lOMoARcPSD| 42676072
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN KHOA KẾ TOÁN
Môn: Kiểm toán tài chính
NỘI DUNG: THỦ TỤC KIỂM SOÁT NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 3 1 .Nguyễn Thị Trà Giang 5 .Lưu Mai Hương 2 .Nguyễn Thị Thùy Dung 6 .Lê Hương Giang 3 .Đỗ Thị Mai Hương 7 .Nguyễn Phương Thảo 4 .Phạm Thùy Linh 8 .Đinh Thảo Vân lOMoARcPSD| 42676072 THỦ TỤC KIỂM SOÁT
1. Nội dung của thủ tục kiểm soát
1.1 Khái niệm, mục đích của thủ tục kiểm soát Khái niệm:
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập
và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Ví
dụ: Kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản;
kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã
quy định, theo đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành.
Thời điểm thực hiện:
Thủ tục kiểm soát chỉ được thực hiện sau khi tìm hệ thống KSNB với đánh
giá ban đầu là khách thể kiểm toán có hệ thống KSNB hoạt động có hiệu lực. Mục đích:
Thủ tục kiểm soát được triển khai nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán
về thiết kế và hoạt động của hệ thống KSNB, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 quy định:
“Thử nghiệm kiểm soát (kiểm tra hệ thống kiểm soát) là việc kiểm tra để thu
thập bằng chứng kiểm toán về sự thiết kế phù hợp và sự vận hành hữu hiệu
của hệ thống kế toán và hệ thống KSNB”
Có nghĩa là: Hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách thể kiểm toán
phải hiện hữu, thiết kế thích hợp để ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm trọng
yếu. Đồng thời chúng phải được vận hành theo đúng thiết kế trong thực tế.
Cụ thể, các bằng chứng kiểm toán phải chứng minh được:
- Thiết kế các hoạt động kiểm soát cụ thể của khách thể kiểm toán thích
hợp để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trọng yếu.
- Hoạt động kiểm soát đã được triển khai theo đúng yêu cầu của thiết kế
trong thực tế. Bằng chứng về sự vận hành hữu hiệu này liên quan đến
cách thức áp dụng các hoạt động kiểm soát về tính nhất quán trong quá
trình áp dụng và đối tượng áp dụng những hoạt động đó.
1.2 Phân loại thủ tục kiểm soát
Kiểm soát trực tiếp là loại kiểm soát nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu
cụ thể đề ra trong chi tiết kiểm soát. Đó là những quy chế, thủ tục trực tiếp,
rõ ràng. Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại thủ tục chính.
- Kiểm soát bảo vệ tài chính, thông tin: Đây là thủ tục kiểm soát nhằm mục
đích đảm bảo toàn vẹn tài sản, an toàn thông tin cho đơn vị kinh doanh.
Ví dụ: Sử dụng các thiết bị quan sát: camera, thẻ security... nhằm giảm
thiểu tài sản bị mất mát, hư hỏng, phá hoại...
- Kiểm soát quản lý: tên gọi khác là kiểm soát hoạt động đơn lẻ của nhân
viên và người thực hiện hoạt động đó. Kiểm soát quản lý nhằm đảm bảo lOMoARcPSD| 42676072
quy chế, chính sách làm việc trong tổ chức được chấp hành đúng và đủ.
Ví dụ: Hệ thống máy chấm công, phạt nội quy khi đi muộn (thủ tục kiểm tra, theo dõi).
- Kiểm soát xử lý: Các nghiệp vụ kinh tế là thứ luôn cần phải được lưu trữ
chính xác. Vì thế, kiểm soát xử lý sẽ đảm bảo các nghiệp vụ đó xảy ra
thật và được lưu trữ đúng theo quy định. Điều này sẽ khiến cho việc quản
lý, thống kê trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ: Khi xảy ra sai phạm là chi tiếp khách nhưng lại ghi vào Nợ TK
hàng hoá, ta có thể ngăn chặn sai phạm này xảy ra bằng cách thực hiện
các thủ tục kiểm toán như: Yêu cầu có thủ tục xét duyệt việc chi tiền (thủ
tục phê duyệt), đối chiếu chứng từ và ghi chép sổ sách (thủ tục đối
chiếu), tách rời chức năng kế toán vật tư, hàng hóa và kế toán chi phí
(thủ tục bất kiêm nghiệm).
