Quy trình Giao Nhận Hàng Nhập Khẩu Biển | Môn Kinh doanh xuất nhập khẩu - Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại

lOMoAR cPSD| 59054137 MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN
VẬN TẢI K&A........................................................................................................1
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty..........................................1
1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty....................................................................1
1.3 Cơ cấu tổ chức................................................................................................2
1.4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban......................................................2
1.5 Kết quả và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ 2016-2018......5
1.6 Định hướng phát triển của công ty...............................................................7
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ
GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL VÀ
LCL) TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI K&A..............................9
2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa
nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải K&A..9
2.2 Các bước thực hiện quy trình.......................................................................9
2.2.1 Tìm kiếm khách hàng..............................................................................9
2.2.2 Ký hợp đồng dịch vụ.............................................................................10
2.2.3 Nhận, kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu.....................................10
2.2.4 Nhận lệnh giao hàng..............................................................................13
2.2.5 Làm thủ tục hải quan............................................................................14
2.2.5.1 Khai hải quan điện tử........................................................................14
2.2.5.2 Làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu....................................................29
2.2.6 Nhận hàng tại cảng................................................................................30
2.2.6.1 Nhận hàng FCL................................................................................30
2.2.6.2 Nhận hàng LCL................................................................................33
2.2.7 Giao hàng tại kho cho khách hàng.......................................................35
2.2.8 Khiếu nại (nếu có)..................................................................................35
2.2.9 Hoàn tất trả rỗng...................................................................................36
2.2.10 Quyết toán và bàn giao chứng từ cho khách hàng............................36
2.3 Đánh giá chung về quy trình.......................................................................36
2.3.1 Thuận lợi / Ưu điểm..............................................................................37
2.3.2 Khó khăn / Nhược điểm........................................................................37
3.1 Đề xuất kiến nghị - Giải pháp khắc phục...................................................38
3.1.1 Đề xuất kiến nghị...................................................................................38 lOMoAR cPSD| 59054137
3.1.2 Giải pháp thực hiện...............................................................................42
KẾT LUẬN............................................................................................................43 lOMoAR cPSD| 59054137
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI K&A
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Bước sang thế kỷ 21, nền kinh tế Việt Nam đã cùng hòa nhập với sự phát triển vũ
bão của kinh tế thế giới. Tham gia vào tổ chức thương mại thế giới WTO đã giúp
kinh tế nước ta ngày càng phát triển, giao thương hàng hóa giữa Việt Nam với các
nước trên thế giới ngày tăng. Vì thế, nhu cầu về giao nhận đã trở nên cần thiết hơn
bao giờ hết. Nắm bắt được xu thế đó, năm 2015 ban giám đốc đã quyết định thành
lập Công ty TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI K&A.
 Tên giao dịch quốc tế: K&A FORWARDING CO., LTD  Tên giao dịch Việt
Nam: CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI K&A
 Mã số thuế: 0313684615 được cấp vào ngày 08/03/2016 do Chi cục Thuế Quận Tân Bình quản lý.
 Trụ sở chính đặt tại: B66 Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh
 Điện thoại: +84 (28) 22459777  Fax : +84 (28) 22459777  Website: www.knalogvn.com
 Email: kent.nguyen@knalogvn.com
 Vốn điều lệ: 15.000.000.000 VNĐ
 Đại diện pháp lý : Giám đốc : Nguyễn Trương Đan Thanh
1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty
 Kinh doanh cước vận tải quốc tế
 Làm đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cho các đại lý nước ngoài (Forwader)
 Kinh doanh vận tải đa phương thức
 Kinh doanh dịch vụ door to door
 Thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu  Cho thuê kho bãi
1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức của công ty lOMoAR cPSD| 59054137 Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Sale và Chứng Chứng Kế giao nhân Marketing từ hàng từ hàng toán nhận sự Nhập Xuất XNK
Nguồn: Phòng nhân sự K&A Forwarding
1.4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
 Giám đốc :
Điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty theo nghị
quyết và điều lệ công ty và tuân thủ pháp luật.
Bảo toàn và phát triển vốn thực hiện theo phương án kinh doanh đã được lên
kế hoạch, thống nhất trong các cuộc họp cuối năm của công ty. Xây dựng quản
trị kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm.
Quyết định giá mua và giá bán các dịch vụ mà công ty kinh doanh (trừ những
sản phẩm, dịch vụ do nhà nước quy định).
Quyết định các phương thức tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp
khuyến khích, mở rộng hoạt động kinh doanh.
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên dưới quyền.
Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định.
Đại diện công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của công ty.
Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của nhân viên.
 Phó giám đốc
Được phân công một số công việc cụ thể, hoàn thành những công việc mà
giám đốc giao cho và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những việc phân công đó. lOMoAR cPSD| 59054137
Là người hỗ trợ giám đốc trong công tác quản lý công ty, nhân sự, giám sát
tài chính, phụ trách trực tiếp chỉ đạo hoạt động của công ty làm tham mưu cho giám đốc.
