Tổng hợp câu hỏi vấn đáp knxdkh Môn Kỹ năng làm việc nhóm | Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

I.
CÂU HỎI VẤN ĐÁP NHÓM
1. Anh/Chị hãy trình bày kỹ năng ra quyết định về việc chọn Đề tài của nhóm.
Để ra được quyết định về việc chọn đề tài tài cần trải qua 6 bước:
Bước 1: Xác định vấn đề
Họp nhóm để xác định được công việc nhóm cần làm là gì? Và công việc chọn đề tài là công việc đầu tiên
Bước 2: Phân tích và nhìn nhận vấn đề
Phân tích xem mục đích và mục tiêu của nhóm nhóm hướng đến trong kế hoạch là gì để
lựa chọn hướng đi cho phù hợp
Bước 3: Tổng hợp các ý kiến
Lần lượt các thành viên đưa ra những ý kiến của cá nhân mà bản thân cho là hợp lí và có khả thi
Bước 4: Phân tích ưu – nhược điểm của từng ý kiến
Mỗi các nhân phân tích ưu và nhược điểm về đề tài mà mình đã đưa ra
Bước 5: Lựa chọn và đưa ra quyết định
Sau những phần trình bày của cá nhân thì nhóm bàn xem đề tài nào là hợp lí và khả thi
nhất và sau đó chọn đề tài
Bước 6: Thực thi quyết định đã đề ra
Thực hiện lên kế hoạch với đề tài đã chọn
2. Anh/Chị hãy trình bày kỹ năng về việc xác lập mục tiêu/mục đích của Kế hoạch.
Để xác định mục tiêu, chúng ta cần trải qua 5 bước:
Bước 1: Xác định mục tiêu dài hạn và ngắn hạn
Đầu tiên, sẽ xác định được các mục tiêu mà nhóm muốn thiết lập gồm những gì, càng cụ
thể càng tốt. Và lựa chọn những mục tiêu thật sự có giá trị và bao quát nhất
Bước 2: Xem xét nguồn lực, nhân tố rủi ro
Nhóm xem xét nguồn nhân lực như thế nào là phù hợp đối với kế hoạch, ví dụ như số
lượng tham gia. Và xem xét những yếu tố có thể ảnh hưởng bất ngờ đến kế hoạch và đưa
ra phương án dự trù để giải quyết khi gặp tình huống đó
Bước 3: Lên danh sách công việc cụ thể
Nhóm sẽ lên danh sách công việc cụ thể với mỗi thành viên. Và nhóm trưởng sẽ trực tiếp
theo dõi sát sao về tiến độ thực hiện
Bước 4: Xây dựng nguyên tắc cho nhóm
Đưa ra những qui định cho các thành viên trong nhóm để có thể tuân thủ và hoàn thành
nghiêm túc bảng kế hoạch
Bước 5: Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh
Trong quá trình thực hiện cần liên tục xem lại và đánh giá các công việc đã làm
3. Anh/Chị hãy trình bày kỹ năng về việc phân công nhiệm vụ/công việc.
Nhóm trưởng là người trực tiếp phân chia công việc cho nhóm và các thành viên là người
tự đề cử bản thân cho các công việc
- Dựa vào chuyên môn cũng như các môn học có liên quan để phân chia nhiệm vụ cho
phù hợp, đúng người, đúng năng lực và thời điểm
- Phân chia công việc rõ ràng
- Luôn công bằng và hợp lí đối với tất cả thành viên 4.
Anh/Chị hãy trình bày kỹ năng về việc lập dự toán/dự trù kinh phí.
Để lập được dự toán, dự trù kinh phí cần thực hiện theo đúng quy trình bao gồm 4 bước sau:
Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ kế hoạch tổ chức
Cần nghiên cứu và nắm chắc những nội dung, tóm lại là những gì có trong bản kế hoạch chuẩn bị tổ chức sự kiện
Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục
Là bước liệt kê và xây dựng danh sách bao gồm những hạng mục cần dự toán kinh phí. Cần biết
sắp xếp các sự kiện, sau đó phải biết cách đưa ra những hạng mục cần thiết, hoặc có thể kèm
theo các loại phụ kiện, thiết bị ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa, quà tặng,... Tất cả đều phải được xác
định rõ số lượng cần cho mỗi hạng mục, chi phí và chất lượng.
