp kinh doanh như thế nào? Hãy
lấy ví dụ và phân tích để chứng minh sự ảnh hưởng của các nhân tố xã hội đến giao tiếp kinh doanh?
Các nhân tố xã hội ảnh hưởng đến GTKD bao gồm :
+ Các nhóm xã hội:nhóm xã hội hướng dẫn chuẩn mực hành vi thái độ, niềm tin và
cách ứng xử cho chủ thể giao tiếp lO M oARcPSD| 45467232
+ Gia đình : là nơi định hướng cảm xúc và tình cảm của mỗi cá nhân trong quá trình trưởng thành
+ Vai trò, vị trí xã hội: Mỗi chủ thể tham gia giao tiếp đều xuất phát từ vị trí, vai trò
của mình và họ cũng hiểu rõ kỳ vọng của các thành viên khác về hành vi của họ.
+ Hệ giá trị, chuẩn mực hành vi:
● Hệ Giá trị là điều mà xã hội cho là đúng, là đẹp, là nên làm và là cơ sở để
dựa vào đó để phán đoán, đánh giá và ứng xử.
● Chuẩn mực hành vi: là những nguyên tắc sống và ứng xử, quy định cách cư
xử của con người là tốt hay là xấu, là thích hợp hay không thích hợp.
ví dụ nhân tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong kinh doanh 1.
Trong một gia đình có truyền thống gia đình mạnh mẽ và lớn, các thành viên
thường hướng đến tình cảm gia đình cao cả và tôn trọng lẫn nhau. Họ có thể hướng dẫn
con cái về sự quan tâm và sự chia sẻ, khuyến khích họ hành xử với sự chu đáo và cảm thông với người khác. 2.
Trong một văn phòng làm việc nơi có môi trường thân thiện và hỗ trợ, nhân viên
có thể được khuyến khích hành xử với sự lịch sự và cởi mở. Họ học được cách xử lý
các tình huống khó khăn và giải quyết mâu thuẫn một cách xây dựng
Câu 5: Các lý thuyết động cơ được vận dụng trong giao tiếp kinh doanh như thế
nào? Tại sao trong điều kiện hiện nay, các chủ thể tham gia giao tiếp kinh doanh
lại chú ý đến mô hình tháp nhu cầu Maslow ngược? Bản thân anh (chị) tham gia
giao tiếp vì động cơ gì, hãy phân tích cụ thể?
● Vận dụng lý thuyết động cơ trong giao tiếp kinh doanh
- Động cơ được mô tả như một nhân tố bên trong thúc đẩy hành vi của chủ thể giaotiếp.
- Nhu cầu là động lực thúc đẩy hành động, trong đó có hành vi giao tiếp.
- Lý thuyết 5 bậc của Maslow phân tích các nhu cầu cơ bản của con người từ nhu cầu
vật chất đến nhu cầu tự thực hiện:
1. Nhu cầu thiết yếu 2. Nhu cầu an toàn
3. Nhu cầu được hoà hợp
4. Nhu cầu được tôn trọng
5. Nhu cầu thể hiện bản thân
Việc áp dụng lý thuyết này giúp tổ chức xây dựng một môi trường làm việc có hiệu quả,
thúc đẩy sự phát triển cá nhân và đáp ứng nhu cầu của từng thành viên trong tổ chức một cách thích hợp. lO M oARcPSD| 45467232
* Trong điều kiện hiện nay, các chủ thể tham gia giao tiếp kinh doanh lại
chú ý đến mô hình tháp nhu cầu Maslow vì:
- Ngày nay các nhu cầu bậc thấp không còn được nhấn mạnh.
- Các chủ thể tham gia giao tiếp hướng tới mục tiêu giá trị, mục tiêu phát triển và thành
công của tổ chức, do vậy họ sẽ đặt trọng tâm vào nhu cầu tự khẳng định, nhu cầu xã
hội, nhu cầu an toàn trong hoạt động kinh doanh chứ không vì nhu cầu cụ thể trước mắt.
***Bản thân của em đã tham gia vào nhu cầu xã hội của tháp nhu cầu cầu của
Maslow, để mà có nhu cầu giao tiếp, giao lưu, nhu cầu được hòa nhập vào một nhóm xã hội.
