Quy trình dịch vụ 6 bước Chương trình TSM (Toyota Service Workshop Management Program) | Đại học Kỹ thuật - Công nghệ Cần Thơ

Bước 1: Nhắc bảo dưỡng và hẹn khách hang:
Nội dung trình bày:
1. Mục đích
2. Sự mong đợi của khách hang
3. Các yêu cầu khi vận hảnh quy trình
4. Dòng công việc chi tiết – mẫu
5. Hoạt động chi tiết – mẫu. Tài liệu được sưu tầm giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao trong kì thi sắp tới. Mời bạn đọc đón xem !

QUY TRÌNH DCH V 6 BƯỚC
Chương trình TSM (Toyota Service Workshop Management Program):
c 1: Nhc bảo dưỡng và hn khách hang:
Ni dung trình y:
1. Mc đích
2. S mong đi ca khách hang
3. Các yêu cu khi vn hnh quy trình
4. Dòng công vic chi tiết mu
5. Hot đng chi tiết mu
6. Các kĩ năng yêu cầu
7. Các kiến thc yêu cu
8. Phương pháp giám sát hoạt đng
9. Quan nim cách đánh giá của khách hang
10. Tng kết
1. Mc đích
a. Cho khách hàng
Da trên tính toán, thng kê ca đi lý đ thông báo cho khách hàng xe ca h đã
đến k bảo dưỡng
Gii thích ni dung, tm quan trng ca cp bảo dưỡng và x lý các yêu cu phát
sinh (nếu có) theo yêu cu khách hang
Đưc đón tiếp chu đáo, thời gian hn phù hp, gim thi gian ch đợi
b. Cho đi lí
Dàn đu khi lưng cng vic cho trm dch v (heijunka)
Sp xếp đủ thời gian đ tiếp chu đáo tùng khách hàng
Nhc BD
& hn KH
Chun b
hn
Tiếp khách
Sn xut
Giao xe
sau sa
cha
2 S mong đợi ca khách hàng
“Vic bảo dưỡng này là cn thiết ???”
“Hãy nhắc tôi khi đến k bảo dưỡng, tôi mun chiếc xe của mình được chăm sóc
tt”
“Ni dung nhc bảo dưng cn phù hp vi điu kin s dng thc tế”
“Sp xếp cho tôi mt cuc hn vào ngày-gi phù hp vi qu thi gian ca tôi”
“Hãy cho tôi biết chi phí ước tính chính xác cho nhng công vic cn thc hin
và các s la chn khác - nếu có”
3. Các yêu cu khi vn hành quy trình
S dụng “HEIJUNKA” để điều tiết lượng khách hàng và xe ti trm theo các
khong thời gian xác định để tránh tc nghn
Phân phối đủ thi gian để x lý tng loi yêu cu ca khách hàng
Khuyến khích khách hàng bảo dưỡng đợi ti trm “While you wait” để tăng hiu
sut làm vic ca k thut viên qua chương trình “Bảo dưỡng nhanh EM” và vic s
dụng khoang đỗ
Yêu cu K thut viên Chẩn đoán Cao cấp, Quản đốc hoc C vn k thut phi
hp xyêu cu v sa cha và chẩn đoán của khách hàng
KH ti
N
Ngày
D
N
D
N+1
D
N+2
Ni dung công vic
Giao xe cho khách
Nhp d liu:
1. Cp nht
thông tin KH, xe
và ni dung dch
v
2. Xác định phương
pháp PSF & MR
3) Xác nhn kết
qu
MRS
Liên h KH:
1) Theo dõi sau
sa cha
2) Kho sát F.I.R
Nhắc BD sơ bộ
S dng công c trực quan đ xác định qu thi gian còn li phc v cho việc đặt
hn và tiếp nhn khách vãng lai
3. Dòng công vic chi tiết
“Chương trình CR dch vụ”
1.1 Theo dõi sau sa cha
1.2 Kho sát thường xuyên
1.3 Hoặc động nhc bảo dưỡng
N+1
D
N+1
-12
D
N+1
-7
DN+1
Nhc BD ln 1: Gi thư
nhc BD cho khách hàng
Nhc BD ln 2: Gi đin
nhc BD cho khách hàng
Ngày d tính khách hàng
ti trm ln N+1
Ghi chú:
N: Khách hàng ti trm ln N
N+1: Khách hàng ti trm ln N+1
D
N
: Ngày giao xe ca ln ti trm N
D
N+1
-12: 12 ngày trưc ngày d tính KH ti
trm ln N+1
D
N
+1: 1 ngày sau khi xe ra xưởng
D
N+1
-7: 7 ngày trước ngày d tính KH ti
trm ln N+1
D
N
+2: 2 ngày sau khi xe ra xưởng
D
N+1
: Ngày d tính khách hàng ti trm ln
N+1
1. Nhc bảo dưỡng bằng thư
1) Chun b
2) Làm thư
3) Gi thư
4) X lý các thư bị tr li - returned DM
2. Nhc bảo dưỡng bằng điện thoi
1) Chun b
2) Thc hin cuc gi
3) Xác định thi gian hn và giao xe d kiến
Xác đnh và ghi nhn thi gian theo mong mun ca KH
Thng nht và ghi li thi gian hn và giao xe d kiến
4) Nhn biết và xác nhn các yêu cu khác nếu có
3. Tiếp nhn và Qun lý thông tin cuc hn
1) X lý yêu cu đt hn
2) Qun lý lnh sa cha
*. Ghi chú: Các hng mục Kodawari được đánh dấu màu đỏ
5. Ni dung công vic chi tiết
A. Nhc nh bảo dưỡng bằng thư
1. Chun b
Lc ra danh sách khách hàng cn liên h t cơ sở d liu
Kim tra thông tin khách hang
Kim tra thông tin xe
2. m thư
In và dán nhãn bì thư
Kim tra lch s sa cha
Đin nội dung thư
Đin phiu kết qu theo dõi cuc gi