Khi giám đốc đi vắng thì ủy nhiệm cho phó giám đốc điều hành công ty.
 Phòng Giao Nhận – Xuất nhập khẩu
Nhận Delivery Order, các thông tin về hàng hóa và các chứng từ có liên quan
để tiến hành làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu và giao hàng cho khách hàng,
đồng thời phản hồi thông tin cho Bộ phận chứng từ hàng nhập.
Nhận các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, tiến hành làm thủ tục
thông quan hàng hóa xuất khẩu, đồng thời phản hồi thông tin cho Bộ phận chứng từ
hàng xuất để làm Bill of Loading.
Cung ứng các dịch vụ xuất nhập khẩu theo yêu cầu khác của khách hàng. Tư
vấn cho khách hàng về các quy định, pháp luật về quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu của nhà nước.
Thực hiện các thủ tục giao nhận vận chuyển hàng hóa đến kho của khách hàng.
 Phòng tài chính kế toán :
Là bộ phận quản lý về tài chính của công ty, thực hiện chức năng và các chế
độ kế toán, báo cáo với ban giám đốc công ty về tình hình tài chính và kết quả sản
xuất kinh doanh của công ty.
Quản lý thu chi, tình hình công nợ khách hàng trong nước cũng như các đại
lý đối tác ở nước ngoài.
Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước.
Tính lương, thưởng và các phúc lợi khác cho các nhân viên trong công ty.
Kế toán trưởng tham mưu cho giám đốc phương án sản xuất kinh doanh về mặt tài chính.
 Phòng sales và marketing :
Là bộ phận rất quan trọng trong công ty, thực hiện trực tiếp kế hoạch kinh
doanh và tham gia mọi hoạt động liên quan đến phần việc kinh doanh của công ty.
Tìm hiểu thị trường, nghiên cứu hành vi và nhu cầu của khách hàng để báo
cáo lên ban giám đốc, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
Báo giá trực tiếp đến khách hàng các dịch vụ mà công ty kinh doanh.
Giải đáp các thắc mắc và tư vấn các dịch vụ khi khách hàng có nhu cầu.
Tìm hiểu và khai thác khách hàng, theo dõi và lên kế hoạch, lập phương án
kinh doanh và chịu trách nhiệm trước công việc được phân công.
Báo cáo kết quả kinh doanh trong các quý và cả năm cho ban giám đốc.
 Phòng chứng từ hàng Xuất lOMoAR cPSD| 59054137
Thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan đến hoạt động dịch vụ xuất khẩu của công ty.
Tư vấn các giải pháp tối ưu và giải đáp các vướng mắc cho khách hàng về
thủ tục xuất khẩu hàng hóa.
Nghiên cứu các thị trường nước ngoài tiềm năng, tìm kiếm những Agent mới
để tăng doanh thu cho công ty.
Báo cáo cho ban giám đốc kết quả kinh doanh và mục tiêu kinh doanh trong
từng quý và cả năm tới.
 Phòng chứng từ hàng nhập
Thực hiện các thủ tục chứng từ liên quan đến hoạt động dịch vụ nhập khẩu hàng hóa của công ty.
Tư vấn các giải pháp cho khách hàng.
Tìm hiểu thị trường mới ở nước ngoài và các Agent tiềm năng.
Báo cáo kết quả kinh doanh và mục tiêu trong thời gian tới cho ban giám đốc.
 Phòng nhân sự:
Thực hiện công tác về nhân sự, hợp đồng lao động, thực hiện nội quy, quy định
của công ty và luật lao động của nhà nước.
Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự, báo cáo kết quả thực hiện
theo yêu cầu của ban giám đốc công ty.
Qua sơ đồ và phân tích ở trên ta thấy rằng bộ máy tổ chức quản lý của công
ty được tổ chức một cách khoa học, thể hiện sự phân định rõ ràng về quyền hạn và
trách nhiệm. Ban giám đốc có thể theo dõi sát từng hoạt động của từng phòng, bằng
chức năng cũng như nghiệp vụ, có thể hạn chế được tình trạng tiêu cực xảy ra. Cũng
như mối quan hệ trực tuyến, chức năng được thiết lập giữa các phòng ban có thể vừa
đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý, vừa có thể phát huy tính sáng tạo, độc lập trong kinh doanh.
 Tình hình nhân lực của công ty
Tổng số nhân viên: 60 người
 Trình độ Đại học: 48 người (80%)
 Trình độ Cao đẳng: 12 người (20%)
Cơ cấu của công ty do giám đốc quyết định theo nguyên tắc: gọn nhẹ và hiệu quả,
phù hợp với thực tế hoạt động cụ thể của công ty trong thời kỳ hiện nay.
