lOMoAR cPSD| 53305634
Mô tả quy trình tiền lương (tính lương, trả lương)
Bước 1: Thu thập dữ liệu tính lương
Để có một bảng lương hoàn chỉnh gửi đến người lao động, thì bước đầu tiên cần phải
làm là phải thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu tính lương, và việc này thường sẽ
được thực hiện bởi bộ phận chấm công hoặc với một số công ty sẽ do trưởng các bộ phận.
Thông thường, hầu hết các doanh nghiệp sẽ tính lương dựa trên dữ liệu chấm công. Tuy
nhiên, đối với một số ngành nghề, có vị trí đặc thù như nhân viên kinh doanh, nhân viên
sản xuất,…thì lương sẽ được tính dựa trên kết quả sản xuất, kết quả kinh doanh (hay
chính là KPI, doanh số) nên lương cuối cùng được cấu thành bởi nhiều dữ liệu hơn. Một
số dữ liệu tính lương phổ biến trong doanh nghiệp, đó là: -
Danh sách chấm công (được tính bằng số giờ công mỗi ngày làm việc của nhân
viên, nhân viên chấm công qua thẻ hoặc dấu vân tay) -
Doanh số (thường áp dụng đối với nhân viên kinh doanh) - KPI -
Hiệu suất sản phẩm,…
Cụ thể, bộ phận chấm công sẽ tiến hành:
• Chấm công cho từng nhân viên
• Xác nhận khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành
Theo dõi và ghi lại tiến
độ hoàn thành KPI của nhân viên
• Tổng hợp và lập báo cáo gửi cho Phòng Hành chính nhân sự. lOMoAR cPSD| 53305634
Bước 2: Đối chiếu, xác nhận
Đây là bước vô cùng quan trọng trong một quy trình tính lương nhân viên để đảm bảo
các dữ liệu được thiết lập chính xác, chuẩn chỉnh. Thông thường, người phụ trách đối
chiếu sẽ là bộ phận quản lý nhân sự.
• Dựa vào máy chấm công, bảng chấm công và đơn từ của nhân viên đối chiếu
danh sách với các dữ liệu thu thập được.
• Đối chiếu kết quả với người lao động:
• Rà soát báo cáo sản phẩm, công việc và KPI của từng nhân viên
Sau khi xác nhận, sẽ tiến hành tổng hợp bảng chấm công và các khoản thưởng dựa vào
kết quả công việc, phụ cấp và các phúc lợi khác để lập nên Bảng lương tổng hợp phải
trả và gửi đến kế toán tiền lương
Thông thường, trước khi tính lương, quản lý nhân sự cần gửi bảng chấm công, bảng
doanh thu,… qua email hoặc phần mềm làm việc riêng cho người lao động để xác nhận
Nếu có phản hồi cho thấy quy trình bị sai, người quản lý cần nhanh chóng giải quyết
kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo thời chuyển lương không bị ảnh hưởng.
Bước 3: Lập bảng tính lương
Bộ phận kế toán sẽ là người phụ trách công việc lập bảng tính lương cho nhân viên.
Căn cứ vào số công, số lượng sản phẩm hoàn thành, đơn giá khoán sản phẩm, KPI,…
để tính ra tổng tiền lương, tiền công và các khoản tiền khác ( phụ cấp, BHXH,…) chi
tiết cho từng nhân viên. Nhân viên kế toán tiền lương tính toán các khoản trích từ lương,
sau đó kết hợp với bảng lương tổng hợp phải trả để lập nên bảng lương đầy đủ. Bước 4: Kiểm tra, ký duyệt
Nhân viên kế toán tiền lương gửi bảng lương đầy đủ lên kế toán trưởng để kiểm tra và
phê duyệt. Nếu kế toán trưởng đồng ý, bảng lương sẽ được đưa cho giám đốc duyệt và
phê chuẩn. Sau đó, kế toán trưởng sẽ nhận bảng lương từ phía giám đốc, rồi chuyển lại
cho kế toán tiền lương. Tuy nhiên, nếu kế toán trưởng không đồng ý, bộ phận kế toán
và nhân sự sẽ cùng phải làm việc lại để tìm giải pháp xử lý.
Bước 5: Gửi xác nhận phiếu lương cho nhân viên
Phiếu lương sau khi được gửi phê duyệt sẽ được chuyển lại cho từng nhân viên. Điều
cần chú ý trong bước này chính là bảng lương cần phải gửi riêng cho từng cá nhân để
đảm bảo tính riêng tư, bảo mật về lương trong công ty. lOMoAR cPSD| 53305634
Bước 6: Thanh toán lương
Sau khi nhân viên đã xác nhận mức lương, công ty tiến hành thanh toán lương theo một
trong hai hình thức – thanh toán trực tiếp hoặc thành toán qua thẻ ngân hàng.
• Nếu công ty trả lương qua ngân hàng, nhân viên kế toán tiền lương sẽ tiến hành
gửi phiếu ủy nhiệm chi qua ngân hàng đối tác. Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm
tra, ngân hàng sẽ tiến hành trích tiền từ tài khoản của công ty và gửi đến người
thụ hưởng (các nhân viên trong công ty).
• Nếu công ty trả lương bằng tiền mặt, nhân viên kế toán tiền lương sẽ tiến hành
lập phiếu chi và chuyển đến thủ quỹ. Sau đó, thủ quỹ thực hiện thanh toán
lương cho nhân viên và yêu cầu nhân viên ký vào bảng lương.
Bước 7: Lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương
Bước cuối cùng trong quy trình tính lương nhân viên là lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương
nhằm phục vụ công tác xây dựng báo cáo về sau của quản trị nhân sự.
Kế toán tiền lương, thủ quỹ ghi chép sổ sách và hoạch toán nghiệp vụ tiền lương, lưu
trữ các hồ sơ, tài liệu được sử dụng xuyên suốt quy trình như: phiếu thu, chi, bảng chấm
công, bảng thanh toán tiền lương.
https://newtrain.edu.vn/tai-lieu/huong-dan-tao-bang-luong-tren-misa.html SCS