Ct gi thư và phiếu theo dõi
3. Gi thư
Kiểm tra thông tin trên thư
Gi thư
4. X lí thư b tr li
Kiểm tra các thư bị tr li
Ghi li lí do b tr lại thư
B. Nhc nh bảo dưỡng bng đin thoi
1. Chun b
Kim tra th theo dõi
Kiểm tra “Bảng lch hn” để xác định nhng khong thi gian còn li cho vic đt hn
2. Thc hin cuc gi
Xác nhn và ghi thông tin khách hàng
Gii thích chi tiết công vic cn thc hin, xác nhn và ghi li cuc hn vi khách
hang nếu khách hàng đồng ý đặt hn
Tiếp nhn và nhp them yêu cu ca khách hàng
3. Xác định thi gian hn và giao xe ưc tính
Xác đnh thi gian hn và giao xe theo yêu cu ca khách hàng
Kim tra tình trạnh kĩ thut viên trên bng hn
Đưa ra s la chn v thi gian cho khách hàng tha hip
Thng nht thi gian vi khách hàng
Xác định người s mang xe đến và ghi li thông tin
4. Nhn biết và xác định yêu cu khách ca khách hang nếu có
Nhn biết các yêu cu thêm nếu có
Xác đnh thông tin khách hàng
Xác đinh ni dung cuc hn vi khách hàng
Ghi li kết qu ca quá trình hn và nhc bảo dưỡng vi khách hàng
*Nếu khách hàng không chp nhn thi gian hn do bạn đưa ra
Tìm hiu lí do vì sao
Ghi kết qu vào phiếu theo dõi
Lên kế hoch cho ln nhc bảo dưỡng tiếp theo
Để xác định thi gian cho ln nhc bảo dưng sau
Để hiu thêm v suy nghĩ của khách hàng
Không b sót khách hàng
C. Tiếp nhn và qun lí thông tin cuc hn
Khách hàng gi điện đến yêu cu đt hn
Đảm bo s đầy đủ chính xác của cơ sở d liu
S chính xác của cơ s d liu
Cp nhp thông tin khách hàng như s điện thoi, đa chỉ, người liên h..
Khách hàng mi
Nếu đây là lần đầu tiên KH liên h vi đi lý to h sơ khách hàng trên hệ thng
Cp nhập cơ sở d liu
Tạo cơ sở d liu cho khách hàng ln đầu tiên vi đi lí
*Điểm chính: Nếu thông tin khách hàng không có trong cơ sở d liu, cần lưu ý thu
nhp cn thận và đầy đủ
Luôn đưa ra sự la chn cho khách hàng
Không bao gi nói “Chúng tôi không thể”
1)
Chào hi, xác nhn và ghi thông tin khách hàng & xe
2)
Xác đnh và ghi li yêu cu khách hàng
3)
Kim tra lch s sa cha
4)
Hi và xác nhn triu chứng hư hỏng nếu có
5)
Xác nhn các yêu cu thêm và triu chứng hư hng nếu có
6)
Ước tính khi lưng công vic, chi phí và thi gian cn thiết đ thc hin
7)
Kim tra tình trng KTV, khoang SC trên Bng Lch Hn ASB
8)
Xác đnh thi gian khách hàng muốn mang xe đến
9)
Tính toán và thông báo cho khách hàng chi phí, thi gian hn và thi gian giao
xe ước tính
10)
Đưa ra sự la chọn để tha hip vi khách hàng v thi gian hn
11)
Thng nht thi gian hn vi khách hàng và xác nhn ni dung cuc hn
12)
Cảm ơn khách hàng và chào tạm bit
X lý linh hot các yêu cu bảo dưỡng
Luôn gii thiu li ích ca việc đặt hn
Đim chính: Trong quá trình liên h với khách hàng, nhân viên đại lý phi luôn gii thích
li ích ca vic đt hn
Li ích ca
khách hàng
Gim thi gian ch đợi ca khách hàng
Giao xe đúng hn
Dch v giao xe trong ngày (Bảo dưỡng nhanh)
Li ích của đại
Chun b trưc ph tùng
Dàn đu khi lưng công vic ca đi lý (heijunka)
Lên kế hoch và sp xếp công vic dựa trên trình độ ca K
thut viên
Trong tun sau anh
có th đến
bt c
ngày nào cũng được”
Anh c gng b trí giúp
em
gi nào cũng
đưc
vào Th 2 hoc
Th 3 tuần sau.”
Vâng, anh có th
đến vào th 4
hoc
th 5 tuần sau.”
Xin li anh bên em b
kín lch rồi. Nhưng
nếu ch thay du thôi
thì
lúc nào anh đến
cũng được
“Được anh …”
Luôn gii thiu li ích ca việc đặt hn
Vt phm
Gii thiu chi tiết phương pháp đặt hn
Ti khu vc tiếp khách
Trên trang web của đại lý
Trên danh thiếp ca C vn dch v
Trên thư hoc email nhc bảo dưỡng
Trên tt c các vt phm in n ca đi lý
(Báo giá, Lnh sa cha, hóa đơn…)
Trc tiếp
bng li
Tư vấn cho khách hàng v li ích ca vic đt hn khi làm vic
trc tiếp vi khách hàng hoặc qua điện thoi
Những lưu ý cho cuộc hn sa cha
Kim soát chất lượng vic nhn cuc hn
Thông tin trên phiếu hn:
1.1 Thông tin KH: H và tên, s đin thoi, đa ch
1.2 Thông tin v xe: Bin s, Kiểu xe, đời xe
1.3 Yêu cu khách hàng
1.4 Thi gian hn và giao xe
1.5 Chi phí ước tính
1.6 Người nhn hn
Có biu mu ghi ni dung cuc hn (phiếu hn)
Kim tra ni dung phiếu hn hàng ngày (PIC?)
