Ôn thi môn thu thập tài liệu lưu trữ| Đại học Nội Vụ Hà Nội

lOMoAR cPSD| 45619127
THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CHƯƠNG 1:
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI
LIỆU VÀO LƯU TRỮ Tài liệu tham khảo
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
- NĐ số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của CP quy định chi
tiết thi hành 1 số điều của Luật Lưu trữ - NĐ số 30/2020/NĐ-CP
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/22/2014
- Thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014
1.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa
- Theo khoản 12, điều 2 Luật LT năm 2011: Thu thập tài liệu
là quá trình xác định nguồn (do các cá nhân trong cq đg giữ
nó, ai đg giữ tài liệu thì sẽ lập hs liên quan đến tài liệu đó)
tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển
vào LTCQ, LTLS ? Ai là người nộp lưu, giao nộp? (xđ nguồn)
⇒ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đc phân công của cá nhân;
các đơn vị, cá nhân, cơ quan đc lựa chọn
? Nộp cái gì? (Lựa chọn)
⇒ Lựa chọn xem ai nộp cái gì, xđ thời hạn bảo quản của hồ sơ
(05 năm trở lên nộp vào lưu trữ); các đối tượng kể trên nộp những
hồ sơ nào? ? Giao nhận
⇒ Thủ tục giao nhận, mục lục hồ sơ, tài liệu hồ sơ, biên bản giao nhận - Đối tượng: lOMoAR cPSD| 45619127
+ Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
vd: lưu trữ của ubnd quận gò vấp
+ Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với
tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ
Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
vd: Trung Tâm Lưu Trữ QG: Trung ương
- Có 2 đối tượng sd LTLS: người nước ngoài và người nghiên cứu TL
Các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện
Nhu cầu giải quyết công việc → văn bản, tài liệu → quá trình giải
quyết CV → lập hồ sơ → chuyểển → nộp lưu trữ cơ quan. 1.1.2 Mục đích
- Để triển khai những quy định của nhà nước về công tác thu thập TL
(các vb của nhà nc đưa ra nhằm các cơ quan thực hiện) vd: NĐ 30/2020/NĐ-CP
- Việc thu thập TL có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào
kho những TL có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản
nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.
(lựa chọn đúng đối tượng hơn, đúng tài liệu có giá trị lịch sử hơn: thời hạn lâu)
- Tạo điều kiện cho việc phát huy giá trị TLLT, phục vụ nhu
cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.
(đưa ra minh chứng, đưa ra sử dụng, trưng bày triển lãm TLLT,
Văn miếu Quốc tự giám đc lưu TLLT tại đó: trên bia đá trên lưng rùa) lOMoAR cPSD| 45619127 1.1.3. Ý nghĩa
- Để đưa vào kho những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử (vì
mọi vb đc hình thành đều có giá trị thực tiễn để phục vụ hàng
ngày, và chỉ có một số có giá trị lịch sử) (sự việc, ht đc đề
cập đã kết thúc thì mới gọi là tài liệu lịch sử)
- Thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục
vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu của độc giả
(tất cả tài liệu của cq phải đc tập trung tại 1 kho lưu trữ; phục vụ
cho việc khai thác, sd tài liệu; nhằm giải quyết công việc)
- Làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu
trữ cơ quan nói riêng và Phông lưu trữ Quốc gia VN nói chung. 1.2. Nội dung
1. Xác định nguồn thu thập tài liệu
2. Xác định thành phần TL cần thu thập
3. Phân chia nguồn tài liệu cần thu thập theo mạng lưới kho lưu
trữ (áp dụng với lưu trữ lịch sử)
⇒ Những cơ quan này sẽ nộp hs vào đâu, căn cứ vào các nguyên tắc thu thập TL
- Lưu trữ cơ quan đều có trong những cơ quan tổ chức
- Lưu trữ lịch sử là những cơ quan có tư cách pháp nhân
4. Thực hiện các thủ tục giao nộp
- Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu : bên giao lập
- Biên bản giao nhận: bên nhận lập; có chữ ký cả 2 bên giao, nhận
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ: bên nhận lập để quản lý
1.2.1. Xác định nguồn thu thập lOMoAR cPSD| 45619127
● Đối với lưu trữ lịch sử
Căn cứ vào phạm vi thẩm quyền thu thập của từng kho lưu trữ để
xác định nguồn thu thập là từ những CQ, TC, cá nhân nào? ● Đối với lưu trữ cơ quan
Căn cứ vào các vb về tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của
các đơn vị, phòng ban trong cq, quy chế làm việc, các vb về bố
trí và phân công công việc cho cán bộ, nhân viên để xác định các
ĐVTC, cá nhân là nguồn bổ sung tài liệu vào LTCQ.
