Preview text:
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VẢ NHÂN VĂN ***
TIỂU LUẬN CUỐI KỲ
MÔN: NGHIỆP VỤ THAM MƯU TỔNG HỢP Họ và Tên
: Trần Thị Diễm Quỳnh Lớp : ARO3064 Mã sinh viên : 23031464 Giảng viên : TS. Lê Tuyết Mai 1 MỤC LỤC:
Phần I: MỞ ĐẦU ......................................................................................................3
II. NỘI DUNG..........................................................................................................3
1.1. Khái quát chung về Ngân hàng TMCP Quân đội (MB Bank) ..................................3
1.2. Hội sở Ngân hàng MB Bank ................................................................................3
1.3. Ngành nghề và lĩnh vực hoạt động .......................................................................3
1.4. Cơ cấu tổ chức của Hội sở MB Bank ....................................................................4
1.5. Bộ phận văn phòng tại Hội sở MB Bank ...............................................................4
2. Cơ sở lý luận.........................................................................................................4
2.1. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng ...........................................................4
2.1.1. Lợi ích của việc chuẩn hóa hóa hoạt động văn phòng ..........................................4
2.2. Cơ sở pháp lý .....................................................................................................5
2.3. Cơ sở thực tiễn ...................................................................................................6
2.3.1.Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng MB Bank ..........7
3.Vấn đề cần tham mưu .............................................................................................7
4. Phân tích phương pháp thu thập, tổng hợp và lựa chọn thông tin phục vụ cho các cơ sở,
căn cứ. .....................................................................................................................8
5. Các biện pháp/phương án tổ chức thực hiện ý kiến tham mưu, đề xuất .......................8
5.1. Phương án nâng cao hiệu quả phối hợp nội bộ .......................................................8
5.2. Phương án tăng cường nền tảng công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý, cải tiến và hoàn
thiện quy trình ..........................................................................................................9
6. Dự kiến kết quả/hiệu quả đem lại đối với cơ quan nếu nếu phương án tham .............. 10
mưu/đề xuất được thực hiện: .................................................................................... 10
Phương án 1: nâng cấp và đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin phục vụ quản lý và cải
tiến quy trình .......................................................................................................... 10
Phương án 2: chuẩn hóa quy trình quản lý gắn với ứng dụng công nghệ thông tin ......... 10
PHẦN 2: ................................................................................................................ 11
TÀI LIỆU THAM KHẢO:......................................................................................... 11 2 Phần I: MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp ngày càng chú trọng nâng cao hiệu
quả quản lý và điều hành, hoạt động văn phòng giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm
sự thông suốt, thống nhất và khoa học trong quá trình xử lý công việc. Chuẩn hóa hoạt
động văn phòng không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà còn góp phần xây dựng
phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, đáp ứng yêu cầu quản trị trong môi trường
cạnh tranh ngày càng gay gắt. Đồng thời, việc chuẩn hóa còn góp phần quan trọng trong
việc nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ lãnh đạo và hỗ trợ các hoạt động
nghiệp vụ của cơ quan, tổ chức.
Lý do lựa chọn đề tài này để tham mưu cho lãnh đạo xuất phát từ nhận thức về vai trò và
tác động của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng đối với hiệu quả quản lý, điều hành và
chất lượng hoạt động chung của đơn vị. Đặc biệt, đối với Hội sở Ngân hàng Quân đội MB
Bank, nơi tập trung các hoạt động chỉ đạo, điều hành toàn hệ thống, việc xây dựng và thực
hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng là yêu cầu cần thiết nhằm bảo đảm tính thống nhất,
đồng bộ, tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Trong bối cảnh hội nhập và chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, việc chuẩn hóa hoạt động
văn phòng tại Hội sở MB Bank không chỉ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc mà còn
tạo nền tảng vững chắc cho việc hiện đại hóa công tác quản trị, nâng cao năng lực cạnh
tranh và phát triển bền vững của ngân hàng trong thời gian tới. II. NỘI DUNG
1.1. Khái quát chung về Ngân hàng TMCP Quân đội (MB Bank)
Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội (Military Commercial Joint Stock Bank – MB
Bank) được thành lập năm 1994, là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần lớn
và uy tín tại Việt Nam. MB Bank hoạt động theo mô hình ngân hàng đa năng, cung cấp
đầy đủ các dịch vụ tài chính – ngân hàng cho khách hàng cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức
kinh tế và các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang.