Có công c trực quan giám sát “bất thường
Phiếu hn
(Bng lch hn - Appointment Scheduling Board)
6 Những kĩ năng yêu cầu
K năng trao đổi
K năng xử cơ sở d liu
K năng lên kế hoch bảo dưỡng
K năng tính giá
K năng đặt hn
K năng sử dng công c trc quan
K năng lên kế hoch sn xuất trong xưởng
K năng viết phiếu hn/yêu cu sa cha
Kiến thc yêu cu
Phương pháp đặt ch tiêu nhc BD
Bng giá dch v
H thng hn
H thống định mc tính gi công lao động
H thng bng theo dõi tiến độ
Chế độ bảo dưỡng
Chính sách bo hành
Tiêu chun to LSC
Phương pháp giám sát hoạt đng
KPI
Công thc
Ch tiêu
ng
dn
Kết
qu
Quy
trình
T l lit kê
(Xác đnh mức độ
chính xác của cơ sở
d liu)
Tng s khách hàng được lit
kê/Tng s khách hàng trên cơ s
d liu
(*Da vào s liu bán xe)
90%
T l thc hin
(Đánh giá t l
khách hàng được
liên h)
Tng s khách hàng được liên h
thành công/tng s khách hàng
được lit kê
90%
T l KH đến
(Đánh giá hiệu qu
ca hot đng)
Tng s khách hàng đến bo
dưỡng /Tng s khách hàng đưc
lit kê
90%
T l hn BD
(Đánh giá vic xúc
tiến vic hn qua
hot đng nhc BD)
Tng s KH đặt hn sau khi được
nhc bảo dưỡng/tng s khách
hàng được liên h thành công để
nhc bảo dưỡng
80%
8. Quan nim cách đánh giá của KH
Đim s đánh giá: 5: Tt, 3: Trung bình, 1: Kém
STT
Các hng mục đánh g
Đim s
1
Nhc bảo dưỡng trước khi đặt hn
2
Đưa ra phương pháp đt hn
3
Sp xếp cuc hn theo thi gian yêu cu ca khách hàng
4
S ngày phi ch để được tiếp nhn (kh năng đưa ra sự la
chn)
5
Đưa ra thời gian sa cha hp lý cho cuc hn
Tng s:
9 tng kết
1. Nhng đim chính làm lên s thành công ca vic nhc bảo dưỡng và hn khách
hàng:
Đặt ch tiêu và kế hoch rõ ràng
Đảm bảo độ chính xác của cơ sở d liu
Tính toán thi đim nhc bảo dưỡng chính xác da trên thc tế vic s dng xe
ca khách hàng
2. Cơ s để tăng tỉ l hn:
S dng ngôn ng d hiểu khi tư vấn
Đưa ra nhiều s la chn phù hp cho khách hàng
3. Gii thích rõ yêu cu, tm quan trng ca bảo dưỡng đnh k cùng vi ưc tính
chính xác v chi phí và thi gian
4. Có s h tr kp thi và đầy đủ ca b phn k thut (C vn k thut, k thut
viên có trình độ…)
1. Mục đích
2. S mong đợi ca khách hàng
3. Yêu cu
4. Dòng công vic chi tiết
5. Hot đng chi tiết
6. Các k năng yêu cu
7. Các kiến thc yêu cu
8. Phương pháp giám sát hoạt động
9. Quan nim - Cách đánh giá của khách hàng
Nhc BD
& hn KH
Chun b
hn
Tiếp khách
Sn xut
Giao xe
sau sa
cha
10. Tng kết
1. Mc đích
Đảm bo phc v tốt, chu đáo nhanh chóng khách hàng có hn thông qua vic
chun b trước đầy đủ: Ph tùng, trang-thiết b và nhân lc
Lên kế hoch s dng nhân s hiu qu để gim s đình tr ng vic do phi ch
k thut viên, khoang sa cha và các thiết b khác
Ch động liên h xác nhn cuc hn vi từng khách hàng đ gim s ng khách
hàng “hẹn nhưng không tới” - “no-show” customers.
2. S mong đi ca khách hàng
3. “Hãy nhắc tôi v cuc hn, tôi có th quên”
4. “Hãy chuẩn b sẵn sàng để khi tôi đến như đã hẹn tôi s không phi ch đợi vì mi
th đã sẵn sàng”
5. “Hãy chuẩn b sn tt c nhng ph tùng cn thiết, thông báo trưc cho tôi nếu có
gì bt thường”
“Hãy ưu tiên cho tôi vì tôi là khách hàng có hẹn”
3. Yêu cu
Ch động liên h với khách hàng đ xác nhn cuc hn nhm giảm “no-shows”.
Đảm bo các nhân viên sẵn sàng để x lý các công vic b xung phát sinh.
Thiết lp h thống để xác nhn tình trạng lưu kho của ph tùng và ph kin
trưc khi khách hàng ti.
Tăng cưng s nhn thc ca khách hàng v vic đt hn thông qua vic qung
cáo, tư vấn ….
Có th tiên đoán được thi gian ca các cuc hn tiếp theo.
4. Dòng công vic chi tiết
1. Xác nhn cuc hn:
1) Chun b xác nhn hn:
Đảm bo kh năng phc v nếu khách hàng đến theo đúng lịch hẹn (Cơ sở vt cht, nhân
s, ph tùng…)
Phát hin sm những thay đổi bất thường để báo trước cho khách hàng
2) Xác nhn cuc hn
Liên h vi khách hàng đ xác nhn chi tiết cuc hn
Kim tra các yêu cu b xung nếu có
Ghi li kết qu xác nhn hẹn và tên người thc hin
2. Đặt hàng ph tùng
Đặt hàng ph tùng
Ghi li kết qu đặt hàng và tên người chu trách nhim
3. Nhn hàng và xác nhn tình trng ph tùng v kho
Nhn hàng
Nhp thông tin hàng v vào h thng
Nht trưc ph tùng
Ghi li kết qu và tên người chu trách nhim
4. Lên kế hoch sn xut cho ngày tiếp theo
Thu thập đủ thông tin lên kế hoch (ni dung công vic, đ khó, tình hình
xưởng, tình trng ph tùng…)
Lp kế hoch công vic
Cp nht lnh sa cha và chíp công vic v v trí tương ứng
Ni dung cuc hn chi tiết
Phương pháp nhận cuc hn
Xác định phương pháp và thời gian liên h thun tin cho khách hàng
SĐT nhà riêng, văn phòng hoc s ĐTDD.
Thư điện t - E-mail
Tin nhn - SMS
Khách hàng không mun liên h ?
Thi gian thun tin: Sáng, trưa hoặc chiu?
