Bài giảng PPT (Power Point) học phần Quản trị hành chính văn phòng

Môn học
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Company Logo NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN 1.
Dự giờ giảng lý thuyết trên lớp 2.
Nghiên cứu tài liệu tham khảo do giáo viên giới thiệu 3.
Làm bài tập tình huống 4.
Thảo luận tình huống trên lớp 5.
Làm bài kiểm tra kiến thức trên lớp 6.
Làm bài tập thực hành nhóm 7.
Thi kết thúc học phần Company Logo
Phân bố thời gian:
- Số giờ lý thuyết trên lớp: 65%
- Thảo luận, giải quyết tình huống, thực hành: 35%
 Điều kiện tiên quyết:
Sinh viên đã học các môn học thuộc kiến thức cơ sở ngành như: - Quản trị học - Hành vi tổ chức Company Logo
 Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:
• 45% Điểm bài tập kiểm tra, BT cá nhân, thái độ, chuyên cần. • 55% Điểm bài thi
 Thang điểm: 10/10
• Chuyên cần, thái độ 10% • Bài tập cá nhân: 25%
• BT kiểm tra thường kỳ: 10%
• Kiểm tra kết thúc học phần: 55% Company Logo NỘI DUNG MÔN HỌC
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Chương 2 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Chương 3 : LẬP KẾ HOẠCH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Chương 4 : TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Chương 5 : KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Company Logo
Tài liệu học tập:
1. Trương Hoàng Hoa Duyên; giáo trình nội bộ quản trị
hành chính văn phòng- Đại học Duy Tân-2011
2. Mike Havey - Quản trị hành chánh văn phòng – NXB Thống kê 1997
3. PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị Hành chánh Văn
phòng - NXB Thống kê 2004
4. GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo - Quản
trị văn phòng - NXB Lao động – Xã hội 2005
5. PGS.TS Nguyễn Hữu Thân - Quản trị văn phòng – NXB
Khoa học kỹ thuật 2005
6. Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức – Học viện Hành
chánh Quốc gia – 2003 7. …. Company Logo Thảo luận: Tổ chức? hành chính? Company Logo
Tổ chức cũng có thể được hiểu theo nghĩa khác:
1. Là một từ ngữ dùng để thay thế cho doanh nghiệp, công ty hoặc tập đoàn
2. Là một thực thể như doanh nghiệp, tức là doanh nghiệp đó được tổ chức
3. Cách tổ chức nguồn tài nguyên để đạt được mục tiêu nào đó Company Logo
Hành chính: Hoạt động liên quan đến sự vận hành trôi
chãy của các họat động đạt được bằng các phương tiện
của những hệ thống hành chính được thiết kế tốt, được hỗ
trợ bằng quản trị hữu hiệu Company Logo LOGO
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT
Các khái niệm CHÚNG TA cần thảo luận Quản lý là gì?
Quản trị là gì?
Quản trị và quản lý
giống và khác nhau như thế nào?
Quản trị hành chính văn phòng là gì? Company Logo
Các bạn hãy quan sát đàn kiến tha mồi Company Logo
Các bạn hãy xem người chỉ huy dàn nhạc Company Logo Bộ đội kéo pháo Company Logo
Quản trị khác quản lý như thế nào
Khả năng lãnh đạo vượt lên cả khả năng quản lý
Những nhà lãnh đạo giỏi cũng là những nhà quản
lý giỏi. Tuy nhiên, có những nhà quản lý giỏi lại
không thể trở thành người quản lý giỏi.
Nhà quản lý: Có khả năng hoạch định, tổ chức,
kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quả
Nhà lãnh đạo: có tầm nhìn, có khả năng thúc đẩy,
có khả năng truyền cảm hứng
Quản lý (tiếng Anh là Management ; tiếng Latinh
manum agere = "điều khiển bằng tay“) Company Logo
Văn phòng có mối quan hệ như thế nào với các phòng ban khác trong tổ chức Ban Giám đốc Văn phòng P HCTH P Kỹ thuật Chi nhánh B Chi nhánh A P Nhân sự P maketing Pkế toán Nhóm dự án PX SX1 PXSX2 Company Logo MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này sinh viên sẽ có khả năng
 Mô tả được các chức năng và nhiệm vụ của nhân viên
hành chính và thư ký văn phòng.
