Nội dung 12: quản lý tiềm năng - quản trị bán hàng | Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp

Tài liệu học tập tuần 12 - báo cáo Tuần 12
TÀI LIỆU HỌC TẬP MÔN THỰC HÀNH QUẢN TRỊ BÁN HÀNG
THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN KINH DOANH
NỘI DUNG 12: QUẢN LÝ TIỀM NĂNG 1. MỤC ĐÍCH
Nội dung này nhằm giúp cho sinh viên có thể thực hành thành thạo các nghiệp vụ
trên phần mềm Amis bán hàng đối với vai trò là nhân viên kinh doanh. Cụ thể bao gồm  Quản lý tiềm năng  Quản lý cơ hội
 Chốt đơn hàng/ hợp đồng 2. YÊU CẦU
-Sinh viên chia nhóm hoạt động và đảm bảo có phương tiện kết nối internet để
thực hành phần mềm trong và ngoài giờ lên lớp
-Nhóm sinh viên phải có bộ dữ liệu giả định về khách hàng, doanh số, lực lượng
bán hàng của một công ty.
-Làm việc nhóm, cùng nhau thực hành nghiêm túc các nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm misa amis.
3. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN
3.1 Quản lý tiềm năng
3.1.1 Khái niệm tiềm năng
Doanh nghiệp qua quá trình marketing sẽ ghi nhận được số lượng khách hàng tiềm
năng lớn. Nhân viên kinh doanh phải thực hiện các công việc chăm sóc tiềm năng để sàng
lọc, gia tăng chất lượng.
Tiềm năng (Leads) là thông tin chi tiết về một cá nhân tổ chức được thu thập từ
nhiều nguồn khác nhau như quảng cáo, tiềm năng từ bộ phận khác chuyển về, nhân viên
kinh doanh tự tìm kiếm…
Sau khi có được một danh sách khách hàng tiềm năng, NVKD sẽ tiến hành chăm
sóc để biến tiềm năng đó thành cơ hội bán hàng.
 Quá trình chuyển đổi tiềm năng diễn ra như sau:
Bước 1. Thu hút tiềm năng: DN sử dụng các biện pháp để thu hút tiềm năng bằng
các công cụ digital marketing, quảng cáo trên các phương tiện truyền thông. Tiềm năng
lúc này có số lượng lớn nhất nhưng chất lượng thấp nhất (visitors)
Bước 2. Ghi nhận tiềm năng: Các tiềm năng sau khi thu hút được ghi nhận thành
bộ dữ liệu khách hàng tiềm năng để chăm sóc (lead)
Bước 3.Chăm sóc tiềm năng: NVKD được phân chia danh sách KH tiềm năng để
chăm sóc bằng các công cụ khác nhau như gọi điện, gửi email, gửi SMS…. KH tiềm
năng ban đầu dần được sàng lọc, gia tăng chất lượng (natured lead)
Bước 4. Đánh giá và chuyển đổi tiềm năng: Cuối cùng, sau khi chăm sóc, 1 danh
sách tiềm năng chất lượng nhất sẽ được đánh giá và chuyển cho bộ phận khác tiến hành chăm sóc (qualified lead).
Các bước cụ thể để thao tác với tiềm năng trên phần mềm AMIS CRM sẽ được
thực hiện cụ thể theo các hướng dẫn sau đây.
3.1.2 Thêm mới tiềm năng
Có 3 cách ghi nhận thông tin tiềm năng: nhập trực tiếp từng tiềm năng, nhập khẩu
tiềm năng từ file excel, ghi nhận từ webform, ghi nhận từ phần mềm aiMarrketing. Ở đây
chúng ta tìm hiểu thêm mới bằng cách nhập trực tiếp và nhập khẩu từ file excel.
a. Nhập trực tiếp từng tiềm năng
Phần mềm cho phép ghi nhận trực tiếp thông tin thu thập từ danh thiếp, triển lãm
thương mại,… bằng cách nhập thông tin chi tiết Tiềm năng vào biểu mẫu thêm tiềm năng. Cách thực hiện
-Vào phân hệ Tiềm năng, nhấn vào biểu tượng để thêm tiềm năng.
- Trên giao diện Thêm tiềm năng, nhập chi tiết khách hàng tiềm năng.