***. Ghi chú: Những trường hp thi gian t lúc đt hẹn đến lúc khách hàng đến ngn
đại lý cũng nên tiến hành xác nhn hẹn, điều này đặc bit quan trng và hiu
qu trong điều kin khách hàng ti Vit Nam chưa quen với vic đt hn
trưc khi ti. Vic xác nhn cuc hn này có th thc hin 15 phút trước thi
gian hn d kiến.
Những lưu ý cho cuc hn sa cha
Ch có th biết chính xác quy trình sa cha và nhng ph tùng cn thay thế sau khi tiến
hành chẩn đoán
C vn dch v cn phi hp cht tr vi C vn k thut, quản đc hoc k thut viên
có trình đ để tiến hành phng vn khách hàng, kim tra xe để xác định trạng thái hư
hỏng làm cơ sở chẩn đoán
Sau khi chẩn đoán mới được thông báo chính thc ni dung sa cha cho khách hàng
và tiến hành đặt hàng
Nếu ETA chính xác, th đặt hn với khách hàng ngày mang xe đến sa cha ngay
sau khi đặt hàng. Tuy nhiên để đảm bo nhng ri ro do sai ETA, có th hn khách
hàng san khi hàng đã v kho
Ghi chú: C vn dch v không phải là ngưi trc tiếp chẩn đoán xe, nhưng phải
người biết rõ triu chng hư hỏng, tiến độkết qu chẩn đoán
Kim soát cht lưng - QC
Thông tin trên phiếu hn:
1 Yêu cu ph tùng và tình trng ph tùng
1.2 Yêu cu k thut, nhng tài liu liên quan và s h tr ca b phn
k thut
1.3 Xác nhn cuc hn và tình trng thc hin
1.4 Tình trng cuc hn và những thay đổi nếu có
Có biu mu ghi ni dung cuc hn (phiếu hn)
Kim tra ni dung phiếu hn hàng ngày (PIC?)
Có du hiu bt đầu công đoạn tiếp theo “Go-ahead instructions”
Có công c trực quan giám sát “bất thường
(Bng chun b cuc hn - Appointment Preparation Board và Bng kế hoch
công vic Job Planning Board)
Kĩ năng yêu cu
K năng trao đổi
K năng sắp xếp cuc hn
K năng sử dng công c trc quan
K năng hiểu và lên kế hoch sn xut của xưng
Phiếu
K năng tạo lnh sa cha
Nắm được nguyên tc hot đng ph tùng
K năng tính phí sửa cha
1st
Category
2nd Category
Definition of 2nd category
Communication
Listening
Can listen carefully to the customer’s needs and
concerns. Can show empathy based on
customer’s feelings.
Reflecting
Can accurately repeat back what customers said.
Questioning
Can ask questions in order to get accurate
information.
Writing
Can transfer the customer’s request to the Repair
Order
Explaining
Can express the service contents/objective simply
and clearly
Speaking (incl
telephone)
Can speak clearly on the phone and has good
telephone manner
Appointment
loading
Understanding how
to use
Can understand how to place/write the
appointment sheet or board.
Making proposals
Can appointment proposals considering available
technicians
Heijunka
Can level appointment schedule based on the
operational rules.
Scheduling w/
workload
Can load and decide the reception date
considering technicians’ workload.
Appointment. Sheet
writing
Can write appointment sheet accurately based on
the customer request.
Visual control
management
Understanding how
to use
Can understand how to use JPCB tools.
Moving forms
Can move RO forms in a timely manner
Check irregular
condition
Can find irregular situation, or delays.
Stoppage
management
Can control stoppage and make timely
countermeasures
Skill Definition table
1st Category
2nd Category
Definition of 2nd category
WS Planning
Technicians' skill
control
Can understand the techs' skill level necessary
for each job.
Dispatching
Can dispatch the job to the proper technician
considering promised vehicle delivery
time/workload.
Heijunka
Can make the flat working plan day by day.
Rescheduling
Can reschedule when delays or urgents
requests occur
RO writing
Accurate writing
Can write RO responding to customer’s
requests or words accurately.
Parts availability
check
Can confirm parts availability.
Parts
operations
Part number
searching
Can search for and locate part numbers suitable
for any vehicle.
Inventory control
Can control or find the inventory of each item.
Parts ordering
Can order parts timely through the ordering
system.
B/O management
Can create a countermeasure in case of back
orders.
Receiving/inspection
Can receive and inspect the supplied parts.
Binning
Can judge/conduct whether parts are in stock, or
pre-pulled and placed in appropriate bin/shelf.
Price
estimation
Explaining costs
Can accurately estimate the price for
maintenance
Kiến thc yêu cu
Nguyên tc vn hành h thng hn
Tiêu chun bảo dưỡng định k
Nắm được đnh mc gi công
Nguyên tc s dng h thng theo dõi tiến độ công vic
Tiêu chun lnh sa cha
Quy trình vn hành hot đng ph tùng
Chính sách bo hành
7. Phương pháp giám sát hoạt đng
KPI
Công thc
Ch tiêu
gi ý
Hng mc
Quy
trình
Kết qu
T l liên hn
xác nhn cuc
hn
S ng cuc liên h
thành công / S ng
cuc gi cn tiến hành
80%
| 1/21

Preview text:

QUY TRÌNH DỊCH VỤ 6 BƯỚC
Chương trình TSM (Toyota Service Workshop Management Program): Nhắc BD Chuẩn bị Theo dõi
Tiếp khách Sản xuất Giao xe & hẹn KH hẹn sau sửa chữa
Bước 1: Nhắc bảo dưỡng và hẹn khách hang: Nội dung trình bày: 1. Mục đích
2. Sự mong đợi của khách hang
3. Các yêu cầu khi vận hảnh quy trình
4. Dòng công việc chi tiết – mẫu
5. Hoạt động chi tiết – mẫu 6. Các kĩ năng yêu cầu
7. Các kiến thức yêu cầu
8. Phương pháp giám sát hoạt động
9. Quan niệm – cách đánh giá của khách hang 10. Tổng kết 1. Mục đích a. Cho khách hàng
 Dựa trên tính toán, thống kê của đại lý để thông báo cho khách hàng xe của họ đã đến kỳ bảo dưỡng
 Giải thích nội dung, tầm quan trọng của cấp bảo dưỡng và xử lý các yêu cầu phát
sinh (nếu có) theo yêu cầu khách hang
 Được đón tiếp chu đáo, thời gian hẹn phù hợp, giảm thời gian chờ đợi b. Cho đại lí
 Dàn đều khối lượng cộng việc cho trạm dịch vụ (heijunka)
 Sắp xếp đủ thời gian để tiếp chu đáo tùng khách hàng
2 Sự mong đợi của khách hàng

• “Việc bảo dưỡng này là cần thiết ???”
