lOMoAR cPSD| 47708777
4.3 Kỹ năng trao đổi với người nghe
4.3.1 . Kỹ năng đặt câu hỏi
Mục đích: việc đặt câu hỏi trong buổi thuyết trình có vai trò quan trọng để khơi dậy
sự tham gia, kích thích tư duy và tạo sự quan tâm của thính giả.
+) Có hai loại câu hỏi trong buổi thuyết trình: câu hỏi đóng và câu hỏi mở.
Câu hỏi đóng có sẵn phương án trả lời và người nghe chỉ cần chọn một trong số đó.
Câu hỏi này thường được dùng để kiểm tra hiểu biết nhanh chóng và giải quyết vấn
đề. Tuy nhiên, sử dụng câu hỏi đóng không phù hợp có thể làm cho buổi thuyết
trình trở nên nhàm chán.
Câu hỏi mở không có phương án trả lời định sẵn và khuyến khích người nghe suy
nghĩ, tạo ra nhiều quan điểm và ý kiến khác nhau. Câu hỏi mở thường được sử
dụng để thu thập thông tin chi tiết, tham khảo ý kiến và khởi động cuộc thảo luận.
Điều này giúp buổi thuyết trình trở nên phong phú và đa dạng.
+) Các cấp độ câu hỏi:
Khi đặt câu hỏi cho thính giả trong buổi thuyết trình, chú ý đến các yếu tố sau: +) Rõ ràng và dễ hiểu. +) Đa dạng và phù hợp.
+) Không quá dễ hoặc quá khó.
+) Khuyến khích sự tham gia. lOMoAR cPSD| 47708777
+) Lắng nghe và chia sẻ phản hồi. +) Quản lý thời gian.
+) Tôn trọng và thân thiện.
+) Sử dụng kỹ thuật tương tác.
4.3.2 . Kỹ năng trả lời câu hỏi
Trong buổi thuyết trình, trao đổi và trả lời câu hỏi của thính giả là quan trọng.
Người thuyết trình nên xử lý câu hỏi tốt để tăng uy tín và ảnh hưởng tích cực đến
bài trình bày. Câu hỏi từ thính giả có thể hấp dẫn và tạo cơ hội để phân tích sâu
hơn. Câu hỏi có thể được đặt ngay trong lúc trình bày hoặc sau khi kết thúc. Trả lời
câu hỏi có thể đầy rủi ro và có thể có các loại câu hỏi khác nhau như tranh luận,
thách đố, mở, lửng... Người thuyết trình cần chuẩn bị trước và tránh trả lời không
chắc chắn hoặc không biết. Đầu tư cho phần hỏi đáp quan trọng không kém phần
trình bày và có thể ảnh hưởng đến thành công của bài thuyết trình.
Một số vấn đề cần lưu ý khi chuẩn bị phần trả lời câu hỏi của thính giả:
+) Chuẩn bị sẵn sàng cho mọi câu hỏi :
Khi viết dàn ý cho bài thuyết trình, nên nghĩ đến các câu hỏi có thể xảy ra và chuẩn
bị câu trả lời tương ứng. Tập nói trước bạn bè và khuyến khích họ đặt câu hỏi để
luyện tập. Dành thời gian để trả lời các câu hỏi, đặc biệt là những câu hỏi khó. Dự
đoán câu hỏi và chuẩn bị trước câu trả lời. Viết ra câu hỏi và câu trả lời để suy nghĩ
cẩn thận và tiếp cận vấn đề một cách toàn diện. Nếu bài thuyết trình gây tranh cãi,
cần trả lời tất cả các câu hỏi đối lập. Nếu chủ đề là kỹ thuật hay chuyên môn, trả
lời cụ thể nhưng tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Chuẩn bị sẵn
dụng cụ trực quan để sử dụng khi trả lời câu hỏi.
+) Luyện tập cách trả lời câu hỏi :
Có hai cách luyện tập: nhờ bạn bè đặt câu hỏi để người thuyết trình trả lời và chỉnh
sửa, hoặc ghi âm câu trả lời và nghe lại để chỉnh sửa. Khi trả lời câu hỏi, cần đi
thẳng vào vấn đề và nghĩ trong khoảng thời gian ngắn (ít hơn 1 giây cho câu hỏi
đơn giản và không quá 1 phút cho câu hỏi phức tạp). Dù đã dự đoán được câu hỏi,
vẫn có thể có những câu hỏi bất ngờ, vì vậy cần chuẩn bị trước và luyện tập để tự
tin và thích nghi tốt với những câu hỏi đó.
