Tổ Chức Cuộc Họp Hiệu Quả - Tóm Tắt Kỹ Năng Giao Tiếp

Một cuộc họp là gì?
- Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo
luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường
khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.
- Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc
họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.
Việc tổ chức các cuộc họp giữ vai trò quan trọng và cần thiết cho sự phát triển chiến lược,
phương hướng, nhiệm vụ của đơn vị vì mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Việc tổ chức các
cuộc họp giúp các nhà quản trị truyền tải những chương trình hoạt động, đường hướng phát triển,
truyền tải những thông tin cần thiết, quan trọng, những nội dung, phương hướng phát triển của
doanh nghiệp. Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính
thức hoặc không chính thức), thời gian… Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức
đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề
xảy ra. - Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau: Kiểm soát, kết hợp,
thông báo, thuyết phục -Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm: Phân tích và giải quyết các vấn đề,
Tư vấn và giải hoà các xung đột, Thảo luận và trao đổi quan điểm , nêu vấn đề và tạo động cơ.
Bên cạnh đó giúp cho việc hiểu biết giữa các bộ phận cũng như những cá nhân trong tập thể của
doanh nghiệp. Giúp cho cấp trên đánh giá được thái độ, cách làm việc của cấp dưới, truyền đạt
được những nội dung yêu cầu của doanh nghiệp cũng như của cá nhân quản lý đối với cấp dưới
để từ đó họ thừa hành công việc thông qua nội dung của cuộc họp. Góp phần đẩy mạnh sự phát
triển và thành công của doanh nghiệp.
Việc nghiên cứu vấn đề tổ chức cuộc họp là rất quan trọng vì nó giúp đảm bảo rằng cuộc họp sẽ
được tiến hành một cách hiệu quả và đạt được mục đích của nó. Nghiên cứu vấn đề này đánh giá
được các chi phí và hiệu quả của cuộc họp, từ đó đưa ra quyết định có nên tổ chức cuộc họp hay
không. Ngoài ra, nghiên cứu vấn đề tổ chức cuộc họp còn giúp doanh nghiệp, tổ chức hay cá
nhân. . chuẩn bị tốt hơn cho cuộc họp, đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo và chuẩn bị
sẵn sàng tham gia. Nghiên cứu vấn đề tổ chức cuộc họp xác định rõ mục đích của cuộc họp, đưa
ra kế hoạch và lên lịch cho cuộc họp, chọn địa điểm và phương tiện phù hợp, chuẩn bị tài liệu và
trang thiết bị cần thiết, và đảm bảo rằng mọi người đều có thể tham gia và đóng góp ý kiến. Đưa
ra quyết định về cách thức tiến hành cuộc họp, bao gồm cách thức giao tiếp, phương pháp giải
quyết xung đột, và cách thức đưa ra quyết định. Cuối cùng, nghiên cứu vấn đề tổ chức cuộc họp
còn đánh giá kết quả của cuộc họp và rút ra bài học kinh nghiệm cho những cuộc họp sau.
Nghệ thuật tổ chức một cuộc họp
“Trong một cuộc họp, bạn có thể tỏa sáng hoặc bạn có thể phá hỏng tất cả. Điều đó tùy thuộc vào
bạn, nhưng bạn không thể che giấu nó.
Các cuộc họp không phải là một hoạt động tốn nhiều thời gian. Khi được quản lý đúng cách,
chúng có thể là công cụ mạnh mẽ để giải quyết vấn đề, ra quyết định và trao đổi ý tưởng — và
nhanh chóng nhận được kết quả.
Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn cho các công ty hàng đầu, tác giả Brian Tracy đã phát triển
những điều nên làm và không nên trong các cuộc họp của riêng mình. Trong hướng dẫn bỏ túi
này, anh ấy tiết lộ những ý tưởng đơn giản trong thế giới thực để làm cho các cuộc họp ngắn hơn,
hiệu quả hơn và thỏa mãn mọi người tham gia, bao gồm:
• Tổ chức các loại cuộc họp
• Xác định rõ ràng các mục tiêu cuộc họp và kết quả mong đợi
• Sản xuất nội dung chương trình dựa trên danh sách ưu tiên
• Phòng họp được trang bị nội thất lý tưởng
• Khuyến khích giao tiếp cởi mở
• Di chuyển cuộc thảo luận theo đúng hướng
• Tránh tư duy đảng phái
• Tóm tắt các điểm thảo luận và các quyết định đã được thông qua
• Từng bước đạt được sự đồng thuận và đồng lòng hành động
• Trách nhiệm và thời hạn được giao
• Tối đa hóa thời gian họp
Phương pháp luận nghiên cứu
Vấn đề nghiên cứu tổ chức cuộc họp
tailieu.vn/doc/ky-nang-giao-tiep-to-chuc-cuoc-hop-519286.html Vũ Đỗ Hồng Nhung Giáo trình Kngt iuh
Thuật tổ chức cuộc họp Brian Tracy