-
Thông tin
-
Quiz
ND chính sách giáo dục y tế | Học viện Hành chính Quốc gia
Xây dựng và ban hành văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt ộng của các doanh nghiệp. Trong bối cảnh tiến bộ tất yếu của phát triển chính phủ iện tử, chính phủ số, Việt Nam tiếp tục khẳng ịnh một trong ba trọng tâm cải cách hành chính giai oạn 2021 - 2030 là xây dựng và phát triển Chính phủ iện tử, Chính phủ số. Theo ó, các cơ quan, tổ chức cần nhanh chóng chuyển ổi sang xây dựng và ban hành, sử dụng văn bản iện tử, bắt kịp và tận dụng lợi thế từ sự lưu thông của dòng chảy văn bản iện tử mà Chính phủ tạo lập Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời đọc đón xem!
Quản lí công 172 tài liệu
Học viện Hành chính Quốc gia 768 tài liệu
ND chính sách giáo dục y tế | Học viện Hành chính Quốc gia
Xây dựng và ban hành văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt ộng của các doanh nghiệp. Trong bối cảnh tiến bộ tất yếu của phát triển chính phủ iện tử, chính phủ số, Việt Nam tiếp tục khẳng ịnh một trong ba trọng tâm cải cách hành chính giai oạn 2021 - 2030 là xây dựng và phát triển Chính phủ iện tử, Chính phủ số. Theo ó, các cơ quan, tổ chức cần nhanh chóng chuyển ổi sang xây dựng và ban hành, sử dụng văn bản iện tử, bắt kịp và tận dụng lợi thế từ sự lưu thông của dòng chảy văn bản iện tử mà Chính phủ tạo lập Tài liệu giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời đọc đón xem!
Môn: Quản lí công 172 tài liệu
Trường: Học viện Hành chính Quốc gia 768 tài liệu
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
lOMoARcPSD|49633413 Bài làm
Xây dựng và ban hành văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt ộng của các
doanh nghiệp. Trong bối cảnh tiến bộ tất yếu của phát triển chính phủ iện tử, chính
phủ số, Việt Nam tiếp tục khẳng ịnh một trong ba trọng tâm cải cách hành chính giai
oạn 2021 - 2030 là xây dựng và phát triển Chính phủ iện tử, Chính phủ số. Theo ó,
các cơ quan, tổ chức cần nhanh chóng chuyển ổi sang xây dựng và ban hành, sử dụng
văn bản iện tử, bắt kịp và tận dụng lợi thế từ sự lưu thông của dòng chảy văn bản iện
tử mà Chính phủ tạo lập.
I. Văn bản iện tử 1. Khái niệm
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt ộng của các cơ quan hành chính nhà nước ngày càng ược ẩy
mạnh, vì vậy, yêu cầu nghiên cứu và triển khai trên thực tế việc soạn thảo, ban hành
và quản lý văn bản iện tử là vấn ề cấp thiết ược ặt ra trong giai oạn xây dựng Chính
phủ iện tử hiện nay và cách mạng công nghiệp 4.0.
Theo Quyết ịnh số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính
phủ quy ịnh về việc gửi, nhận văn bản iện tử giữa các cơ quan trong Hệ thống hành
chính nhà nước, ịnh nghĩa “Văn bản iện tử là văn bản dưới dạng thông iệp dữ liệu,
theo thể thức, ịnh dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy ịnh, ược tạo lập
hoặc ược số hóa từ văn bản giấy”. Tiếp ó, khái niệm văn bản iện tử ược tái khẳng ịnh
trong Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy ịnh quy
trình trao ổi, lưu trữ, xử lý văn bản iện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ
bản của Hệ thống quản lý văn bản iện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ
quan, tổ chức và Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công
tác văn thư, cụ thể như sau:
“Văn bản iện tử là văn bản dưới dạng thông iệp dữ liệu ược tạo lập hoặc ược
số hóa từ văn bản giấy và trình bày úng thể thức, kỹ thuật, ịnh dạng theo quy ịnh”.
Số hóa văn bản có thể ược hiểu là văn bản ược quét (Scan) từ văn bản giấy theo ịnh
dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy.
Đây hiện là khái niệm văn bản iện tử ược sử dụng chính thức trong hệ thống cơ quan
nhà nước và trong các giáo trình, tập bài giảng tại các cơ sở ào tạo về văn thư, lưu trữ tại Việt Nam.