Trải qua hơn 30 năm hình thành và phát triển, MB Bank không ngừng mở rộng quy mô,
nâng cao năng lực tài chính, hiện đại hóa công nghệ và khẳng định vị thế trong hệ thống
ngân hàng Việt Nam. Ngân hàng luôn nằm trong nhóm các tổ chức tín dụng có hiệu quả
hoạt động cao, quản trị rủi ro tốt và định hướng phát triển bền vững.
1.2. Hội sở Ngân hàng MB Bank
Hội sở Ngân hàng MB Bank là đơn vị đầu não, giữ vai trò trung tâm trong công tác quản
lý, điều hành và tham mưu chiến lược cho toàn hệ thống. Hội sở chịu trách nhiệm xây dựng
định hướng phát triển, ban hành các chính sách, quy chế nghiệp vụ; đồng thời giám sát,
kiểm tra và hỗ trợ hoạt động của các chi nhánh, phòng giao dịch trên toàn quốc.
Hội sở MB Bank là nơi tập trung đội ngũ cán bộ quản lý cấp cao, chuyên gia nghiệp vụ,
chuyên viên tham mưu trong các lĩnh vực: chiến lược, tài chính, tín dụng, nhân sự, công
nghệ thông tin, pháp chế, quản trị rủi ro và công tác văn phòng.
1.3. Ngành nghề và lĩnh vực hoạt động
Hội sở MB Bank tổ chức, điều hành các hoạt động kinh doanh chính của ngân hàng, bao gồm:
- Huy động vốn (tiền gửi của tổ chức và cá nhân)
- Cấp tín dụng (cho vay, bảo lãnh, chiết khấu) 3
- Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ
- Dịch vụ ngân hàng điện tử và ngân hàng số
- Kinh doanh ngoại hối, đầu tư tài chính
- Các dịch vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật
Trong đó, Hội sở đóng vai trò tham mưu, hoạch định chính sách và kiểm soát, không trực
tiếp thực hiện giao dịch với khách hàng như chi nhánh, nhưng có ảnh hưởng quyết định
đến hiệu quả hoạt động chung của toàn hệ thống.
1.4. Cơ cấu tổ chức của Hội sở MB Bank
Cơ cấu tổ chức của Hội sở MB Bank được xây dựng theo mô hình quản trị hiện đại, khoa học, bao gồm:
- Hội đồng quản trị: quyết định chiến lược phát triển, định hướng dài hạn của ngân hàng;
- Ban điều hành: trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh và quản lý các khối chức năng;
- Các khối/phòng ban chuyên môn, tiêu biểu như: khối khách hàng doanh nghiệp; khối
khách hàng cá nhân; khối quản trị rủi ro; khối tài chính – kế toán; khối nhân sự; khối công
nghệ thông tin; khối pháp chế – tuân thủ; khối/phòng hành chính – văn phòng
Mỗi phòng ban được phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể nhưng có mối quan hệ phối
hợp chặt chẽ trong quá trình tham mưu và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chung.
1.5. Bộ phận văn phòng tại Hội sở MB Bank
Bộ phận văn phòng tại Hội sở MB Bank giữ vai trò quan trọng trong công tác tham mưu,
tổng hợp và bảo đảm điều kiện hoạt động cho ban lãnh đạo và các đơn vị chuyên môn.
Chức năng chính của bộ phận văn phòng bao gồm:
- Tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác hành chính – tổng hợp
- Tổ chức quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu
- Điều phối thông tin, phục vụ các cuộc họp, hội nghị
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện làm việc tại Hội sở
- Phối hợp với các phòng ban trong triển khai nhiệm vụ chung.
Bộ phận văn phòng đóng vai trò cầu nối thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành,
bảo đảm hoạt động của Hội sở MB Bank diễn ra thông suốt, khoa học và đúng quy định. 2. Cơ sở lý luận
2.1. Khái niệm chuẩn hóa hoạt động văn phòng
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là hoạt động xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn
thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả thực hiện các tiêu chuẩn, định mức trong
hoạt động hành chính văn phòng của tổ chức.