Hiện nay công ty có 60 nhân viên làm việc chính thức, tổ chức bộ máy gọn
nhẹ và phát huy tác dụng khá tốt, hầu hết nhân viên đều có trình độ đại học, cao đẳng
trong các ngành nghề ngoại thương, hàng hải, kế toán tài chính, quản trị kinh lOMoAR cPSD| 59054137
doanh,… Nhiều người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề vận tải biển và giao nhận
hàng hóa. Công ty thực hiện công tác quản lý nhân viên theo chính sách, chế độ lao
động – tiền lương, bảo hiểm xã hội, theo qui định của nhà nước đối với các doanh
nghiệp tư nhân và quy định chế độ phân cấp quản lý nhân viên của công ty.
Tuy nhiên, công ty vẫn cần đầu tư thêm vào chiều sâu, nâng cao kỹ năng nghề
nghiệp cho đội ngũ nhân viên bằng cách tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ hoặc gởi
đi tu nghiệp các khóa về chuyên môn nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên.
Vấn đề rèn luyện ngoại ngữ cho nhân viên trong các bộ phận và cả ban giám đốc là
vấn đề rất cần chú trọng vì đây là điểm yếu nhất của công ty trong công tác nhân sự.
1.5 Kết quả và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ 2016-2018
 Doanh thu giao nhận hàng hóa nhập khẩu theo mặt hàng
Bảng 1.1: DOANH THU GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THEO MẶT HÀNG 2016 – 2018
Đơn vị tính: VND Mặt hàng Hàng thiết bị Hàng thiết bị Tổng Năm mạng công nghiệp Doanh thu Năm 7.003.457.954 2.540.027.964 9.613.485.918 ( VNĐ ) 2016 Tỷ trọng (%) 72 8 , , 27 2 100 Doanh thu Năm 7.045.679.562 2.107.583.264 9.153.262.826 (VNĐ ) 2017 Tỷ trọng (%) 77 23 100 Doanh thu Năm 8.367.058.821 1.673.768.139 10.040.826.962 (VNĐ ) 2018 Tỷ trọng (%) 83 , 3 16 , 7 100 2017/2016 101 83 95 , 2 2018/2017 119 119 110
Nguồn: Bộ phận kế toán K&A Forwarding Nhận xét:
Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu từ việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu theo
mặt hàng của Công ty chiếm tỷ trọng không cao. Doanh thu giao nhận hàng hóa nhập
khẩu theo mặt hàng thiết bị mạng và hàng thiết bị công nghiệp nhỏ. Dẫn đến lợi nhuận
thu về không nhiều từ việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu theo mặt hàng từ năm 2016 đến năm 2018. lOMoAR cPSD| 59054137
Năm 2016, doanh thu là 9,613 tỷ, trong đó việc giao nhận hàng nhập khẩu thiết
bị mạng đạt 7 tỷ, còn lại là doanh thu giao nhận hàng nhập khẩu của mặt hàng khác.
Năm 2017, doanh thu giao nhận hàng thiết bị mạng là 7,045 tỷ, chiếm tỷ trọng 101%
so với năm 2016. Còn việc giao nhận mặt hàng khác tỷ trọng chỉ là 83%. Năm 2018,
doanh thu nhập khẩu đạt 10 tỷ, tỷ trọng so với năm 2017 là 110%. Nhìn chung,
doanh thu từ việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty không cao, do những
mặt hàng đó trong nước có sự cạnh tranh rất gay gắt, thị phần giao nhận bị chia ra rất
nhỏ và lượng khách hàng ủy thác để nhập khẩu cũng rất hạn chế. Công ty cần có
những chính sách để tăng doanh thu cũng như tỷ trọng trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
 Doanh thu giao nhận hàng hóa nhập khẩu theo thị trường
Bảng 1.2: DOANH THU GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU THEO THỊ TRƯỜNG 2016 - 2018 Đơn vị tính: VND Thị trường Trung Quốc Thị trường Tổng Năm khác Doanh thu 8.157.489.010 1.455.996.908 9.613.485.918
Năm ( VNĐ )
2016 Tỷ trọng 84 , 9 15 , 1 100 ( % ) Doanh thu 8.970.471.234 182.791.592 9.153.262.826
Năm ( VNĐ )
2017 Tỷ trọng 90 , 2 9 , 8 100 ( % ) Doanh thu 9.047.871.708 992.955.254 10.040.826.962
Năm ( VNĐ )
2018 Tỷ trọng , 90 1 9 , 9 100 ( % ) 2017/2016 110 13 95 2018/2017 101 545 110
Nguồn: Bộ phận kế toán K&A Forwarding Nhận xét:
Qua bảng số liệu trên ta thấy, thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu của
Công ty lớn nhất là Trung Quốc. Còn những thị trường khác chiếm tỷ lệ rất hạn chế. lOMoAR cPSD| 59054137
Quá hạn hẹp về thị trường, nếu như thị trường này có biến động, thì Công ty không
có nhiều thị trường để thay thế.