Tại Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải
pháp trọng tâm phát triển Chính phủ iện tử giai oạn 2019 - 2020 là “90% văn bản
trao ổi giữa các cơ quan nhà nước dưới dạng iện tử, tối thiểu 80% hồ sơ công việc
tại cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 30% hồ sơ công việc tại
cấp xã ược xử lý trên môi trường mạng”…
2. Giá trị của văn bản iện tử
Văn bản iện tử ược ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ
chức theo quy ịnh của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Chữ ký số trên văn bản iện tử phải áp ứng ầy ủ các quy ịnh của pháp luật. lOMoARcPSD|49633413 2
3. Đặc iểm của văn bản iện tử
Nhìn chung, văn bản iện tử có các ặc iểm chủ yếu sau: -
Tính tin cậy, chính xác: Đặc iểm này chỉ tính chất áng tin cậy của văn
bản iện tử về mặt hình thức và nội dung. Nghĩa là, văn bản iện tử phải có hình thức
ịnh dạng hoàn chỉnh và không bị sửa ổi; có nội dung không thay ổi ược; có mối liên
kết rõ ràng với các văn bản khác bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua sự
phân loại theo các nguyên tắc phân loại. -
Tính xác thực: Đặc iểm này chỉ khả năng hay hiện thực của văn bản có
thể làm chứng cứ cho sự kiện hoặc hoạt ộng thực tiễn. văn bản phải thể hiện ược bối
cảnh hành chính; có tác giả, ịa chỉ và người tạo lập ra; có một sự việc mà văn bản
iện tử có liên quan hoặc hỗ trợ về mặt thủ tục hay là một bộ phận của quá trình ra
quyết ịnh. Đặc iểm xác thực của văn bản iện tử gồm hai nhân tố là sự ồng nhất và sự toàn vẹn:
+ Về sự ồng nhất: Đây là các thuộc tính làm cho văn bản có tính chất ộc áo và
phân biệt với văn bản khác, gồm: Tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành văn
bản (tên của những người có liên quan trong quá trình hình thành ra văn bản: tác giả,
người nhận, người soạn thảo); thời gian, ịa iểm hình thành văn bản và truyền ạt văn
bản; hình thức của văn bản, ý nghĩa và ký hiệu về vấn ề hoặc sự việc, sự kiện mà văn
bản tham gia; sự thể hiện mối quan hệ của văn bản với các văn bản khác; ký hiệu về
những văn bản kèm theo…
+ Về sự toàn vẹn: Một văn bản có sự toàn vẹn nếu nó ược giữ nguyên vẹn và
không bị sửa ổi về nội dung cần ược truyền ạt ể ạt ược mục ích. Sự toàn vẹn có thể
ược thể hiện trong các ngữ cảnh về chính trị, lịch sử, ở hình thức bề ngoài của văn
bản mang tính toàn diện và tổng hợp, trong tính hệ thống thông tin, chức năng của
văn bản. Sự toàn vẹn có mức ộ tương ối hoặc mức ộ hoàn toàn trong thực tế tồn tại
của văn bản iện tử. văn bản tồn tại như nó ã ược tạo lập ra thì có mức ộ toàn vẹn
hoàn toàn hay toàn vẹn tuyệt ối. Nếu văn bản có qua một số thay ổi thì không thể
cho rằng nó tồn tại như ã ược tạo lập ra ban ầu, do ó nó có mức ộ toàn vẹn tương ối
hay cho phép sai số theo quy ịnh (là các sai số cho phép theo tỷ lệ % của ộ chính xác
tương ứng giữa văn bản tạo lập ban ầu và văn bản ang tồn tại trong thực tế) trong quá trình tạo lập.
II. Những nguyên tắc cơ bản của ánh giá văn bản và phương pháp ánh
giá văn bản 1. Những nguyên tắc cơ bản
Có 9 nguyên tắc cơ bản của ánh giá văn bản: Nguyên tắc chính trị; Nguyên tắc
pháp chế; Nguyên tắc khách quan, khoa học; Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp;
Nguyên tắc lịch sử; Nguyên tắc thực tiễn; Nguyên tắc tính chất giai oạn; Nguyên tắc
phù hợp với mục tiêu, phương pháp và kỹ thuật ánh giá; Nguyên tắc kinh tế.
Theo nguyên tắc toàn diện và tổng hợp thì các văn bản cần ược xem xét một
cách toàn diện, ánh giá úng giá trị của chúng trên từng phương diện cụ thể: Chính
trị, kinh tế, văn hoá v.v... Tránh nhìn văn bản một cách phiến diện và cục bộ khi xem lOMoARcPSD|49633413 3
xét giá trị của chúng. Cần chú ý rằng nhiều văn bản có thể có ý nghĩa lâu dài về sau,
hoặc có những văn bản không có giá trị ối với ơn vị này nhưng lại có ý nghĩa với ơn
vị khác và vì vậy cần có sự quan tâm úng mức và toàn diện. Điều này cũng có nghĩa
là giá trị của văn bản cần ược xem xét trong các mối quan hệ có tính ràng buộc ối với nhau.
Mặt khác, khi ánh giá cần có tính tổng hợp òi hỏi người ánh giá phải thu thập
thông tin từ nhiều nguồn, nhiều phía, ể ưa ra kết quả ánh giá là một bản tổng hợp ý
kiến nhận xét của nhiều bên có liên quan ến văn bản. Tính tổng hợp có thể nói là yêu
cầu cần có của tính toàn diện.
Thực tế cho thấy, một văn bản cụ thể thường không biệt lập mà có mối liên hệ
mật thiết với các văn bản khác, không những thế mà nó chỉ có ý nghĩa khi gắn với
những văn bản khác. Vì thế khi ánh giá văn bản không xé lẻ từng văn bản mà gộp
văn bản với các văn bản liên quan.
2. Phương pháp ánh giá văn bản
Có 4 phương pháp ánh giá văn bản: phương pháp hệ thống, phương pháp thông
tin, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp ánh giá tác ộng pháp luật (RIA).
2.1. Phương pháp hệ thống:
Hệ thống ược hiểu là một tập hợp các phần tử có liên hệ với nhau ể tạo thành
một thể thống nhất, có thể thực hiện một số chức năng hay một số mục tiêu nhất ịnh.
Thuật ngữ hệ thống còn bao hàm cả ý nghĩa là phương pháp xếp ặt một cách trật tự.
Đánh giá văn bản òi hỏi phải nghiên cứu một ối tượng nhất ịnh trong tính tổng
thể của hệ thống mà nó tồn tại. Muốn ánh giá một văn bản theo phương pháp hệ
thống cần phải xác ịnh ược các hệ thống mà văn bản ó có khả năng trở thành một
yếu tố của chúng, mỗi quan hệ giữa các văn bản trong từng hệ thống, mục tiêu sử
dụng văn bản theo hệ thống v.v... Thực hiện ược như vậy giá trị của các văn bản sẽ
ược xem xét toàn diện và chính xác hơn.
