Ôn tập kiến thức trọng tâm | Nguyên lý quản trị | Đại học Tôn Đức Thắng

lOMoAR cPSD| 40342981
KIẾN THỨC TRỌNG TÂM MÔN NGUYÊN LÝ QUẢN TRỊ
Chương 3 Môi trường và Văn hóa của Tổ chức
1. Hai quan điểm quản trị Quan điểm Đặc điểm chính Ví dụ minh họa Toàn năng
Nhà quản trị có toàn quyền kiểm soát Nếu công ty thất bại (Omnipotent
và chịu trách nhiệm chính cho kết → lỗi của CEO. View) quả tổ chức.
Nhà quản trị có ít ảnh hưởng vì thànhVí dụ: biến động
Tượng trưng công hay thất bại chủ yếu do các yếu kinh tế, quy định (Symbolic View)
tố ngoài tầm kiểm soát.
pháp luật, đối thủ. 2. Môi
trường bên ngoài của tổ chức Bao gồm: •
Môi trường vĩ mô: Kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ, môi trường tự nhiên, pháp luật. •
Môi trường vi mô (ngành): Khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ, nhà
đầu tư, cơ quan nhà nước
Tác động đến nhà quản trị: •
Tăng tính phức tạp và không chắc chắn. Đòi hỏi nhà quản trị phải linh
hoạt, ra quyết định nhanh và thích nghi.
3. Văn hóa tổ chức là gì?
Là hệ thống giá trị, niềm tin, chuẩn mực được chia sẻ trong tổ chức, ảnh
hưởng cách nhân viên hành xử và ra quyết định. lOMoAR cPSD| 40342981
Các đặc điểm chính:
Sáng kiến (innovation) •
Tập trung vào chi tiết •
Định hướng kết quả •
Định hướng con người • Định hướng nhóm • Tính ổn định Vai trò: •
Định hình hành vi tổ chức. •
Là nền tảng tạo sự gắn kết. •
Hỗ trợ nhà quản trị trong dẫn dắt nhân viên. 4. Các vấn đề hiện
đại trong văn hóa tổ chức
a. Đổi mới và chấp nhận rủi ro •
Tổ chức cần văn hóa khuyến khích sáng tạo, không sợ thất bại để đổi mới.
b. Dịch vụ khách hàng •
Văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm → tăng sự hài lòng và trung thành.
c. Tinh thần làm việc và đạo đức •
Văn hóa lành mạnh giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực, đề cao
đạo đức và trách nhiệm xã hội.
Chương 4: Quản trị (Management)
1. Khái niệm Quản trị lOMoAR cPSD| 40342981
Quản trị là quá trình phối hợp các hoạt động để hoàn thành mục tiêu
thông qua việc sử dụng hiệu quả và hiệu suất các nguồn lực. •
Bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
2. Chức năng của Quản trị •
Planning (Lập kế hoạch): Xác định mục tiêu và cách thức để đạt được chúng. •
Organizing (Tổ chức): Phân bổ nguồn lực, phân công công việc và
điều phối hoạt động. •
Leading (Lãnh đạo): Truyền cảm hứng, động viên, hướng dẫn và giao tiếp với nhân viên. •
Controlling (Kiểm soát): Theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và điều chỉnh khi cần.
3. Các cấp bậc quản trị •
Top managers (Quản trị cấp cao): Đặt mục tiêu dài hạn, quyết định chiến lược tổng thể. •
Middle managers (Quản trị trung cấp): Thực hiện chiến lược, giám
sát các phòng ban hoặc dự án. •
First-line managers (Quản trị tuyến đầu): Quản lý trực tiếp nhân
viên, xử lý hoạt động hàng ngày.