Bước 3: Lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi ro phát sinh
Cần dự toán kinh phí cho cả những tình huống không đáng có, thiết lập các con số thể hiện được
tính chênh lệch, chứ không thể áp dụng mãi những con số của kinh phí cũ
Bước 4: Tính tổng kinh phí sau khi hoàn thành
Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí và trước khi trình bày bảng này lên cho đơn vị tổ chức
cần tính tổng chi phí và xác định được con số cuối cùng cho toàn bộ kế hoạch, bao gồm cả chi
phí cho những rủi do phát sinh. 5.
Anh/Chị hãy trình bày kỹ năng về việc quản lý tiến độ thực hiện các nhiệm vụ (sơ đồ Gantt).
Trong sơ đồ quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian
tương ứng được thể hiện trên trục hoành. Sơ đồ Gantt gồm 2 phần chính là
• Trục tung thể hiện tên của các công việc.
• Trục hoành minh họa các mốc thời gian cho những công việc ấy.
Để xây dựng một sơ đồ quản lý tiến độ thực hiện các nhiệm vụ theo sơ đồ Gantt, cần phải thực
hiện các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Xác định đầu mục công việc quan trọng
Cần phải liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết khi thực hiện dự án. Ngoài ra, cần phải
xác định mục tiêu mà dự án cần đạt được. Sau khi có các danh sách công việc, xác định thời gian
sớm nhất để bắt đầu dự án và ước tính thời điểm bắt đầu thực hiện.
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc
Xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện các nhiệm vụ khác và các
công việc nào có thể cùng thực hiện song song.
Trong sơ đồ Gantt thường sẽ tồn tại 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ là:
inish to Start S : Nhiệm vụ S không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ có liên quan trước đó
kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
Start to Start (SS): Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó được bắt đầu.
Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
Finish to Finish (FF): Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. Các
nhiệm vụ này sẽ kết thúc sau.
Start to Finish (SF): Rất hiếm khi xảy ra.
Bước 3: Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt
Đặt các nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, mối quan hệ của các nhiệm vụ, thành viên được giao, thời
gian ước tính hoàn thành công việc vào trong biểu đồ Gantt để thể hiện thời gian chi tiết của dự án.
Biểu đồ Gantt đại diện cho một dự án bằng cách hiển thị từng nhiệm vụ dưới dạng một thanh
ngang có độ dài là thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Bước 4: Cập nhật tiến độ nhiệm vụ
Khi tiến độ thực hiện di chuyển dọc theo biểu đồ có nghĩa là công việc đang có tiến triển. Tuy
nhiên, trong thời gian triển khai nhiệm vụ vẫn sẽ có nhiều sự thay đổi bất ngờ. Vì vậy, cần phải
thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để điều chỉnh kịp thời. 6.
Anh/Chị hãy trình bày kỹ năng về việc kiểm tra, đánh giá công việc và tiến độ công việc thực hiện.
Để kiểm tra, đánh giá công việc và tiến độ công việc thực hiện sử dụng phương pháp quản lí theo
mục tiêu MBO Management by Objectives là phương pháp đánh giá thực hiện công việc dựa
trên việc quản lý công việc theo mục tiêu. Theo đó, nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau thiết
lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu công việc theo từng khoảng thời gian cụ thể hay còn gọi là chu kỳ công việc.
Khi áp dụng MBO, nhân viên sẽ tập trung, nỗ lực vào các mục tiêu có tính SMART cụ thể, đo
lường được, khả thi, có liên quan, giới hạn thời gian). Khi kết thúc chu kỳ công việc, nhà quản lý
sẽ đánh giá thực hiện công việc của nhân viên so với mục tiêu ban đầu.
Mô hình quản lí theo mục tiêu (MBO ) có thể triển khai theo 4 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Ở cấp công ty phải vạch ra được chiến lược, tầm nhìn và sứ mạng, xác lập được
mục tiêu của công ty và cung cấp một sự hướng dẫn cho các cấp dưới xây dựng BSC Banlance
Scored Card , tức xác lập mục tiêu hay nhiệm vụ, sơ đồ, phương pháp đánh giá – KPI (Key
Performance Indicator và chương trình hay kế hoạch hành động.
Giai đoạn 2: ở cấp đơn vị kinh doanh và các bộ phận dịch vụ, phục vụ cũng xây dựng bsc - xác
lập mục tiêu phù hợp với mục tiêu của công ty, phương pháp đánh giá – kpi và kế hoạch hành
động cụ thể. Từ mục tiêu của đơn vị sẽ phân bổ và xác lập mục tiêu cho từng nhân viên trong từng đơn vị.