Chỉ khi nào ặt ược chính xác các văn bản vào hệ thống của chúng mới có thể
trả lời ược một số câu hỏi như vì sao một văn bản này, hay một văn bản khác lại cần
thiết cho hoạt ộng của cơ quan? Nội dung nào của văn bản cần ược quan tâm, nội
dung nào cần có sự iều chỉnh kịp thời…
Thực tế cho thấy phương pháp hệ thống có ý nghĩa rất thiết thực trong quá
trình ánh giá các văn bản hình thành trong hoạt ộng của các cơ quan. Để áp dụng
phương pháp này có hiệu quả, một mặt cần chú ý nghiên cứu những yêu cầu của thực
tế, nhưng một mặt khác rất quan trọng là phải nắm ược những luận ề cơ bản của lý
thuyết hệ thống và cách ứng dụng chúng. Các bước i trong quá trình nghiên cứu phải
ược xác lập một cách hợp lý. Các bước nghiên cứu một hệ thống văn bản và xem xét
giá trị của các văn bản trong ó có thể nêu lên như sau: -
Thành phần các văn bản tạo nên hệ thống. -
Tính chất liên hệ giữa các văn bản hoặc nhóm văn bản trong hệ thống. -
Chức năng của hệ thống văn bản. lOMoARcPSD|49633413 4 -
Giới hạn phạm vi văn bản liên quan ến hoạt ộng của cơ quan ban hành. -
Cấu trúc nội dung bên trong và hình thức biểu hiện bên ngoài của hệ thống. -
Sự phù hợp của hệ thống yêu cầu của công tác quản lý nhà nước
với môi trường bên ngoài (pháp lý, chính trị, văn hoá, xã hội...). -
Tính thứ bậc của hệ thống. -
Quan hệ giữa hệ thống văn bản này với hệ thống văn bản khác.
2.2. Phương pháp thông tin:
Văn bản hình thành trong các cơ quan có bản chất là một công cụ iều hành
chứa ựng các thông tin. Giá trị của các văn bản xét ến cùng lệ thuộc vào giá trị của
các thông tin chứa ựng trong ó. Do vậy, một cách rất tự nhiên, có thể áp dụng phương
pháp thông tin ể xem xét giá trị của chúng.
Khi áp dụng phương pháp thông tin ể xem xét giá trị của các văn bản, trước
hết cần phải làm sáng tỏ một số vấn ề quan trọng sau ây: -
Thông tin có trong văn bản liên quan như thế nào ến chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan sử dụng văn bản ể giải quyết công việc? -
Thông tin ó có trùng lặp với thông tin ở các văn bản khác của cơ quan ến mức ộ nào. -
Độ chính xác của các thông tin trong văn bản có ảm bảo không
xét trên cả hai phương diện: Thông tin pháp lý và thông tin thực tế. -
Tính chi tiết, mới mẻ (thời sự) của các thông tin trong văn bản so
với các văn bản khác hiện có.
Làm sáng tỏ ược những vấn ề như vậy sẽ cho phép người sử dụng văn bản ịnh
hướng ược giá trị thông tin thực tế của các văn bản ang có ể bổ sung các thông tin
cần có hoặc iều chỉnh các quá trình iều hành công việc khi cần thiết.
Tiếp theo, cần dựa vào những yếu tố nói trên ể ưa ra một số tiêu chuẩn thích
hợp và chỉ rõ cách áp dụng các tiêu chuẩn ó vào quá trình xem xét giá trị của các văn
bản. Các tiêu chuẩn thông dụng có thể xây dựng trên các ịnh hướng sau ây:
Một là, ý nghĩa của các thông tin trong văn bản trong quá trình thực hiện các
chức năng và nhiệm vụ của cơ quan.
Hai là, mức ộng chi tiết của thông tin so với các văn bản ược lấy làm cơ sở ể
xây dựng văn bản ang xem xét.
Ba là, tính thời sự của các thông tin trong văn bản.
Bốn là, tính chuẩn mực về thông tin pháp lý của các căn cứ ược ưa ra trong văn bản.
2.3. Phương pháp phân tích chức năng:
Theo phương pháp này, văn bản ược nghiên cứu, ánh giá thông qua chức năng
của chính văn bản và chức năng cơ quan ban hành văn bản. Thực tế cho thấy văn
bản quy phạm pháp luật có nhiều chức năng quan trọng. Giá trị của các văn bản
không thể tách rời các chức năng ó. Vì vậy, việc ánh giá các văn bản dựa trên sự lOMoARcPSD|49633413 5
phân tích chức năng của các văn bản và sự biểu hiện của các chức năng ó trên thực
tế. Áp dụng phương pháp này trong thực tiễn cần ược tiến hành theo hai phương diện:
Thứ nhất, xác ịnh chức năng chính của văn bản trong mối tương quan với chức
năng của cơ quan ban hành văn bản. Về nguyên tắc, mức ộ tương ồng giữa các chức
năng của cơ quan với chức năng của văn bản là biểu hiện quan trọng của giá trị văn
bản. Ví dụ: ối với một ơn vị có chức năng quản lý trên một lĩnh vực cụ thể như quản
lý ào tạo chẳng hạn, thì các văn bản có chức năng pháp lý về quản lý ào tạo rõ ràng
là rất có giá trị. Còn ối với các ơn vị có chức năng tham mưu tổ chức công việc trong
cơ quan như văn phòng thì các văn bản về kế hoạch, chương trình công tác và các
văn bản khác có chức năng tương tự sẽ rất quan trọng. Như vậy, việc phân tích chức
năng cơ quan không phải theo chức năng chung mà là chức năng cụ thể của các ddơn
vị trong ó. Thực tế cho thấy, các ơn vị của cùng một cơ quan có chức năng cụ thể
khác nhau và luôn luôn có nhu cầu sử dụng văn bản khác nhau. Có những văn bản
theo chức năng của mình, rất quan trọng với ơn vị này, nhưng ối với ơn vị khác chúng
chỉ có ý nghĩa tham khảo.