 Phân biệt được thế nào là công việc quản trị hành
chính văn phòng và thế nào là công việc hành chính văn phòng.
 Hiểu được các vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ
của các cấp bậc hành chính văn phòng cần phải có. Company Logo
 TÓM LƯỢC NỘI DUNG
1. Tổng quan về văn phòng và công việc hành chính văn phòng
2. Quản trị hành chính văn phòng và nhà quản trị hành
chính văn phòng Company Logo NỘI DUNG
1. Khái niệm quản trị HCVP
2. Các cấp bậc quản trị HCVP
3. Chức năng của Quản trị HCVP
4. Nội dung quản trị HCVP Company Logo
KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
- Theo nghĩa rộng (văn phòng tổng quát): Là bộ máy
làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành các
hoạt động của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Company Logo
KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
- Theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Văn phòng là nơi
làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội
và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Company Logo
KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
 Theo cách tiếp cận về phương diện tổ chức: Văn phòng
là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố
cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ
được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức. Company Logo
KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực
thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp,
hậu cần theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức.
 Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một
thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ
cho điều hành của nhà quản trị. Company Logo
KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
Văn phòng là một thực thể tồn tại một cách khách
quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng
hành chính văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó . Company Logo
KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG
 Những đặc điểm chung của văn phòng :
- Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với
đặc điểm của từng cơ quan.
- Văn phòng được quản lý và điều hành theo những tiêu chuẩn nhất định
- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với
cơ sở vật chất nhất định. Company Logo
CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG
 Chức năng tham mưu tổng hợp
 Chức năng giúp việc điều hành  Chức năng hậu cần Company Logo CHỨC NĂNG THAM MƯU
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm
kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có
thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Company Logo CHỨC NĂNG THAM MƯU
Để có ý kiến tham mưu cho lãnh đạo, văn
phòng thực hiện nhiệm vụ gì? Company Logo
CHỨC NĂNG GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH
 Xây dựng kế hoạch quý tháng, tuần, ngày
 Tổ chức triển khai thực hiện.
 Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ
tân, tổ chức hội nghị, chuyến đi công tác, tư
vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản.  …. Company Logo
CHỨC NĂNG HẬU CẦN
 Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý
các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng hiệu quả. Company Logo
NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG
 Tổng hợp chương trình công tác của cơ quan
đơn vị: Xây dựng kế hoạch công tác hàng
quý, tháng, tuần của lãnh đạo
 Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin Company Logo
NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG
 Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo
 Theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định
 Tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo
 Đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Company Logo
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG  CÔNG TÁC VĂN THƯ 
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ, TRANG THIẾT BỊ  CÔNG TÁC LƯU TRỮ  CÔNG TÁC TÀI VỤ 
CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ  BẢO VỆ  … Company Logo
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản
 Nghiệp vụ quản lý văn bản
 Nghiệp vụ tổ chức hội nghị
 Nghiệp vụ tổ chức chuyên đi công tác của lãnh đạo  Nghiệp vụ lễ tân Company Logo
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ
NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Company Logo
Thảo luận:Những câu hỏi sau đây thường được nêu về quản trị
a. Quản trị là một nghệ thuật hay một khoa học
b. Các nhà quản trị là bẩm sinh hay được đào tạo
c. Quản trị có thể dạy được không Company Logo
Khái niệm chức năng nhiệm vụ của VP
 VP là một đơn vị trong cơ quan có nhiệm vụ  Thu thập  Tổ chức Bộ máy điều hành  Phân phối Thông tin tổng hợp  Truyền đạt
 Bảo quản lưu trữ tài liệu,hồ sơ
 Trợ giúp và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện các hoạt
động quản lý và điều hành cơ quan đơn vị
 VD: VP Quốc hội, VP Chính phủ, VP Sở, VP Tổng công ty Company Logo
Nhiệm vụ của hành chính văn phòng là xử lý
thông tin, thông tin được thể hiện qua ba chiều.
