1
Page 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TPHCM
VIỆN HỢP TÁC PHÁT TRIỂN ĐÀO TẠO
ỨNG DỤNG CNTT TRONG KẾ TOÁN
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN
PHÂN TÍCH NG DỤNG
CÁC M EXCEL BẢN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGƯỜI THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ NGỌC HIẾU
LỚP: 24TXKTB1
Page
1
LỜI NÓI ĐẦU
do chọn đề tài
Trong quá trình học tập làm việc em nhận thấy rằng trong tất cả các doanh nghiệp
hiện nay đều trang bị các thiết bị như máy tính kết nối mạng đầy đủ, tuy nhiên đa số
mọi người còn thực hiện thao tác kế toán một cách thủ công chưa được thiết thực.
Cùng với sự phát triển của đất nước theo con đường công nghiệp hóa - hiện đại hóa,
công nghệ thong tin không ngừng phát triển mạnh mẽ, việc sử dụng thành thạo công
nghệ thông tin cũng như c ứng ụng excel trong công tác kế toán không thể thiếu
trong việc quản của nhà ớc cũng như điều hành tại các doanh nghiệp.
Em chọn đề tài ng dụng các hàm excel trong công tác kế toán đây một đề tài thú
vị liên quan đến quá trình học tập công việc của em trong tương lai. Trong quá trình
làm bài s giúp e tìm hiểu được nhiều kiến thức trang bị cho bản thân được nhiều
kinh nghiệm hơn.
Page
2
I. TỔNG QUAN VỀ EXCEL
Excel một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm này giúp
người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử thông
tin nhanh chóng chính xác với một ợng dữ liệu lớn.
Một số tính năng của Excel bản như:
Nhập lưu dữ liệu: Bạn thể nhập dữ liệu vào các trang tính, sau đó lưu lại
khi ng thể mở ra.
Hỗ trợ các công thức để tham gia tính toán: Có rất nhiều công thức để tính toán
như: SUM,COUNT, SUMIF IF,...
Vẽ biểu đồ: Dựa trên số liệu được đưa ra, bạn th vẽ biểu đồ để dễ dàng hơn
trong việc đánh giá.
Tạo liên kết nhiều bảng tính: Giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn.
Hỗ trợ bảo mật an toàn: Hỗ trợ người dùng cài password khi mở file.
Excel được ra đời nhằm ứng dụng thực tế o nhiều ngành nghề khác nhau như:
Kế toán: Đây ngành sử dụng Excel khá thường xuyên để tính toán, lập các
báo cáo hàng ngày, báo o tài chính,...
Ngân hàng: Quản nhân sự, tài sản các danh sách.
Kỹ sư: nh toán dữ liệu để tham gia vào các công trình xây dựng, dự án,...
Giáo viên: Quản thông tin tính điểm cho học sinh
II. GIỚI THIỆU CÁC HÀM BẢN CỦA EXCEL ĐƯỢC DÙNG TRONG K
TOÁN:
1. Hàm đếm (COUNT)
Trong số 10 hàm Excel kế toán thường dùng thì hàm đếm được xem hàm bản
thường xuyên được sử dụng. Hàm y sử dụng để đếm c ô trong một vùng hoặc
trên toàn b bảng tính.
Công thức: Hàm COUNT = COUNT (Value 1, Value 2,… Value n)
2. Hàm tính tổng hợp (SUM)
Page
3
SUM hàm tính tổng hợp trong Excel. Đây cũng m kế toán cần sử dụng nhất.
Những công việc cần dùng hàm SUM bao gồm tính thuế, tính giá trị hàng hóa,… Hàm
tính tổng hợp nhiệm vụ tính tổng các số trong dãy ô.
Công thức: Hàm SUM = SUM (Num 1, num 2,… num n)
Trong đó: Num 1, num 2, num n: c số cần tính tổng.
3. Hàm đếm điều kiện (COUNTIF)
COUNTIF một trong 10 hàm Excel mà kế toán thường dùng để đếm số lượng ô đáp
ứng cùng một điều kiện cụ thể. dụ: Kế toán cần đếm số nhân viên, số lần mua hàng
của một khách hàng,…
Công thức: Hàm COUNTIF được tính theo cấu trúc COUNTIF (range; criteria)
Trong đó:
Range: phần dữ liệu bạn muốn đếm, th chứa số, mảng hoặc tham
chiếu chứa số.
Criteria: Điều kiện bắt buộc để đếm c giá trị trong range, thể dạng số,
biểu thức, chuỗi n bản hoặc tham chiếu chứa ô.
4. Hàm tổng điều kiện (SUMIF)
Hàm SUMIF trong Excel đ tính tổng những ô thỏa mãn điều kiện nhất định.
Công thức: Hàm SUMIF = SUMIF (range, criteria, [sum_range])
Trong đó:
Range: vùng điều kiện cần tính tổng.
Criteria: Điều kiện được tạo ra để tính tổng các giá trị.
Sum_range: Tất c các ô dùng để tính tổng.
dụ như dùng để:
- Tổng hợp số liệu từ nhật chung n PS Nợ, PS trên bảng CĐPS tài khoản.
- Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên bảng xuất nhập tồn.
- Tổng hợp số liệu từ nhật chung lên PS Nợ, PSc của bảng Tổng hợp phải thu,
phải trả khách ng.
Page
4
5. Hàm MIN, MAX
Hai hàm MIN, MAX được xem 2 hàm bản nhất trong 10 hàm Excel mà kế toán
thường dùng. Hai hàm y giúp tìm kiếm các g trị lớn nhất hoặc nh nhất trong vùng
dữ liệu hoặc cả bảng tính.
Công thức:
Hàm MIN = MIN (number 1, number 2,… number n): Trả về kết qu
giá trị thấp nhất trong ng dữ liệu hoặc bảng tính.
Hàm MAX = MAX (number 1, number 2,… number n): Trả về kết qu
giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.
6. Hàm trung bình cộng AVERAGE
Hàm AVERAGE được ng để nh trung bình cộng của một dãy số. Từ đó, hỗ trợ
việc tính toán trở nên nhanh chóng thuận tiện hơn.
Công thức: Hàm AVERAGE = AVERAGE (number 1, number 2,…)
7. Hàm LEFT, RIGHT
Hàm LEFT, RIGHT giúp kế toán tách ra một hoặc nhiều tự dễ dàng. dụ như ch
tên ra khỏi họ tên, tách lấy hàng hóa.
Công thức:
Hàm LEFT được tính bằng cấu trúc LEFT(text, num_chars)
Hàm RIGHT được tính bằng cấu trúc RIGHT(text, num_chars)
Trong đó:
Text: biểu thức thứ tự cần tách.
Num_chars: số ợng tự cần tách từ phía n trái hoặc bên phải.
8. Hàm tìm kiếm theo phạm vị VLOOKUP
Page
5
VLOOK là một trong các hàm excel kế toán thường dùng quan trọng nhất. Hàm
này giúp kế toán tìm kiếm mọi thứ trong bảng hoặc phạm vi nhất định. Bằng cách y,
chúng ta thể thống tìm dữ liệu theo cột chính xác.
Công thức: Hàm VLOOKUP được tính bằng cấu trúc VLOOKUP (lookup_value,
table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
Lookup_value: giá trị đối chiếu với cột đầu của bảng cần tìm.
Table_array: bảng chứa giá trị dữ liệu cần tìm, để dạng giá trị tuyệt đối
bằng ch đặt dấu “$” trước.
Col_index_num: thứ tự của cột chứa giá trị tìm trên bảng chứa giá trị dữ
liệu.
[Range_lookup]: phạm vi dùng để tìm kiếm, TRUE ứng với 1 và FALSE ứng
với 0.
dụ như dùng để:
- Tìm mã hàng hóa, tên hàng a từ danh mục hàng hóa về bảng xuất nhập tồn.
- Tìm đơn giá xuất kho từ bên bảng xuất nhập tồn về phiếu xuất kho.
- Tìm mã Tk, tên Tk từ danh mục i khoản về bảng CĐPS.
9. Hàm tìm giá trị trong hàng HLOOKUP
Hàm HLOOKUP sử dụng gần giống như VLOOKUP. Nhưng chúng ch tìm kiếm một
giá trị trong hàng trên cùng vùng giá trị hoặc bảng s trả về giá tr trung cùng cột từ
hàng bạn chỉ định từ trước.
Công thức: Hàm HLOOKUP được tính bằng cấu trúc HLOOKUP(lookup_value,
table_array, row_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
Page
6
Lookup_value: giá trị đối chiếu với cột đầu của bảng cần tìm.
Table_array: bảng chứa giá trị dữ liệu cần tìm, để dạng giá trị tuyệt đối
bằng ch đặt dấu “$” trước.
Row_index_num: thứ tự của hàng chứa giá trị tìm trên bảng chứa giá trị
dữ liệu.
[Range_lookup]: phạm vi dùng để tìm kiếm, TRUE ứng với 1 và FALSE ứng
với 0.
10. Hàm IF
Đây m trả về giá trị thứ nhất trong trường hợp điều kiện đúng. Đồng thời, trả về
giá trị thứ 2 trong trường hợp điều kiện sai.
Công thức: Hàm IF được tính bằng cấu trúc IF(logical_test, [value_if_true],
[value_if_false])
Trong đó:
Logical_test: Giá trị giá trị đúng true hoặc sai false.
[Value_if_true]: Kết quả hàm trả về nếu logical_test đúng.
[Value_if_false]: Kết quả hàm trả về nếu logical_test sai.
Value 1: tham số đầu tiên trong vùng tham chiếu để đếm các giá trị.
Value 2: tham số tùy chọn không bắt buộc, tối đa 255 mục ô
tham chiếu để đếm giá trị.
11.Hàm SUBTOTAL
Subtotal hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu
tuỳ theo phép tính bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất.
Page
7
pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…)
Function_num các con số từ 1 đến 11 (hay thêm 101 đến 111 trong
phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán
trong subtotal
Ref1, ref2,… các vùng địa ch tham chiếu bạn muốn thực hiện phép
tính trên đó
dụ như dùng để:
- Tính tổng số phát sinh trong kỳ.