Vì cũng là sinh viên có nhu cầu giao tiếp với mọi người, trao đổi, hòa nhập và
giao lưu với mọi người xung quanh điều đầu tiên là để có những kiến thức, kinh
nghiệm sống cũng như làm việc để giúp em tăng dần sự tự tin, tự thể hiện bản
thân ở mức cao nhất trong tháp nhu cầu của Maslow.
Câu 6: Trình bày các cấp độ nghe trong giao tiếp? Theo anh/chị cần
làm gì để nghe thấu cảm hiệu quả? Liên hệ thực tiễn trong kinh doanh? Có
5 cấp độ nghe trong giao tiếp:
-Không nghe gì cả ( Phớt lờ) - Giả vờ nghe - Nghe có chọn lọc - Nghe chăm chú - Nghe thấu cảm
Khái niệm Nghe thấu cảm: là tự đặt mình vào vị trí, tình cảnh của người khác để hiểu
được họ có cảm nghĩ như thế nào. Khi nghe thấu cảm bạn sẽ đi sâu vào ý kiến của người
khác,qua đó bạn phát hiện, bạn nhìn cuộc đời theo cách nhìn của người khác, từ đó bạn
hiểu được tâm tư tình cảm của họ.
Để nghe thấu cảm hiệu quả chúng ta cần có những kỹ năng sau:
-Kỹ năng biểu lộ sự quan tâm
+ Tạo ra bầu không khí bình đẳng + chăm chú lắng nghe
+ Tiếp xúc một cách hiệu quả bằng mắt
+ Những cử chỉ đáp ứng về cơ thể -Kỹ năng gợi mở
+ Khuyến khích người nói tiếp tục câu chuyện + Phản hồi người nói
+ Thỉnh thoảng đặt câu hỏi lO M oARcPSD| 45467232
+ Giữ một sự lặng thinh đầy quan tâm để đối tượng phải lấp đầy bằng những lời giải
thích, bổ sung... -Kỹ năng phản ánh
+ Người nghe sắp xếp lại và nêu lại nội dung những điều người kia vừa nói nhằm
làm cho đối tượng biết là mình đã hiểu họ như thế nào.
Ví dụ: Khi một nhân viên nào đó phàn nàn với bạn: “Trong công ty chúng ta tài
năng không được coi trọng đúng mức”. Bạn có thể phản ánh lại: “Theo tôi hiểu
thì anh cảm thấy rằng đã không có sự đền đáp đủ mức đối với sự hoàn thành tốt
công việc?”. Còn chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn nói với anh ta rằng: “anh đó có vẻ
như là một người bị bỏ qua không được đề bạt”, hoặc “ồ, tôi không biết điều đó”.
Chắc hẳn sau những câu như vậy anh ta sẽ chọn cho mình lối phòng thủ, chờ đợi
một sự biện minh cho điều đã được nói. Tệ hại hơn nữa nếu bạn nói thêm rằng “ở
công ty ta tài năng vẫn được trọng dụng đấy chứ”, vì nó sẽ bóp nghẹt ý kiến trước
khi nó được trình. Đây là một ví dụ thực tiễn gặp phải trong giao tiếp trong doanh
nghiệp mà ta thể hiện sự thấu cảm theo kỹ năng phản ánh. viết lại một cách dễ hiểu hơn
Câu 7: Lợi ích của lắng nghe trong giao tiếp kinh doanh? Hãy kể ra những thói
quen xấu mà bạn mắc phải khi lắng nghe? Làm thế nào để khắc phục những thói quen xấu đó
Lợi ích của lắng nghe trong giao tiếp kinh doanh - Giúp
NQT và nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.
- Cải thiện mối quan hệ giữa nhà QT và nhân viên.
- QT đánh giá được mức độ chính xác và hợp lý của quyết định mình đã đưa ra. - Các
ý tưởng sáng tạo ở nhân viên sẽ nảy sinh nhiều hơn từ những cuộc giao tiếp với nhà QT biết lắng nghe.
- Biết lắng nghe sẽ hạn chế được yếu tố “nhiễu” do tin đồn tạo nên. - Kỹ năng gợi mở. - Kỹ năng phản ánh.