•Thông tin đầu vào (input information flow)
•Thông tin đầu ra (output information flow)
•Thông tin nội bộ (internal information flow) Company Logo
Một trong những chức năng quan trọng của
văn phòng là tạo mọi dịch vụ và điều kiện
thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ khác làm việc hiệu quả. Company Logo
Trong thực tế hoạt động hành chính VP diễn ra như thế nào? Company Logo
KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Management Personnel Revenues Research & Development Production Maketing & Sales Purchasing Office Services Office Services Company Logo Ví dụ:
Bạn có nhiệm vụ xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu,
sản phẩm hoặc thiết bị cho xí nghiệp. Để xử lý đơn
hàng người này phải chịu trách nhiệm về một số công
việc như đánh máy đơn đặt hàng, sử dụng máy vi tính,
fax,… để tiến hành đặt hàng, tất cả những thủ tục đó
đều được thực hiện bởi nhân viên hành chính chính văn phòng Company Logo KHÁI NIỆM
Quản trị hành chính văn phòng là việc
hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn
hoá và kiểm soát các hoạt động thu thập,
xử lý, quản lý và sử dụng thông tin. Company Logo CẤP BẬC
Các yếu tố để phân chia cấp bậc HCVP
- Tính phức tạp của công việc
- Trách nhiệm đối với công việc - Mức độ giám sát - Mức độ giao tiếp
- Trách nhiệm đối với người khác Company Logo CẤP BẬC Nhân viên HCVP Thư ký HCVP Nh Nh à quản à quản tr tr ị CV ị H P CVP Company Logo CẤP BẬC Chức năng Nhân viên HCVP Yêu cầu Company Logo
CẤP BẬC NHÂN VIÊN HCVP
Chức năng: giải quyết các công việc hành chính đơn thuần
Yêu cầu: có chút kinh nghiệm trong các lĩnh vực sau:
- Nhân viên đánh máy, nhân viên lưu trữ hồ sơ, tiếp tân viên
và nhân viên hành chính văn phòng tổng quát.
- Thực hiện công việc hành chính văn phòng hàng ngày
-Nhân viên xử lý thông tin mức thấp và tốc ký
-Họ là những người làm việc tại các phòng ban chuyên môn. Company Logo CẤP BẬC - Thư ký chuyên ngành - Thư ký HCVP tổng quát - Thư ký xử lý thông tin Thư ký Yêu cầu Company Logo CẤP BẬC THƯ KÝ
Chức năng: làm việc tại các bộ phận chuyên môn khác nhau Yêu cầu.
•Biết phán đoán, có kiến thức chuyên môn •Có đầu óc sáng tạo.
•Ngoài ra họ phải có nhiều kinh nghiệm và trình độ học vấn cao. Nhiệm vụ của thư ký
• Công việc hành chính văn phòng tổng quát.
•Công việc quản trị hồ sơ.
•Công việc nghe và nhận điện thoại.
•Công việc đánh máy và sao lưu lại h Co ồ mpan sơ. y Logo CẤP BẬC Chức vụ Quản trị Yêu cầu Company Logo NHÀ QUẢN TRỊ HCVP
Chức năng: có đầy đủ các tiêu chuẩn của nhà quản
trị, nhà quản trị hành chính văn phòng Yêu cầu:
• Trưởng phòng thông tin, • Trưởng phòng hồ sơ,
• Trưởng phòng hành chính,… Company Logo NẤT THANG CẤP BẬC CHỨC VỤ Nhân viên Thư ký Cấp quản trị Chức
-Nhân viên tiếp tân và -Thư ký chuyên ngành - Trợ lý hành chính vụ
nhân viên hành chính luật, y khoa,…
- Trưởng phòng giám đốc hành
(nhân viên thư tín hoặc -Thư ký tổng quát (thư chính
nhân viên lưu trữ hồ ký cho quản đốc cấp -Trưởng phòng thông tin sơ).
trung hoặc cấp cao).
