Tài liệu Thực hành quản trị bán hàng và phân công nhiệm vụ | Thực hành quản trị bán hàng

lOMoAR cPSD| 45469857 Tuần 2
TÀI LIỆU HỌC TẬP MÔN THỰC HÀNH QUẢN TRỊ BÁN HÀNG
NỘI DUNG 2: XÁC ĐỊNH QUY MÔ LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG VÀ PHÂN CÔNG
TRÁCH NHIỆM CHO TỪNG VỊ TRÍ CÔNG TÁC 1. Mục đích:
Trong nội dung yêu cầu này sinh viên vận dụng kiến thức rèn luyện thành thạo các kỹ năng: -
Tính toán và xác định được quy mô của lực lượng bán hàng -
Xác định loại cơ cấu lực lượng bán hàng của doanh nghiệp -
Xây dựng được cơ cấu lực lượng bán hàng thể hiện qua sơ đồ cơ cấu
lực lượngbán hàng trong doanh nghiệp
-Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng 2. Yêu cầu
Để có thể xác định được quy mô và cơ cấu của lực lượng bán hàng, sinh viên cần nắm được
-Số liệu về quy mô lực lượng bán hàng hiện tại của công ty
-Số lượng cửa hàng hiện có và tần suất thăm viếng khách hàng của đại diện bán hàng
-Mục tiêu về số lượng cửa hàng mới của công ty trong năm kế hoạch
3. Hướng dẫn thực hiện
3.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng
Quy mô lực lượng bán hàng được hiểu là số lượng nhân sự cần thiết cho lực lượng
bán hàng theo từng chức danh bán hàng và ở một thời điểm nhất định
Xác định quy mô lực lượng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số
lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng, nhằm trả lời các
câu hỏi: Doanh nghiệp cần những chức danh bán hàng gì? Số lượng nhân sự cần thiết cho
từng chức danh bán hàng? Thời điểm cần? Xác định quy mô lực lượng bán hàng giúp cho
doanh nghiệp xây dựng được cơ cấu lực lượng bán hàng hợp lý, tránh cồng kềnh, lãng phí.
Ngoài ra, dựa trên bản quy mô lực lượng bán hàng, những nhà quản lý thấy rõ được từng lOMoAR cPSD| 45469857
công việc của từng vị trí, qua đó sẽ là cơ sở để xây dựng những kế hoạch về quản trị nhân lực hiệu quả
Căn cứ để xác định quy mô lực lượng bán hàng:
-Các mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp: Mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp là
cơ sở để xác định về số lượng và chất lượng nhân viên bán hàng cần có.
Giả sử một doanh nghiệp X chuyên kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm, xác định
mục tiêu trong năm kinh doanh N cần tăng thị phần trên địa bàn thành phố Hà Nội là 20%
so với năm N-1. Mục tiêu đó sẽ tác động tới mục tiêu doanh số và dựa trên năng suất lao
động bình quân của nhân viên bán hàng trong kỳ trước để xác định lượng nhân viên cần có
để đạt mục tiêu trong kỳ kinh doanh này. Tương tự với nhu cầu về chất lượng lực lượng
bán hàng, khi doanh nghiệp đặt mục tiêu bán hàng cao, để đạt mục tiêu đó đòi hỏi đội ngũ
lực lượng bán hàng phải có chất lượng và năng suất.
-Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp: Cùng với mục tiêu bán hàng, kế hoạch bán
hàng của doanh nghiệp ở từng thời kỳ nhất định sẽ giúp xác định chính xác, đầy đủ nhu
cầu về số lượng, chất lượng và cơ cấu đối với lực lượng bán hàng. Kế hoạch triển khai thực
hiện hoạt động bán hàng trong từng giai đoạn cụ thể sẽ chi phối hoạt động bán hàng của nhân viên
-Quy mô lực lượng bán hàng hiện có: Quy mô lực lượng bán hàng hiện có của doanh
nghiệp bao gồm về số lượng, chất lượng, cơ cấu và khả năng biến động của đội ngũ này sẽ
làm cơ sở để xác định mức cung nội bộ của doanh nghiệp đối với nhu cầu về lực lượng bán
hàng cần có trong tương lai.
-Năng suất lao động bình quân: Năng suất lao động bình quân của lực lượng bán
hàng trong các năm trước là cơ sở để xác định nhu cầu về mặt số lượng lực lượng bán hàng
ở kỳ kinh doanh tiếp theo.