• “Hãy nhắc tôi khi đến kỳ bảo dưỡng, tôi muốn chiếc xe của mình được chăm sóc tốt”
• “Nội dung nhắc bảo dưỡng cần phù hợp với điều kiện sử dụng thực tế”
• “Sắp xếp cho tôi một cuộc hẹn vào ngày-giờ phù hợp với quỹ thời gian của tôi”
• “Hãy cho tôi biết chi phí ước tính chính xác cho những công việc cần thực hiện
và các sự lựa chọn khác - nếu có” KH tới N Ngày DN DN+1 DN+2 Nội dung công việc Giao xe cho khách Nhập dữ liệu: Liên hệ KH: 1. Cập nhật 1) Theo dõi sau thông tin KH, xe sửa chữa và nội dung dịch 2) Khảo sát F.I.R vụ Nhắc BD sơ bộ 2. Xác định phương pháp PSF & MR 3) Xác nhận kết quả MRS
3. Các yêu cầu khi vận hành quy trình
• Sử dụng “HEIJUNKA” để điều tiết lượng khách hàng và xe tới trạm theo các
khoảng thời gian xác định để tránh tắc nghẽn
• Phân phối đủ thời gian để xử lý từng loại yêu cầu của khách hàng
• Khuyến khích khách hàng bảo dưỡng đợi tại trạm – “While you wait” để tăng hiệu
suất làm việc của kỹ thuật viên qua chương trình “Bảo dưỡng nhanh EM” và việc sử dụng khoang đỗ
• Yêu cầu Kỹ thuật viên Chẩn đoán Cao cấp, Quản đốc hoặc Cố vấn kỹ thuật phối
hợp xử lý yêu cầu về sửa chữa và chẩn đoán của khách hàng
• Sử dụng công cụ trực quan để xác định quỹ thời gian còn lại phục vụ cho việc đặt
hẹn và tiếp nhận khách vãng lai 3.
Dòng công việc chi tiết
“Chương trình CR dịch vụ”
1.1 Theo dõi sau sửa chữa
1.2 Khảo sát thường xuyên
1.3 Hoặc động nhắc bảo dưỡng N+1 DN+1-12 DN+1-7 DN+1
Nhắc BD lần 1: Gửi thư
Nhắc BD lần 2: Gọi điện Ngày dự tính khách hàng nhắc BD cho khách hàng nhắc BD cho khách hàng tới trạm lần N+1 Ghi chú:
N: Khách hàng tới trạm lần N
N+1: Khách hàng tới trạm lần N+1 D D
N+1-12: 12 ngày trước ngày dự tính KH tới
N: Ngày giao xe của lần tới trạm N trạm lần N+1 D D
N+1 -7: 7 ngày trước ngày dự tính KH tới
N +1: 1 ngày sau khi xe ra xưởng trạm lần N+1
DN+2: 2 ngày sau khi xe ra xưởng
DN+1: Ngày dự tính khách hàng tới trạm lần N+1
1. Nhắc bảo dưỡng bằng thư 1) Chuẩn bị 2) Làm thư 3) Gửi thư
4) Xử lý các thư bị trả lại - returned DM
2. Nhắc bảo dưỡng bằng điện thoại 1) Chuẩn bị
2) Thực hiện cuộc gọi
3) Xác định thời gian hẹn và giao xe dự kiến
• Xác định và ghi nhận thời gian theo mong muốn của KH
• Thống nhất và ghi lại thời gian hẹn và giao xe dự kiến
4) Nhận biết và xác nhận các yêu cầu khác – nếu có
3. Tiếp nhận và Quản lý thông tin cuộc hẹn
1) Xử lý yêu cầu đặt hẹn
2) Quản lý lệnh sửa chữa
*. Ghi chú: Các hạng mục Kodawari được đánh dấu màu đỏ
5. Nội dung công việc chi tiết
A. Nhắc nhở bảo dưỡng bằng thư 1. Chuẩn bị
 Lọc ra danh sách khách hàng cần liên hệ từ cơ sở dữ liệu
 Kiểm tra thông tin khách hang  Kiểm tra thông tin xe 2. Làm thư
 In và dán nhãn bì thư
 Kiểm tra lịch sử sửa chữa  Điền nội dung thư
 Điền phiều kết quả theo dõi cuộc gọi
 Cất giữ thư và phiếu theo dõi 3. Gửi thư
 Kiểm tra thông tin trên thư  Gửi thư
4. Xử lí thư bị trả lại
 Kiểm tra các thư bị trả lại
 Ghi lại lí do bị trả lại thư
B. Nhắc nhỡ bảo dưỡng bằng điện thoại 1. Chuẩn bị
 Kiểm tra thẻ theo dõi
 Kiểm tra “Bảng lịch hẹn” để xác định những khoảng thời gian còn lại cho việc đặt hẹn
2. Thực hiện cuộc gọi
 Xác nhận và ghi thông tin khách hàng
 Giải thích chi tiết công việc cần thực hiện, xác nhận và ghi lại cuộc hẹn với khách
hang – nếu khách hàng đồng ý đặt hẹn
 Tiếp nhận và nhập them yêu cầu của khách hàng
3. Xác định thời gian hẹn và giao xe ước tính
 Xác định thời gian hẹn và giao xe theo yêu cầu của khách hàng
 Kiểm tra tình trạnh kĩ thuật viên trên bảng hẹn
 Đưa ra sự lựa chọn về thời gian cho khách hàng thỏa hiệp
