Tóm tắt Chỉ số và chuẩn so sánh trong quản trị nhân sự môn Quản trị nhân sự | Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

Các chỉ số và chuẩn so sánh trong nhân sự
Quản trị nguồn nhân lực chiến lược nghĩa là xây dựng chính sách và thực hành nhân sự
nhằm tạo ra các năng lực và hành vi phù hợp của nhân viên để đạt được các mục tiêu
chiến lược của công ty. Việc đo lường những gì bạn đang làm là một phần thiết yếu trong
quá trình này. Ví dụ, việc ban lãnh đạo của khách sạn Shanghai Portman đặt ra mục tiêu
“nâng cao dịch vụ khách hàng” sẽ vô nghĩa nếu họ không thể đo lường được mức độ dịch vụ khách hàng. Các loại chỉ số
Các nhà quản trị nhân sự sử dụng nhiều biện pháp (hoặc “số liệu về nguồn nhân lực” )
khác nhau. Ví dụ: trung bình có một nhân viên nhân sự cho mỗi 100 nhân viên công ty
(với quy mô 100–249 người). Tỉ lệ này giảm xuống còn 0.79 cho các công ty có từ 1,000–
2,499 nhân viên và còn 0.72 cho công ty có hơn 7,500 nhân viên.
Chuẩn so sánh (Benchmarking)
Chỉ đo lường nội bộ là chưa đủ, bạn cần biết: “Chúng ta đang làm tốt như thế nào?” so
với các tổ chức khác. Benchmarking giúp so sánh hiệu suất của mình với các công ty
hàng đầu để học hỏi từ họ.
Các chỉ số từ SHRM
SHRM cung cấp dữ liệu chuẩn theo từng lĩnh vực, quy mô công ty, doanh thu và khu vực địa lý, bao gồm: •
Dữ liệu tổ chức: Doanh thu, thu nhập ròng, số vị trí trong kế hoạch kế nhiệm... •
Dữ liệu bộ phận nhân sự: Tổng nhân sự HR, tỉ lệ HR/nhân viên, cơ cấu vai trò... •
Chi phí HR: Chi phí HR/tổng chi phí vận hành... •
Dữ liệu lương thưởng: Tăng lương hàng năm, phần trăm tiền thưởng mục tiêu... •
Dữ liệu học phí/giáo dục: Mức hỗ trợ tối đa cho học phí... •
Dữ liệu tuyển dụng: Thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, tỉ lệ nghỉ việc... •
Kỳ vọng về doanh thu và tuyển dụng tổ chức: Hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự.. •
Chỉ số cho tổ chức sinh lời cao: Nêu bật các yếu tố giúp doanh nghiệp hoạt động
hiệu quả hơn, như quản lý chi phí HR tốt, lương thưởng cạnh tranh, và quy trình tuyển dụng hiệu quả.
Chiến lược và đo lường dựa trên chiến lược
Ngoài việc so sánh với các công ty khác, cần đo lường hiệu quả chiến lược nhân sự của
chính mình. Ví dụ, nếu chiến lược công ty là tăng lợi nhuận bằng cách cải thiện dịch vụ
khách hàng, các chỉ số cần đo sẽ bao gồm: số lượng khách quay lại, phần trăm lương
khuyến khích, tỉ lệ đào tạo nhân viên...
Phân tích nhân tài và khai phá dữ liệu
Sử dụng các ứng dụng phần mềm đặc biệt để phân tích dữ liệu và số liệu về nguồn nhân
lực và rút ra kết luận từ đó. Các công ty đã phân tích dữ liệu về lý lịch, năng lực và hiệu
suất của nhân viên.Từ đó, tìm ra mô hình và dự đoán xu hướng qua việc phân tích dữ liệu
nhân viên. Ví dụ, Google đã phân tích dữ liệu về nền tảng, năng lực và hiệu suất nhân
viên để xác định các yếu tố như cảm giác bị xem nhẹ có thể khiến nhân viên nghỉ việc.
Microsoft phân tích mối tương quan giữa trường đại học/công ty nơi nhân viên từng làm
và hiệu suất sau khi gia nhập để cải tiến tuyển dụng. SAS sử dụng dữ liệu như kỹ năng,
thâm niên, hiệu suất, học vấn và mạng lưới quan hệ để dự đoán nhân viên có khả năng
nghỉ việc. Alliant Techsystems phát triển mô hình “rủi ro nghỉ việc” để dự đoán khả năng
một nhân viên sẽ rời công ty và từ đó đưa ra hành động khắc phục.
Khai thác dữ liệu là tập hợp các hoạt động được sử dụng để tìm ra các mẫu mới, ẩn, bất
ngờ trong dữ liệu. Ví dụ, khai thác dữ liệu của Macy tiết lộ khách hàng nào đến để đổi
phiếu giảm giá “giảm giá 20%” và họ mua gì. Các hệ thống khai thác dữ liệu có thể sử
dụng các công cụ như phân tích thống kê để sàng lọc lượng lớn dữ liệu nhân viên nhằm
xác định mối tương quan. Sau đó, có thể sử dụng chúng để cải thiện việc lựa chọn nhân
viên của nhà tuyển dụng và các hoạt động khác.
