PNJ-Kiểm soát nội bộ - Thuyết trình | Môn Kiểm soát nội bộ - Trường Đại học Lao động - Xã hội
Công ty cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận, tên viết tắt: PNJ. Công ty này chuyên sản xuất kinh doanh trang sức bằng vàng, bạc, đá quý, quà tặng doanh nghiệp, phụ kiện thời trang, quà lưu niệm, đồng hồ, mua bán vàng miếng, cung cấp dịch vụ kiểm định kim cương, đá quý, kim loại quý, và kinh doanh bất động sản. Toàn bộ máy móc sản xuất của PNJ đều sử dụng công nghệ từ Italia và Đức, hai cường quốc trong ngành công nghiệp sản xuất nữ trang. Tài liệu được sưu tầm gồm 20 trang, giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Kiểm soát nội bộ (KSNB0122H) 10 tài liệu
Trường: Đại học Lao động - Xã hội 694 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lO M oARcPSD| 45467232 lO M oARcPSD| 45467232 lO M oARcPSD| 45467232 ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA KẾ TOÁN BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM 7
BỘ MÔN: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Giảng viên: Thầy Mai Đức Nghĩa
Chủ đề: Kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng
Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ)
Mã học phần: 23 D1ACC 50707702
Phòng học: Sáng thứ 2 – N2.310
TP. Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 02 năm 2023 2 lO M oARcPSD| 45467232 Thành viên nhóm 7 Họ và tên MSSV Mức độ tham gia Phạm Thị Hương Giang 31211022095 100% Nguyễn Hồ Quỳnh Hoa 31211024872 100% Võ Thị Thiên Nga 31211026464 100% 3 lO M oARcPSD| 45467232
PHẦN 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY
Công ty cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận, tên viết tắt: PNJ. Công ty này
chuyên sản xuất kinh doanh trang sức bằng vàng, bạc, đá quý, quà tặng doanh nghiệp,
phụ kiện thời trang, quà lưu niệm, đồng hồ, mua bán vàng miếng, cung cấp dịch vụ
kiểm định kim cương, đá quý, kim loại quý, và kinh doanh bất động sản. Toàn bộ
máy móc sản xuất của PNJ đều sử dụng công nghệ từ Italia và Đức, hai cường quốc
trong ngành công nghiệp sản xuất nữ trang.
Clip: https://www.youtube.com/watch?v=RMyLNKW6KFo
I. Lịch sử hình thành và phát triển công ty PNJ 1.
Quá trình phát triển -
Cửa hàng Kinh doanh Vàng bạc Phú Nhuận trực thuộc Ủy ban nhân
dân quận Phú Nhuận ra đời ngày 28 tháng 4 năm 1988 với 20 nhân viên. -
Ngày 2 tháng 1 năm 2004, PNJ chính thức cổ phần hóa, chuyển đổi
từdoanh nghiệp kinh tế của Đảng Cộng sản Việt Nam thành Công ty Cổ phần Vàng
Bạc Đá Quý Phú Nhuận với vốn điều lệ ban đầu là 40 tỷ đồng. •
*Tháng 3 năm 2009, cổ phiếu PNJ chính thức niêm yết tại sàn giao dịch
HOSE, vốn điều lệ tăng lên 400 tỷ đồng. •
Năm 2010, PNJ được Plimsol xếp thứ 16 trong top 500 công ty nữ
trang lớn nhất thế giới. •
Tháng 3 năm 2011, PNJ khởi công xây dựng Xí nghiệp Nữ trang PNJ
được xem là một trong những xí nghiệp hiện đại nhất Việt Nam. •
Ngày 18 tháng 10 năm 2012, PNJ khánh thành Xí nghiệp nữ trang PNJ
với tổng vốn đầu tư 120 tỷ đồng, công suất sản xuất đạt trên 4 triệu sản phẩm/năm. •
Năm 2013, PNJ có 168 cửa hàng và 15 chi nhánh trên khắp Việt Nam.
Tháng 11 năm 2013, PNJ tăng vốn điều lệ lên 755.97 tỷ đồng. •
Ngày 10 tháng 7 năm 2015, PNJ tăng vốn điều lệ lên 982.745.770.000 đồng. •
Ngày 2 tháng 2 năm 2018, PNJ tăng vốn điều lệ lên 1.081.020.340.000 đồng. •
*Ngày 18 tháng 2 năm 2022, vốn điều lệ của PNJ là 2.276.123.620.000 đồng.