1.2.2. Xác định thành phần tài liệu cần thu thập
● Đối với lưu trữ lịch sử
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định những nhóm
tài liệu chủ yếu phải nộp vào lưu trữ lịch sử
● Đối với lưu trữ cơ quan
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, cá nhân
để xđ những nhóm TL chủ yếu hình thành ở từng ĐVTC, cá nhân
phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
1.2.3. Phân chia nguồn tài liệu cần thu thập theo mạng lưới lưu trữ
Trên cơ sở nguyên tắc thu thập tài liệu theo khu vực thẩm quyền
để phân chia nguồn tài liệu theo mạng lưới lưu trữ. Cụ thể:
- Hệ thống lưu trữ Đảng cộng sản VN thu thập tài liệu thuộc
Phông Lưu trữ Đảng cộng sản VN.
- Hệ thống lưu trữ Nhà nước thu thập TL thuộc Phông Lưu trữ nhà nước VN.
- Các lưu trữ lịch sử ở TW: Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
I,II,III, IV chủ yếu thu thập TLLT của các CQ, TCTW thuộc nguồn nộp lưu. lOMoAR cPSD| 45619127
- Các lưu trữ lịch sử ở địa phương: chủ yếu thu thập tài liệu lưu
trữ của các CQ, TC ở địa phương thuộc nguồn nộp lưu.
- Tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ phải đc lập hồ sơ, thống kê
vào mục lục hồ sơ nộp lưu; lập biên bản giao nhận tài liệu và
đăng ký thông tin vào Sổ nhập tài liệu lưu trữ 1.2.4.
1.3. Nguyên tắc thu thập TL vào lưu trữ
1.3.1. Nguyên tắc thu thập theo thời kỳ lịch sử
Nguyên tắc này yêu cầu tài liệu đc hình thành trong cùng một thời
đại lịch sử thì phải đc để thành một khối riêng, ko để tài liệu của
thời đại lịch sử này lẫn vào tài liệu của thời đại lịch sử khác.
? Vì sao phải thu thập tài liệu theo thời kỳ lịch sử?
- TL cùng một thời đại lịch sử có mqh mật thiết với nhau,
mang dấu ấn của thời đại lịch sử đó.
- Nếu TL giữa các thời đại để lẫn nhau thì ko có mối liên hệ với nhau.
- Những TL còn lại sẽ ko đủ để phản ánh hoàn chỉnh quá trình
phát triển, kết thúc sự việc.
Áp dụng nguyên tắc này, TLLT của nước ta bổ sung thu thập thành 2 khối:
- Khối tài liệu trước Cách mạng tháng 8/1945 - Khối tài liệu
sau Cách mạng tháng 8/1945.
Căn cứ phân chia: 19/8/1945 ngày Cách mạng tháng Tám thành
công là mốc phân chia tài liệu thành hai thời kỳ.
Thuộc thành phần TL của thời đại trước CMT8 năm 1945 là tài
liệu của chính quyền phong kiến, tài liệu của các CQ thống trị của
thực Pháp và phát xít Nhật, TL của các cá nhân, gia đình, dòng họ.
Thuộc thành phần TL của thời đại sau CMT8 năm 1945 là TL của lOMoAR cPSD| 45619127
chính quyền Nhà nước dân chủ nhân dân và XHCN, TL của các tổ
chức, các nhân, gia đình, dòng họ.
Đối với tài liệu hình thành ở các cơ quan địa phương, khi phân
chia tài liệu theo các thời kỳ lịch sử phải căn cứ vào ngày Cách
mạng thành công ở địa phương đó. ví dụ: Sài Gòn - Gia ĐỊnh
dành chính quyền vào giao đoạn nào? Theo nguyên tắc này:
- Tài liệu của phông nào phải đc thu thập, bổ sung vào phông đó
Vì: Bổ sung TL theo PLT tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng
- TLLT của 1 phông không đc để phân tán ở nhiều nơi Vì: TL
của một PLT nếu để phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho
việc phân loại, thống kê, xác định giá trị,... phá vỡ mối liên hệ
giữa các sự kiện, các vấn đề đc phản ánh trong phông.
1.3.2. Nguyên tắc thu thập theo phông lưu trữ
- Để thu thập theo phông lưu trữ phải nghiên cứu bản lịch sử
đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
1.3.3. Nguyên tắc thu thập theo khối phông
Khối PLT bao gồm các phông độc lập, hoàn chỉnh, có chức năng,
nhiệm vụ tương đồng với nhau.
Thu thập, bổ sung TL theo khối phông là việc thu thập TLLT từng
khối, mỗi khối đc thu thập vào thời gian khác nhau, bố trí sắp xếp
trong KLT theo các vị trí khác nhau.