-Trưởng phòng hồ sơ -Trưởng - Tốc ký viên.
-Chuyên viên xử lý thông phòng xử lý thông tin
-Nhân viên đánh máy.
tin: thư ký hành chính
-Nhân viên điều hành hoặc thư ký thư từ liên xử lý thông tin. lạc. Yêu
Có nghiệp vụ chuyên Có nghiệp vụ chuyên Có kỹ năng quản trị công ty với cầu
môn và có kinh nghiệm môn cao và/hoặc thêm kinh nghiệm và/hoặc có trình độ học
trong nghề ở mức độ tối trình độ học vấn và có vấn chuyên ngành về công việc hành thiểu.
kinh nghiệm trong nghề. chính văn phòng. Company Logo
1. Nhìn nhận như thế nào về vai trò của thư ký hiện
tại và tương lai. Theo bạn liệu thư ký và nhân viên
HCVP có thể đổi vị trí cho nhau trong công việc HCVP được không? Vì sao?
2.Theo Anh chị hành chính văn phòng có vai trò
như thế nào trong tổ chức và trong thực tế hoạt
động hành chính văn phòng diễn ra như thế nào?
3. Hãy cho ý kiến của anh chị về nhận định sau:
“Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm
dâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” Bạn có nhận xét
gì về nhận định trên? Company Logo
Hãy thảo luận về nhận định sau:
“Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm
dâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” Bạn có nhận
xét gì về nhận định trên? Company Logo NẤC THANG CẤP BẬC Chánh văn phòng Phó chánh VP
Trợ lý chuyên nghiệp
Thư ký cấp trung/ cấp thấp Lễ tân Nhân viên văn phòng Company Logo
CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐỊNH HƯỚNG Mục tiêu CHỨC TỔ CHỨC Thực hiện MT NĂNG Đảm bảo DUY TRÌ hoàn thành MT KIỂM TRA Rà soát Company Logo
NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phân tích dự báo NỘI DUNG Xây dựng kế hoạch Phân công thực hiện Lãnh đạo điều hành Company Logo
NỘI DUNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Cung cấp nguồn lực
Điều chỉnh hoạt động NỘI DUNG
Tổng kết rút kinh nghiệm
Huấn luyện nghiệp vụ Company Logo
NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Company Logo
NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Tạo cơ cấu tổ chức hành chính tốt
(1) Hiểu biết các loại hình công việc hành chính văn phòng.
(2) Tổ chức một lực lượng hành chính văn phòng
(3) Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính
(4) Đảm bảo mối thân tình bằng hữu giữa các nhân viên văn
phòng thông qua việc chọn lọc, phát triển và động viên. Company Logo
NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Tạo cơ cấu tổ chức hành chính tốt
(5) Tổ chức và duy trì cơ sở vật chất
(6) Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị máy móc và dụng cụ.
(7) Phối hợp công việc hành chính của thư ký với kiểm soát viên.
(8) Phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động
hành chính văn phòng của các bộ phận phòng ban khác. Company Logo
NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hoạch định công việc hành chính
(1) Biết cách tạo sự hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc.
(2) Lên kế hoạch, phân tích, chỉ huy để công việc được hoàn tất.
(3) Loại bỏ sự lãng phí năng lực của con người và sử
dụng máy móc cần thiết.
(4) Biến công việc thành dễ dàng bằng cách làm cho công
việc trở nên ít phức tạp. Company Logo
NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Kiểm soát công việc hành chính
(1) Điều hành các thủ tục hành chính và điều hành nhân viên.
(2) Duy trì các đơn vị dịch vụ thư từ, điện thoại, điện tín, tiếp tân.