Năng suất lao động bình quân chi phối trực tiếp bởi tỷ lệ quỹ lương cho nhân viên
bán hàng và doanh thu đạt được. Doanh nghiệp thường ấn định tỷ lệ quỹ lương cho nhân
viên bán hàng và doanh thu để xác định được số lượng nhân viên bán hàng cần thiết
-Tầm hạn quản lý của nhà quản trị bán hàng: Tầm hạn quản lý của nhà quản trị bán
hàng thể hiện ở số lượng các đầu mối phụ thuộc mà nhà quản trị phải trực tiếp điều hành.
Tầm hạn quản lý cho phép xác định được các chức danh bán hàng và số lượng nhà quản trị bán hàng lOMoAR cPSD| 45469857
-Quỹ lương dành cho công tác bán hàng: Việc xác định quy mô lực lượng bán hàng
còn phụ thuộc vào khả năng tài chính hay quỹ lương mà doanh nghiệp đó có thể chi trả cho
hoạt động bán hàng. Với một doanh nghiệp khó khăn về tài chính sẽ buộc phải giảm tối đa
lượng nhân viên bán hàng cần thiết hoặc lựa chọn một doanh nghiệp có khả năng tài chính
ổn định, sẵn sàng chi trả số tiền lớn dành cho công tác bán hàng thì có thể có điều kiện lựa
chọn lực lượng bán hàng có chất lượng cao hay thường xuyên tổ chức những chương trình
đào tạo để nâng cao chất lượng cho đội ngũ lực lượng bán hàng.
-Định mức bán hàng: Mỗi doanh nghiệp khi xác định quy mô lực lượng bán hàng
còn phải căn cứ vào định mức bán hàng hay còn gọi là hạn ngạch bán hàng. Hay có thể
hiểu đây là số lượng hàng hóa bán ra trong một thời gian nhất định. Thông thường, đối với
những định mức bán hàng cao sẽ đòi hỏi một số lượng nhân viên bán hàng lớn với các chức
danh cần thiết để đạt được định mức đề ra.
Phương pháp xác định quy mô lực lượng bán hàng theo khối lượng công việc
Bước 1: Xác định tổng số khách hàng sẽ tiếp cận (hoặc số cửa hàng)
Tổng số khách hàng sẽ tiếp cận = Tổng số khách hàng hiện có + Tổng số khách
hàng mới dự tính sẽ có được trong kỳ.
Bước 2: Phân nhóm khách hàng theo quy mô (nếu có)
Phân nhóm khách hàng theo quy mô dựa vào ước tính khối lượng tiêu thụ hàng
năm của từng đối tượng khách hàng.
Bước 3: Xác định tần suất viếng thăm mong muốn trong kỳ
Một kỳ thường tính là 1 năm, mỗi năm có 12 tháng, mỗi tháng có 4 tuần và mỗi tuần có 7 ngày.
Bước 4: Xác định tổng khối lượng công việc
Nhân số khách hàng với tần suất viếng thăm để xác định tổng khối lượng công
việc (tổng số lần viếng thăm ).
Bước 5: Xác định số lần viếng thăm khách hàng trung bình
Việc xác định số lần viếng thăm khách hàng trung bình mà một đại diện bán hàng có thể
thực hiện trong kỳ bằng một số phương pháp như cử đại diện làm thử, ước đoán dựa vào
thời gian yêu cầu viếng thăm, dựa vào lượng khách hàng trong mỗi khu vực, việc phân
bổ khách hàng hoặc sử dụng công ty dịch vụ để khảo sát. lOMoAR cPSD| 45469857
Bước 6: Xác định số đại diện bán hàng cần thiết
Việc xác định số đại diện bán hàng bằng cách chia tổng số lần viếng thăm cần
thiết trong 1 năm cho số lần viếng thăm trung bình trong 1 năm mà một đại diện bán hàng có thể thực hiện.
Bước 7: Xác định số Giám sát bán hàng
Số nhân viên giám sát được tính toán trên cơ sở phân công quản lý các Đại
diện bán hàng và tuỳ thuộc vào địa bàn (số lượng ĐDBH tại mỗi khu vực là khác nhau).
Bước 8: Xác định số Giám sát bán hàng khu vực
Số nhân viên Giám sát bán hàng khu vực được tính toán trên cơ sở phân công
quản lý các Giám sát bán hàng.