Giai đoạn 3: Xem xét và điều chỉnh các mục tiêu để thấy được sự tích hợp giữa mục tiêu của các
đơn vị, mục tiêu của nhân viên với mục tiêu của công ty.
Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể cho các nhân viên để có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra.
BSC là một hệ thống quản lý nhằm thiết lập mục tiêu, xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện và
giảm sát để đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách khoa học.
BSC đo lường đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức dựa trên cơ sở 4 khía cạnh: Tài chính,
khách hàng, các quá trình nội bộ, học tập & phát triển.
• BSC giúp tổ chức, Phát hiện ra các điểm mạnh/yếu/thách thức và các cơ hội.
Đưa ra các biện pháp cải tiến & chiến lược nhằm đem lại sự thành công & phát triển bền
vững ở hiện tại và tương lai trong môi trường cạnh tranh ngày càng khóc liệt.
7. Anh/chị hãy trình bày kỹ năng về việc xây dựng và thiết kế chương trình chi tiết thực hiện kế hoạch
Kỹ năng xây dựng kế hoạch bao gồm:
Kiến thức cơ bản và sự hiểu biết về kế hoạch
Các phương pháp khảo sát môi trường và xác lập mục tiêu hợp lí, phân công và sắp xếp công
việc phù hợp, dự toán kinh phí, thiết kế chương trình và tổ chức thực hiện, phương pháp kiểm
tra, kiểm soát và đánh giá, phương pháp giải quyết vấn đề, các kỹ năng máy tính cần thiết để có
thể xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch
Giai đoạn thiết kế chương trình chi tiết có 5 bước
Xác định nội dung: lập thứ tự ưu tiên công việc
• Liệt kê các công việc
• Sắp xếp trình tự thực hiện
• Thứ tự uu tiên công việc
Xác định về thời gian thực hiện
Xác định nguồn lực thực hiện
Xác định phương pháp thực hiện
Đánh giá và hoàn thiện kế hoạch
8. Anh/chị hãy cho biết ý tưởng về việc áp dụng phương pháp KPI. Hãy dẫn chứng một ví
dụ mà /chị đã áp dụng KPI
KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ
phận hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định
lượng,.. khác nhau phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng đối tượng. Chỉ số này thường được
các nhà lãnh đạo, quản trị DN sử dụng để đánh giá hiệu suất quá trình kinh doanh của toàn bộ
công ty và các cá nhân riêng lẻ. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của DN trong bối cảnh cạnh
tranh ngày càng khốc liệt, gắn với cụ thể hóa đóng góp của từng cá nhân đối với DN, việc vận
dụng hiệu quả KPI trong hoạt động của DN là yêu cầu bắt buộc hiện nay… Ví dụ: Công việc Mục tiêu KQ
thực % Đạt muc KPI chuẩn KPI đạt hiện tiêu đươc Chạy bộ 3km/ngày KQ thực 100 % Đạt hiện/ Mục mục tiêu x tiêu KPI Chuẩn … …
9. Anh/chị hãy cho biết quản lí theo mục tiêu là gì, ưu điểm của mô hình quản lí theo mục tiêu
Quản lí theo mục tiêu là là quản lí toàn bộ công việc hoặc các nhiệm vụ dựa trên việc đo lường
mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu là chính. viết tắt là MBO Ưu điểm của MBO
Khuyến khích tích chủ động sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập mục tiêu Kiểm soát dễ hơn
Tổ chức được phân định rõ rang
Có sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu, hiệu quả công việc của họ. 10.
Anh/Chị hãy cho biết quản lý theo mục tiêu là gì. Công cụ phổ biến được áp dụng
trong mô hình quản lý theo mục tiêu là gì.
Quản lý theo mục tiêu: Quản lý theo mục tiêu là một quá trình từ việc xác định hay thiết lập các
mục tiêu trong nội bộ tổ chức. Đặc biệt là các nhà quản lí và nhân viên cấp dưới thống nhất mục
tiêu và năm được cách làm thế nào để đạt được mục tiêu đề ra hoặc mục đích.
Công cụ phổ biến được áp dụng trong mô hình quản lý theo mục tiêu là MBO. 11.
Anh/Chị hãy cho biết một hoạt động cần thiết và quan trọng trước tiên trước khi
triển khai thực hiện kế hoạch là gì, tại sao.
Trước khi tiến hành xây dựng một kế hoạch nói chung, chúng ta cần phải xác định rõ nhiệm vụ
và mục tiêu của nhiệm vụ đề ra.