Trung tâm lợi nhuận của Nhân sự
Các công cụ phân tích dữ liệu/tài năng cho phép người sử dụng lao động phân tích dữ liệu
nhân viên (như thông tin nhân khẩu học, đào tạo và xếp hạng hiệu suất) từ các nguồn
truyền thống như hồ sơ nhân viên hay từ các nguồn mới của dữ liệu nội bộ công ty. Phân
tích tài năng có thể tạo ra kết quả lợi nhuận đáng kinh ngạc. Ví dụ, Best Buy phát hiện
rằng chỉ cần tăng 0.1% mức độ gắn bó của nhân viên đã giúp doanh thu hoạt động tăng
hơn 100,000 USD/năm/cửa hàng. Lockheed Martin dùng dữ liệu hiệu suất để xác định
phòng ban cần cải thiện. Cisco cải thiện mức giữ chân nhân viên từ 65% lên 85%, tiết
kiệm gần 50 triệu USD. Google dự đoán nhân viên chuẩn bị nghỉ việc dựa trên dấu hiệu
cảm giác không được sử dụng đúng năng lực. Từ đó, giảm tỷ lệ luân chuyển. Các công
ty bán lẻ dùng mô hình phân tích đặc biệt để dự đoán lưu lượng khách hàng theo giờ và
điều chỉnh ca làm cho nhân viên.
Kiểm toán nhân sự (HR Audit)
Các nhà quản trị nhân sự thường thu thập dữ liệu như tỷ lệ nghỉ việc hay an toàn lao động
thông qua kiểm toán nhân sự. Kiểm toán nguồn nhân lực thường bao gồm việc xem xét
chức năng nhân sự của công ty (tuyển dụng, kiểm tra, đào tạo,..). Thường sử dụng danh
sách kiểm tra, cũng như đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định, luật pháp và chính
sách của công ty. Mục tiêu là đánh giá hiệu quả hiện tại của chức năng nhân sự và xác
định những bước cần thực hiện để cải thiện. Việc kiểm toán thường bao gồm:
1. Vai trò và số lượng nhân viên (bao gồm mô tả công việc và phân loại nhân viên
theo toàn thời gian/bán thời gian, miễn trừ/phải tuân thủ luật lao động).
2. Tuân thủ pháp luật lao động ở cấp liên bang, tiểu bang, địa phương.
3. Tuyển dụng và lựa chọn (công cụ sàng lọc, kiểm tra lý lịch...).
4. Chính sách bồi thường (chính sách, ưu đãi, quy trình khảo sát,..)
5. Quan hệ lao động (hợp đồng với công đoàn, kỷ luật, ghi nhận nhân viên).
6. Các phúc lợi bắt buộc (An sinh xã hội, bảo hiểm thất nghiệp...).
7. Phúc lợi nhóm (bảo hiểm, nghỉ phép, các chương trình linh hoạt...).
8. Bảng lương và tuân thủ pháp lý liên quan.
9. Hồ sơ và lưu trữ (ví dụ: sơ yếu lý lịch, thư mời làm việc, mô tả công việc, đánh
giá hiệu suất, đơn đăng ký phúc lợi...).
10. Đào tạo và phát triển (định hướng nhân viên mới, phát triển nghề nghiệp, đào tạo
kỹ thuật/an toàn, lập kế hoạch nghề nghiệp...).
11. Truyền thông nội bộ (sổ tay nhân viên, bản tin, chương trình khen thưởng).
12. Chính sách chấm dứt hợp đồng và chuyển tiếp.
HR dựa trên bằng chứng và phương pháp khoa học
Chúng ta đã thấy rằng việc ra quyết định dựa trên đánh giá khách quan về tình hình rất
quan trọng. Các nhà quản lý dựa trên dữ liệu, phân tích, đánh giá khoa học và nghiên cứu
thực nghiệm để hỗ trợ các đề xuất, quyết định, thực hành và kết luận về quản lý nguồn
nhân lực. Nhưng làm sao các nhà quản lý có thể suy nghĩ như các nhà khoa học? Đầu
tiên, khi thu thập bằng chứng, các nhà khoa học (hoặc nhà quản lý) phải khách quan, nếu
không sẽ không tin tưởng vào kết luận của họ. Một bài báo của Harvard Business Review
thậm chí còn lập luận rằng các nhà quản lý phải trở nên khoa học hơn và “suy nghĩ như
các nhà khoa học” khi đưa ra quyết định. Trong bài viết, “Hướng dẫn từng bước để thử
nghiệm kinh doanh thông minh” nghĩa là nếu bạn muốn đánh giá tác động của một kế
hoạch khuyến khích mới đối với lợi nhuận công ty, đừng bắt đầu bằng cách triển khai kế
hoạch đó với tất cả nhân viên. Thay vào đó, hãy triển khai nó với nhóm “thử nghiệm” và
nhóm “kiểm soát”. Tính khách quan, thử nghiệm và dự đoán là cốt lõi của ý nghĩa khoa
học. Đối với nhà quản lý, mục đích của việc “khoa học” là đưa ra quyết định tốt hơn bằng
cách buộc bạn phải thu thập các sự kiện. Công cụ HR cho nhà quản lý tuyến đầu và doanh nghiệp nhỏ
Trên thực tế, việc xem xét dữ liệu về các yếu tố như lương nhân viên và năng suất sẽ có
lợi hơn nhiều như tập đoàn BASF phân tích mối liên hệ giữa căng thẳng, sức khỏe và
hiệu suất làm việc của 15.000 nhân viên tại trụ ở chính của công ty tại Hoa Kỳ. Từ đó,
công ty đã triển khai chương trình sức khỏe giúp sức khỏe mà họ tính toán sẽ mang lại
nhiều lợi ích hơn nhờ tăng năng suất bằng cách giảm căng thẳng.