2. Những thành tựu của PNJ
Đạt Huân chương Lao động Hạng Nhất năm 2003.
Đạt Chứng nhận doanh nghiệp hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO.
Đạt Giải thưởng chất lượng châu Á – Thái Bình Dương năm 2010.
Đạt Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu khu vực châu Á – Thái Bình Dương năm 2011. 4 lO M oARcPSD| 45467232
Đạt Danh hiệu “Doanh nghiệp Hàng Việt Nam chất lượng cao” trong
5 năm: 2010, 2012, 2014, 2016, 2017.
Đạt thương hiệu quốc gia trong 4 năm: 2010, 2012, 2014, 2016.
Đạt Top 100 môi trường làm việc tốt nhất tại Việt Nam vào năm trong
3 năm liên tiếp: 2015, 2016, 2017.
Đạt top 10 trong 100 DN phát triển bền vững tại Việt Nam.
Đạt Giải thưởng doanh v nghiệp có môi trường làm việc tốt nhất châu Á năm 2018.
Đạt Doanh nghiệp xuất sắc nhất Châu Á – Thái Bình Dương năm 2020.
II. Thông tin chung 1. Thông tin về hệ thống ·
Địa chỉ trụ sở chính: 170E Phan Đăng Lưu, Phường 3, Quận Phú Nhuận,
TP. HCM, Việt Nam. Với 353 cửa hàng phủ dài trên toàn quốc, hệ thống PNJ được chia như sau: • 286 Cửa hàng PNJ Gold. • 63 Cửa hàng PNJ Silver. • 4 Cửa hàng CAO. • 24 Cửa hàng PNJ Watch. ·
Điện thoại: (+84) (028) 3995 1703 · Fax: (+84) (028) 3995 17 · Website: www.pnj.com.vn · Mã chứng khoán: PNJ · Cán bộ
- công nhân viên: Hơn 6.000 người, trong đó có hơn 1.000 nghệ nhân, thợ kim hoàn
2. Ý nghĩa logo Hội Tụ và Tỏa Sáng
Biểu tượng: Logo được lấy ý tưởng từ kim cương, loại đá quý nhất trong
các loại đá quý, biểu trưng cho sự trường tồn và minh bạch.
Biểu tượng logo của PNJ thể hiện rõ nét rằng các lĩnh vực hoạt động của công
ty rất đa dạng nhưng đều dựa trên nền tảng là những giá trị cốt lõi đã được xây dựng
và không ngừng được củng cố. 5 lO M oARcPSD| 45467232
5 tia sáng của biểu tượng rất đơn giản, mạnh mẽ nhưng không kém phần mềm
mại, uyển chuyển, đặc trưng cho ngành chế tác kim hoàn vốn là hoạt động cốt lõi
của doanh nghiệp. 5 tia sáng đó tượng trưng cho 5 nguyên tố ngũ hành, thể hiện sự
vận động và phát triển không ngừng của PNJ.
PNJ là chữ viết tắt của tên thương hiệu, một tài sản vô giá được xây dựng và
phát triển trong suốt hơn 30 năm qua.
· Màu sắc:
2 màu chủ đạo là vàng nhũ và xanh dương.
Màu vàng nhũ: là màu của kim loại vàng, chất liệu chính trong lĩnh vực chế
tác trang sức quý. Đó cũng là biểu tượng của sự phồn thịnh, giàu có, mang lại cảm
xúc vui tươi và may mắn.
Màu xanh dương: là màu của bầu trời, của đại dương và là biểu tượng của
niềm tin. Màu xanh dương được xem như là màu của sự hợp tác, thành công và bền vững.
Sự phối hợp giữa vàng nhũ và xanh dương đậm thể hiện tính thời trang,
phong cách và một niềm tin vững chắc · Slogan/ Câu khẩu hiệu Niềm Tin và Phong Cách 3. Tầm nhìn:
Tầm nhìn kinh doanh của PNJ chính là “doanh nghiệp chế tác và bán lẻ
trang sức đứng đầu châu Á, giữ vị trí số 1 trong phân khúc trung và cao cấp
sản phẩm tôn vinh vẻ đẹp nhất tại Việt Nam và vươn tầm thế giới” 4. Sứ mệnh:
PNJ không ngừng sáng tạo để mang lại những sản phẩm tinh tế với giá trị
thật để tôn vinh vẻ đẹp cho con người và cuộc sống.