- Tính tổng cho từng i khoản cấp 1
- Tính tổng tiền tồn cuối ngày.
12. Hàm INDEX
INDEX là hàm trả về mảng, giúp lấy các giá trị tại một ô nào đó giao giữa cột dòng.
thể hiểu, trong 1 mảng cho trước, nếu biết được vị t (dòng cột) của một phần
tử thì m này sẽ giúp lấy giá trị tại ô đó.
pháp hàm INDEX=INDEX(array;row_num;[column_num])
Trong đó:
array: ng ô hoặc một hàng số mảng o đó;
row_num: chọn hàng trong mảng từ đó trả về một giá trị;
column: chọn cột trong mảng từ đó trả về một giá trị.
II. CÁCH TỔ CHỨC DỮ LIỆU
A. SỐ TÀI KHOẢN
Tất cả các i khoản doanh nghiệp sử dụng để định khoản kế toán đều phải đăng sẵn
phản ánh số dư đầu kỳ của các tài khoản vào trong Bảng Danh Mục Tài Khoản.
Số hiệu tài khoản : Mỗi tài khoản một số hiệu riêng, i khoản được mở chi tiết cho
từng đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết ( Mỗi vật , hàng hóa , mỗi khách
hàng, mỗi ccdc) theo nhu cầu quản lập báo cáo kế toán.
Page
8
Trong bảng danh mục tài khoản chỉ mặt các tài khoản được phép ng để định
khoản (tài khoản chi tiết), còn c i khoản tổng hợp sẽ không được tồn tại trong bảng
danh mục tài khoản.
MATSNV ( tài sản nguồn vốn) dùng để c định vị trí của từng tài khoản trong
Bảng n Đối Kế Toán.
Cột Loại TK: c tài khoản số phát sinh nợ tăng( số bên nợ) thì loại tài khoản
quy ước là “N”.Ngược lại những tài khoản số phát sinh tăng ( số bên có) thì
loại tài khoản quy ước “C”.
Loại tài khoản được đặt theo tính chất bản của từng i khoản, không đặt cho trường
hợp cụ th của từng tài khoản chi tiết (VD: 131 được quy ước tài khoản “N”- không
phân biệt dư n hay dư có).
CỘT SỐ ĐẦU KỲ: phản ánh số đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở.
Nếu 1 tài khoản loại tài khoản “N” mà số dư đầu kỳ s thì s đầu kỳ
phải nhập số âm, một tài khoản loại tài khoản “C số đầu kỳ nợ thì
số đầu kỳ cũng phải nhập số âm.
B. CÁC CÔNG VIỆC ĐẦU NĂM TÀI CHÍNH
1. Chuyển số cuối kỳ năm trước sang làm số đầu kỳ năm nay:
- Vào số dư đầu kỳ bảng cân đối phát sinh tháng
- Vào số dầu kỳ c Sổ chi tiết tài khoản 142, 242, 211, 131, Bảng tổng hợp
Nhập Xuất Tồn, các Sổ khác ( nếu )
- Chuyển lãi ( lỗ ) năm nay về m trước ( Căn cứ vào số đầu kỳ TK 4212
trên Bảng TK để chuyển ). Việc thực hiện này được định khoản trên Nhật ký chung
chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm
dụ: - Kết chuyển Lãi Lỗ m trước sang năm nay( căn cứ vào số TK 421
TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối) trên Bảng Cân đối phát sinh Tài
khoản của năm trước): đưa ra 2 TH
Page
9
- TH1: Nếu TK 4212 số n Nợ: ta xác định rằng Doanh nghiệp này tham
gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước lỗ. Chúng ta thực hiện bút toán kết
chuyển
Nợ TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm trước
TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối m nay
- TH2 Nếu TK 4212 số bên Có: ta xác định rằng Doanh nghiệp này tham
gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước Lãi. Chúng ta thực hiện bút toán
kết chuyển như sau:
Nợ TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm nay
TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối m trước
2. Hạch toán chi phí thuế Môn bài phải nộp trong năm nay:
Đưa ra bút toán: Nợ TK 6422 - CP Quản Doanh nghiệp
TK 3338 - Các loại thuế khác
Khi nộp thuế Môn bài: Kế toán hạch toán theo 2 TH:
- TH1: Nếu nộp bằng Tiền mặt Việt Nam Đồng TK 1111
Nợ TK 3338
TK 1111
- TH2: Nếu nộp thuế bằng chuyển khoản - Tiền Việt Nam Đồng gửi Ngân hàng
TK 1121
Nợ TK 3338
TK 1121
C. CÁC CÔNG VIỆC TRONG THÁNG:
1. Vào các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên Nhật Chung.
Tất c các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều hạch toán trên sổ Nhật
chung sau đó mới đến c sổ chi tiết liên quan. dụ khi đi mua hàng: sau khi chúng
ta hạch toán trên sổ Nhật chung chúng ta sẽ vào Bảng phiếu Nhập kho (nếu hàng
đã về) vào bảng phân bỏ chi phí thu mua (nếu phát sinh)
CHÚ Ý: TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC PHẢI SỰ ĐỒNG NHẤT VỀ
TÀI KHOẢN ĐỒNG NHẤT VỀ HÀNG HOÁ, CỤ THỂ:
1.1/ Trường hợp liên quan đến TK 331, TK 131
Page
10
a/ Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới Thì phải khai báo chi tiết
đối ợng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt Tài khoản (
khách ng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới
khai o.
