MÔ TẢ CÔNG VIỆC BAN NHÂN SỰ VÀ ĐỊNH HƯỚNG TRAINING 2023

MÔ TẢ CÔNG VIỆC BAN NHÂN SỰ VÀ
ĐỊNH HƯỚNG TRAINING
I. Hoạt động tham gia và sự phối hợp giữa các ban:
- Tham gia hầu hết xuyên suốt tất cả mọi hoạt động của CLB
từ đầu đến cuối nhiệm kì.
- Phải có sự phối hợp chặt chẽ với các ban còn lại:
+ Truyền thông: hỗ trợ việc tăng tương tác trên các
group và fanpage, tìm mẫu ảnh để chụp hoặc quay video khi cần thiết,..
+ Sự kiện: Phân bổ nguồn nhân lực hợp lí để hỗ trợ cho
sự kiện trong công tác chuẩn bị, tổ chức sự kiện. Huy
động nhân sự để tham gia vào các sự kiện, hoạt động mà Sự kiện tổ chức.
+ Kinh doanh: ước tính số lượng thành viên tham gia,
làm tiền đề để kinh doanh tính toán chi phí cho các
hoạt động. Tham gia hỗ trợ KD xuyên suốt trong các
hoạt động Kinh Doanh của CLB.
I . Mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm:
- Gắn kết: Tạo sự gắn bó, thân thiết giữa các thành viên với
nhau và giữa BCN với mọi thành viên.
- Quản lí nhân sự chặt chẽ cho CLB:
+ Phân bổ nguồn nhân lực hợp lí cho các sự kiện diễn ra
thuận lợi, đúng kế hoạch.
+ Giải quyết mọi vấn đề liên quan đến thành viên của CLB.
- Quan sát: đi kèm với lắng nge, Nhân sự cần phải quan sát
để nhìn nhận, dự đoán rủi ro và kịp thời đưa ra biện pháp khắc phục.
- Làm cho thành viên cảm nhận được giá trị từ các hoạt động
và giá trị ‘ Gia Đình’ từ CLB.
I I. Nhiệm vụ của Ban cho từng hoạt động: 1. Trước hoạt động: - Công việc cứng:
+ Làm link đăng kí, viết bài + Chia team, chọn leader
+ Phân bổ nhân sự phụ SK decor, chuẩn bị các phụ kiện
cần thiết: ly, nước, hoa, quả,... - Công việc mềm:
+ Quan tâm, inbox thành viên, thu hút thành viên tham gia các hoạt động.
+ Tương tác nhiều trên facebook nhằm mục đích Truyền
thông phi chính thức cho sự kiện: đào mộ lại ảnh, video cũ, like share cmt,..
+ Lường trước các vấn đề có thể gặp phải trong quá
trình diễn ra các hoạt động và đưa ra một số biện pháp xử lí đề phòng. 2. Trong hoạt động:
- Tập trung, quản lí số lượng thành viên tham gia.
- Quan sát bao quát thành viên để kịp nhìn nhận ra các vấn đề
mà thành viên gặp phải, ví dụ:
+ Chú ý tương tác với các thành viên còn trầm, nhút
nhác, hoặc cảm thấy lạc lõng trong quá trình diễn ra hoạt động
+ Quan tâm, hỏi han những thành viên về trước khi chưa kết thúc chương trình.
- Công việc hậu cần: mua cơm, nước,... cho thành viên.
- Nhìn nhận những vấn đề cần khắc phục cho các hoạt động sau. 3. Sau hoạt động:
- Phụ giúp dọn dẹp hội trường, sân khấu.
- Lo cho công tác hậu sự kiện.
- Đảm bảo phương tiện đầy đủ cho thành viên về nhà an toàn sau sự kiện.
- Lắng nge các feedback sau quá trình diễn ra và những vấn
đề thành viên còn gặp phải trong quá trình tham gia hoạt động.
- Để ý những thành viên tích cực để hỗ trợ BTC vào các hoạt
động tiếp theo và những thành viên còn rụt rè đẻ giúp đỡ
cho các bạn ấy hòa đồng hơn với các thành viên còn lại. IV. Tính chất Ban:
1. Những tố chất riêng cần có khi vào Ban:
- Khả năng quan sát và nhìn nhận
- Sự điềm tĩnh trong mọi tình huống
- Lắng nghe và truyền đạt tốt
- Khả năng thuyết phục, đọc tình huống, rủi ro
- Kỹ năng chuyên môn: Tuyển, sử dụng, đào tạo & phát triển và giữ thành viên.
