Tài Liệu Yêu Cầu Dự Án Quản Lý Hồ Sơ Sinh Viên Môn Công nghệ thông tin | Trường Đại học Huế

Câu 2a: TÀI LIỆU YÊU CẦU DỰ ÁN “QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN”
I. Giới thiệu hệ thống Lý do chọn đề tài
Công tác quản lý hồ sơ sinh viên tại Trường Đại học Khoa học hiện nay
thường gặp khó khăn do quy trình thủ công, dễ sai sót và tốn nhiều thời gian.
Việc xây dựng một hệ thống quản lý hồ sơ sinh viên hiện đại, tập trung và tự
động hóa là điều cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý đào tạo,
giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí.
Hướng giải quyết dự kiến
- Khảo sát quy trình quản lý hiện tại, thu thập thông tin về yêu cầu và
mong đợi của người dùng, quy trình làm việc liên quan đến Quản lý hồ sơ của sinh viên.
- Phân tích các yêu cầu chức năng và phi chức năng.
- Thiết kế cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu chức năng, bảo đảm tính toàn
vẹn, hiệu năng và bảo mật dữ liệu.
- Phát triển giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu của người dùng.
- Lập trình và triển khai hệ thống.
- Tiến hành kiểm thử để bảo đảm tính chính xác, hiệu quả và độ ổn định
của các chức năng được triển khai.
- Tổ chức đào tạo cho người dùng để nắng vững cách sử dụng hệ thống và
bảo đảm việc sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
- Thực hiện bảo trì, cập nhật và nâng cấp hệ thống theo yêu cầu thực tế
bảo đảm hệ thống luôn đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Mô tả tổng quát về hệ thống xây dựng
Hệ thống Quản lý Hồ sơ sinh viên là phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin cá
nhân sinh viên, kế hoạch học tập, kết quả học tập, tình trạng học tập. Hệ
thống hỗ trợ người quản lý trong việc cập nhật, thống kê và truy xuất dữ liệu
một cách nhanh chóng và chính xác.
II. Khảo sát hệ thống
1. Khảo sát hiện trạng
1.1. Phương thức khảo sát
- Thứ nhất, thu thập tài liệu liên quan đến Hệ thống Quản lý hồ sơ sinh viên
bao gồm cả cách thức hoạt động của hệ thống, các tính năng và chức năng.
+ Việc khảo sát được thực hiện thông qua các phương pháp sau:
• Phỏng vấn trực tiếp cán bộ phòng đào tạo để tìm hiểu quy trình
quản lý hồ sơ hiện tại.
• Quan sát thực tế quy trình tiếp nhận, cập nhật thông tin sinh viên tại văn phòng khoa.
• Phát phiếu khảo sát cho sinh viên và giảng viên để thu thập đánh
giá về độ hiệu quả, tính tiện lợi và các vướng mắc thường gặp.
- Thứ hai, tìm kiếm các tài liệu liên quan đến các yếu tố cần khảo sát, như
báo cáo, tài liệu hướng dẫn,...
- Thứ 3, đánh giá các tài liệu đã thu thập được, tập hợp thông tin cần thiết
và phân tích để đưa ra kết luận cũng như giải pháp đề xuất cải tiến cho Hệ
thống Quản lý hồ sơ sinh viên.
- Thứ 4, từ các kết quả khảo sát, đánh giá, đi đến xây dựng hệ thống Quản lý hồ sơ sinh viên.
1.2. Kết quả khảo sát
Kết quả khảo sát cho thấy hệ thống hiện tại tồn tại nhiều bất cập: -
Việc lưu trữ hồ sơ chủ yếu sử dụng file Excel và văn bản giấy, dễ thất
lạc hoặc trùng lặp dữ liệu. -
Cập nhật thông tin sinh viên thường chậm trễ và thiếu đồng bộ giữa các đơn vị. -
Việc thống kê, truy xuất dữ liệu khi cần phải làm thủ công, mất nhiều
thời gian và dễ xảy ra sai sót. -
Thiếu phân quyền rõ ràng giữa người quản lý, giảng viên và sinh viên.