Tuy Trung Quốc là thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu thường xuyên
nhưng doanh thu hàng năm cũng không cao. Nhưng rất khả quan là doanh thu hàng
năm tăng đều: Năm 2016 doanh thu đạt 8,157 tỷ. Tỷ trọng so với doanh thu giao nhận
hàng nhập khẩu đạt 84,9%. Năm 2017 doanh thu tăng nhẹ đạt 8,970 tỷ. Tỷ trọng so
với doanh thu giao nhận hàng nhập khẩu chiếm 90,2%. Tỷ trọng so với năm 2016 là
110%. Năm 2018, doanh thu tăng đạt mức 9 tỷ. Tỷ trọng so với năm 2017 là 101%
tức giảm 9% về tốc độ tăng về mặt tỷ trọng.
Những thị trường khác của Công ty chiếm doanh thu rất ít. Doanh thu tăng giảm
không đều. Doanh nghiệp chưa chú trọng phát triển vào những thị trường này. Nên
tỷ trọng tăng cũng vô cùng hạn chế.
Thị trường giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty rất hạn chế. Công ty nên
tập trung nghiên cứu thêm một số thị trường tiềm năng, nhằm mang lại lợi nhuận cho
mình. Tránh trường hợp phụ thuộc vào một thị trường, có thể rơi vào tình trạng bị động.
1.6 Định hướng phát triển của công ty
Tầm nhìn của công ty: “Phát triển một nền forwarder vững mạnh xứng tầm quốc
tế”. Sự phát triển không chỉ cho doanh nghiệp trong nước mà từ đó có thể vận dụng
những tiềm lực có sẵn, phát huy tối đa lợi thế để vươn xa hơn trong tầm quốc tế.
Sứ mệnh: “Mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng”. Hài lòng, thỏa
mãn nhu cầu khách hàng là tiêu chí quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng
mong muốn. Lợi ích mà khách hàng có được là động lực cho doanh nghiệp phát triển.
Định hướng phát triển của K&A Forwarding trong tương lai với phương châm
hoạt động là đề ra mục tiêu phải thấu hiểu hoạt động, mục đích và yêu cầu của khách
hàng bằng kinh nghiệm, tính cẩn trọng, năng lực của đội ngũ chuyên viên tư vấn kết
hợp với quy trình chuyên nghiệp của một chuỗi cung ứng dịch vụ độc lập.
Vì vậy K&A Forwarding sẽ mang đến cho khách hàng những nhu cầu thiết thực, đầy đủ và chính xác.
K&A Forwarding cũng gia nhập các hiệp hội là thành viên chính thức của các tổ
chức quốc tế liên quan đến chuyên ngành xuất nhập khẩu như: lOMoAR cPSD| 59054137
Hình 1.1: Các hiệp hội và tổ chức quốc tế về xuất nhập khẩu
Bên cạnh đó công ty còn định hướng phát triển đội ngủ nhân lực thông qua đào
tạo, bồi dưỡng và các hoạt động tuyển dụng để đáp ứng tất cả các yêu cầu cao, khắt
khe của khách hàng với tầm nhìn của một trong những công ty giao nhận vận tải hàng đầu Việt Nam.
Đánh giá chung: Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng thông qua những con số về
doanh thu và lợi nhuận hai năm qua thì nhìn chung công ty hoạt động khá hiệu quả.
Tin rằng trong tương lai, với những gì đã đạt được lãnh đạo công ty cùng với các
phòng ban sẽ kiểm soát và phát triển tốt hơn nữa để mang lại hiệu quả tốt nhất cho công ty. lOMoAR cPSD| 59054137
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ
GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (FCL VÀ
LCL) TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI K&A
2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa
nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty TNHH Giao Nhận Vận Tải K&A Tìm Ký hợp Nhận và Nhận Làm kiếm đồng kiểm tra lệnh thủ tục khách dịch vụ bộ chứng giao hải hàng từ hàng hàng quan nhập khẩu Quyết toán Hoàn Giao và bàn tất hàng tại Khiếu Nhận giao bộ nại trả kho cho hàng chứng từ nế ( u rỗng khách có) tại cho khách hàng cảng hàng
2.2 Các bước thực hiện quy trình
2.2.1 Tìm kiếm khách hàng
Là công ty dịch vụ nên công việc tìm kiếm khách hàng có ý nghĩa rất quan trọng
đối với sự sống còn của công ty. Công ty luôn quan tâm đến công tác tìm kiếm khách
hàng mới và chăm sóc duy trì khách hàng cũ. Sau khi tìm kiếm được khách hàng,
nhân viên sale sẽ gửi bảng báo giá dịch vụ cho chủ hàng, bảng báo giá gồm các điều
khoản như: tên hàng, đơn giá cho hàng nguyên container 20 feet hoặc 40 feet. Giá