- Vai trò của kiểm soát trực tiếp: chính vì quy trình kiểm soát trực tiếp
được xây dựng dựa trên mục tiêu cụ thể được đề ra trong chi tiết kiểm
soát nên kiểm soát trực tiếp có nhiều lợi ích. Đó là nó sẽ tập trung vào
điểm yếu kém nhất định và đề ra phương pháp riêng sao cho phù hợp và
kiểm soát chặt chẽ. Nhờ đó mà các rủi ro ở từng thành phần được xác
định và giải quyết kịp thời.
Kiểm soát tổng quát
• Kiểm soát tổng quát khác với kiểm soát trực tiếp. Kiểm soát tổng quát sẽ
được thực hiện đồng thời đối với nhiều hệ thống. Quá trình này sẽ kiểm
soát nhiều hệ thống với các đầu việc khác nhau và sẽ có sử dụng hệ thống tin học trong kế toán.
• Vai trò của kiểm soát tổng quát: đây là loại thủ tục kiểm soát giúp tiết kiệm
chi phí và áp dụng được cho toàn hệ thống. Kiểm soát tổng quát sẽ có
những chính sách, quy tắc được cân nhắc phù hợp với tổng thể.
1.3 Các nguyên tắc thiết lập thủ tục kiểm soát
a) Nguyên tắc phân công phân nhiệm
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm tức là tất cả các quy định đặt ra đều
phải nói cụ thể đối tượng áp dụng là ai, áp dụng như thế nào và phân công nhiệm vụ rõ ràng.
- Mục đích của việc phân chia trách nhiệm, công việc là nhằm để: nâng
cao tính hiệu quả của từng công việc, các bộ phận dễ kiểm soát lẫn nhau,
nếu có sai sót thì sẽ được phát hiện và sửa chữa nhanh chóng, kịp thời.
- VD: Một công việc chia thành nhiều khâu, mỗi khâu sẽ có một người
chịu trách nhiệm, khi ấy việc phân nhiệm các vị trí có sự liên kết với
nhau sẽ tạo ra tiến trình kiểm soát tự động. Kết quả do nhân viên A tạo ra
sẽ được kiểm tra và sử dụng bởi nhân viên B, hạn chế sự sai sót và rủi ro
khi có một nhân viên nào cố tình gian lận để trục lợi. lOMoARcPSD| 42676072
b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Kiêm nhiệm là sự phân công cán bộ, nhân viên trong một tổ chức. Khi áp
dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm chính là xóa bỏ sự lạm dụng quyền hạn
trong công việc. Hơn nữa, nguyên tắc bất kiêm nhiệm không cho phép
mối quan hệ gia đình giữa 2 vị trí công việc có liên quan mật thiết với nhau.
- Mục đích: mang lại sự công bằng, chính xác hơn trong công việc.
- VD: Nếu cùng một người vừa phê chuẩn việc tuyển dụng nhân viên đồng
thời vừa là người tính và phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng
khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân viên không có thật này.
c) Nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền
- Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền có nghĩa là ở từng cấp quản lý sẽ được
phân chia quyền hạn khác nhau. Việc phân chia quyền hạn này thường
được áp dụng khi phê duyệt hạn mức tài chính, tuyển dụng nhân sự, các
thông tin trong hệ thống công ty.
- Mục đích: điều hành các hoạt động của toàn doanh nghiệp và giúp doanh
nghiệp đạt được các mục tiêu đã được đặt ra một cách có hiệu quả.
- VD: Quản lý cửa hàng sẽ phê duyệt phiếu nhập kho với các hạn mức 100
triệu đồng. Đối với các phiếu nhập kho có trị giá lớn hơn 100 triệu đồng
thì giám đốc là người phê duyệt.