Giá trị cốt lõi: Chính trực để trường tồn, Kiên định bám mục tiêu, Quan tâm
cùng phát triển, Tận tâm vì khách hàng, Tiên phong tạo khác biệt. 5. Công ty thành viên ·
Công ty TNHH MTV Thời Trang CAO. ·
Công ty TNHH MTV Giám định PNJ. ·
Công ty TNHH MTV Chế tác và kinh doanh trang sức PNJ.
6. Mặt hàng chủ lực
Là một địa chỉ hàng đầu về ngành trang sức, công ty PNJ luôn mang đến cho
người dùng các dòng sản phẩm chất lượng vượt trội, tinh tế, nhiều kiểu dáng, mẫu
mã đa dạng. PNJ có những dòng sản phẩm nổi bật như bộ quà tặng cho các doanh
nghiệp, phụ kiện thời trang, bông tai, dây chuyền, vàng, đá quý, kim cương,… Mỗi
sản phẩm của PNJ đều mang đến những thông điệp, ý nghĩa sâu sắc. Ngoài các dòng
phụ kiện trên, PNJ còn kinh doanh thêm lĩnh vực bất động sản. 6 lO M oARcPSD| 45467232
7. Đối tượng khách hàng của từng cửa hàng PNJ •
Cửa hàng PNJ Gold: Hướng đến những đối tượng khách hàng là nữ
có độ tuổi từ 25 – 45. Những khách hàng này thường có mức thu nhập và chi tiêu
từ trung bình khá trở lên. •
Cửa hàng PNJ Silver: Hướng đến nhóm khách hàng trẻ có độ tuổi từ
15 –25. Những khách hàng của nhóm này thường là những đối tượng yêu thích phụ
kiện thời trang và thích khẳng định mình. •
Cửa hàng CAO Fine Jewellery: Nhóm khách hàng mà PNJ muốn
hướng đến là những khách hàng có thu nhập cao. Là những khách hàng Việt kiều,
hay du khách nước ngoài,… những người sẵn sàng chi trả cho những sản phẩm trang sức đắt tiền. •
Xuất khẩu thành phẩm vàng bạc nữ trang: Tính đến thời điểm hiện
tại PNJ đang là doanh nghiệp duy nhất hoạt động trong mảng xuất khẩu này. Thị
trường mà PNJ hướng đến chủ yếu là các thị trường của Mỹ, Đức, Đan Mạch,…
PHẦN 2: THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY PNJ I.
MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 1.
Hội đồng quản trị và ban quản lí
HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân
danh công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. Hoạt động
kinh doanh và các công việc của cty phải chịu sự giám sát và chỉ đạo của HĐQT. Danh sách HĐQT công ty:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Bà Cao Thị Ngọc Chủ tịch HĐQT Dung Ông Lê Trí Thông Phó chủ tịch HĐQT Ông Lê Hữu Hạnh Thành viên Bà Đặng Thị Lài Thành viên 7 lO M oARcPSD| 45467232 Thành viên Bà Huỳnh Thị Xuân Liên Thành viên Bà Trần Phương Ngọc Thảo Ông Đào Trung Kiên Thành viên Thành viên độc lập Ông Nguyễn Tuấn Hải Ông Lê Quang Phúc Thành viên độc lập Bà Tiêu Yến Trinh Thành viên độc lập ỦY BAN KIỂM TOÁN Ông Lê Quang Phúc Chủ tịch Thành viên Ông Nguyễn Tuấn Hải Thành viên Bà Huỳnh Thị Xuân Liên Ông Nguyễn Anh
