Dựa vào mục đích sử dụng, văn bản hành chính thông dụng được chia thành:

Được ghi bằng chữ số La mã và đánh liên tục cho các văn bản do mỗi cơ quan, tổ chức quy định

Được ghi bằng chữ La mã và đánh liên tục cho các văn bản do mỗi cơ quan, tổ chức ban hành theo năm dương lịch

Được ghi bằng chữ la mã và đánh liên tục cho các văn bản do mỗi cơ quan, tổ chức ban hành quy định

Tên loại văn bản được trình bày ở chính giữa dòng theo chiều dọc tờ giấy (dưới địa danh và thời gian), in hoa, cỡ chữ 13, đứng , đậm.

Tên loại văn bản được trình bày ở chính giữa dòng theo chiều ngang tờ giấy (dưới địa danh và thời gian), in hoa, cỡ chữ 13, đứng, đậm

Tên loại văn bản được trình bày ở chính giữa dòng theo chiều dọc tờ giấy (dưới địa danh và thời gian), cỡ chữ 14, đứng, đậm

Trình bày ngang hàng với tên của văn bản, in thường, cỡ chữ 13, đứng, đậm và gạch chân

Trình bày dưới tên của văn bản, thường đặt sau cụm từ “Về việc”, in thường, cỡ chữ 13, đúng, đậm, dưới trích yếu có đường kẻ ngang, độ dài đường kẻ ngang 1/2 trích yếu

Trình bày dưới tên của văn bản, thường đặt sau cụm từ “Về việc”, in thường, cỡ chữ 14, in đứng, đậm, dưới trích yếu có đường kẻ ngang, độ dài đường kẻ ngang 1/3 trích yếu, cân đối so với dòng chữ

Khi muốn truyền đạt những nội dung và yêu cầu của cấp trên xuống

Khi xuất hiện một nhu cầu quyền lợi chính đáng nào đó của một cá nhân hay một tập thể

Khi muốn xin nghỉ học

Là loại văn bản nghị luận đặc biệt ngắn gọn

Là một thể loại của văn bản tự sự

Là một thể loại của văn bản trữ tình

Địa điểm làm văn bản và ngày tháng

Họ tên và chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản

Khi người viết muốn đề đạt nguyện vọng lên cấp trên hoặc người có thẩm quyền giải quyết

Khi người viết muốn chuyển thông tin từ cấp dưới lên

Khi người viết muốn kí kết hợp đồng với đối tác

Khi muốn truyền đạt những nội dung và yêu cầu của cấp trên xuống

Khi xuất hiện một nhu cầu quyền lợi chính đáng nào đó của một cá nhân hay một tập thể

Khi muốn xin nghỉ học

Dựa vào chủ thể ban hành văn bản

Dựa vào tên loại văn bản hành chính thông dụng

Dựa và mục đích sử dụng và ban hành

Có nội dung phù hợp thực tiễn

Phù hợp với đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

Phù hợp với cơ quan, tổ chức và đơn vị ban hành

Phù hợp với quy định của tổ chức

Có nội dung phù hợp với thực tiễn

Phù hợp với đường lối chính sách của Đảng

Phản ánh lại khách quan vụ việc xảy ra

Tường thuật lại khách quan vụ việc xảy ra

Ghi lại toàn bộ diễn biến của đại hội, hội nghị, cuộc họp

Phản ánh lại khách quan vụ việc xảy ra

Tường thuật lại khách quan vụ việc xảy ra

Ghi nhận lại vụ việc khách quan xảy ra

1 chữ kí

3 chữ kí

4 chữ kí

Lề trên 15-20mm, lề dưới 25-20mm, lề trái 25-30mm, lề phải 15-20mm

Lề trên 15 -20mm, lề dưới 15-20mm, lề trái 25-30mm, lề phải 15-20mm