4. Kỹ năng quản trị •
Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Khả năng thực hiện nhiệm vụ cụ thể. •
Kỹ năng con người (Human skills): Khả năng làm việc và giao tiếp
hiệu quả với người khác. •
Kỹ năng tư duy (Conceptual skills): Hiểu và xử lý vấn đề phức tạp,
nhìn nhận tổ chức một cách tổng thể. lOMoAR cPSD| 40342981
5. Phong cách lãnh đạo
Autocratic (Độc đoán): Nhà lãnh đạo kiểm soát hoàn toàn. •
Democratic (Dân chủ): Khuyến khích sự tham gia của nhân viên. •
Laissez-faire (Tự do): Trao quyền tối đa cho nhân viên, ít can thiệp. 6. Ra quyết định •
Bao gồm các bước: xác định vấn đề, thu thập thông tin, đánh giá lựa
chọn, lựa chọn giải pháp tốt nhất, thực hiện và theo dõi.
Chương 5: Quản trị
1. Định nghĩa về quản trị •
Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác để đạt được
mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả và hiệu suất. •
Hiệu quả (Effectiveness): đạt được mục tiêu. •
Hiệu suất (Efficiency): đạt được mục tiêu với ít tài nguyên nhất.
2. Các chức năng của quản trị •
Lập kế hoạch (Planning): xác định mục tiêu và cách đạt được chúng. •
Tổ chức (Organizing): phân bổ nguồn lực và phân công công việc. •
Lãnh đạo (Leading): động viên và dẫn dắt nhân viên. •
Kiểm soát (Controlling): giám sát tiến độ và điều chỉnh khi cần.
3. Các cấp bậc quản lý •
Quản lý cấp cao (Top managers): đưa ra chiến lược dài hạn (CEO, Giám đốc). •
Quản lý trung cấp (Middle managers): thực hiện kế hoạch chiến lược, giám sát cấp dưới. •
Quản lý cấp cơ sở (First-line managers): giám sát nhân viên trực tiếp. lOMoAR cPSD| 40342981
4. Kỹ năng quản trị lOMoAR cPSD| 40342981
Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): hiểu và sử dụng công cụ chuyên môn. •
Kỹ năng nhân sự (Human skills): giao tiếp và làm việc với người khác. •
Kỹ năng tư duy (Conceptual skills): nhìn nhận toàn cục, phân tích chiến lược.
5. Các vai trò quản trị (theo Henry Mintzberg) •
Vai trò quan hệ giữa người với người: đại diện, lãnh đạo, liên kết. •
Vai trò thông tin: thu thập, phổ biến và phát ngôn. •
Vai trò ra quyết định: khởi xướng, xử lý rối loạn, phân bổ tài nguyên, đàm phán.
6. Các lý thuyết quản trị •
Cổ điển: tập trung vào cấu trúc, nguyên tắc và hiệu quả (Taylor, Fayol). •
Hành vi: tập trung vào con người và động lực (Mayo, Maslow). •
Định lượng: sử dụng mô hình toán học và phân tích dữ liệu. •
Hệ thống: tổ chức là hệ thống mở gồm các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau. •
Tình huống: không có cách quản trị tối ưu chung, phải tùy vào tình huống.
7. Xu hướng hiện đại trong quản trị •
Toàn cầu hóa, công nghệ, đa dạng lực lượng lao động, đạo đức và trách nhiệm xã hội.
CHƯƠNG 6 – HOẠCH ĐỊNH (PLANNING)
1. Khái niệm hoạch định lOMoAR cPSD| 40342981
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu tổ chức, xây dựng chiến lược
để đạt được mục tiêu, và phát triển kế hoạch để điều phối các hoạt động.
Là chức năng quản trị nền tảng giúp định hướng và kiểm soát hiệu
quả. 2. Mục đích của hoạch định Hoạch định giúp: •
Cung cấp phương hướng. •
Giảm sự không chắc chắn. •
Hạn chế lãng phí và dư thừa. •
Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát.
3. Các loại mục tiêu •
Mục tiêu tài chính: Kết quả nội bộ như doanh thu, lợi nhuận. •
Mục tiêu chiến lược: So sánh với môi trường bên ngoài như đối thủ, thị phần. •
Mục tiêu tuyên bố (stated goals): Mục tiêu tổ chức công bố chính thức. •
Mục tiêu thực tế (real goals): Mục tiêu thực sự được tổ chức theo đuổi.