Trưởng ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Ủy Tuấn ban kiểm toán 8 lO M oARcPSD| 45467232 BAN ĐIỀU HÀNH Ông Lê Trí Thông Tổng giám đốc Bà Đặng Thị Lài
Giám đốc vận hành & khối tài chính vận hành
Giám đốc khối nguồn nhân lực Ông Nguyễn Anh Hùng Ông Đào Trung Kiên
Giám đốc khối chiến lược Ông Đặng Hải Anh
Giám đốc khối Công nghệ thông tin
Quyền Giám đốc khối Marketing Ông Phan Nguyễn Hoài Anh
Quyền Giám đốc khối cung ứng Ông Nguyễn Ngọc Văn Quân Kế toán trưởng Ông Dương Quang Hải
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT Bà Cao Thị Ngọc Dung 9 lO M oARcPSD| 45467232 Ông Lê Trí Thông
2. Cơ cấu tổ chức quản lí Vẽ lại sơ đồ
3. Quan điểm của người lãnh đạo
"Muốn được triệu USD thì phải bền vững, phải có tư duy phát triển bền
vững. Doanh nghiệp không phải chăm chăm chỉ có lãi mà cần phải quan tâm cả
môi trường và xã hội. Ba khía cạnh này phải giao thoa với nhau trong sự phát
triển, kinh doanh phải nằm trong xã hội và môi trường", bà Cao Thị Ngọc Dung khẳng định. 10 lO M oARcPSD| 45467232
“Mỗi chiến lược liên quan đến khối lượng, vị thế thị trường hay tốc độ đều
cần có chiến lược, chiến thuật marketing và nhân sự tương ứng, “may đo” cho từng
doanh nghiệp vì 2 năm tới là 2 năm phân hoá của thị trường. Ở khúc cua này, vai trò
của các giám đốc nhân sự trở nên quan trọng hơn bao giờ hết”, ông Thông nhận định.
4. Chính sách chất lượng
Trang sức của PNJ được thiết kế từ những viên kim cương, vàng hay đá quý
chất lượng vượt trội, tuyển chọn theo các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe. Với PNJ, quá
trình tuyển lựa là khâu quan trọng để tạo nên uy tín và giữ trọn niềm tin của khách
hàng dành cho thương hiệu. Một viên kim cương đạt chất lượng phải hội đủ tiêu
chuẩn 4Cs là: Giác cắt (Cut), Trọng lượng (Carat), Độ trong suốt (Clarity) và Màu
sắc (Color). Thêm vào đó, trong từng yếu tố của 4Cs còn chia ra nhiều thang đo, cấp
độ khác nhau và giá trị của viên kim cương tùy thuộc vào các thang đo này. 11 lO M oARcPSD| 45467232 5. Chính sách giá
Trước đây, nếu như kim cương được xem là loại trang sức xa xỉ thì hiện nay khái
niệm này đã được PNJ định vị lại với những sản phẩm hợp túi tiền mà vẫn không làm mất đi giá trị của nó.
6. Quy tắc ứng xử
Ngoài những sản phẩm kim cương, chất lượng và đẳng cấp thì chính sách chăm sóc
khách hàng, chế độ hậu mãi là điểm cộng lớn của PNJ. Hệ thốngvới hơn 300 cửa hàng toàn
quốc cùng đội ngũ nhân viên tư vấn được đào tạo chuyên môn bài bản, thuận tiện thu đổi,
bảo hành sản phẩm, cũng như được hỗ trợ nhanh chóng, dễ dàng trong bất kỳ trường hợp
nào, đảm bảo tối đa lợi ích của khách hàng. 7. Nhân lực a.
