Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng chi tiết

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng chi tiết
1. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý vấn đề gì?
1.1 Quy định về địa chỉ trụ sở công ty
Những địa chỉ được phép đăng ký kinh doanh khi đáp ứng được những điều
kiện quy định trong Luật doanh nghiệp 2020 dưới đây:
"Điều 42. Trụ sở chỉnh của doanh nghiệp
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là
địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới
đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)".
Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và
thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa trụ sở
chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ
Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường
hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố trực
thuộc trung ương, thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh.
Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ
sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ doanh nghiệp đối với quan hệ
hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp. Trong quá trình doanh nghiệp
muốn tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký
doanh nghiệp thì phải gửi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
1.2 Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?
Tại Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ ràng các doanh
nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công
ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu
trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-
CP. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 500.000 -
5.000.000 đồng tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể:
- Nếu quá hạn từ 1 - 30 ngày, doanh nghiệp bị xử phạt từ 500.000 - 1.000.000 đồng.
- Nếu quá hạn từ 31 - 90 ngày, doanh nghiệp bị xử phạt từ 1.000.000 - 2.000.000 đồng.
- Nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên, doanh nghiệp bị xử phạt từ 2.000.000 - 5.000.000 đồng.
Như vậy, khi thay đổi địa chỉ công ty (hay còn gọi là trụ sở chính); Công ty
phải gửi thông báo thay đổi đến cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định
của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Ngoài ra,
doanh nghiệp phải gửi tài liệu và thông báo cho khách hàng. Bởi thông qua
việc gửi thông báo, tránh việc khách hàng, đối tác tìm đến những địa chỉ cũ,
lãng phí thời gian, công sức mà không đạt được hiệu quả.
1.3 Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?
Trong quá trình làm việc với các khách hàng câu hỏi mà chúng tôi thường
xuyên nhận được đó chính là Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?
Có hai đáp án cho câu hỏi này. Đầu tiên doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ dăng ký
thay đổi địa chỉ kinh doanh công ty (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia
theo địa chỉ website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Sau khi nộp hồ sơ
được chấp nhận hợp lệ, doanh nghiệp sẽ sử dụng hồ sơ (bản cứng) gửi đến
Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
1.4 Các rủi ro khi chuyển trụ sở mà không đăng ký thay đổi địa chỉ
Trên thực tế, các công ty có thể thay đổi địa điểm, trụ sở làm việc của mình
trong quá trình hoạt động. Để đảm bảo không gián đoạn, ảnh hưởng đến nhu
cầu của khách hàng, đối tác, công ty cần thông báo chuyển địa điểm. Nếu
không cập nhật thay đổi địa chỉ công ty kịp thời sẽ có thể mang lại nhiều rủi ro
cho doanh nghiệp và đưa doanh nghiệp vào những tính huống, khó khăn nhất
định. Ví dụ như: Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ với
số tiền 3 triệu đến 5 triệu đồng; Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm
tra hoạt động địa chỉ hiện tại cơ quan thuế không thấy có hoạt động tại đó;
Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp?
2.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, tỉnh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Trong trường hợp quý khách hàng muốn thay đổi địa chỉ công ty cùng quân, Hồ sơ bao gồm
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; do người đại diện theo
pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữ công ty; đối với công ty trách nhiệm
hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định; và bản sao biên bản họp của
Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở
lên, công ty hợp danh. Của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về
việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Quyết định và bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công
ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
- Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc Chủ sở hữu của
doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục
đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản
chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:
+ Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công
dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay
thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Bước 2: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng Đăng ký kinh doanh
Hồ sơ được nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế
hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doạnh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc trong
trường hợp công ty ở Hà Nội thì có thể nộp qua mạng tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 3: Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền nhận kết quả tại
Phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ.
2.2 Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh/thành phố khác
Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế
Đối với trường hợp công ty muốn thay đổi địa chỉ khác quận/huyện hoặc khác
tỉnh/thành phố; sẽ phải làm thêm một bước nữa đó chính là tiến hành thủ tục
"chốt" thuế và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố mới.
Hồ sơ chốt thuế bao gồm:
- Tờ khai điều chình thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;
- Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định
thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu
thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.
* Lưu ý: Ngoài các loại giấy tờ trên, một số Chi cục thuế có thể yêu cầu thêm các loại giấy tờ như:
- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với
công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông
đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.
Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn đó là nộp
báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở.
Các cán bộ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của
doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, các cán bộ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.
Thời gian thủ tục này thông thường kéo dài từ 5 - 10 ngày làm việc; tính từ
ngày nộp hồ sơ đăng ký.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Hồ sơ trong trường hợp chuyển trụ sở khác quận; khác tỉnh, thành phố bao gồm:
- Bản gốc Công văn (mẫu 09) do cơ quan thuế cấp; về việc đồng ý cho
chuyển quận (áp dụng trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện);
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với
công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông
đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty; đối với công ty trách nhiệm
hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của
Hội đồng thành viên; đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở
lên, công ty hợp danh. Của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về
việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.
Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chỉnh tới Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu
Bước 5: Thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở
và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).
Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:
- Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;
- Mẫu 08 - MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng
Bên cạnh việc gửi bản mềm qua các hòm thư điện tử cho các đối tác, khách
hàng thì công ty cũng nên thực hiện nhiều hình thức thông báo khác nhau
nhằm giúp khách hàng, đối tác có nhiều kênh tiếp cận thông tin ví dụ như làm
các tấm biển thông báo việc thay đổi địa chỉ văn phòng cũ hoặc thông báo
qua các kênh phương tiện thông tin đại chúng.
Document Outline

• Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách h
  • 1. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý vấ
    • 1.1 Quy định về địa chỉ trụ sở công ty
    • 1.2 Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ cô
    • 1.3 Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?
    • 1.4 Các rủi ro khi chuyển trụ sở mà không đăng ký
  • 2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh
    • 2.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận,
    • 2.2 Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang
  • 3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khác