VD: Phải thu của Trung tâm kế toán An Hiểu Minh ( khách hàng mới ).
Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng Trung m kế toán An Hiểu Minh với
Khách hàng : 1311 hoặc 131AHM ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo
TK như thế nào tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )
Việc đặt mã là để chi tiết cho Nhà cung cấp, sao cho dễ nhớ tuyệt đối không được
trùng lặp.
Bước 2: Hạch toán bên NKC theo TK ( KH ) đã khai báo cho Trung tâm kế
toán An Hiểu Minh 131AHM
b/ Nếu không phát sinh Khách ng mới t khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK
131 TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Khách hàng đã định khoản
trên NKC.
1.2/ Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ ( tức liên quan đến TK
142, 242, 214 )
- Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 142, 242, 214 để khai
báo thêm công cụ dụng cụ hoặc i sản này o bảng tính ra s cần phân bổ trong
kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.
1.3/ Trường hợp mua hoặc bán ng hoá:
a/ Trường hợp mua hàng hoá:
- Bước 1: Bên Nhật chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào,
chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền dòng Cồng tiền hàng trên hoá đơn
mua o
- ớc 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết từng mặt hàng mua
theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:
+ Nếu mặt hàng mua o đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay DM
hàng hoá để lấy Mã hàng, tên ng cho hàng h đó thực hiện nhập
+ Nếu mặt hàng mùa vào ng mới t phải đặt hàng cho từng mặt hàng
trên DMHH sau đó thực hiện nhập trên PNK theo hàng đã khai báo
Page
11
- Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua
hàng thì Đơn giá nhập kho đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí
mau hàng cho từng mặt ng như sau: ( thể lập bảng ính riêng cho việc phân bổ ch
phí).
b/ Trường hợp bán hàng hoá:
- Bước 1: Bên Nhật chung không phải khai chi tiết từng mặt ng bán ra, chỉ
hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền dòng” CỘng tiền hàng trên hoá đơn bán
ra.
- Bước 2: Đồng thời về Phiếu Xuất kho, khai o chi tiết từng mặt hàng bán ra
theo Hoá đơn vào Phiếu XK.
+ Để lấy được ng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng hoá để lấy.
+ Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: CÔng ty áp dụng phương
pháp tính gái xuất kho phương pháp Bình quân cuối kỳ , nên cuối tháng mới
thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn ng bán trong kỳ.
Chú ý:
- Khi vào bảng xuất kho thì chỉ o số lượng, chưa đơn giá xuất kho
đơn giá cuối kỳ mới nh được bên Bảng Nhập Xuất TỒn kho
- Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập Xuất Tồn thì sử dụng hàm
VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập Xuất Tồn về PXK
III. ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA EXCEL TRONG NG TÁC KẾ TOÁN:
A. ƯU ĐIỂM:
- Không phụ thuộc vào nhà phát triển, ng khả năng tự mày mò, làm chủ công việc
cho kế toán viên.
- Excel phần mềm phổ thông.
- Chi phí đầu o thấp.
- Phù hợp cho việc tạo các bảng biểu tính toán.
- tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách báo cáo kế toán theo yêu cầu
mới của ch doanh nghiệp. Linh động trong mọi trường hợp, thể tùy biến số liệu để
lên các o cáo theo yêu cầu cuar nhà quản trị.
B. NHƯỢC ĐIỂM:
Page
12
- Giới hạn người dùng.
Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm, phụ thuộc vào người làm, nếu có thay đổi
về nhân sự trong bộ phận kế toán t nhân viên mới sẽ gặp khó khăn trong việc tiếp
nhận công việc. Trong khi đó, phần mềm kế toán nguyên , có tài liệu ớng dẫn
sử dụng để người sau có thể dễ dàng tiếp nhận công việc.
- Khâu nhập liệu sẽ tốn khá nhiều thời gian, dữ liệu kế toán u trữ trong file độc lập,
dữ liệu >5Mb mở rất chậm.
Đối với kế toán trên excel nhân viên kế toán phải hạch toán thủ công hàng ngày. Trong
khi làm phần mềm thì có định nghĩa hết tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành
thư viện nghiệp vụ (KH thể tự định nghĩa được) khi thực hiện nghiệp vụ kế toán
thì người dùng không còn quan tâm chuyện Nợ/Có.
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống mang tính quản trị
rất khó.
- Kế toán bán th công.
- nh bảo mật chưa cao. Không chức ng ràng buộc dữ liệu như các phần mềm
quản trị sở dữ liệu.
Macro của Excel thể bij xóa bởi các phần mềm diệt virus trong khi các sở d
liệu của phần mềm kế toán ít b trục trặc. Tính an toàn cao của phần mềm kế toán với
các công cụ về CSDL như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa
CSDL nếu không quyền.