2. Kỹ thuật thực hiện thủ tục kiểm soát
2.1 Các phương pháp thực hiện thủ tục kiểm soát
a) Điều tra: bao gồm quan sát thực địa và xác minh thực tế kể cả chữ ký trên
các chứng từ hoặc báo cáo kế toán, quan sát thực địa là biện pháp chứng kiến
trực tiếp của người kiểm tra hiện trường.
- VD: Kiểm kê hàng tồn kho để lập báo cáo là trách nhiệm của đơn vị, KTV có
trách nhiệm quan sát việc kiểm kê vật chất hàng tồn kho.
Để kiểm tra tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc quản
lý kiểm kê hàng tồn kho KTV phải trực tiếp quan sát trực tiếp quá trình kiểm
kê, xem xét lại kế hoạch kiểm kê của đơn vị có hợp lý hay không từ đó đánh
giá chứng từ thu được từ các cuộc kiểm kê của doanh nghiệp.
b) Phỏng vấn: là cách thức đưa ra những câu hỏi và thu thập những câu trả lời
của các nhân viên, của khách thể kiểm toán để hiểu rõ về những nhân viên
này và xác nhận họ đã thực hiện các hoạt động kiểm soát.
- Yêu cầu về hệ thống câu hỏi: lOMoARcPSD| 42676072
+ Phải rõ ràng, dễ hiểu, linh hoạt.
+ Có thể là câu hỏi “đóng” hoặc “mở”, có thể hỏi trực tiếp hoặc hỏi qua các phiếu điều tra.
+ Sắp xếp theo một trình tự nhất định để người trả lời có thể trả lời một cách xuyên suốt.
- Yêu cầu về thái độ đối với câu trả lời:
+ Người phỏng vấn cần chú ý lắng nghe có hiệu quả và có thái độ hoài nghi.
+ Những câu trả lời không phù hợp hoặc có khả năng người trả lời hiểu
nhầm câu hỏi thì phải đặt ra những câu hỏi bổ sung.
+ Ghi chép thông tin thu được: đầy đủ, chính xác, đúng đắn với câu trả
lời của người được phỏng vấn.
VD: Phỏng vấn khách hàng về những thủ tục kiểm soát, hoặc hỏi nhân
viên về việc thực hiện các thủ tục này.
c) Thực hiện lại: được hiểu đơn giản là phép lặp lại hoạt động của một nhân
viên đã làm để xác nhận mức độ thực hiện trách nhiệm của họ với công việc
được giao. Tuy nhiên, thực hiện lại thông thường bao gồm sự kết hợp với
tính toán, so sánh, phỏng vấn.
- VD: KTV yêu cầu nhân viên khách thể kiểm toán hạch toán lại nghiệp vụ bán hàng.
d) Kiểm tra từ đầu đến cuối: (Walk through test) là sự kết hợp giữa kỹ thuật
phỏng vấn, điều tra và quan sát theo trật tự diễn biến qua từng chi tiết của
nghiệp vụ cụ thể đã được ghi lại trong Sổ cái. Kiểm tra từ đầu đến cuối đòi
hỏi sự kết hợp giữa nhiều kỹ thuật để xác minh một nghiệp vụ cụ thể phát
sinh đến khi ghi vào Sổ cái. Vì vậy, kỹ thuật này thường rất tốn công nên chỉ
được thực hiện với một số nghiệp vụ trọng yếu.
- VD: KTV kiểm tra từ đầu đến cuối quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng của DN.
• Kiểm tra hợp đồng bán hàng của doanh nghiệp.
• Kiểm tra phiếu xuất kho cùng với quá trình hàng hóa xuất ra khỏi kho có hợp lý hay không.
• Kiểm tra quá trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ.