4. Các loại kế hoạch •
Kế hoạch chiến lược: Dài hạn, bao quát toàn tổ chức. •
Kế hoạch hành động (tác nghiệp): Ngắn hạn, cụ thể cho từng bộ phận. •
Kế hoạch dài hạn: Trên 3 năm. •
Kế hoạch ngắn hạn: Dưới 1 năm. •
Kế hoạch cụ thể: Có mục tiêu và hành động rõ ràng. •
Kế hoạch định hướng: Linh hoạt, có tính định hướng chung. •
Kế hoạch sử dụng một lần: Cho tình huống đặc biệt. •
Kế hoạch thường trực: Áp dụng lặp lại như quy trình, chính sách.
5. Thiết lập mục tiêu và phát triển kế hoạch lOMoAR cPSD| 40342981
Mục tiêu SMART: Cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế, thời gian rõ ràng.
Quản lý theo mục tiêu (MBO): Quản lý và nhân viên cùng tham gia
xây dựng mục tiêu, đánh giá dựa trên kết quả đạt được.
6. Các vấn đề đương đại trong hoạch định Trong môi trường biến động cao, kế hoạch cần: •
Cụ thể nhưng linh hoạt. •
Liên tục điều chỉnh và cập nhật. •
Quét môi trường (environmental scanning) giúp phát hiện xu hướng
mới và hành động của đối thủ. Chương 7: Quản lý
1. Định nghĩa quản lý •
Quản lý là quá trình phối hợp nguồn lực để đạt được mục tiêu tổ chức
một cách hiệu quả và hiệu suất. •
Bao gồm 4 chức năng chính: Lập kế hoạch, Tổ chức, Chỉ đạo và Kiểm soát.
2. Các cấp quản lý •
Quản lý cấp cao (Top Managers): Đưa ra chiến lược tổng thể, tầm nhìn dài hạn. •
Quản lý trung cấp (Middle Managers): Triển khai chiến lược thành kế
hoạch cụ thể, giám sát quản lý cấp dưới. •
Quản lý cấp cơ sở (First-Line Managers): Giám sát công việc hàng
ngày, hướng dẫn nhân viên.
3. Kỹ năng cần thiết cho nhà quản lý •
Kỹ năng kỹ thuật: Hiểu biết chuyên môn trong lĩnh vực cụ thể. lOMoAR cPSD| 40342981 •
Kỹ năng nhân sự: Làm việc hiệu quả với con người. •
Kỹ năng tư duy: Phân tích, đánh giá và ra quyết định ở cấp chiến lược. 4. Lập kế hoạch
Các loại kế hoạch: Chiến lược, Chiến thuật, Tác nghiệp. lOMoAR cPSD| 40342981
Quá trình lập kế hoạch bao gồm: xác định mục tiêu, xây dựng chiến
lược, triển khai và theo dõi. 5. Tổ chức •
Thiết lập cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm. •
Các mô hình tổ chức: chức năng, theo sản phẩm, theo vùng địa lý, theo khách hàng. 6. Lãnh đạo •
Các phong cách lãnh đạo: độc đoán, dân chủ, tự do. •
Vai trò của người lãnh đạo: truyền cảm hứng, xây dựng động lực, tạo
điều kiện làm việc hiệu quả. 7. Kiểm soát •
Bao gồm: đặt tiêu chuẩn, đo lường hiệu suất, so sánh với tiêu chuẩn, điều chỉnh sai lệch.
8. Xu hướng mới trong quản lý •
Tăng tính linh hoạt, ứng dụng công nghệ, toàn cầu hóa, quản lý sự đa dạng.
CHƯƠNG 8: TRỞ THÀNH NHÀ LÃNH ĐẠO HIỆU QUẢ
1. Khái niệm về lãnh đạo •
Nhà lãnh đạo: Người có khả năng ảnh hưởng đến người khác. •
Lãnh đạo: Quá trình tác động để nhóm đạt mục tiêu.