1.3. Hướng giải quyết
Để khắc phục các vấn đề trên, hệ thống phần mềm mới cần đảm bảo:
- Tập trung dữ liệu hồ sơ sinh viên trên hệ thống điện tử duy nhất.
- Phân quyền hợp lý, bảo mật thông tin và truy cập đúng vai trò.
- Tự động hóa thống kê, lọc và tìm kiếm theo nhiều tiêu chí.
- Tích hợp khả năng mở rộng với hệ thống đào tạo hiện tại với hệ thống khác trong tương lai. 2. Mô tả hệ thống
Hệ thống Quản lý hồ sơ sinh viên sẽ thực hiện các chức năng chính như:
quản lý hồ sơ sinh viên, cập nhật kế hoạch học tập, lưu trữ kết quả học tập,
phân quyền người dùng, tìm kiếm và thống kê dữ liệu. Hệ thống cung cấp
giao diện đơn giản, dễ sử dụng, có thể mở rộng và tích hợp với các hệ thống
đào tạo khác trong tương lai.
3. Ưu điểm của hệ thống
- Giảm thiểu sai sót trong nhập liệu.
- Tăng độ chính xác và nhất quán của dữ liệu.
- Dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin.
- Hỗ trợ thống kê và xuất báo cáo nhanh chóng.
- Phân quyền rõ ràng cho từng loại người dùng.
- Hệ thống có thể mở rộng và tích hợp.
4. Chức năng của hệ thống
- Quản lý thông tin sinh viên: thêm, sửa, xóa, tìm kiếm sinh viên theo nhiều tiêu chí.
- Cập nhật kế hoạch học tập: đăng ký học phần, học kỳ, xem lịch học.
- Quản lý kết quả học tập: nhập điểm, tính điểm trung bình, xếp loại.
- Thống kê và báo cáo: theo lớp, khoa, học lực,...
- Quản lý tài khoản: tạo tài khoản, chỉnh sửa tài khoản, phân quyền truy
cập theo vai trò (cán bộ, giảng viên, sinh viên).
- Xuất báo cáo: xuất dữ liệu ra file Excel hoặc PDF.
5. Các đối tượng có trong hệ thống
- Sinh viên: Mã số sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, lớp, khoa, khóa
học, trạng thái học tập.
- Giảng viên: Mã giảng viên, họ tên, học vị, khoa, học phần phụ trách.
- Cán bộ quản lý: Mã cán bộ, họ tên, chức vụ, phòng ban.
- Lớp: Mã lớp, tên lớp, cố vấn học tập.
- Khoa: Mã khoa, tên khoa, trưởng khoa.
- Kế hoạch học tập: Học kỳ, danh sách học phần, số tín chỉ.
- Kết quả học tập: Môn học, điểm, điểm trung bình, học lực.
- Người dùng: Tên đăng nhập, mật khẩu, vai trò.
- Thống kê: Báo cáo theo lớp, khoa, học lực,...
- Quản trị hệ thống: Phân quyền, quản lý người dùng.
Câu 2b: Lập mạng công việc và xác định thời gian sớm nhất có thể hoàn thành.