• Kiểm tra quá trình hạch toán nghiệp vụ của doanh nghiệp.
e) Kiểm tra ngược lại theo thời gian: là biện pháp kiểm tra một nghiệp vụ từ
Sổ cái ngược lại đến thời điểm bắt đầu phát sinh nghiệp vụ đó. Quá trình này
cũng cung cấp bằng chứng kiểm toán thích hợp về hiệu lực của thiết kế và
hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.2 Các nguyên tắc cơ bản lOMoARcPSD| 42676072
Để đạt được hiệu quả trong việc áp dụng các phương pháp nêu trên, kiểm toán
viên cần phải lưu ý một số vấn đề sau trong thực hiện:
Một là: Phải thực hiện đồng bộ các biện pháp. Một biện pháp kỹ thuật cụ thể
riêng rẽ thường không có hiệu lực và không thể đáp ứng yêu cầu đầy đủ và tin cậy
của các bằng chứng kiểm toán.
- Kỹ thuật phỏng vấn: KTV thường đưa ra những câu hỏi mang ý kiến chủ
quan của mình và luôn hướng câu trả lời của nhân viên công ty vào những
điều mà người phỏng vấn muốn nghe do vậy mà có thể dẫn người trả lời đi
chệch hướng hoặc đưa họ đến những câu trả lời thiếu thực tế, thông tin thu
được đôi khi thiếu tính khách quan và thiếu tính tổng quát. Vì vậy mà KTV
cần phải quan sát, đối chiếu, phân tích kỹ lưỡng.
- Kỹ thuật quan sát: người quan sát chỉ có thể quan sát tại 1 thời điểm quan
sát, tuy nhiên chỉ ở thời điểm quan sát HTKSNB mới hoạt động có hiệu quả
còn ngoài thời gian đó thì không do đó mà KTV cần phải kết hợp thêm kỹ
thuật phỏng vấn và rà soát để thu được thông tin chính xác về hoạt động của HTKSNB.
Đồng thời, việc chọn lựa những kỹ thuật kiểm toán cần sát với mỗi mục tiêu kiểm toán.
Ví dụ: mục tiêu kiểm toán là BCTC dùng cho đối tượng các nhà đầu tư thì phải
thực hiện nhiều khối lượng kỹ thuật điêu tra, phỏng vấn về khoản mục doanh thu..
Có phương án thay đổi tính chất thời điểm và mức độ áp dụng của những kỹ thuật
mà cuộc kiểm toán là trước đã áp dụng.
Hai là, việc lựa chọn những biện pháp kỹ thuật kiểm tra chủ đạo phải thích ứng
với loại hình hoạt động cần kiểm tra.
Một hệ thống KSNB áp dụng thủ tục kiểm soát qua phân chia nhiệm vụ và đã
thực hiện lại các thủ tục từ nguồn thứ hai và bằng hình thức đối chiếu thì biện
pháp chỉ đạo của kiểm tra hệ thống KSNB thường là "thực hiện lại" hoặc "Kiểm
tra từ đầu đến cuối"…
Ba là, cần bảo đảm tính kế thừa và phát triển các biện pháp kỹ thuật kiểm tra hệ thống KSNB.
- Tính kế thừa là tính ổn định của một số hoạt động trong hệ thống KSNB
- Phát triển là các phương pháp tiếp cận toàn diện hơn đối với hệ thống KSNB
trong quá trình xây dựng chiến lược kiểm toán cho những lần kiểm toán tiếp theo. lOMoARcPSD| 42676072
Sau khi thực hiện các biện pháp kỹ thuật chủ yếu, cần lưu hồ sơ và xem xét ảnh
hưởng của những phát hiện qua kiểm tra đến lựa chọn các phép thử với mỗi hoạt
động kiểm tra, cần lưu trữ vào hồ sơ các tài liệu chủ yếu như: tính chất, thời gian
và phạm vi của các biện pháp kiểm soát nội bộ và những phát hiện của KTV. Nếu
phát hiện qua kiểm tra trùng hợp với đánh giá ban đầu trong kế hoạch kiểm toán
thì các thủ tục kiểm toán cơ bản được giữ nguyên theo kế hoạch. Trong trường
hợp ngược lại cần thực hiện theo các phương án khác.
Bài tập củng cố kiến thức
Câu 1: Mục đích của thử nghiệm kiểm soát là gì?
A. Tìm ra gian lận và sai sót của kế toán viên.
B. Thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của các quy chế và thủ tục kiểm soát để
giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ.