(3) Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính cho bất cứ
nơi nào trong tổ chức theo yêu cầu.
(4) Duy trì lịch huấn luyện để các nhân viên hành chính
có năng lực và trình độ đầy đủ nhất. Company Logo
NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Kiểm soát công việc hành chính
(5) Duy trì các tiêu chuẩn về số lượng, các cẩm nang
hành chính văn phòng và các dữ kiện khác.
(6) Duy trì lịch theo dõi để xem các thủ tục có được cải tiến và áp dụng không.
(7) Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của nhóm. Company Logo
TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (1) Được đào tạo (2) Có khả năng gánh vác
ủy thác trách nhiệm và quyền hành.
(3) Có khả năng giảng dạy
(4) Có quan điểm tiếp cận những phương pháp làm việc mới. Company Logo
TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (5) Tính gần gủi: (6) Óc khôi hài
(7) Phong cách lịch sự và ngoại giao
(8) Kiểm soát cảm xúc Company Logo
TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
(9) Có óc sáng kiến và dễ tưởng tượng (10) Tự tin (11) Óc phán đoán 12) Khả năng nói Company Logo
Tại sao nhà quản trị hành chính văn
phòng là người phải có óc sáng kiến và trí tưởng tượng? Company Logo
THƯ KÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA THƯ KÝ Company Logo KHÁI NIỆM
Thư ký là một trợ lý của quản trị (an excutive assistant), là
người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng
(office skills) có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không
cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa
ra những quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình Company Logo
KHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNG
Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một
hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực
chuyên môn của một văn phòng Company Logo CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ
-Thứ nhất: Hoạt động của thư ký bao gồm việc ghi chép,
soạn thảo các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu trong cuộc
họp, hội nghị, hội thảo.
- Thứ hai: Hoạt động của thư ký bao gồm các công việc
liên quan đến văn thư, liên lạc thư tín, thủ tục hành chính ở
văn phòng của một cơ quan, tổ chức. Company Logo CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ
-Thứ ba: Hoạt động thư ký là hoạt động trợ giúp, giúp việc
cho thủ trưởng cơ quan tổ chức
-Thứ tư: Hoạt động thư ký là hoạt động quản lý, điều hành
công việc hàng ngày của một tổ chức xã hội nào đó. Thư ký
mang tính chất hoạt động như một thủ trưởng.
Ví dụ: Tổng thư ký hội nhà văn, Tổng thư ký hội nhà báo,
Tổng thư ký hội nhạc sĩ,… Company Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ
Những công việc thuộc về quan hệ cá nhân 1. Thư tín 2. Đện thoại
3. Thu xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo 4. Tiếp khách 5. … Company Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ
Những công việc thuộc về quan hệ văn bản
(1) Quản lý công văn của đơn vị, nhà quản trị
(2) Soạn thảo, kiểm duyệt văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan
(3) Tổ chức tài liệu hợp lý Company Logo NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ
Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc • Hẹn gặp • Lập lịch làm việc • Thống kê kiểm tra
• Chăm lo sắp xếp phòng làm việc Company Logo
ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
Những yêu cầu đối với thư ký
• Phải được cơ quan thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với tin cậy đó.
Phải có những tính cách sau:
• Tính thẳng thắn, chân thành, cởi mở và chu đáo trong công việc. Company Logo
ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
Những yêu cầu đối với thư ký
•Nhanh nhẹn, kịp thời, chính xác.
• Bền bỉ, vững vàng, kiên quyết, công bằng, kỹ luật.