của bảng báo giá tùy thuộc vào cảng đến của lô hàng nhập khẩu và địa điểm đích mà
người giao nhận giao hàng cho chủ hàng. Qua lịch sử hình thành và phát triển, Công
Ty TNHH TM-DV Tin Học Nhân Sinh Phúc là một trong những đối tác lâu năm của
K&A Forwarding. Được sự giới thiệu từ nhân viên kinh doanh của Nhân Sinh Phúc
lô hàng đầu tiên được ký kết và làm toàn bộ thủ tục trọn gói vào năm 2016. Do uy tín
và sự nhiệt tình trong công việc, sự làm việc thỏa đáng mang lại sự hài lòng cho khách
hàng nên K&A Forwarding trở thành đối tác chính về mảng “hàng kinh doanh tiêu
dùng” cho Nhân Sinh Phúc qua nhiều năm nay. Sự tinh gọn trong thủ tục, trọn gói về lOMoAR cPSD| 59054137
các mảng từ chứng từ đến vận chuyển, đa dạng loại hình từ đường biển đến đường
hàng không, chi phí rẻ nhưng chất lượng và chuyên nghiệp, tất cả điều đó tạo cho
khách hàng sự yên tâm khi ủy quyền cho K&A Forwarding thực hiện các thủ tục xuất
nhập khẩu hàng hóa. Hiện tại Nhân Sinh Phúc là công ty nhập hàng từ Trung Quốc
với lượng hàng hóa lớn và liên tục. Thời đại cạnh tranh của nhiều công ty forwarder
với chi phí tốt và dịch vụ chất lượng hiện đang là đối thủ tiềm ẩn của K&A
Forwarding. Do đó công ty cần tăng cường chất lượng và chuyên nghiệp hơn để giữ chân được khách hàng.
Nhận được sự tin tưởng của Công Ty TNHH TM-DV Tin Học Nhân Sinh Phúc,
K&A Forwarding tiếp tục thực hiện quy trình nhập lô hàng FCL và LCL vào ngày 29/03/2019.
2.2.2 Ký hợp đồng dịch vụ
Sau khi báo giá nếu khách hàng đồng ý, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng
dịch vụ giao nhận theo những điều khoản mà hai bên đồng ý và thõa thuận bằng hình
thức văn bản, có chữ kí đóng dấu của 2 bên và được lập thành 2 bản và mỗi bên giữ
1 bản. Về sau khi có những phát sinh trong điều khoản của hợp đồng thì sẽ được thõa
thuận qua email, fax, điện thoại. Khâu ký kết hợp đồng dịch vụ là khâu đầu tiên, đồng
thời cũng là khâu rất quan trọng trong cả quy trình nghiệp vụ giao nhận vì ký kết hợp
đồng mới đảm bảo được việc thực hiện cho các khâu còn lại của cả quy trình.
Hợp đồng dịch vụ được ký kết là sự ràng buộc giữa hai bên về các thỏa thuận về trách
nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên. Do công ty TNHH TM-DV Tin Học Nhân
Sinh Phúc và K&A Forwarding đã ký hợp đồng giá trị trọn gói về hàng hóa và dịch
vụ qua từng năm, nên hai bên đã có sự thỏa thuận tương đối ổn định qua các năm.
Trách nhiệm và nghĩa vụ qua các năm dường như không có sự thay đổi đáng kể. Điều
khoản thường xuyên có sự thay đổi là giá cả dịch vụ vì có tác động của yếu tố thị trường và lạm phát.
Hợp đồng về dịch vụ đối với hàng hóa có nhiều mảng khác nhau, nhưng chung
quy thỏa thuận giữa Nhân Sinh Phúc và K&A có 2 phần chính là về vận chuyển và
khai báo hải quan. Hai phần này được gộp chung lại cùng một hợp đồng ghi rõ trách
nhiệm và nghĩa vụ của các bên đối với hàng hóa.
2.2.3 Nhận, kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Nhận chứng từ của khách hàng:
Sau khi kí kết hợp đồng dịch vụ với công ty, nhân viên giao nhận công ty sẽ liên
hệ với khách hàng để nhận bộ chứng từ qua email. Để công việc giao nhận diễn ra lOMoAR cPSD| 59054137
nhanh chóng và thuận lợi thì ngay khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng thì bộ
phận chứng từ phải tiến hành kiểm tra tính đồng bộ, đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ đó
nhằm giải quyết các thủ tục thông quan cho lô hàng sau này.
Kiểm tra chứng từ là một khâu rất quan trọng trong toàn bộ quy trình nhận hàng
nhập khẩu. Nếu chứng từ chính xác, hợp lệ sẽ giúp nhân viên giao nhận lấy hàng
nhanh, tiết kiệm được nhân lực, thời gian và các chi phí không cần thiết khác như:
làm thủ tục hải quan, phí lưu container, lưu kho, lưu bãi,…Vì vậy, nhân viên chứng
từ và nhân viên giao nhận phải kiểm tra chứng từ hết sức cẩn thận.