TL của các phông có mqh mật thiết với nhau khi đc bổ sung vào
một KLT sẽ có sự hỗ trợ bổ sung lẫn nhau tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng. lOMoAR cPSD| 45619127
1.3.4. Nguyên tắc thu thập theo khu vực thẩm quyền
- Khu vực thẩm quyền là khu vực hành chính - lãnh thổ mà
trên đó có cq, tc phải giao nộp TL vào 1 lưu trữ lịch sử.
- LTLS chỉ đc quyền thu thập TLLT của các cq, tc trong danh
mục là nguồn nộp lưu đã đc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Các cq, tc thuộc nguồn nộp lưu phải chuẩn bị TL và giao nộp
vào LTLS theo đúng thời hạn đã đc pháp luật quy định. - Mục đích:
+ Thu thập bổ sung TL theo khu vực thẩm quyền tránh đc “bỏ
quên” TL của các cq quan trọng.
+ Tránh việc tranh chấp khi thu tài liệu có giá trị.
1.4. Mạng lưới kho lưu trữ VN
1.4.1. Lưu trữ cơ quan
- Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối
với tài liệu lưu trữ của cq, tc
- Lưu trữ cơ quan: đc tổ chức ở các cq, tc
VD: Lưu trữ Trường ĐH Nội vụ HN - Bao gồm:
+ Lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu
+ Lưu trữ cơ quan ko là nguồn nộp
1.4.2. Lưu trữ lịch sử
- Lưu trữ lịch sử là cq thực hiện hoạt động lưu trữ đối với
TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn đc tiếp nhận từ LTCQ và từ các nguồn khác.
- LTLS đc tổ chức ở cấp TW và cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW
+ Trung ương: Kho Lưu trữ TW Đảng, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV lOMoAR cPSD| 45619127
+ Địa phương: Các kho lưu trữ tỉnh, thành uỷ; các Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố
Mối quan hệ giao nộp:
- Có mqh biện chứng, tác động qua lại lẫn nhau
- Lưu trữ cơ quan là nguồn thu chủ yếu tạo tiền đề cho lưu trữ
lịch sử lựa chọn những TL có giá trị lịch sử
- Lưu trữ lịch sử là nơi bảo quản vĩnh viễn những TL có giá trị
lịch sử của lưu trữ cơ quan.
1.5. Yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu
- Thu đúng thời hạn quy định - Thu đúng thành phần
- Đảm bảo thủ tục giao nộp tài liệu CHƯƠNG 2:
2.1. Nguồn thu thập tài liệu vào LTCQ
Theo Khoản 4, Điều 2 Luật Lưu trữ:
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ cơ quan, tổ chức.
VD: Lưu trữ các bộ, cục, viện, sở, UBND, trường học, công ty…
Nguồn thu thập tài liệu vào LTCQ bao gồm:
+ Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn của CQ, TC.
+ Tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị tổ chức và cá nhân. lOMoAR cPSD| 45619127
Ví dụ: Nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ của Trường Đh HN là: (năm 2022) - Hội đồng Trường
- Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng và các Phó hiệu trưởng - Các
phòng chức năng: P.QLĐTĐH, P.KHTC,...
- Các khoa chuyên môn: KVTLT, KQTVP,...
- Các trung tâm dịch vụ: TTDVC, TT THNN,...
- Các đơn vị khác: Việ NC và Phát triển; Tạp chí Khoa học Nội vụ;...
2.1.1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động theo CN,
NV và quyền hạn của CQ, TC
Đối với các LTCQ thì nguồn thu thập TL chủ yếu là các loại TL
sản sinh trong quá trình hoạt động theo CN, NV và QH của CQ đó.
Đây là nguồn tài liệu thường xuyên và chủ yếu bổ sung vào các LTCQ.
⇒ (giải thích thưườưng xưyên và chủ yêếư)
Những đơn vị tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của các
cơ quan là nguồn tài liệu bổ sung chính vào LTCQ ? Tại sao kh
phải tất cả vb đều được lập hồ sơ?
- Hồ sơ là tập hợp những vb có liên quan đến nhau bởi 1 vấn
đề cụ thể nào đó lOMoAR cPSD| 45619127
- Được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thì lập
hồ sơ và phải thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn của mình
2.1.2. Tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị tổ chức và cá nhân
- Nguyên nhân dẫn đến nguồn TL cũ:
+ Nhiều cq, đv chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập tl vào LTCQ.
+ Việc nộp lưu TL vào LTCQ chưa đi vào nề nếp.
+ Một số CB, CC, VC chưa có ý thức về việc giao nộp TLLT.
⇒ một khối lượng lớn TL còn tồn đọng ở các ĐVTC và CN.
- Biện pháp khắc phục: LTCQ phải tiến hành thu thập tài liệu
cũ, không để mất mát, thất lạc tài liệu.