Bởi vì: Không có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ thiếu sự tập trung và mông lung trong việc quyết định.
Xác định mục tiêu giúp bạn kiểm soát hướng đi từ những vấn đề nhỏ nhất đến thứ to lớn hơn,
nó cũng là một quy chuẩn để khi nhìn lại bạn có thể đánh giá kế hoạch thực sự thành công hay không. 12.
Trong phương pháp xây dựng kế hoạch 5W1H2C5M. Tại sao yếu tố “money-Tiền”
không được đề cập lên hàng đầu, mà được xếp vào nhóm khác (5M).
Phương pháp này ngta thường dùng để giải quyết sự vụ sự việc xảy ra hàng ngày, mà nhân viên
giải quyết sự vụ sự việc xảy ra hàng ngày thì không được trả tiền ngày mà phải đợi đến cuối
tháng. Việc mà nhân viên làm việc trg công ty đã được công ty trả lương hàng tháng rồi, vì vậy
đó là công việc họ phải làm, là nhiệm vụ của họ, cho nên trg quá trình thực hiện, nếu như có sai
sót, nhân viên phải tự tìm cách giải quyết mà ít khi yêu cầu thêm chi phí. Vì vậy những kế hoạch
này, ngta không đặt nặng vấn đề money, mà vấn đề này chủ yếu là những cái phụ giúp giải quyết
sự vụ sự việc phát sinh.
VD: phải họp với các quả lý cấp cao trong nhà hàng, vì money sẽ bao gồm những vấn đề như in
ấn catologue, thuê dàn âm thanh… II.
CÂU HỎI VẤN ĐÁP CÁ NHÂN
1. Anh/Chị hãy cho biết tên Kế hoạch của nhóm anh/chị. Các thành viên của nhóm.
Tên kế hoạch: kế hoạch tổ chức chuyến tham quan về nguồn cho sinh viên iuh Nguyễn Ngọc Uyển Ngô Thị Thúy Mai Thị Ánh Tuyết Nhi Phượng Đỗ Anh Tuấn Kiệt Nguyễn Vũ Đức Võ Minh Thuận Phan Thị Ly Sa Mai Thị Kiều My Nguyễn Ngọc Nguyễn Thị Mỹ Hoàng Duyên
2. Anh/Chị hãy cho biết Mục tiêu chung/mục đích của kế hoạch của nhóm anh/chị là
gì. Nó có đáp ứng được nguyên tắc SMART hay không, cụ thể.
- Giúp cho 150 sinh viên hiểu rõ truyền thống dân tộc – mức điểm mục tiêu: 8/10
- Tri ân và khắc ghi công lao to lớn của những anh hùng của nhân dân Việt Nam, những
người mẹ Việt Nam Anh hùng.
3. Anh/Chị hãy cho biết nhiệm vụ và mục tiêu của anh/chị được phân công. Mức độ
hoàn thành nhiệm vụ của anh/chị & phương pháp anh/chị áp dụng tính toán mức
độ hoàn thành đó như thế nào. Xác định mục tiêu 1 Bản Vũ Đức 100% ¿ KQTH ×100 % Họp bàn kế hoạch 3 Cuộc họp Uyển Nhi 100% mục tiêu Nhiệm Phân công nhiệm vụ 13 Uyển vụ Nhi 100% Khảo sát môi trường Danh Ngọc 1 100% ngoài sách Hoàng
Khảo sát môi trường nội bộ 150 Người Mỹ Duyên 100% Tổng Danh hợp thông tin 1 Vũ Đức 100% sách
Soạn thảo bản báo cáo kế hoạch 1 Bản Kiều My 100% Soạn phụ lục 3 Phần Ly Sa 100% Thúy Thu phí 30.000.000 Đồng Phượng Thuê xe 4 Xe Tuấn Kiệt Chuẩn bị bữa nhẹ 160 Suất Ánh Tuyết Mua vé 160 Vé Ly Sa Ngọc Mua quà tặng 10 Phần Hoàng Mua lẵng hoa 1 Lẵng Mỹ Duyên Thúy Mua hương 1 Bó Phượng Minh MC điều hành 1 Chuyến Thuận Hỗ trợ sinh viên kiến Minh thức lịch sử 8/10 Điểm Thuận Dâng hoa, thắp hương 10 Lần Cả nhóm Tặng quà 10 Phần Cả nhóm
4. Anh/Chị hãy cho biết tổng mức kinh phí dự trù kế hoạch là bao nhiêu. kinh phí dự trù là 30 triệu
5. Anh/Chị hãy cho biết mức chi tiêu thực tế của kế hoạch là bao nhiêu. là 30 triệu
trong hoàn cảnh không thể áp dụng thực tế nên nhóm em giả định mức chi tiêu thực tế =
kinh phí dự trù + kinh phí dự trù sai sót
6. Anh/Chị hãy cho biết mức độ hoàn thành “nhiệm vụ chi” của nhóm là bao nhiêu %,
Phương pháp tính toán cụ thể như thế nào. tất cả giả định đạt 100 %, phương pháp
tính toán cụ thể là =KQTH/ mục tiêu ×100%
7. Anh/Chị hãy cho biết mức độ hoàn thành “mục tiêu chung/mục đích kế hoạch” của
nhóm là bao nhiêu %, Phương pháp tính toán cụ thể như thế nào.