Xây dựng Hệ thống Làm việc Hiệu suất Cao (HPWS)
Hệ thống làm việc hiệu suất cao là tập hợp chính sách và thực hành nhân sự giúp tăng
hiệu quả làm việc vượt trội của nhân viên. Ví dụ: Một nghiên cứu 17 nhà máy sản xuất,
trong đó một số áp dụng phương pháp hệ thống làm việc hiệu suất cap. Như trả lương cao
hơn (16 USD/giờ so với 13 USD), đào tạo nhiều hơn, sử dụng các phương pháp tuyển
dụng và thuê nhân công tinh vi hơn (bài kiểm tra, phỏng vấn được xác thực), dùng nhóm
làm việc tự quản nhiều hơn. Những người có các hoạt động quản lý nguồn nhân lực hiệu
suất cao cũng có hiệu suất tốt đáng kể so với những người không có hoạt động như vậy.
Sự khác biệt giữa công ty hiệu suất cao và thấp 1.
Tuyển dụng: Số lượng ứng
viên đủ tiêu chuẩn trung bình cho mỗi vị trí
- Công ty hiệu suất cao nhận được trung bình 37 ứng viên đạt yêu cầu cho mỗi vị
trí tuyển dụng, trong khi công ty hiệu suất thấp chỉ có 8 người.
- 30% công ty hiệu suất cao sử dụng bài kiểm tra đánh giá ứng viên, cao hơn nhiều so với 4% ở nhóm thấp.
2. Đào tạo: Số giờ đào tạo trung bình cho nhân viên mới
- Nhân viên mới tại công ty hiệu suất cao được đào tạo 117 giờ, gấp hơn 3 lần so với
35 giờ ở nhóm còn lại.
3. Đánh giá hiệu suất: Tỷ lệ phần trăm trăm nhân viên được đánh giá thường xuyên
- 95% nhân viên tại công ty hiệu suất cao được đánh giá thường xuyên, so với chỉ 41%
ở nhóm hiệu suất thấp.
4. Trả lương theo hiệu suất: Lực lượng lao động đủ điều kiện hưởng lương khuyến khích
- 84% nhân viên công ty hiệu suất cao được thưởng dựa vào hiệu suất; nhóm hiệu suất thấp chỉ có 28%.
5. Làm việc nhóm và tự quản: Lực lượng lao động thường xuyên làm việc
trong tất cả các nhóm, hoặc nhóm dự án
- Tỷ lệ nhân viên làm việc theo nhóm ở công ty hiệu suất cao là 42% (so với 11%).
- Tỷ lệ nhóm làm việc tự chủ là 70%, vượt xa 9% ở nhóm thấp.
6. Chia sẻ thông tin nội bộ: Nhân viên nhận được thông tin hiệu suất hoạt động có liên quan -
82% nhân viên công ty hiệu suất cao được chia sẻ thông tin vận hành (vs. 62%).
- 66% được chia sẻ thông tin tài chính (vs. 43%)
Tóm lại, bảng so sánh hiệu suất trên thể hiện ba điều chính. Thứ nhất, nó hiển thị các ví
dụ về số liệu nguồn nhân lực, chẳng hạn như số giờ đào tạo cho mỗi nhân viên, số lượng
ứng viên đủ tiêu chuẩn cho mỗi vị trí. Các nhà quản lý sử dụng các số liệu như vậy để
đánh giá hiệu suất của công ty mình với công ty khác. Thứ hai, người sử dụng lao động
phải làm gì để có hệ thống hiệu suất cao. Ví dụ, các công ty có hiệu suất cao có số lượng
ứng viên đủ tiêu chuẩn cho mỗi công việc nhiều hơn số lần so với những công ty có hiệu
suất thấp. Họ cũng tuyển dụng dựa trên các bài kiểm tra tuyển chọn đã được xác thực và
đào tạo nhân viên một cách rộng rãi. Thứ ba, các hoạt động thực hành hiệu suất cao
thường hướng đến việc khuyến khích sự tham gia và tự quản lý của nhân viên. Nói cách
khác, mục đích của các hoạt động là nuôi dưỡng lực lượng lao động có sự tham gia, được
thông tin, được trao quyền, gắn kết và tự thúc đẩy.