Preview text:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TPHCM
VIỆN HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN ĐÀO TẠO

ỨNG DỤNG CNTT TRONG KẾ TOÁN
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN
PHÂN TÍCH ỨNG DỤNG
CÁC HÀM EXCEL CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGƯỜI THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ NGỌC HIẾU LỚP: 24TXKTB1 1 Page 1 LỜI NÓI ĐẦU Lý do chọn đề tài
Trong quá trình học tập và làm việc em nhận thấy rằng trong tất cả các doanh nghiệp
hiện nay đều trang bị các thiết bị như máy tính và kết nối mạng đầy đủ, tuy nhiên đa số
mọi người còn thực hiện thao tác kế toán một cách thủ công và chưa được thiết thực.
Cùng với sự phát triển của đất nước theo con đường công nghiệp hóa - hiện đại hóa,
công nghệ thong tin không ngừng phát triển mạnh mẽ, việc sử dụng thành thạo công
nghệ thông tin cũng như các ứng ụng excel trong công tác kế toán là không thể thiếu
trong việc quản lý của nhà nước cũng như điều hành tại các doanh nghiệp.
Em chọn đề tài Ứng dụng các hàm excel trong công tác kế toán vì đây là một đề tài thú
vị liên quan đến quá trình học tập và công việc của em trong tương lai. Trong quá trình
làm bài sẽ giúp e tìm hiểu được nhiều kiến thức và trang bị cho bản thân được nhiều kinh nghiệm hơn. Page 1
I. TỔNG QUAN VỀ EXCEL
Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm này giúp
người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông
tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn.
Một số tính năng của Excel cơ bản như:
 Nhập và lưu dữ liệu: Bạn có thể nhập dữ liệu vào các trang tính, sau đó lưu lại
và khi dùng có thể mở ra.
 Hỗ trợ các công thức để tham gia tính toán: Có rất nhiều công thức để tính toán như: SUM,COUNT, SUMIF IF,. .
 Vẽ biểu đồ: Dựa trên số liệu được đưa ra, bạn có thể vẽ biểu đồ để dễ dàng hơn trong việc đánh giá.
 Tạo và liên kết nhiều bảng tính: Giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn.
 Hỗ trợ bảo mật an toàn: Hỗ trợ người dùng cài password khi mở file.
Excel được ra đời nhằm ứng dụng thực tế vào nhiều ngành nghề khác nhau như:
 Kế toán: Đây là ngành sử dụng Excel khá thường xuyên để tính toán, lập các
báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính,. .
 Ngân hàng: Quản lý nhân sự, tài sản và các danh sách.
 Kỹ sư: Tính toán dữ liệu để tham gia vào các công trình xây dựng, dự án,. .
 Giáo viên: Quản lý thông tin và tính điểm cho học sinh
II. GIỚI THIỆU CÁC HÀM CƠ BẢN CỦA EXCEL ĐƯỢC DÙNG TRONG KẾ TOÁN: 1. Hàm đếm (COUNT)
Trong số 10 hàm Excel mà kế toán thường dùng thì hàm đếm được xem là hàm cơ bản
và thường xuyên được sử dụng. Hàm này sử dụng để đếm các ô trong một vùng hoặc trên toàn bộ bảng tính.
Công thức: Hàm COUNT = COUNT (Value 1, Value 2,… Value n)
2. Hàm tính tổng hợp (SUM)
Page 2
SUM là hàm tính tổng hợp trong Excel. Đây cũng là hàm mà kế toán cần sử dụng nhất.
Những công việc cần dùng hàm SUM bao gồm tính thuế, tính giá trị hàng hóa,… Hàm
tính tổng hợp có nhiệm vụ tính tổng các số trong dãy ô.
Công thức: Hàm SUM = SUM (Num 1, num 2,… num n)
Trong đó: Num 1, num 2,… num n: các số cần tính tổng.
3. Hàm đếm có điều kiện (COUNTIF)
COUNTIF là một trong 10 hàm Excel mà kế toán thường dùng để đếm số lượng ô đáp
ứng cùng một điều kiện cụ thể. Ví dụ: Kế toán cần đếm số nhân viên, số lần mua hàng của một khách hàng,…
Công thức: Hàm COUNTIF được tính theo cấu trúc COUNTIF (range; criteria) Trong đó: 
Range: phần dữ liệu mà bạn muốn đếm, có thể chứa số, mảng hoặc tham chiếu chứa số. 
Criteria: Điều kiện bắt buộc để đếm các giá trị trong range, có thể ở dạng số,
biểu thức, chuỗi văn bản hoặc tham chiếu chứa ô.
4. Hàm tổng có điều kiện (SUMIF)
Hàm SUMIF trong Excel để tính tổng những ô thỏa mãn điều kiện nhất định.
Công thức: Hàm SUMIF = SUMIF (range, criteria, [sum_range]) Trong đó: 
Range: vùng điều kiện cần tính tổng. 
Criteria: Điều kiện được tạo ra để tính tổng các giá trị. 