-Có thể tùy chỉnh các trường thông tin khách hàng bằng cách vào sửa bố cục (nếu cần)
-Sau đó nhất nút Cất. (Lưu)
b. Nhập khẩu tiềm năng
Trường hợp kinh doanh có thể thu thập các thông tin Tiềm năng, Khách hàng từ
nhiều nguồn khác nhau như: mua thông tin từ các tổ chức cung cấp dữ liệu, thu thập
thông qua hội thảo, chiến dịch Marketing,… hoặc doanh nghiệp đang sử dụng một dịch
vụ khác chuyển qua sử dụng AMIS Bán hàng, lúc này nhân viên kinh doanh mong muốn
nhanh chóng chuyển thông tin lên phần mềm để tiếp tục chăm sóc và theo dõi.
Chức năng nhập khẩu hỗ trợ thêm nhanh hàng loạt bản ghi từ tệp dữ liệu có sẵn.
Để nhập khẩu bản ghi từ tệp dữ liệu có sẵn vào phân hệ, bạn thực hiện theo 4 bước sau:
Bước 1: Chọn tệp nguồn
Truy cập vào phân hệ muốn nhập khẩu, nhấn Nhập khẩu.
Để nhập khẩu dữ liệu, có thể sử dụng tệp nguồn có sẵn hoặc nhấn Tải tệp mẫu để
tải tệp mẫu do phần mềm cung cấp, sau đó sao chép dữ liệu từ tệp đang quản lý sang tệp mẫu của phần mềm.
Nhấn Chọn tệp nguồn hoặc kéo và thả tệp nguồn để tải lên tệp nguồn nhập khẩu.
Sau khi tải file thành công, nhấn Tiếp theo để tiếp tục.
Chọn bố cục của bản ghi mà bạn muốn nhập khẩu. Nếu chỉ có một bố cục được
sử dụng, bản ghi sẽ tự động nhập khẩu với bố cục đó và nút lựa chọn bố cục sẽ không hiển thị.
Chọn loại nhập khẩu đối với bản ghi :
Thêm mới: Hệ thống chỉ thực hiện thêm mới các dữ liệu trong tệp nguồn, nếu gặp
dữ liệu đã tồn tại thì bỏ qua.
Cập nhật: Hệ thống chỉ thực hiện cập nhật các thông tin vào các bản ghi đã tồn tại
bằng các thông tin trong tệp nguồn, nếu dữ liệu chưa tồn tại thì bỏ qua.
Cả hai: Nếu dữ liệu đã tồn tại thì hệ thống thực hiện cập nhật, còn lại thì thêm mới dữ liệu.
Chọn trường thông tin để kiểm tra trùng: Người dùng cần chọn trường thông
tin làm căn cứ để xác định bản ghi nào sẽ được cập nhật thông tin. Các trường để lựa
chọn lấy cục của phân hệ. Để thiết lập trường thông tin kiểm tra trùng. xem hướng dẫn tại đây.
Không cập nhật các trường trống vào các trường thông tin đang có giá trị:
Nếu có tích: Khi cập nhật 1 thông tin mà trong file nhập khẩu để trống, trên phần
mềm đang có d ữ liệu, hệ thống không cập nhật trường thông tin trên phần mềm về trống.
Nếu không tích chọn: Khi cập nhật 1 thông tin mà trong file nhập khẩu để trống,
trên phần mềm đang có dữ liệu, hệ thống sẽ cập nhật trường thông tin trên phần mềm về thành trống. Nhấn Tiếp theo.
Bước 2: Ghép dữ liệu
Thực hiện ghép trường thông tin trên phần mềm AMIS Bán hàng với cột trong tệp
nguồn bằng cách nhấn để chọn trường thông tin cần ghép.
Trường hợp muốn ghép một cột trong tệp nguồn với nhiều trường thông tin trên
AMIS CRM thì nhấn để chọn thêm trường thông tin. Lưu ý:
-Khi một cột được ghép với nhiều trường trên AMIS CRM thì các trường cùng
ghép một cột phải cùng một loại dữ liệu.
-Có thể loại bỏ trường thông tin vừa thêm bằng cách nhấn .
-Ngoài ra, có thể sử dụng chức năng Tự động ghép cột để hệ thống tự động ghép
các cột chưa được ghép trong tệp.
Nhấn Thêm trường mới.
Chọn các trường bạn muốn thêm trường tùy chỉnh.
Bước 3: Cập nhật thông tin
Cập nhật các thông tin Nguồn gốc tiềm năng, Chủ sở hữu, Giao nhiệm vụ, Gắn thẻ.
