Bài giảng Tọa đàm Kỹ năng thực tập hiệu quả môn Thực tập cơ bản | Đại học Bách Khoa Hà Nội

TỌA ĐÀM
KỸ NĂNG THỰC TẬP HIỆU QUẢ NỘI DUNG
1. Tại sao các doanh nghiệp/tổ chức có chương
trình Sinh viên thực tập/thực tập sinh tiềm năng?
2. Tỏa sáng trong thời gian thực tập
3. Lợi ích và vai trò của thời gian thực tập TẠI SAO?
NTD TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH
SINH VIÊN THỰC TẬP/THỰC TẬP SINH TIỀM NĂNG?
Chương trình thực tập sinh là một giải pháp "đôi bên cùng có lợi"
MONG MUỐN CỦA NTD...
1. Quảng bá thương hiệu NTD
2. Giảm tải công việc cho Nhân sự chính thức
3. Phát triển kỹ năng quản lý cho nhân sự cũ
4. Mang đến luồng gió mới và sự sáng tạo
5. Tiết kiệm chi phí (tuyển dụng và đào tạo)
6. Xây dựng nguồn Nhân lực dự phòng
THỰC TẬP SINH sang NHÂN SỰ TIỀM NĂNG?
“Tỏa sáng” trong thời gian thực tập
“Đồ nghề” mang theo Tác phong, hình ảnh Kỹ năng mềm 5 Kỹ năng cứng 4 Tư duy (Thái độ) 4 3 2 1
1 - TƯ DUY – THÁI ĐỘ
Nhà tuyển dụng tìm kiếm "nguồn nhân lực dự phòng", vì vậy họ quan sát thái độ của bạn đầu tiên
•Tâm thế "Làm chủ": Đừng nghĩ mình chỉ là người phụ việc. Hãy coi
những task được giao (dù là nhập liệu hay sắp xếp hồ sơ, photo tài liệu....)
là trách nhiệm của mình. Hoàn thành nó với sự chỉn chu cao nhất.
•Chủ động: Đừng đợi giao việc mới làm. Khi xong việc, hãy hỏi: "Em đã
hoàn thành xong, anh/chị có cần em hỗ trợ thêm phần nào khác không?".
•Sẵn sàng học hỏi: Chấp nhận những lời phê bình một cách tích cực, việc
sai và sửa là cách nhanh nhất để trưởng thành 2 - KỸ NĂNG CỨNG
Nhà tuyển dụng muốn bạn "hỗ trợ hiệu suất", nên bạn cần có công cụ để thực hiện điều đó
•Tin học văn phòng: bạn biết các hàm Vlookup, Pivot Table để xử lý dữ liệu nhanh
•PowerPoint: Kỹ năng thiết kế slide báo cáo chuyên nghiệp.
•Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm rõ quy tắc viết email công việc, cách
trình bày một biên bản cuộc họp hay một đề xuất ngắn gọn.
•Nghiên cứu trước về sản phẩm/dịch vụ: Đọc kỹ website công ty, tìm
hiểu các sản phẩm tài chính (nếu thực tập tại Happy Money) để không bị bỡ ngỡ khi vào việc 3 - KỸ NĂNG MỀM
• Giao tiếp và Kết nối: Đừng là "bóng ma" trong văn phòng. Hãy chủ động chào hỏi
đồng nghiệp, tham gia các buổi ăn trưa hoặc trà đá để hiểu về văn hóa công ty.
• Quản lý thời gian: Luôn có một cuốn sổ tay hoặc ứng dụng ghi chú (Notion/Trello)
để quản lý tiến độ các việc được giao, đảm bảo không trễ deadline (đúng hạn là yêu cầu tối thượng).
• Kỹ năng quan sát: Quan sát cách các anh chị quản lý xử lý tình huống với khách
hàng hoặc cách họ vận hành một cuộc họp.
• Làm việc nhóm/xử lý vấn đề: Bạn có làm việc nhóm được không, có sự việc xảy
ra, bạn xử lý theo cách nào (Đổ lỗi hay tìm giải pháp)?
4 - TÁC PHONG – HÌNH ẢNH
Nhà tuyển dụng dùng bạn để quảng bá "Thương hiệu tuyển dụng", nên hình ảnh
của bạn rất quan trọng.
•Trang phục: văn hóa ăn mặc của công ty (Dress code).
• Ngân hàng/Tài chính: Thường là sơ mi, quần tây/chân váy chỉn chu.
• Công nghệ: Có thể thoải mái hơn nhưng cần lịch sự (không mặc quần đùi, áo ba lỗ).
• Đúng giờ: "Đúng giờ là muộn, sớm 5 phút mới là đúng giờ".
Hãy luôn có mặt sớm để chuẩn bị tâm thế làm việc
5 – ĐỒ NGHỀ MANG THEO
Nhà tuyển dụng tìm kiếm "nguồn nhân lực dự phòng", vì vậy họ quan sát thái độ của bạn đầu tiên
• Sổ tay và bút viết: Luôn sẵn sàng ghi chú).
• Laptop cá nhân: Nếu công ty không trang bị máy tính cho thực tập sinh).
• Một bản danh sách các câu hỏi/thắc mắc về quy trình làm việc.