- Kỹ năng tin học: tạo form, viết và gửi mail.
2. Nguyên tắc làm việc chung: - Vui vẻ, nhiệt tình
- Có trách nhiệm với công việc và nhiệm vụ được giao.
- Lắng nghe, hỗ trợ và cảm thông cho nhau. - Teamwork
- Làm việc đảm bảo tính thống nhất: trước - trong - sau. IV. Trang quản lí: - Group CLB - Group Welcome 45K to C-RES
- Group Sinh viên Đại học KT- ĐHĐN khóa 45K - Confession
- Nick CLB( Câu lạc bộ C-res) - Mail clb V. Công cụ hoạt động: - nick clb - Các group, cfs
- GG Drive( form biễu mẫu, trang tính,...) - Mail clb
1. Tên của các ac Chủ Nhiệm qua các năm:
- Chị Xuân Hảo - người sáng lập CLB ( 27/10/2013) - Anh Kha - A. Tấn - C Thủy - A Hiếu - C Nhàn - A Lanh
2. TB/PB Nhân sự 2 năm gần đây:
- C Dung - A Dũng, A Sơn- C My, C Nhung - A Tuấn, C Lan- A Lanh - C Vi - A Viễn, ...
Nhân sự là 1 mảng không thể thiếu trong bất cứ tổ chức nào, là công việc làm
việc với con người- đối tượng khó khăn nhất, phong phú nhất và cũng rộng lớn
nhất. Là “người phát ngôn” về những quyền lợi, tâm tư của các thành viên =>
Luôn phải vượt qua chính mình, không được thể hiện cái tôi của mình mà phải
thể hiện mình là một con người làm việc cho tập thể thành viên CLB, cho BCN CLB.
Ban Nhân sự trong CLB sẽ giải quyết mọi việc liên quan đến các thành viên
trong CLB, ban sẽ đem đến phúc lợi cũng như đòi hỏi trách nhiệm từ tất cả
thành viên.1. Nhiệmvụ:3nvchính -
Gắn kết thành viên, gắn kết các thế hệ:
+ Gắn kết thành viên, làm cho thành viên cảm nhận được giá trị từ các hoạt
động, cảm nhận được giá trị gia đình từ CLB.
+ Gắn kết các thế hệ: Các Anh Chị trước và các thành viên hiện tại.
? Các bạn hãy kể tên BCN từ lúc khai sinh CLB tới nay? -
Huy động nhân lực, phân bổ nguồn lực phù hợp, nhanh chóng khi các
hoạt động của CLB diễn ra, Nhân Sự luôn phải cố gắng sắp xếp công việc,
phân bổ nhân lực một cách hợp lý, hướng tới đạt hiệu quả tốt nhất. -
Quan sát nhạy bén: luôn là những người đầu tiên thấy được những
mâu thuẫn phát sinh trong tổ chức, tìm ra nguyên nhân và giải quyết những
tình trạng này một cách triệt để, giúp gắn kết thành viên CLB với nhau thành một khối bền vững. 2.
Hoạt động trong năm của Ban Nhân sự: ban Nhân sự làm việc
trong cả năm, phân chia nguồn lực, quan tâm TV hằng ngày, theo sát
TV, đánh giá chất lượng TV, tổ chức sinh nhật cho TV,… -
Cuộc thi Tìm kiếm Đại sứ CLB C-RES -
Chuỗi hoạt động chào đón Tân SV:
+ Tân SV nộp hồ sơ: Đặt bàn giới thiệu về CLB + đăng kí => huy động
thành viên CLB trực bàn + hướng dẫn cho Tân SV
+ Tuần SHCD: giới thiệu tại hội trường A, tiếp tục đặt bàn tuyển TV + mở form online
+ Tân SV thi TA đầu vào + học tuần đầu tiên: Đặt bàn hỗ trợ cho SV - Buổi chia sẻ:
+ Tuyển thành viên: link đăng kí, gửi mail cho các bạn đã đăng kí, buổi
sinh hoạt đầu tiên, đăng kí áo,… -
Bán bánh trung thu: kêu gọi thành viên, chia team, quan tâm thành
viên, theo sát TV, hậu bán bánh,… - Lễ kết nạp thành viên - Bán hoa 20/10 - Sinh nhật CLB - Tuyển thường trực CLB - Sales Master + Tất niên - Nghỉ Tết - Thăm Quân sự - Bán hoa 8/3 - Trại kĩ năng
3. Công việc cụ thể:
a) Trước hoạt động: - Công việc cứng:
+ Làm link đăng kí, viết bài.