2. Các lý thuyết lãnh đạo cổ điển
Lý thuyết đặc điểm: Tập trung vào các phẩm chất cá nhân (trung thực, tự tin, thông minh...). Lý thuyết hành vi:
Nghiên cứu của ĐH Iowa: 3 phong cách lãnh đạo chính: • Độc đoán (Autocratic) • Dân chủ (Democratic) •
Tự do (Laissez-faire) Nghiên cứu của Ohio: lOMoAR cPSD| 40342981 •
Initiating structure: Vai trò rõ ràng.
Consideration: Quan tâm đến cảm xúc nhân viên. Nghiên cứu của Michigan: •
Định hướng sản xuất vs. Định hướng con người.
3. Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống
Mô hình Fiedler: Phong cách lãnh đạo hiệu quả phụ thuộc vào tình huống.
Lý thuyết SLT (Hersey & Blanchard): •
Telling, Selling, Participating, Delegating. •
Phù hợp với mức độ "sẵn sàng" của nhân viên.
Mô hình Đường dẫn – Mục tiêu (Path-Goal Theory): •
4 phong cách lãnh đạo: chỉ đạo, hỗ trợ, tham gia, định hướng thành tích.
4. Quan điểm đương đại về lãnh đạo •
LMX: Quan hệ lãnh đạo – thành viên ảnh hưởng đến hiệu suất. •
Lãnh đạo giao dịch (Transactional): Trao đổi lợi ích, phần thưởng. •
Lãnh đạo chuyển đổi (Transformational): Truyền cảm hứng, thúc đẩy thay đổi. •
Lãnh đạo có sức hút (Charismatic), Lãnh đạo có tầm nhìn (Visionary). •
Lãnh đạo nhóm: Quản lý ranh giới và tạo điều kiện nhóm.
5. Những vấn đề đương đại trong lãnh đạo Quyền lực của nhà lãnh đạo:
o Hợp pháp, ép buộc, khen thưởng, chuyên môn, ảnh hưởng cá nhân. •
Xây dựng niềm tin: Dựa trên trung thực, năng lực, trung thành... •
Trao quyền (Empowerment): Giao quyền quyết định cho nhân viên. •
Lãnh đạo đa văn hóa: Thích nghi với bối cảnh văn hóa khác nhau. •
Đào tạo lãnh đạo: Hiệu quả hơn với người có khả năng tự giám sát cao.
CHƯƠNG 9: ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN
1. Khái niệm động viên lOMoAR cPSD| 40342981 •
Động viên (Motivation): Quá trình tiếp thêm năng lượng, định hướng
và duy trì nỗ lực của cá nhân để đạt mục tiêu.
Gồm 3 yếu tố: Năng lượng – Hướng đi – Kiên trì.
2. Các lý thuyết động viên cổ điển Tháp nhu cầu Maslow •
5 cấp bậc: Sinh lý → An toàn → Xã hội → Được tôn trọng → Tự hiện thực hóa. •
Phải thỏa mãn nhu cầu thấp trước khi đến nhu cầu cao.
Thuyết X và Y của McGregor •
Thuyết X: Nhân viên lười, không thích trách nhiệm. •
Thuyết Y: Nhân viên yêu thích công việc, sáng tạo và có thể tự định hướng.
Thuyết hai nhân tố Herzberg •
Yếu tố duy trì (bên ngoài): giảm bất mãn. •
Yếu tố động viên (bên trong): tăng hài lòng và động lực.
Thuyết ba nhu cầu của McClelland
nAch – Nhu cầu thành tích. •
nPow – Nhu cầu quyền lực. •
nAff – Nhu cầu liên kết.
3. Các lý thuyết động viên hiện đại
Lý thuyết thiết lập mục tiêu •
Mục tiêu rõ ràng, khó và được chấp nhận → hiệu suất cao.
Lý thuyết củng cố •
Hành vi chịu ảnh hưởng bởi hậu quả. •
Tăng cường tích cực giúp duy trì hành vi mong muốn.