Chính sách lương và trợ cấp
PNJ đảm bảo thực hiện tốt các chế độ lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên,
với mức lương trung bình 11.200.000 đồng/tháng. Đặc biệt, các thành viên của PNJ
còn được hưởng chế độ thưởng và phụ cấp tốt như: chính sách lương thưởng kinh
doanh, tạm ứng lương hay phụ cấp và công tác phí, chính sách hưu trí… đảm bảo
mọi quyền lợi cho nhân viên 12 lO M oARcPSD| 45467232
Ngoài ra, PNJ còn thực hiện các chính sách bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tai
nạn, môi trường làm việc hiện đại, được trang bị phòng tập gym, yoga… để mọi
người đảm bào sức khỏe và nâng cao tinh thần sau một ngày làm việc. b. Chính sách đào tạo
PNJ đã huy động được đội ngũ thợ thủ công và mở lớp dạy nghề để gây dựng
nên đội ngũ công nhân, nghệ nhân lành nghề trong ngành kim hoàn. Đến nay, có hơn
1.000 thợ kim hoàn làm việc tại công ty và là doanh nghiệp có số lượng nghệ nhân nhiều
nhất trong ngành. Cùng với đó, PNJ thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo đội
ngũ nhân viên theo đặc trưng công việc như đào tạo tại chỗ, luân chuyển công việc, đào
tạo tập trung và gửi cá nhân ra nước ngoài học,…nhằm phát triển kỹ năng và sự nghiệp
cho đội ngũ nhân viên cũng như giúp nhân viên hiểu hơn về văn hóa công ty. II. ĐÁNH GIÁ RỦI RO :
Rủi ro ngoại cảnh: Dịch COVID-19 đã và có thể tiếp tục gây ảnh hưởng lớn
đến hoạt động kinh doanh của PNJ do các cửa hàng trong hệ thống bán lẻ phải tuân
thủ các biện pháp giãn cách xã hội để giảm sự lây lan của dịch bệnh. Điều này
khiến PNJ mất doanh số bán hàng ở kênh phân phối chính là hệ thống các cửa
hàng. Đồng thời, trong tình hình dịch bệnh lây lan mạnh, người tiêu dùng hạn chế
nhu cầu mua sắm các mặt hàng không thiết yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty
Rủi ro về công nghệ thông tin: Với sự phát triển nhanh của công nghệ thông
tin, PNJ phải liên tục nâng cấp cơ sở hạ tầng cũng như phát triển các hệ thống
thông tin trong sản xuất và kinh doanh, tiếp thị sản phẩm để đáp ứng được các yêu
cầu của khách hàng trong việc mua sắm nhanh, thuận tiện và nâng cao trải nghiệm
trên nhiều nền tảng công nghệ khác nhau. An ninh công nghệ thông tin là mối quan
tâm hàng đầu của PNJ khi công ty ghi nhận nhiều trường hợp tấn công qua email
chứa mã độc, giả mạo thương hiệu PNJ trên mạng
Rủi ro về đối thủ cạnh tranh: các đối thủ cạnh tranh lớn DOJI, SJC, Thế giới
Kim cương, Bảo Tín Minh Châu, Pandora.
Rủi ro về vận chuyển: Nhiều nhà giao nhận vận tải khác nhau xử lý việc vận
chuyển hàng hóa của tổ chức dẫn đến việc khó kiểm soát hoạt động của các nhà
giao nhận trong trường hợp chậm trễ.. Hoạt động kinh doanh hàng hóa có giá trị
cao luôn có rủi ro về an ninh, thất thoát, và hiệu quả chi phí trong quá trình vận hành.
Rủi ro đến từ quy trình mua hàng:
Yêu cầu mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế.
Nhà cung cấp có thể gửi sản phẩm lỗi, kém chất lượng.
HTK bị đánh cắp, hủy sp lỗi để tránh bị phạt. Hư hỏng do bảo quản kém
Nhân viên có thể nhận sai hàng hoặc kiểm tra hàng thiếu sót 13 lO M oARcPSD| 45467232
KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG:
Mua hàng là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt
là ở các doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Bởi vì, chi phí cho dịch vụ mua
hàng thường chiến tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh
hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, chu trình mua hàng còn
ảnh hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi những gian lận: •
Hoạt động mua hàng là khởi đầu của qúa trình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, nó cung cấp chủ yếu các yếu tố đầu vào để tiến hành hoạt động
khác. Chu trình mua hàng trải qua nhiều khâu và liên quan đến hầu hết các chu
trình nghiệp vụ khác như: hàng tồn kho, tiền nên dễ bị chiếm dụng. •
Hàng hóa mua về thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, được
vận chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau và liên quan đến các hoạt động khác
như: hoạt động sản xuất, tiêu thụ Điều này càng làm tăng các sai phạm vì mua
hàng nhiều và lại liên tục nên dễ tạo điều kiện cho các sai phạm có thể xảy ra. Quá
trình mua hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều khoản mục:
nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị vật tư, nghiên cứu phát triển Chu trình mua
hàng bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ
trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc
lập một đơn đặt hàng từ người có đủ thẩm quyền tại bộ phần cần hàng hóa/dịch vụ
và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa/dịch vụ mà mình nhận được. •
Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: doanh nghiệp phải
đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng
để thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu
cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng.. •
Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu
cầu mua hàng để xem xét và tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi 14 lO M oARcPSD| 45467232
quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều
nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp. Sau khi đã tìm
hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nhà
cung cấp mà có những yêu cầu phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả,
chất lượng của hàng hóa/dịch vụ, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, phương thức thanh toán •
Nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho: việc nhận hàng hóa từ
người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ mua hàng vì đây là
thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán. Khi hàng
hóa nhận về đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian và các điều
kiện khác. Thông thường, các doanh nghiệp theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao
hàng nhưng hàng vẫn chưa được nhận.Xác minh cam kết mua bán hàng giữa bên
bán và bên mua trước khi hàng thực tế nhận. Sau khi nhận hàng, cần lập báo cáo về
số hàng nhận được. Cần phải có một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ
trợ cho việc nhận hàng.