2.2. Thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan. - Tài liệu giấy - Tài liệu nghe nhìn - Tài liệu điện tử - Tài liệu khác
2.2.1. Tài liệu giấy
- TL có nội dung phản ánh về hđ của CQ, TC theo chức năng, nhiệm vụ.
- Tài liệu đã giải quyết xong công việc và đc lập thành hồ sơ,
có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên.
VD: Thành phần TL giấy cần thu thập vào lưu trữ Trường ĐH NV
HN là: TL có nội dung phản ánh về các hoạt động của trường như:
Đào tạo, NCKH, hợp tác quốc tế, HCTH (hành chính tổng hợp),
QT (quản trị) thiết bị, TCCB (tổ chức cán bộ),... đã giải quyết
xong công việc và đc lập thành hồ sơ, có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên. lOMoAR cPSD| 45619127
2.2.2. Tài liệu nghe nhìn
TL phản ánh hoạt động như tổ chức HN, hoạt động VHTT,...
VD: TL ảnh Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu/ Hội nghị tổng kết công tác năm 2022.
2.2.3. Tài liệu điện tử
Là TL đc tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong hoạt
động của CQ, TC, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được
số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. VD: Các vb,
tài liệu giấy đc số hoá thành tài liệu điện tử.
2.2.4. Tài liệu khác
*2.3. Nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan trong việc thu thập tài liệu
2.3.1. Thường xuyên thu thập TL hiện hành đã giải quyết xong
2.3.2. Thu thập những TL cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân
2.3.3. Tiếp nhận những TL của các cá nhân, gia đình, dòng họ
2.3.4. Định kỳ giao nộp TL của LTCQ vào lưu trữ lịch sử
Thường xuyên thu thập TL hiện hành đã giải quyết xong:
Thực hiện những công việc sau:
- Lập kế hoạch thu thập HS, TL
- Phối hợp với các Đv, Cn xác định HS, TL cần thu thập
- Giúp người đứng đầu cq, tc hướng dẫn, giúp đỡ và kiểm tra
việc chuẩn bị hồ sơ, TL giao nộp của các đơn vị, cá nhân
- Chuẩn bị cơ sở vật chất để tiếp nhận TL giao nộp vào lưu trữ
như: kho, giá, tủ, hộp, cặp - Tổ chức thu thập tài liệu:
Căn cứ theo kế hoạch thu thập, tiến hành tiếp nhận TL của các
ĐV, CN giao nộp; kiểm tra chặt chẽ TL khi giao nhận. Lập biên
bản giao nhận TL và đăng ký tài liệu vào sổ nhập. 2.4. Thời hạn
giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Điều 11 lOMoAR cPSD| 45619127
Anh/ chị hãy xác định thành phần hồ sơ tài liệu của 1 đến 2 đơn vị phải giao nộp vào
lưu trữ cơ quan mà anh/ chị biết.
- Tối thiểu 20 gạch đầu dòng
- Khác với DMHS: dự kiến 2024
- HS phải nộp, những gì phải nộp trong năm cũ 2022, hs đã giải quyết xong công
việc, đã lập hs, có thời hạn 5 năm trở lên
- Căn cứ vào việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị BÀI WORD CHƯƠNG 3:
THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
3.1. Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử Lưu
trữ lịch sử là thu thập những tài liệu có giá trị lịch sử từ các lưu
trữ cơ quan nộp vào; có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn. Khoản 5 Điều
2 Luật Lưu trữ: LTLS là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối
với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ LTCQ và từ các nguồn khác
3.1.1. Tài liệu do Lưu trữ CQ, TC giao nộp theo chế độ nộp lưu
(sau này sẽ thường xuyên lưu trữ lịch sử từ nguồn này) (giáo trình 118-121)
3.1.2. Tài liệu do Lưu trữ CQ, TC đã bị sáp nhập, giải thể
3.1.3. Tài liệu của cá tc thuộc chính quyền cũ
3.1.4. TL hình thành trong quá trình hoạt động của các cá
nhân gia đình, dòng họ tiêu biểu (giáo trình 121)
3.1.5. TL của VN bị chính quyền thực dân, nc ngoài chiếm đoạt
3.2. Nhiệm vụ của LTLS trong việc thu thập, bổ sung 3.3. lOMoAR cPSD| 45619127 Điều 4 1.
Các cq,tc tỉnh, tp trực tp. HCMliệt kê các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND TP.hcm Ở hcm bộ tư
đơn vị sự nghiệp công lập: đh sài gòn
theo ngành dọc: những cơ quan phủ sóng cả 63 tỉnh thành
tc chính trị - xh: nêu 6 tc 2. cấp huyện