Thiết kế công việc •
Mở rộng công việc: tăng số lượng nhiệm vụ (ngang). •
Làm giàu công việc: tăng quyền kiểm soát, trách nhiệm (dọc). lOMoAR cPSD| 40342981 •
Mô hình đặc điểm công việc (JCM): 5 yếu tố tạo động lực: Đa dạng kỹ năng 1. Nhận dạng nhiệm vụ
2. Tầm quan trọng nhiệm vụ 3. Tự chủ lOMoAR cPSD| 40342981 4. Phản hồi
Lý thuyết công bằng (Equity theory) So
sánh đầu vào – đầu ra với người khác. •
Hai loại công bằng: phân phối & quy trình.
Lý thuyết kỳ vọng (Expectancy theory)
Hành động phụ thuộc vào:
o Kỳ vọng (effort → performance) o
Phương tiện (performance →
reward) o Giá trị phần thưởng (valence)
4. Các vấn đề hiện tại trong động viên
Kinh tế khó khăn: sa thải, cắt giảm phúc lợi, tăng áp lực.
Động viên nhân viên đa văn hóa: không thể áp dụng mô hình Mỹ cho mọi nơi.
Động viên nhóm nhân viên đặc thù:
Làm việc linh hoạt (flextime, làm từ xa).
Chia sẻ công việc, tuần làm việc rút gọn. •
Động viên chuyên gia: Cần cập nhật kiến thức, tự chủ cao. •
Động viên lao động tạm thời & kỹ năng thấp: cần đào tạo, ghi nhận, cơ hội thăng tiến. •
Thiết kế chương trình khen thưởng:
o Quản lý mở sổ sách o Công nhận cá nhân
o Trả lương theo hiệu suất (pay-for- performance)
CHƯƠNG 10: KIỂM SOÁT
1. Khái niệm và vai trò lOMoAR cPSD| 40342981
Kiểm soát là quá trình theo dõi, so sánh và điều chỉnh kết quả công việc
nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu tổ chức.
Là mắt xích cuối trong chuỗi chức năng quản lý (lập kế hoạch → tổ chức →
lãnh đạo → kiểm soát). Tầm quan trọng: •
Giúp đánh giá việc thực hiện mục tiêu. •
Hỗ trợ trao quyền cho nhân viên. •
Bảo vệ tài sản, thông tin và môi trường làm việc.
2. Quy trình kiểm soát (3 bước chính)
Đo lường hiệu suất thực tế: qua quan sát, báo cáo, số liệu, phỏng vấn...
So sánh với tiêu chuẩn: xác định sự sai lệch và vùng dung sai chấp nhận.
Thực hiện hành động điều chỉnh: •
Khắc phục ngay lập tức. •
Khắc phục cơ bản (xác định nguyên nhân gốc rễ). •
Sửa đổi tiêu chuẩn nếu cần.
3. Đo lường hiệu suấtHiệu suất tổ chức: •
Năng suất = Đầu ra / Đầu vào. •
Tính hiệu quả = Mức độ đạt được mục tiêu đề ra.
Hiệu suất nhân viên: •
Gồm đánh giá, phản hồi, kỷ luật đúng lúc và phù hợp.
4. Công cụ kiểm soátTheo thời gian: •
Kiểm soát trước (feedforward): trước khi thực hiện. •
Kiểm soát đồng thời (concurrent): trong quá trình thực hiện. •
Kiểm soát phản hồi (feedback): sau khi hoàn thành. Khác: •
Hệ thống thông tin quản lý (MIS). •
Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard): đánh giá theo 4 khía cạnh
(tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ, đổi mới). •
Benchmarking: so sánh thực tiễn tốt nhất trong/ngoài tổ chức. •
Kiểm soát tài chính: tỷ số thanh khoản, lợi nhuận, đòn bẩy... lOMoAR cPSD| 40342981
5. Vấn đề đương đại trong kiểm soát
Khác biệt văn hóa và toàn cầu hóa: ảnh hưởng đến cách đo lường và hành động khắc phục.
Quyền riêng tư nơi làm việc: giám sát điện tử, theo dõi vị trí, lưu trữ dữ liệu.
Trộm cắp và bạo lực nơi làm việc: cần hệ thống phát hiện và xử lý.
Chuỗi lợi nhuận dịch vụ: hiệu quả dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Quản trị doanh nghiệp: Hội đồng quản trị bảo vệ quyền lợi cổ đông.