Thứ hai, khi vận dụng các phương pháp nêu trên cần lưu ý rằng giữa chúng có
mối liên hệ mật thiết. Phương pháp này có thể hỗ trợ cho phương pháp kia, ồng thời
cũng sử dụng những kết quả của phương pháp ó. Kết luận về giá trị của một văn bản
cần dựa trên kết quả xem xét một cách toàn diện văn bản ó theo các phương pháp khác nhau.
2.4. Phương pháp ánh giá tác ộng pháp luật (RIA):
Như trên ã nêu, RIA với ý nghĩa là phương pháp ánh giá chi phí, hiệu quả của
những tác ộng của văn bản có thể xảy ra ối với các nhóm lợi ích, các khu vực hoặc
toàn bộ xã hội và nền kinh tế. Việc ánh giá chi phí - hiệu quả hay chi phí - lợi ích
trong hoạt ộng xây dựng, ban hành và thực thi văn bản ược cụ thể từ các bình diện sau: -
RIA giúp cải thiện hiệu quả hoạt ộng quản lý hành chính nhà nước. RIA
phân tích, xác ịnh ược chi phí và lợi ích của các giải pháp quản lý hành chính nhà
nước; từ ó, giúp nâng cao năng lực, tìm kiếm và sử dụng các biện pháp hợp lý với
chi phí thấp nhất; giảm ược những thất bại của chính sách và cuối cùng nâng cao
ược lợi ích của quản lý hành chính nhà nước nói chung và hiệu quả hoạt ộng của cơ
quan hành chính nhà nước nói riêng. -
RIA giúp tham vấn và trao ổi với các nhóm lợi ích khác nhau liên quan
ến chính sách, nhờ ó nâng cao ược ộ minh bạch của chính sách; xây dựng và củng
cố ược niềm tin của người dân chúng ối với chính sách; giảm ược các rủi ro thể chế
cho khu vực tư nhân; giảm ộc quyền thông tin. -
RIA giúp liên kết và thống nhất ược các mục tiêu khác nhau của các
chính sách khác nhau: kinh tế, xã hội và môi trường; qua ó, giúp ảm bảo tính thống
nhất, ồng bộ của chính sách nhà nước. lOMoARcPSD|49633413 6 -
RIA giúp thay ổi văn hoá iều hành và tư duy quản lý nhà nước, giảm
những can thiệp không cần thiết và các quy ịnh mang tính hình thức; qua ó, tăng
trách nhiệm giải trình của cơ quan nhà nước ối với dân chúng và xã hội; thúc ẩy văn
hoá quản lý hướng theo phục vụ hơn là kiểm soát và xây dựng một chính phủ năng
ộng; sử dụng các phương pháp quản lý hợp lý hơn, phù hợp hơn với iều kiện ã thay ổi. -
Đối với nền kinh tế: Nếu làm tốt, RIA sẽ nâng cao hiệu quả chi phí của
các quyết ịnh liên quan ến quản lý nhà nước; qua ó, giảm ược số các quy ịnh chất
lượng thấp và không cần thiết; RIA làm tăng ộ minh bạch của quá trình ra quyết ịnh;
cải thiện chất lượng tham gia, tham vấn của các nhóm lợi ích có liên quan. RIA sẽ
giúp và cải thiện phối hợp chính sách giữa các Bộ, ngành và cơ quan nhà nước khác.
RIA có thể ược tiến hành ở những giai oạn khác nhau. Đó là: -
Khi xem xét sự cần thiết ban hành văn bản, RIA ược tiến hành ể xác ịnh
các phương án, so sánh tác ộng của chúng, từ ó xác ịnh phương án tối ưu ể thực hiện mục tiêu của quản lý; -
Trong quá trình soạn thảo văn bản, các phương án RIA ược ược ưa ra
phân tích, cân nhắc, xem xét theo các tiêu chí như: Mục ích ban hành có ạt ược một
cách tối ưu trong dự thảo hay không; Các nhóm chịu sự iều chỉnh của văn bản có dễ
dàng thực thi, tuân thủ không; Mức ộ mà văn bản làm giảm hoặc tăng gánh nặng ối
với các nhóm chịu sự iều chỉnh của văn bản ó như thế nào. -
Sau khi văn bản ược ban hành, RIA ược thực hiện ể ánh giá tác ộng
thực tế của một văn bản ang có hiệu lực so với các tác ộng ược dự tính ể xác ịnh văn
bản ó ạt ược mục tiêu ề ra không, có cần sửa ổi không, sửa ổi ở mức nào.
Theo hướng dẫn chung của Bộ Tư pháp thực hiện các quy ịnh của pháp luật
thì việc xây dựng báo cáo ánh giá tác ộng của văn bản dự kiến ề xuất ban hành, cần
bảo ảm các bước sau ây:
Bước 1. Xác ịnh vấn ề bất cập tổng thể cần giải quyết;
Bước 2. Xác i ̣nh mục tiêu giải quyết vấn ề tổng thể;
Bước 3. Xác ịnh các phương án ể giải quyết vấn ề, bao gồm: -
Phương án 1: Giữ nguyên hiện trạng; -
Phương án 2: Không ban hành văn bản, mà dùng biện pháp thay thế; -
Phương án 3: Ban hành văn bản.
