lOMoAR cPSD| 48599919 Chương 7:
1. Khái niệm, bản chất và vai trò của chức năng kiểm tra 2.
Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra
CHỨC NĂNG KIỂM TRA
3. Các nguyên tắc kiểm tra
4. Các phương pháp kiểm tra 5. Tiến trình kiểm tra lOMoAR cPSD| 48599919
Thảo luận tình huống 1: Chiều thứ 6 và sáng thứ 7
Vào sáng thứ Hai, anh Sang, một quản lý văn phòng,
nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ vào
Sang tự tin rằng anh đã thu xếp mọi việc đâu vào đấy và
phong bì và gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông
công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho
nhân viên làm việc. Vài ngày trôi qua, Sang thấy rằng
tin đến khách hàng. Công việc phải thực hiện xong
"nhóm gửi thư" vẫn đang làm việc tất bật. Thứ 6 đã đến và trước chiều thứ 6.
Sang bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi đi được
Sang khởi đầu khá tốt. Anh lập một kế hoạch hoàn
khoảng 13.000 thư. Ko còn cách nào khác anh phải yêu cầu
chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian biểu cho từng
nhân viên làm thêm giờ và chiều tối thứ Sáu và ngày thứ
phần công việc. Anh giao việc cho bốn nhân viên và
Bẩy để có thể gửi đi hết số còn lại – dù vậy vẫn chậm 1
hướng dẫn họ kỹ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện ngày. CÂU HỎI
theo các quy tắc và chuẩn mực được xác định trước
Câu 1: Sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình kiểm soát?
cùng sự trợ giúp của các trang thiết bị văn phòng sẵn
Câu 2: Nếu anh (chị) là Sang, anh chị đã làm gì để đảm bảo có.
công việc sẽ hoàn thành đúng thời hạn? lOMoAR cPSD| 48599919 lOMoAR cPSD| 48599919
Thảo luận 2:Kiểm soát hay không kiểm soát: 2
. NH Ữ NG YÊU C Ầ U ĐỐ I V Ớ I H Ệ TH Ố NG KI Ể M TRA
Trong trường hợp có lãi, số lãi thu được sau khi nộp khoán
về công ty thì các quầy, các cửa hàng tự chia nhau theo thỏa
thuận. Do vậy chúng tôi chẳng cần phải kiểm tra giám sát về
2.1 . Đượ c thi ế t k ế theo các k ế ho ạ ch
giờ giấc và hiệu quả làm việc của nhân viên. Chúng tôi chỉ
cần căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hằng
2.2 . Phù h ợ p v ớ i t ổ ch ứ c và con ng ườ i trong t ổ ch ứ c
quý của các trưởng đơn vị trong công ty để ra các quyết định
đầu tư, thu hồi, điều chỉnh nhân sự nếu cần thiết. “
2.3 . Khách quan Câu hỏi:
Câu 1: Anh (chị) hãy nhận xét ý kiến của ông phó giám đốc
2.4 . Linh ho ạ t
trên đối với hoạt động kiểm soát của công ty A. 2.5
Câu 2: Anh (chị) đánh giá như thế nào về công tác kiểm soát
. Hi ệ u qu ả
các hoạt động kinh doanh của công ty A. lOMoAR cPSD| 48599919 1.3. Vai trò
• Thông qua kiểm tra, nhà quản trị nắm bắt được
Thảo luận 2:Kiểm soát hay không kiểm soát:
tiến trình thực hiện các kế hoạch, mục tiêu,
Trong cuộc phỏng vấn một phó giám đốc kinh
nhiệm vụ để có thể điều chỉnh các sai sót xảy
doanh về công tác kiểm soát hoạt động kinh ra
doanh tại hệ thống các cửa hàng của công ty A,
• Giúp xác định tính đúng đắn các khâu hoạch
ông này đã trả lời như sau: “Chúng tôi không
định, tổ chức, điều khiển.
có hoạt động kiểm soát gì cả. Hiện nay chúng
• Là biện pháp thúc đẩy đối tượng quản trị đạt
tôi áp dụng hình thức giao khoán cho các cửa
đến mục tiêu của tổ chức.
hàng. Các cửa hàng lại khoán xuống từng quầy.