 Thống nhất thời gian với khách hàng
 Xác định người sẽ mang xe đến và ghi lại thông tin
4. Nhận biết và xác định yêu cầu khách của khách hang – nếu có
 Nhận biết các yêu cầu thêm nếu có
 Xác định thông tin khách hàng
 Xác đinh nội dung cuộc hẹn với khách hàng
 Ghi lại kết quả của quá trình hẹn và nhắc bảo dưỡng với khách hàng
*Nếu khách hàng không chấp nhận thời gian hẹn do bạn đưa ra
Tìm hiểu lí do vì sao
Ghi kết quả vào phiếu theo dõi
Lên kế hoạch cho lần nhắc bảo dưỡng tiếp theo
 Để xác định thời gian cho lần nhắc bảo dưỡng sau
 Để hiểu thêm về suy nghĩ của khách hàng
 Không bỏ sót khách hàng
C. Tiếp nhận và quản lí thông tin cuộc hẹn
Khách hàng gọi điện đến yêu cầu đặt hẹn
Đảm bảo sự đầy đủ chính xác của cơ sở dữ liệu
Sự chính xác của cơ sở dữ liệu
 Cập nhập thông tin khách hàng như số điện thoại, địa chỉ, người liên hệ.. Khách hàng mới
 Nếu đây là lần đầu tiên KH liên hệ với đại lý tạo hồ sơ khách hàng trên hệ thống 1)
Chào hỏi, xác nhận và ghi thông tin khách hàng & xe 2)
Xác định và ghi lại yêu cầu khách hàng 3)
Kiểm tra lịch sử sửa chữa 4)
Hỏi và xác nhận triệu chứng hư hỏng – nếu có 5)
Xác nhận các yêu cầu thêm và triệu chứng hư hỏng – nếu có 6)
Ước tính khối lượng công việc, chi phí và thời gian cần thiết để thực hiện 7)
Kiểm tra tình trạng KTV, khoang SC trên Bảng Lịch Hẹn ASB 8)
Xác định thời gian khách hàng muốn mang xe đến
Tính toán và thông báo cho khách hàng chi phí, thời gian hẹn và thời gian giao 9) xe ước tính
10) Đưa ra sự lựa chọn để thỏa hiệp với khách hàng về thời gian hẹn
11) Thống nhất thời gian hẹn với khách hàng và xác nhận nội dung cuộc hẹn
12) Cảm ơn khách hàng và chào tạm biệt
 Cập nhập cơ sở dữ liệu
 Tạo cơ sở dữ liệu cho khách hàng lần đầu tiên với đại lí
*Điểm chính: Nếu thông tin khách hàng không có trong cơ sở dữ liệu, cần lưu ý thu
nhập cẩn thận và đầy đủ
Luôn đưa ra sự lựa chọn cho khách hàng
• Không bao giờ nói “Chúng tôi không thể”
• Xử lý linh hoạt các yêu cầu bảo dưỡng
“ Anh cố gắng bố trí giúp “ Trong tuần sau anh em giờ nào cũng
có thể đến bất cứ
được vào Thứ 2 hoặc ngày nào cũng được” Thứ 3 tuần sau.”
“ Xin lỗi anh bên em bị kín lịch rồi. Nhưng nếu chỉ thay dầu thôi
“Được anh ạ…” “ Vâng, anh có thể
thì lúc nào anh đến
đến vào thứ 4 hoặc cũng được ” thứ 5 tuần sau.”
Luôn giới thiệu lợi ích của việc đặt hẹn
Điểm chính: Trong quá trình liên hệ với khách hàng, nhân viên đại lý phải luôn giải thích
lợi ích của việc đặt hẹn
Giảm thời gian chờ đợi của khách hàng Lợi ích của Giao xe đúng hẹn khách hàng
Dịch vụ giao xe trong ngày (Bảo dưỡng nhanh) Lợi ích của đại
Chuẩn bị trước phụ tùng lý
Dàn đều khối lượng công việc của đại lý (heijunka)
Lên kế hoạch và sắp xếp công việc dựa trên trình độ của Kỹ thuật viên
Luôn giới thiệu lợi ích của việc đặt hẹn
Giới thiệu chi tiết phương pháp đặt hẹn Tại khu vực tiếp khách
Trên trang web của đại lý Vật phẩm
Trên danh thiếp của Cố vấn dịch vụ
Trên thư hoặc email nhắc bảo dưỡng
Trên tất cả các vật phẩm in ấn của đại lý
(Báo giá, Lệnh sửa chữa, hóa đơn…) Trực tiếp
Tư vấn cho khách hàng về lợi ích của việc đặt hẹn khi làm việc bằng lời
trực tiếp với khách hàng hoặc qua điện thoại
Những lưu ý cho cuộc hẹn sửa chữa
Kiểm soát chất lượng việc nhận cuộc hẹn
Thông tin trên phiếu hẹn:
1.1 Thông tin KH: Họ và tên, số điện thoại, địa chỉ
1.2 Thông tin về xe: Biển số, Kiểu xe, đời xe 1.3 Yêu cầu khách hàng
1.4 Thời gian hẹn và giao xe 1.5 Chi phí ước tính 1.6 Người nhận hẹn
Có biểu mẫu ghi nội dung cuộc hẹn (phiếu hẹn)
Kiểm tra nội dung phiếu hẹn hàng ngày (PIC?)
