Ôn tập Tổng quan về tri thức kinh doanh thành công môn Kinh doanh thông minh | Trường Đại học Công Nghệ Đông Á

7.1. Tổng quan về tri thức kinh doanh thành công
Tri thức kinh doanh thành công không chỉ là việc triển khai
các công cụ BI, mà còn là việc chuyển đổi dữ liệu thô thành
những thông tin hữu ích hỗ trợ các quyết định kinh doanh quan
trọng. Một hệ thống BI thành công giúp doanh nghiệp tối ưu
hóa quy trình, dự đoán xu hướng và đưa ra quyết định chiến
lược một cách hiệu quả. Để đạt được như vậy, doanh nghiệp
cần xây dựng một nền tảng BI mạnh, bảo đảm tính khả thi về
mặt kỹ thuật, hỗ trợ quản lý và ra quyết định chiến lược trong
suốt quá trình triển khai và vận hành.
a. Các yếu tố tạo nên hệ thống BI thành công
Để một hệ thống BI thành công, các doanh nghiệp cần chú ý
đến một số yếu tố cốt lõi dưới đây:
(1) Khả năng tích hợp dữ liệu
Một hệ thống BI thành công cần khả năng tích hợp dữ liệu từ
nhiều nguồn khác nhau như hệ thống HR, CRM, ERP, SCM
hoặc các cơ sở dữ liệu nội bộ khác. Sự tích hợp này giúp doanh
nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về mọi khía cạnh
hoạt động. Tính linh hoạt của các nền tảng BI hiện nay cho
phép doanh nghiệp thu thập và xử lý lượng dữ liệu lớn từ các
kênh trực tuyến và trực tiếp, đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật và chính xác.
(2) Tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu
Dữ liệu là tài sản quan trọng nhất của một hệ thống BI. Để đạt
hiệu quả cao trong quá trình ra quyết định, dữ liệu phải đảm
bảo tính chính xác và toàn vẹn. Bất kỳ sự sai lệch nào trong
dữ liệu đều có thể dẫn đến các quyết định sai lầm. Do đó, các
doanh nghiệp cần đầu tư vào quy trình làm sạch và quản lý dữ
liệu nhằm đảm bảo tính toàn vẹn trong quá trình xử lý.
(3) Khả năng mở rộng và tùy chỉnh
Một hệ thống BI cần có khả năng mở rộng theo nhu cầu phát
triển của doanh nghiệp. Khả năng này cho phép doanh nghiệp
mở rộng quy mô của BI khi nhu cầu dữ liệu tăng lên hoặc khi
có thêm các kênh thu thập dữ liệu mới. Ngoài ra, hệ thống BI
cũng cần có khả năng tùy chỉnh, giúp doanh nghiệp điều chỉnh
các báo cáo, biểu đồ và dashboard theo nhu cầu và mục tiêu chiến lược của mình.
(4) Hỗ trợ ra quyết định chiến lược
Một hệ thống BI thành công không chỉ hỗ trợ việc phân tích
dữ liệu mà còn cung cấp những phân tích sâu sắc và có giá trị
cho các quyết định chiến lược. Các chức năng tiên tiến của BI,
như phân tích dự đoán và phân tích thời gian thực, giúp các
nhà quản lý nắm bắt xu hướng thị trường và cơ hội mới, từ đó
đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác.
(5) Tính thân thiện và dễ sử dụng
Khả năng sử dụng dễ dàng và giao diện thân thiện là một yếu
tố quan trọng khác để làm nên hệ thống BI thành công. Một
giao diện người dùng trực quan, dễ hiểu giúp cho người sử
dụng ở mọi cấp độ kỹ năng có thể thao tác dễ dàng. Đặc biệt,
hệ thống BI cần cung cấp khả năng truy xuất thông tin nhanh
chóng, không yêu cầu nhân viên phải có kiến thức sâu về kỹ
thuật mà vẫn có thể sử dụng hiệu quả. (6) Bảo mật dữ liệu
Trong bối cảnh các vấn đề liên quan đến bảo mật ngày càng
gia tăng, bảo mật dữ liệu là một yếu tố quan trọng để đảm bảo
sự thành công của hệ thống BI. Các doanh nghiệp cần có các
biện pháp bảo mật và quyền kiểm soát truy cập chặt chẽ để
bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa và đảm bảo chỉ có những
người được phân quyền mới có quyền truy cập vào các dữ liệu quan trọng, nhạy cảm.
b. Quy trình triển khai hệ thống BI thành công
Quy trình triển khai hệ thống BI thành công đòi hỏi các doanh
nghiệp phải có một kế hoạch chi tiết và rõ ràng. Các bước
chính trong quy trình triển khai gồm:
(1) Xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh
Bước đầu tiên trong quá trình triển khai BI là xác định rõ các
mục tiêu kinh doanh và nhu cầu phân tích dữ liệu của doanh
nghiệp, giúp đảm bảo hệ thống BI được thiết kế phù hợp với
các mục tiêu chiến lược của tổ chức, từ đó mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.