Bước 4. Đánh giá tác ộng của từng phương án ã xác ịnh tại bước 3;
Trong trường hợp kết luận cần phải ban hành văn bản (Phương án 3), thì tiếp
tục thực hiện các bước sau:
Bước 5. Xác ịnh các vấn ề ưu tiên ánh giá tác ộng;
Đối với mỗi vấn ề ưu tiên ánh giá tác ộng ã xác ịnh ở trên, lần lượt tiến hành: lOMoARcPSD|49633413 7 -
Xác ịnh vấn ề cần phải giải quyết; -
Xác i ̣nh mục tiêu giải quyết vấn ề; -
Lựa chon các phương án ệ
̉ giải quyết từng vấn ề; -
Xác ịnh các yếu tố chi phi v́ à lơi ̣ ich ch́ inh cho t́ ừng phương án;
Hoàn thành xong bước 4 cho một vấn ề, lặp lại trình tự từ bước 1 ến bước 4
cho các vấn ề còn lại. Sau ó, tiến hành các bước sau:
Bước 6. Thống nhất về cách diễn giải kết quả phân tich, th́ ống nhất các giải pháp và kết luân; ̣
Bước 7. Viết dự thảo báo cáo RIA;
Bước 8. Tổ chức lấy ý kiến chính thức;
Bước 9. Chỉnh lý, hoàn thiên báo cáo RIA ḍ ựa trên các ý kiến óng góp; Bước
10. Giải trình về tiếp thu ý kiến óng góp của báo cáo RIA.
III. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản iện tử
Quy trình ban hành văn bản là trật tự tiến hành những hoạt ộng chuyên môn
trong quá trình sản sinh ra văn bản, thông thường ược pháp luật quy ịnh dưới dạng
những thủ tục nhất ịnh.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý nhà
nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành
văn bản theo úng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt ộng của mình.
Văn bản quản lý chỉ có chất lượng cao khi thông qua quy trình xây dựng, ban
hành hợp lý, khoa học, hiệu quả, bảo ảm các giai oạn ược thực hiện một cách ộc lập
và ược xác ịnh theo một trật tự chặt chẽ, nghiêm ngặt, ghi nhận ầy ủ ý chí của nhân
dân, thu hút trí tuệ của các nhà khoa học, kinh nghiệm và óng góp của các ối tượng liên quan.
Chất lượng của hoạt ộng ban hành văn bản quyết ịnh chất lượng của văn bản
với tư cách là sản phẩm của hoạt ộng ó.
Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có
thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. Tuy nhiên, việc xác ịnh một trình tự
chuẩn là hết sức cần thiết nhằm trật tự hoá công tác này. Cho ến nay mới chỉ có một
trình tự chuẩn trong ban hành văn bản quy phạm pháp luật ược ưa ra trong các luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Còn
các loại văn bản khác hầu hết ược xây dựng và ban hành theo các quy tắc ược kiến
tạo nên bởi hoạt ộng thực tiễn của từng cơ quan, ơn vị cụ thể.
1. Quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính theo Nghị ịnh
số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư như sau: lOMoARcPSD|49633413 8
Bước 1. Soạn thảo văn bản -
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục ích, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, người ứng ầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao
cho ơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. -
Đơn vị hoặc cá nhân ược giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các
công việc: Xác ịnh tên loại, nội dung và ộ mật, mức ộ khẩn của văn bản cần soạn
thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản úng hình thức, thể
thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản iện tử, cá nhân ược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài
việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, văn bản kèm
theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. -
Trường hợp cần sửa ổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền
cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản ến
lãnh ạo ơn vị chủ trì soạn thảo văn bản ể chuyển cho cá nhân ược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. -
Cá nhân ược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước
người ứng ầu ơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ ược giao.
Bước 2. Duyệt bản thảo văn bản
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp bản thảo văn bản ã ược phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ
sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết ịnh.
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành -
Người ứng ầu ơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm
trước người ứng ầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. -
Người ược giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người ứng ầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 4. Ký ban hành văn bản -
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế ộ thủ trưởng: Người ứng ầu cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao
cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực ược phân công phụ trách và một số văn
bản thuộc thẩm quyền của người ứng ầu. Trường hợp cấp phó ược giao phụ trách,
iều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. -
Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế ộ tập thể: Người ứng ầu cơ quan, tổ
chức thay mặt tập thể lãnh ạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của
người ứng ầu cơ quan, tổ chức ược thay mặt tập thể, ký thay người ứng ầu cơ quan, lOMoARcPSD|49633413 9
tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người ứng ầu và những văn bản thuộc lĩnh
vực ược phân công phụ trách. -
Trong trường hợp ặc biệt, người ứng ầu cơ quan, tổ chức có thể ủy
quyền cho người ứng ầu cơ quan, tổ chức, ơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký
thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải
ược thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung ược ủy quyền. Người
ược ký thừa ủy quyền không ược ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa
ủy quyền ược thực hiện theo thể thức và óng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền. -
Người ứng ầu cơ quan, tổ chức có thể giao người ứng ầu ơn vị thuộc cơ
quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người ược ký thừa lệnh ược giao lại
cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải ược quy ịnh cụ thể trong quy chế
làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. -
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do
mình ký ban hành. Người ứng ầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp
luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. -
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không
dùng các loại mực dễ phai. -
Đối với văn bản iện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí,
hình ảnh chữ ký số theo quy ịnh tại Phụ lục I Nghị ịnh số 30.
2. Quản lý văn bản i theo Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020
của Chính phủ về Công tác văn thư như sau:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản -
Số và thời gian ban hành văn bản ược lấy theo thứ tự và trình tự thời
gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt ầu liên tiếp từ số 01 vào
ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn
bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản iện tử.
+ Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp
luật ược cấp hệ thống số riêng.
+ Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người ứng ầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy ịnh.