+ Chia team, chọn leader và phân bổ lực lượng phụ giúp decor, chở đồ,… - Công việc mềm:
+ Quan tâm, inbox thành viên, thu hút thành viên tham gia hoạt động
+ Tương tác nhiều trên fb để nhằm truyền thông phi chính thức khích lệ tinh thần tham gia của CLB
+ Lường trước các vấn đề có thể gặp phải trong quá trình diễn ra hoạt
động và đưa ra những phương án dự phòng
b) Trong hoạt động:
- Tập trung, quản lí số lượng thành viên tham gia.
- Quan sát, bao quát thành viên để có thể nhìn ra những vấn đề thành viên gặp
phải khi tham gia, ví dụ: chú ý tương tác đến những thành viên còn trầm, nhút
nhác hoặc cảm thấy bị lạc lõng trong quá trình diễn ra hoạt động, quan tâm hỏi
han những thành viên những thành viên về trước khi chưa kết thúc chương trình,. .
- Làm một số công việc hậu cần ví dụ như: mua cơm, mua nước cho thành viên,.
- Nhìn nhận ra những vấn đề còn gặp phải đề khắc phục cho những hoạt động sau. c) Sau hoạt động:
- Phân chia lực lượng phụ giúp dọn dẹp hội trường, sân khấu.
- Lo cho công tác hậu sự kiện, ví dụ: tìm địa điểm ăn uống cho TV, chia
người dẫn TV đi, đảm bảo TV về nhà an toàn,…
- Lắng nghe những feedback sau quá trình hoạt động diễn ra và những vấn
đề thành viên còn gặp phải trong quá trình tham gia hoạt động
- Để ý những thành viên tích cực để có thể hỗ trợ cho BTC vào những hoạt
động tiếp theo và những thành viên còn cảm thấy rụt rè để giúp đỡ hòa đồng hơn với các bạn.
3. Tố chất Nhân sự- kỹ năng cần có: 7 tố chất
- Kỹ năng “chuyên môn”:
+ Tuyển nhân sự - thành viên CLB
+ Dự báo nhu cầu nhân sự và hoạch định nguồn lực
+ Nhận định nhân sự: biết thành viên nào có thế mạnh ở công việc nào,
phù hợp với vị trí nào (ví dụ: Leader)
+ Kỹ năng tin học: Google form, Excel, Email,… - Kỹ năng giao tiếp:
+ Biết lắng nghe: sâu sát, kịp thời điều chỉnh và giải quyết các vấn đề
+ Xử sự đúng đắng, hòa đồng
+ Hiểu biết về thành viên: quê quán, tính cách, ngành học, sự tham gia hoạt động,…
+ Có phong thái và giọng nói phải thật tự tin và thuyết phục
+ Khả năng truyền đạt dễ nghe, dễ hiểu -
Kỹ năng thuyết phục: trong quá trình hòa giải các mâu thuẫn nội tại
hoặc trong quá trình kêu gọi thành viên tham gia hoạt động. -
Kỹ năng đọc tình huống: nhận biết các vấn đề có thể xảy ra trong các
sự kiện, hoạt động KD để đưa ra các phương án dự trù. -
Đức tính: hòa nhã, thân thiện, có tâm (biết hy sinh lợi ích của bản thân
vì tập thể), điềm tĩnh, công bằng,…
Document Outline

• I.Hoạt động tham gia và sự phối hợp giữa các ban:
• II.Mục tiêu, nhiệm vụ trọng tâm:
• III.Nhiệm vụ của Ban cho từng hoạt động:
• IV.Tính chất Ban:
  • 1.Nhiệm vụ: 3 nv chính
  • 3.Công việc cụ thể:
  • b)Trong hoạt động:
  • c)Sau hoạt động:
  • 3.Tố chất Nhân sự- kỹ năng cần có: 7 tố chất