Có công cụ trực quan giám sát “bất thường” Phiếu hẹn
(Bảng lịch hẹn - Appointment Scheduling Board)
6 Những kĩ năng yêu cầu • Kỹ năng trao đổi
• Kỹ năng xử lý cơ sở dữ liệu
• Kỹ năng lên kế hoạch bảo dưỡng • Kỹ năng tính giá • Kỹ năng đặt hẹn
• Kỹ năng sử dụng công cụ trực quan
• Kỹ năng lên kế hoạch sản xuất trong xưởng
• Kỹ năng viết phiếu hẹn/yêu cầu sửa chữa Kiến thức yêu cầu
• Phương pháp đặt chỉ tiêu nhắc BD • Bảng giá dịch vụ • Hệ thống hẹn
• Hệ thống định mức tính giờ công lao động
• Hệ thống bảng theo dõi tiến độ
• Chế độ bảo dưỡng • Chính sách bảo hành • Tiêu chuẩn tạo LSC
Phương pháp giám sát hoạt động KPI Chỉ tiêu hướng Kết Quy dẫn quả trình Công thức 90% Tỉ lệ liệt kê
Tổng số khách hàng được liệt (Xác định mức độ
kê/Tổng số khách hàng trên cơ sở chính xác của cơ sở dữ liệu dữ liệu)
(*Dựa vào số liệu bán xe)
Tỉ lệ thực hiện (Đánh giá tỉ
Tổng số khách hàng được liên hệ lệ khách hàng đượ
thành công/tổng số khách hàng 90% c được liệt kê liên hệ) Tỉ lệ KH đến 90%
Tổng số khách hàng đến bảo (Đánh giá hiệu quả
dưỡng /Tổng số khách hàng được của hoạt động) liệt kê Tỉ lệ hẹn BD
Tổng số KH đặt hẹn sau khi được (Đánh giá việc xúc
nhắc bảo dưỡng/tổng số khách tiến việc hẹn qua
hàng được liên hệ thành công để hoạt động nhắc BD) nhắc bảo dưỡng 80%
8. Quan niệm – cách đánh giá của KH
Điểm số đánh giá: 5: Tốt, 3: Trung bình, 1: Kém STT
Các hạng mục đánh giá Điểm số
1 Nhắc bảo dưỡng trước khi đặt hẹn
2 Đưa ra phương pháp đặt hẹn
3 Sắp xếp cuộc hẹn theo thời gian yêu cầu của khách hàng
4 Số ngày phải chờ để được tiếp nhận (khả năng đưa ra sự lựa chọn)
5 Đưa ra thời gian sửa chữa hợp lý cho cuộc hẹn Tổng số: 9 tổng kết
1. Những điểm chính làm lên sự thành công của việc nhắc bảo dưỡng và hẹn khách hàng:
Đặt chỉ tiêu và kế hoạch rõ ràng •
Đảm bảo độ chính xác của cơ sở dữ liệu •
Tính toán thời điểm nhắc bảo dưỡng chính xác dựa trên thực tế việc sử dụng xe của khách hàng
2. Cơ sở để tăng tỉ lệ hẹn:
Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu khi tư vấn •
Đưa ra nhiều sự lựa chọn phù hợp cho khách hàng
3. Giải thích rõ yêu cầu, tầm quan trọng của bảo dưỡng định kỳ cùng với ước tính
chính xác về chi phí và thời gian
4. Có sự hỗ trợ kịp thời và đầy đủ của bộ phận kỹ thuật (Cố vấn kỹ thuật, kỹ thuật
viên có trình độ…) Nhắc BD Chuẩn bị Theo dõi Tiếp khách Sản xuất Giao xe & hẹn KH hẹn sau sửa chữa 1. Mục đích
2. Sự mong đợi của khách hàng 3. Yêu cầu
4. Dòng công việc chi tiết
5. Hoạt động chi tiết
6. Các kỹ năng yêu cầu
7. Các kiến thức yêu cầu
8. Phương pháp giám sát hoạt động
9. Quan niệm - Cách đánh giá của khách hàng 10. Tổng kết 1. Mục đích
 Đảm bảo phục vụ tốt, chu đáo và nhanh chóng khách hàng có hẹn thông qua việc
chuẩn bị trước đầy đủ: Phụ tùng, trang-thiết bị và nhân lực
 Lên kế hoạch sử dụng nhân sự hiệu quả để giảm sự đình trệ công việc do phải chờ
kỹ thuật viên, khoang sửa chữa và các thiết bị khác
 Chủ động liên hệ xác nhận cuộc hẹn với từng khách hàng để giảm số lượng khách
hàng “hẹn nhưng không tới” - “no-show” customers.
2. Sự mong đợi của khách hàng
3. “Hãy nhắc tôi về cuộc hẹn, tôi có thể quên”
4. “Hãy chuẩn bị sẵn sàng để khi tôi đến như đã hẹn tôi sẽ không phải chờ đợi vì mọi thứ đã sẵn sàng”
5. “Hãy chuẩn bị sẵn tất cả những phụ tùng cần thiết, thông báo trước cho tôi nếu có gì bất thường”
 “Hãy ưu tiên cho tôi vì tôi là khách hàng có hẹn” 3. Yêu cầu
• Chủ động liên hệ với khách hàng để xác nhận cuộc hẹn nhằm giảm “no-shows”.
• Đảm bảo các nhân viên sẵn sàng để xử lý các công việc bổ xung – phát sinh.
• Thiết lập hệ thống để xác nhận tình trạng lưu kho của phụ tùng và phụ kiện
trước khi khách hàng tới.
• Tăng cường sự nhận thức của khách hàng về việc đặt hẹn thông qua việc quảng cáo, tư vấn ….
• Có thể tiên đoán được thời gian của các cuộc hẹn tiếp theo.
4. Dòng công việc chi tiết
1. Xác nhận cuộc hẹn:
1) Chuẩn bị xác nhận hẹn:
• Đảm bảo khả năng phục vụ nếu khách hàng đến theo đúng lịch hẹn (Cơ sở vật chất, nhân sự, phụ tùng…)
• Phát hiện sớm những thay đổi bất thường để báo trước cho khách hàng
2) Xác nhận cuộc hẹn
• Liên hệ với khách hàng để xác nhận chi tiết cuộc hẹn
• Kiểm tra các yêu cầu bổ xung – nếu có
• Ghi lại kết quả xác nhận hẹn và tên người thực hiện
2. Đặt hàng phụ tùng • Đặt hàng phụ tùng
• Ghi lại kết quả đặt hàng và tên người chịu trách nhiệm
3. Nhận hàng và xác nhận tình trạng phụ tùng về kho  Nhận hàng
 Nhập thông tin hàng về vào hệ thống
 Nhặt trước phụ tùng
 Ghi lại kết quả và tên người chịu trách nhiệm
4. Lên kế hoạch sản xuất cho ngày tiếp theo
 Thu thập đủ thông tin lên kế hoạch (nội dung công việc, độ khó, tình hình
xưởng, tình trạng phụ tùng…)
 Lập kế hoạch công việc
 Cập nhật lệnh sửa chữa và chíp công việc về vị trí tương ứng
Nội dung cuộc hẹn chi tiết
Phương pháp nhận cuộc hẹn
Xác định phương pháp và thời gian liên hệ thuận tiện cho khách hàng
SĐT nhà riêng, văn phòng hoặc số ĐTDD. Thư điện tử - E-mail Tin nhắn - SMS
Khách hàng không muốn liên hệ ?