THEO DÕI VÀ THỰC HIỆN GIAO HÀNG: lập biên bản hay báo cáo việc
nhận hàng, đồng thời gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập hàng và gửi cho
kế toán một bản nhằm làm có sở tham chiếu để thanh toán tiền hàng. •
Theo dõi các khoản nợ người bán: Việc ghi sổ sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo tài
chính và đến các khoản thanh toán thực tế, chính vì vậy kế toán chỉ được phép ghi vào các lần
mua mà có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền. Quy định về luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa
đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán. Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần
nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý sớm. Cần đóng dấu lên
hóa đơn có ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng hay hợp đồng và biên bản nhận hàng NGĂN NGỪA RỦI RO: -
Thực hiện, duy trì các hoạt động kiểm tra kiểm soát tuân thủ toàn hệ thống -
Tăng cường kiểm tra các hoạt động trọng yếu để có kế hoạch khắc
phục, phòng ngừa kịp thời -
Kết hợp với hoạt động xây dựng Phương án giảm thiểu rủi ro thiên tai
(Disaster Risk Reduction), Chỉ báo nguy cơ quan trọng (Key Risk Indicator) tại các
phòng ban, qua đó xác định các yếu tố rủi ro, các yếu tố không tuân thủ nhằm có
kế hoạch đẩy mạnh giám sát kịp thời -
Kiểm soát hoạt động vận hành hàng ngày cho đội ngũ quản lý. -
Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Một môi trường kiểm soáttốt sẽ là
nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống KSNB. Vì vậy, bản thân nhà 15 lO M oARcPSD| 45467232
quản lý phải thực sự quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ và làm gương trong
việc tuân thủ các quy định của doanh nghiệp -
Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán là
một bộ phận quan trọng mang tính chất quyết định đến chất lượng thông tin trong
đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán, xét về mặt quy trình bao gồm ba bộ phận:
Chứng từ, sổ sách và các báo cáo. Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng và hoàn
thiện hệ thống truyền thông cả bên trong lẫn bên ngoài. -
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát: Kiểm soát quá trình mua hàng: Để đảm
bảo cho quá trình lưu thông hàng hoá được tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả
cao, đơn vị cần tổ chức tốt quá trình mua hàng. Quá trình này bao gồm các bước
công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp,
đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng.
IV. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
3 nguyên tắc thông tin và truyền thông:
Nguyên tắc 13: PNJ thu nhập, tạo lập và sử dụng những thông tin chất lượng và phù hợp
để hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB
Xuyên suốt quá trình hoạt động, PNJ tiếp cận và trao đổi thông tin với các bên liên quan
thông qua nhiều nguồn và phương tiện thông tin khác nhau. -
PNJ thu thập các nguồn dữ liệu bên trong:
+ Công ty có cung cấp thông tin liên hệ trên website của công ty hay
Báo cáo thường niên để các bên có quyền lợi liên quan (vd: khách hàng, nhà
cung cấp, công chúng...) có thể sử dụng để lên tiếng về lo ngại và/hoặc khiếu
kiện về những vi phạm có thể xảy ra đối với quyền lợi của họ?