Nhân viên của các quầy sẽ tự tính toán, tìm
• Phát hiện các tiềm năng của tổ chức
nguồn hàng và kinh doanh sao cho đảm bảo
doanh thu được giao khoán. Quầy hàng nào,
cửa hàng nào thua lỗ thì sẽ phải tự chịu. Nếu
không nộp đủ khoán về cho công ty thì công ty
sẽ xem xét, chuyển giao cửa hàng đó cho một
phụ trách mới hoặc sát nhập với một đơn vị kinh doanh khác. lOMoAR cPSD| 48599919
2.1. Được thiết kế theo các kế hoạch 2.4. Linh hoạt
• Các hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi.
Điều này đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát cho phép tiến hành đo lường, đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả ngay cả trong
• Thông qua hệ thống kiểm tra, các nhà quản trị phải nắm được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch.
trường hợp gặp phải những kế hoạch thay đổi, những hoàn cảnh không lường trước hoặc những thất bại hoàn toàn.
2.2. Phù hợp với tổ chức và con người trong tổ chức 2.5. Hiệu quả
Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với đặc điểm của tổ chức như: quy mô tổ chức; vị trí công
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm soát có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch so với kế hoạch với
tác của cán bộ quản trị, và trình độ của cán bộ công nhân viên.
mức chi phí thấp nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm soát phải tương xứng với chi phí của nó. 2.3. Khách quan
Việc đánh giá con người và hoạt động trong doanh nghiệp phải mang tính khách quan và
chính xác, dựa vào những tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp. Tránh thái độ định kiến và cách đánh
giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để minh chứng. lOMoAR cPSD| 48599919
3 . CÁC NGUYÊN T Ắ C KI Ể M TRA
3.1. Nguyên tắc tự kiểm tra
Nguyên tắc này đòi hỏi mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất.
3.1 . Nguyên t ắ c t ự ki ể m tra
3.2. Nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu
Nguyên tắc này đòi hỏi phải xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và
các điểm thiết yếu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và điểm đó.
3.2 . Nguyên t ắ c ki ể m tra các đ i ể m thi ế t y ế u
3.3. Nguyên tắc số lượng nhỏ các nguyên nhân
Nguyên tắc này nêu rõ một số lượng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể
gây nên đa số các kết quả. Nó đòi hỏi trong quá trình kiểm soát phải xem
3.3 . Nguyên t ắ c s ố l ượ ng nh ỏ các nguyên nhân
xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây ra sự sai lệch của thực hiện so với mục
tiêu kế hoạch để có thể đưa ra những biện pháp điều chỉnh có hiệu quả.
3.4. Nguyên tắc về địa điểm kiểm tra
3.4 . Nguyên t ắ c v ề đị a đ i ể m ki ể m tra
Nguyên tắc này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số liệu và báo
cáo thống kê mà phải được tiến hành ở ngay tại nơi hoạt động. lOMoAR cPSD| 48599919
5 . TI Ế N TRÌNH KI Ể M TRA
4.2. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra
• Kiểm tra toàn bộ: Nhằm đánh giá việc thực hiện mục
Xây d ự ng k ế
tiêu, kế hoạch của tổ chức một cách tổng thể.