Sum_range: Tất cả các ô dùng để tính tổng. Ví dụ như dùng để:
- Tổng hợp số liệu từ nhật ký chung lên PS Nợ, PS Có trên bảng CĐPS tài khoản.
- Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên bảng xuất nhập tồn.
- Tổng hợp số liệu từ nhật ký chung lên PS Nợ, PSc Có của bảng Tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng. Page 3 5. Hàm MIN, MAX
Hai hàm MIN, MAX được xem là 2 hàm cơ bản nhất trong 10 hàm Excel mà kế toán
thường dùng. Hai hàm này giúp tìm kiếm các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong vùng
dữ liệu hoặc cả bảng tính. Công thức: 
Hàm MIN = MIN (number 1, number 2,… number n): Trả về kết quả có
giá trị thấp nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính. 
Hàm MAX = MAX (number 1, number 2,… number n): Trả về kết quả
có giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.
6. Hàm trung bình cộng AVERAGE
Hàm AVERAGE được dùng để tính trung bình cộng của một dãy số. Từ đó, hỗ trợ
việc tính toán trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Công thức: Hàm AVERAGE = AVERAGE (number 1, number 2,…) 7. Hàm LEFT, RIGHT
Hàm LEFT, RIGHT giúp kế toán tách ra một hoặc nhiều ký tự dễ dàng. Ví dụ như tách
tên ra khỏi họ và tên, tách lấy mã hàng hóa. Công thức: 
Hàm LEFT được tính bằng cấu trúc LEFT(text, num_chars)
Hàm RIGHT được tính bằng cấu trúc RIGHT(text, num_chars) Trong đó: 
Text: biểu thức thứ tự cần tách. 
Num_chars: số lượng ký tự cần tách từ phía bên trái hoặc bên phải.
8. Hàm tìm kiếm theo phạm vị VLOOKUP Page 4
VLOOK là một trong các hàm excel mà kế toán thường dùng quan trọng nhất. Hàm
này giúp kế toán tìm kiếm mọi thứ trong bảng hoặc phạm vi nhất định. Bằng cách này,
chúng ta có thể thống kê và dò tìm dữ liệu theo cột chính xác.
Công thức: Hàm VLOOKUP được tính bằng cấu trúc VLOOKUP (lookup_value,
table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó: 
Lookup_value: giá trị đối chiếu với cột đầu của bảng cần dò tìm. 
Table_array: bảng chứa giá trị dữ liệu cần dò tìm, để dạng giá trị tuyệt đối
bằng cách đặt dấu “$” ở trước. 
Col_index_num: thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên bảng chứa giá trị dữ liệu. 
[Range_lookup]: phạm vi dùng để tìm kiếm, TRUE ứng với 1 và FALSE ứng với 0. Ví dụ như dùng để:
- Tìm mã hàng hóa, tên hàng hóa từ danh mục hàng hóa về bảng xuất nhập tồn.
- Tìm đơn giá xuất kho từ bên bảng xuất nhập tồn về phiếu xuất kho.
- Tìm mã Tk, tên Tk từ danh mục tài khoản về bảng CĐPS.
9. Hàm tìm giá trị trong hàng HLOOKUP
Hàm HLOOKUP sử dụng gần giống như VLOOKUP. Nhưng chúng chỉ tìm kiếm một
giá trị trong hàng trên cùng vùng giá trị hoặc bảng và sẽ trả về giá trị trung cùng cột từ
hàng mà bạn chỉ định từ trước.
Công thức: Hàm HLOOKUP được tính bằng cấu trúc HLOOKUP(lookup_value,
table_array, row_index_num, [range_lookup])
Trong đó: Page 5 
Lookup_value: giá trị đối chiếu với cột đầu của bảng cần dò tìm. 
Table_array: bảng chứa giá trị dữ liệu cần dò tìm, để dạng giá trị tuyệt đối
bằng cách đặt dấu “$” ở trước. 
Row_index_num: thứ tự của hàng chứa giá trị dò tìm trên bảng chứa giá trị dữ liệu. 
[Range_lookup]: phạm vi dùng để tìm kiếm, TRUE ứng với 1 và FALSE ứng với 0. 10. Hàm IF
Đây là hàm trả về giá trị thứ nhất trong trường hợp điều kiện đúng. Đồng thời, trả về
giá trị thứ 2 trong trường hợp điều kiện sai.
Công thức: Hàm IF được tính bằng cấu trúc IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false]) Trong đó: 
Logical_test: Giá trị có giá trị đúng – true hoặc sai – false. 
[Value_if_true]: Kết quả mà hàm trả về nếu logical_test đúng. 
[Value_if_false]: Kết quả mà hàm trả về nếu logical_test sai. 
Value 1: Là tham số đầu tiên trong vùng tham chiếu để đếm các giá trị. 
Value 2: Là tham số tùy chọn và không bắt buộc, tối đa 255 mục và là ô
tham chiếu để đếm giá trị. 11.Hàm SUBTOTAL
Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu
tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Page 6
Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…) 
Function_num là các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 trong
phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal 
Ref1, ref2,… là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó Ví dụ như dùng để:
- Tính tổng số phát sinh trong kỳ.