Những thói quen xấu mà bạn mắc phải khi lắng nghe ( NÀY TỰ CHẾ ĐƯỢC AK)
-Thiếu sự quan tâm và sự kiên nhẫn
- Thiếu sự quan sát bằng mắt
- Không tập trung vào vấn đề - Nghe máy móc - Cắt ngang
Để khắc phục những thói quen xấu đó lO M oARcPSD| 45467232
-Tự đặt mình vào vị trí người nói để cảm nhận và từ đó ta tiếp nhận thông tin từ
họ một cách chân thành nhất. Không bị gượng gạo, không bị mất tự nhiên và thể
hiện được sự cảm thông của bản thân đối với người nói
-Chờ người đối diện nói xong thì ta sẽ đưa ra ý kiến của bản thân cũng như sự
cảm thông. Tuyệt đối không tự ý cắt ngang lời người khác để nói chen vào vì đây
là hành động khá mất lịch sự và cần khắc phục trong giao tiếp bởi vì người nói phải có người nghe.
-Tập quan sát bằng mắt cũng như cử chỉ trong giao tiếp để cuộc giao tiếp có thể trở nên tốt đẹp hơn
Câu 8: Trong giao tiếp nội bộ doanh nghiệp, giao tiếp với cấp trên và giao tiếp với
cấp dưới cần tuân theo nguyên tắc nào? Vận dụng trong một tình huống cụ thể?
Nguyên tắc khi giao tiếp nội bộ doanh nghiệp: * Với cấp trên
- Tuân thủ trật tự cấp bậc. - Cần phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc
của mình. - Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư. - Hãy quý trọng thời
gian của cấp trên,khi cần báo cáo, bàn việc với họ, bạn nên trình bày ngắn gọn, rõ
ràng, cụ thể. - Cư xử khéo léo, không nói xấu, chê bai sau lưng.
- Học hỏi phong cách và kinh nghiệm tốt của cấp trên. * Với cấp dưới
- Hãy tin và tín nhiệm nhân tài
- Hãy dùng người như dùng mộc
- Hãy tôn trọng và quan tâm cấp dưới
- Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim
- Đừng bao giờ quên lời Khen, chê kịp thời
- Hết sức quan tâm đào tạo bồi dưỡng nhân tài- Hãy lắng nghe ý kiến cấp đới
Vận dụng trong tình huống cụ thể:
Bạn là người có năng lực nên được trưởng phòng rất quý mến và mọi người đều
biết được mối quan hệ thân thiết giữa trưởng phòng và bạn, Một thời gian sau,
trưởng phòng xin nghỉ việc. Ban giám đốc chỉ định một người ở bộ phận khác
thay vào vị trí trưởng phòng đó. Thế nhưng trưởng phòng mới này vốn trước đây
không ưa trưởng phòng cũ của bạn nên anh ta luôn làm khó dễ với bạn.
Trong trường hợp đó bạn sẽ xử lý thế nào?
Trong trường hợp này tôi sẽ tuân thủ đúng các nguyên tắc trong giao tiếp với cấp
trên như tuân thủ trật tự đẳng cấp, tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư,
cư xử một cách khéo léo, không nói xấu hay chê bai sau lưng ngay với cả những
người thân thiết nhất,...Và trong trường hợp này tôi sẽ không kêu ca phàn nàn vì lO M oARcPSD| 45467232
đều này sẽ tạo ra cho bản thân hình ảnh không hay mà thay vào đó tôi sẽ có sự
chuẩn bị và góp ý kiến chính thức tại các dịp thích hợp như các cuộc họp, các
buổi đánh giá công việc,...
Câu 9: Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình hiệu quả, theo anh/chị cần chuẩn bị
những gì? Trong số những việc mà anh/chị cần chuẩn bị, theo anh/chị việc gì quan
trọng nhất? Tại sao?
1. Xây dựng bài thuyết trình
- xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình
- xây dựng nội dung thuyết trình phải logic không lan man
- xác định rõ thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình
2. Nghiên cứu về thính giả
- quy mô người nghe ( nhiều hay ít)
- Và họ là ai ( độ tuổi, giới tính, động cơ, nhu cầu, tuổi tác, trình độ học vấn)
3. chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ
– Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước , kiểm tra
chất lượng và giá cả hợp lí.
– Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau.
- Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình.
Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia. 4.
chuẩn bị trang phục phù hợp
- Nên lựa trang phục sao cho thể hiện sự tôn trọng đối với người nghe và sự nghiêm
túc đối với buổi thuyết trình
5. Tập luyện và thuyết trình thử
-Giọng nói: phát âm, ngữ điệu, âm sắc,.. -Khả năng ứng khẩu.
-Các cử chỉ cần sử dụng trong bài thuyết trình: tay, mắt,...