ho ạ ch và h ệ th ố ng
ch ỉ tiêu ki ể m tra
• Kiểm tra bộ phận: Thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận của tổ chức
Đ o l ườ ng k ế t qu ả Đ ánh giá
th ự c hi ệ n
• Kiểm tra cá nhân: Thực hiện đối với những con người cụ thể trong tổ chức
4.3. Theo tần suất của các cuộc kiểm tra
• Kiểm tra định kỳ (được thực hiện theo kế hoạch đã
định trong từng thời gian)
T ổ ch ứ c đ iề u ch ỉnh
Xác đị nh m ứ c độ
sai l ệ ch
sai l ệ ch
• Kiểm tra liên tục (giám sát thường xuyên trong mọi
thời điểm, với mọi cấp, mọi khâu và với nội dung toàn diện). Đư a ra các
Xác đị nh nguyên
ph ươ ng án x ử l ý
nhân sai l ệ ch lOMoAR cPSD| 48599919
4. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA
4.1. Theo quá trình hành động
• Kiểm tra lường trước: Là loại kiểm tra được
4.1.Theo quá trình hành động
tiến hành trước khi hoạt động thực sự, tiên liệu
các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn
4.2.Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm ngữa trước. tra
• Kiểm tra đồng thời: Là loại kiểm tra được tiến
4.3.Theo tần suất của các cuộc kiểm tra
hành trong khi hoạt động đang diễn ra.
• Kiểm tra phản hồi: Là loại kiểm tra được thực
hiện sau khi hoạt động đã xảy ra. Nhược điểm
chính của hình thức này là độ trễ về thời gian thường khá lớn. lOMoAR cPSD| 48599919
6. Các kỹ thuật kiểm soát
6.1 Các công cụ kiểm soát truyền thống
Báo cáo tài chính được sử dụng rộng rãi trong các • doanh nghiệp là:
Dữ liệu thống kê: số lượng sản phẩm, năng suất...
– Phản ánh kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của DN.
Bảng cân đối kế toán: tổng hợp giữa tài sản với vốn chủ
– Cho thấy xu thế vận động của các sự vật, hiện tượng là công cụ
sở hữu và công nợ phải trả
hữu hiệu cho kiểm tra lường trước.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:phản ánh tóm
• Bảng báo cáo kế toán tài chính:
lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh
– Bảng phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn, công nợ doanh của doanh nghiệp
cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp;
Báo cáo lưu chuyến tiền tệ phản ánh các khoản thu và
– Sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản phẩm và dịch vụ vào
chi tiền mặt trong kỳ của doanh nghiệp và ra khỏi doanh nghiệp;
– Công cụ để giám sát 3 điều kiện tài chính chủ yếu: Khả năng thanh
toán; Điều kiện tài chính, Khả năng sinh lợi. lOMoAR cPSD| 48599919
6.2 Các công cụ kiểm soát hiện đại
• Ngân quỹ: biểu thị sự phân bổ các nguồn theo dự định
- Công cụ đắc lực và phổ biến nhất để lập kế hoạch và
• Phương pháp sơ đồ mạng lưới: Thông qua sơ đồ,
kiểm tra các hoạt động khác nhau, ở các cấp quản trị
nhà QT có thể biết được hoạt động nào đang chậm
khác nhau trong một tổ chức
chễ so với kế hoạch, từ đó có thể đưa ra các biện
- Ngân quỹ lập ra phương hướng và là phương tiện để
thực hiện, sau đó trở thành tiêu chuẩn để đo lường pháp khắc phục
việc thực hiện trong thực tế
• Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu: là một
Một số lưu ý khi kiểm tra bằng ngân quỹ:
phương pháp tiếp cận mới đối với việc lập ngân quỹ,
- Việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu hút sự quan
tâm đặc biệt của cả những người lãnh đạo DN và QT
nhưng hiện nay đã phổ cập rộng rãi cho mọi hệ viên cấp dưới. thống.
- Xác định được những tiêu chuẩn hợp lý các chương
trình và công việc có thể dựa vào để chuyển thành
6.3 Các dụng cụ và phương tiện kiểm soát: Ngoài
nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động, chi phí vốn…
các dụng cụ và phương tiện kiểm soát thông
- Cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả để biết
thường như hệ thống biểu mẫu, văn bản báo cáo,
được các ngân quỹ đang và sẽ được thực hiện như thế nào.
ngày nay, các DN còn sử dụng những phương tiện
• Báo cáo và phân tích chuyên môn: sử dụng trong phạm vi các
hiện đại như máy điện thoại, máy fax, máy vi tính,
vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với DN.
hệ thống vô tuyến, các thiết bị, dụng cụ theo dõi đo
lường chính xác, v.v.