Tổng Quan Về Triết Lý Kaizen - Cải Tiến Liên Tục trong quản Lý | Môn Khoa Học Quản Lí - Đại Học Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội

KAIZEN - Triết lý cải tiến liên tục I. Khái niệm
Kaizen là phương pháp quản lý xuất phát từ Nhật Bản và có nghĩa là “thay đổi về phía tốt hơn”
hoặc “cải tiến liên tục”. Kaizen tập trung vào việc cải thiện liên tục mọi khía cạnh của công việc
và tổ chức. Mục tiêu là loại bỏ các lãng phí, tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty
Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các
chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu
tư mới. Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao
chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới. Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng
các kỹ thuật sản xuất mới. Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần
dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi
mới thường là hiện tượng tức thời.
II. Đặc điểm của phương pháp KAIZEN
– Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc.
– Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của nhân viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo.
– Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu của khách hàng thông qua giảm chi phí.
– Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiện.
– Nhấn mạnh hoạt động nhóm.
III. Các nguyên tắc chính của phương pháp KAIZEN
1. Tập trung vào khách hàng: Khách hàng luôn là trung tâm của mọi hoạt động của doanh
nghiệp. Do đó, các hoạt động và quyết định của doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu và
mong muốn của khách hàng. Kaizen cắt bỏ mọi hoạt động thừa trong quá trình vận hành doanh
nghiệp, những hoạt động không mang tính chất nhằm cải tiến sản phẩm và quản trị chất lượng hàng hóa.
2. Đổi mới liên tục: Doanh nghiệp luôn cần phải tìm cách để cải tiến và phát triển mọi hoạt động
của mình, từ quy trình sản xuất đến marketing và dịch vụ khách hàng. Bởi nhu cầu của khách
hàng không bao giờ dừng lại, có thể là thay đổi điều chỉnh về kỹ thuật, tính năng hay giá cả. Mặt
khác, việ đổi mới sản phẩm sẽ tiết kiện thời gian và chi phí thực hiện hơn so với thiết lập sản
xuất một sản phẩm mới.
3. Đào tạo và phát triển nhân viên: Để thực hiện triết lý Kaizen, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào
tạo và phát triển nhân viên, tạo dựng văn hóa "không đổ lỗi" giúp họ có thể đóng góp và phát
triển trong công việc của mình.
4. Tổ chức làm việc hiệu quả: Tổ chức làm việc phải được thiết kế để tối đa hóa hiệu quả, bao
gồm tối ưu hóa quy trình làm việc và sử dụng công nghệ mới nhất. Bên cạnh đó, mạng lưới
thông tin nội bộ cũng cần được thiết lập chặt chẽ, mang tính liên kết cao để nhân viên đủ điều
kiện cập nhật tin thức, thuận tiện chia sẻ thông tin và kinh nghiệm.
5. Kết hợp các bộ phận trong một dự án: Với phương pháp Kaizen, ưu tiên tận dụng triệt để các
nguồn lực của doanh nghiệp để thực hiện dự án. Nếu không thể tự xử lý công việc mới cần đến
hỗ trợ từ nguồn lực bên ngoài.
6. Khuyến khích teamwork: Theo triết lý Kaizen, làm việc nhóm tối ưu kết quả và hiệu suất làm
việc. Team-leader cần có khả năng lãnh đạo, dẫn dắt và định hướng nhân sự của mình từ nỗ lực của bản thân.
7. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần đảm bảo thực hiện chuẩn chỉ các quy định của
doanh nghiệp trên tinh thần tự nguyện, chấp nhận đặt lợi ích doanh nghiệp lên lợi ích cá nhân và
luôn tự giác rèn luyện, kiểm điểm bản thân để cải thiện phù hợp với doanh nghiệp.
8. Thiết lập các mối quan hệ bền vững: Triết lý Kaizen định hướng doanh nghiệp cần có buổi đào
tạo nhân sự bài bản và chuyên sâu, phù hợp với từng cấp bận nhân sự. Cấp quản lý sẽ học về các
kỹ năng quản trị, khả năng điều phối, thúc đẩy nhân sự. Nhân viên cấp dưới sẽ học tập về các kỹ
năng nâng cao nghiệp vụ. Việc làm này tạo dựng lòng tin, tạo môi trường cho nhân viên học hỏi và làm việc lâu dài.
9. Thúc đẩy năng suất làm việc: Thúc đẩy năng suất có thể được áp dụng bởi các phương pháp
như kích thích bằng khen thưởng hoặc công nhận thành tích thông qua bằng khen.
10. Cập nhật thực trạng phát triển của doanh nghiệp: Nhân viên sẽ không thể xác định mức độ
quan trọng của việc mình đang làm ảnh hưởng tới kết quả tăng trưởng chung của doanh nghiệp.
Thường xuyên chia sẻ thực trạng sẽ là nguồn động lực lớn cho nhân viên.
IV. Ưu và nhược điểm của KAIZEN
Ưu điểm của phương pháp Kaizen:
- Tập trung vào cải tiến dần dần, Kaizen có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay
đổi trái ngược với những nỗ lực lớn có thể bị từ bỏ do xu hướng kích động sự chống lại và từ bỏ thay đổi.
- Kaizen khuyến khích sự xem xét kỹ lưỡng các quy trình để những sai lầm và lãng phí có thể được giảm bớt.
- Phương pháp Kaizen giảm thiểu lỗi và sẽ giúp nhu cầu kiểm tra được giảm bớt, vì lỗi đã giảm.
- Tinh thần làm việc của nhân viên tăng lên, bởi vì nó mang lại cảm giác về giá trị và mục đích.
- Làm việc theo nhóm tăng lên khi nhân viên nghĩ vượt ra ngoài các vấn đề cụ thể của bộ phận của họ.
- Tập trung khách hàng tăng lên khi nhận thức yêu cầu của khách hàng được nâng lên.
- Các hệ thống được đưa ra để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả ngắn hạn và dài hạn.
Nhược điểm của phương pháp Kaizen:
- Các công ty có văn hóa theo chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín trước tiên có thể cần tập
trung vào những thay đổi văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu.
- Các sự kiện Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra một sự phấn khích nông cạn và ngắn ngủi và do đó,
bị bỏ rơi trước đó rất lâu.
V. Lợi ích của phương pháp KAIZEN
o Tạo động lực thúc đẩy phát triển cá nhân để có các ý tưởng cải tiến.
o Có ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
o Giảm lãng phí trong như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển.
o Tăng cường tinh thần đồng đội.
o Cải thiện kỹ năng lãnh đạo.
o Hiệu quả sản xuất được cải thiện.
o Cải thiện, đổi mới các quy định cũ.
o Cải thiện tính an toàn lao động và loại bỏ lãng phí.