Thời gian thuận tiện: Sáng, trưa hoặc chiều?
***. Ghi chú: Những trường hợp thời gian từ lúc đặt hẹn đến lúc khách hàng đến ngắn
đại lý cũng nên tiến hành xác nhận hẹn, điều này đặc biệt quan trọng và hiệu
quả trong điều kiện khách hàng tại Việt Nam chưa quen với việc đặt hẹn
trước khi tới. Việc xác nhận cuộc hẹn này có thể thực hiện 15 phút trước thời gian hẹn dự kiến.
Những lưu ý cho cuộc hẹn sửa chữa
Chỉ có thể biết chính xác quy trình sửa chữa và những phụ tùng cần thay thế sau khi tiến hành chẩn đoán
Cố vấn dịch vụ cần phối hợp chặt trẽ với Cố vấn kỹ thuật, quản đốc hoặc kỹ thuật viên
có trình độ để tiến hành phỏng vấn khách hàng, kiểm tra xe để xác định trạng thái hư
hỏng làm cơ sở chẩn đoán
Sau khi chẩn đoán mới được thông báo chính thức nội dung sửa chữa cho khách hàng và tiến hành đặt hàng
Nếu ETA chính xác, có thể đặt hẹn với khách hàng ngày mang xe đến sửa chữa ngay
sau khi đặt hàng. Tuy nhiên để đảm bảo những rủi ro do sai ETA, có thể hẹn khách
hàng san khi hàng đã về kho
Ghi chú: Cố vấn dịch vụ không phải là người trực tiếp chẩn đoán xe, nhưng phải là
người biết rõ triệu chứng hư hỏng, tiến độ và kết quả chẩn đoán
Kiểm soát chất lượng - QC
Thông tin trên phiếu hẹn:
1 Yêu cầu phụ tùng và tình trạng phụ tùng
1.2 Yêu cầu kỹ thuật, những tài liệu liên quan và sự hỗ trợ của bộ phận kỹ thuật
1.3 Xác nhận cuộc hẹn và tình trạng thực hiện
1.4 Tình trạng cuộc hẹn và những thay đổi – nếu có
Có biểu mẫu ghi nội dung cuộc hẹn (phiếu hẹn)
Kiểm tra nội dung phiếu hẹn hàng ngày (PIC?)
Có dấu hiệu bắt đầu công đoạn tiếp theo “Go-ahead instructions”
Có công cụ trực quan giám sát “bất thường” Phiếu
(Bảng chuẩn bị cuộc hẹn - Appointment Preparation Board và Bảng kế hoạch
công việc – Job Planning Board) • Kĩ năng yêu cầu • Kỹ năng trao đổi
• Kỹ năng sắp xếp cuộc hẹn
• Kỹ năng sử dụng công cụ trực quan
• Kỹ năng hiểu và lên kế hoạch sản xuất của xưởng
• Kỹ năng tạo lệnh sửa chữa
• Nắm được nguyên tắc hoạt động phụ tùng
• Kỹ năng tính phí sửa chữa • 2nd Category Definition of 2nd category 1st Category Communication Listening
Can listen carefully to the customer’s needs and
concerns. Can show empathy based on customer’s feelings. Reflecting
Can accurately repeat back what customers said. Questioning
Can ask questions in order to get accurate information. Writing
Can transfer the customer’s request to the Repair Order Explaining
Can express the service contents/objective simply and clearly Speaking (incl
Can speak clearly on the phone and has good telephone) telephone manner Appointment Understanding how
Can understand how to place/write the loading to use appointment sheet or board. Making proposals
Can appointment proposals considering available technicians Heijunka
Can level appointment schedule based on the operational rules. Scheduling w/
Can load and decide the reception date workload
considering technicians’ workload. Appointment. Sheet
Can write appointment sheet accurately based on writing the customer request. Visual control Understanding how
Can understand how to use JPCB tools. management to use Moving forms
Can move RO forms in a timely manner Check irregular
Can find irregular situation, or delays. condition Stoppage
Can control stoppage and make timely management countermeasures Skill Definition table 1st Category 2nd Category Definition of 2nd category WS Planning Technicians' skill
Can understand the techs' skill level necessary control for each job. Dispatching
Can dispatch the job to the proper technician
considering promised vehicle delivery time/workload. Heijunka
Can make the flat working plan day by day. Rescheduling
Can reschedule when delays or urgents requests occur RO writing Accurate writing
Can write RO responding to customer’s requests or words accurately. Parts availability
Can confirm parts availability. check Parts Part number
Can search for and locate part numbers suitable operations searching for any vehicle. Inventory control
Can control or find the inventory of each item. Parts ordering
Can order parts timely through the ordering system. B/O management
Can create a countermeasure in case of back orders. Receiving/inspection
Can receive and inspect the supplied parts. Binning
Can judge/conduct whether parts are in stock, or
pre-pulled and placed in appropriate bin/shelf. Price Explaining costs
Can accurately estimate the price for estimation maintenance Kiến thức yêu cầu
• Nguyên tắc vận hành hệ thống hẹn
• Tiêu chuẩn bảo dưỡng định kỳ
• Nắm được định mức giờ công
• Nguyên tắc sử dụng hệ thống theo dõi tiến độ công việc
• Tiêu chuẩn lệnh sửa chữa
• Quy trình vận hành hoạt động phụ tùng • Chính sách bảo hành
7. Phương pháp giám sát hoạt động KPI Chỉ tiêu gợi ý Công thức Hạng mục Quy Kết quả trình Tỉ lệ liên hện
Số lượng cuộc liên hệ 80% xác nhận cuộc thành công / Số lượng hẹn
cuộc gọi cần tiến hành