- Tính tổng cho từng tài khoản cấp 1
- Tính tổng tiền tồn cuối ngày. 12. Hàm INDEX
INDEX là hàm trả về mảng, giúp lấy các giá trị tại một ô nào đó giao giữa cột và dòng.
Có thể hiểu, trong 1 mảng cho trước, nếu biết được vị trí (dòng và cột) của một phần
tử thì hàm này sẽ giúp lấy giá trị tại ô đó.
Cú pháp hàm INDEX=INDEX(array;row_num;[column_num]) Trong đó:
 array: vùng ô hoặc một hàng số mảng nào đó;
 row_num: chọn hàng trong mảng từ đó trả về một giá trị;
 column: chọn cột trong mảng từ đó trả về một giá trị.
II. CÁCH TỔ CHỨC DỮ LIỆU A. MÃ SỐ TÀI KHOẢN
Tất cả các tài khoản doanh nghiệp sử dụng để định khoản kế toán đều phải đăng ký sẵn
và phản ánh số dư đầu kỳ của các tài khoản vào trong Bảng Danh Mục Tài Khoản.
Số hiệu tài khoản : Mỗi tài khoản có một số hiệu riêng, tài khoản được mở chi tiết cho
từng đối tượng theo dõi cụ thể của kế toán chi tiết ( Mỗi vật tư , hàng hóa , mỗi khách
hàng, mỗi ccdc) theo nhu cầu quản lý và lập báo cáo kế toán. Page 7
Trong bảng danh mục tài khoản chỉ có mặt các tài khoản được phép dùng để định
khoản (tài khoản chi tiết), còn các tài khoản tổng hợp sẽ không được tồn tại trong bảng danh mục tài khoản.
MATSNV ( mã tài sản nguồn vốn) dùng để xác định vị trí của từng tài khoản trong Bảng Cân Đối Kế Toán.
Cột Loại TK: Các tài khoản có số phát sinh nợ tăng( số dư bên nợ) thì loại tài khoản
quy ước là “N”.Ngược lại những tài khoản có số phát sinh có tăng ( số dư bên có) thì
loại tài khoản quy ước là “C”.
Loại tài khoản được đặt theo tính chất cơ bản của từng tài khoản, không đặt cho trường
hợp cụ thể của từng tài khoản chi tiết (VD: 131 được quy ước là tài khoản “N”- không
phân biệt nó có dư nợ hay dư có).
CỘT SỐ DƯ ĐẦU KỲ: phản ánh số dư đầu kỳ trên từng tài khoản chi tiết đã mở.
Nếu 1 tài khoản có loại tài khoản là “N” mà số dư đầu kỳ là số dư có thì số dư đầu kỳ
phải nhập số âm, và một tài khoản có loại tài khoản là “C” mà số dư đầu kỳ là nợ thì
số dư đầu kỳ cũng phải nhập số âm.
B. CÁC CÔNG VIỆC ĐẦU NĂM TÀI CHÍNH
1. Chuyển số dư cuối kỳ năm trước sang làm số dư đầu kỳ năm nay:
- Vào số dư đầu kỳ “ bảng cân đối phát sinh tháng “
- Vào số dư dầu kỳ các Sổ chi tiết tài khoản 142, 242, 211, 131, Bảng tổng hợp
Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác ( nếu có )
- Chuyển lãi ( lỗ ) năm nay về năm trước ( Căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212
trên Bảng CĐTK để chuyển ). Việc thực hiện này được định khoản trên Nhật ký chung
và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm
Ví dụ: - Kết chuyển Lãi Lỗ năm trước sang năm nay( căn cứ vào số dư TK 421
– TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối) trên Bảng Cân đối phát sinh Tài
khoản của năm trước): đưa ra 2 TH Page 8
- TH1: Nếu TK 4212 có số dư bên Nợ: ta xác định rằng Doanh nghiệp này tham
gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước là lỗ. Chúng ta thực hiện bút toán kết chuyển
Nợ TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm trước
Có TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
- TH2 Nếu TK 4212 có số dư bên Có: ta xác định rằng Doanh nghiệp này tham
gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh năm trước là Lãi. Chúng ta thực hiện bút toán kết chuyển như sau:
Nợ TK 4212 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của năm nay
Có TK 4211 - Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước
2. Hạch toán chi phí thuế Môn bài phải nộp trong năm nay:
Đưa ra bút toán: Nợ TK 6422 - CP Quản lý Doanh nghiệp
Có TK 3338 - Các loại thuế khác
Khi nộp thuế Môn bài: Kế toán hạch toán theo 2 TH:
- TH1: Nếu nộp bằng Tiền mặt Việt Nam Đồng – TK 1111 Nợ TK 3338 Có TK 1111
- TH2: Nếu nộp thuế bằng chuyển khoản - Tiền Việt Nam Đồng gửi Ngân hàng – TK 1121 Nợ TK 3338 Có TK 1121
C. CÁC CÔNG VIỆC TRONG THÁNG:
1. Vào các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên Nhật Ký Chung.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều hạch toán trên sổ Nhật ký
chung sau đó mới đến các sổ chi tiết liên quan. Ví dụ khi đi mua hàng: sau khi chúng
ta hạch toán trên sổ Nhật ký chung chúng ta sẽ vào Bảng kê phiếu Nhập kho (nếu hàng
đã về) và vào bảng phân bỏ chi phí thu mua (nếu có phát sinh)
CHÚ Ý: TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC PHẢI CÓ SỰ ĐỒNG NHẤT VỀ
TÀI KHOẢN VÀ ĐỒNG NHẤT VỀ MÃ HÀNG HOÁ, CỤ THỂ:
1.1/ Trường hợp liên quan đến TK 331, TK 131 Page 9
a/ Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới – Thì phải khai báo chi tiết
đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã
khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.