+ Việc cấp số văn bản hành chính do người ứng ầu cơ quan, tổ chức quy ịnh. -
Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành ược thực hiện sau
khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản mật ược cấp hệ thống số riêng. -
Đối với văn bản iện tử, việc cấp số, thời gian ban hành ược thực hiện
bằng chức năng của Hệ thống. lOMoARcPSD|49633413 10
Bước 2: Đăng ký văn bản i
Việc ăng ký văn bản bảo ảm ầy ủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản i. -
Đăng ký văn bản: Văn bản ược ăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
+ Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan ăng ký văn bản vào Sổ ăng ký
văn bản i. Mẫu sổ ăng ký văn bản i theo quy ịnh tại Phụ lục IV Nghị ịnh này.
+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống: Văn bản ược ăng ký bằng Hệ thống phải
ược in ra giấy ầy ủ các trường thông tin theo mẫu Sổ ăng ký văn bản i, óng sổ ể quản lý. -
Văn bản mật ược ăng ký theo quy ịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 3: Nhân bản, óng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ ộ mật,
mức ộ khẩn
- Nhân bản, óng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ ộ mật, mức ộ khẩn ối với văn bản giấy
+ Văn bản i ược nhân bản theo úng số lượng ược xác ịnh ở phần nơi nhận của văn bản.
+ Việc óng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ ộ mật, mức ộ khẩn, ược thực hiện
theo quy ịnh tại Phụ lục I Nghị ịnh này.
- Ký số của cơ quan, tổ chức ối với văn bản iện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức ược thực hiện theo quy ịnh tại Phụ lục I Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản i -
Văn bản i phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành
trong ngày văn bản ó ược ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản
khẩn phải ược phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. -
Việc phát hành văn bản mật i phải bảo ảm bí mật nội dung của văn bản
theo quy ịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, úng số lượng, thời gian và nơi nhận. -
Văn bản ã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải ược sửa ổi, thay
thế bằng văn bản có hình thức tương ương. Văn bản ã phát hành nhưng có sai sót về
thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải ược ính chính bằng công văn của
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. - Thu hồi văn bản
+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận ược văn bản thông báo thu hồi, bên
nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản ã nhận. lOMoARcPSD|49633413 11
+ Đối với văn bản iện tử, trường hợp nhận ược văn bản thông báo thu hồi,
bên nhận hủy bỏ văn bản iện tử bị thu hồi trên Hệ thống, ồng thời thông báo qua Hệ
thống ể bên gửi biết. -
Phát hành văn bản giấy từ văn bản ược ký số của người có thẩm quyền:
Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản ã ược ký số của người có thẩm quyền ra giấy,
óng dấu của cơ quan, tổ chức ể tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. -
Trường hợp cần phát hành văn bản iện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ
quan thực hiện theo quy ịnh tại iểm c khoản 1 Điều 25 Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP.
Bước 5: Lưu văn bản i - Lưu văn bản giấy
+ Bản gốc văn bản ược lưu tại Văn thư cơ quan và phải ược óng dấu ngay sau
khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự ăng ký.
+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc. - Lưu văn bản iện tử
+ Bản gốc văn bản iện tử phải ược lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống áp ứng theo quy ịnh tại Phụ lục VI Nghị ịnh
này và các quy ịnh của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản iện
tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa áp ứng theo quy ịnh tại Phụ lục VI Nghị
ịnh này và các quy ịnh của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính
văn bản giấy theo quy ịnh tại khoản 5 Điều 18 Nghị ịnh này ể lưu tại Văn thư cơ
quan và hồ sơ công việc.\
IV. Liên hệ thực tiễn tại Phòng Nội vụ huyện Bàu Bàng, tỉnh Bình Dương
Thực hiện Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về
Công tác văn thư, Chỉ thị số 14/CT-UBND ngày 30/5/2014 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Bình Dương về việc tăng cường sử dụng văn bản iện tử trong hoạt ộng
của cơ quan nhà nước trên ịa bàn tỉnh Bình Dương và các văn bản triển khai, chỉ ạo
thực hiện của Ủy ban nhân dân huyện Bàu Bàng, Phòng Nội vụ luôn quan tâm thúc
ẩy ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi, có hiệu quả trong công tác lãnh ạo, iều
hành trong hoạt ộng, ặc biệt là việc xây dựng và ban hành văn bản iện tử thay thế
văn bản giấy (theo quy ịnh) trong công tác. Cụ thể, năm 2021, trên Phần mềm Quản
lý văn bản và Hồ sơ công việc, Phòng Nội vụ huyện Bàu Bàng ã phát hành 950 văn
bản i và tiếp nhận 5.589 văn bản ến. lOMoARcPSD|49633413 12
1. Quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính theo Nghị ịnh
số 30/2020/NĐ-CP Bước 1. Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ và mục ích, nội
dung của văn bản cần soạn thảo, Trưởng phòng giao cho chuyên viên (phụ trách lĩnh
vực công tác ược phân công) soạn thảo văn bản.
Chuyên viên ược giao soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác ịnh tên
loại, nội dung và ộ mật, mức ộ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông
tin có liên quan; soạn thảo văn bản úng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối
với văn bản iện tử, cá nhân ược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực
hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, văn bản kèm theo (nếu có)
vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
Trường hợp cần sửa ổi, bổ sung bản thảo văn bản, Trưởng phòng cho ý kiến
vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản ến chuyên
viên ược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Chuyên viên ược giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước
Trưởng phòng và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ ược giao.
Bước 2. Duyệt bản thảo văn bản
Bản thảo văn bản do Trưởng phòng duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản ã ược
phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình Trưởng phòng xem xét, quyết ịnh.