Khi chuẩn bị cho phần hỏi đáp trong bài thuyết trình, người thuyết trình cần ghi nhớ các điều sau: lOMoAR cPSD| 47708777
+)Nghiên cứu và hiểu sâu về nội dung của bài thuyết trình: Điều này giúp người
thuyết trình tự tin và sẵn sàng trả lời các câu hỏi liên quan đến chủ đề.
+)Dự đoán và chuẩn bị trước các câu hỏi có thể xảy ra: Người thuyết trình nên đặt
mình vào vị trí của thính giả và suy nghĩ về những câu hỏi mà họ có thể đặt. Chuẩn
bị câu trả lời cho những câu hỏi dự đoán được để tránh bị bất ngờ.
+)Luyện tập trả lời câu hỏi: Người thuyết trình nên tìm cách luyện tập trả lời câu
hỏi một cách tự nhiên và mạch lạc. Có thể thực hiện việc này bằng cách thực hiện
các buổi tập nói trước bạn bè hoặc ghi âm và nghe lại để chỉnh sửa.
+)Tạo không gian cho câu hỏi và trả lời: Trong bài thuyết trình, người thuyết trình
nên dành thời gian để mở cửa cho câu hỏi từ thính giả và tạo không gian cho phần
trả lời. Nếu không có câu hỏi tức thì, người thuyết trình có thể khuyến khích thính
giả đặt câu hỏi hoặc mời họ tham gia tranh luận về chủ đề.
+) Tự tin và kiên nhẫn: Khi đối mặt với câu hỏi, người thuyết trình nên giữ được sự
tự tin và kiên nhẫn. Nếu không biết câu trả lời, họ có thể thừa nhận và hứa hẹn tìm
hiểu thêm sau buổi thuyết trình.
+) Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành: Trong
phần trả lời, người thuyết trình nên sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và tránh sử dụng quá
nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Điều này giúp thính giả hiểu và thuận tiện cho việc tiếp thu thông tin.
+)Dùng các công cụ trực quan: Chuẩn bị sẵn các công cụ trực quan như biểu đồ,
hình ảnh hoặc bảng để sử dụng trong việc trả lời câu hỏi. Các công cụ này có thể
giúp người thuyết trình truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Tóm lại, chuẩn bị cho phần hỏi đáp trong bài thuyết trình đòi hỏi sự nghiên cứu, dự
đoán, luyện tập và tự tin. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và có sự sẵn sàng, người
thuyết trình có thể tạo ra một trải nghiệm tốt cho thính giả và truyền đạt thông điệp
một cách hiệu quả. 4.4 Kỹ năng thuyết phục
4.4.1. Thuyết phục bằng sự thông cảm, thấu hiểu
Để thuyết phục người nghe, chúng ta cần nhập vai và thấu hiểu tính cách, hoàn
cảnh và tâm hồn của họ. Đồng thời, chúng ta cần quan sát suy nghĩ bên trong
chúng ta để hiểu được những lợi ích mà người nghe mong muốn và từ đó đưa ra thuyết phục họ.
4.4.2 . Thuyết phục bằng sự tin tưởng
Để thuyết phục người nghe: lOMoAR cPSD| 47708777
+) Tìm điểm tương đồng và bắt đầu bằng những vấn đề mà họ dễ đồng ý.
+)Trình bày cả ưu và khuyết điểm của vấn đề, tỏ ra khách quan và ở bên lợi ích của người nghe.
+) Tự tin trong giao tiếp để tạo sự tin tưởng và tránh ngập ngừng.
4.4.4 . Thuyết phục bằng uy tín
Để tạo dựng uy tín và thuyết phục người khác:
+)Thuyết phục cũng là cách xây dựng uy tín và ảnh hưởng đến hình ảnh của chúng
ta trong mắt người khác.
+)Mọi hành động và lời nói của chúng ta đều tạo ảnh hưởng và định vị bản thân
trong tâm trí người khác.
+)Cần suy nghĩ về cách giao tiếp để người khác cảm thấy thoải mái và sẵn lòng
giúp đỡ chúng ta đạt được mục tiêu.
+)Trích dẫn ý kiến của các chuyên gia phù hợp để tạo sự thuyết phục, vì người ta
thường tin tưởng vào ý kiến của những người có chuyên môn.
4.4.5 . Tạo sự khan hiếm, là duy nhất
Để thuyết phục người nghe:
+)Tạo sự độc đáo và giá trị bằng cách nắm giữ thông tin độc quyền hoặc đề xuất giải pháp mới.
+) Đặt ra "đối thủ" của vấn đề và chứng minh khả năng của chúng ta để thành công.
+) Thể hiện sự tự tin và thú vị trong xoay sở vấn đề.