Ví dụ: Tính toán quy mô lực lượng bán hàng tại công ty X năm 2021
Ta có các số liệu năm 2020 của công ty như sau Số cửa hàng 200 cửa hàng
Số lượng đại diện bán hàng 20 người
Số lượng giám sát bán hàng 5 người
Số quản lý bán hàng khu vực 2 người Số Giám đốc bán hang 1 người Tần suất viếng thăm 2 lần
Từ bảng số liệu năm 2020 này ta có thể tính toán được:
- Tổng số lần thăm viếng 1 cửa hàng: 2*4*12=96 lần
-Số lần viếng thăm 200 cửa hàng là 96*200=19200 lần
-Số lần viếng thăm khách hàng của 1 đại diện bán hàng trong năm là 19200:20=960 lần
-Theo mục tiêu thì số cửa hàng năm 2021 tăng lên 50 cửa hàng. Vậy tổng số cửa hàng là 200+50=250 cửa hàng
-Số lần viếng thăm 250 cửa hàng sẽ thực hiện trong năm 2021 là 250*96=24000 lần lOMoAR cPSD| 45469857
-Vậy số đại diện bán hàng cần có để thực hiện khối lượng công việc theo thời gian thăm
viếng khách hàng là 24000:960=25 người.
-Vậy tính theo tầm hạn quản trị thì số giám sát bán hàng cần cho năm 2021 là 6 người,
quản lý khu vực là 2 người, Giám đốc bán hàng 1 người.
3.2 Xác định cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng và tiến hành phân công trách nhiệm
cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng.
Cơ cấu tổ chức bán hàng là sự phân bổ, sắp xếp nhân sự bán hàng một cách hợp lý
căn cứ vào khả năng, kinh nghiệm, tính cách nhân viên để thực hiện chiến lược bán hàng
hiệu quả nhằm mang lại lợi ích tối đa cho công ty.
Cơ cấu tổ chức bán hàng được thể hiện qua sơ đồ tổ chức bán hàng. Một công ty
kinh doanh, cho dù là hoạt động trong lĩnh vực nào nếu có bán hàng thì phải có cơ cấu tổ
chức. Cơ cấu tổ chức có thể được biểu hiện ra bên ngoài thông qua các sơ đồ, tuy nhiên,
cũng có những cơ cấu tổ chức được hiểu ngầm. Ngày nay, một công ty muốn kinh doanh
theo hướng chuyên nghiệp nghĩa là kinh doanh theo những chiến lược rõ ràng, có sứ mạng,
mục tiêu cụ thể thì cơ cấu bán hàng phải được thể hiện bằng các sơ đồ tổ chức bán hàng để
mọi người hiểu và hành động.
Một cơ cấu tổ chức bán hàng hợp lý sẽ giúp cho công ty phát huy tối đa các nguồn
lực thông qua việc sử dụng đúng người, đúng việc, sử dụng các phương tiện đúng nhiệm
vụ, đúng yêu cầu nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, từ đó giúp cho công ty phát triển
ổn định và ngày càng thành công hơn trên thương trường.
Các công ty có thể tổ chức lực lượng bán hàng theo các cách thức khác nhau tùy
theo mục tiêu và chính sách cụ thể của công ty, nhưng nhìn chung có bốn mô hình như sau: -
Tổ chức lực lượng bán hàng theo khu vực địa lý: Đây là cách thức phân bổ
theo vùng lãnh thổ chẳng hạn như miền Nam, miền Trung và miền Bắc, mỗi miền sẽ có
một người chịu trách nhiệm chung về lợi nhuận, quản lý và điều hành hoạt động tại khu
vực của mình cho thông suốt. Dưới người quản lý theo vùng hay khu vực này luôn có các
nhân viên bán hàng được phân công phụ trách và tiến hành hoạt động tại các khu vực trực
thuộc nhỏ hơn. Mô hình này sẽ triệt tiêu hoàn toàn khả năng hai hay nhiều nhân viên của
cùng một công ty đến tiếp xúc chào bán cho cùng một khách hàng. Ưu điểm của mô hình
này đó là tiết kiệm được chi phí quản lý, cấp quản lý dễ kiểm soát và đảm nhận công việc
hơn, nhân viên cũng xác định rõ trách nhiệm cũng như những nấc thang thăng tiến một lOMoAR cPSD| 45469857
cách rõ ràng. Mô hình này phù hợp khi sản phẩm là tương đối đồng dạng và không có nhiều
đòi hỏi về dịch vụ phụ từ phía khách hàng. Chẳng hạn, các công ty kinh doanh các sản
phẩm về nước khoáng, nước giải khát thường chọn mô hình này. -
Tổ chức lực lượng bán hàng theo sản phẩm: Cơ cấu của lực lượng bán hàng
được tổ chức theo sản phẩm hay ngành hàng của công ty. Điều này có nghĩa là nhân viên
bán hàng sẽ được huấn luyện chu đáo về ngành hàng hay sản phẩm mà mình phụ trách.