2.1.1. Lợi ích của việc chuẩn hóa hóa hoạt động văn phòng
Thứ nhất, việc triển khai và thực hiện các công việc, nhiệm vụ của văn phòng được tiến
hành trên cơ sở rõ ràng, tuân thủ các nguyên tắc đã được xác định, nhằm đáp ứng những 4
yêu cầu đề ra. Chẳng hạn, nếu không có các chuẩn mực thống nhất, mỗi nhân viên văn thư
có thể lựa chọn vị trí đóng dấu, màu mực dấu khác nhau, gây thiếu đồng bộ trong quá trình thực hiện.
Thứ hai, công tác kiểm tra, đánh giá kết quả các công việc, nhiệm vụ đã hoàn thành cũng
cần dựa trên những chuẩn mực chung đã được thống nhất và thể hiện thông qua các quy
chế, quy định, qua đó hạn chế việc đánh giá mang tính chủ quan của người quản lý.
Thứ ba, việc chuẩn hóa góp phần giúp cơ quan, tổ chức tiết kiệm thời gian, công sức và chi
phí. Bởi lẽ, cùng một công việc có thể được thực hiện theo nhiều phương pháp và cách
thức khác nhau. Nếu không có chuẩn mực thống nhất, quá trình lựa chọn phương án phù
hợp sẽ tốn nhiều thời gian. Ví dụ, khi tổ chức các sự kiện lớn, nếu không có quy định cụ
thể về công tác lễ tân, khánh tiết, các cơ quan, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng lúng
túng, mất nhiều thời gian và công sức để xử lý.
Thứ tư, việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng giúp hạn chế tình trạng điều hành, chỉ đạo
dựa trên ý kiến chủ quan của người phụ trách, tránh việc mỗi cá nhân thực hiện theo cách
hiểu khác nhau, từ đó bảo đảm sự thống nhất trong toàn bộ quá trình triển khai công việc.
Có thể khẳng định rằng, chuẩn hóa các hoạt động văn phòng là yêu cầu cần thiết và tất yếu
đối với mọi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
2.2. Cơ sở pháp lý
Để chuẩn hóa các hoạt động văn thư, lưu trữ, Hội sở đã căn cứ vào các văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hướng dẫn của nhà nước, đồng thời căn cứ vào điều kiện cụ thể của một
doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng. Những văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hướng dẫn của nhà nước được sử dụng làm căn cứ cho việc chuẩn hóa công tác
văn thư, lưu trữ, bao gồm:
- Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thực hiện.
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 – quy định về hoạt động lưu trữ chung ở Việt Nam, áp
dụng cho mọi cơ quan, tổ chức, đơn vị (kể cả tổ chức kinh tế như ngân hàng) về các nguyên
tắc, trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ trong hoạt động lưu trữ tài liệu.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về công tác văn thư – tức việc soạn thảo,
quản lý văn bản, sử dụng, bảo quản con dấu, mối quan hệ giữa văn bản điện tử và giấy tờ…
Đây là văn bản pháp quy bắt buộc cho tổ chức, đơn vị trong nước thực hiện công tác văn thư đúng pháp luật.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư 04/2025/TT-NHNN quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành ngân hàng
do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành, có hiệu lực từ 01/07/2025. Văn bản này quy
định thời hạn lưu trữ theo từng loại hồ sơ – bắt buộc với ngân hàng thương mại.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 07/ 2012/ TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn
bản và lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan… 5
2.3. Cơ sở thực tiễn
* Khảo sát thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội Sở Ngân hàng Quân Đội MB Bank.
Theo kết quả khảo sát cho thấy đối tượng tham gia khảo sát đến từ nhiều vị trí khác nhau,
phân bố chủ yếu ở kế toán hành chính (20,7%), tiếp đến là hành chính – tổng hợp và chuyên
viên chuyên môn (cùng 18,3%) nhân sự chiếm 13,6%, văn thư – lưu trữ 10,7%, lễ tân 8,9%,
còn IT và khác chiếm tỷ lệ nhỏ hơn.
Với câu hỏi: Theo anh/chị, tác động của chuẩn tới hiệu quả quản trị văn phòng như thế nào
thì kết quả khảo sát cho thấy tiêu chí C4_3 – sự phối hợp giữa các bộ phận trong tác nghiệp
hành chính nhờ chuẩn chung còn nhiều hạn chế, với 95/169 phiếu (56,2%) ở mức “Phân
vân/Khó nói”. Điều này phản ánh hiệu quả phối hợp liên phòng ban chưa rõ ràng, cho thấy
đây là vấn đề cần được ưu tiên cải thiện trong quá trình chuẩn hóa quản trị văn phòng.