+)Cho người nghe biết rằng chúng ta mang đến một đề nghị hiếm có, độc nhất vô
nhị và có thể mang lại những lợi ích đặc biệt mà họ không thể có nếu không chấp nhận.
+)Đề cập đến cả những thứ mà người nghe có thể đánh mất nếu không chấp nhận đề xuất của chúng ta.
4.5 Kỹ năng sử dụng phương tiện hỗ trợ Trước khi thuyết trình:
+) Sử dụng hình ảnh sinh động để giữ sự chú ý và tạo hứng thú cho người nghe. lOMoAR cPSD| 47708777
+) Hình ảnh giúp người nghe hiểu và nhớ lâu hơn so với chỉ sử dụng lời nói.
+)Hỗ trợ hình ảnh là công cụ hữu ích cho người thuyết trình không có nhiều kinh nghiệm.
+)Khi sử dụng hình ảnh, người thuyết trình cần cân nhắc lợi ích và bất lợi, và đảm
bảo phù hợp với nội dung và đối tượng thính giả.
4.5.1 . Lợi ích của việc sử dụng các phương tiện hỗ trợ
Việc sử dụng thiết bị hỗ trợ hình ảnh trong thuyết trình có những lợi ích sau:
+)Đơn giản hóa các ý tưởng phức tạp, giúp người nghe dễ hiểu và theo dõi nội dung.
+) Thu hút sự chú ý của người nghe và kéo dài sự tập trung của họ.
+) Giúp làm rõ sự so sánh và trực quan hóa thông tin.
+) Trợ giúp người nghe tiếp thu nhiều nội dung hơn.
+) Hỗ trợ người thuyết trình trình bày các ý chính một cách hiệu quả.
4.5.2 .Nguyên tắc sử dụng các phương tiện hỗ trợ
Khi sử dụng phương tiện hỗ trợ trong thuyết trình, chúng ta cần chú ý:
+) Đảm bảo tất cả người nghe đều có thể nhìn thấy.
+) Tránh mâu thuẫn giữa thông tin viết và thông tin nói.
+) Sử dụng màu sắc để thu hút sự chú ý, nhưng không làm mất tập trung khỏi thông tin chính.
+)Thông tin trình bày trên phương tiện hỗ trợ phải rõ ràng, chính xác, ngắn gọn và trình bày đẹp mắt.
+) Nhấn mạnh những điểm chính.
+) Đặt tiêu đề cho từng phần của thuyết trình.
4.5.2 Kỹ năng sử dụng các phương tiện hỗ trợ
+)Bảng phấn và bảng trắng:
Bảng phấn và bảng trắng là thiết bị phổ biến và dễ sử dụng trong thuyết trình. Khi
sử dụng chúng, cần lưu ý: lOMoAR cPSD| 47708777
Sử dụng để liệt kê nội dung chính, tổng kết ý tưởng, ghi tên khó nhớ, vẽ biểu đồ và viết công thức.
Viết lên bảng cần có sự logic, sử dụng màu sắc và kỹ thuật khác nhau để nhấn mạnh nội dung.
Đọc to trước khi viết, tránh việc viết và đọc cùng lúc.
Xóa một cách cẩn thận và tránh việc viết sai rồi xóa nhiều lần.
Chuẩn bị phấn và bút trước để không bị gián đoạn khi viết.
Lựa chọn phương tiện phù hợp với kích thước phòng thuyết trình để đảm bảo thính giả nhìn thấy tốt. +) Flipchart :
Flipchart là một loại giá đỡ có chân di động với các kích thước khác nhau, trên đó
có kẹp lớn dùng để kẹp các tập giấy. Người thuyết trình có thể sử dụng flipchart để
trình bày nội dung cần nhấn mạnh, thu hút sự chú ý của thính giả. Flipchart không
thể xóa như bảng phấn, nhưng nếu viết sai có thể lột ra bỏ đi.
Khi sử dụng flipchart, người thuyết trình có thể ghi chủ đề bài thuyết trình, tổng
kết ý tưởng và điểm cần lưu ý, ghi tên khó nhớ hoặc mới, vẽ biểu đồ và hình ảnh,
viết công thức và các bước minh họa.
Một số lưu ý khi sử dụng flipchart bao gồm lựa chọn kích thước phù hợp với hội
trường, viết nội dung một cách hệ thống và sử dụng các kỹ thuật như viết chữ cỡ
to, sử dụng màu sắc và vẽ hình để làm nổi bật nội dung. Khi thuyết trình, không
nên quay lưng lại thính giả để đọc những gì viết trên flipchart và nên chỉ đưa
những ý chính hoặc hình ảnh quan trọng lên flipchart.