Mức độ hoàn thành “mục tiêu chung/mục đích kế hoạch” của nhóm là 100 %
Phương pháp tính toán cụ thể: cử người giám sát mức độ hoàn thành của các mục tiêu đến
khi kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch, quy ra thành con số cụ thể và tính mục tiêu chung theo công thức sau: ∑ KPI thực hiện % Mục tiêu chung= ×100 % ∑ KPI chuẩn
8. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mà phát sinh vấn đề, hoặc xảy ra sự cố thì
anh/chị xử lý như thế nào.
Trong trường hợp có vấn đề xảy ra như chậm tiến độ, kết quả không đạt kế hoạch, không đáp
ứng mục tiêu đề ra,… chúng em sẽ tiến hành phân tích để nhận diện các nguyên nhân, nhân
tố ảnh hưởng cùng những rủi ro tiềm ẩn. Từ đó, đưa ra các giải pháp khắc phục, cải tiến hoặc
điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch cho phù hợp.
9. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, anh/chị cần bám sát nội dung nào trong bản kế hoạch và tại sao.
Vì trong bảng phân công nhiệm vụ giúp ta xác định rõ ràng nhiệm vụ và mục tiêu chính xác, từ
đó có những phương pháp thực hiện công việc phù hợp đúng phương hướng.
10. Anh/Chị hãy trình bày/kể ra những nội dung cơ bản của một bản kế hoạch.
Tên kế hoạch: Kế hoạch phải có tên thể hiện nội dung khái quát của kế hoạch.
Mục đích: Kế hoạch nhằm để làm gì.
Mục tiêu: Trình bày các kết quả đạt được sau khi thực hiện kế hoạch.
Nội dung công việc: trình bày nội dung cơ bản của các công việc để thực hiện.
Người thực hiện: Người phụ trách và chịu trách nhiệm chính, người hỗ trợ và phối hợp.
Thời gian: Khoảng thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc.
Phương pháp thực hiện: Trình bày cách thức tiến hành để đạt được mục tiêu.
11. Theo Anh/Chị yếu tố nào quyết định sự thành công của kế hoạch. Tại sao.
Trước khi tiến hành xây dựng một kế hoạch nói chung, chúng ta cần phải xác định rõ nhiệm vụ
và mục tiêu của nhiệm vụ đề ra.
Bởi vì: Không có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ thiếu sự tập trung và mông lung trong việc quyết định.
Xác định mục tiêu giúp bạn kiểm soát hướng đi từ những vấn đề nhỏ nhất đến thứ to lớn hơn,
nó cũng là một quy chuẩn để khi nhìn lại bạn có thể đánh giá kế hoạch thực sự thành công hay không.
12. Anh/Chị hãy cho biết cảm tưởng cảm nghĩ của anh/chị sau khi học xong môn Kỹ
năng xây dựng kế hoạch.
Đây là môn học hết sức ý nghĩa và vô cùng bổ ích. Sau khi học xong môn học này em đã có
thể xác định đúng mục tiêu, phân công và sắp xếp đúng công việc phù hợp, thiết lập được
kinh phí, xây dựng các phương pháp đánh giá, kiểm tra và đồng thời cũng có thể tìm ra được
các phương pháp giải quyết vấn đề để tự tin xây dựng và tổ chức kế hoạch một cách hợp lý
và khoa học, thứ sẽ hỗ trợ giúp em thành công trong con đường sự nghiệp sau này. Em xin
chân thành cảm ơn thầy Trần Thứ Ba đã giảng dạy và truyền đạt cho em nhiều kiến thức bổ
ích những bài giảng của thầy.