C4_1. Thời gian xử lý các yêu cầu hành chính có thể dự đoán và đáp ứng đúng thời hạn đã cam kết.
C4_2. Tỷ lệ hồ sơ phải chỉnh sửa do thiếu thông tin hoặc sai mẫu biểu đã giảm sau khi áp dụng chuẩn
C4_3. Sự phối hợp giữa các bộ phận trong quá trình tác nghiệp hành chính diễn ra nhịp nhàng nhờ chuẩn chung
C4_4. Trạng thái và lịch sử xử lý hồ sơ được theo dõi và giải quyết thuận tiện trên hệ thống
C4_5. Chi phí về thời gian và công sức cho mỗi hồ sơ đã giảm nhờ thực hiện chuẩn
Với câu hỏi: Anh/Chị đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cập
nhật và khai thác hệ thống tài liệu/quy trình nội bộ tại đơn vị như thế nào. Kết quả khảo
sát cho thấy tiêu chí về khả năng tra cứu tài liệu, quy trình trên hệ thống nội bộ ngay từ
lần tìm đầu chưa đạt hiệu quả như kỳ vọng, với 55 phiếu trả lời không đồng ý chiếm
(32,7%). Điều này phản ánh những hạn chế nhất định của nền tảng công nghệ thông tin
trong việc hỗ trợ quản lý, tổ chức và khai thác hệ thống chuẩn. Thực trạng trên cho thấy
sự cần thiết phải tăng cường và hoàn thiện nền tảng công nghệ thông tin, qua đó hỗ trợ
công tác quản lý, đồng thời cải tiến và hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ hành chính
nhằm nâng cao hiệu quả vận hành chung của cơ quan. 6
C1_1. Việc tra cứu trên hệ thống nội bộ giúp tôi tìm đúng tài liệu/quy trình cần sử dụng
ngay từ lần tìm đầu tiên.
C1_2. Nội dung tài liệu/quy trình mô tả rõ phạm vi áp dụng, đầu vào – đầu ra và tiêu chí
hoàn thành, đủ để tôi tự triển khai công việc.
C1_3. Mỗi quy trình, quy định đều ghi rõ căn cứ pháp lý hiện hành, ngày hiệu lực và có
liên kết tới bản cập nhật mới nhất.
C1_4. Danh mục tài liệu được quản lý phiên bản và phân quyền truy cập rõ ràng trên hệ thống nội bộ.
C1_5. Tôi thường tra cứu được tài liệu cần thiết trong thời gian ngắn (khoảng 30 giây).
2.3.1. Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng MB Bank
Sau khảo sát ý kiến của cán bộ, nhân viên tại Hội Sở Ngân hàng Quân đội MB Bank cho
thấy trong thời gian qua, Hội sở Ngân hàng đã quan tâm triển khai công tác chuẩn hóa hoạt
động văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và phục vụ hoạt động chuyên
môn. Hệ thống quy chế, quy định liên quan đến công tác hành chính – văn phòng, văn thư,
lưu trữ cơ bản được ban hành đầy đủ, bám sát các quy định của pháp luật hiện hành. Đồng
thời, Hội sở đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và điều
hành công việc, góp phần rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao tính minh bạch.
Tuy nhiên, trên thực tế, việc thực hiện các quy chuẩn trong hoạt động văn phòng vẫn còn
một số hạn chế. Công tác phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình xử lý công việc
hành chính đôi khi chưa thật sự thống nhất và nhịp nhàng; một số quy trình còn phân tán,
chưa được chuẩn hóa và cập nhật đồng bộ trên hệ thống. Bên cạnh đó, hiệu quả tra cứu,
theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và quản lý tài liệu nội bộ chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu công
việc, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên.
“Những hạn chế nêu trên cho thấy công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở MB
Bank tuy đã được quan tâm triển khai nhưng vẫn chưa thực sự đồng bộ và hiệu quả, đòi
hỏi cần có các giải pháp tham mưu phù hợp trong thời gian tới.”