Hotline chăm sóc khách hàng: 1800 545457 PNJ Operator: +84 28
39951703 - Ext 0 Quan hệ cổ đông Email: ir@pnj.com.vn
+ PNJ có quy trình khiếu nại dành cho nhân viên về hành vi không
hợp pháp (kể cả tham nhũng) hoặc không phù hợp đạo đức
+ PNJ thu tập ý kiến cổ đông bằng văn bản
+ Báo cáo NPS (Net Promoter Score) đánh giá mức đọ hài lòng của
khách hàng về PNJ - PNJ thu thập các nguồn dữ liệu bên ngoài:
+ - Báo cáo NPS (Net Promoter Score) đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
+ Kênh thông tin trao đổi tại trang Website: ww. + Đường dây nóng
+ Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin:
Công ty cổ phần vàng bạc đá quý Phúc Nhuận
Địa chỉ: 170E Phan Đăng lưu, phường 3, quận Phú Nhuận, thành phố Hồ Chí Minh Đt: 1800 54 54 57 16 lO M oARcPSD| 45467232 Email: pnj@pnj.com.vn
+ Tổ chức các cuộc khảo sát thị trường đánh giá thị hiếu, hành vi và
mức độ hài lòng của khách hàng vè thương hiệu PNJ - Xử lý các dữ liệu thành thông tin:
công ty ứng dụng big data (dữ liệu lớn) vào phân tích và ra quyết định; cải tiến
hệ thống quan hệ khách hàng (CRM); ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào quá trình sản xuất -
Đảm bảo chất lượng thông tin:
+Thông tin thuận tiện cho người có nhu cầu sử dụng khi cần, PNJ
công bố thông tin thường xuyên và kịp thời trên các phương tiện truyền
thông đặc biệt là Wedsite: www.pnj.com.vn
Nguyên tắc 14: Cách mà PNJ truyền thông trong nội bộ -
Văn phòng điện tử “Hệ thống eOffice”, triển khai từ
26/11/2021. Là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa, tích hợp các ứng dụng
phục vụ cho nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều
hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, hiện đại hóa các phương
thức quản lý thông tin truyền thông -
PNJ xây dựng các công cụ truyền thông nội bộ : portal,
workplace, email, số điện thoại, phát thanh, hệ thống LCD nội bộ,
màn hình máy tính, mạng công văn nội bộ,,…. -
Khảo sát nhân viên về môi trường làm việc, lương,
thưởng, các chương trình đào tạo - Cơ chế tố giác
Nguyên tắc 15: PNJ truyền thông với bên ngoài về những vấn đề tác động
đến sự vận hành của KSNB -
Bên ngoài: Khách hàng, nhà cung cấp, thuế, thanh tra, báo chí, đối tác, KTV độc lập - Đối tác nhà cung cấp:
+ PNJ đàm phán, thương lượng, trao đổi trực tiếp
+ PNJ công bố thông tin minh bạch, giá cả mời thầu, chào giá cạnh tranh
+ Đo lường và quản lý kết quả hoạt động nhà cung cấp
+ Chia sẻ thông tin, những cơ hội rủi ro từ thị trường, kế hoạch mua
hàng dài hạn của công ty
+ Chia sẻ kế hoạch chiến lược phát triển cùng nhau - Khách hàng:
+ Các chương trình khách hàng thân thiết, các chính sách, hoạt động
chăm sóc khách hàng định kỳ
+ Quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng, hệ thống báo cáo kết quả
sai giải quyết và chính sách chăm sóc khách hàng sau khiếu nại
+ Triền khai hàng loạt dự án CSR hỗ trợ cộng đồng, vì khách hàng là 17 lO M oARcPSD| 45467232
1 phần của đối tượng cộng đồng
+ Đầu tư hiệu quả vào hệ thống chăm sóc khách hàng, kết quả báo cáo
được ghi nhận, thống kê, phân tích và đưa ra các giải pháp cải tiến
+ Xây dựng hệ thống KPIs, để hoàn thiện hệ thống quản lý, chất
lượng chăm sóc khách hàng - Cộng đồng:
+ Phổ biến, nâng cao nhận thức về PTBV thông qua các dự án CSR
+ thường xuyên tổ chức cuộc viếng thăm, trao đổi thông tin với chính
quyền địa phương để đánh giá rủi ro các khía cạnh Môi trường, Xã hội và Quản trị công ty
+ Triển khai sâu rộng, tích cực kêu gọi sự chung tay của xã hội nhằm
lan tỏa và huy động vốn xã hội cho các chương trình hỗ trợ cộng đồng - Cơ quan báo chí:
+ PNJ cung cấp thông tin định kỳ. Thông cáo báo chí theo
tháng/quý/năm hoặc theo các sự kiện nổi bật
+ Cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đơn vị/ cơ quan báo chí
+ PNJ mời tham gia các sự kiện công ty
+ Tổ chức cuộc phỏng vấn, tọa đàm, talkshow
+ Công bố minh bạch thông tin kết quả hoạt động kinh doanh V. GIÁM SÁT
2 Nguyên tắc của hoạt động giám sát:
PNJ xây dựng hệ thống kiểm soát theo mô hình 3 tuyến, thường xuyên
rà soát đề đạ được các mục tiêu kiểm soát rủi ro đồng thời nắm bắt cơ hội
đột phá, vun đắp uy tín và vị thế chiện lược của hệ thống quản lý rủi ro duy
trì thực hiện và cái tiền liên tục. PNJ kịp thời đề ra các biện pháp kiểm soát
tuân thủ phù hợp để đảm bảo duy trì tốt hoạt động vận hành theo mục tiêu đặt ra từ đầu năm.