Bước 3. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Chuyên viên soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Trưởng
phòng và trước pháp luật về nội dung văn bản.
Văn thư - lưu trữ của Phòng có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình
bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp
luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Bước 4. Ký ban hành văn bản
Trưởng phòng có thẩm quyền ký tất cả văn bản do Phòng ban hành; có thể
giao Phó Trưởng phòng ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực ược phân công phụ trách
và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Trưởng phòng. Trường hợp Phó Trưởng
phòng ược giao phụ trách, iều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình
ký ban hành. Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn
bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. lOMoARcPSD|49633413 13
Đối với văn bản iện tử, Trưởng phòng thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký
số theo quy ịnh tại Phụ lục I Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP.
2. Trình tự quản lý văn bản i theo Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Số và thời gian ban hành văn bản ược lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban
hành văn bản của Phòng trong năm (bắt ầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01
và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của Phòng là
duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản iện tử.
Việc cấp số văn bản hành chính do Trưởng phòng quy ịnh.
Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành ược thực hiện sau khi có
chữ ký của Trưởng phòng, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật
ược cấp hệ thống số riêng.
Đối với văn bản iện tử, việc cấp số, thời gian ban hành ược thực hiện bằng
chức năng của Hệ thống.
Bước 2: Đăng ký văn bản i
Việc ăng ký văn bản bảo ảm ầy ủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản i.
Đăng ký văn bản: Văn bản ược ăng ký bằng Hệ thống, ược in ra giấy ầy ủ các
trường thông tin theo mẫu Sổ ăng ký văn bản i, óng sổ ể quản lý. Văn bản mật ược
ăng ký theo quy ịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước (bằng sổ riêng).
Bước 3: Nhân bản, óng dấu, ký số của Phòng và dấu chỉ ộ mật, mức ộ khẩn
Nhân bản, óng dấu của Phòng và dấu chỉ ộ mật, mức ộ khẩn ối với văn bản
giấy: Văn bản i ược nhân bản theo úng số lượng ược xác ịnh ở phần nơi nhận của
văn bản. Việc óng dấu của Phòng và dấu chỉ ộ mật, mức ộ khẩn, ược thực hiện theo
quy ịnh tại Phụ lục I Nghị ịnh số 30.
Ký số của cơ quan, tổ chức ối với văn bản iện tử: Ký số của Phòng ược thực
hiện theo quy ịnh tại Phụ lục I Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản i
Văn bản i hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn
bản ó ược ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn ược phát
hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
Việc phát hành văn bản mật i bảo ảm bí mật nội dung của văn bản theo quy
ịnh của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, úng số lượng, thời gian và nơi nhận.
Văn bản ã phát hành nhưng có sai sót về nội dung ược sửa ổi, thay thế bằng
văn bản có hình thức tương ương. Văn bản ã phát hành nhưng có sai sót về thể thức,
kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành ược ính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. lOMoARcPSD|49633413 14
Thu hồi văn bản: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận ược văn bản thông
báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản ã nhận. Đối với văn bản iện tử,
trường hợp nhận ược văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản iện tử bị
thu hồi trên Hệ thống, ồng thời thông báo qua Hệ thống ể toàn thể công chức Phòng biết.
Phát hành văn bản giấy từ văn bản ược ký số của Trưởng phòng: Văn thư thực
hiện in văn bản ã ược ký số của Trưởng phòng ra giấy, óng dấu của Phòng ể tạo bản
chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
Trường hợp cần phát hành văn bản iện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan
thực hiện theo quy ịnh tại iểm c khoản 1 Điều 25 Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP.
Bước 5: Lưu văn bản i
Lưu văn bản giấy: Bản gốc văn bản ược lưu tại Văn thư và ược óng dấu ngay
sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự ăng ký. Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công
việc của chuyên viên phụ trách lĩnh vực công tác.
Lưu văn bản iện tử: Bản gốc văn bản iện tử (scan màu) ược lưu trên phần mềm
Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Phòng. Do Hệ thống trên ịa bàn huyện chưa
áp ứng theo quy ịnh tại Phụ lục VI Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP và các quy ịnh của
pháp luật có liên quan nên Văn thư tạo bản chính văn bản giấy theo quy ịnh tại khoản
5 Điều 18 Nghị ịnh số 30/2020/NĐ-CP ể lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc
(bản gốc lưu tại Văn thư, bản chính lưu tại hồ sơ công việc).
3. Cơ sở vật chất phục vụ cho quy trình xây dựng văn bản iện tử tại Phòng Nội vụ -
Mỗi công chức, viên chức tại Phòng ều ược trang bị 01 máy vi tính ể
xử lý văn bản. Bên cạnh ó, Văn thư cơ quan còn có hệ thống máy scan ể phát hành
văn bản iện tử. Công chức, viên chức của cơ quan thực hiện truy cập vào phần mềm
Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc thông qua các thiết bị cá nhân như iện thoại
thông minh, latop, ipad, … ể theo dõi các văn bản iện tử có liên quan trên phân mềm. -
Tại Trung tâm Phục vụ Hành chính huyện sử dụng mạng nội bộ chung
ể kết nối phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc với hệ thống liên thông
tỉnh. Sử dụng giao thức an toàn khi gửi, nhận văn bản iện tử trên Hệ thống liên thông. -
Để ảm bảo tập tin văn bản iện tử không bị lây nhiễm hoặc bị nhúng các
mã ộc, phải thực hiện kiểm tra và diệt mã ộc trước khi phát hành văn bản iện tử lên
hệ thống bằng các phần mềm diệt viruss có mua bản quyền. -
Đặc biệt tiện ích của Phần mềm là có thể sử dụng tại nhà thông qua việc
cài ặt ứng dụng trên thiết bị di ộng. Có các biện pháp tăng cường bảo ảm an toàn
thông tin mạng ối với phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, bảo ảm an
toàn ối với các tài khoản người dùng ể truy cập liên thông và cặp khóa mã xác thực
ứng dụng ược cấp. Hạn chế tối a việc mở cổng kết nối trực tiếp phần mềm trên
internet khi chưa có các biện pháp bảo mật như: mã hóa kênh truyền, xác thực người
dùng bằng mật khẩu mạnh, truy cập hệ thống từ xa bằng mạng riêng ảo (VPN). lOMoARcPSD|49633413 15
V. Hiệu quả sử dụng văn bản iện tử
Việc sử dụng văn bản iện tử mang lại cho nhiều ưu thế vượt trội so với văn bản giấy, cụ thể:
Một là, tốc ộ chu chuyển vô cùng nhanh chóng và không gian tiếp cận rất rộng
rãi của văn bản iện tử giúp gần như ngay lập tức ưa thông tin ến ịa chỉ tiếp nhận.