3.Vấn đề cần tham mưu
Dựa trên cơ sở thực tiễn, để tiếp tục nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng và bảo đảm
tính chuyên nghiệp, thống nhất trong công tác quản lý, Hội sở cần chú trọng đẩy mạnh việc
chuẩn hóa các hoạt động văn phòng. Trong đó, việc nâng cao hiệu quả phối hợp nội bộ
giữa các phòng ban và tăng cường ứng dụng nền tảng công nghệ thông tin trong quản lý,
cải tiến và hoàn thiện quy trình là những vấn đề cần được tham mưu ưu tiên. Việc giải
quyết tốt các nội dung trên sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác tham mưu, hỗ trợ
lãnh đạo trong điều hành và đáp ứng yêu cầu phát triển của Hội sở MB Bank trong giai đoạn hiện nay. 7
4. Phân tích phương pháp thu thập, tổng hợp và lựa chọn thông tin phục vụ cho các cơ sở, căn cứ.
Để bảo đảm các nội dung tham mưu, đề xuất đưa ra có cơ sở khoa học và phù hợp với thực
tiễn hoạt động tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội MB Bank, bài viết đã sử dụng kết
hợp nhiều phương pháp thu thập, tổng hợp và lựa chọn thông tin khác nhau.
Thứ nhất, phương pháp thu thập thông tin.
Thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu và tham mưu được thu thập từ hai nguồn chính là nguồn
thông tin thứ cấp và nguồn thông tin sơ cấp. Nguồn thông tin thứ cấp bao gồm các văn bản quy
phạm pháp luật của nhà nước liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động văn phòng;
các quy chế, quy định nội bộ của MB Bank; giáo trình, tài liệu tham khảo và các nghiên cứu có
liên quan đến nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp và chuẩn hóa hoạt động văn phòng.
Bên cạnh đó, nguồn thông tin sơ cấp được thu thập thông qua việc khảo sát ý kiến của cán bộ,
nhân viên đang công tác tại Hội sở MB Bank nhằm phản ánh thực trạng triển khai chuẩn hóa
hoạt động văn phòng và công tác phối hợp nội bộ trong thực tiễn.
Thứ hai, phương pháp tổng hợp và xử lý thông tin.
Sau khi thu thập, các thông tin được tiến hành phân loại theo từng nhóm nội dung như: cơ
sở lý luận, cơ sở pháp lý, thực trạng hoạt động văn phòng và các vấn đề tồn tại cần tham
mưu. Trên cơ sở đó, thông tin được tổng hợp, so sánh và đối chiếu giữa quy định pháp luật,
quy chế nội bộ với thực tiễn triển khai tại Hội sở MB Bank nhằm làm rõ những điểm phù
hợp, những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Việc tổng hợp thông tin được thực hiện
theo hướng chọn lọc, bảo đảm tính logic, khách quan và phục vụ trực tiếp cho nội dung
phân tích và đề xuất phương án tham mưu.
Thứ ba, phương pháp lựa chọn thông tin phục vụ tham mưu.
Thông tin được lựa chọn trên cơ sở tính chính xác, tính cập nhật và mức độ phù hợp với
mục tiêu nghiên cứu. Các thông tin mang tính trọng tâm, phản ánh rõ thực trạng hoạt động
văn phòng và công tác phối hợp nội bộ tại Hội sở MB Bank được ưu tiên sử dụng làm căn cứ phân tích.