Hệ thống hỗ trợ cập nhật Chủ sở hữu cho các bản ghi được nhập khẩu theo các lựa chọn:
Theo danh sách người dùng: Các bản ghi nhập khẩu thành công sẽ được gán chủ
sở hữu là 1 người dùng cụ thể được chọn từ danh sách người dùng đang kích hoạt theo thiết lập này
Theo quy tắc phân bổ: Các bản ghi nhập khẩu thành công sẽ được gán chủ sở
hữu theo quy tắc phân bổ được chọn.
Từ tệp nhập khẩu: Các bản ghi nhập khẩu thành công sẽ được gán chủ sở hữu
theo thông tin từ Tệp nguồn nhập khẩu.
-Nếu dữ liệu tại tệp nguồn trống, khi nhập khẩu thêm mới thì chủ sở hữu sẽ gán
cho người thực hiện nhập khẩu; khi nhập khẩu cập nhật thì chủ sở hữu sẽ giữ nguyên theo bản ghi đang có.
-Nếu dữ liệu tại tệp nguồn không trống thì chủ sở hữu gán theo tệp nguồn.
3.1.3 Chăm sóc tiềm năng
a. Tại màn hình danh sách tiềm năng
Để chăm sóc tiềm năng, chọn một hoặc nhiều tiềm năng bất kì để tiến hành chăm
sóc thông qua các công cụ như sau:
Gắn thẻ: Để lưu lại chi chú và phân nhóm tiềm năng
Cập nhật: Giúp sửa lại 1 trường thông tin bất kỳ của tiềm năng mà không cần vào màn hình chi tiết.
Chọn vào chiến dịch: Thêm tiềm năng vào các chiến dịch/chào hàng đang có.
Thêm công việc: Thêm nhiệm vụ, lịch hẹn, ghi chú lại cuộc gọi
Ngoài ra, các công cụ khác để chăm sóc tiềm năng sẽ được hiển thị tại biểu tượng … trên thanh công cụ.
b. Tại màn hình chi tiết tiềm năng
Nhấn vào tính năng mở rộng biểu tượng
để hiển thị thêm các chức năng khác.
Gọi điện: Cho phép người dùng thực hiện gọi điện trực tiếp từ phần mềm cho
Tiềm năng (Chỉ sử dụng được tính năng này khi kết nối với VOIP).
Gửi email: Cho phép người dùng thực hiện gửi Email cho một hoặc một số Tiềm
năng được chọn trong danh sách, (Chỉ sử dụng được tính năng này khi kết nối email)
Gửi SMS: Cho phép người dùng thực hiện gửi tin nhắn SMSBrandname trực tiếp
từ phần mềm cho Tiềm năng (Chỉ sử dụng được tính năng này khi kết nối với SMSBrandname).
3.1.4 Chuyển đổi tiềm năng
Sau khi chăm sóc xong, phần mềm cho phép người dùng chuyển đổi tiềm năng
thành liên hệ hoặc khách hàng và sinh ra cơ hội. Lưu ý, nếu muốn chuyển đổi tiềm năng
thành khách hàng, khi điền thông tin tiềm năng, trường Tổ chức phải không được bỏ trống.
Các bước chuyển đổi tiềm năng như sau: -Vào phân hệ . Tiềm năng
-Chọn khách hàng tiềm năng sẽ được chuyển đổi.
-Tại giao diện của màn hình danh sách hoặc giao diện thông tin chi tiết của tiềm
năng, nhấn Chuyển đổi.
Hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu và đưa ra các gợi ý, cụ thể và cho phép tùy chọn có
thêm mới cơ hội từ tiềm năng không.
Sau khi điền các thông tin cần thiết, người dùng nhấn nút Chuyển đổi để kết thúc quá trình chuyển đổi.
4. Kết quả cần đạt được
Nội dung này sinh viên phải thực hành thành thạo được các nghiệp vụ trên phần
mềm Amis bán hàng đối với phân hệ tiềm năng trong vai trò là nhân viên kinh doanh. Cụ
thể bao gồm các nghiệp vụ:  Thêm mới tiềm năng  Chăm sóc tiềm năng
 Chuyển đổi tiềm năng
5. Tài liệu tham khảo
5.1. Tài liệu học tập:
 Tài liệu thực tập Quản trị bán hàng, Trường Đại học KT- KTCN.
5.2 Tài liệu tham khảo:
 Lưu Chí Văn (2016), Chào hàng chuyên nghiệp để bán hàng thành công, NXB Thanh Niên
 Richard Denny (2018) , Bán hàng thắng lợi, NXB Dân Trí
 Bùi Văn Danh và cộng sự (2012), Quản trị bán hàng, NXB Phương Đông.
 James M.Comer (1995), Quản trị bán hàng (Sales Management), NXB Thống kê