Thông tin văn bản ược chuyển ến người nhận bất kể khoảng cách về không gian,
việc tiếp nhận và xử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian. Đồng
thời, dễ dàng tiếp cận rộng rãi các cơ quan liên quan trong hệ thống. Đây là iều mà
văn bản giấy không thể áp ứng ược.
Hai là, các quy trình, kế hoạch kéo dài hàng ngày, hàng tuần, thậm chí hàng
năm trên văn bản giấy truyền thống sẽ ược sắp xếp lại hợp lý, tải xuống ể sử dụng
các tác vụ nhanh gọn trong vài phút, ít sai sót trong hệ thống văn bản iện tử.
Ba là, khả năng kết nối, mở rộng, hợp tác và giải quyết công việc thông qua
văn bản iện tử cao. Trong cùng không gian iện tử, những người ược chia sẻ văn bản
ều có thể cùng tham gia xử lý công việc, phản hồi ngay lập tức và dễ dàng theo dõi
ược trạng thái xử lý văn bản, công việc của cơ quan, cho phép cơ quan làm việc cùng
lúc, có thể làm việc từ xa trên nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc
với văn bản, nhờ ó ã quản lý và tối ưu hóa quy trình hoạt ộng của chuyên viên.
Bốn là, việc soạn thảo và chỉnh sửa văn bản rất nhanh chóng, dễ dàng, tiết
kiệm và có thể phối hợp qua không gian iện tử từ những khoảng cách ịa lý xa xôi.
Năm là, việc sử dụng văn bản iện tử tiết kiệm ược chi phí về nhân sự, sức lao
ộng, văn phòng phẩm, không gian lưu trữ, chi phí vận chuyển, bảo ảm an toàn thông tin và văn bản.
Sáu là, kiểm soát và giám sát dễ dàng quy trình soạn thảo, ban hành, xử lý văn
bản trong phiên bản iện tử; dễ dàng thấy ược chuỗi liên hệ các văn bản này thông
qua hoạt ộng tìm kiếm hay lưu trữ trên không gian mạng. Đồng thời, tính chính xác
và khả năng tự ộng hóa trong quy trình soạn thảo và ban hành, quản lý văn bản vượt
trội so với văn bản giấy.
Bảy là, việc truy cập thông tin theo phân lớp bảo mật ược thực hiện dễ dàng,
hiệu quả bằng mật khẩu, khóa số, chữ ký iện tử, quản lý ược tính toàn vẹn, bảo mật
của dữ liệu và xác ịnh ược nguồn gốc của văn bản iện tử.
Đặc biệt, trước những giai oạn biến ộng của thiên tai, dịch bệnh như thời gian
dịch covid hiện nay, việc chuyển ổi nâng cấp sang soạn thảo, ban hành và sử dụng
văn bản iện tử càng rõ ràng tính ưu việt của chúng so với văn bản giấy trong hoạt ộng của các cơ quan.
Tuy nhiên, việc ứng dụng, thực hiện trong thực tế tại huyện Bàu Bàng còn có
những hạn chế, khuyết iểm nhất ịnh:
Thứ nhất, vẫn còn nhiều cán bộ, công chức, viên chức chưa ý thức ược tầm
quan trọng, ý nghĩa của văn bản iện tử, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công
việc. Đây cũng là khuyết iểm, hạn chế lớn nhất và dẫn ến các khuyết iểm sau. lOMoARcPSD|49633413 16
Thứ hai, các cơ quan khối ảng, oàn thể, ngành dọc (trừ Văn phòng Huyện ủy)
ều không sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc nên Phòng Nội vụ
vẫn phải phát hành văn bản giấy song song với văn bản iện tử ến các cơ quan ó, dẫn
ến việc áp dụng theo úng quy ịnh, tinh thần của các văn bản chỉ ạo.
Thứ ba, ối với những cán bộ, công chức lớn tuổi hoặc không thông thạo về
công nghệ thông tin, máy tính thì việc xây dựng và ban hành văn bản iện tử gặp
nhiều khó khăn do khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm chưa tốt.
Tóm lại, văn bản là huyết mạch ảm bảo dòng chảy các thông tin và quyết ịnh
quản lý trong hoạt ộng của doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của công nghệ
thông tin và trong bối cảnh phát triển chính phủ iện tử, chính phủ số, doanh nghiệp
cần nhanh nhạy trong việc áp dụng soạn thảo, ban hành, sử dụng văn bản iện tử,
nhằm phát huy sự tiện ích, hiệu quả của nó trong hoạt ộng thông tin và quản lý phục
vụ tốt nhất cho hoạt ộng, kinh doanh của doanh nghiệp./.