Ngoài ra còn có thái độ dứt khoát, tính tự chủ, sự vui tính,
tính chịu đựng, tinh thần kỹ luật (theo Jacgueline Mareuil
trong “ cẩm nang người thư ký”). Company Logo
ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
Năng lực chuyên môn Năng lực giao tiếp Năng lực quản lý
Phẩm chất, kỹ năng Company Logo
NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN
•Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao;
•Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu;
•Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ
chuyên môn cho người khác
• sử dụng thành thạo các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Company Logo NĂNG LỰC GIAO TIẾP
•Xử sự đúng đắn, lịch sự, hài hoà với mọi người và biết tự kiềm chế mình
•Tinh ý, thông minh, biết tiếp thu những lời khuyên thích
hợp trong mọi tình huống;
•Có khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết
•Có hiểu biết rộng về xã hội và biết thích ứng với mọi hoàn cảnh
•Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc; Company Logo NĂNG LỰC GIAO TIẾP
•Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
•Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
•Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
•Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý Company Logo
PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG Phẩm chất
•Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp
•Có ý thức kỹ luật, tự giác và triệt để trong công việc
•Có tính năng động, linh hoạt, cẩn thận và chu đáo
•Có tinh thần tương trợ, đoàn kết, biết cởi mở và kín đáo, tế nhị khi cần thiết. Company Logo CẤP BẬC THƯ KÝ
Có ý kiến cho rằng: “Thư ký là nghề đơn giản,
mang tính chất sự vụ, ai cũng có thể làm được,
không cần trình độ chuyên môn”. Bạn có ý kiến gì về nhân định này ? Company Logo THẢO LUẬN
Có nhận định cho rằng:
“Không giỏi lắng nghe những âm thanh khác nhau, đó
là nhược điểm lớn nhất của một nhà quản lý”
(Nữ quản lý nổi tiếng của Mỹ- Mary Kay”
Các anh (chị) hãy cho ý kiến của cá nhân về nhận định trên Company Logo
Document Outline

• Slide 1
• NHIỆM VỤ CỦA SINH VIÊN
• Slide 3
• Slide 4
• NỘI DUNG MÔN HỌC
• Slide 6
• Slide 7
• Slide 8
• Slide 9
• QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
• Các khái niệm CHÚNG TA cần thảo luận
• Các bạn hãy quan sát đàn kiến tha mồi
• Các bạn hãy xem người chỉ huy dàn nhạc
• Bộ đội kéo pháo
• Quản trị khác quản lý như thế nào
• Văn phòng có mối quan hệ như thế nào với các phòng ban khác trong tổ chức
• Slide 17
• Slide 18
• NỘI DUNG
• Slide 20
• Slide 21
• Slide 22
• Slide 23
• Slide 24
• Slide 25
• Slide 26
• Slide 27
• Slide 28
• Slide 29
• Slide 30
• Slide 31
• Slide 32
• Slide 33
• Slide 34
• Slide 35
• Slide 36
• Khái niệm chức năng nhiệm vụ của VP
• Slide 38
• Slide 39
• Slide 40
• Slide 41
• Slide 42
• Slide 43
• CẤP BẬC
• Slide 45
• Slide 46
• CẤP BẬC NHÂN VIÊN HCVP
• Slide 48
• CẤP BẬC THƯ KÝ
• Slide 50
• NHÀ QUẢN TRỊ HCVP
• NẤT THANG CẤP BẬC
• Slide 53
• Hãy thảo luận về nhận định sau: “Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó dễ bị chỉ trích” Bạn có nhận xét gì về nhận định trên?
• NẤC THANG CẤP BẬC
• Slide 56
• Slide 57
• Slide 58
• NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
• NHIỆM VỤ NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
• Slide 61
• Slide 62
• Slide 63
• Slide 64
• TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
• Slide 66
• Slide 67
• Tại sao nhà quản trị hành chính văn phòng là người phải có óc sáng kiến và trí tưởng tượng?
• THƯ KÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA THƯ KÝ
• KHÁI NIỆM
• KHÁI NIỆM THƯ KÝ VĂN PHÒNG
• CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ
• Slide 73
• NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ
• Slide 75
• Slide 76
• ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
• Slide 78
• ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ
• NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN
• NĂNG LỰC GIAO TIẾP
• Slide 82
• PHẨM CHẤT, KỸ NĂNG
• Slide 84
• THẢO LUẬN