• Trang phục chỉn chu: Thường là Business Casual
Được giữ lại làm nhân viên chính thức???
1.Ghi chép quy trình: Đừng để anh chị hướng dẫn phải nói một việc hai lần. Hãy
ghi chép lại quy trình ngay từ lần đầu được chỉ bảo.
2.Đưa ra giải pháp, không chỉ đưa ra vấn đề: Nếu thấy một quy trình nhập liệu
thủ công quá lâu, hãy thử đề xuất: "Em thấy phần này dùng hàm Excel này sẽ
nhanh hơn, anh/chị xem có áp dụng được không ạ?".
3.Xin Feedback thường xuyên: Sau 1 tháng, hãy chủ động xin một buổi nói
chuyện ngắn 5-10 phút với người hướng dẫn (Mentor) để hỏi: "Em cần cải thiện
điều gì để đóng góp tốt hơn cho team?"
Nhà tuyển dụng không mong đợi
bạn giỏi ngay từ đầu, họ mong
đợi một người có tiềm năng để
họ có thể tin tưởng trao cơ hội.
MỤC ĐÍCH VÀ LỢI ÍCH CỦA THỰC TẬP Cơ hội tìm kiếm việc làm sau tốt Mở rộng mạng nghiệp Tăng cường kỹ năng lưới quan hệ chuyên môn Cung cấp kinh 4 nghiệm thực tiễn 3 2 1
Vai trò của thực tập trong phát triển nghề nghiệp Giúp hiểu rõ hơn về
Tạo điều kiện cho việc ngành nghề
học hỏi từ các chuyên gia
Là cầu nối giữa học tập Xác định sở thích và và công việc thực tế
định hướng nghề nghiệp
XÂY DỰNG MỤC TIÊU CÁ NHÂN CHO KỲ THỰC TẬP
Xác định mục tiêu
ngắn hạn và dài hạn Lập kế hoạch hành động cụ thể • Mục tiêu ngắn hạn: ⚬
• Xây dựng lịch trình: Lập kế hoạch cụ thể cho
Cải thiện kỹ năng cụ thể ⚬
từng tuần hoặc tháng, bao gồm các nhiệm vụ
Hoàn thành các nhiệm vụ được
cần hoàn thành và thời gian dự kiến để thực giao hiện. • Mục tiêu dài hạn: Thường xuyên điều ⚬
• Phân chia công việc: Chia nhỏ các mục tiêu
Định hướng nghề nghiệp Đặt ra tiêu chí chỉnh mục tiêu theo ⚬
lớn thành các bước nhỏ hơn và dễ quản lý,
Xây dựng mối quan hệ mạng đánh giá thành công
giúp bạn có thể theo dõi tiến độ dễ dàng hơn. phản hồi lưới
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Áp dụng các công cụ
• Nhận phản hồi định kỳ: Thường xuyên trò
• Tiêu chí cụ thể: Xác định rõ ràng tiêu chí để như bảng theo dõi tiến độ hoặc ứng dụng
chuyện với người hướng dẫn hoặc đồng
đánh giá sự thành công của kỳ thực tập, quản lý dự án để tổ chức công việc hiệu quả.
nghiệp để nhận phản hồi về hiệu suất làm
chẳng hạn như: Hoàn thành công việc đúng việc và tiến bộ.
hạn, Phản hồi từ người hướng dẫn
• Điều chỉnh mục tiêu: Dựa trên phản hồi và
• Đo lường sự tiến bộ: Sử dụng các chỉ số như
trải nghiệm thực tế, điều chỉnh mục tiêu để
số lượng công việc hoàn thành, chất lượng
phù hợp hơn với năng lực và yêu cầu của
công việc, và sự cải thiện kỹ năng qua các công việc.
buổi đánh giá định kỳ.
• Tự đánh giá: Thực hiện tự đánh giá định kỳ
để xem xét các mục tiêu đã đạt được và
xác định những khía cạnh cần cải thiện.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc
• Giao tiếp rõ ràng, trực tiếp
• Lắng nghe và phản hồi tích cực
• Sử dụng công cụ giao tiếp phù hợp (email, chat, họp) Giao tiếp Giao tiếp Giao tiếp qua email trực tiếp qua tin nhắn 1 2 3
Giao tiếp với Giao tiếp với Giao tiếp với Đồng nghiệp Cấp trên Đối tác
Kỹ năng quản lý thời gian để hoàn thành công việc
• Lên lịch làm việc hàng ngày
• Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên
• Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý thời gian (như Google Calendar)
Ảnh minh họa phân loại công việc
Ảnh minh họa Google Calender
Kỹ năng làm việc nhóm và xử lý bất đồng hiệu quả
1. Tôn trọng ý kiến của người khác • Lắng nghe chủ động
• Khuyến khích sự đa dạng
• Tránh phê phán tiêu cực
2. Khả năng thuyết phục và thương lượng • Trình bày rõ ràng
• Linh hoạt và nhượng bộ
• Tìm hiểu nhu cầu của người khác
3. Kỹ năng giải quyết xung đột một cách xây dựng
• Nhận diện nguyên nhân gốc rễ
• Thảo luận một cách tích cực • Đưa ra giải pháp • Theo dõi và đánh giá
CHÚC BẠN MỘT KỲ THỰC TẬP THÀNH CÔNG