Những công ty có sản phẩm phức tạp hay nhiều tính năng kỹ thuật sẽ rất phù hợp với cơ
cấu tổ chức theo dạng này. Trong một số công ty để tránh tình trạng nhiều nhân viên đi gặp
cùng một khách hàng để chào hàng thì cơ cấu tổ chức theo sản phẩm sẽ được phối hợp
phân công theo vùng địa lý, như vậy tính hiệu quả sẽ cao hơn. Chẳng hạn như hiện nay các
công ty kinh doanh mặt hàng hóa chất hay máy văn phòng thường thiết kế lực lượng bán
hàng lực lượng bán hàng theo dạng này. -
Tổ chức theo khách hàng: Đây là cơ cấu tổ chức dựa trên các đặc điểm của
khách hàng như quy mô, hành vi mua sắm và yêu cầu về sử dụng sản phẩm. Cơ cấu tổ chức
này ngày một trở nên phổ biến và để thích ứng với thị trường một cách tốt nhất thì lực
lượng bán hàng phải nắm rõ đặc điểm của khách hàng, những yêu cầu đặc biệt và sự đòi
hỏi khá nhiều về dịch vụ, chính sách giá và sự chăm sóc tận tình từ phía nhân viên bán
hàng thậm chí họ còn chính là người có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tính chất của hàng hóa
cung cấp và có thể có những đòi hỏi cao hơn về mẫu mã như thiết kế riêng theo đơn hàng
chẳng hạn. Bên cạnh đó, việc sử dụng sản phẩm của khách hàng cũng là một yếu tố có ảnh
hưởng quan trọng. Cùng một sản phẩm như nhau nhưng những khách hàng khác nhau sẽ
có cách sử dụng khác nhau. Điều này đã khiến cho công ty phải có chiến lược riêng đối với
từng loại khách hàng. Hãng IBM đã có cách thức thiết kế lực lượng bán hàng như sau: một
nhóm sẽ phụ trách khách hàng là các tổ chức tài chính, nhóm khác phụ trách khách hàng
là những tổ chức công. Lý do của cách tổ chức này là IBM nhận thấy rằng về cơ bản thì
phần cứng máy tính có thể sử dụng như nhau tuy nhiên mỗi một loại hình kinh doanh hay
tổ chức thì cách thức ứng dụng phần mềm máy tính vào công việc lại khá khác nhau do
vậy khách hàng rất cần được tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ. Việc tổ chức theo dạng này đã
giúp IBM tiết kiêm được chi phí, chu đáo hơn trong dịch vụ và được khách hàng ngày một tin tưởng hơn. -
Cơ cấu tổ chức theo hỗn hợp: Đây là cơ cấu kết hợp giữa việc chuyên môn
hóa lực lượng bán hàng theo ngành hàng và khu vực địa lý hoặc kết hợp giữa việc phân bổ lOMoAR cPSD| 45469857
nhân viên dựa trên đặc điểm khách hàng và vùng địa lý. Mô hình này sẽ tối ưu hóa được
những dịch vụ và chất lượng phục vụ khách hàng.
Sau khi xây dựng xong cơ cấu tổ chức cho lực lượng bán hàng thì cần xác định được
nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí trong lực lượng bán hàng đó.