Trong quá trình kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót gì, nhân viên chứng từ có trách
nhiệm điều chỉnh hoặc báo cho khách hàng bên phía nước ngoài để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp
Tiến hành kiểm tra:
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Các thông tin về số B/L, ngày tàu đi,
ngày lập B/L, cảng đi, cảng đến, số lượng, khối lượng hàng hóa, người gửi
hàng, người nhận hàng, hãng tàu chuyên chở, tên con tàu, số con tàu. Nhân
viên chứng từ của công ty sẽ kiểm tra các thông tin trên xem có khớp với C/O
hay không. Nếu không đúng thì phải báo lại cho khách hàng phía nước ngoài
phải chỉnh sửa các thông tin trên B/L cho đúng với thông tin trên C/O.
• Hóa đơn (Invoice): Thể hiện rõ số hóa đơn, trị giá hóa đơn (ghi rõ số tiền bằng
số và bằng chữ), đơn giá, số lượng, tên hàng hóa, phương thức thanh toán, đơn
vị tiền tệ và ngày lập hóa đơn, người nhận tiền thanh toán và người trả tiền
thanh toán. Kiểm tra các thông tin tên hàng, số lượng, trị giá FOB xem có
khớp với C/O hay không. Nếu không đúng nhân viên kiểm tra phải yêu cầu
khách hàng sửa lại thông tin trên hóa đơn cho khớp với thông tin trên C/O.
• Bảng kê chi tiết (Packing List): Cần chứa đựng các thông tin về số lượng, khối
lượng tịnh, tổng trọng lượng, số kiện, tên hàng các thông tin phải khớp trên hóa đơn.
• Thông báo hàng đến (Arrival Notice): Tên con tàu, ngày tàu đến, địa điểm
đến, số B/L, thông tin người nhận hàng, thông tin người gửi hàng, các phí cần
phải đóng để nhận hàng hóa. Các thông tin trên phải khớp với thông tin trên B/L.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O):
 Đối với hàng FCL: C/O trong trường hợp này vừa chứng nhận hàng hóa xuất
xứ 100% của Trung Quốc và vừa được hưởng ưu đãi thuế quan. Trên C/O
chúng ta cần chú ý ngày cấp C/O phải bằng hoặc sau ngày hàng xếp lên tàu và
cơ quan nào cấp C/O. Các thông tin trên C/O phải khớp với các thông tin trên lOMoAR cPSD| 59054137
B/L và trên hóa đơn. C/O trong trường hợp này là C/O 3 bên thuộc 3 nước
khác nhau Singapore, Trung Quốc, Việt Nam. C/O được cấp là C/O form E vì
nằm trong khu vực mậu dịch tự do ASEAN- CHINA.
 Đối với hàng LCL: C/O trong trường hợp này dùng để chứng nhận hàng hóa
có xuất xứ 100% Trung Quốc. Vì hàng hóa là cáp sợi quang, hiệu commscope,
loại 2-1427431-4 thuộc diện miễn thuế nên chỉ cần xin C/O để chứng nhận
xuất xứ hàng hóa là Trung Quốc.
 Hợp đồng ngoại thương cần chú ý các thông tin quan trọng:
 Số hợp đồng: 212019-CSS
 Ngày hợp đồng: 29/03/2019
 Bên bán: Công Ty COMMSCOPE SOLUTIONS SINGAPORE PTE LTD.
Địa chỉ 73 Science Park Drive, #01-14/22 Cintech 1, Singapore Science Park 1, Singapore 118254
 Bên mua: Công ty TNHH TM-DV Tin Học Nhân Sinh Phúc. Địa chỉ 54 Hoa
Hồng, Phường 2, Quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh.
 Tên hàng: Cáp đồng nối mạng máy tính chưa có đầu nối, dây lớn có 8 sợi nhỏ
loại 6-219590-2 và loại 1427254-6 (1 thùng/ cuộn =350M)
 Tổng trị giá lô hàng: 51,532.79 USD
 Chất lượng: Hàng mới 100%
 Giá: Đồng tiền tính giá USD, theo điều kiện CIP (cước phí và bảo hiểm trả tới
điểm đến) Hồ Chí Minh Incoterms® 2010
 Thanh toán: Chuyển tiền bằng điện 100% giá trị hợp đồng bằng đồng đô la
Mỹ sau khi giao hàng trong vòng 120 ngày. Thông qua tài khoản của người
mua tại ngân hàng HSBC Việt Nam trả cho người bán tại ngân hàng Citibank N.A ở Việt Nam  Giao hàng:
- Bằng đường biển từ forwarder của người bán - Gửi từ Xiamen đến Hồ Chí Minh.
- Thời gian giao hàng: Một khi có sẵn (once available).
- Người gửi hàng: COMMSCOPE CONNECTIVITY (SUZHOU) CO.,LTD.