Việc kết hợp chặt chẽ các phương pháp thu thập, tổng hợp và lựa chọn thông tin đã góp
phần xây dựng cơ sở vững chắc cho việc phân tích thực trạng, xác định vấn đề cần tham
mưu cũng như đề xuất các phương án phù hợp với điều kiện thực tiễn và định hướng phát
triển của Hội sở MB Bank
5. Các biện pháp/phương án tổ chức thực hiện ý kiến tham mưu, đề xuất
5.1. Phương án nâng cao hiệu quả phối hợp nội bộ
Phương án 1: hoàn thiện quy chế phối hợp nội bộ giữa các phòng ban
Xây dựng và ban hành quy chế phối hợp nội bộ nhằm quy định cụ thể trách nhiệm, phạm
vi công việc, đầu mối xử lý và thời gian phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình thực
hiện các hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội MB Bank
Ưu điểm: việc ban hành quy chế phối hợp nội bộ giúp các phòng ban xác định rõ vai trò,
chức năng và trách nhiệm của mình trong quá trình xử lý công việc, từ đó hạn chế tình
trạng chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm hoặc xử lý công việc không thống nhất. Quy chế
phối hợp còn tạo ra cơ sở chung để các đơn vị phối hợp nhịp nhàng hơn, góp phần rút ngắn
thời gian xử lý công việc hành chính – văn phòng và nâng cao hiệu quả hoạt động chung
của Hội sở. Đồng thời, việc chuẩn hóa quy chế phối hợp giúp tăng cường tính kỷ luật, trách
nhiệm và tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc ngân hàng. 8
Nhược điểm: quá trình xây dựng và triển khai quy chế phối hợp đòi hỏi sự thống nhất cao
và sự tham gia tích cực của nhiều phòng ban, do đó có thể mất nhiều thời gian để hoàn
thiện và áp dụng đồng bộ. Bên cạnh đó, nếu quy chế phối hợp được xây dựng theo hướng
quá cứng nhắc, chưa bám sát thực tiễn hoạt động, có thể làm giảm tính linh hoạt trong xử
lý các tình huống phát sinh, đặc biệt là trong môi trường ngân hàng có yêu cầu xử lý công việc nhanh và chính xác.
Phương án 2: tăng cường cơ chế trao đổi, phối hợp và họp liên phòng ban
Tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ hoặc các buổi trao đổi chuyên đề giữa các phòng
ban nhằm tăng cường chia sẻ thông tin, thống nhất cách hiểu và kịp thời tháo gỡ các khó
khăn, vướng mắc trong quá trình phối hợp công việc.
Ưu điểm: phương án này giúp nâng cao hiệu quả truyền đạt thông tin giữa lãnh đạo và các
phòng ban, bảo đảm cán bộ, nhân viên nắm bắt đầy đủ mục tiêu, nhiệm vụ và yêu cầu công
việc. Việc trao đổi trực tiếp còn tạo điều kiện để các phòng ban chia sẻ kinh nghiệm, phản
hồi khó khăn trong thực tiễn, từ đó nâng cao chất lượng phối hợp và hạn chế sai sót trong
quá trình thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, các hoạt động trao đổi, họp liên phòng ban còn góp
phần tăng cường sự gắn kết nội bộ, xây dựng môi trường làm việc cởi mở và chuyên nghiệp.
Nhược điểm: việc tổ chức họp thường xuyên có thể làm phát sinh tốn kém về thời gian,
ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc chuyên môn nếu không được tổ chức khoa học.
Trong trường hợp nội dung họp không được chuẩn bị kỹ lưỡng, rõ ràng và trọng tâm, các
cuộc họp dễ mang tính hình thức, chưa mang lại hiệu quả thực chất. Bên cạnh đó, hiệu quả
của phương án này còn phụ thuộc nhiều vào tinh thần tham gia và ý thức trách nhiệm của các phòng ban liên quan.
5.2. Phương án tăng cường nền tảng công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý, cải tiến và hoàn thiện quy trình
Phương án 1: nâng cấp và đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin phục vụ quản lý và cải tiến quy trình
Tiến hành rà soát, nâng cấp và đồng bộ các hệ thống phần mềm quản lý văn bản, điều hành
công việc và quy trình nghiệp vụ nhằm hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý, cải tiến và hoàn
thiện quy trình hoạt động văn phòng tại Hội sở MB Bank.
Ưu điểm: Việc nâng cấp và đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin giúp lãnh đạo và các
phòng ban theo dõi, kiểm soát tiến độ xử lý công việc một cách kịp thời và chính xác hơn.
Đồng thời, việc tích hợp công nghệ vào quản lý quy trình góp phần tự động hóa các bước
xử lý, giảm bớt thao tác thủ công, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Phương
án này còn tạo nền tảng quan trọng cho quá trình chuyển đổi số, nâng cao tính hiện đại và
chuyên nghiệp trong hoạt động văn phòng của Hội sở MB Bank.
Nhược điểm: phương án này đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cho việc nâng cấp và duy trì hệ
thống công nghệ thông tin tương đối lớn. Ngoài ra, việc triển khai hệ thống mới cần thời
gian để đào tạo cán bộ, nhân viên làm quen và sử dụng thành thạo, có thể ảnh hưởng nhất
định đến tiến độ công việc trong giai đoạn đầu. Hiệu quả của phương án cũng phụ thuộc
nhiều vào mức độ ổn định, an toàn và bảo mật của hệ thống công nghệ thông tin.
