Dựa vào mục đích sử dụng, văn bản hành chính thông dụng được chia thành:

Trình bày ngang hàng với tên của văn bản, in thường, cỡ chữ 13, đứng, đậm và gạch chân

Trình bày dưới tên của văn bản, thường đặt sau cụm từ “Về việc”, in thường, cỡ chữ 13, đúng, đậm, dưới trích yếu có đường kẻ ngang, độ dài đường kẻ ngang 1/2 trích yếu

Trình bày dưới tên của văn bản, thường đặt sau cụm từ “Về việc”, in thường, cỡ chữ 14, in đứng, đậm, dưới trích yếu có đường kẻ ngang, độ dài đường kẻ ngang 1/3 trích yếu, cân đối so với dòng chữ

Trình bày dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ, bằng chữ in thường, cỡ cữ từ 12 đến 13, in nghiêng

Trình bày ngang hàng với phần số và kí hiệu của văn bản, dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ, in thường cỡ chữ 12 đến 13, in nghiêng

Trình bày ngang hàng với phần số và kí hiệu của văn bản, dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ, in thường cỡ chữ 13 đến 14, in nghiêng

Lề trên 15-20mm, lề dưới 25-20mm, lề trái 25-30mm, lề phải 15-20mm

Lề trên 15 -20mm, lề dưới 15-20mm, lề trái 25-30mm, lề phải 15-20mm

Đảm bảo tính chính xác, trang trọng và phổ thông

Đảm bảo chính xác, trang trọng, lịch sự, phổ thông, thống nhất

Đảm bảo chính xác, rõ ràng, trang trọng, phổ thông thống nhất

Tờ trình

Công điện

Báo cáo

Dựa vào chủ thể ban hành văn bản

Dựa vào tên loại văn bản hành chính thông dụng

Dựa và mục đích sử dụng và ban hành

Tờ trình

Công điện

Công văn

Là loại văn bản nghị luận đặc biệt ngắn gọn

Là một thể loại của văn bản tự sự

Là một thể loại của văn bản trữ tình

Khổ A4 ( 200x 297)

Khổ A4 ( 205 x 297)

Báo cáo chung và báo cáo tổng kết

Báo cáo chung và báo cáo thường kì

Báo cáo chuyên đề vào báo cáo thường kì

Công văn

Tở trình

Nội quy

Nội quy

Quy định

Điều lệ

Báo cáo thường kì và báo cáo chuyên đề

Báo cáo bất thường và báo cáo chuyên đề

Báo cáo bất thường và báo cáo chung

1 chữ kí

3 chữ kí

4 chữ kí

3

4

6