Địa chỉ EPZ II, NO, 77 QIMING ROAD SUZHOU INDUSTRIAL PARK, JIANGSU CHINA, 215121
Nếu trường hợp các chứng từ trên không hợp lệ hoặc các thông tin trên các chứng
từ không khớp với nhau phải yêu cầu nhà nhập khẩu chỉnh sửa trong thời gian sớm
nhất, tránh mất những chi phí lưu kho, lưu bãi. Và sau khi điều chỉnh phải ngay lập
tức gửi cho K&A Forwarding làm thủ tục nhận hàng. lOMoAR cPSD| 59054137
2.2.4 Nhận lệnh giao hàng
Vì theo hợp đồng ngoại thương giữa Công ty TNHH TM – DV Tin Học Nhân
Sinh Phúc và Công Ty COMMSCOPE CONNECTIVITY SUZHOU, Công ty TNHH
TM-DV Nhân Sinh Phúc mua hàng theo điều kiện thương mại CIP nên người bán có
nghĩa vụ thanh toán các chi phí liên quan về hàng hóa cho đến khi hoàn thành việc
giao hàng tại cảng Cát Lái (Catlai Terminal). Nên việc đi lấy lệnh Công ty
Commscope Connectivity Suzhou sẽ ủy quyền cho forwarder ở Việt Nam là công ty
DHL GLOBAL FORWARDING VIETNAM sẽ làm thủ tục đi nhận lệnh và bàn giao cho K&A Forwarding.
Trong thông báo hàng đến DHL GLOBAL FORWARDING VIETNAM nhận
được từ Công ty TNHH TM-DV Tin Học Nhân Sinh Phúc thể hiện hãng tàu MARINE
CONNECTIONS làm nghĩa vụ chuyên chở cho tuyến đường biển, theo thông báo
hàng đến để nhận lấy lệnh giao hàng (D/O) phải thực hiện các nghĩa vụ sau: Mang
theo giấy giới thiệu của công ty TNHH TM-DV Tin Học Nhân Sinh Phúc và bản thông báo hàng đến.
Nhận thông báo hàng đến:
• Sau khi NXK giao hàng forwarder, lô hàng được vận chuyển về tới kho hàng
hóa tại cảng Cát Lái (Catlai Terminal), forwarder sẽ fax hoặc email thông báo
hàng đến cho Công Ty TNHH TM-DV Tin Học Nhân Sinh Phúc, sau đó công
ty TNHH TM-DV Tin Học Nhân Sinh Phúc sẽ gửi lại thông báo hàng đến cho
DHL GLOBAL FORWARDING VIETNAM, nhân viên công ty sẽ tiếp nhận
các thông tin trên giấy báo hàng đến và làm thủ tục nhận D/O.
• Thông thường trên giấy báo hàng đến sẽ thể hiện những thông tin: người nhận
hàng, người gửi hàng, tên tàu, số chuyến, cảng xếp, cảng dỡ, số B/L, thời gian
dự kiến tàu đến, thông tin về hàng hóa.
• Trên thông báo hàng đến thể hiện rõ địa chỉ hãng tàu để thuận tiện cho việc
nhận D/O. Sau khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ DHL GLOBAL
FORWARDING VIETNAM sẽ cử nhân viên đại diện đến số 180-192 Đường
Nguyễn Công Trứ, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh
(Hãng tàu MARINE CONNECTIONS) để nhận D/O. Quy trình và thủ tục nhận D/O từ hãng tàu:
 Bước 1: Lấy số thứ tự, chọn mục chứng từ nhập khẩu.
 Bước 2: Vào đúng ô có số thứ tự nhận được, giao toàn bộ chứng từ đã
chuẩn bị bao gồm: Thông báo hàng đến, giấy giới thiệu của Công ty TNHH
TM-DV Tin Học Nhân Sinh Phúc. lOMoAR cPSD| 59054137
 Bước 3: Được chuyển qua quầy thanh toán chi phí, đóng các khoản phí
theo quy định của hãng tàu MARINE CONNECTIONS. Nhận được hóa
đơn thanh toán trở lại quầy chứng từ nhập khẩu.
 Bước 4: Ghi lại thông tin vào sổ theo dõi của hãng tàu, nhận B/L và D/O.
 Bước 5: Kiểm tra xem thông tin có trùng khớp hay không về số Bill of
Lading, con tàu, cảng đến, người nhận hàng, người gửi hàng, số lượng và khối lượng hàng hóa.
 Bước 6: Sau khi đầy đủ các thủ tục ta tiến hành “cược container”. Mục
đích cược container để phòng trường hợp có hư hỏng container, hãng tàu
sẽ thu phí bằng cách trừ vào tiền cược container. Tiếp theo ta cũng lấy số
thứ tự tại mục cược container/ trả cược, đóng tiền cược và nhận phiếu cược,
danh sách container và giấy xin mượn container để trả rỗng. Trên giấy xin
mượn container có thể hiện rõ số container, số B/L, nơi trả rỗng, số tiền
cược, thời hạn trả rỗng.