(2) Lựa chọn công cụ và nền tảng BI phù hợp
Hiện nay có nhiều công cụ BI phổ biến trên thị trường, doanh
nghiệp cần đánh giá các công cụ này dựa trên nhu cầu của
mình, đồng thời cân nhắc yếu tố như chi phí, tính linh hoạt và
khả năng tích hợp để lựa chọn công cụ phù hợp nhất.
(3) Xây dựng đội ngũ BI
Đội ngũ BI là những người sẽ thực hiện, quản lý và duy trì hệ
thống BI. Đội ngũ này cần các chuyên gia về phân tích dữ liệu,
quản lý cơ sở dữ liệu và các nhà quản lý dự án. Sự phối hợp
giữa các phòng ban khác nhau cũng rất quan trọng để đảm bảo
hệ thống BI đáp ứng được nhu cầu của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
(4) Xây dựng quy trình làm sạch và quản lý dữ liệu
Dữ liệu cần được làm sạch và chuẩn hóa trước khi đưa vào hệ
thống BI. Quy trình làm sạch này giúp loại bỏ các dữ liệu trùng
lặp, sai lệch hoặc không đầy đủ, từ đó đảm bảo hệ thống BI
hoạt động hiệu quả và chính xác.
(5) Đào tạo người dùng và nâng cao kỹ năng
Việc đào tạo và nâng cao kỹ năng cho người dùng BI là một
phần quan trọng để đảm bảo họ có thể sử dụng công cụ BI một
cách hiệu quả. Các khóa đào tạo này có thể gồm các kỹ năng
phân tích dữ liệu, trực quan hóa dữ liệu và khả năng sử dụng
công cụ BI trong thực tiễn.
c. Khó khăn khi triển khai BI
(1) Kháng cự từ người dùng
Sự thay đổi trong quy trình làm việc và các công nghệ mới khi
triển khai thường gặp phải sự kháng cự từ người dùng. Để giải
quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần tạo điều kiện để nhân viên
hiểu rõ lợi ích của BI và cung cấp các khóa đào tạo phù hợp
để họ làm quen với công nghệ mới.
(2) Thiếu hụt nguồn lực và kỹ năng
Một trong những thách thức lớn của việc triển khai BI là thiếu
hụt nguồn lực và nhân sự có kỹ năng phù hợp. Để khắc phục,
các doanh nghiệp có thể hợp tác với các đối tác bên ngoài hoặc
đầu tư vào đào tạo nội bộ để xây dựng đội ngũ nhân viên có kỹ năng cần thiết.
(3) Khó khăn trong quản lý dữ liệu
Vấn đề về quản lý dữ liệu, gồm việc tích hợp dữ liệu từ nhiều
nguồn và đảm bảo tính toàn vẹn, là một thách thức lớn trong
triển khai BI. Để giải quyết, doanh nghiệp cần thiết lập các
quy trình chuẩn hóa dữ liệu và áp dụng các công cụ quản lý dữ liệu hiệu quả.
(4) Vấn đề bảo mật và quyền riêng tư
Dữ liệu luôn là tài sản quan trọng và cần được bảo vệ chặt chẽ.
Bảo mật và quyền riêng tư là yếu tố cần được đảm bảo trong
mọi giai đoạn của hệ thống BI. Các biện pháp bảo mật phải
được thực hiện nghiêm túc để đảm bảo thông tin kinh doanh
nhạy cảm không bị lộ ra ngoài.
d. Các lợi ích khi có hệ thống BI thành công
(1) Tăng cường khả năng ra quyết định
Một hệ thống BI thành công giúp doanh nghiệp nắm bắt xu
hướng thị trường và hiểu rõ hơn về hiệu suất nội bộ, từ đó hỗ
trợ quá trình ra quyết định nhanh chóng và chính xác, giúp cải
thiện các chiến lược kinh doanh và tận dụng tối đa các cơ hội thị trường.
(2) Tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm chi phí
Thông qua việc phân tích dữ liệu, BI giúp doanh nghiệp xác
định các yếu tố gây lãng phí, tối ưu hóa quy trình làm việc và
tăng cường hiệu suất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm chi
phí vận hành và nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên.
(3) Cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
BI cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi và nhu cầu của khách
hàng, giúp doanh nghiệp tùy chỉnh sản phẩm và dịch vụ theo
hướng tốt hơn, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và
tạo dựng lòng trung thành của khách hàng đối với các sản
phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.