Tuy nhiên, flipchart thích hợp sử dụng trong hội trường nhỏ hơn và không phù hợp
cho hội trường lớn. Việc sử dụng flipchart cần xem xét kích thước hội trường để
quyết định có nên sử dụng hay không. +) Máy chiếu đa năng :
Máy chiếu đa năng được sử dụng rộng rãi trong thuyết trình với nhiều ưu điểm như
dễ sử dụng, phù hợp cho hội trường lớn và nhỏ, có thể lưu trữ và chia sẻ nội dung trình chiếu.
Sử dụng máy chiếu đa năng để: - Trình chiếu những ví dụ, khái niệm
- Chứng minh các bư ớc trong quy trình lOMoAR cPSD| 47708777
- Trình chiếu những mối quan hệ, hình ảnh
- Chứng minh hình, những lý thuyết phức tạp hoặc những vấn đề khó hiểu
- Tổng hợp những ý tưởng hoặc những ý kiến của thính giả Một số lưu ý khi sử
dụng máy chiếu đa năng:
- Trang trình chiếu chỉ là hỗ trợ cho nội dung người thuyết trình định nói chứ
không phải để thính giả đọc vì thế phải chuẩn bị nội dung định nói nhiều hơn trang trình chiếu
- Photo sẵn một bản các trang trình chiếu để đề phòng trường hợp mất điện hoặc
máy chiếu bị trục trặc - Nên kiểm tra kỹ máy chiếu đề phòng hỏng, hoặc nên có
thêm máy dự phòng, kiểm tra ánh sáng của hội trường để chắc chắn là thính giả
có thể nhìn thấy hình ảnh được chiếu lên +) Chuẩn bị trang trình chiếu :
Chuẩn bị trang trình chiếu quan trọng cho thành công thuyết trình, lỗi trang chiếu
gây khó khăn và không hiệu quả.
+) Nguyên tắc khi thiết kế trang chiếu :
- Sử dụng màu sắc cẩn thận, không quá nhiều màu chữ trên trang chiếu.
-Áp dụng nguyên tắc 6: 6 dòng trên 1 trang, 6 chữ trên 1 dòng, 6mm cho chữ nhỏ nhất.
- Chọn cỡ chữ phù hợp và không quá nhỏ, sử dụng chữ Arial.
- Sử dụng màu chữ và màu nền tương thích, tránh làm mất chữ hoặc khó nhìn.
- Sắp xếp nội dung trong 1 trang chiếu, sử dụng đồ thị, hình vẽ thay cho bảng biểu.
- Thiết kế trang chiếu theo chiều đứng.
-Sử dụng hình ảnh để minh họa nhưng không quá nhiều, không sử dụng hình động nhiều.
+) Thuyết trình với trang chiếu :
-Tránh đứng trước đèn chiếu khi bật màn hình để không làm sao lạc sự chú ý của thính giả.
-Giữ liên lạc mắt với thính giả khi thuyết trình, không nhìn vào màn chiếu hoặc máy tính để đọc. lOMoAR cPSD| 47708777
-Sử dụng điều khiển từ xa và bút laze để điều khiển trang chiếu từ xa và chỉ vào nội dung.
-Trang chiếu phải phù hợp với nội dung thuyết trình, không nên nói nội dung khác với trang chiếu.
- Giới hạn thời gian nói trên mỗi trang chiếu, khoảng 3-5 phút cho mỗi trang.
4.5.3 Những lưu ý khi sử dụng phương tiện hỗ trợ thuyết trình
+)Xem xét mục đích sử dụng thiết bị hình ảnh và đảm bảo phù hợp với thính giả,
nội dung và kích thước phòng thuyết trình.
+)Hình dung hiệu quả và bất lợi của thiết bị trước khi sử dụng và lên kế hoạch ứng phó.
+)Chuẩn bị bài thuyết trình một cách hệ thống và biết rõ nội dung nào sử dụng thiết
bị hỗ trợ để sử dụng một cách tự nhiên và liên tục.
+)Đánh giá hiệu quả sau khi thuyết trình và xem xét việc điều chỉnh sử dụng thiết
bị hỗ trợ để rút kinh nghiệm cho lần sau. Câu hỏi minigame:
+)Khi lựa chọn phương tiện hỗ trợ thuyết trình, người thuyết trình nên xem
xét những yếu tố nào?
A. nội dung và phương pháp thuyết trình, đặc điểm của người tham dự, các yếu tố vật chất. B.Thời tiết ngoài trời
C.nội dung và phương pháp thuyết trình
D. đặc điểm của người tham dự