Sau khi nhận D/O DHL GLOBAL FORWARDING VIETNAM sẽ bàn giao lại cho K&A Forwarding.
2.2.5 Làm thủ tục hải quan
2.2.5.1 Khai hải quan điện tử
Sau khi nhận đầy đủ chứng từ để có cơ sở khai hải quan điện tử, ta tiến hành
mở tờ khai hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS5 VNACCS do Công Ty Thái Sơn phát hành.
Các chứng từ cần chuẩn bị: Vận đơn đường biển, hóa đơn, bảng kê chi tiết,
lệnh giao hàng, C/O, hợp đồng ngoại thương, thông báo hàng đến. Các thông tin của
các chứng từ trên là bắt buộc phải có trong nội dung của tờ khai điện tử. Nếu trong
quá trình chuẩn bị chứng từ bị sai sót dẫn đến thất lạc, nên liên hệ với nhà nhập khẩu
để nhận chứng từ mới. Nếu bị mất lệnh giao hàng hay B/L ta lên hãng đóng phí phát
hành lại D/O mang theo giấy tờ bao gồm: giấy giới thiệu, thông báo hàng đến, hóa
đơn giá trị gia tăng khi nhận lệnh giao hàng. lOMoAR cPSD| 59054137
Sơ đồ 2.2: Quy trình khai hải quan điện tử hàng nhập khẩu
ĐĂNG NHẬP PHẦN MỀM ECUS5 VINACCS
THIẾT LẬP HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
ĐĂNG KÝ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP
NHẬP LIỆU TỜ KHAI HẢI QUAN TRUYỀN TỜ KHAI HẢI QUAN KHAI CHÍNH THỨC
NHẬN KẾT QUẢ TỜ KHAI HẢI QUAN VÀ KẾT QUẢ PHÂN LUỒNG
Giải thích quy trình khai hải quan điện tử:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 VINACCS
Đầu tiên nhân viên khai báo của công ty sẽ vào phần mềm khai báo hải quan
điện tử ECUS5 VNACCS do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp. Đây
là phần mềm được thiết kế theo chuẩn mực của Hệ thống Hải quan hiện đại. Dưới
đây là giao diện của phần mềm lOMoAR cPSD| 59054137
Hình 2.1: Giao diện phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5 VINACCS
Bước 2: Thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu
Sau khi có đầy đủ chứng từ và chữ ký số của doanh nghiệp ta tiến hành
những bước khai cơ bản trên phần mềm khai báo hải quan điện tử. Đây là bước ghi
nhận để truyền tờ khai đến Chi Cục xử lý tờ khai thông quan, tại đây Chi Cục sẽ có
trách nhiệm nhận chứng từ và kiểm tra thông tin, thông quan cho hàng hóa, thu thuế nhập khẩu (nếu có). lOMoAR cPSD| 59054137
Hình 2.2: Thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu VNACCS
Đầu tiên đăng nhập phần mền VNACCS để thiết lập thông tin về cơ sở dữ
liệu cần truyền đến. Bao gồm nơi đăng ký làm thủ tục hải quan, nơi xử lý tờ khai và
tài khoản đăng nhập thông tin công ty.
Đối với Chi Cục hải quan truyền tờ khai làm thủ tục nhập khẩu tùy theo loại
hình hàng hóa chọn Chi cục truyền thích hợp.
Trên thực tế loại hình hàng nhập kinh doanh tiêu dùng được Chi Cục HQ CK
Cảng Sài Gòn KV I (02CI) xử lý. Sau khi chọn 02CI hệ thống sẽ tự động cập nhật
các thông tin bộ phận xử lí tờ khai nhập, bộ phận xử lý tờ khai xuất, địa chỉ khai báo.
Sau đó tiến hành ghi dữ liệu để lưu thông tin lOMoAR cPSD| 59054137
Bước 3: Đăng kí thông tin doanh nghiệp
Hình 2.3: Thiết lập thông tin doanh nghiệp trên VNACCS
Để đăng ký thông tin doanh nghiệp ta đăng ký bằng cách đăng ký danh sách
khách hàng với đại lý bao gồm các dữ liệu cần thiết sau và gõ bằng tiếng việt có dấu:
• Mã doanh nghiệp (Mã số thuế): 0301667950
• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI- DỊCH VỤ TIN HỌC NHÂN SINH PHÚC
• Địa chỉ doanh nghiệp: 54, Đường Hoa Hồng, Phường 2, Quận Phú
Nhuận, Tp Hồ Chí Minh 
Số điện thoại: 0908990084.
Sau khi nhập xong tiến hành ghi dữ liệu
Bước 4: Lên tờ khai hàng nhập
Để tiến hành nhập liệu ta vào đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA) trên phần mền ECUS5 VNACCS