C. Thu thập bằng chứng về kết quả tuân thủ các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ.
D. Phát hiện và bày tỏ ý kiến về sự hữu hiệu của các quy chế và thủ tục kiểm soát. ĐÁP ÁN: B
Câu 2: Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 500 thì các cách thức cụ thể
được áp dụng trong kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ gồm:
A. Điều tra và phỏng vấn. B. Thực hiện lại.
C. Kiểm tra từ đầu đến cuối và kiểm tra ngược.
D. Cả 3 đáp án trên.ĐÁP ÁN: D
Câu 3: Để có được bằng chứng đầy đủ và tin cậy thì các biện pháp áp dụng cần
tôn trọng những nguyên tắc cơ bản nào?
A. Phải thực hiện đồng bộ các biện pháp.
B. Việc lựa chọn các biện pháp kĩ thuật kiểm tra chủ đạo phải thích ứng với loại
hình hoạt động cần kiểm tra.
C. Cần bảo đảm tính kế thừa và phát triển các biện pháp kỹ thuật kiểm tra hệ
thống kiểm soát nội bộ. D. Cả a,b và c. ĐÁP ÁN: D
Câu 4: Các phương pháp cụ thể được áp dụng trong kiểm tra hệ thống kiểm soát
nội bộ, ngoại trừ:
A. Kiểm tra từ đầu đến cuối. lOMoARcPSD| 42676072
B. Kiểm tra ngược lại theo thời gian. C. Xác nhận. D. Phỏng vấn. ĐÁP ÁN: C
Câu 5: Các phương pháp kỹ thuật cụ thể thường được sử dụng trong thủ tục kiểm soát gồm:
A. Kỹ thuật phỏng vấn và kỹ thuật quan sát.
B. Kỹ thuật kiểm tra từ đầu đến cuối.
C. Các kỹ thuật kiểm toán cụ thể ngoại trừ kỹ thuật so sánh, tính toán và kỹ thuật kiểm kê.
D. Kỹ thuật tính toán lại và kỹ thuật phỏng vấn. ĐÁP ÁN: C
Câu 6: Những trường hợp dưới đây, KTV cần thực hiện những thủ tục kiểm soát
gì để ngăn chặn chặn các sai phạm?
1. Thủ quỹ không ghi nhận DTBH thu tiền mặt vào sổ và biển thủ số tiền nhận được.
Các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn là:
- Tách rời người bán hàng và người thu tiền
- Khuyến khích người mua hàng nên đòi hóa đơn
- Sử dụng máy tính tiền để tính tiền và in phiếu
2. Nhân viên bán hàng không ghi nhận tiền thu từ các khoản phải thu khách hàng
vào sổ và biển thủ số tiền nhận được. Các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn là:
- Thường xuyên đối chiếu công nợ
- Khuyến khích khách hàng lấy hóa đơn hoặc đòi biên lai
- Kiểm soát chặt chẽ giấy giới thiệu hoặc giấy thu tiền
3. Kế toán chi tiết ghi sót ở sổ chi tiết một số khoản thu được từ khách hàng.
Các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn là:
- Đối chiếu chi tiết với sổ cái
- Đối chiếu công nợ của khách hàng
4. Kế toán biển thủ tiền thu từ khách hàng bằng cách ghi Có TK phải thu (nhằm
xoá sổ) đối ứng với ghi nợ tài khoản chi phí.
Các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn là:
- Tách rời chức năng kế toán công nợ và kế toán chi phí
- Kiểm tra chứng từ ghi nhận chi phí của đơn vị
5. Chi tiền cho hoá đơn dù hàng hoá chưa nhận được.Các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn là:
- Tách rời chức năng mua hàng và thanh toán tiền lOMoARcPSD| 42676072
6. Chi tiếp khách nhưng lại ghi vào Nợ TK hàng hoá.Các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn là:
- Thủ tục cét duyệt việc chi tiền
- Đối chiếu chứng từ và ghi chép sổ sách
- Tách rời chức năng kế toán vật tư, hàng hóa và kế toán chi phí