PNJ sử dụng phần mềm để tự động rà soát các khoản thanh toán cho
nhà cung cấp dựa trên các tiêu chuẩn được thiết lập trước. 18 lO M oARcPSD| 45467232 PHẦN 3: NHẬN XÉT Điểm mạnh: •
Tính phù hợp của hệ thống kiểm soát nội bộ tại PNJ nhằm phòng
ngừa, phát hiện, xử lý các rủi ro của PNJ; •
Tính hiệu quả của các quy trình quản trị và quy trình quản lý rủi ro tại PNJ; •
Tính đầy đủ và hiệu quả của các mục tiêu chiến lược và kế hoạch hoạt động của PNJ. •
Đảm bảo tuân thủ ở cấp độ vận hành cho các quy trình, kiểm soát và
báo cáo các vấn đề, sự kiện liên quan đến rủi ro, tuân thủ Điểm yếu: •
Trên thực tế, không có hệ thống KSNB nào hoàn hảo, đảm bảo không
có gian lận hay sai sót xảy ra, có nhiều sai phạm mà hệ thống kiểm soát không dự kiến được. •
Hoạt động kiểm soát PNJ thường chỉ nhắm vào các nghiệp vụ thường
xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ ít phát sinh nên những sai lầm
trong biến động điều kiện kinh tế đôi khi không phù hợp. •
Có những hạn chế xuất phát từ nhận thức, đánh giá hay ước lượng
nguyên liệu sai do thiếu thận trọng.
PHẦN 4: KIẾN NGHỊ -
Thực hiện, duy trì các hoạt động kiểm tra kiểm soát tuân thủ toàn hệ thống -
Tăng cường kiểm tra các hoạt động trọng yếu để có kế hoạch khắc
phục, phòng ngừa kịp thời -
Kết hợp với hoạt động xây dựng Phương án giảm thiểu rủi ro thiên tai
(Disaster Risk Reduction), Chỉ báo nguy cơ quan trọng (Key Risk Indicator) tại các
phòng ban, qua đó xác định các yếu tố rủi ro, các yếu tố không tuân thủ nhằm có
kế hoạch đẩy mạnh giám sát kịp thời -
Kiểm soát hoạt động vận hành hàng ngày cho đội ngũ quản lý. -
Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là
nền tảng cho sự hoạt động hữu hiệu của hệ thống KSNB. Vì vậy, bản thân nhà
quản lý phải thực sự quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ và làm gương trong
việc tuân thủ các quy định của doanh nghiệp -
Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán là
một bộ phận quan trọng mang tính chất quyết định đến chất lượng thông tin trong
đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán, xét về mặt quy trình bao gồm ba bộ phận:
Chứng từ, sổ sách và các báo cáo. Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng và hoàn
thiện hệ thống truyền thông cả bên trong lẫn bên ngoài. 19 lO M oARcPSD| 45467232 -
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát: Kiểm soát quá trình mua hàng: Để đảm
bảo cho quá trình lưu thông hàng hoá được tiến hành liên tục và mang lại hiệu quả
cao, đơn vị cần tổ chức tốt quá trình mua hàng. Quá trình này bao gồm các bước
công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp,
đặt hàng và xác nhận cam kết mua hàng. 20