VD: Phải thu của Trung tâm kế toán An Hiểu Minh ( là khách hàng mới ).
Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Trung tâm kế toán An Hiểu Minh với
mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131AHM ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo
mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )
Việc đặt mã là để chi tiết cho Nhà cung cấp, sao cho dễ nhớ và tuyệt đối không được trùng lặp.
Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Trung tâm kế
toán An Hiểu Minh là 131AHM
b/ Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK
131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.
1.2/ Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ ( tức liên quan đến TK 142, 242, 214 )
- Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 142, 242, 214 để khai
báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong
kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.
1.3/ Trường hợp mua hoặc bán hàng hoá:
a/ Trường hợp mua hàng hoá:
- Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào,
chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “ Cồng tiền hàng “ trên hoá đơn mua vào
- Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết từng mặt hàng mua
theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:
+ Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay vê DM
hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập
+ Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng
trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo Page 10
- Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua
hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí
mau hàng cho từng mặt hàng như sau: ( Có thể lập bảng ính riêng cho việc phân bổ ch phí).
b/ Trường hợp bán hàng hoá:
- Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng bán ra, chỉ
hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền ở dòng” CỘng tiền hàng “ trên hoá đơn bán ra.
- Bước 2: Đồng thời về Phiếu Xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra
theo Hoá đơn vào Phiếu XK.
+ Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng hoá để lấy.
+ Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì CÔng ty áp dụng phương
pháp tính gái xuất kho là phương pháp “ Bình quân cuối kỳ “ , nên cuối tháng mới
thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ. Chú ý:
- Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn giá xuất kho vì
đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất TỒn kho
- Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử dụng hàm
VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – Xuất – Tồn về PXK
III. ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN: A. ƯU ĐIỂM:
- Không phụ thuộc vào nhà phát triển, tăng khả năng tự mày mò, làm chủ công việc cho kế toán viên.
- Excel là phần mềm phổ thông. - Chi phí đầu vào thấp.
- Phù hợp cho việc tạo các bảng biểu có tính toán.
- Có tính linh hoạt cao, dễ dàng điều chỉnh các sổ sách và báo cáo kế toán theo yêu cầu
mới của chủ doanh nghiệp. Linh động trong mọi trường hợp, có thể tùy biến số liệu để
lên các báo cáo theo yêu cầu cuar nhà quản trị.
B. NHƯỢC ĐIỂM: Page 11 - Giới hạn người dùng.
Chỉ làm 1 người trên 1 file tại 1 thời điểm, phụ thuộc vào người làm, nếu có thay đổi
về nhân sự trong bộ phận kế toán thì nhân viên mới sẽ gặp khó khăn trong việc tiếp
nhận công việc. Trong khi đó, phần mềm kế toán có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn
sử dụng để người sau có thể dễ dàng tiếp nhận công việc.
- Khâu nhập liệu sẽ tốn khá nhiều thời gian, dữ liệu kế toán lưu trữ trong file độc lập,
dữ liệu >5Mb mở rất chậm.
Đối với kế toán trên excel nhân viên kế toán phải hạch toán thủ công hàng ngày. Trong
khi làm phần mềm thì có định nghĩa hết tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành
thư viện nghiệp vụ (KH có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ kế toán
thì người dùng không còn quan tâm chuyện Nợ/Có.
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó. - Kế toán bán thủ công.
- Tính bảo mật chưa cao. Không có chức năng ràng buộc dữ liệu như các phần mềm
quản trị cơ sở dữ liệu.
Macro của Excel có thể bij xóa bởi các phần mềm diệt virus trong khi các cơ sở dữ
liệu của phần mềm kế toán ít bị trục trặc. Tính an toàn cao của phần mềm kế toán với
các công cụ về CSDL như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu không có quyền. Page 12
Document Outline

  • 1. Hàm đếm (COUNT)
  • 2. Hàm tính tổng hợp (SUM)
  • 3. Hàm đếm có điều kiện (COUNTIF)
  • 4. Hàm tổng có điều kiện (SUMIF)
  • 5. Hàm MIN, MAX
  • 6. Hàm trung bình cộng AVERAGE
  • 7. Hàm LEFT, RIGHT
  • 8. Hàm tìm kiếm theo phạm vị VLOOKUP
  • 9. Hàm tìm giá trị trong hàng HLOOKUP
  • 10. Hàm IF