Ví dụ: Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng của công ty X trên địa bàn Hải Phòng. lOMoAR cPSD| 45469857 GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG DOANH Giám sát bán hàng Giám sát bán hàng Giám sát bán hàng Đại diện bán hàng các Đại diện bán hàng các Đại diện bán hàng các - Hồng Bàng - - Tiên Lãng - Lê Chân - - Cát Hải - - - - - - Thủy Nguyên
Phân công nhiệm vụ cho từng vị trí công tác trong cơ cấu tổ chức công ty X
Giám đốc bán hàng
- Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của Công ty
- Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị
- Thực hiện chính sách kinh doanh của Công ty
- Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng bán hàng cấp Công ty theo quy định của Công ty
- Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng
- Chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD trước Ban Tổng Giám đốc và các
cơ quan quản lý Nhà Nước khác lOMoAR cPSD| 45469857
- Quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo tuân thủ đúng theo
quy định của Công ty và Luật pháp Việt Nam
- Phê duyệt phương án kinh doanh của nhóm
- Xây dựng, phát triển và quản lý chuỗi công ty bán lẻ
- Đào tạo nhân viên đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực cho chuỗi công ty
bán lẻ trong phạm vi phụ trách
- Xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng
- Xây dựng hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp cho Công ty bán lẻ
- Lên kế hoạch bán hàng định kỳ năm/quý/tháng chuỗi Công ty
- Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của Công ty với hệ thống chất lượng
- Tổ chức việc Xác định và triển khai các hành động KPPN
- Tổ chức xử lý khiếu nại khách hàng cấp Công ty
- Tổ chức tuyển dụng và đào tạo các vị trí, các cán bộ nhân viên của Công ty.
- Đánh giá nhân viên dưới quyền
- Thu thập, phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan
- Báo cáo về hoạt động kinh doanh của Công ty cho Ban Tổng Giám đốc
Trưởng phòng kinh doanh
- Theo dõi để đánh giá hiệu quả làm việc, kiểm tra tiến độ thực hiện chỉ tiêu bán hàng của cấp dưới
- Lập kế hoạch khai thác và phục vụ cho các khách hàng lớn, chịu trách nhiệm
khai thác các khách hàng lớn và duy trì quan hệ tốt với khách hàng
- Tham gia vào việc quy hoạch quản lý đội nhóm và lập chính sách khuyến khích nhân viên
- Tham gia vào việc quy hoạch quản lý đội nhóm và lập chính sách khuyến khích nhân viên
- Lên kế hoạch đào tạo cho đội nhóm kinh doanh, training định kỳ cho các nhân
viên xây dựng nên đội nhóm kinh doanh mang “tinh thần thép
Giám sát bán hàng lOMoAR cPSD| 45469857
- Trực tiếp hoặc gián tiếp theo dõi và quản lý nhân viên bán hàng tại các địa điểm phân phối;
- Rà soát nội dung và hỗ trợ thực hiện các chương trình bán hàng, khuyến mại, tiếp thị;
- Giám sát và lập báo cáo theo dõi lượng hàng tồn kho, theo dõi khoản công nợ của mọi khách hàng;
- Chỉ đạo cấp dưới và đồng thời trực tiếp đảm bảo đáp ứng các chỉ tiêu doanh số doanh nghiệp đề ra;
- Nhanh chóng cập nhật thông tin thị trường về mặt hàng đang sản xuất và tiếp
cận xu hướng khách hàng để báo cáo lên cấp trên;
- Lên bản báo cáo, phân tích thị trường theo lịch định kỳ của công ty; - Kết
hợp với các phòng liên quan để hỗ trợ lẫn nhau trong mọi công việc.
Đại diện bán hàng
- Giới thiệu và tư vấn bán sản phẩm
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng để giới thiệu sản phẩm
- Đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng
- Chủ động liên hệ và tạo lập mối quan hệ với khách hàng
- Tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán.
- Khai thác thị trường nhằm đạt doanh số cao nhất
- Tham gia các lớp huấn luyện để trau dồi kiến thức nghề nghiệp và sản phẩm. 4. Kết quả:
Sản phẩm yêu cầu: Xác định được quy mô của lực lượng bán hàng cần có trong năm kế
hoạch. Xây dựng được cơ cấu lực lượng bán hàng thể hiện qua sơ đồ cơ cấu lực lượng bán
hàng, tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng vị trí công tác có trên sơ đồ cơ cấu lực lượng
bán hàng của doanh nghiệp.
5. Tài liệu tham khảo
5.1. Tài liệu học tập:
• Tài liệu thực tập Quản trị bán hàng, Trường Đại học KT- KTCN.
5.2. Tài liệu tham khảo:
• Lưu Chí Văn (2016), Chào hàng chuyên nghiệp để bán hàng thành công, NXB Thanh Niên lOMoAR cPSD| 45469857
• Richard Denny (2018) , Bán hàng thắng lợi, NXB Dân Trí
• Bùi Văn Danh và cộng sự (2012), Quản trị bán hàng, NXB Phương Đông.
• James M.Comer (1995), Quản trị bán hàng (Sales Management), NXB Thống kê
• Brian Tracy (2015), Thuật quản lý bán hàng, NXB Thế giới.
• https://helpcrm.misa.vn/