Phương án 2: chuẩn hóa quy trình quản lý gắn với ứng dụng công nghệ thông tin
Xây dựng và ban hành các quy trình quản lý, quy trình văn phòng thống nhất, đồng thời
tích hợp các quy trình này vào hệ thống công nghệ thông tin nhằm bảo đảm việc thực hiện
được đồng bộ, minh bạch và dễ kiểm soát.
Ưu điểm: phương án này giúp các quy trình hoạt động văn phòng trở nên rõ ràng, thống
nhất và dễ thực hiện hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và 9
đánh giá hiệu quả thực hiện. Việc gắn chuẩn hóa quy trình với công nghệ thông tin còn
giúp cải tiến và hoàn thiện quy trình theo hướng khoa học, giảm sự phụ thuộc vào yếu tố
chủ quan của con người. Về lâu dài, đây là cơ sở quan trọng để nâng cao chất lượng công
tác quản lý và tham mưu tại Hội sở MB Bank.
Nhược điểm: quá trình chuẩn hóa và tích hợp quy trình vào hệ thống công nghệ thông tin
đòi hỏi nhiều thời gian, nguồn lực và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Ngoài ra,
việc thay đổi quy trình làm việc có thể gặp phải tâm lý e ngại, chưa sẵn sàng thích ứng từ
một bộ phận cán bộ, nhân viên, đòi hỏi phải có lộ trình triển khai và giải pháp hỗ trợ phù hợp.
Qua phân tích ưu và nhược điểm của các phương án, có thể thấy phương án hoàn thiện quy
chế phối hợp nội bộ có ưu điểm là dễ triển khai và chi phí thấp, nhưng chủ yếu tác động ở
khía cạnh quy định, chưa khắc phục triệt để hạn chế trong chia sẻ thông tin và phối hợp
công việc. Trong khi đó, phương án tăng cường nền tảng công nghệ thông tin tuy đòi hỏi
đầu tư ban đầu, nhưng có ưu điểm vượt trội là hỗ trợ liên thông dữ liệu, minh bạch hóa tiến
độ, nâng cao hiệu quả tra cứu và phối hợp trong xử lý công việc. Do vậy, trên cơ sở so sánh
ưu – nhược điểm, phương án tăng cường nền tảng công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý, cải
tiến và hoàn thiện quy trình được lựa chọn là phương án tham mưu cuối cùng, phù hợp với
yêu cầu thực tiễn và định hướng chuyển đổi số của Hội sở MB Bank.
6. Dự kiến kết quả/hiệu quả đem lại đối với cơ quan nếu nếu phương án tham
mưu/đề xuất được thực hiện:
Phương án tăng cường nền tảng công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý, cải tiến và hoàn thiện quy trình
Phương án 1: nâng cấp và đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin phục vụ quản lý và cải tiến quy trình
Việc nâng cấp và đồng bộ hệ thống công nghệ thông tin sẽ giúp Hội sở MB Bank nâng cao
hiệu quả quản lý, điều hành và kiểm soát hoạt động văn phòng. Lãnh đạo và các phòng ban
có thể theo dõi tiến độ xử lý công việc một cách kịp thời, minh bạch và chính xác, từ đó
nâng cao chất lượng chỉ đạo, điều hành.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý quy trình góp phần tự động
hóa các khâu xử lý, giảm thiểu thao tác thủ công, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.
Phương án này tạo nền tảng quan trọng cho quá trình chuyển đổi số, nâng cao tính hiện đại
và chuyên nghiệp trong hoạt động văn phòng của Hội sở MB Bank.
Phương án 2: chuẩn hóa quy trình quản lý gắn với ứng dụng công nghệ thông tin
Khi các quy trình quản lý và quy trình văn phòng được chuẩn hóa và tích hợp vào hệ thống
công nghệ thông tin, hoạt động văn phòng tại Hội sở MB Bank sẽ được thực hiện thống
nhất, rõ ràng và dễ kiểm soát hơn. Cán bộ, nhân viên có căn cứ cụ thể để thực hiện công
việc đúng trình tự, đúng thẩm quyền, qua đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý, tham mưu.