a) Thời gian bắt đầu sớm nhất, thời gian kết thúc muộn nhất:
Theo công thức tính thời gian bắt đầu sớm nhất: Ts(j) = max{ts(i) + tcv(i,j)}, ta có:
Ts(0) = 0 thời gian bắt đầu sự kiện Ts(1) = 0 + 5 = 5 Ts(2) = 0 + 7 = 7
Ts(3) = max{(5 + 4), (7 + 1)} = 9 Ts(4) = 9 + 4 = 13
Ts(5) = max {(7 + 3), (9 + 12), (13 + 0)} = 21 Ts(6) = 21 + 20 = 41
Theo công thức tính thời gian kết thúc muộn nhất: Tm(i) = min{tm(j) – tcv(i,j)}, ta có: Tm(6) = 41 Tm(5) = 41 – 20 = 21 Tm(4) = 21 – 0 = 21
Tm(3) = min{(21 – 12), (21 – 4)} = 9
Tm(2) = min{(9 – 1), (21 – 3)} = 8 Tm(1) = 9 – 4 = 5 Tm(0) = 0 b) Thời gian dự phòng Tdf(A) = 5 – 0 – 5 = 0 Tdf(B) = 8 - 0 – 7 = 1 Tdf(C) = 9 – 5 – 4 = 0 Tdf(D) = 21 – 7 – 3 = 11 Tdf(E) = 9 – 7 – 1 = 1 Tdf(F) = 21 – 9 – 4 = 8 Tdf(G) = 41 – 21- 20 = 0 Tdf(H) = 21 – 9 – 12 = 0
Công việc gantt: Do A, C, H, G có Ts = Tm, Tdf = 0 và có độ dài của nó là
lớn nhất, nên các công việc này sẽ thuộc đươgf Gantt
Ta có: A -> C -> H -> G.
Thời gian ước lượng hoàn thành dự án cũng là thời gian thực hiện các công
việc Gantt là: 5 + 4 + 12 + 20 = 41 ngày.
Câu 4a: Chỉ ra chức năng dịch vụ tương ứng theo mỗi người dùng của hệ thống. * Sinh viên:
- Xem, tra cứu thông tin cá nhân
- Xem kế hoạch học tập, lịch học, danh sách học phần đã đăng ký
- Xem kết quả học tập: điểm từng môn, điểm trung bình học kỳ, xếp loại học lực
- Xem thông báo, báo cáo liên quan đến kết quả học tập
- Cập nhật một số thông tin cá nhân (Nếu được phép như email, số điện thoại,…) * Giảng viên
- Xem danh sách sinh viên the lớp học phần phụ trách.
- Nhập và cập nhật điểm cho sinh viên (Điểm quá trình, điểm thi,…)
- Xem kết quả tổng hợp và học lực của sinh viên
- Xuất bảng điểm môn học * Cán bộ quản lý
- Thêm, sửa, xoá thông tin sinh viên
- Quản lý kế hoạch học tập: tạo học kỳ mới, cập nhật danh sách học phần
- Thống kê, tìm kiếm theo lớp, khoa,…
- Xuất file báo cáo (Excel/PDF)
- Quản lý tài khoản người dùng trong hệ thống.
- Phân quyền người dùng trong hệ thống. Câu 4b:
* Xét đoạn chương trình (P): If E then R else S; Có nghĩa là:
+ Nếu E = true thì thực hiện đoạn chương trình R
+ Nếu E = false thì thực hiện đoạn chương trình S
⟶ Chỉ một trong hai (R hoặc S) được thực hiện một lần suy nhất, tuỳ vào giá trị của E.
* Xét đoạn chương trình (Q): Var c, d: Boolean; d := not E; While d do Begin S; d := E; End; c := E; While c do Begin R; c := not c; End; - Phân tích d := not E; While d do Begin S; d := E; End;
- Nếu E = true thì d := false, vòng lặp While d không thực hiện được, nên S không chạy.
- Nếu E = false thì d := true, vòng lặp được thực hiện: + Đầu tiên chạy S
+ Sau đó d := E tức là d = false, nên While d dừng.
=> Trong trường hợp E = false, S thực hiện được đúng 1 lần - Phân tích c := E; While c do Begin R; c := not c; End;
- Nếu E = true thì c := true, vòng lặp được thực hiện: + Đầu tiên chạy R
+ Sau đó c := not E tức là c = false, nên While c dừng.
=> R được thực hiện đúng một lần
- Nếu E = false thì c := false, vòng lặp While c không thực hiện được, nên R không chạy.
=> Trong trường hợp E = true, R thực hiện được đúng 1 lần