Về lâu dài, phương án này giúp giảm sự phụ thuộc vào yếu tố chủ quan, nâng cao tính ổn
định và bền vững của hệ thống quản lý nội bộ, đồng thời tạo cơ sở cho việc tiếp tục cải
tiến, hoàn thiện quy trình làm việc phù hợp với yêu cầu quản trị hiện đại và định hướng phát triển của MB Bank.
Khi hệ thống công nghệ thông tin được nâng cấp và đồng bộ, công tác quản lý và theo dõi
tiến độ công việc tại Hội sở MB Bank sẽ trở nên khoa học, minh bạch và hiệu quả hơn.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp tự động hóa các bước xử lý, giảm thời gian thực
hiện và hạn chế sai sót trong hoạt động văn phòng. Đồng thời, hệ thống công nghệ thông 10
tin đóng vai trò nền tảng trong việc cải tiến và hoàn thiện các quy trình, góp phần nâng cao
chất lượng công tác tham mưu và hỗ trợ lãnh đạo trong điều hành. PHẦN 2:
“Những kiến thức, kinh nghiệm anh/chị đúc rút được sau khi học môn học Nghiệp vụ tham
mưu, tổng hợp? Anh/chị có gợi ý đề xuất gì đối với giảng viên về nội dung và phương pháp
giảng dạy để đáp ứng được nhu cầu của người học không?”
Sau khi học xong môn Nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp, em đã tích lũy được nhiều kiến
thức và kinh nghiệm hữu ích phục vụ cho quá trình học tập cũng như định hướng công việc
sau này. Trước hết, môn học giúp em hiểu rõ vai trò, vị trí và ý nghĩa của công tác tham
mưu, tổng hợp trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Em nắm được những nội dung cơ bản
liên quan đến quy trình tham mưu, nguyên tắc tổng hợp thông tin, kỹ năng phân tích, đánh
giá và đề xuất phương án tham mưu phù hợp. Bên cạnh đó, thông qua các bài học và thảo
luận, em rèn luyện được tư duy tổng hợp, khả năng lựa chọn thông tin trọng tâm, cũng như
ý thức về tính chính xác, khách quan và kịp thời trong công tác tham mưu.
Về nội dung và phương pháp giảng dạy, em xin đề xuất phương pháp giảng dạy dựa trên
các tình huống thực tế cần được chú trọng áp dụng. Giảng viên có thể đưa ra những tình
huống phát sinh trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp để sinh viên phân tích, đánh
giá và đề xuất phương án tham mưu phù hợp. Qua đó, sinh viên không chỉ hiểu rõ hơn cách
vận dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế mà còn từng bước hình thành kỹ năng phân tích,
xử lý và giải quyết vấn đề. Các bài tập mô phỏng quy trình tham mưu cũng góp phần giúp
sinh viên làm quen với yêu cầu và đặc thù của công việc trong thực tiễn.
Bên cạnh đó, việc kết hợp các buổi tham quan thực tế với các hoạt động trao đổi, trải
nghiệm thực tế tại các cơ quan, doanh nghiệp có bộ phận tham mưu, tổng hợp hoặc văn
phòng hành chính. Thông qua các hoạt động này, sinh viên có cơ hội quan sát trực tiếp quy
trình làm việc, cách tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp cũng như yêu cầu cụ thể đối với
từng vị trí công việc. Điều này giúp sinh viên hiểu rõ hơn mối liên hệ giữa kiến thức lý
thuyết đã học và thực tiễn công tác, đồng thời nâng cao khả năng vận dụng kiến thức vào thực tế.
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Hà Nội.
2. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn
thư, Hà Nội.
3. Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu.
4. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
5. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
6. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (2025), Thông tư số 04/2025/TT-NHNN quy định
thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành ngân hàng.
7. Vũ Thị Phụng (2021), Giáo trình Lý luận về quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại
học Quốc gia Hà Nội.
8. Học viện Hành chính Quốc gia (2019), Giáo trình Lưu trữ học đại cương, NXB Hành chính Quốc gia.
9. Học viện Hành chính Quốc gia (2020), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Hành chính Quốc gia.
10. Ngân hàng TMCP Quân đội (MB Bank), Quy định về công tác văn thư – lưu trữ
và quản lý hành chính nội bộ, tài liệu lưu hành nội bộ. 11
